BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
PT. Astrindo AdityaTeknika (PT. AAT) adalah perusahaan yang bergerak di bidang industrial part, manufacturer dan general trader, khususnya memproduksi elemen meteran listrik yang disuplai kepada PT Mecolindo. Selama ini jumlah, kualitas dan design barang yang dihasilkan sebagian besar sangat tergantung pada pesanan/order dari konsumernya (perusahaan pemberi order) yaitu PT. Mecolindo. Kondisi seperti ini dalam jangka panjang sangat tidak menguntungkan, karena jika suatu saat terjadi konflik antara PT. AAT dan PT. Mecolindo, maka order langsung terpengaruh dan omset penjualan dan laba perusahaan akan langsung mengalami penurunan.
Oleh karena itu perlu ada strategi baru untuk
menjaga eksistensi dan pengembangan perusahaan secara berkelanjutan. Agar PT ini dapat tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan perlu dikelola secara profesional dengan menerapkan manajemen strategis yang efektif serta dukungan CEO yang berkompeten dan dapat menerapkan/mengimplementasikan strategi yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan memperhatikan kondisi umum PT. AAT tersebut diatas, maka pemilihan topik atau isu penelitian terfokus pada bagaimana mengembangkan perusahaan melalui pembenahan manajemen perusahaan secara strategis dan komprehensif dengan pendekatan secara
109
110
bertahap untuk melaksanakan perubahan manajemen perusahaan secara kekeluargaan menjadi manajemen professional, antara lain dengan pergeseran paradigma dari berbasis komponen/fungsi menjadi berbasis keutuhan (integratif), optimalisasi pemanfaatan sumberdaya secara komprehensif melalui penataan sistem organisasi, perencanaan dan penganggaran serta kejelasan sistem rekruitmen dan karier karyawan serta remunerasi berbasis kinerja untuk memenuhi prinsip efisiensi dan efektivitas. Bahwa penelitian ini bertujuan untuk menguji secara empiris dampak keterkaitan antara perubahan budaya organisasi dan penataan struktur organisasi dengan perbaikan dan penerapan manajemen produksi dan operasi serta fungsi-fungsilainnya, yang diikuti dengan penerapan strategi pricing secara konsisten dan bagaimana hubungannya terhadap pengembangan PT.AAT. Oleh karena itu setelah melalui berbagai survei, analisis dan telaahan, maka pengembangan PT. AAT dapat diwujudkan apabila: 1). Adanya komitmen dan niat yang tulus dari para pemilik perusahaan untuk mendukung dengan sungguhsungguh, penerapan manajemen strategis yang telah dipilih, serta bagaimanakah menunjuk atau memilih seorang CEO yang handal dan dapat dipercaya untuk mengeksekusi implementasi strategi guna mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan; 2). Melakukan perubahan budaya organisasi perusahaan (lingkungan yang kondusif untuk berinovasi, terbuka dan produktif); 3).Perusahaan segera merumuskan kembali Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang akan menjadi target fokus perusahaan tersebut dalam lima atau sepuluh tahun mendatang; 4). Adanya dukungan sumberdaya perusahaan yang memadai, antaralain melalui peningkatan kerjasama dengan pihak perbankan dengan penerapan bagi hasil; 5).Dukungan semua karyawan yang diikuti dengan sistem remunerasi/penggajian pegawai berbasis kinerja.
111
B. SARAN
Bahwa implikasi dari hasil penelitian group consulting project ini ada dua yaitu secara teoritis dan secara praktis, oleh karena itu penulis akan memberikan saran-saran dengan harapan agar nantinya PT. Astrindo Aditya Teknika (PT.A A T) dapat mengembangkan hasil penelitian dengan perspektif yang lebih luas dan diimplementasikan di seluruh lingkungan PT. AAT. Selain itu dalam rangka mengembangkan dan mendukung perwuju dan pencapaian visi dan misi PT. AAT pada tahun 2020, maka disarankan kepada pemilik perusahaan dan Direktur utama PT. A A T (Ir. Armansyah Boekit) dapat segera melakukan penataan dan pengembangan manajemen strategis yang diimplementasikan sesuai program prioritas dalam jangka pendek (1 s.d 3 tahun) dan jangka panjang ( 5 s.d 10 tahun). Perincian saran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Usulan program prioritas jangka pendek yang perlu segera dilakukan antara lain: a. Agar kaderisasi serta keberlangsungan pengelolaan dan kepemilikan perusahaan keluarga tersebut dapat dilakukan dengan sukses, maka perlu dilakukan penyempurnaan, penataan dan penerapan secara konsisten sistem manajemen produksi dan operasi serta fungsi-fungsi lainnya, untuk mencapai efisiensi dan efektivitas perusahaan, melalui penyusunan sistem dan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk menjalankan operasional perusahaan secara berkelanjutan. Selanjutnya untuk membantu PT. AAT agar segera dapat menyusun SOP, maka berikut akan dijelaskan secara singkat tentang, apa pengertian SOP, cakupan, tujuan, hasil yang diharapkan, serta bagaimana menulis/menyusun SOP (kriteria, format/simbol dan teknik penulisan SOP).
