BAB
3
STRUKTUR ORGANISASI DALAM KEGIATAN MANAJEMEN
Kompetensi Selesai mempelajari bagian ini diharapkan peserta didik mampu : 1) Menyebutkan macam-macam Tipe organisasi 2) Membuat contoh tipe organisasi Lini 3) Membuat contoh tipe organisasi Lini staf 4) Membuat contoh tipe organisasi fungsional 5) Membuat contoh tipe organisasi matriks 6) Membuat contoh tipe panitia 7) Menjelaskan Perancangan struktur organisasi 8) Menjelaskan prinsip-prinsip pengoragnisasian 9) Membuat beberapa contoh struktur dalam rumah sakit Petunjuk umum mempelajari materi Proses pembelajaran paad topic ini dilaksanakan dalam bentuk pembelajaran teori dan aplikatif praktek yang mengacu mengacu pada Sistem Kredit Semester (SKS) sebagai berikut : 1) Para mahasiswa dituntut untuk mencapai kompetensi pada kegiatan pembelajaran ini secara tuntas, sehingga mahasiswa yang belum menguasai kompetensi yang diharapkan harus mengulang kembali sampai kompetensi yang diharapkan tersebut tercapai. 2) Para mahasiswa dituntut untuk belajar secara mandiri tanpa bantuan optimal dari dosen atau fasilitator. 3) Para mahasiswa harus mengerjakan tugas-tugas atau latihan yang tertuang di dalam modul ini dan dilaporkan kepada dosen/fasilitator pada setiap kegiatan tutorial. 4) Para mahasiswa harus mengerjakan tes yang sudah disediakan pada setiap modul. Untuk mengetahui tingkat ketercapaian bahan belajar, para mahasiswa dapat mencocokkan jawaban yang ditetapkan dengan kunci jawaban yang telah disediakan serta menghitung sendiri perolehan nilai. Melalui penilaian mandiri ini, para mahasiswa dapat mengetahui dimana letak kekurangannya, sehingga memperbaiki dan memperkaya materi secara mandiri pula. 5) Kegiatan pelajaran tatap muka yang terjadwal dan terprogram, akan dilaksanakan didalam kelas dalam membahas teori dan atau dilaksanakan dilaboratorium dalam menerapakan atau mempraktekan teori. 6) Para mahasiswa dalam pelaksanaan tutorial dengan dosen/fasilitator wajib mengikutinya, toleransiyang diberikan bila ada halangan yang benar-benar penting yang menyebabkan tidak dapat mengikuti tutorial. 7) Kegiatan mandiri yang mendalami, mempersiapkan atau untuk tujuan suatu tugas akademik lain, seperti : membaca dan mengkaji buku sumber lainnya diperbolehkan untuk mendukung pemahaman terhadap modul ini. Apabila mahasiswa memungkinkan untuk mempelajari modul ini lebih lama atau melaksanakan pelatihan kegiatan hal tersebut merupakan perjuangan belajarnya yang perlu dikembangkan, karena kegiatan belajar mandiri pada dasarnya tidak terikat oleh jumlah waktu yang harus ditentukan
A. Pendahuluan Semua organisasi mengembangkan struktur secara sengaja agar semua anggota dapat melaksanakan pekerjaan mereka. Struktur itu dapat terbuka dan luwes tanpa batasan yang jelas dan tegas mengenai kewajiban jabatan atau ketaatan yang kaku pada setiap pengaturan jabatan yang tegas. Singkatnya suatu jaringan kerja sederhana yang terdiri atas hubungan kerja longgar (struktur) tersebut dapat bersifat lebih rasional dengan peraturan dan uraian. Penetapan struktur organisasi yang ditetapkan oleh manajemen perlu diketahui ciri-ciri dari masing-masing tipe. Dapat dinyatakan secara kategorikal bahwa tidak ada satu tipe organisasi yang cocok untuk mewadahi semua jenis kegiatan yang harus dilakukan. Setiap tipe organisasi mempunyai kelebihan dan kekurangan tertentu. Kecocokan antara kelebihan ciri-ciri tersebut dengan bentuk, sifat, dan jenis kegiatan organisasi mengakibatkan ketepatan satu tipe tertentu. Sebaliknya, ketidakcocokan antara dua hal tersebut akan berakibat pada ketidaktepatan penggunaannya. B. Tipe organisasi Secara umum ada Lima tipe organisasi yang akan dibahas pada sub bab ini antara lain adalah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, organisasi matriks, organisasi Panitia. 1. Organisasi Lini Seperti telah dimaklumi tipe organisasi lini merupakan salah satu bentuk organisasi yang tertua tetapi untuk organisasi tertentu masih digunakan hingga sekarang ini. Ciri-cirinya, antara lain: a. organisasi berukuran kecil; b. struktur organisasi sederhana; c. jumlah karyawan yang diperlukan sedikit; d. pemilik biasanya menjadi manajer tertinggi dalam organisasi; e. tujuan yang hendak dicapai tidak terlalu rumit; f. hubungan kerja antara pimpinan dan para bawahannya pada umumnya masih bersifat langsung; g. tingkat spesialisasi pengetahuan dan keterampilan para tenaga pelaksana masih rendah; h. semua anggota organisasi masih kenal satu sama lain secara pribadi; ' i. alat-alat yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai kegiatan masih sederhana dan jumlahnya pun tidak banyak; j. produksi yang dihasilkan, baik dalam bentuk barang maupun jasa belum beraneka ragam' Tipe organisasi lini cocok dan tepat digunakan oleh suatu organisasi kecil dan dikatakan tepat, antara lain karena hal-hal berikut : a. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat Permasalahan yang dihadapi oleh organisasi lini biasanya tidak terlalu rumit dan jika pimpinan organisasi menggunakan pendekatan yang partisipatif dengan mengikutsertakan para bawahannya dalam proses pengambilan keputusan, bisa dilakukan dengan mudah karena Jumlah orang yang perlu diikutsertakan pun sedikit sehingga tidak terlalu sukar mencapai kesepakatan tentang cara terbaik untuk memecahkan masalah yang dihadapi. b. Berkat situasi yang para anggota organisasi masih saling mengenal relatif mudah untuk menumbuhkan dan mengembangkan solidaritas di kalangan mereka yang pada gilirannya menumbuhkan iklim keserasian dalam interaksi antara seseorang dengan orang lain. c. Disiplin kerja biasanya tinggi sebab jika ada anggota organisasi yang menunjukkan disiplin yang rendah para anggota organisasi yang lain segera campur tangan. Campur tangan itu biasanya diterima oleh yang bersangkutan dengan ikhlas karena dilakukan dengan semangat kekeluargaan. d. Produktivitas kerja biasanya tinggi sebab segala sesuatu dikerjakan dengan semangat kebersamaan yang berarti bahwa jika ada satu tugas yang sesungguhnya diserahkan kepada seseorang tetapi belum diselesaikannya, para anggota organisasi lainnya biasanya segera turun tangan memberikan bantuan yang diperlukannya.
e. Tingkat kepuasan kerja para anggota organisasi biasanya tinggi sebab suasana kerja yang
menyenangkan. Beberapa kelemahan tipe organisasi lini di antaranya ialah sebagai berikut : a. Pendiri organisasi biasanya adalah pemilik sehingga tidak selalu mudah membedakan tujuan pribadi pemilik organisasi dengan tujuan organisasi sebagai keseluruhan b. Proses pengambilan sering dilakukan sendiri oleh pimpinan organisasi dan pengikutsertaan para bawahan sering hanya suatu formalitas. c. Gaya kepemimpinan yang digunakan cenderung mengarah kepada gaya yang paternalististik dan kehadiran pimpinan dalam organisasi bersifat sangat dominan. d. Ketergantungan para anggota organisasi pada pimpinan sangat besar dan program suksesi manajerial biasanya kurang mendapat perhatian. ' e. Tingkat kejenuhan di kalangan para karyawan relatif tinggi karena sifat pekerjaan yang dilakukannya pada umumnya bersifat rutin dan repetitif. f. Kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan tingkat spesialisasi yang tinggi sangat terbatas dan tangga karier yang dapat dinaiki pun tidak banyak. Terlepas dari kekurangan-kekurangan tipe lini, tetap ada tempat bagi tipe organisasi tersebut dalam dunia modern sekarang ini dan tetap dapat efektif asal langkah-langkah penyesuaian terhadap tuntutan zaman diperhatikan. Misalnya, dalam satu usaha keluarga yang kecil dan menghasilKan barang yang proses pembuatannya sederhana, tipe ini cocok untuk digunakan. Hanya saja dalam proses produksi yang paling sederhanapun tingkat kecanggihan tertentu perlu diperhatikan karena hanya dengan demikianlah usaha keluarga itu mampu menghasilkan barang yang dibutuhkan oleh para pelanggannya dalam jumlah yang sedemikian besar dan tingkat mutu yang semakin tinggi.
pimpinan
staf
staf
staf
staf
Bagan 1 : Bentuk organisasi lini 2. Organisasi Lini dan Staf
Telah umum dimaklumi bahwa salah satu ciri dunia modern dewasa ini ialah semakin rumitnya permasalahan organisasional yang dihadapi, semakin banyaknya orang yang terlibat dalam pemecahannya dan alat yang diperlukan pun semakin beraneka ragam dengan tingkat kecanggihan yang semakin tinggi pula. Dalam menghadapi permasalahan yang rumit dan menuntut banyak jenis spesialisasi pengetahuan dan sarana serta prasarana yang tidak selalu sederhana menggunakannya, diperlukan tipe organisasi lini dan staf. Ciri-ciri organisasi lini staf, antara lain: a. Organisasinya besar; b. terlibat dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang kompleks; c. jumlah pekerja yang relatif banyak dengan pemilikan pengetahuan dan keterampilan yang beraneka ragam; d. hubungan kerja yang bersifat langsung antara atasan dengan para bawahan tidak mungkin selalu dilakukan, baik karena jumlah anggota organisasi yang besar, maupun karena lokasi berbeda dan berjauhan. Bahkan kadang-kadang menjangkau wilayah di luar batas-batas kedaulatan suatu negara, seperti korporasi mancanegara (multinational corporations). e. Diperlukan tingkat spesialisasi manajerial dan teknis operasional yang tinggi dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan yang beraneka ragam.
Dalam suatu organisasi tipe lini dan staf, para anggota organisasi dikelompokkan menjadi dua kategori besar sebagai berikut : a. Mereka yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pokok yang harus dilakukan dalam dan oleh organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Mereka ini biasanya dikenal dengan istilah karyawan lini (line personnel). Dalam satu organisasi niaga, misalnya kelompok karyawan lini antara lain adalah mereka yang bekerja di bagian produksi, pemasaran, dan penjualan yang tugas pokoknya adalah menghasilkan barang atau jasa tertentu yang dipasarkan dengan berbagai teknik promosi dan menggunakan berbagai media, baik media cetak maupun media elektonik seperti media audio, media visual, maupun media audio visual yang diikuti oleh kegiatan penjualan barang atau jasa tersebut kepada para pelanggan yang membutuhkannya. Di lingkungan aparatur pemerintahan, kegiatan-kegiatan pokok satu departemen misalnya, diselenggarakan oleh orang-orang yang ditempatkan di satuan kerja pelaksana tugas pokok yang bisa saja disebut direktorat jenderal atau nomenklatur lainnya sesuai dengan ketentuan perundangundangan yang berlaku di lingkungan aparatur tersebut. b. Mereka yang menyelenggarakan kegiatan penunjang guna mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi. Orang-orang inilah yang biasa dikenal dengan istilah orang-orang staf (staf personnel). Para karyawan staf dapat digolongkan kepada dua kategori berikut. 1) Mereka yang menyelenggarakan pelayanan internal bagi seluruh satuan kerja yang terdapat dalam organisasi, seperti di bidang keuangan, kepegawaian, logistik, ketatausahaan umum, dan sebagainya sehingga penyelenggaraan tugas pokok berjalan lancar. Mereka memberikan apa yang biasa disebut sebagai auxilliary services. 2) Sekelompok orang yang karena pengalaman, keahlian, dan pendidikannya ditugaskan untuk menjadi penasihat bagi manajemen. Istilah yang umum digunakan untuk mengidentifikasikan kelompok ini ialah staf ahli dan biasanya diperbantukan pada kelompok pimpinan dalam organisasi Berdasarkan ciri-ciri seperti dikemukakan di atas, tipe organisasi lini dan staf dipandang memiliki delapan kelebihan sebagai berikut : a. Terdapat pembagian tugas yang jelas antara mereka yang melakukan tugas pokok organisasi dengan mereka yang menyelenggarakan tugas-tugas penunjang, baik yang sifatnya pelayanan intemal maupun bantuan berdasarkan keahlian yang pada gilirannya mempermudah pengelolaan tenaga kerja, terutama pembinaan karierya. b. Bakat yang berbeda-beda yang dimiliki oleh para anggota organisasi dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin yang pada gilirannya dapat menumbuhkan kegairahan, produktivitas, dan kepuasan kerja di kalangan para anggota organisasi yang bersangkutan. c. Deliniasi yang jelas antara tugas pokok dan tugas penunjang mempermudah pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi dalam rangkapengelolaan organisasi sebagai suatu kesatuan yang bulat. d. Relatif mudah meningkatkan disiplin kerja karena misi yang diemban oleh sessorang sesuai dengan bakat, kepribadian, pengetahuan dan keterampilan, serta pengalamannya. e. Penerangan prinsip penempatan orang yang tepat pada tugas yang sesuai dan pada waktu yang tepat sehingga seseorang melakukan kegiatan yang cocok relatif lebih mudah dilakukan yang biasanya mengarah secara positif pada pengembangan sikap, tindak tanduk, dan perilaku yang positif pula. f. Pengetahuan dan keterampilan yang spesialistis dimanfaatkan sedemikian rupa sehingga efisiensi dan efektivitas kerja relatif mudatr ditingkatkan g. Kegairahan bekerja pada umumnya tinggi karena terbukanya kemungkinan luas bagi para anggota organisasi untuk menaiki jenjang pangkat dan jabatan yang tinggi, baik dalam arti jabatan manajerial maupun jabatan berdasarkan keahlian, yang kini sering disebut dengan istilah jabatan fungsional.
h.
