BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu (BPMPT) Kota Surakarta merupakan upaya reformasi pelayanan publik yang menjalankan sistem pelayanan perizinan terpadu satu pintu (one stop service) dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik. Penilaian kualitas kinerja pelayanan publik tersebut selama ini hanya dilaksanakan dengan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM). Berdasarkan penilaian Indeks Kepuasan Masyarakat periode tahun 2011 hingga 2013 menunjukkan hasil penilaian yang meningkat setiap tahunnya, namun penilaian ini hanya memaparkan kualitas kinerja secara eksternal. Untuk itu penilaian kualitas secara internal perlu dilakukan salah satunya melalui audit komunikasi organisasi yang mengukur efektivitas komunikasi organisasi BPMPT Kota Surakarta. BPMPT Kota Surakarta memiliki jumlah pegawai sebanyak 40 orang yang terdiri dari 14 pejabat struktural dan 26 staf operasional. Dalam internal organisasi terdapat beberapa sumber informasi yang digunakan untuk menyebarkan informasi organisasi kepada seluruh pegawai, yaitu: 1) papan pengumuman, 2) pertemuan rapat atau apel rutin, 3) media tertulis (nota dinas, surat edaran), 4) alat komunikasi (telepon/ sms), dan 5) portal resmi Pemerintah Kota Surakarta. Namun dalam pelaksanaannya, atasan langsung masing-masing pegawai memiliki peran penting yang berfungsi sebagai sumber informasi utama dalam organisasi. Audit komunikasi yang dilakukan di BPMPT Kota Surakarta pada tahap pertama berhasil mendiagnosis profil komunikasi organisasi melalui penyebaran kuesioner Organizational Comunication Profile (OCP) kepada seluruh pegawai. Hasil analisis kuesioner OCP tersebut menunjukkan beberapa kondisi komunikasi organisasi yang berlangsung di BPMPT Kota Surakarta sebagai berikut: 1. Analisis kepuasan pegawai terhadap organisasi di BPMPT Kota Surakarta menunjukkan bahwa meskipun dalam aspek kepuasan pekerjaan, supervisi dan
95
96
rekan sejawat memiliki tingkat kepuasan yang tinggi, namun tingkat kepuasan yang rendah pada aspek penghasilan dan promosi menyebabkan kepuasan organisasi menjadi kurang efektif. Untuk meningkatkan kepuasan organisasi tersebut, perlu memperhatikan kemungkinan peningkatan kepuasan pegawai terhadap penghasilan dan promosi. Namun pada instansi pemerintah seperti BPMPT kota Surakarta, kemungkinan peningkatan penghasilan dan promosi terikat pada kebijakan peraturan anggaran yang bukan menjadi kewenangan organisasi. Dalam hal ini dibutuhkan langkah perbaikan diluar kebijakan anggaran yang dapat menjaga kepuasan pegawai terhadap besaran penghasilan dan promosi yang diterima masing-masing. 2. Analisis iklim komunikasi yang dirasakan oleh pegawai BPMPT Kota Surakarta menunjukkan iklim yang kondusif dan cukup memotivasi pegawai dalam bekerja. Pegawai memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap organisasi, karena organisasi dianggap memberikan dukungan motivasi penuh dan melibatkan pegawai dalam pengambilan keputusan. Keterbukaan komuikasi antara atasan dan bawahan cukup dirasakan oleh pegawai namun masih perlu untuk ditingkatkan. Salah satu aspek yang kurang efektif dalam iklim komunikasi ini adalah adanya potensi kesenjangan kinerja yang perlu diperhatikan oleh organisasi. BPMPT Kota Surakarta diharapkan dapat meningkatkan perhatian terhadap kinerja pegawai di seluruh bagian dalam organisasi, sehingga iklim komunikasi dapat ditingkatkan lebih efektif. 3. Analisis kepuasan komunikasi yang dirasakan oleh pegawai BPMPT Kota Surakarta menunjukkan masih rendahnya aspek muatan informasi organisasi meskipun media informasi dalam organisasi telah berfungsi dengan baik. Dalam hal ini pegawai merasa tidak selalu mendapatkan informasi yang diinginkan melalui sumber-sumber informasi dalam organisasi yang menghasilkan ketidakpuasan pegawai terhadap komunikasi organisasi di BPMPT Kota Surakarta. Pegawai mengharapkan informasi yang lebih banyak dari sumber-sumber informasi dalam organisasi terutama yang berasal dari atasan langsung masing-masing, namun para atasan tersebut belum bersikap aktif dalam menyampaikan informasi yang dibutuhkan bawahannya. Kondisi ini membutuhkan perbaikan yang dimulai dari para atasan untuk meningkatkan fungsinya sebagai sumber informasi terdekat bagi para pegawai.