112
Pada dasarnya SOP berlaku secara umum, artinya kegiatan yang sama dapat diberlakukan di bidang manapun seperti kegiatan yang menyangkut pengelolaan organisasi/kepegawaian, pengelolaan produksi, pengelolaan material/bahan mentah, pengelolaan persuratan maupun pengelolaan keuangan dan lain-lain. Standar Operasional Prosedur (SOP), dalam istilah Bahasa Indonesia kita kenal dengan prosedur operasional baku atau prosedur terstandar adalah prosedur tertulis yang harus diikuti oleh semua karyawan/pegawai dalam melaksanakan kegiatan organisasi
perusahaan
secara
rutin
sesuai
dengan
tanggung
jawab
dan
kewenangannya dan mengacu pada peraturan perusahaan. Jadi SOP menjelaskan secara detail langkah-langkah operasional yang harus dilalui dalam menyelesaikan suatu kegiatan (produksi, keuangan, pemasaran, kepegawaian dll). SOP dapat digambarkan dalam bentuk: 1). skematis (gambar-gambar); 2). naratif (penjelasan tertulis lengkap/rinci) dan 3). periksa (narasi sederhana dan singkat). Secara sederhana SOP adalah dokumen kompleks tertulis yang dibuat berdasarkan hukum/pedoman yang berlaku dalam organisasi dan berisi langkah-langkah pelaksanaan yang harus dilakukan oleh karyawan/pegawai yang bersangkutan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan waktu dan biaya serta efektivitas hasil. Dalam dukumen SOP biasanya meliputi atau mencakup informasi tentang: 1). tujuan dari penulisan/penyusunan prosedur pelaksanan kegiatan tersebut; 2). nama unit kerja yang secara struktural atau fungsional bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan; 3. latar belakang singkat tentang alasan penulisan/penyusunan prosedur kegiatan tersebut; 4).
lingkup prosedur kegiatan yang berupa urutan langkah-
langkah kegiatan; 5). penanggung jawab atau unit kerja yang bertanggung jawab
113
sebagai pelaksana dari setiap langkah pelaksanaan kegiatan; 6). urutan setiap langkah pelaksanaan kegiatan dari awal sampai akhir, dan urutan langkah langkah kegiatan tersebut harus menguraikan juga tentang oleh siapa, kapan, dan bagaimana prosedur itu dilaksanakan/dijalankan; 7). apabila diperlukan, maka setiap SOPseharusnya mencantumkan referensi yang berkaitan dengan prosedur kegiatan tersebut; 8). nama penulis dan jabatan serta tanda tangannya; 9). nama supervisor dan jabatan serta tanda tangannya; 10). nama pejabat yang berwenang mengesahkan SOP dan jabatan serta tanda tangannya; 11). tanggal penulisan/penyusunan SOP dan kronologi proses, revisi/review serta finalisasi penulisan/penyusunannya. Secara substantif, SOP biasanya mempunyai delapan komponen prosedur (eightpart procedures), yaitu :1). tujuan (purpose), menyatakan untuk apa prosedur itu diperlukan; 2). ruang lingkup (scope), menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi, daerah kerja dan personil yang akan menjalankan; 3. penanggung jawab operasional (person/unitin charge), yaitu pejabat atau unit organisasi yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan prosedur tersebut; 4). referensi (reference), adalah dokumen atau standar lain yang dapat menjadi acuan prosedur tersebut ; 5). definis (definition), yaitu menerangkan mengenai istilah-istilah, singkatan-singkatan dan lainnya yang dipakai pada prosedur tersebut; 6). uraian prosedur (procedure), yaitu isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personal dan daerah kerja suatu aktivitas (what, who, when, where); 7).dokumentasi (dokumentation), yaitu daftar lampiran prosedur, misalnya contoh-contoh formulir; dan 8). bagan alir/alu (flowchart), yaitu lampiran informasi utama dari prosedur yang digambarkan dalam bentuk simbol-simbol bagan alir/alur.