Produktivitas tenaga kerja yang menyelenggarakan tugas pokok biasanya tinggi karena mereka tidak direpotkan oleh urusan penyediaan sarana dan prasarana kerja yang dibutuhkan yang sudah diserahkan kepada satuan kerja penyelenggara kegiatan penunjang. Akan tetapi meskipun banyak kelebihannya, tipe organisasi lini dan staf tidak luput dari berbagai kekurangan, antara lain sebagai berikut: a. Kehadiran para tenaga ahli yang berperan sebagai penasihat bagi manajemen sering menimbulkan masalah karena hal-hal berikut : 1) Meskipun mereka tidak memiliki wewenang memerintah (command authority), pendapat mereka sangat penting untuk diperhatikan para pelaksana kegiatan operasional sebab mereka memiliki wewenang fungsional (functional authority) sehingga para tenaga pelaksana sering memandang nasihat para staf itu sebagai perintah juga. 2) Karena pertimbangan-pertimbangan fungsionalisasi, pandangan para pimpinan satuan-satuan kerja stafpun sering harus diperlakukan sebagai perintah karena menyangkut nasib satuan kerja pelaksana tugas pokok seperti dalam hal alokasi ruangan, penyediaan sarana dan prasarana kerja, dan sebagainya. 3) Pengaruh para pejabat staf yang biasanya besar karena mereka dekat kepada manajer puncak, apalagi bila para pejabat staf itu suka mengatasnamakan pimpinan dalam memberikan pendapafilan nasihat kepada orang lain b. Kerumitan dalam menyusun stuktur yang ideal karena tidak selalu mudah mengelompokkan berbagai tugas pokok dan menempatkannya di bawah naungan satu satuan kerja tertentu, padahal semua tugas pokok tersebut harus dilembagakan. Akan tetapi, kerumitan demikian biasanya dapat teratasi karena terdapat dua jenis organisasi lini dan staf, yaitu : 1) organisasi lini dan staf yang terintegrasi, yaitu apabila bagian-bagian utamanya melakukan tugas pokok yang sejenis 2) organisasi lini dan staf yang dikenal dengan istilah holding company type, yaitu apabila satuan-satuan kerja utama di dalamnya menyelenggarakan berbagai tugas yang tidak sejenis c. Sering tinibul kesukanan dalam memperoleh tenaga leerja yang benar-benar memenuhi persyaratan kualitatif, seperti pengetahuan, spesialisasi, ketrarnpilan, dan pengaiaran, baik karena aneka ragam spesialisasi yang dibutuhkan maupun karena jumlah tenaga ahli itu besar sehingga tidak selalu terdapat dalam organisasi dan tidak pula selalu tersedia di pasaran kerja. Pengalaman menunjukan bahwa dengan segala kekurangannyapun, tipe organisasi lini dan staf inilah yang dipandang terbaik untuk organisasi yang besar. Dikatakan terbaik karena daiam organisasi bentuk inilah, prinsip-prinsip organisasi modern dapat diterapkan.
Pimpina n staf
Staf ahli
staf
staf
staf Gambar 2 Bentuk organisasi lini satf
staf
staf
staf
3. Organisasi Fungsional
Organisasi tipe fungsional adalah tipe organisasi yang dalam penentuan strukturnya pertimbangan utiama yang digunakan adalah pengelompokan fungsi-fungsi tertentu yang sejenis, baik itu merupakan tugas pokok maupun tugas penunjang. Contoh penggunaaan tipe organisasi ini adalah organisasi penelitian dan pengembangan. organisasi penelitian dan pengembangan. Biasanya struktur organisasi penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan didasarkan pada pengelompokan para peneliti yang melakukan jenis penelitian tertentu, misalnya penelitian ilmu eksakta murni dengan berbagai pencabangannya, peneliti yang bergerak di bidang ilmu-ilmu sosial dengan berbagai disiplin ilmiahnya, para peneliti ilmu-ilmu humaniora dan sebagainya. Masing-masing kelompok utama tersebut dipecah lagi menjadi kelompok peneliti yang lebih kecil yang menekuni satu cabang disiplin ilmiah tertentu. Beberapa kelebihan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut : a. Pengetahuan dan keterampilan spesialistis pada anggota organisasi dimanfaatkan dengan semaksimal mungkin b. solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sama biasanya tinggi berkat kesamaan minat dan orientasi ilmiah. c. Disiplin kerja biasanya tinggi sebagai akibat rasa menemukan sesuatu yang baru dan kemudian mernperoleh pengakuan orang lain, reputasi profesionalnya meningkat. d. Koordinasi dalam lingkungan suatu satuan kerja relative mudah dilakukan karena jenis kegiatan dan jumlah orang yang perlu dikoordinasikan tidak banyak. e. Dorongan berprestasi biasanya tinggi karena tangga karier yang mungkin dititi/jalani bisa sampai pada anak tangga yang paling atas. Beberapa kelemahan tipe organisasi fungsioanal antara lain : a. Tingkat spesialisasi yang tinggi cenderung mengakibatkan para anggota organisasi memiliki wawasan yang sempit karena hanya mementingkan bidang fungsional yang ditekuninya. b. Karena tingkat spesialisasi yang tinggi itu sukar melakukan pembinaan pegawai dengan menggunakan teknik alih tugas maupun alih wilayah. c. Karena hasil pekerjaan sering tidak tamrpak dan tidak pula dirasakan segera, tidak rnustahil para anggotanya menghadapi stres atau bahkan frustrasi yang apabila tidak diatasi dengan baik, akan berakibat negative bagi organisasi sebagai keseluruhan. d. Sukar menciptakan kriteria objektif tentang prestasi kerja seseorang karena banyak kegiatan fungsional yang hasilnya sangat sukar, bahkan tidak mungkin diukur, seperti halnya seseorang yang melakukali kegiatan intelijen
Direktur utama
Direktur produksi
Direktur Litbang
Direktur pemasaran
Direktur administasi
Bagan 3 : bentuk organisasi fungsional pada organisasi penelitian dan pengembangan
4. Organisasi Matriks
Salah satu tipe organisasi yang dipandang paling mutakhir, ialah organisasi matriks. Pada dasarnya organisasi matriks dalam pembaganannya menggambarkan struktur yang langsung dikaitkan dengan kegiatan yang perlu dilakukan. Dewasa ini bentuk ini banyak digunakan karena dalam organisasi yang kegiatan-kegiatan tertentu diselenggarakan oleh lebih dari satu unit organisasi, keahlian tenaga-tenaga spesialis dimanfaatkan semaksimal mungkin dengan tetap memungkinkan koordinasi yang mantap terselenggara. organisasi matriks tepat untuk dipilih dan digunakan karena hal-hal berikut : a. Dalam melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang diperlukan tenaga-tenaga spesialis yang betut-betul menguasai bidangnya, tidak hanya bagi diri sendiri tetapi juga dalam mengalihkan pengetahuan kepada orang lain. b. Koordinasi memainkan peranan penting demi keberhasilan organisasi dalam menjalankan berbagai fungsinya. c. Interaksi antara organisasi dengan lingkungannya menjadi salah satu tolok ukur keberhasilan organisasi. d. Terdapat berbagai kelompok stakehorder yang harus dipuaskaa, sebagai contoh, pada organisasi universitas miliputi para tenaga akademik, tenaga nonakademik, para mahasiswa, para orang tua, alumni, penyandang dana, dan sebagainya. e. Hubungan manajer puncak dengan tenaga-tenaga inti dalam organisasi lebih bersifat informal meskipun uraian tugas dilakukan dengan tingkat formalisasi yang tinggi. Kelemahan utama dari organisasi matriks terlihat pada otonomi yang mau tidak mau harus diberikan pada para pelaksana tugas pokok, bukan hanya karena tingkat spesialisasi yang dimiliki, tetapi juga karena hakikat pelaksanaan tugas berbagai satuan kerja dalam organisasi seperti misalnya satu fakultas di lingkungan satu universitas yang memerlukan otonomi besar. Contoh organisasi tipe matrik (universitas) kegiatan Satuan kerja Purek I Purek II Purek III Fakultas Badan Lembaga
Akademik S1
S2
S3
penelitian
Pengabdian masyarakat
Contoh organisasi tipe matrik (Stikes)
5. Organisasi Tipe Panitia
Salah satu gejala dalam kehidupan organisasional dewasa ini ialah apa yang disebut dengan adhocracy, yaitu cara yang ditempuh oleh pimpinan organisasi untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang biasanya diserahkan kepada satu panitia yang khusus dibentuk untuk kepentingan tersebut. Pada umumnya terdapat dua alasan mengapa tugas tertentu harus diselesaikan oleh panitia, yaitu : a. Pertama, karena tugas tersebut tidak tertampung secara melembaga di satuan-satuan kerja yang terdapat dalam organisasi. b. Kedua, timbul tugas tertentu yang sifatnya sementara tetapi penting untuk segera diselesaikan dan karena sifat kesementaraannya itu, dipandang tidak perlu melembagakannya. organisasi tipe panitia memiliki berbagai ciri, antara lain sebagai berikut. a. Keberadaannya berupa penugasan kepada sekelompok orang yang dipandang mampu menyelesaikan tugas-tugas tambahan tertentu di samping tugas fungsional yang sudah menjadi tanggung jawab utama masing-masing. b. Merupakan satuan kerja yang bersifat ekstra struktural dengan wewenang yang sangat terbatas. c. Keanggotaan didasarkan pada kemampuan dan keahlian para anggota yang diperkirakan akan mampu membagi waktunya antara melakukan tugas fungsionalnya dan tugas tambahan yang dipercayakan kepadanya. d. Karena sifatnya yang sementara, hubungan antara sesama anggota biasanya informal. e. Produktivitas kerja panitia tinggi, bukan saja karena kejelasan acuan tugas, tetapi juga karena menyangkut reputasi profesional yang bersangkutan disamping tekanan kuat dari faktor waktu. Kelebihan organisasi panitia adalah sebagai berikut. a. Karena tingkat kohesi para anggota panitia tinggi, tugas biasanya dapat diselesaikan dengan tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas yang tinggi pula. b. Kemungkinan bagi seseorang misalnya ketua panitia-bertindak otoriter atau diktatorial sangat kecil karena kepemimpinannya itu hanya bersifat sementara. c. usaha yang kooperatif di kalangan para anggota mudah dibina karena kepercayaan yang diterima sebagai anggota panitia.
Di samping kelebihan-kelebihan tersebut, organisasi tipe panitia pun tidak bebas dari berbagai kelemahan berikut : a. Timbulnya biaya tambahan bagi organisasi seperti dalam bentuk honorarium para anggota. b. Proses pengambilan keputusan biasanya berjalan lambat karena dasar bekerja dan bertindak satu panitia biasanya adalah kolektivitas. c. Dalam hal timbulnya kemacetan, sukar meletakkan tanggung jawab di atas pundak seseorang karena penyelesaian tugas itu merupakan tanggung jawab bersama. d. Para anggota organisasi panitia sering dihadapkan kepada keharusan menerima perintah dari berbagai sumber, yaitu semua pihak yang merasa berkepentingan dalam penyelesaian tugas khusus tersebut. e. Daya kreasi para anggota kurang berkembang karena diketahui bahwa penilaian terhadap kemampuannya terutama tidak ditentukan oleh keberhasilannya sebagai anggota panitia, tetapi sebagai penyelenggara tugas pokoknya yang sudah ditetapkan secara melembaga. Harus diakui bahwa betapapun telitinya pimpinan organisasi melakukan analisis terhadap penstrukturan berbagai tugas yang harus diselenggarakan, dan betapapun cermatnya penelitian dilakukan tentang wujud masa depan yang akan dihadapi oleh organisasi, selalu timbul tugas-tugas khusus tertentu yang tidak dapat diperhitungkan atau diduga sebelumnya. Karena itu tetap ada tempat untuk menggunakan tipe organisasi ini sebagai pelaksana tugas tertentu yang sifatnya sementara. Akan tetapi apabila pimpinan organisasi memutuskan membentuk panitia untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, kiranya penting untuk selalu mengingat kesementaraan panitia itu artinya, jika tugas yang bersifat sementara itu telah selesai, panitia pelaksananya pun harus segera dibubarkan, sebab apabila tidak, organisasi akan terus memikul berbagai jenis tambahan beban biaya yang sesungguhnya tidak perlu. Sebaliknya, apabila ternyata tugas-tugas yang tampaknya sementara itu akan sering timbul di masa depan, sebaiknya ia dilembagakan dan dimasukkan ke salah satu satuan kerja yang sudah terdapat dalam organisasi. Bahkan apabila perlu menambah satuan kerja baru tanpa mengubah pola dasar organisasi. Pembahasan tentang fungsi pengorganisasian di atas menunjukkan hal-hal berikut : 1. Berbagai kegiatan yang harus diselenggarakan oleh organisasi perlu ditampung dalam wadah tertentu yang dikenal dengan istilah struktur organisasi. 2. Organisasi hanyalah alat untuk pencapaian tujuan dan karena itu betapapun pentingnya penstrukuran kegiatan, pengelompokan tenaga kerja, penyediaan sarana dan prasarana kerja, pengorganisasian, hanyalah salah satu upaya untuk memperlancar kegiatan pencapaian tujuan. 3. Kemampuan memilih tipe organisasi yang tepat merupakan pencerminan dari kemampuan manajerial orang-orang yang mendapat kepercayaan men)rusun organisasi yang sesuai. 4. Organisasi lebih dari sekadarpenggambaran pembagian tugas dan wewenang orang-orang seperti tergambar pada organogram karena ia merupakan arena terjadinya interalisi antara para anggotanya. 5. Dalam satu organisasi yang baik, orang-orang yang menunjukkan sikap, tindak tanduk, dan perilaku yang negatif dapat segera diidentifikasikan untuk kemudian diperbaiki, dibina dan diarahkan. Sebaliknya, dalam organisasi yang susunannya tidak tepat dan tipenya dirasakan tidak sesuai, sikap, tindak tanduk, dan perilaku positif pun dapat berubah menjadi negatif. Oleh karena itu, perhatian utama dalam pengorganisasian tetap/rarus diberikan kepada unsur manusia yang menggunakan qrganisasi tersebut.
