65
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan Berdasarkan data hasil penelitian pada PT. Omron Manufacturing of
Indonesia serta pembahasan berdasarkan teori, dalam hal ini penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Fungsi – fungsi yang terkait dengan Penjualan Kredit PT. Omron Manufacturing of Indonesia a. Fungsi Penjualan Fungsi Penjualan ini bertanggung jawab untuk menerima surat order customer ( PO ) baik melalui fax, email, telephon dan juga melalui Website customer, dan juga ,mengedit order dari customer untuk menambahkan informasi yang belum ada pada order tersebut , menentukan tanggal pengiriman barang, dan membuat dokumen pengiriman. b. Fungsi Gudang Fungsi Bagian Pergudangan bertanggung jawab untuk menyimpan barang, menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan sesuai dengan dokumen
66
yang telah disiapkan oleh bagian penjualan dan menyerahkan barang yang sudah di packing ke bagian pengiriman . c. Fungsi Pegiriman Fungsi bagian pengiriman adalah mempersiapkan dokumen pengeluaran barang yang diterima dari bagian penjualan, mencocokkan barang dari bagian gudang dan menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang . d. Fungsi Penagihan ( A/R ) Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan Invoice dan Faktur penjualan kepada customer serta melakukan proses input kedalam sistem APPAC ( Sistem yang berbeda dengan bagian penjualan ) . Proses ini akan memberikan laporan A/R setelah selesai closing beserta laporan aging atau umur piutang kepada management . 2. Pengendalian Internal dalam sistem pengolahan data elektronik pada PT. Omron a. Organisasi , yaitu adanya pemisahan fungsi antara yang menerima order penjualan dari customer , yang menyimpan barang , yang mengirim barang ke customer dan juga yang melakukan penagihan pembayaran dari customer.
67
b. Otorisasi Transaksi , adanya kebijakan khusus dari Asst. Manajer Penjualan untuk mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan. Asst. Manajer penjualan memastikan bahwa pemberian kredit kepada customer diberikan dengan benar. Setelah pemberian kredit disetujui maka transaksi dapat diproses lebih lanjut. c. Pengendalian Akses,
yaitu pada setiap akan mengakses sistem JDE dan
Oracle harus mengetikkan password yang berupa rangkaian karakter yang terdiri dari hurup dan angka yang menjadi identifikasi pengguna dan hanya diketahui oleh sistem dan pengguna itu sendiri baik untuk bagian penjualan, bagian pergudangan , bagian pengiriman dan bagian akunting .Jika password yang dimasukkan pengguna kedalam sistem cocok dengan rekaman password yang terekam kedalam komputer, maka sistem bersedia untuk diakses. d. Catatan Akuntansi , yang telah dilakukan oleh PT. Omron sbb : 1) Penomoran pada picking list, Invoice dan Packing List yang secara otomatis dinomori secara berurutan oleh printer yang berasal dari system. Sehingga setiap transaksi dapat diidentifikasi dan mempermudah dalam pencarian dokumen pada saat proses Audit . 2) File transaksi penjualan yang sudah selesai berupa dokumen
68
pengiriman dan salinan faktur yang telah dikirim ke customer . e. Pengendalian programming dilakukan juga di PT. Omron maksudnya dalam
hal ini adalah setiap perubahan program harus mendapat
persetujuan secara formal dari manajer penjualan dan general manager. Persetujuan tersebut akan diberikan setelah manajer penjualan menilai dan menguji dengan seksama mengenai rencana perubahan yang akan dilakukan. Hal itu dilakukan agar perubahan dalam sistem pengolahan data elektronik dapat diketahui terlebih dahulu sebelum perubahan dilaksanakan. 3.
Dokumen – dokumen yang digunakan Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem pengolahan data elektronik
penjualan kredit adalah : a. Work Order Dokumen ini digunakan oleh customer service sebagai acuan atau dasar permintaan barang yang dibutuhkan dari customer. b. Purchase Order Dokumen ini diterima dari customer dan digunakan untuk memproses penjualan yang menyebutkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi
69
yang tertera pada dokumen tersebut . c. Picking List Dokumen yang diberikan kepada bagian Gudang untuk menyiapkan barang d. Packing List Dokumen yang buat oleh bagian customer service yang mencantumkan berat , kemasan , nama dan jumlah barang. Dokumen ini bisa digunakan untuk proses pengeluaran barang dari pelabuhan udara maupun laut. e. BC 2.3 Dokumen pemberitahuan pengangkutan barang impor / ekspor dari satu tempat ke tempat lain dalam pengawasan pabean f. Invoice Dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang, yang mencantumkan total harga , nama dan jumlah barang . Dokumen yang dikirimkan adalah lembar pertama dari bagian penagihan kepada customer . Penulis juga menemukan kelemahan – kelemahan pada sistem pengolahan data pada PT. Omron Manufacturing of Indonesia, sebagai berikut : 1. Dalam pelaksanaannya PT. Omron menggunakan jaringan internet yang kurang mendukung untuk sistem pengolahan data tersebut , sehingga
70
menyebabkan sistem seringkali mengalami server problem . 2. Tidak terinterfacenya antara sistem penjualan yang menggunakan JDE / Oracle dengan sistem Akunting yang menggunakan APPAC sehingga hal ini menyebabkan 2 kali proses input kedalam sistem . B.
Saran Untuk mengatasi kelemahan – kelemahan yang ada pada PT. Omron
Manufacturing of Indonesia, penulis menjabarkan sebagai berikut : 1. Mengganti jaringan internet pada sistem PT. Omron dengan menggunakan provider yang lebih bagus lagi sehingga mengurangi proses manual apabila terjadi putusnya connection . 2. Mengganti sistem APPAC yang digunakan oleh bagian Accounting ( Bagian penagihan ) dengan sistem Akunting yang terdapat pada menu JDE / Oracle.
