BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil Perusahaan 4.1.1 Profil Perusahaan PT Fukuda Triguna (Fukuda Gondola) awalnya dikenal sebagai PT. Ogawa Triguna yang didirikan pada November 2007 sebagai salah satu anak perusahaan dari Triguna Sachiyo Group, yang mengutamakan pada Gondola (Suspended Access) – Building Management Unit (BMU) dan Pelayanan K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Namun, setelah dua setengah tahun beroperasi kesuksesan yang pesat jelas telah mengembangkan tiap – tiap dan semua inti bisnis. Mengangkat isu ini, seluruh jajaran manajemen dan pemegang saham memutuskan untuk memecah 2 ruang lingkup bisnis menjadi 2 perusahaan yang berbeda dengan cara mendirikan perusahaan baru yaitu PT Fukuda Triguna, dan mengubah bisnis gondola sebagai kepentingannya sedangkan kepentinganindustri K3 tetap di PT Ogawa Triguna (OTRI). Perubahan strategi ini dianggap sebagai solusi terbaik untuk terus mempertahankan jaminan kualitas manajemen, ketahanan perluasan bisnis dan yang paling penting adalah untuk mengembangkan pelayanan dan kualitas produk di industri Gondola dan K3. PT Fukuda Triguna adalah satu – satunya perusahaan yang telah menyelesaikan keharusan Hukum dan Kebijakan Pemerintah untuk penjualan, supplier, maintenance dan pelayanan perusahaan berdasarkan ruang lingkup kami dan 52
53
sifat bisnis. PT. Fukuda Triguna memiliki perhatian yang kuat dan memenuhi Hukum dan Kebijakan Pemerintah, maka dari itu perusahaan ini dipercaya untuk menjadi perusahaan gondola ideal yang berdasarkan atas pertimbangan pemerintah yang diakui oleh sertifikat. PT Fukuda Triguna menempati kombinasi antara pengetahuan manajemen bisnis, teknologi dan teknik mesin. Perusahaan ini menggunakan sistem ERP yang unik dan lingkungan kerja e-commerce yang menyeluruh untuk semua elemen staf umum sedangkan para teknisi dan ahli mesin bekerja keras sesuai pada tugas – tugas mesin mereka. Efektivitas kekuatan sumber daya manusia juga milik keuntungan yang diperoleh dari strategi efisiensi di dalam sistem manajemen dan kontrol kualitas sebagai sumber daya manusia adalah pokok penting di tiap – tiap dan semua pelayanan yang dihasilkan perusahaan ini.
4.1.2 Visi dan Misi PT Fukuda Triguna 4.1.2.1 Visi PT Fukuda Triguna Menjadi Perusahaan Gondola Nomor Satu di Indonesia 4.1.2.2 Misi PT Fukuda Triguna 1) Memberi pengetahuan tentang gondola kepada masyarakat 2) Mengembangkan industri gondola di Indonesia 3) Menjadikan karyawan yg memiliki integritas & bermanfaat bagi perusahaan serta masyarakat pada umumnya
54
4.1.3 Struktur Organisasi PT Fukuda Triguna Berdasarkan struktur organisasi PT Fukuda Trigunatugas masing-masing unsur organisasi adalah sebagai berikut: Tugas Managing Director & CEO : 1) Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab untuk kestabilan perusahaan 2) Berhubungan dengan pelanggan perusahaan secara langsung yaitu bertemu klien 3) Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar seperti menjadi perwakilan dari perusahaan yang menghadiri rapat dengan pihak lain 4) Mengambil keputusan pada situasi tertentu yang dianggap perlu, seperti pada saat rapat 5) Membuat perencanaan bisnis bagi perusahaan 6) Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) 7) Bertanggung jawab membuat laporan secara rutin hasil yang dicapai kepada Presiden Direktur dan para Direktur dengan tembusan ke Dewan Komisaris 8) Bertanggung jawab atas kinerja manajer yang dibawahinya 9) Membuat dan menyetujui kebijakan perusahaan Tugas General Manager : 1) Memimpin seluruh bidang fungsi pekerjaan di perusahaan dan seluruh manajer fungsional 2) Mengelola dan mengendalikan semua aktivitas operasional perusahaan
55