C. Perancangan struktur organisasi Ada beberapa pertanyaan dan jawaban penting dalam merancang struktur organisasi yang tepat. NO PERTANYAAN PENTING JAWABAN 1 Sejauh mana tugas dibagi – bagi kedalam tugasSpesialisasi pekerjaan / pembagian tugas yang terpisah? kerja 2 Berdsarkan apakah pekerjaan dikelompokan ? Departementalisasi 3 Kepada siapa indivudu dan kelompok meapor? Rantai komando 4 Berapa banyak individu yang dapat diarahkan secara Rentang kendali efisien dan efektif oleh seorang manajer? 5 Dimana letak wewenang pengambilan keputusan Sentralisasi dan desentralisasi 6 Sejauh mana kaidah dan peraturan mengarahkan formalisasi karyawan dan manajer Pengorganisasian, dirumuskan sebagai proses menciptakan struktur sebuah organisasi. Struktur Organisasi, adalah kerangka kerja formal organisasi yang mencerminkan pembagian, pengelompokan dan pengkoordinasian tugas dalam suatu organisasi. Desain Organisasi, adalah pengembangan atau pengubahan struktur suatu organisasi. 1. Spesialisasi kerja Pekerjaan dapat dilakukan secara efisien jika terdapat pembagian kerja yang baik. Hakikat spesialisasi kerja adalah seluruh pekerjaan itu dipecah-pecah menjadi sejumlah langkah dengan tiap langkah diselesaikan oleh individu yang berlainan. Dengan pembagian kerja yang baik yang tentunya harus disesuaikan dengan reward, maka produktivitas kerja akan meningkat karena semua pekerjaan dilakukan dengan bersama-sama. Konsep spesialisasi (pembagian) kerja menyebabkan meningkatnya produktivitas karyawan. Penerapan konsep pembagian kerja yang terkenal dilakukan melalui jalur perakitan Henry Ford pada awal tahun 1900-an dengan membagi tugas pada setiap pekerja untuk suatu pejerjaan tertentu dan diulang-ulang. Spesialisasi kerja, adalah tingkat dimana tugas-tugas dalam suatu organisasi dibagi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah. Hakekat spesialisasi kerja, ialah seluruh pekerjaan tidak dilakukan oleh satu individu melainkan dipecah-pecah menjadi langkah-langkah dengan setiap langkah dikerjakan oleh orang yang berbeda. Artinya setiap karyawan mengkhususkan diri untuk mengerjakan bagian kegiatan bukannya seluruh kegiatan itu. 2. Departementalisasi Setelah pekerjaan dibagi melalui spesialisasi kerja, selanjutnya dilakukan pengelompokan pekerjaan, sehingga tugas yang sama dapat dikoordinasikan dengan baik dan ini disebut sebagai departementalisasi. Salah satu cara untuk mengelompokan kegiatan adalah menurut fungsi yang dijalankan yang kita sebut sebagai departementalisasi fungsional. Departementalisasi fungsional akan meningkatkan tanggung jawab atas kinerja produk. Departementalisasi sebagai landasan yang digunakan untuk mengelompokan tugas-tugas dan pekerjaan dalam rangka mencapai sasaran organisasi. Setiap organisasi akan memiliki cara khasnya sendiri dalam mengklasifikasikan dan menggolongkan kegiatan kerja. Secara histories salah satu cara yang paling popular untuk menggolongkan kegiatan kerja, adalah menurut fungsi yang dilakukan (departemen fungsional). Kegiatan kerja dapat pula didepartementalisasikan menurut jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut (departementalisasi produk), gambar Departementalisasi Produk.
Gambar 6 Departementalisasi Produk
Cara lain untuk melakukan departementalisasi, adalah berdasarkan geografis atau wilayah (departementalisasi goegrafis) fungsi penjualan, misalnya mempunyai Wilayah Barat, Timur, Selatan, dan Utara. Setiap Wilayah ini merupakan sebuah departemen yang diorganisasikan sekitar geografi. Seandainya para pelanggan organisasikan tersebar di suatu wilayah geografis yang luas, bentuk departementalisasi macam ini dapat berharga. 3. Rantai komando Rantai komando merupakan garis wewenang yang tidak terputus-putus yang terentang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor ke siapa. Rantai komando akan menjawab kepada siapa seorang bertanggung jawab dalam organisasi. Dalam konsep rantai komando ada dua hal penting yang perlu dijelaskan yaitu wewenang dan kesatuan komando. Wewenang mengacu kehak-hak yang inheren dalam posisi manajerial untuk memebri perintah dan mengharapkan perintah itu dipatuhi. Untuk mempermudah koordinasi posisi manajerial diberi tempat dalam rantai komando dan tiap manajer diberi derajad wewenang agar mampu memenuhi tanggung jawabnya. Asas kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan. Kesatuan ini menyatakan bahwa seseorang seharusnya mempunyai satu dan hanya satu atasan yang kepadanya ia bertanggung jawab langsung. Jika kesatuan komando ini putus bawahan mungkin harus berurusan dengan tuntutan atau prioritas beberapa atasan yang berkonflik. Rantai Komando adalah sebuah garis wewenang yang tak terputus yang membentang dari tingkat atas organisasi terus sampai tingkat paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Dalam membahas rantai komando ada tiga konsep serupa, yaitu : wewenang, tanggung jawab, dan kesatuan komando. Wewenang, merujuk pada hak-hak yang melekat pada sebuah posisi manajerial untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah itu ditaati. Tanggung jawab, apabila orang mendapat hak dengan kadar untuk melakukan sesuatu, orang pun mengandaikan kewajiban yang setara untuk melaksanakan kegiatan yang diperintahkan. Kesatuan Komando, menolong melestarikan konsep garis wewenang yang terputus, prinsip ini mengatakan, bahwa seseorang hanya boleh mempunyai satu atasan saja dan kepadanyalah dia bertanggung jawab secara langsung. 4. Rentang kendali Rentang kendali adalah berapa banyak bawahan yang dapat diatur secara efektif dan efisien oleh manajer dalam organisasi. jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh manajer tergantung besar kecilnya oragnisasi, rentang yang besar akan mengurangi keefektifan dan biasanya kinerja karyawan akan tidak baik karena para penyelia tidak mempunyai cukup waktu untuk memberikan kepemimpinan dan dukungan yang diperlukan. Rentang yang kecil banyak keuntungannya karena dengan menyelenggarakan rentang kendali dari lima atau enam karyawan, manajer dapat menyelenggarakan pengendalian yang ketat. Konsep rentang kendali merujuk pada seberapa banyak anak buah yang dapat diawasi secara efektif dan efisien oleh seorang manajer. Masalah rentang kendali mendapat sejumlah perhatian meskipun tidak ada kesepakatan mengenai angka ideal tertentu, namun sejumlah penulis memang mengakui bahwa tingkatan dalam oraganisasi merupakan variable kotingensi yang dapat mempengaruhi angka ini. Mereka mengatakan, bahwa sewaktu seorang manajer naik dalam hirarki organisasi, ia harus berhadapan dengan masalah yang makin beragam kerumitannya, dan tidak terstruktur karena itu para penjabat puncak seharusnya mempunyai rentang kendali yang lebih kecil daripada manajer-manajer menegah. Demikian juga para manajer menengah memerlukan rentang kendali yang lebih kecil daripada para penyelia. Harus disadari dan dipahami, bahwa rentang kendali yang paling efektif dan efisien itu semakin ditentukan dengan melihat pada sejumlah variable kontingensi. Mengapa konsep rentang kendali itu penting? Untuk sebagian besar konsep tersebut menentukan jumlah tingkatan dan jumlah manajer yang dimiliki sebuah organisasi, kalau segala sesuatunya sama, semakin luas atau semakin lebar rentang kendali maka semakin efisien desain organisasi. 5. Sentralisasi dan desentralisasi Sentralisasi adalah tingkat dimana keputusan dipusatkan pada titik tunggal dalam organisasi. Manajer puncak membuat semua keputusan, manajer tingkat lebih bawah semata-mata melaksanakan petunjuk-petunjuk manajemen puncak. Istilah sentralisasi ,mengacu pada sampai
mana pengambilan keputusan dipusatkan pada titik tunggal dalam organisasi. Konsep ini hanya mencakup wewenang formal, yaitu hak-hak yang inheren dalam posisi seseorang. Desentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan ditekan kebawah kemanajermanajer yang paling dekat dengan tindakan. Dalam orgfanisasi yang terdesentralisasi, tindakan dapat diambil lebih cepat untuk memecahkan masalah, lebih banyak orang memberikan masukan kedalam keputusan dan makin kecil kemungkinan para karyawan merasa diasingkan dari mereka yang mengambil keptusan yang menyangkut kehidupan kerja mereka. Organisasi tertentu para manajer puncak mengambil semua keputusan dan para manajer tingkat yang lebih rendah hanya melaksanakan petunjuk itu. Pada ekstrim yang lain, pada sejumlah organisasi pengambilan keputusan itu didorong kebawah melalui tingkatan manajemen kepada para manajer yang paling dekat dengan tindakan tersebut. Sentralisasi melukisan sejauh mana pengambilan keputusan itu terkonsentrasi di tingkat-tingkat atas organisasi. Apabila manajemen puncak mengambil keputusan-keputusan penting organisasi tersebut dengan sedikit atau tanpa masukan dari para karyawan tingkat yang lebih rendah maka organisasi itu tersentralisasi. Sebaliknya semakin karyawan tingkat rendah bisa memberi masukan atau betul-betul diberi kebebasan untuk mengambil keputusan maka perusahan itu makin terdesentralisasi. Pada konsep sentralisasi dan desentralisasi itu bersifat relatif (bukan absolut), dimaksud dengan ini ialah bahwa sebuah organisasi itu tidak pernah sepenuhnya tersentralisasi atau terdesentralisasi. 6. Formalisasi Formalisasi mengacu pada tingkat dimana pekerjaan dalam organisasi dibakukan. Jika pekerjaaan diformalkan, pelaksana pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasan yang minimum mengenai apa yang harus dikerjakan, kapan harus dikerjakan dan bagaimana seharusnya ia mengerjakannya. Untuk memasilitasi formalisasi yang standart maka diperlukan uraian jabatan yang tersurat, aturan organisasi prosedur yang terdefinisi dengan jelas. Jika formalisasi rendah perilaku kerja tidak akan terprogram dengan baik daan dengan formalisasi yang baik maka karyawan akan mampu bekerja dengan baik dan benar. Formalisasi merujuk pada sejauh mana berbagai pekerjaan dan tingkah laku karyawan dalam organisasi dibakukan serta dibimbing oleh peraturan. Apabila sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka orang yang mengerjakan pekerjaan tersebut mempunyai kebebasan minimum atas apa yang harus dilakukan, kapan hal itu harus diselesaikan, dan bagaimana ia harus melakukannya. Para karyawan diharapkan senantiasa menangani masukan yang sama dengan cara yang persis sama, menghasilkan keluaran yang seragam dan konsisten. Pada organisasi dengan formalisasi tinggi, terdapat uraian jabatan yang tegas, banyak peraturan organisasi, dan prosedur yang telah dirumuskan dengan jalas mencakup proses kerja. Pada organisasi dengan formalisasi rendah, tingkah laku pekerjanya relatif tidak terstruktur dan mempunyai banyak kebebasan dalam hal bagaimana cara melakukan pekerjaan. Kebebasan seseorang ditempat kerja berbanding terbalik dengan tingkah laku dalam pekerjaan yang telah diprogram sebelumnya oleh organisasi tersebut, semakin besar standarisasinya, semakin kecil masukan yang dimiliki karyawan mengenai bagaimana pekerjaan itu harus diselesaikan. Standarisasi bukan saja menghilangkan kemungkinan, bahwa para karyawan akan terlibat dalam tingkah laku alternatif, tetapi standarisasi bahkan menghilangkan perlunya para karyawan untuk memikirkan alternatif. 7. Kompleksitas Kompleksitas adalah akibat perkembangan langsung pembagian kerja dan penciptaan departemen-departemen. Gagasan dasar dari kompleksitas, adalah organisasi dengan sejumlah besar pekerjaan dan unit yang sangat berbeda jenisnya akan menciptakan lebih banyak masalah manajerial dan organisasi yang rumit daripada organisasi dengan lebih sedikit jenis pekerjaan dan departemennya. 8. Pembagian Kerja Pembagian kerja (division of labor) berkenaan dengan tingkat sejauh mana pekerjaan dispesialisasikan. Para manajer membagi seluruh kerja organisasi ke dalam beberapa pekerjaan tertentu yang mempunyai kegiatan tertentu. Organisasi merupakan kumpulan dari pekerjaan yang
terspesialisasikan, yaitu orang-orang yang melakukan pekerjaan yang berbeda. Keputusan manajerial yang utama, adalah menentukan sampai sejauh mana pekerjaan akan dispesialisasikan. Secara historis, manajer cenderung membagi pekerjaan hingga sekecil mungkin karena adanya keunggulan dalam pembagian kerja, yaitu jika sebuah pekerjaan mengandung sedikit tugas, maka melatih personalia baru yang menggantikan posisi personalia lama yang berhenti atau pindah dapat dilakukan dengan cepat. Kegiatan pelatihan yang minimal dapat menghemat biaya pelatihan. Bila sebuah pekerjaan hanya terdiri dari tugas-tugas yang terbatas jumlahnya, seorang karyawan bisa menjadi sangat terampil melaksanakan tugas-tugas tersebut. Keterampilan ini bisa mengahsilkan mutu output yang lebih baik D. Prinsip-Prinsip Pengoragnisasian Organisasi Cara lain yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan fungsi pengorganisasian ialah dengan mengetahui dan menerapkan prinsip-prinsip organisasi. Fungsi pengorganisasian harus dilihat tidak hanya sebagai masalah teknis yang berkaitan dengan penentuan struktur dengan kotak-kotaknya dan penggambaran pernbagian tugas yang sifatnya mekanistik, melainkan berkaitan erat dengan sikap dan perilaku para anggotanya dalam pemanfatan organisasi tersebut. Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsipprinsip umum manajemen ini terdiri dari: 1. kejelasan tujuan yang ingin dicapai, 2. pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi, 3. penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi, 4. kesatuan arah, 5. kesatuanperintah, 6. fungsionalisasi, 7. deliniasi berbagai tugas, 8. keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, 9. pembagian tugas, 10. kesederhanaan struktur, 11. pola dasar organisasi yang relatif permanen, 12. adanya pola pendelegasian wewenang, 13. rentang Pengawasan, 14. 'jaminan pekerjaan, dan 15. keseimbangan antara jasa dan imbalan. 1. kejelasan tujuan yang ingin dicapai, Setiap organisasi yang bergerak di bidang apapun didirikan oleh seorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut harus jelas bagi semua orang yang terlibat dalam usaha pencapaiannya. kejelasan tujuan bukanlah merupakan jaminan bahwa perjalanan organisasi akan mulus. Akan tetapi, tanpa tujuah yang jelas pasti organisasi akan menghadapi berbagai masalah. Adanya tujuan yang jelas biasanya membantu para manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan berkat pengetahuan manajerial, pengalaman, dan kemampuannya menggunakan gaya kepemimpinan yang dipandang paling tepat. sebaliknya, pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan gaya kepemimpinan tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah mana organisasi akan dibawa. 2. pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi, Seseorang memasuki berbagai jenis organisasi sebagai cara yang dipandangnya paling efektif untuk memuaskan berbagai kepentingan dan kebutuhannya. Kesemuanya itu diarahkan kepada peningkatan mutu hidup orang yang bersangkutan. Telah umum pula diakui bahwa alasan utama seseorang memasuki berbagai jenis organisasi adalah pemuasan kepentingan dan kebutuhan yang biasanya bersifat individualistis, bahkan juga mungkin egoistis. Akan tetapi keanggotaan seseorang
3.