97
4. Analisis ketepatan pesan terhadap informasi yang diterima oleh para pegawai BPMPT Kota Surakarta menunjukkan tingkat kecermatan terhadap pesan yang diharapkan. Hal ini menunjukkan bahwa pegawai berada dekat dengan sumber informasi organisasi, yang kemudian diketahui respon terbanyak menyebutkan sumber informasi tertulis dan atasan langsung masing-masing. Pegawai menerima informasi pertama kali dari atasan langsung, namun kemudian pegawai mencari informasi yang lebih lengkap melalui sumber tertulis yang didapatkan dari atasan maupun dicari sendiri oleh pegawai. 5. Analisis budaya organisasi di BPMPT Kota Surakarta menunjukkan bahwa organisasi tersebut memiliki empat ciri utama yaitu: 1) unsur-unsur organisasi yang diperhatikan dan menjadi fokus pegawai; 2) kualitas keunggulan; 3) iklim positif; dan 4) instansi yang terpercaya dan memotivasi pegawai. Konstruk budaya tersebut kemudian disepakati sebagai kondisi yang sesuai dengan organisasi BPMPT Kota Surakarta dan menunjukkan budaya organisasi yang positif. Budaya organisasi tersebut juga memiliki potensi yang mendukung upaya peningkatan efektivitas pada beberapa aspek komunikasi organisasi di BPMPT Kota Surakarta, seperti tingkat kepuasan organisasi dan iklim komunikasi. Berdasarkan pembahasan kondisi profil komunikasi organisasi BPMPT tersebut melalui focus group discussion, telah dikumpulkan beberapa rekomendasi dalam rangka memperbaiki
efektivitas
aspek-aspek
komunikasi
organisasi
yang
dianggap
memungkinkan untuk ditingkatkan. Pembahasan langkah perbaikan komunikasi organisasi BPMPT Kota Surakarta menghasilkan rekomendasi sebagai berikut: 1. Kurangnya tingkat kepuasan organisasi memungkinkan untuk diperbaiki melalui peningkatan penyampaian informasi secara berkala terkait penghasilan dan promosi yang menjadi hak pegawai. Langkah-langkah yang direkomendasikan antara lain: a. Menginformasikan kepada pegawai apabila terdapat regulasi baru pemerintah tentang peningkatan penghasilan resmi pegawai (Gaji, Tambahan Penghasilan, Beban Kerja, dan Share upah pungut); b. Menginformasikan secara berkala kepada pegawai perihal adanya Kenaikan Gaji Berkala, Kenaikan Pangkat dan promosi jabatan, melalui rapat pertemuan dan ditempel pada papan pengumuman;
98
c. Petugas pengelola berkewajiban mengatur agar setiap pegawai mendapatkan hak penghasilan dan promosi yang sesuai dan tepat waktu. 2. Iklim komunikasi perlu ditingkatkan agar lebih kondusif dengan cara meningkatkan perhatian terhadap kinerja seluruh pegawai secara merata. Upaya yang dapat dilakukan antara lain: a. Melakukan rotasi pegawai antar bidang secara berkala yang bertujuan agar setiap pegawai dapat memahami dan mengapresiasi beban kerja pegawai lainnya sehingga kesenjangan kinerja dapat dikurangi; b. Mendorong seluruh pegawai untuk menjaga komunikasi sehari-hari yang baik antar pegawai, baik atasan maupun bawahan, terutama dalam hal pelaksanaan tugas yang sulit dan beban kerja yang overload. 3. Kepuasan komunikasi yang kurang efektif dapat diperbaiki dengan meningkatkan muatan informasi melalui sumber informasi organisasi yang diharapkan oleh pegawai. Rekomendasi yang perlu untuk dilaksanakan antara lain: a. Setiap pejabat dapat mendorong bawahannya untuk meningkatkan pengunaan alat komunikasi pribadi (telepon/sms) dan pemanfaatan portal online Pemerintah Kota Surakarta untuk mendapatkan informasi tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan pekerjaannya; b. Penyebaran informasi oleh pejabat kepada para seluruh pegawai dilakukan secara rutin melalui pertemuan apel, untuk itu pejabat dapat memastikan setiap bawahannya untuk selalu hadir dan mengikuti pertemuan apel; c. Peningkatan intensitas komunikasi informal oleh para atasan kepada seluruh bawahannya sebagai sarana penyampaian dan pertukaran informasi organisasi yang dibutuhkan oleh pegawai.