3) Membuat rencana taktis perusahaan dan kebijakan operasional perusahaan termasuk implementasinya 4) Memberikan informasi kepada manajer bawahannya mengenai kebijakankebijakan perusahaan serta perubahannya 5) Mengawasi dan mengevaluasi aktivitas yang dilaksanakan oleh setiap departemen dalam perusahaan Tugas Accounting Manager : 1) Merencanakan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan pembukuan dan keuangan perusahaan 2) Mengurus semua hal yang berhubungan dengan pajak dan asuransi 3) Memeriksa dan menganalisa data dan laporan keuangan perusahaan Tugas Purchasing Manager : 1) Menetapkan dan memelihara prosedur pembelian untuk mengendalikan aktifitas pembelian 2) Mengesahkan dokumen pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok. 3) Memilih dan mengevaluasi serta memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan Tugas Senior HRD Staff : 1) Mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan serta bekerja sesuai rencana yang telah ditetapkan perusahaan 2) Melaksanakan proses seleksi dan penarikan, penempatan untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
56
3) Merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan 4) Mengorganisir semua karyawan melalui penetapan pembagian kerja, hubungan kerja, pendelegasian wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagan organisasi 5) Memastikan setiap aktivitas bawahannya sesuai dengan perintah atasan dan tugasnya Tugas Corporate Lawyer : 1) Sebagai konsultan hukum perusahaan, yaitu memberikan nasihat atau opini hukum kepada pemimpin perusahaan dan serta menasihati perusahaan pada hak-hak hukum mereka dan tugas-tugasnya, termasuk tugas dan tanggung jawab pejabat perusahaan 2) Sebagai advokat perusahaan, yaitu mewakili perusahaan jika terjadi masalah di pengadilan 3) Menangani perjanjian dan menjamin legalitas transaksi komersial Tugas Senior IT Staff : 1)Melaksanakan
tugas
instalasi,
implementasi
dan
dukungan
teknis
yang
berhubungan dengan teknologi VoIP dan jaringan komputer 2) Mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung infrastruktur perusahaan Tugas Account Manager dan Business Development Manager : 1) Sebagai penghubung antara kepentingan klien dengan perusahaan yaitu membantu dalam membuat suatu arahan terhadap suatu produk sesuai dengan keinginan dan anggaran belanja klien
57
2) Mengatur semua pekerjaan, baik dalam hal perencanaan dan anggaran belanja klien maupun yang ada di departemen Account Service 3) Mengatur dan mengepalai Account Excecutive 4) Mengembangkan business key account 5) Membuat rencana program promosi, beserta implementasi dan evaluasi 6) Mempresentasikan draft kasar dan ringkasan anggaran awal kepada klien serta melakukan negosiasi dan penyusunan jika diperlukan 7) Mengobservasi proyek kinerja yang selama ini telah ada 8) Menganalisa profit atau tidaknya proyek yang ada 9) Melihat potensi untuk melakukan efisiensi dari berbagai lini 10) Melihat peluang untuk meraih profit yang lebih besar dari bisnis yang ada 11) Melihat peluang pengembangan bisnis yang memungkinkan dengan mengacu pada core business yang sudah ada. 12) Melihat potensi SDM yang ada untuk memungkinkan pengembangan perusahaan dari potensi SDM.
Managing Director & CEO (Ronauli Simangunsong, B.Sc, CISA)
Secretary & Personal Assistance to Managing Director General Manager (Carlo Benedictus, MBA) Secretary to General Manager
Administration Affair
Technical Affair
Business Development & Account Manager (Revanya, ST)
Accounting Manager (Ulima, SE)
Senior HRD Staff (Adriana, S.Psi)
Corporate Lawyer (Oscar, SH)
Senior IT Staff (Budianto, S.Kom)
Purchasing Staff
Senior B.D & Acc. Ex.
Accounting Staff
Junior Staff
Secretary to Corp. Lawyer
Junior IT Staff
Warehouse & Stockist Staff
Junior B.D & Acc. Ex.
Purchasing Manager (Lisbeth J. Saragih)
Corporate Driver
Project Manajer (Ir. M. B. Simangunsong)
Service & Spare Parts Dept.
Coordinator
Fabrication & Modification Dept.