4.
5.
6.
7.
dalam satu organisasi menuntutnya melakukan berbagai penyesuaian. Salah satu bentuk penyesuaian yang sangat fundamental sifatnya ialah kesediaan membawahkan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi. Artinya, untuk menjadi seorang anggota organisasi ynng baik, seseorang harus terlebih dahulu mengetahui dan memahami secara tepat tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi sebagai keseluruhan. penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi, Pernahaman tujuan organisasi saja tidak cukup. Agar mempunyai makna yang positif, tujuan yang dipahami harus meningkat menjadi sesuatu yang diterima oleh para anggota organisasi sebagai tujuan yang layak. Misalnya jika tujuan suatu organisasi dimaksudkan sebagai cara untuk peningkatan taraf hidup manusia, dengan perwujudannya yang pada umumnya terlihat pada berbagai kebutuhan kebendaan, para anggota organisasi dapat menilai tujuan itu sebagai tujuan yang pantas untuk diusahakan pencapaiannya. Penerimaan demikian menjadi sangat penting karena ia merupakan motivasi kuat bagi para anggota organisasi untuk menunjukkan sikap, tindak tanduk, dan perilaku positif yang biasanya tercermin pada prestasi kerja yang sesuai dengan harapan organisasi yang bersangkutan. kesatuan arah, Usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi harus dikelola dengan pendekatan kesisteman. Artinya, manajemen dalam organisasl menggerakkan organisasi sebagai satu kesatuan yang bulat meskipun di dalamnya terdapat beraneka ragam satuan kerja dengan tugasnya yang spesialistis dan teknis. Dengan demikian, apa pun yang terjadi dalam organisasi dan kegiatan apa pun yang dilakukan, semuanya ditujukan pada hanya satu arah, yaitu teicapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Hanya dengan demikian, organisaii akan bekerja tidak hanya secara efisien, efektif, dan produkrif, tetapi juga yang di dalamnya tumbuh dan terpelihara interaksi yang positif antara orang-orang dan antar berbagai satuan kerja. Kesatuan perintah, Dalam setiap organisasi terdapat berbagai tingkat dan jenjang jabatan manajerial. Mereka semua berperan sebagai pimpinan bagi sekelompok orang lain. Jika atasan yang lebih tinggi ingin mcmberikan perintah atau hal-hal lain kepada para bawahan yang berada beberapa tangga di bawah dalam hierarki organisasi, seyogyanya hal itu dilakukan melalui atasan langsung orang yang bersangkutan. Paling sedikit dengan sepengetahuan atasan langsung tersebut. Inilah arti yang tepat dari prinsip kesatuan perintah. Dalam operasionalisasinya, penerapan prinsip kesatuan perintah biasanya dilaksanakan berdasarkan pendekatan one step down.Artinya, seorang manajer memberikan perintah kepada orang yang setingkat lebih rendah dari padanya yang meneruskannya ke tingkat yang lebih bawah lagi apabila hal itu diperlukan. Dengan demikian dapal dicegah kesimpangsiuran, bukan hanya dalam pemberian perintah tetapi juga dalam hal pertanggungjawaban. Dampak positif dari penerapan prinsip ini terlihat tidak hanya dalam hal adanya kepastian perintah yang diterima oleh seseorang, tetapi juga berkaitan langsung dengan pembinaan perilaku para bawahan yang bersangkutan. fungsionalisasi, Pada dasarnya prinsip ini berarti bahwa dalam setiap organisasi terdapat satuan kerja tertentu yang secara fungsional bertanggung jawab atas penyelesaian tugas-tugas tertentu pula. Penerapan prinsip ini sangat bermanfaat untuk berbagai kepentingan antara lain 1) mencegah timbulnya tumpang tindih; 2) mencegah timbulnya duplikasi; 3) mempermudah pelaksanaan koordinasi antar satuan kerja karena satuan kerja; 4) memperlancar jalannya pengawasan. deliniasi berbagai tugas, Yang dimaksud dengan prinsip ini ialah adanya perumusan yang jelas dari uraian tugas, bukan hanya dari satuan-satuan kerja yang terdapat dalam organisasi tetapi juga uraian tugas setiap anggota organisasi. Salah satu manfaat yang dapat dipetik dengan penerapan prinsip ini ialah bahwa setiap orang mengetahui hal-hal yang harus dikerjakannya, dengan siapa ia perlu berinteraksi, sarana kerja apa yang diperlukan, dan kepada siapa ia mempertanggung iawabkan hasil pekerjaannya. Disamping kekurangan di atas, ada manfaat lain yang dapat dipetik yang sifatnya psikologis. Yang dimaksud ialah bahwa para anggota organisasi diberi kesempatan untuk
8.
9.
10.
11.
menggunakan daya inovasi dan kreativitasnya dalam pelaksanaan tugas yang sangat leknis sekalipun karena adanya kejelasan tentang apa yang diharapkan dari padanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, Wewenang adalah hak seseorang karena jabatannya untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu dalam kehidupan organisasional. Tanggung jawab adalah kewajiban melakukan sesuatu. Dalam kehidupan organisasional, keseimbangan antara kedua hal ini sangat penting. Ketidalseimbangan antara keduanya dapat menimbulkan berbagai masalah. jika seseorang memiliki wewenang yang jauh lebih besar dari tanggung jawabnya, bukanlah hal yang mustahil apabila dalam menggunakan wewenang itu ia cenderung bertindak sewenang-wenang karena ia merasa bahwa ia tidak perlu mempertanggungjawabkan tindakannya itu.Sebaliknya, apabila tanggung jawab yang dipikul oleh seseorang lebih besar dari wewenang yang dimilikinya, dalam pelaksanaan tugasnya tidak mustahil timbul berbagai jenis kemandekan karena yang bersangkutan kemungkinan besar akan merasa ragu-ragu. Keragu-raguan itu timbul karena ia tidak yakin bahwa ia memang berhak untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu. untuk mencegah kedua hal negatif tersebut yaitu kemungkinan penyalahgunaan wewenang dan keragu-raguan bertindak keseimbangan antara keduanya harus dinyatakan secara eksplisit dan sedapat mungkin secara tertulis. Kejelasan demikian biasanya tercermin pada kelancaran jalannya roda organisasi. pembagian tugas, Tugas-tugas yang harus dikerjakan dalam organisasi beraneka ragam. Bagaimanapun struktur organisasi disusun, dasar pemikirannya ialah bahwa struktur diciptakan untuk menampung semua tugas. semua tugas yang harus dikerjakan harus terbagi habis sesuai tujuan organisasi. Ada dua hal penting dalam pembagian tugas, yaitu 1) semua tugas harus jelas wadahnya dan jangan sampai ada tugas yang tidak diketahui dengan pasti berinduk ke mana; 2) jangan sarnpai terjadi bahwa ada kegiatan tertentu yang menjadi rebutan dan diwadahi oleh lebih dari satu satuan kerja. Perlu diperhatikan pula bahwa karena organisasi merupakan pewadahan interaksi antara orang-orang atau antara satuan-satuan kerja tertentu, sifat dan kecenderungan para anggota organisasi bertindak dengan cara tertentu tidak bisa diabaikan begitu saja. Artinya, karena para anggota organisasi berinteraksi satu sama lain, faktor keahlian, kemampuan, bakat, dan pengalaman orangorang itu harus dijadikan sebagai salah satu bahan dalam menentukan cara pembagian tugas dalam organisasi. Kesederhanaan struktur struktur organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan dan usaha koordinasi dapat berjalan dengan lancar. Perlu disadari bahwa jika di satu pihak susunan organisasi lebih rumit dari yang diperlukan sesungguhnya, akan terjadi pemborosan tenaga, ruang, dan peralatan karena akan ada satuan-satuan kerja yang tidak mempunyai cukup kegiatan. Sebaliknya jika struktur organisasi terlalu sederhana, ada dua kemungkinan besar dapat timbul, yaitu tidak semua tugas yang harus dilaksanakan dilaksanakan secara wajar dan satuan-satuan kerja akan dibebani dengan tugas-tugas yang mungkin dirasakan terlalu berat. Jika tidak semua tugas melembaga secara wajar, terpaksadit tempuh cara-cara penyelesaian yang tidak konvensional seperti pembentukan panitia ad hoc untuk menyelesaikannya. Di samping itu jika para pekerja merasa bahwa mereka dibebani tugas-tugas yang terlatu berat sangat rungkin akan timbul keluhan karena mereka merasa diekploitasi oleh manajemen tanpa imbalan yang sepadan penstrukturan berbagai kegiatan organisasional harus disesuaikan dengan berbagai hal, seperti beban tugas yang diemban, tingkat kematangan teknis para tenaga pelaksana, jenis teknologi yang digunakan, sifat kegiatan yang perlu dilaksanakan, apakah lebih bersifat rutinan repetitive ataukah menuntut daya inovatif dan kreatif yang tinggi, kebijaksanaan pimpinan organisasi tentang pola pengambilan keputusan, apakah sentralistik atau desentralistik. pola dasar organisasi yang relatif permanen, organisasi selalu menghadapi berbagai jenis perubahan, baik karena faktor-faktor internal maupun karena faktor-faktor eksternal. Berbagai faktor itu dapat berakibat pada pemekaran organisasi. Misalnya karena perluasan usaha, timbulnya tugas baru, bertambahnya tenaga kerja yang dikaryakan, bertambahnya beban tugas yang harus dipikul dan sebagainya. Sebaliknya jika terjadi kemunduran faktor tadi maka mungkin akan terjadi mengecilnya organisasi. fleksibilitas dalam
12.
13.
14.