114
Tujuan dari penyusunan atau penulisan SOP antara lain sebagai berikut:1). pelaksanaan tugas agar berjalan sesuai dengan tujuan organisasi perusahaan yaitu untuk mencapai visi dan misi ; 2). prosedur kerja agar lebih sistemik dan teratur sesuai dengan jalur hirarkhi struktural dan fungsional; 3.target produk dan hasil serta waktu yang dibutuhkan di setiap langkah pelaksanaan dapat tersusun dan terukur; 4). terdapat kejelasan tanggung jawab terhadap setiap langkah pelaksanaan kegiatan ; 5). terdapat standardisasi di semua prosedur yang berlaku di organisasi perusahaan yang bersangkutan; 6). bagi pihak pelanggan, SOP bertujuan untuk meningkatkan akuntabilitas dan informasi kualitas kinerja/produk barang/jasa yang dihasilkan serta citra pengelolaan organisasi perusahaan yang lebih baik dan profesional. Hasil yang diharapkan dari sebuah SOP yang ditulis/disusun antara lain adalah:1). mekanisme kerja menjadi lebih baik, karena langkah-langkah kerja yang teratur dan sistemik dari semua kegiatan yang ada pada setiap tugas yang harus dilakukan oleh semua anggota organisasi perusahaan sesuai dengan tugas dan fungsinya, yang merupakan hasil analisis organisasi perusahaan tersebut; 2). hasil kerja organisasi perusahaan menjadi lebih baik, karena mekanisme kerja yang sistemik akan mempermudah pencapaian tujuan dan atau menghasilkan produk barang atau jasa sesuai yang diharapkan, sehingga proses produksi dapat lebih efisien dan efektuif dalam penggunaan dana, sumber daya manusia dan waktu dalam rangka pencapaian tujuan oranisasi perusahaan. Pada dasarnya semua kegiatan dapat disusun SOP, tetapi karena alasan efektivitas hasil dan efisiensi sumber daya, maka sebaiknya tidak perlu semua kegiatan disusun
115
SOP. Beberapa kriteria yang biasa dipakai untuk menentukan kegiatan yang perlu disusun prosedur bakunya dalam bentuk SOP adalah: 1) Kegiatan yang bersifat rutin/berkesinambungan, terus menerus baik dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan atau bahkan tahunan. 2) Kegiatan yang memerlukan efisiensi penggunaan sumber daya dalam pelaksanaannya. Efisiensi sumber daya menjadi alasan penting dalam penyusunan SOP, tetapi tentu saja tidak berarti melupakan efektivitas hasil kegiatan itu sendiri. 3) Kegiatan yang memerlukan standar proses dan waktu dalam pelaksanaannya, karena standart tersebut berpengaruh terhadap hasil akhir.Jadi standardisasi itu penting bagi semua karyawan/pegawai atau pelanggan yang terlibat dalam kegiatan itu. 4) Kegiatan yang mementingkan efektivitas hasil akhir, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, karena efektivitas tersebut berpengaruh besar pada kinerja organisasi. 5) Kegiatan yang mengandung resiko berbahaya dan atau kerugian apabila dilakukan tanpa prosedur yang benar dan sistematis. Selanjutnya untuk membantu dan mempermudah dalam penyusunan SOP, maka perlu menggunakan format-format sebagai instrumen untuk mengidentifikasi item kegiatan beserta langkah-langkah secara detail yang diperlukan dalam rentang waktu tertentu. Penentuan format sangat tergantung dari ktriteria kegiatan apa saja yang akan di standardisasikan.Biasanya format yang digunakan minimal mencakup: format halaman pembuka (header form), delapan komponen prosedur (eight part
116
procedures), format SOP dan proses pelaksnaan kegiatan.Adapun menurut jenisnya, SOP terdiri atas prosedur sederhana (simple steps), prosedur hirarkhis (hierarchical steps),prosedur grafis (graphic procedures) dan bagan alir/alur (flowchart). Bentuk-bentuk simbol dasar dan kegunaannya dalam penyusunan SOP antara lain meliputi: start/end, action or process, document, decision, input/output, connector, flow line, delay, merge, collate, sort, subroutine, manual loop, loop limit, data storage, database, display dan off page(gambar simbol terlampir). Kriteria yang dijadikan rujukan dalam teknik menulis kalimat antara lain sebagai berikut: 1). tulislah langkah pelaksanaan dalam kalimat pendek dan hindarilah kalimat panjang dan berbelit-belit; 2). gunakan kata kerja aktif transitif sebagai awal kalimat; 3. gunakan kalimat yang mudah dan jelas sehingga mudah dipahami; dan 4). gunakan kalimat yang langsung agar cepat dimengerti. b. Pelaksanaan reformasi budaya organisasi perusahaan (lingkungan yang kondusif untuk berinovasi dan organisasi yang pembelajar, terbuka dan produktif) serta penerapan manajemen strategis yang efektif, melalui perubahan mendasar secara bertahap dalam manajemen perusahaan yang sifatnya kekeluargaan menjadi bersifat terbuka dan professional tanpa menimbulkan resistensi yang buruk terhadap keutuhan keluarga pemilik perusahaan tersebut. c. Peningkatan kerjasama yang lebih luas dengan para mitra usaha, pihak perbankan, konsumen/pengguna produk yang dihasilkan perusahaan untuk memperkuat kemandirian PT.AAT, serta melakukan riset pasar guna mengetahui potensi dan kebutuhan produk yang diinginkan oleh konsumen.