Coordinator
Messenger
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Fukuda Triguna
58
Engineer
59
4.1.4 Jasa Pelayanan dan Produk PT Fukuda Triguna Gondola adalah salah satu pekerjaan kritis yang paling berbahaya yang dapat membahayakan nyawa manusia. Keuntungan yang paling bermanfaat untuk menyerahkan pemeliharaan gondola kepada perusahaan ini karena perusahaan ini bertanggung jawab atas keselamatan operator dan gondola konsumen. Perusahaan ini membantu konsumen melalui standar keselamatan terbaik yang diakui oleh pemerintah dan mencegah gondola dari segala kemunginan kerusakan yang dapat mengurangi performa operasinya. Perusahaan ini memberikan pemeriksaan yang sangat baik dan layanan pencegahan di setiap sesi, panggilan darurat 24 jam, pelatihan K3 untuk operator pelanggan dan bahkan menyelesaikan sertifikasi gondola (uji dan pelaksanaan, sertifikat baru, perpanjangan sertifikat dan lainnya). Fitur – fitur standar yang tersedia untuk layanan pemeliharaan yang berkontrak dimana sudah terkostumisasi berdasarkan kebutuhan – kebutuhan pelanggan : •
4 kali pemeriksaan / tahun
•
8 kali pencegahan / tahun
•
Teknisi yang siap di tempat
•
Minimal 1 grup yang memenuhi syarat. Teknisi tetap per gondola
•
Formulir checklist yang komprehensif
•
Tanda terima pertukaran spare parts pada setiap penggantian
•
Panggilan darurat
•
Perpanjangan sertifikat gondola
60
•
Pelatihan K3 di tempat
•
Pergantian spare parts akan digaransikan 1-2 tahun
•
Garansi operasi gondola
•
Instalansi jadwal spare parts sebagai prioritas
Pelayanan lain yang diberikan oleh PT Fukuda Triguna selain pemeliharaan yaitu one stop service – spare parts dan pelatihan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) dimana perusahaan mengajukan ahli mesin dan teknisinya sebagai mentor praktis berasal dari institusi pemerintah (DEPNAKERTRANS). Produk – produk yang dibuat oleh PT Fukuda Triguna adalah sistem gondola permanen, sistem gondola semi permanen dan sistem gondola temporer yaitu Davit Socket, Mobile Roof Beam, T- Jack, Single Arm dan Double Arm. Perusahaan menggunakan Auto Cad 2009, CAD, SAP 2000 Structure Analyst dan beberapa perangkat lunak kalkulasi lainnya untuk mendesain sistem dan menyampaikan proposal yang dapat ditampilkan kepada pelanggannya. Juga memberikan jaminan atau garansi sampai dengan 2 tahun atas gondola yang dibuat perusahaan ini. 4.2 Kendala Yang Menghambat Penyelesaian Proyek Gondola Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan di kantor PT Fukuda Triguna, berikut ini adalah beberapa kendala yang dihadapi oleh perusahaan : 1) Cuaca 2) Fluktuasi dolar 3) Buruh honorer
61
4) Shipping 5) Klien birokrasi gedung 4.3 Analisis Proyek Gondola Temporary PT Fukuda Triguna Analisis proyek gondola temporary ini dilakukan dengan menentukan hubungan – hubungan tiap pekerjaan dan diuraikan satu per satu bersamaan dengan waktu yang dibutuhkan. 4.3.1 Hubungan Antara Pekerjaan Satu Dengan Yang Lainnya Hubungan pekerjaaan antar tiap kegiatan dalam proses terciptanya suatu gondola diurutkan sesuai dengan tahap – tahap dari mulai memenangkan tender sampai uji sertifikasi gondola. Tabel 4.1 Tahap – Tahap Pembuatan Gondola Perkiraan waktu yang Simbol
Pekerjaan
No.
