BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1
Biaya Pembangunan Sistem
Pada bab ini akan dibahas mengenai biaya pembangunan INSOSYS, yang meliputi: biaya investasi pembangunan dan pemeliharaan, dan manfaat yang diperoleh dari nilai ekonomis INSOSYS dengan memperhitungk an VL dan VA karena tipe aplikasi dari INSOSYS adalah substitutive terhadap aplikasi yang telah ada sebelumnya, yang kemudian menambahkan nilai yang diperoleh kedalam perhitungan ROI sederhana sehingga diperoleh skor proyek INSOSYS.
Penilaian besar effort yang dikeluarkan untuk proyek pada TRANSTV ditentukan berdasarkan rata-rata gaji tim proyek pengembangan INSOSYS, yaitu MM (Man=Month) besarnya resource (orang) yang digunakan dalam 1(satu) bulan. Asumsi yang digunakan ialah 1 MM = Rp. 3.000.000 yaitu besarnya rata – rata gaji karyawan yang berperan langsung dalam pengembangan INSOSYS dalam satu bulan.
60
61
Karena proyek ini sedang dijalankan, maka penilaian proyek akan menggunakan metode NPV (Net Present Value) untuk memperoleh nilai saat ini. Asumsi yang digunakan i = 10%.
4.1.1
Biaya pembangunan INSOSYS
Berdasarkan hasil wawancara dengan tim pengembang INSOSYS, diperoleh data bahwa proyek memiliki nilai 6 MM, dengan rencana waktu pengembangan selama 1,5 tahun dimulai dari bulan Agustus tahun 2006 sampai dengan Desember 2007 Infrastruktur yang digunakan menggunakan infrastruktur lama. Rincian biaya pengadaan, operasional dan pemeliharaan dapat dilihat sebagai berikut : 1. Biaya pengembangan proyek: 6 MM * Rp. 3.000.000 = Rp.18.000.000 perbulan (i=10%; n = 1,5 tahun) atau sebesar Rp.18.000.000 x 18 bulan = Rp. 324.000.000 untuk 1,5 tahun (waktu pengembangan INSOSYS) 2. Pengadaan Hardware yaitu sewa CPU dengan biaya sebesar Rp 516,000 per bulan yang digunakan selama testing pengembangan INSOSYS atau sebesar Rp. 516.000
62
x 18 bulan
= Rp.9.288.000 untuk 1,5 tahun
(waktu
pengembangan INSOSYS) 3. Untuk implementasi menggunakan Server lama dengan perhitungan biaya : Harga beli Server HP D480 pada tahun 2004 : Rp.99.000.000, dengan asumsi nilai residu nol dan umur ekonomis dari server ialah 5 tahun, maka dapat diperoleh besarnya nilai depresiasi per tahun ialah :
99.000.000 = 5
Rp.19.800.000 Sehingga dapat diperoleh nilai buku dari Server tersebut ialah sebesar : Rp.99.000.000 – (3 x Rp.19.800.000) = Rp.59.400.000 4. Biaya pengadaan Software = nol, karena memakai Software yang sudah tersedia dari penyewaan hardware. 5. Biaya pemeliharaan = nol, karena kegiatan pemeliharaan sistem sudah merupakan tugas rutin harian karyawan di Departemen IT sedangkan untuk pemeliharaan hardware sudah ternasuk biaya sewa dari vendor.
63
4.2
Hasil Analisis Enhancement ROI
Penilaian dampak langsung ekonomis proyek INSOSYS menggunakan analisis Information Economics yaitu evaluasi VL (Value Linking) dan VA (Value Acceleration) karena aplikasi bersifat substitutif dari yang sudah ada dan digunakan pada seluruh departemen
dalam
perusahaan.
Tidak
ada
asosiasi
dengan
restrukturisasi tugas maupun fungsi departemen.
4.2.1
Analisis Dampak Ekonomis Langsung
Dengan dibangunnya INSOSYS, aplikasi ini dapat membantu mempercepat proses kerja di masing- masing departemen dengan harapan dapat dengan cepat pula informasi didapatkan yang
kemudian
dapat
membantu
dalam
pengambilan
keputusan. Komponen pengurangan biaya atas implementasi INSOSYS adalah sebagai berikut : 1. Biaya dari awal mulai pengembangan INSOSYS yang hanya meliputi biaya gaji karyawan dan sewa hardware.
64
Tabel 4.1 Biaya Pengembangan A. Development Cost 1. incremental system and programming 2. incremental staff support B. New Hardware 1. PC for Testing 2. Server for Implementation C. New (Purchased) Software, if any 1. Packaged applications software 2. Others D. User Training E. Other Testing Total
Rp 324,000,000 Rp 9,288,000 Rp 59,400,000
Rp 392,688,000
2. Biaya yang sedang berjalan yang hanya meliputi pembaharuan lisensi perangkat lunak.
Tabel 4.2 Pengeluaran Dalam Perjalanan A. Application Software Maintenance, such as Development effort days Ratio of maintenance to development Resulting annual maintenance days Daily maintenance rate TOTAL application software maintenance B. Incremental data storage required : MB X C. Incremental communication (lines,messages,etc.) D. New antivirus software leases E. Supplies F. Other TOTAL Ongoing expenses
Rp. 370,000
Rp. 370,000
dengan demikian besar dampak ekonomis langsung akan diperoleh setelah disesuaikan dengan hasil identifikasi value linking dan value acceleration berikut.