15.
penentuan struktur organisasi, sangat penting untuk mengingat bahwa perubahan itu pasti terjadi dan harus dihadapi, tetapi hal itu tentunya tidak harus mengubah pola dasar struktur organisasi. Artinya, prinsip-prinsip dasar pengorganisasian tetap perlu dipegang teguh. Pentingnya prinsip ini mendapat perhatian, didasarkan pada pemikiran bahwa setiap perubahan itu mahal. Artinya, berbagai ragam biaya harus dipikul setiap terjadi perubahan dalam struktur organisasi. Biaya tersebut tidak hanya dalam bentuk materiil, tetapi juga bersifat psikologis. oleh karena itu, sebelum kelompok manajemen mengambil keputusan untuk mengubah struktur perlu dilakukan perhitungan yang matang terlebih dahulu, sehingga kelebihan dan kekurangan struktur yang berlaku dapat dikenali secara tepat adanya pola pendelegasian wewenang, salah satu faktor penentu efektivitas manajerial seseorang terletak pada kemampuannya mengenali situasi organisasi yang dipimpinnya yang pada gilirannya rnemungkinkan manajer yang bersangkutan untuk menentukan pola pendelegasian wewenang kepada para bawahannya. dalam hubungan ini perlu ditekankan bahwa pola pendelegasian apa pun yang digunakan dalam satu organisasi, pada analisis terakhir manajer yang mendelegasikan wewenang itu pulalah yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan yang didelegasikannya itu. rentang Pengawasan, Merupakan hal yang sangat sukar dan bahkan tidak mungkin untuk menentukan secara aksiomatik jumlah orang yang dapat diawasi oleh seorang manajer secara efektif dalam melaksanakan semua jenis kegiatan di semua jenis organisasi. Yang jelas kemampuan seorang manajer melakukan pengawasan selalu terbatas. Akan tetapi, dengan keterbatasan kemampuan itu dapat dinyatakan bahwa rentang pengawasan bersifat elastis, Artinya, jumlah bawahan yang,dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer berbeda pada satu situasi ke situasi yang lain dan dari satu organisasi ke organisasi yang lain. jaminan pekerjaan Setiap karyawan ingin memperoleh kepastian bahwa ia akan mendapat perlakuan yang rasional, objektifi, dan rnanusiawi dalam kehidupan organisasionalnya. Artinya para manajer diharapkan untuk tidak memperlakukan para bawahannya dengan semena-mena, misalnya melakukan pemutusan hubungan kerja tanpa dasar yang sangat kuat. Dengan perkataan lain, selama seseorang melakukan tugasnyn sesuai dengan berbagai ketentuan yang berlaku dalam organisasi, ada jaminan seseorang tidak akan kehilangan pekerjaan yang menjadi sumber mata pencahariannya yang pada gilirannya memungkinkannya memuaskan berbagai kebutuhan terutama yang bersifat kebendaan dan sosial. keseimbangan antara jasa dan imbalan Dengan memasuki suatu organisasi sebagai tempat berkarya, seseorang dapat menyatakan kesediaannya untuk menyerahkan sebagian waktunya organisasi dari melakukan berbagai kegiatan yang dipercayakan kepadanya. Dalam melakukan pekerjaannya, yang bersangkutan diharapkan mengerahkan kemampuan, pengetahuan, keterampilan, dan pengalamannya. Sebaliknya, dengan berbuat demikian, ia mengharapkan imbalan yang sesuai dengan pengorbanan yang diberikannya itu.
E. Beberapa contoh struktur organisasi Rumah sakit Rumah sakit merupakan sebuah Institusi atau lembaga Pelayanan Kesehatan profesional yang dilakukan oleh dokter, perawat, bidan, ahli farmasi, dan tenaga ahli kesehatan yang lain, baik yang dimiliki oleh pemerintah maupun swasta (perorangan) yang menyediakan fasilitas pelayanan Rawat Jalan dan Rawat Inap dan Rawat Jalan dengan disertai penyediaan pelayanan kesehatan jangka pendek dan jangka panjang seperti Observasi, Diagnostik, Terapeutik dan Rehabilitasi bagi pasien yang membutuhkan perawatan kesehatan baik menderita Sakit, mengalami cidera, maupun mengatasi proses bersalin (melahirkan). Di Indonesia rumah sakit di keompokan menjadi tiga jenis sesuai dengan kepemilikannya, jenis pelayanan dan kelasnya. Berdasarkan kepemilikanya Rumah Sakit dibedakan menjadi tiga macam yaitu:
1. Rumah Sakit Pemerintah (Rumah Sakit Pusat, Rumah Sakit Provinsi, Rumah Sakit Kabupaten). 2. Rumah Sakit BUMN atau ABRI. 3. Rumah Sakit Swasta yaang menggunakan dana investasi dari sumber dalam negeri (PMDN) dan sumber dana luar negeri (PMA). Berikutnya di Indonesia, Rumah Sakit dapat dibedakan berdasarkan jenis pelayanannya menjadi tiga jenis pelayanan, yaitu : 1. Rumah Sakit Umum. 2. Rumah SakitJiwa. 3. Rumah Sakit Khusus (mata, paru, kusta, rehabiliasi, jantung, kanker, dan sebagainya) Rumah Sakit berdasarkan jenis kelasnya di Indonesia dibedakan menjadi empat kelas (Kepmenkes No. 51 Menkes/SK/II/1979),yaitu: 1. Rumah Sakit kelas A. 2. Rumah Sakit kelas B (pendidikan dan non kependidikan). 3. Rumah Sakit kelas C. 4. Rumah Sakit kelas D. Rumah sakit yang lebih tinggi atau kelas A mengayomi kelas Rumah Sakit yang lebih rendah dan rnempunyai pengayoman wilayah yang lebih luas. Pengayoman dilaksanakan melalui dua sistern rujukan yaitu sistem rujukan kesehatan berkaitan dengan promotif dan preventif seperti bantuan teknologi, bantuan sarata dan operasional serta rujukan medik (berkaitan dengan pelayanan yang bersifat kuratif dan rehabilitative). Pada Rumah Sakit kelas A tersedia pelayanan spesialistik yang luas termasuk subspesialistik. Rumah Sakit kelas B mempunyai pelayanan minimal sebelas spesialistik dan subspesialistik terdaftat Rumah Sakit kelas C mempunyai minimal empat spesialistik dasar (bedah, penyakit dalam, kebidanan, dan anak). Di Rumah Sakit kelas D hanya terdapat pelayanan medis dasar. Pemerintah sudah berusaha dan telah meningkatkan satus semua Rumah Sakit Kabupaten meniadi kelas C. Struktur organisasi rumah sakit tergantung dari besarnya rumah sakit dan fasilitas yang dimiliki. Rumah sakit yang lebih kecil akan memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana, sebaliknya rumah sakit yang lebih besar akan memiliki pembagian sub unit yang lebih banyak. Struktur organisasi rumah sakit umumnya terdiri dari beberapa tingkat manajemen Secara umum unsur-unsur yang harus dimiliki suatu rumah sakit adalah : a. Direktur sebagai pimpinan rumah sakit b. Wakil Direktur. c. Unsur-unsur bantuan teknis dan media yang merupakan jabatan structural d. Unsur-unsur pelaksana yang berupa Unit Pelaksana Fungsional (UPF). e. Instalasi pendukung UPF.
1. Contoh Struktur Organisasi Rumah Sakit Tipe B adalah sebagai berikut : direktur
Dewan penyantun
Wakil direktur pelayanan
Kelompok jabatan fungsional
Wakil direktur umum dan keuangan
Bidang pelayanan
Bidang perawatan
Bagian sekretariat
Bagian perencanaan
Bagian keuangan
Seksi pelayanan
Sub bag Tata usaha
Sub bag perencanaan
medis
Seksi asuhan keperawatan
Sub bag Penyusunan anggaran
Seksi Penunjang medis
Seksi Etika & mutu pelayanan
Sub bag kepegawaian
Sub bag perbendahara an
Seksi Diklit & rujukan
Seksi Penunjang pelayanan keperawatan
Sub bag Rumah tangga dan perlengkapan
Sub bag Penyusunan program & laporan Sub bag Hukum, perpustakaan, publikasi dan informasi instalasi instalasi instalasi
instalasi instalasi instalasi Komite medik
Sub bag Akuntasi & mobilisasi dana SPI
Komite keperawata n
2. Contoh Struktur Organisasi Rumah Sakit Tipe C adalah sebagai berikut : direktur Bagian tata usaha
Kasubbag umum & kepegawaian
Bidang Pelayanan
komite
Kasubbag perencanaan, evaluasi & pelaporan
Kasubbag keuangan & aset
Bidang Penunjang
Kasi logistik & diagnostik
Kasi pelayanan keperawatan
Kasi pengendalian instalasi
Kasi pelayanan medis
Kasi sarana & prasarana
Kasi peralatan medik & non medik
SPI
3. Contoh Struktur Organisasi Rumah Sakit Tipe A adalah sebagai berikut : direktur
komite
Wakil direktur umum dan keuangan
Bagian kepegawaian
Bagian keuangan
Sub Bagian Formasi kepegawaian
Sub Bagian bendahara
Sub Bagian Administrasi pembinaan pegawai
Sub Bagian anggaran
Wakil direktur pelayanan
Bidang Pelayanan medis
Bidang perawatan
Seksi pelayanan
Seksi asuhan keperawata n
medis Seksi Penunjang medis Seksi Diklit & rujukan
Wakil pendidikan & Penelitian
Bidang diagnosti k Seksi yan diagnosti k Seksi yan khusus
Internal audit
Bidang diklat
Bidang penelitiahn & pengembangan
Seksi Pendidik klinik
Seksi penelitian
Seksi Etika & mutu pelayanan
Seksi pelatihan
Seksi pengembanga n
Seksi Penunjang pelayanan keperawatan
instalasi instalasi instalasi
4. Contoh Struktur Organisasi Rumah Sakit Tipe ABADAN adalahRSD sebagai berikut STRUKTUR ORGANISASI CIBINONG KABUPATEN BOGOR KEPALA BADAN
Perda No.32 Tanggal 25 Oktober 2005
SEKRETARIS
FUNGSIONAL
BIDANG PELAYANAN
BIDANG YAN KEP
SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN
SUB BIDANG PELAYANAN MEDIS SUB BIDANG PELAYANAN JANG MED DAN NON MED SUB BIDANG PROGRAM PELAYANAN
SUB BIDANG PELAYANAN DAN ASKEP
SUB BIDANG ETIKA DAN MUTU YAN KEP
SUB BIDANG PELAYANAN PROGRAM KEP
BIDANG KEUANGAN
SUB BID ANGGARAN
Instalasi-Instalasi SUB BID AKUNTASI DAN VERIVIKASI
SUB BID PERBENDAHARAAN
SUB BAGIAN UMUM
SUB BAGIAN REKAM MEDIK DAN LAPORAN
4. struktur organisasi komite keperawatan
DIREKTUR KETUA
KETUA KOMITE PERAWAT SEKRETARIS
Sub Komite Etik Keperawatan
Sub .Komite Mutu Keperawatan
Sub.Komite Pengembangan Profesi
5. struktur organisasi bidang perawatan KEPALA BIDANG Ida Juniati Sibarani. SKp WAKIL BIDANG WAKIL BIDANG KETENAGAAN PELAYANAN KEPERAWATAN
WAKIL BIDANG PENGEMBANGAN
WAKIL BIDANG SARANA & ADM
PAd, PKn, Kurir
KaSub Bid Instalasi Rawat Jalan
STAF NON KEPERAWATAN
KaSub Bid Unit Rawat Inap No. Revisi
PRECEPTOR
STAF KEPERAWATAN
6. struktur organisasi ruang perawatan PRECEPTOR
KASUBBID
PAd, PPG, POS, PKn
KETUA TIM I
PERAWAT ASSOCIATE 1. PA 1 2. PA 2 3. PA 3 4. PA 4 5. PA 5 6. PA 6
KETUA TIM II
PERAWAT ASSOCIATE 1. PA 1 2. PA 2 3. PA 3 4. PA 4 5. PA 5 6. PA 6 7. PA 7
Contoh Uraian jabatan 1. Kepala Bidang Perawatan a. Pengertian : Seorang perawat profesional yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam mengatur, mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan rumah sakit. b. Persyaratan 1) Pendidikan dan pengalaman : (a) S2 Keperawatan - Pengalaman memimpin pelayanan keperawatan minimal 1 tahun (b) S1 Keperawatan : - Pengalaman wakil bidang keperawatan minimal 1tahun - Pengalaman Ka. Sub. Bid, Preseptor minimal 3 tahun 2) Memiliki Diploma Nursing Service Administration/sertifikat Kursus Manajemen Pelayanan Keperawatan. 3) Memiliki kemampuan kepemimpinan 4) Berwibawa 5) Sehat jasmani dan rohani. 6) Loyalitas 7) Bersedia memimpin 8) Memiliki HAM yang baik 9) Disiplin 10) Anggota PPNI dan memiliki SIP dan SIK c. Tanggung Jawab Secara struktural bertanggung jawab kepada Direktur Medik Rumah Sakit. d. Tugas Pokok Mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan di Rumah Sakit.
