BAB II : Mekanisme Organisasi Pelaksanaan Kegiatan
Organisasi pelaksana kegiatan disesuaikan dengan struktur organisasi Universitas:
1. Rektor Rektor sebagai pimpinan dan penanggung jawab utama pada Universitas dalam melaksanakan arahan dan kebijakan, menetapkan peraturan, norma dan tolak ukur dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi atas dasar pertimbangan Senat Universitas dan persetujuan Dewan Pimpinan Yayasan Alih Teknologi Bandar Lampung.
2. Wakil Rektor Wakil Rektor I sebagai Pembantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang akademik di lingkungan Universitas.
3. Wakil Rektor II Wakil Rektor II sebagai Pembantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang keuangan dan pembangunan di lingkungan Univeversitas.
4. Dekan FK Dekan Fakultas Kedokteran sebagai penanggung jawab utama di Fakultas Kedokteran yang memberikan pengarahan dan melaksanakan kebijakan umum serta menetapkan peraturan, norma, dan tolak ukur untuk melaksanakan pendidikan di lingkungan Fakultas Kedokteran.
4.Direktur Eksekutif Direktur eksekutif dipilih dan ditunjuk Rektor dari staf yang tidak merupakan staf struktural di Unimal dan dilibatkan dalam penyusunan evaluasi diri, proposal, rencana pelaksanaan proyek. Direktur Eksekutif bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan UPT-PK harian yang terkait dengan pelaksanaan semua kegiatan program proyek yang telah disepakati sesuai dengan panduan yang berlaku dengan tugas pokok sebagai berikut.
a.
Melaksanakan program-program yang telah disusun untuk memperkuat kinerja fakultas berdasarkan rencana pelaksanaan proyek.
b.
Mengelola dan menjalankan kegiatan UPP-PK harian untuk menjamin seluruh personal
c.
pelaksana proyek bekerja sesuai dengan tugasnya.
Mengkoordinasi dan mengawasi proses pelaksanaan kegiatan dari awal sampai akhir kegiatan proyek untuk menjamin bahwa setiap kegiatan dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah disusun.
d.
Memastikan bahwa setiap komponen pelaksanaan projeck sesuai dengan rencana yang telah disetujui oleh UP di Direktorat Akademik Direktorat Jenderal PT.Mempersiapkan dan menyerahkan laporan berkala ke UP di Direktorat Akademik Direktorat Jenderal PT.
5. Pengelolaan Keuangan Pengelolaan keuangan dilakukan secara akuntabel, sistem pengelolaan keuangan harus dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan bertugas mengelola keuangan perguruan tinggi. Laporan keuangan, khususnya terkait dengan dana hibah, harus memenuhi Standard Akutansi Indonesia (SAI) dan bersifat Akuntabel. Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dan berkoordinasi dengan Bagian Keuangan PT.
5.Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa Perguruan
tinggi
(kelembagaan,
diharuskan
untuk
menetapkan
dan
menjalankan
sistem
manual, SOP, dan SDM) pengadaan barang dan jasa yang berlku
untuk seluruh kegiatan pengadaan di perguruan tinggi Universitas Malahayati. Sistem tersebut harus mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dan berkoordinasi dengan Bagian Pengadaan PT.
6.Monitoring dan Evaluasi Univeritas Malahayati mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi internal sebagai bagian dari sistem penjamin mutu internal perguruan tinggi.
7.Pengelolaan Program Pengembangan (PIC) Salah satu ciri utama program hibah paradigma baru adalah berfokus pada program/kegiatan pengembangan. Program atau kegiatan ini tentu saja akan dilaksanakan tekait dengan kegiatan peningkatan mutu program akademik, dan atau mutu manajemen perguruan tinggi yang dilaksanakan pada unit terkait. Untuk itu perlu diatur sistem dan mekanisme pengelolaan kegiatan pada masing-masing unit internal yang terkait. Bertanggung jawab kepada Direktur Ekskutif.
8.Mekanisme Kemitraan Universitas Malahayati telah membuat kesepakatan ( MOU ) dengan Universitas Brawijaya untuk bermitra dalam menjalankan program PHK – PKPD khususnya dengan Fakultas Kedokteran nya.
Dalam mekanisme kerja organisasi antara pelaksana PHK-PKPD dengan organisasi Perguruan Tinggi selama ini berjalan dengan baik dan adanya konsolidasi. Konsolidasi terjadi dengan pihak Perguruan Tinggi secara konkrit yaitu dengan adanya dana pendamping yang harus dikeluarkan oleh pihak Perguruan Tinggi. Tidak hanya terkait dengan pendanaan, tim pelaksana melaporan setiap kegiatan yang telah berjalan dan yang belum terlaksana kepada pihak Perguruan Tinggi.
MEKANISME TIM KEUANGAN FK UNIMAL:
Direktur Eksekutif
Mengajukan Kegiatan Pelaksana Hibah (PJ Kegiatan)1
Menerima Dana & Melakukan kegiatan6
Menerima Pengajuan Kegiatan Pelaksana Hibah & Acc Kegiatan2
Menerima Dana & Menyerahkan pada PJ Kegiatan5
Keuangan
Membuat SPM dan Menghitung jumlah besaran dana yg diajukan serta buat slip bank3
Slip Bank TT DE & Rektor4
Bank 1
2
Melakukan Kegiatan dan Membuat pelaporan kegiatan beserta penggunaan dana7
Keterangan : 1. Mengajukan Kegiatan Pelaksana Hibah ( PJ Kegiatan )
a. TOR Kegiatan b. Surat permohonan yang telah disetujui oleh direktur Eksekutif dan Rektor 2. Direktur Eksekutif Menerima Pengajuan Kegiatan Pelaksana Hibah & Acc Kegiatan
dan memerintahkan kepada Bagian Keuangan menerbitkan surat perintah membayar (SPM)
3. Membuat SPM dan Menghitung jumlah besaran dana yang diajukan serta buat slip
bank3 4. Slip Bank ditandatangani oleh direktur eksekutif dan rektor 5. Bagian keuangan Menerima Dana dari bank & Menyerahkan pada PJ Kegiatan 6. Penanggung jawab kegiatan Menerima Dana & Melakukan kegiatan 7. Melakukan Kegiatan dan Membuat pelaporan kegiatan beserta penggunaan dana
kepada Direktur Eksekutif dan bagian keuangan.
TIM PENGADAAN FK.UNIMAL:
Kendala dan Hambatan Terkait dengan Struktur Organisasi:
1. Agenda HPEQ yang terjadwal kadang kala tidak sesuai dengan agenda yang terdapat di Universitas sehingga ada kegiatan rutin maupun terkait dengan program yang tidak dapat dipantau secara langsung oleh pihak Universitas.
2. Interaksi antara pelaksana dan pihak universitas juga berkaitan dengan proses pencairan dana. Dalam proses pencairan ini mengalami kendala yaitu masalah teknis karena dalam proses pencairan dana harus terdapat persetujuan Rektor dan Direktur Eksekutif. Padahal agenda pihak Rektor dan Direktur Eksekutif tidak sama, hal ini menyebabkan pencairan dana membutuhkan waktu.