B. Implikasi 1. Implikasi Teoritis Penelitian organisasi melalui aspek komunikasi berdasarkan asumsi bahwa organisasi merupakan suatu proses interaksi antar anggota yang berkaitan dengan aktivitas penyampaian dan penerimaan informasi satu sama lain yang berlangsung
99
secara terus menerus. Teori komunikasi organisasi mengimplikasikan bahwa efektivitas komunikasi organisasi dapat menentukan kinerja organisasi yang sehat, dan dapat terbentuk apabila komunikasi dalam organisasi berlangsung dengan benar. Jika sebelumnya penelitian kinerja organisasi lebih banyak menggunakan faktor komunikasi organisasi dari aspek eksternal atau khalayak, maka dalam penelitian ini digunakan teori audit komunikasi yang memfokuskan kepada komunikasi internal atau anggota organisasi. Penggunaan audit komunikasi model Organizational Communication Profile (OCP) pada penelitian komunikasi organisasi pemerintah di Indonesia tidak dapat dilakukan sama persis dengan teorinya, namun perlu diadaptasikan sesuai dengan kondisi instansi yang diteliti. Salah satu aspek yang memerlukan penyesuaian adalah terkait anggaran organisasi yang tidak dapat diterapkan dalam instansi pemerintah mengingat penggunaannya diatur oleh peraturan regulasi yang mengikat. Namun demikian, audit komunikasi ini dapat menjadi riset yang bermanfaat bagi kelangsungan organisasi terutama dapat digunakan sebagai tolok ukur perbaikan efektivitas komunikasi organisasi. Selain menggunakan pengukuran Indeks Kepuasan Masyarakat, hasil penelitian audit komunikasi dapat digunakan untuk melengkapi penilaian kinerja organisasi pelayanan publik.
2. Implikasi Metodologis Penelitian audit komunikasi yang banyak dilakukan sebelumnya dalam organisasi pelayanan publik adalah audit komunikasi yang menggunakan model struktur konseptual Howard Greenbaum dengan alat ukur yang mengadaptasi kuesioner the ICA Audit Survey, maupun model evaluasi kepuasan dengan alat ukur Communication Satisfaction Questionaire (CSQ). Dalam audit komunikasi ini digunakan model profil situasional dengan alat ukur kuesioner Organizational Communication Profile (OCP) untuk melengkapi model penelitian audit komunikasi lainnya yang sudah ada. Selain itu, audit komunikasi model ini dapat dilaksanakan pada instansi pemerintah daerah sebagai referensi bagi penelitian audit komunikasi serupa di wilayah lainnya. Penelitian audit komunikasi model Organizational Communication Profile (OCP) ini menggunakan dua metode pengumpulan data yaitu survey dan focus group
100
discussion untuk melengkapi ragam metode penelitian audit komunikasi yang telah ada sebelumnya. Dalam tiga penelitian audit komunikasi serupa sebelumnya terdapat satu penelitian yang menggunakan kombinasi metode yang hampir sama namun dengan konsep model audit komunikasi yang berbeda. Secara metodologis penelitian audit komunikasi model Organizational Communication Profile (OCP) dengan metode pengumpulan data survey sudah sesuai untuk dilaksanakan pada instansi pemerintah di Indonesia yang pada umumnya memiliki anggota organisasi yang besar dan heterogen. Namun untuk penggunaan metode focus group discussion pada kelompok diskusi dengan responden yang hirarkinya tidak sama, ternyata belum dapat menghasilkan rekomendasi yang murni validitasnya. Hal ini disebabkan adanya pengaruh dari opinion leader atau pemangku kekuasaan yang lebih tinggi terhadap alur diskusi dan jawaban para responden.
C. Saran Berdasarkan kesimpulan penelitian tersebut, terdapat beberapa saran yang dapat digunakan sebagai masukan bagi instansi BPMPT Kota Surakarta dalam upaya meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, yaitu: 1. Rekomendasi yang dihasilkan dalam penelitian audit komunikasi ini diharapkan dapat dilaksanakan seluruhnya dan dicatat tindak lanjutnya agar dapat dievaluasi adanya perbaikan atau peningkatan yang dicapai kemudian dalam organisasi. 2. Secara berkala, audit komunikasi ini dapat dilakukan kembali secara internal di BPMPT Kota Surakarta sebagai tolok ukur penilaian organisasi yang melengkapi hasil penilaian Indeks Kepuasan Masyarakat. Selain itu, dengan melakukan audit komunikasi berkala maka instansi dapat mengetahui aspek komunikasi organisasi mana saja yang berpotensi melemahkan maupun yang dapat memperkuat internal organisasi. 3. Penggunaan metode pengumpulan data melalui focus group discussion selanjutnya akan lebih valid jika dilaksanakan dengan kelompok-kelompok responden yang
101
sederajat dalam hirarki struktur organisasi. Hal ini diperlukan untuk mendapatkan jawaban responden yang valid dan bebas pengaruh dari opinion leader. 4. Apabila hendak dilakukan penelitian audit komunikasi lanjutan, disarankan untuk menggunakan penambahan kombinasi metode pengumpulan data audit komunikasi lainnya, seperti wawancara tatap muka dan analisis jaringan komunikasi. Hal ini bermanfaat untuk menyempurnakan pengolahan dan analisis data agar didapatkan hasil penelitian komunikasi organisasi yang lebih menyeluruh.