e. Uraian Tugas : 1) Fungsi Perencanaan a) Menyusun falsafah keperawatan & tujuan sesuai dengan falsafah dan tujuan rumah sakit. b) Menyusun rencana kebutuhan tenaga keperawatan secara keseluruhan baik dalam jumlah maupun kualifikasi ( secara makro ) koordinasi dengan Ka.Sub.Bid dan Kabid. Personalia. c) Menyusun program pengembangan staf keperawatan sesuai dengan kebutuhan pelayanan di rumah sakit. d) Menyusun program orientasi bagi siswa / mahasiswa pendidikan keperawatan yang menggunakan rumah sakit sebagai lahan praktek. e) Menyusun program orientasi bagi tenaga keperawatan yang baru yang akan bekerja di rumah sakit. f) Menyusun jadwal rapat koordinasi dengan Wakabid dan Ka.Sub.Bid Keperawatan g) Menyusun program mutasi tenaga keperawatan baik pelaksana maupun pengelola, koordinasi dengan Ka. Instalasi terkait dan Kabid Personalia untuk diajukan ke Direktur. h) Menyusun rencana penempatan tenaga keperawatan sesuai kebutuhan, koordinasi dengan Kepala Sub Bidang Keperawatan / Kepala Instalasi terkait. i) Menyusun rencana kebutuhan peralatan keperawatan sesuai dengan kebutuhan pelayanan baik jumlah dan jenis alat, koordinasi dengan Ka.Sub.Bid / Kepala Instalasi terkait ( alat tenun, alat rumah tangga dan alat keperawatan lainnya ). j) Menyusun anggaran biaya untuk kebutuhan pengembangan staf, peralatan dan kebutuhan lain. k) Menyusun rencana pengembangan sistem pencatatan & pelaporan Asuhan Keperawatan ( Askep ) yang tepat sesuai kondisi RS, koordinasi dengan Ka.Sub.Bid / Ka Instalasi terkait. l) Berperan serta menyusun rencana pengembangan pelayanan rumah sakit. m) Menyusun program pengendalian mutu pelayanan / asuhan keperawatan di rumah sakit dan berperan serta menyusun peraturan / tata tertib pelayanan di rumah sakit. n) Menyusun Standar, Protap / SOP pelayanan mutu meliputi : SOP ketenagaan , peralatan dan lain-lain, koordinasi dengan Ka.Sub.Bid / Ka Instalasi terkait. Penyusunan ini bekerja sama dengan Komite Keperawatan. 2) Fungsi pengorganisasi a) Membimbing Wakabid perawatan untuk terlaksananya asuhan keperawatan paripurna dalam mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan keperawatan di rumah sakit. b) Melaksanakan program orientasi bagi perawat baru yang akan bekerja di rumah sakit. c) Melaksanakan program orientasi bagi mahasiswa pendidikan keperawatan yang menggunakan rumah sakit sebagai lahan praktek. d) Melaksanakan rapat koordinasi dengan Wakabid dan Kasubbid secara berkala atau sewaktu waktu diperlukan. e) Melaksanakan koordinasi dengan KaBid. Personalia Kabid PU, Kabid Keuangan Ka. Instalasi : IRJ, IGD, IRNA, IRI, Bedah, Ginjal, Farmasi, Laboratorium, Radiologi, Gizi. untuk kelancaran pelaksanaan pelayanan di rumah sakit f) Melaksanakan koordinasi dengan institusi pendidikan keperawatan untuk menunjang kelancaran program bimbingan, khususnya yang menggunakan rumah sakit sebagai lahan praktek. g) Menganalisa & mengkaji usulan kebutuhan tenaga keperawatan & peralatan yang diajukan oleh Ka.Sub.Bid. Hasil analisa tersebut untuk menyusun perencanaan tahunan / semester kebutuhan tenaga maupun peralatan. h) Mengatur jadwal dinas Manager On Duty ( MOD ) sore, malam hari dan hari libur sebagai pengganti Kepala Bidang. i) Berperan serta dalam kegiatan ilmiah & penelitian yang dilakukan di rumah sakit.
j) Mendelegasikan tugas kepada Wakabid bila berhalangan hadir. k) Mengumpulkan dan menyimpan berkas kepegawaian tenaga keperawatan untuk kepentingan penilaian dalam rangka promosi. l) Bekerja sama dengan PPSDM rumah sakit untuk menyelenggarakan kegiatan program pengembangan. m) Menyusun instrumen penilaian pendayagunaan tenaga keperawatan dan peralatan. n) Melaksanakan penempatan tenaga keperawatan melalui Wakabid ketenagaan atas dasar evaluasi Kasubbid / Ka Instalasi terkait. o) Melaksanakan mutasi baik pengelola maupun pelaksana keperawatan, koordinasi dengan Ka Instalasi terkait dan Kabid. Perosnalia. p) Melaksanakan bimbingan kepada tenaga keperawatan terhadap penerapan Protap / SOP dan tata tertib pelayanan keperawatan. q) Mengumpulkan dan menganalisa data tentang pelaksanaan asuhan keperawatan, ketenagaan dan peralatan untuk bahan informasi bagi pengembangan pelayanan keperawatan. r) Memantau pelaksanaan cuti tenaga keperawatan. s) Menyusun tata tertib pelayanan / asuhan keperawatan sesuai dengan peraturan dan tata tertib rumah sakit t) Berperan serta dalam pelaksanaan kegiatan program lain yang diselenggarakan di rumah sakit u) Membuat laporan berkala dan laporan khusus bidang keperawatan dengan menganalisa data pelaksanaan informasi, dokumen / laporan yang dibuat oleh Kasubbid untuk disampaikan kepada Direktur. v) Memberi saran dan bantuan pertimbangan yang berkaitan dengan pelaksanaan pelayanan keperawatan kepada Direktur. w) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Direktur Rumah Sakit, dalam rangka kelancaran pelaksanaan pelayanan keperawatan. 3) Fungsi Pengawasan dan Penilaian a) Mengawasi, mengendalikan dan menilai penerapan kebijakan pelayanan tata tertib & etika profesi keperawatan, koordinasi dengan Kasubbid dan Kabid Personalia b) Mengawasi, mengendalikan & menilai pendayagunaan tenaga keperawatan secara efektif dan efisien. c) Melaksanakan penilaian kinerja staf tenaga keperawatan, koordinasi dengan Kasubbid Perawatan dan Kabid Personalia. d) Berperan serta dalam penilaian pelaksanaan program bimbingan sistem / mekanisme pendidikan keperawatan / pendidikan tenaga kesehatan lain yang menggunakan rumah sakit sebagai lahan praktek. e) Mengawasi, mengendalikan & menilai pendayagunaan peralatan secara efektif dan efisien. f) Berperan serta dalam melaksanakan penilaian ,mutu pelayanan / asuhan keperawatan , koordinasi dengan Komite Keperawatan. g) Melaksanakan supervisi secara berkala / sewaktu waktu ke ruang rawat agar tujuan pelayanan keperawatan yang diinginkan dapat tercapai. Supervisi ini dilakukan secara mandiri atau bersama dengan Kasubbid Perawatan / Ka Instalasi 2. Nama Jabatan : Wakil Kepala Bidang Perawatan a. Pengertian : Seorang perawat professional yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam membantu Kepala Bidang Perawatan, mengatur dan mengendalikan kegiatan pelayanan keperawatan rumah sakit. b. Persyaratan : 1) Pendidikan dan pengalaman : a) S 1 Keperawatan Pengalaman Ka. Sub.Bid/Preceptor minimal 3 tahun
b) D III Keperawatan : Pengalaman Ka. Sub.Bid/Preceptor minimal 5 tahun. 2) Memiliki sertifikat Kursus Manajemen Pelayanan Keperawatan. 3) Memiliki kemampuan kepemimipinan 4) Berwibawa 5) Sehat jasmani dan rohani. 6) Loyalitas 7) Bersedia memimpin 8) Memiliki HAM yang baik 9) Disiplin 10) Anggota PPNI, memiliki SIP dan SIK c. Tanggung Jawab Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Keperawatan. d. Tugas Pokok Membantu Kepala Bidang Keperawatan dalam mengatur dan mengendalikan kebutuhan tenaga keperawatan di Rumah Sakit e. Uraian tugas 1) Fungsi perencanaan a) Menyusun rencana kebutuhan tenaga keperawatan baik jumlah maupun kualifikasi tenaga keperawatan koordinasi dengan Ka.Sub.Bid b) Merencanakan rekruitmen tenaga keperawatan koordinasi dengan Wakabid Pengembangan c) Menyiapkan usulan penempatan / distribusi tenaga keperawatan, sesuai kebutuhan pelayanan berdasarkan usulan Ka.Sub.Bid d) Merencanakan penilaian kinerja tenaga keperawatan koordinasi dengan Wakabid e) Pengembangan f) Merencanakan pembinaan dan peningkatan disiplin tenaga keperawatan. g) Merencanakan kunjungan lapangan secara berkala. h) Merencanakan pertemuan berkala dengan staf 2) Fungsi pengorganisasian a) Mengumpulkan berkas kepegawaian tenaga keperawatan, koordinasi dengan Ka. Sub.Bid b) Melaksanakan rekrutmen tenaga keperawatan koordinasi dengan Wakabid Pengembangan c) Melaksanakan penempatan / distribusi tenaga keperawatan sesuai kebutuhan pelayanan berdasarkan usulan Ka.Sub.Bid d) Melaksanakan penilaian kinerja tenaga keperawatan koordinasi dengan Wakabid Pengembangan e) Melaksanakan kunjungan secara berkala f) Mengadakan pertemuan berkala dengan staf g) Mengadakan pembinaan bagi tenaga keperawatan yang melakukan pelanggaran disiplin kerja dan menetapkan tindak lanjut h) Menghadiri pertemuan berkala dengan Kepala Bidang Perawatan, Ka.Sub.Bid. Preceptor, Ketua Tim, Anggota Tim dan bidang terkait. 3) Fungsi Pengawasan dan penilaian a) Melakukan pengawasan, pengendalian penilaian terhadap pendayagunaan tenaga keperawatan. b) Menilai kinerja tenaga keperawatan koordinasi dengan Wakabid Pengembangan 3. Jabatan : Manager On Duty ( MOD ) a. Pengertian : Seorang tenaga keperawatan Profesional yang diberi wewenang dan tanggung jawab dalam mengelola kegiatan pelayanan kesehatan di RS PGI Cikini pada sore/malam hari dan hari besar/libur
b. Persyaratan : Ka Sub Bid , Perawat Preseptor dan Ketua Tim c. Tanggung jawab: Secara administratif dan fungsional bertanggung jawab kepada Direktur Medik RS PGI Cikini. d. Tugas Pokok : Mengelola dan menjamin kelangsungan pelayanan kesehatan Rumah Sakit secara efesien dan efektif e. Uraian Tugas 1) Fungsi Perencanaan - Merencanakan supervisi palayanan keperawtan - Merencanakan tenaga dan sarana sesuai dengan kebutuhan. 2) Fungsi Penggerakan/Pelaksanaan : a) Mengatur dan memenuhi kebutuhan tenaga perawat sesuai dengan kondisi. b) Mengkoordinir pelayanan antar ruang rawat untuk perpindahan pasien . c) Menyelesaikan dan memberi jalan keluar terhadap kesulita/ kendala yang dihadapi staf: - Ketidak puasan pasien/keluarga - Pasien mendapat kecelakaan di lingkungan RS - Keamanan/kenyamanan pasien - Pulang paksa/kabur - Antar Bidang (Farmasi, PU, Laboratorium, Ro dan Admisi dan keamanan) d) Membimbing perawat Penanggung Jawab/ Staf e) Melapor kepada kabid perawatan dan Direktur Medik tentang : - Masalah yang tidak dapat diatasi - Berita duka cita/dirawat: Pejabat Tinggi Negara, Yayasan, Direktur, Pejabat Struktural rumah sakit - Kejadian luar biasa f) Meneliti dan menandatangani permintaan pengambilan makanan, Bursa, tenaga dan resep obat karyawan (TT. Dibelakang Resep) g) Mengupayakan suasana kerja yang kondusif di lingkungan rumah sakit. h) Membuat laporan / meliputi : Pelayanan (Keadaan pasien yang kritis), SDM dan Sarana dan pemecahan masalah yang terjadi. i) Mengisi Data harian Tenaga perawat dan pasien 3) Fungsi Pengawasan dan Penilaian Mengawasi dan menilai seluruh kegiatan pelayanan , sarana , dan SDM yang bekerja di rumah sakit. 4. Jabatan : Preseptor a. Pengertian: Seorang tenaga keperawatan professional berpengalaman klinik yang diberi wewenang dan tanggung jawab dalam mengelola ketrampilan klinik perawat staf di ruangan. b. Persyaratan : 1) Perawat berpengalaman klinik, sebagai berikut : a) S 1 berpengalaman 5 tahun b) D III berpengalaman 10 tahun c) SPK berpengalaman 15 tahun 2) Berminat menjadi Preseptor 3) Memiliki sertifikat manajeman keperawatan/calon Preseptor. 4) Memiliki kemampuan membimbing 5) Berwibawa, komunikator yang baik. 6) Sehat jasmani dan rohani. 7) Loyalitas 8) Bersedia membimbing, dan mengembangkan diri. 9) Memiliki HAM yang baik 10) Disiplin, teguh, konsisten dan mantap.