dibutuhkan (dalam Pekerjaan
Pekerjaan
Pendahulu hari)
Membuat desain gondola& 1
A
-
9
a
7
b
7
c
12
d
3
spesifikasi 2
B
3
C
Pemilihan bahan material Pemesanan bahan material & negoisasi Pembelian &
4
D pengirimanbahan material
5
E
Logistik
62
6
F
7
G
Laporan keuangan
d,e
5
d,e
13
Pengecekan & pemasangan material 8
H
Uji gondola
g
5
9
I
Berita acara gedung
g,h
60
10
J
Invoice
d
15
Sumber : diolah penulis (2012) 4.3.2 Pengoptimalisasian dengan PERT Setelah tahap – tahap kegiatan disusun, diketahui waktu untuk mengerjakan proyek gondola PT Fukuda Triguna dengan metode PERT, dimana penulis mengambil tiga angka estimasi waktu sehingga waktu yang didapat lebih sesuai dengan yang diharapkan. Perhitungan angka ini penulis menggunakan software QM for Windows, berikut adalah angka hasil perhitungannya: Tabel 4.2 Proyek Gondola Temporary Optimistic Time
Most Likely Time
Pessimistic Time
a
7
9
9
b
5
7
7
c
5
7
8
d
12
12
14
e
3
3
4
f
4
5
5
63
g
12
13
15
h
5
5
7
i
50
60
70
j
13
15
18
Tabel 4.3 PERT Results (Proyek Gondola Temporary)
Sumber : diolah penulis (2012)
64
Tabel 4.4 Task Time Computation (Proyek Gondola Temporary)
Sumber : diolah penulis (2012)
Dengan teknik analisis jaringan (PERT) pada proyek pengerjaan proyek gondola temporary, dapat diketahui hasil berikut ini : 1) Jika merujuk pada waktu yang ditentukan untuk mengerjakan proyek gondola sesuai yang tertera didalam kontrak kerja adalah 3 bulan atau 90 hari. Menurut hasil analisis dengan metode PERT ini, proyek dapat dikerjakan dalam waktu 60 hari. 2) Jadi dalam analisis PERT ini, waktu yang dipercepat adalah sebanyak 30 hari. 3) Waktu penyelesaian proyek yang disepakati oleh perusahaan Fukuda Triguna dengan pihak Hutama Karya adalah 25 februari 2012. Dan menurut waktu sesuai hasil analisis, penyelesaian proyek dapat terjadi pada 26 januari 2012. 4) Terdapat 9 jalur non kritis karena waktu slacknya bukan “0”, yaitu pekerjaan a – b – c – d – e – f – g – h – j.
65
5) Terdapat 1 jalur kritis, yaitu pekerjaan i. Pekerjaan pada jalur kritis ini adalah pekerjaan yang apabila tertunda, maka akan menunda jadwal penyelesaian proyek. 6) Dengan analisis jaringan ini, perusahaan bisa memanfaatkan waktu secara efisien.
4.3.3 Implikasi Hasil Penelitian Pada Proyek Gondola Temporary PT Fukuda Triguna Setelah mengolah data dengan metode anlisis jaringan (Program Evaluation and Review Technique – PERT). Dapat diketahui waktu penyelesaian proyek selama 60 hari, data tersebut dapat dilihat dari tabel – tabel sebelumnya hasil pengolahan penulis. Dalam tabel – tabel tersebut dapat dilihat juga jalur kritis dari proyek gondola temporary PT Fukuda Triguna. Pekerjaan yang termasuk jalur kritis adalah pekerjaan yang mempunyai nilai slack sebesar 0, sehingga apabila salah satu pekerjaan dalam jalur kritis ini tertunda, maka akan berakibat waktu penyelesaian proyek menjadi tertunda. Jalur kritis tersebut hanya ada 1 pekerjaan yaitu pekerjaan i. Sedangkan perkerjaan lainnya adalah pekerjaan non kritis, pekerjaan non kritis ini adalah kegiatan pekerjaan yang mempunyai waktu slack bukan 0 sehingga apabila pekerjaan tersebut tertunda maka masih ada waktu tenggang sebesar nilai slack tersebut. Pekerjaan ini antara lain adalah pekerjaan a – b – c – d – e – f – g – h – j. Setelah melihat secara keseluruhan, maka dapat dilihat bahwa proyek gondola temporary PT Fukuda Triguna mempunya 1 pekerjaan kritis dan 9 pekerjaan non kritis. Dengan adanya analisis jaringan ini, proyek bisa diselesaikan pada tanggal 26
66
januari 2012. Tanggal tersebut lebih cepat 30 hari dari tanggal yang tertera dalam kontrak kerja yaitu 25 februari 2012. Dan dari segi biaya, maka perusahaan hanya mengeluarkan biaya sebesar Rp 6.000.000 untuk 3 orang buruh selama 60 hari bekerja jika tanpa percepatan maka perusahaan mengeluarkan uang sebanyak Rp 9.000.000 untuk 3 orang buruh selama 90 hari bekerja. Tindakan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam mengatasi kendala – kendala yang ada adalah : •
Usahakan sewaktu membuat berita acara gedung ada baiknya bekerja sama dengan pihak gedung, karena jika kurang kerjasama birokrasinya rumit dan berlangsung lama sehingga membuang – buang waktu.