117
d. Agar pemilik perusahaan dan Direktur utama PT. Astrindo Aditya Teknika segera merumuskan kembali arah visi, misi, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai pada lima atau sepuluh tahun mendatang dengan jelas dan realistis. Kemudian menjabarkan visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi perusahaan kedalam rencana operasional/rencana detail pertahunan serta strategi pencapaiannya. e. Meningkatkan kompetensi dan sinergi serta keyakinan pemilik perusahaan bahwa dimasa mendatang, hidup matinya atau tumbuh kembangnya PT. Astrindo Aditya Teknika tidak tergantung kepada satu PT mitra kerja saja, tetapi akan sangat tergantung kepada kinerja PT itu sendiri dalam mengatasi dan menghadapi tantangan pasar dan konsumen yang selalu berkembang. f. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan/manajemen operasional PT. Astrindo Aditya Teknika agar terjadi penguatan komitmen dan sinergitas antara para pemilik dan direktur/pengelola perusahaan dalam menetapkan kebijakan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, sehingga diharapkan hubungan kekeluargaan para pemilik dan pengelola perusahaan akan bertambah semakin baik.
2. Usulan program prioritas jangka panjang yang perlu segera dilakukan antara lain: a. Menetapkan/memilih dan menerapkan berbagai alternatif strategi manajemen hasil penelitian group consulting project, oleh CEO yang handal untuk mengembangkan perusahaan dan memperoleh revenue yang optimal secara berkelanjutan. b. Penerapan Total Quality Control (TQC) untuk mencapai efisiensi dalam product management perusahaan yang diikuti oleh strategi pricing yaitu baik melalui competitive pricing; cost plus mark up; loss leader; close out; membership; bundling & quantity discounts; dan versioning.
118
c. Peningkatan etos kerja, perbaikan dan penerapan sistem remunerasi/penggajian berbasis kinerja, sehingga terjadi persaingan yang sehat, berkeadilan dan kesetaraan dalam bekerja, berinovasi/berkarya, terwujud situasi dan kondisi kerja yang kondusif yang membuat pegawai sejahtera dan pemilik jaya sepanjang masa. d. Penerapan system reward and punishment secara berkeadilan yaitu pemberian penghargaan kepada satuan kerja atau pegawai yang dapat merencanakan dan melaksanakan program dan kegiatan yang sesuai tugas dan fungsi dan job order, dengan biaya yang murah dan berkinerja tinggi (output dan outcome) berkualitas baik, serta penegakan hukum bagi pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perundangan yang berlaku di PT. Astrindo AdityaTeknika. e. Semakin meningkatkan kejujuran pegawai, mengurangi pikiran/niat negatif untuk melakukan demo/mogok kerja/penyelewengan, karena semakin adanya kepastian masa depan dan meningkatnya penghasilan. f. Meningkatkan revenue dan profit yang diperoleh pada masa yang akan datang, melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas pemanfaatan sumber daya PT. Astrindo Aditya Teknika dalam menghasilkan produk yang berkualitas dan kompetitif, serta menyusun proyeksi revenue yang akan diperoleh perusahaan pada lima atau sepuluh tahun mendatang serta strategi menjaga agar cash flow tetap tumbuh dengan sehat. g. Jika perusahaan tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan, maka diharapkan akan semakin banyak menyerap tenaga kerja dan mengurangi pengangguran serta menambah pemasukan negara melalui pembayaran pajak yang jujur dan tepat waktu.