11) Anggota PPNI, memiliki SIP dan SIK c. Tanggung Jawab : 1) Secara adminstratif dan fungsional bertanggung jawab kepada kepala Bidang Perawatan. 2. Secara teknis medis operasional bertanggung jawab kepada dokter penanggung jawab ruangan/dokter penanggung jawab pasien d. Tugas Pokok Membantu kepala Bidang Perawatan dalam membimbing , mengawasi Ka. Sub.Bid dan perawat staf dalam memberikan pelayanan keperawatan yang berkualitas di ruangan, khususnya keterampilan klinik. e. Uraian Tugas 1) Fungsi perencanaan a) Merencanakan program orientasi kepada perawat baru dan perawat yang baru mendapat perubahan status/peran. b) Merencanakan program peningkatan penngetahuan dan keterampilan klinik keperawatan. c) Merencanakan program evaluasi keterampilan klinik sesuai dengan SOP dan SAK. 2) Fungsi pengorganisasian dan penggerakkan a) Melaksanakan orientasi kepada perawat baru dan perawat yang baru mendapat perubahan status/peran. b) Mengupayakan peningkatan pengetahuan dan keterampilan klinik keperawatan. c) Melaksanakan bimbingan kepada Ka. Sub.Bid. dan Staf, mengikuti pre dan post konfrensi serta, mengevaluasi kinerja tenaga keperawatan sesuai dengan SOP dan SAK. d) Koordinasi dengan Ka. Sub.Bid dalam pelaksanaan pelayanan keperawatan. e) Mengikuti rapat Kepala Bidang Keperawatan. 3) Fungsi Pengawasan dan penilaian a) Mengawasi dan menilai keterampilan klinik sesuai dengan SOP dan SAK. 5. Nama Jabatan : Kepala Sub. Bidang Keperawatan a. Pengertian : Seorang perawat profesional yang diberi wewenang dalam mengelola kegiatan pelayanan keperawatan di satu ruangan. b. Persyaratan 1) Pendidikan a) S1 Keperawatan: Pengalaman sebagai Ketua Tim minimal 1 tahun. b) D III Keperawatan : Pengalaman sebagai Ketua Tim minimal 4 2) Berminat menjadi Ka. Sub. Bid. Keperawatan 3) Memiliki sertifikat manajeman keperawatan 4) Memiliki kemampuan kepemimipinan 5) Berwibawa, komunikator yang baik 6) Sehat jasmani dan rohani. 7) Loyalitas 8) Bersedia memimpin 9) Memiliki HAM yang baik 10) Disiplin, teguh dan konsisten 11) Anggota PPNI memiliki SIP dan SIK c. Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab kepada kepala Bidang Perawatan. d. Tugas Pokok : Menjamin terlaksananya kegiatan pelayanan keperawatan di ruang rawat yang berada dibawah tanggung jawabnya.
e. Uraian tugas : 1) Fungsi Perencanaan. a) Merencanakan jumlah dan katagori tenaga perawat serta tenaga lain sesuai kebutuhan. b) Merencanakan jumlah jenis peralatan / sarana keperawatan yang diperlukan sesuai standar. c) Merencanakan strategi pelaksanaan Asuhan Keperawatan sesuai kebutuhan pasien. d) Merencanakan Pengembangan staf melalui pendidikan formal dan non formal. e) Merencanakan peningkatan mutu asuhan keperawatan f) Merencanakan pertemuan berkala dengan staf g) Merencanakan ronde keperawatan h) Merencanakan supervisi terhadap staf i) Merencanakan rekreasi untuk staf 2) Fungsi Pengorganisasian a) Menghitung jumlah dan katagori tenaga perawat serta tenaga lain sesuai kebutuhan. b) Mengajukan pengembangan staf melalui pendidikan formal dan non formal. c) Mengadakan pembinaan bagi staf yang melakukan pelanggaran etik keperawatan dan menetapkan tindak lanjut. d) Mengajukan jumlah dan jenis peralatan dan obat-obatan serta sarana keperawatan yang diperlukan sesuai standar. e) Menggerakkan staf dalam pemelihaan, pengunaan alat keperawatan sesuai standar. f) Mengkoordinir strategi pelaksanaan asuhan Keperawatan sesuai kebutuhan pasien. g) Mensupervisi kegiatan Ketua Tim dan anggota tim dalam pelayanan keperawatan serta berkordinasi dengan Preseptor. h) Mengikuti / mengadakan rapat dengan Kabid Perawatan / staf i) Melaksanakan ronde keperawatan j) Mengorientasikan tentang fungsi metode MPKPP kepada perawat baru k) Memantau kegiatan pelayanan gizi sesuai dengan diit pasien l) Memantau dan memelihara kebersihan ruangan dan lingkungan m) Membuat laporan manajemen ruangan (harian, bulanan dan tahunan) 3) Fungsi Pengawasan dan Penilaian a) Mengawasi dan menilai secara berkala dan terencana terhadap peningkatan pengetahuan , ketrampilan dan disiplin serta perilaku staf. b) Mengawasi peserta didik / mahasiswa dari institusi pendidikan , disiplin dan sikap. c) Mengawasi dan menilai pelaksanaan dokumentasi keperawatan sesuai dengan SOP dan SAK d) Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan keperawatan serta obatobatan secara efektif dan efisien. e) Mengawasi mutu pelayanan keperawatan. 6. Nama Jabatan : KaSubBid Instalasi Rawat Jalan a. Pengertian : Seorang perawat profesional yang diberi wewenang dalam mengelola kegiatan pelayanan keperawatan di satu ruangan. b. Persyaratan 1) Pendidikan a) S1 Keperawatan Pengalaman sebagai Ketua Tim minimal 1 tahun. b) D III Keperawatan : Pengalaman sebagai Ketua Tim minimal 4 tahun 2) Berminat menjadi Kasubid Keperawatan 3) Memiliki sertifikat manajeman keperawatan 4) Memiliki kemampuan Kepemimipinan 5) Berwibawa, komunikator yang baik
6) Sehat jasmani dan rohani. 7) Loyalitas 8) Bersedia memimpin 9) Memiliki HAM yang baik 10) Disiplin, teguh dan konsisten 11) Anggota PPNI memiliki SIP dan SIK c. Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab kepada kepala Bidang Perawatan. d. Tugas Pokok : Menjamin terlaksanakanya kegiatan pelayanan keperawatan di Instalasi Rawat Jalan rawat yang berada dibawah tanggung jawabnya. e. Uraian tugas : 1) Fungsi perencanaan a) Merencanakan jumlah dan katagori tenaga perawat serta tenaga lain sesuai kebutuhan b) Merencanakan jumlah jenis peralatan / sarana keperawatan sesuai dengan standar. c) Merencanakan strategi pelaksnaan asuhan keperawatan d) Merencakan pengembangan staf melalui pendidikan format dan non formal e) Merencakaan pertemuan dengan staf f) Merencanakan supervisi terhadap staf g) Merencakan rekreasi untuk staf 2) Fungsi Pengorganisasian dan penggerakan a) Menghitung jumlah dan katagori tenaga perawat serta tenaga lain sesuai kebutuhan. b) Mengajukan pengembangan staf melalui pendidikan formal dan non formal. c) Mengadakan pembinaan bagi staf yang melakukan pelanggaran etik keperawatan d) dan menetapkan tindak lanjut. e) Mengajukan jumlah dan jenis peralatan dan obat-obatan serta sarana keperawatan yang diperlukan sesuai standar. f) Menggerakan staf dalam pemelihaan, pengunaan alat keperawatan sesuai standar. g) Mengkoordinir strategi pelaksanaan asuhan keperawatan sesuai kebutuhan pasien h) Mensupervisi kegiatan pelayanan keperawatan i) Mengikuti / mengadakan rapat dengan Kabid Perawatan / staf j) Mendampingi dokter k) Memantau dan memelihara kebersihan ruangan dan lingkungan l) Membuat laporan harian dan bulanan mengenai pelaksanaan kegiatan pelayanan 3) Fungsi pengawasan dan Penilaian a) Mengawasi dan menilai secara berkala dan terencana terhadap peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan disiplin serta perilaku staf b) Mengawasi dan menilai pelaksanaan asuhan keperawatan sesuai SOP c) Mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan perawatan serta obatobatan, secara efektif dan efisien d) Menilai mutu pelayanan keperawatan 7. Nama jabatan : Ketua Tim a. Pengertian : Seorang perawat professional yang diberi wewenang dan tanggung jawab untuk memberi asuhan keperawatan kepada beberapa pasien sejak masuk sampai pulang b. Persyaratan : 1) Pendidikan D III keperawatan / setara 2) Berminat menjadi PKT 3) Pengalaman kerja minimal 3 tahun 4) Bertanggung jawab, berminat dan berdedikasi tinggi 5) Memiliki sertifikat asuhan keperawatan 6) Sehat jasmani dan rohani
7) Memiliki HAM yang baik 8) Disiplin 9) Anggota PPNI, memiliki SIP dan SIK c. Tanggung jawab : secara struktural bertangung jawab kepada KaSub Bid. Keperawatan d. Tugas Pokok Mengelolah asuhan keperawatan kepada beberapa pasien sejak masuk sampai pulang. e. Uraian Tugas : 1) Fungsi Perencanaan a) Merencanakan strategi pelaksanaan asuhan keperawatan menggunakan proses keperawatan ( sejak pasien masuk sampai pulang ) b) Merencanakan pembagian tugas kepada anggota Tim c) Merencanakan pre dan post konfrens d) Merencanakan keperluan untuk pelaksanaan asuhan keperawatan e) Merencanakan ronde keperawatan bersama KaSubBid Keperawatan f) Merencanakan ronde keperawatan bersama anggota tim g) Merencanakan pembuatan daftar dinas mingguan h) Merencanakan Askep dengan pendokumentasian proses keperawatan 2) Fungsi pengorganisasian dan Penggerakan a) Melakukan serah terima tugas pergantian dinas. b) Membagi tugas pasien kelolaan kepada anggota tim atas tanggung jawabnya dalam memberikan asuhan keperawatan sejak pasien masuk sampai pulang. c) Memimpin pre dan post konferens d) Memeriksa dan melengkapi dokumentasi asuhan keperawatan dari mulai pengkajian sampai evaluasi e) Mengkoordinir pekerjaan anggota tim dengan petugas kesehatan lain f) Memberi pengarahan / bimbingan kepada anggota tim yang melakukan pelanggaran serta menetapkan tindak lanjut g) Mendampingi dokter visite 3) Fungsi Pengawasan dan Penilaian Mengawasi dan menilai hasil kerja anggota tim dan memberi laporan kepada KaSub Bid. Keperawatan 8. Nama jabatan : Anggota Tim a. Pengentian : Seorang perawat professional yang diberi tugas dlm melaksanakan asuhan keperawatan kepada pasien dari masuk sampai pulang b. Persyaratan : 1) Pendidikan D III keperawatan / setara 2) Bertanggung jawab, berminat dan berdedikasi tinggi 3) Sehat jasmani dan rohani 4) Loyalitas dan jujur 5) Memiliki HAM yang baik 6) Disiplin 7) Anggota PPNI, memiliki SIP dan SIK c. Tanggung jawab : 1) Secara struktural bertanggung jawab kepada KaSubBid Keperawatan 2) Secara fungsional bertanggung jawab kepada dokter yang menangani pasien d. Uraian tugas 1) Fungsi Perencanaan a) Merencanakan persiapan alat dan strategi pemberian asuhan keperawatan b) Merencanakan tindakan asuhan pelayanan keperawatan 2) Fungsi pengorganisasian dan Penggerakan a) Menyiapkan keperluan untuk melaksanakan asuhan keperawatan / medik
b) Melaksanakan asuhan keperawatan sesuai kondisi pasien c) Mendokumentasikan hasil tindakan pelayanan keperawatan d) Memelihara / menginventaris alat-alat kesehatan e) Mendokumentasikan data-data pasien 3) Fungsi pengawasan dan Penilaian Menilai dan melaporkan hasil tindakan pelayanan keperawatan kepada KaSub Bid Keperawatan 9. Nama jabatan : Perawat penanggung jawab sore/ malam a. Pengentian : Seorang perawat profesional yang diberi tangung jawab dalam mengatur & mengelola kegiatan pelayanan keperawatan disatu ruangan pada sore hari / malam hari b. Persyaratan 1) Pendidikan dan pengalaman : a) D3 Keperawatan Pengalaman kerja minimal 2 tahun b) SPK Pengalaman kerja minimal 5 tahun 2) Memiliki kemampuan kepemimpinan 3) Berwibawa dan memiliki kinerja yang baik 4) Memiliki HAM yang baik 5) Disiplin 6) Anggota PPNI memiliki SIP dan SIK c. Tanggung jawab Bertanggung jawab kepada Ka.Sub bid Keperawatan dan MOD sore / malam d. Tugas pokok Menjamin terlaksananya kegiatan pelayanan keperawatan di ruangan pada sore /malam hari e. Uraian tugas PJ shift sore + malam a) Bertanggung jawab terhadap kelancaran admistrasi dan pelaksanaan askep saat dinas yang menjadi tanggung jawabnya b) Mengatur SDM/ ketenagaan sesuai dengan kondisi pasien dan kegiatan TIM c) Mensupervisi kelengkapan dokumentasi askep d) Memberi laporan tentang keadaan ruangan dan pasien kepada perawat MOD e) Memberi informasi administrasi kepada pasien/ keluarga f) Bekerja sama dan membina hubungan baik dengan tim kesehatan lain g) Memastikan kelengkapan obat-obatan emergency h) Memastikan alat-alat kesehatan dan sarana lainnya berfungsi dengan baik i) Melaporkan kepada yang terkait bila ditemukan kerusakan / gangguan fasilitas kesehatan yang ada, untuk perbaikan j) Melengkapi data-data dan register pasien k) Mengisi sensus harian dan data klasifikasi pasien untuk PJ shift malam 10. Nama jabatan : Anggota tim a. Pengertian : Seorang perawat professional yang diberi tugas dlm melaksanakan asuhan keperawatan kepada pasien dari masuk sampai pulang b. Persyaratan : 1) Pendidikan D III keperawatan / setara 2) Pengalaman kerja minimal 3 tahun 3) Bertanggung jawab, berminat dan berdedikasi tinggi 4) Memiliki sertifikat asuhan keperawatan 5) Sehat jasmani dan rohani 6) Loyalitas dan jujur 7) Memiliki HAM yang baik 8) Disiplin