•
Menggunakan buruh kontrak daripada buruh honorer
•
Pada saat melakukan negoisasi setelah pemesanan bahan – bahan material ada baiknya perusahaan tidak terlalu pelit dan menawar lebih tinggi 10% dari harga awal agar tidak alot pada saat negoisasi. Karena negoisasi berulang – ulang hanya membuang – buang waktu.
•
Dalam mengatasi fluktuasi dolar perusahaan dapat melakukan peramalan pergerakan kurs valuta asing dan menerapkan strategi lindung nilai (hedging)
67
•
Dalam mengatasi masalah cuaca sebaiknya perusahaan memantau peramalan cuaca
Agar lebih jelas maka penulis menjelaskan tiap – tiap pekerjaan sesuai dengan apa yang dimaksud dengan kegiatan – kegiatan yang ada di tabel, dan hal apa yang dilakukan dalam setiap pekerjaan. Perincian pekerjaan sebagai berikut : •
Pekerjaan a Pekerjaan pada tahap ini adalah membuat desain gondola dan spesifikasi. Pembuatan desain gondola dilakukan setelah insinyur menganalisa struktur gedung yang bersangkutan. Spesifikasi adalah deskripsi secara tertulis dari sebuah produk atau metode secara lengkap, sehingga dapat digunakan sebagai acuan oleh penyedia jasa untuk memenuhi semua keinginan pengguna jasa.
•
Pekerjaan b Pekerjaan pada tahap ini adalah pemilihan bahan – bahan material apa saja yang dibutuhkan untuk membuat gondola seperti baut, mur dan lain – lain. Karena setiap baut pun memiliki ukuran berbeda. Dan juga setiap bahan – bahan material yang ada memiliki merek berbeda tergantung dari pabrikan mana.
•
Pekerjaan c Pada tahap ini adalah melakukan pemesanan bahan – bahan material dan melakukan negoisasi harga. Pertama perusahaan memesan bahan – bahan material yang dibutuhkan kepada supplier dan karena ada beberapa
68
perusahaan lain yang memesan dari supplier yang sama, sehingga terjadi tawar menawar harga. •
Pekerjaan d Pada tahap ini hal yang dilakukan adalah pembelian dan pengiriman. Ketika sudah terjadi deal harga maka perusahaan membeli pada supplier dan pengiriman barang pun dilakukan oleh supplier.
•
Pekerjaan e Pada tahap ini hal yang dilakukan adalah logistik yaitu mengatur dan mengontrol barang yang masuk ke gudang setelah bahan – bahan material telah diterima. Dan juga barang yang keluar dari gudang untuk digunakan sebagai bahan material gondola.
•
Pekerjaan f Pembuatan laporan keuangan yang berisikan tentang rincian biaya bahan – bahan material yang telah dibeli serta jumlah pengeluaran yang dibayar oleh perusahaan.
•
Pekerjaan g Pada tahap ini dilakukan pengecekan apakah bahan – bahan material yang telah diterima dan keluar dari gudang sesuai dengan yang dibutuhkan untuk membuat gondola. Setelah sesuai maka dilakukan pemasangan material sehingga menjadi suatu gondola.
•
Pekerjaan h
69
Pada tahap ini adalah melakukan uji gondola apakah sudah layak atau belum. Jika masih ada kesalahan maka gondola akan diperiksa dan diperbaiki kembali. •
Pekerjaan i Pada tahap ini adalah membuat berita acara gedung
•
Pekerjaan j Ini adalah tahap terakhir yaitu membuat invoice. Invoice berisikan nama barang dan nilai barang juga disertakan dengan purchase order sebagai bukti pembelian bahan – bahan material.
70
4.3.4 Jaringan Kerja Proyek Gondola Temporary PT Fukuda Triguna
a=9
b=7
c=7
d = 12 f=5 e=3 g = 13
h=5
Gambar 4.2 Jaringan Kerja Proyek Gondola Temporary
i = 60
