MANAJEMEN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Chapter
KOMUNIKASI Definisi Komunikasi : Proses pertukaran dan pemahaman informasi yang dilakukan dua orang atau lebih, biasanya dengan tujuan memotivasi atau mempengaruhi perilaku (Daft, 2012) Komunikasi memiliki 4 fungsi = 1. Pengendalian (kontrol) 2. Motivasi Komunikasi 3. Ekspresi emosional 4. Informasi Kontrol
Motivasi
Informasi
Ekspresi Emosional
PROSES KOMUNIKASI ANTAR PRIBADI Pesan
Medium
Penerima
Decoding
Ecoding
Noise
Pesan
Pengirim Umpan balik
KEEFEKTIFAN KOMUNIKASI Efektivitas Komunikasi dipengaruhi : 1. Keahlian 2. Sikap 3. Pengetahuan Pengirim 4. Sistem sosial budaya
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI Faktor-faktor yang mempengaruhi terhambatnya suatu komunikasi = Penyaringan Emosi Kelebihan Informasi Defensif Bahasa Budaya Nasional
CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI Beberapa cara yang bisa digunakan untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi = 1. Menggunakan umpan balik 2. Menyederhanakan bahasa 3. Mendengarkan dengan aktif 4. Kontrol emosi 5. Memperhatikan isyarat non verbal
KOMUNIKASI ORGANISASI Komunikasi dalam organisasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu = 1.
2.
Komunikasi formal Komunikasi yang mengikuti rantai komando resmi atau bagian dari komunikasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan. Komunikasi Informal komunikasi organisasi yang tidak didefinisikan oleh hierarki struktur organisasi. Komunikasi ini untuk memenuhi tujuan organisasi yaitu memberi kesempatan pada karyawan untuk berinteraksi sosial dan meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi altenatif yang seringkali efektif dan efisien
ARAH ALIRAN KOMUNIKASI • Aliran komunikasi dalam organisasi dapat mengarah dari atasan ke bawahan (downward), bawahan ke atasan (upward), dalam tingkat organisasi yang sama (lateral), maupun lintas bidang dan tingkat organisasi (diagonal)
ARAH ALIRAN KOMUNIKASI 1. Komunikasi ke bawah (Downward communication) 2. Komunikasi ke Atas (Upward communication) 3. Komunikasi ke samping ( Lateral communication) 4. Komunikasi Diagonal ( Diagonal Comunication)
Cont… 1.
Komunikasi dari atasan ke bawah biasanya mencakup = Implementasi tujuan dan strategi Intruksi dan dasar pekerjaan Prosedur dan praktik Umpan balik kinerja Indoktrinasi 2. Komunikasi dari bawahan ke atasan meliputi = Masalah dan pengecualian Saran perbaikan Laporan kinerja Keluhan dan perselisihan Informasi keuangan dan akuntansi
Cont… 3. Komunikasi Lateral dan diagonal meliputi = Pemecahan masalah didepartmen Komunikasi antar departmen Inisiatif perbaikan dan perubahan
JARINGAN/ SALURAN KOMUNIKASI ORGANISASI • Aliran komunikasi horizontal dan vertikal dapat digabungkan menjadi beberapa pola yang disebut sebagai jaringan komunikasi. • Terdapat tiga pola jaringan komunikasi = 1. Jaringan rantai (chain) 2. Jaringan roda (wheel) 3. Semua saluran (all channel)
JARINGAN/ SALURAN KOMUNIKASI ORGANISASI • Pic from the nett
Komunikasi mengalir menurut rantai komando formal, baik kebawah maupun keatas
Mewakili komunikasi yang mengalir antara pemimpin kelompok dengan seluruh anggota kelompok atau tim kerja.
Komunikasi mengalir bebas diantara semua anggota kelompok kerja
GOSIP (THE GRAPEVINE) Gosip adalah jaringan komunikasi organisasi informal dan aktif dihampir semua organisasi. Meskipun gosip merupakan komunikasi informal namun tidak bisa diabaikan karena dapat menjadi sumber informasi yang penting bagi organisasi. Dalam sebuah penelitian / survey ,membuktikan bahwa hampir 63% karyawan mendengar informasi pertamakali tentang organisasinya dari rumor/ gosip
MANFAAT TEHNOLOGI INFORMASI (TI) DALAM BERKOMUNIKASI 1. TI mengubah cara berkomunikasi anggota organisasi secara drastis. 2. TI meningkatkan kemampuan manajer untuk memantau kinerja individu ataupun tim 3. TI membuat karyawan dapat mengakses informasi lebih lengkap sehingga dapat mengambil keputusan lebih cepat serta memudahkan kolaborasi dan berbagi informasi 4. TI memungkinkan anggota organisasi dapat dihubungi kapan saja dan dimana saja.
BAGAIMANA TI MEMPENGARUHI ORGANISASI? 1. TI membuat komunikasi dan pertukaran informasi tidak lagi terkendala aspek geografis dan waktu 2. Kolaborasi dan pembagian informasi serta pembuatan keputusan tetap dapat dilakukan walaupun individu/ tim tersebar di berbagai lokasi 3. TI Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja sehingga meningkatkan kinerja organisasi
INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI 1. 2. 3. 4.
Dialog Komunikasi Krisis Umpan balik dan pembelajaran Iklim kepercayaan dan keterbukaan
INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI 1.
Dialog proses komunikasi kelompok yang didalamnya orang-orang menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami dan saling berbagi sudut pandang. 2. Komunikasi Krisis Organisasi menghadapi banyak krisis kecil setiap harinya seperti tuduhan diskriminasi ras, kebakaran pabrik. 3. Umpan balik pembelajaran terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komunikasi untuk membantu individu dan organisasi belajar dan berkembang. 4. Iklim kepercayaan dan keterbukaan Dilakukan dengan komunikasi dan dialog secara terbuka sehingga mendorong orang untuk saling berkomunikasi dan jujur, mengembangkan dan menggunakan saluran komunikasi formal ke semua arah, manajer mneggunakan saluran berganda termasuk komunikasi formal dan informal.
Case Study & Discussion 1. Apa manfaat tehnologi informasi bagi organisasi? 2. Lee’s Garage adalah situs web internal Wal Mart yang digunakan oleh CEO Lee Scott untuk berkomunikasi dengan 1,5 juta pegawai perusahaan tersebut. Pegawai yang bertugas di dalam divisi hubungan masyarakat akan menyaring dan menyampaikan jawaban sang pimpinan. Kemudian semua respon ini dimuat dalam situs web tersebut. Menurut pendapat Saudara apakah cara yang dipergunakan ini cukup efektif untuk melaksanakan komunikasi timbal balik dari bawahan ke atasan? Apa kelebihan dan juga potensi masalah yang akan muncul dengan adanya metode ini? 3. Jelaskan hambatan komunikasi dalam organisasi dan cara menangani hambatan tersebut? 4. Apakah rumor/ gosip cukup akurat untuk dijadikan sebagai sumber informasi dari atasan kebawahan atau sebaliknya. Jelaskan pendapat Saudara!
Thank You !!