9) Anggota PPNI c. Uraian tugas 1) Fungsi Perencanaan a) Merencanakan persiapan alat dan strategi pemberian asuhan keperawatan b) Merencanakan tindakan pelayanan keperawatan 2) Fungsi pengorganisasian dan Penggerakan a) Mengikuti serah terima pasien bersama PKR dan Ketua Tim b) Melaksanakan tugas berdasarkan asuhan keperawatan yang telah disusun c) Menyiapkan keperluan untuk melaksanakan asuhan keperawatan d) Mendokumentasikan hasil tindakan pelayanan keperawatan asuhan keperawatan yang telah diberikan e) Mendokumentasikan / mengkonsultasikan kepada Ketua Tim tentang asuhan keperawatan f) Mengikuti pre dan post konferensi 3) Fungsi Pengawasan dan Penilaian Mengawasi / menilai hasil tindakan asuhan keperawatan yang sudah diberikan kepada pasien 11. Nama jabatan : Anggota tim a. Pengertian : Seorang perawat professional yang diberi tugas dlm melaksanakan asuhan keperawatan kepada pasien dari masuk sampai pulang b. Persyaratan : 1) Pendidikan D III keperawatan / setara 2) Bertanggung jawab, berminat dan berdedikasi tinggi 3) Sehat jasmani dan rohani 4) Loyalitas dan jujur 5) Memiliki HAM yang baik 6) Disiplin 7) Anggota PPNI, memiliki SAP dan SIK c. Tanggung jawab : 1) Secara structural bertanggung jawab kepada PKR 2) Secara fungsional bertanggung jawab kepada dokter yang menangani pasien d. Uraian tugas 1) Fungsi Perencanaan a) Merencanakan persiapan alat dan strategi pemberian asuhan keperawatan b) Merencanakan tindakan pelayanan keperawatan 2) Fungsi pengorganisasian dan Penggerakan a) Menyiapkan keperluan untuk melaksanakan asuhan keperawatan / medik b) Melaksanakan asuhan keperawatan sesuai kondisi pasien c) Mendokumentasikan hasil tindakan pelayanan keperawatan d) Memelihara / menginventaris alat-alat kesehatan e) Mendokumentasikan data-data pasien 3) Fungsi pengawasan dan Penilaian Menilai dan melaporkan hasil tindakan pelayanan keperawatan kepada Ka. Subbid Keperawatan 12. Nama jabatan : Petugas Administrasi Ruangan ( Pad ) a. Pengertian : Seorang karyawan yang membantu kelancaran pelayanan keperawatan khususnya dalam administrasi ruangan b. Persyaratan : 1) Pendidikan SLTA / SMEA 2) Mengerti masalah administrasi 3) Sehat jasmani dan rohani
4) Memiliki HAM yang baik c. Tanggung jawab : Secara structural bertanggung jawab kepada PK d. Uraian tugas 1) Secara umum : a) Mengikuti kebaktian b) Mengikuti operan c) Melakukan inventarisasi ATK, Alkes, obat-obat emergency d) Mencek sarana di kantor dan kamar kamar pasien terutama kamar kosong e) Menerima pasien baru, terutama status f) Mengambil status lama ke MR g) Meminta resep kepada dokter, mengisi barkot, mengantar resep ke apotik, mengambil obat cito, obat pasien mau pulang, mengembalikan obat ke apotik (yang stop dari dokter) h) Membawa bahan pemeriksaan ke laboratorium, mengambil sarana untuk pemeriksaan laboratorium i) Mengecek alat – alat CSSD, mengantar dan mengambil alat ke CSSD j) Membuat permintaan / pengambilan uang sesuai SOP k) Mengambil hasil foto, USG, Echo ke radiology dan Echo, mengirim hasil foto ke radiology ( pasien yang sudah pulang ) l) Mengantar surat : - Permintaan HD cito - Permintaan kendaraan - Pemeriksaan foto, USG, Echo m) Mengarsipkan dan mengisi buku – buku : - Cuti / biodata karyawan - DM / TJ / Bursa - Expedisi - Surat keluar - masuk - Daftar dinas - BOR n) Memotocopy hasil – hasil laboratorium yang akan dibawa pasien ke daerah /pulang o) Membuat & mengantar : - Faktur pembebanan pemakaian O2, telepon, listrik - Tindakan keperawatan - Tindakan kemoterapi p) Membuat permintaan alat / bahan : - Logistik - Apotik - Waslap - Aqua - ATK q) Mengambil uang DM, uang tindakan r) Mengantar daftar dinas ke personalia dan mengambil kupon makan s) Mengambil slip gaji t) Memberi slip gaji u) Memberi kuisioner ke pasien yang mau pulang v) Mengantar kuisioner ke SPIM
2) Secara khusus : ICU Dewasa, IGD dan RU a. Membuat dan mengirim faktur pembebanan biaya pasien yang menggunakan monitoring dan resusitasi diruangan rawat inap b. Membuat dan mengirim faktur pembebanan biaya pasien setiap 3 hari c. Memperpanjang surat jaminan hemodialisa bagi pasien jaminan Askes d. Mengambil uang jasa dokter dan intensif setiap tanggal 5 dari keuangan e. Menditribusi uang intensif bagi pelayanan khusus setiap tanggal 10 f. Mendistribusikan uang jasa dokter dan intensif setiap tanggal 15 g. Membuat laporan jasa dokter, intensif pelayanan khusus setiap bulan 13. Nama jabatan: Penjaga Orang sakit ( POS ) Seorang karyawan yang membantu kelancaran pelayanan keperawatan Persyaratan : o Pendidikan SMP o Memiliki sertifikat pelatihan POS o Sehat jasmani dan rohani o Loyalitas, jujur dan disiplin o Memiliki HAM yang baik Tanggung jawab : Secara structural bertanggung jawab kepada PKR Tugas Pokok : Membantu perawat dalam kelancaran pelayanan tehadap orang sakit Uraian tugas o Mengantar dan menjemput pasien o Membantu mendampingi perawat saat memandikan pasien o Menyiapkan alat untuk memelihara kebersihan mulut Pasien o Menolong pasien BAK dan BAB bagi pasien klasifikasi riangan o Mengantar bahan pemeriksaan laboratorium o Membantu menyajikan makan pasien o Membersihkan alat-alat kesehatan o Melakukan inventarisasi alat tenun o Memelihara kebersihan tempat tidur dan gudang 14. Nama jabatan : Pramusaji Pelaksanaan kegiatan penyajian makanan diruang rawat inap mulai dari penataan didapur ruangan sampai di distribusi makanan ke pasien Persyaratan : o Lulusan SMK Boga / Gizi o SMA + Kursus Gizi o Sehat jasmani dan rohani o Loyalitas, jujur dan disiplin o Memiliki HAM yang baik Tanggung jawab : o Secara fungsional bertanggung jawab kepada Ka.Sub.Bid o Secara structural bertanggung jawab kepada kepala bagian pelayanan gizi Tugas Pokok : Terlaksananya kegiatan penyajian makanan pasien Wewenang : o Menggunakan alat/ sarana fisik yang ada didapur ruangan o Menyalurkan makanan pasien sesuai diet Uraian tugas : o Membuat daftar permintaan makanan pasien yang diketahui oleh PKR
o o o o o o o o
Memberi penjelasan diet ( dibantu dietisien ) Mengantar alat makan dan mengambil makanan dari dapur utama Menata, menyaji dan menyalurkan makanan pasien sesuai kelas & diet Membesihkan alat-alat makan dan dapur ruangan Melaksanakan inventarisasi alat-alat makan pasien Membuat laporan asupan makanan Membuat laporan keluhan makanan dan saran Memberi laporan pemakaian bahan makanan dan barang ( gula, teh, aqua tisu, alat makan, dll ) kepada Ka.SubBid / PJ. Pelayanan Gizi rawat inap o Membuat laproan harian dan komunikasi o Melaporkan pasien baru/ perubahan diet/ pasien pulang kepada penanggung jawab admistrasi gizi o Mengikuti rapat unit kerja dan rapat Instalasi gizi 15. Nama Jabatan: Kurir ruang rawat inap Pengertian : Seorang karyawan yang membantu kelancaran pelayanan keperawatan yang bertugas pada sore atau malam hari dan hari libur/ besar di ruang rawat inap Persyaratan : o Pendidikan SMP o Dapat menggunakan sepeda o Sehat jasmani dan rohani o Loyalitas dan jujur o Disiplin o Memiliki HAM yang baik Tanggung Jawab : Secara struktural bertanggung jawab kepada kepala Bidang Perawatan, secara fungsional bertanggung jawab kepada MOD Tugas Pokok : Mengatur dan mengambil bahan-bahan yang menunjang kelancaran pelayanan keperawatan Uraian tugas : o Serah terima tugas kepada petugas yang dinas berikutnya o Mengantar dan mengambil antar ruangan / unit yang terkait/luar rumah sakit kematian, baju operasi, alat –alat kesehatan o Membantu perawat mengantar / menjemput pasien antar ruangan o Memelihara kebersihan, keamanan dan peralatan serta ruangan / kantor kurir : sepeda dan HT harus selalu siap pakai o Membuat laporan harian kepada Kepala Bidang Perawatan o Mengambil status pasien pada saat hari libur 16. Nama jabatan: Petugas Kebersihan ( PKn ) Pengentian : Seorang karyawan yang membantu kelancaran pelayanan keperawatan yang bertugas dalam pemeliharaan kebersihan ruangan Persyaratan : o 1. Pendidikan SD/SMP o 2. Sehat jasmani dan rohani o Loyalitas, jujur dan disiplin o Memiliki HAM yang baik Tanggung jawab : Secara structural bertanggung jawab kepada PKR Tugas Pokok Memelihara kebersihan ruanganan Uraian tugas o Menyapu ruangan
o o o o o o o
Membersihkan meja Mengepel lantai Membersihkan kamar mandi , spoelhok Merapikan rak handuk Membantu tugas PPg, POS Menyediakan air mandi dan air minum Memelihara kebersihan dan kerapihan ruangan.
F. Latihan Soal Soal MC Situasi Anda akan membuat struktur organisasi balai pengobatan dengan sumber daya manusia 4 perawat, 2 dokter dan 1 tenaga laboratorium ditambah dengan 1 tenaga gizi 1. Struktur organisasi yang paling cocok pada Balai pengobatan pada situasi diatas adalah : A (a) Organisasi lini (b) Organisasi staff (c) Organisasi fungsional (d) Organisasi lini staff (e) Organisasi matriks 2. Jika balai pengobatan semakin besar sehingga saudara mengangkat tenaga staff baik administrasi maupun keungan, maka struktur yang tepat pada situasi diatas adalah : D (a) Organisasi lini (b) Organisasi staff (c) Organisasi fungsional (d) Organisasi lini staff (e) Organisasi matriks 3. berapa banyak bawahan yang dapat diatur secara efektif dan efisien oleh manajer dalam organisasi disebut:C (a) Formalisasi (b) Departementalisasi (c) Rentang kendali (d) Spesialisasi pekerjaan (e) Wewenang 4. tingkat dimana pekerjaan dalam organisasi dibakukan disebut : A (a) Formalisasi (b) Departementalisasi (c) Rentang kendali (d) Sentralisasi (e) Desentralisasi 5. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan bersama sejumlah pekerjaan disebut :B (a) Formalisasi (b) Departementalisasi (c) Rantai komando (d) Wewenang (e) Rentang kendali 6. seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan kepada siapa ia bertanggungjawab secara langsung, ini disebut : C (a) Formalisasi (b) Departementalisasi (c) Rantai komando (d) Wewenang (e) Rentang kendali
7. Tingkat dimana tugas dalam organisasi dibagi menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah disebut:.D. (a) Formalisasi (b) Departementalisasi (c) Rantai komando (d) Spesialisasi pekerjaan (e) Wewenang 8. Tipe organisasi yang dalam penentuan struktur dengan pertimbangan utama berdasarkan pengelompokan fungsi : C (a) Organisasi lini (b) Organisasi staff (c) Organisasi fungsional (d) Organisasi lini staff (e) Organisasi matriks 9. Dalam struktur organisasi universitas pendidikan maka bentuk organisasi yang paling cocok adalah:E (a) Organisasi lini (b) Organisasi staff (c) Organisasi fungsional (d) Organisasi lini staff (e) Organisasi matriks 10.mereka yang melakukan kegiatan penunjang guna mendukung pelaksanaan tugas organisasi dalam struktur organisasi disebut : E (a) Staff personel (b) Karyawan Lini (c) Staff ahli (d) Staff keungan (e) Staff administrasi G. Ringkasan Semua organisasi mengembangkan struktur secara sengaja agar semua anggota dapat melaksanakan pekerjaan mereka. Struktur Organisasi, adalah kerangka kerja formal organisasi yang mencerminkan pembagian, pengelompokan dan pengkoordinasian tugas dalam suatu organisasi. Struktur itu dapat terbuka dan luwes tanpa batasan yang jelas dan tegas mengenai kewajiban jabatan atau ketaatan yang kaku pada setiap pengaturan jabatan yang tegas. Secara umum ada Lima tipe organisasi yang akan dibahas pada sub bab ini antara lain adalah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, organisasi matriks, organisasi Panitia. organisasi lini merupakan salah satu bentuk organisasi yang tertua tetapi untuk organisasi tertentu masih digunakan hingga sekarang ini. Dalam menghadapi permasalahan yang rumit dan menuntut banyak jenis spesialisasi pengetahuan dan sarana serta prasarana yang tidak selalu sederhana menggunakannya, diperlukan tipe organisasi lini dan staf. tipe organisasi yang dalam penentuan strukturnya pertimbangan utiama yang digunakan adalah pengelompokan fungsi-fungsi tertentu yang sejenis, baik itu merupakan tugas pokok maupun tugas penunjang. Salah satu tipe organisasi yang dipandang paling mutakhir, ialah organisasi matriks. Pada dasarnya organisasi matriks dalam pembaganannya menggambarkan struktur yang langsung dikaitkan dengan kegiatan yang perlu dilakukan. Pada kehidupan organisasional dewasa ini ada juga yang disebut dengan adhocracy, yaitu cara yang ditempuh oleh pimpinan organisasi untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang biasanya diserahkan kepada satu panitia yang khusus dibentuk untuk kepentingan tersebut.