65
4.2.2
Value Linking
Dengan dibangunnya INSOSYS dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja karyawan pada tiap bagian. Keseluruhan divisi dapat terhubung sehingga user dapat dengan mudah mendapatkan informasi dari ketersediaan data secara detail sehingga dapat membantu manajemen dalam mengambil suatu keputusan (misal: apakah suatu Pilot project dari suatu program acara dapat ditayangkan atau tidak) improvisasi fungsi/proses yang tidak berpengaruh dengan waktu.
Mengidentifikasi
dari
lembar
kerja
biaya
pengembangan, lembar kerja biaya berkelanjutan, dan lembar kerja dampak ekonomis.
Untuk diketahui,
biaya produksi acara program
CERIWIS ialah sekitar Rp 14,000,000 sampai Rp 20,000,000 dengan revenue sekitar Rp 200,000,000. Biaya produksi acara program DORCE SHOW ialah sekitar Rp 30,000,000 dengan revenue sekitar Rp 80,000,000.
66
Biaya produksi acara program EXTRAVAGANZA ialah sekitar Rp 160,000,000 sampai Rp 170,000,000 dengan revenue sekitar Rp 1,500,000,000. Dengan demikian untuk tiga program acara diatas memiliki rata – rata biaya produksi Rp 70,666,667 dan perolehan revenue sekitar Rp 593,333,333.
Berikut ini merupakan rinc ian dari perbandingan sebelum dan sesudah diterapkannya INSOSYS untuk value linking dengan rincian berupa Pengontrolan produktivitas:
Sebelum diterapkannya INSOSYS : 1.
Membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pengajuan budget program (In-House), dimana total waktu yang dibutuhkan ialah 24 hari.
2.
Membutuhkan waktu 30 hari dalam proses pengajuan Account Payable (In-House).
3.
Membutuhkan waktu 22
hari dalam proses
pengajuan Uang Muka (In-House).
67
Sesudah diterapkannya INSOSYS : 1. Proses pengajuan budget program (In-House) menjadi lebih cepat yaitu 20 hari. Hal tersebut disebabkan terintegrasi
oleh
adanya
sehingga
sistem
yang
telah
memudahkan
dan
mempercepat user dalam mendapatkan
data
maupun informasi. 2. Proses pengajuan Account Payable (In-House) menjadi lebih cepat, yaitu 25 hari. Hal tersebut disebabkan terintegrasi
oleh
adanya
sehingga
sistem
yang
telah
memudahkan
dan
mempercepat user dalam mendapatkan
data
maupun informasi. 3. Proses Pengajuan Uang Muka (In-House) menjadi lebih cepat, yaitu 17 hari. Hal tersebut disebabkan oleh adanya sistem yang telah terintegrasi sehingga memudahkan
dan
mempercepat
mendapatkan data maupun informasi.
user
dalam
68
Sehingga dapat disimpulkan bahwa setelah diterapkan INSOSYS ada pengurangan waktu proses : 1. Pengajuan budget program (in-house) yaitu : 24 hari – 20 hari = 4 hari yang kemudian dapat dihitung besarnya penghematan dari tiga program diatas yaitu: senilai dengan 4 x Rp 70,666,667 = Rp 282,666,668 2. Pengajuan Account Payable (In-House) yaitu : 30 hari – 25 hari = 5 hari yang kemudian dapat dihitung besarnya penghematan yaitu: Senilai dengan 5 x Rp 70,666,667 = Rp 353,333,335 3. Pengajuan Uang Muka (In-House) yaitu : 22 hari – 17 hari = 5 hari yang kemudian dapat dihitung besarnya penghematan yaitu: Senilai dengan 5 x Rp 70,666,667 = Rp 353,333,335
Dengan demikian besar nilai manfaat langsung Value Linking pada penerapan INSOSYS adalah sebesar : Rp 989,333,338
69
Tabel 4.3 Dampak Ekonomis VL Lembar Dampak Ekonomis VL A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem
392,688,000
B. Arus kas:periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi system yang dibangun
TAHUN Tahun 1 Manfaat nilai ekonomis
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
989,333,338
989,333,338
989,333,338
989,333,338
989,333,338
0
0
0
0
0
989,333,338
989,333,338
989,333,338
989,333,338
989,333,338
370,000
370,000
370,000
370,000
370,000
988,963,338
988,963,338
988,963,338
988,963,338
988,963,338
Pengurangan biaya = Perolehan
Tahun 2
(-) Biaya pemeliharaan
- Arus kas net
4,944,816,690 2.518445529
C. ROI sederhana = arus kas 5 tahun/jumlah tahun/A x 100% 251.84% D. Score dampak ekonomis
Score
ROI sederhana
0
=0
1
1%
s/d
299%
2
300%
s/d
499%
3
500%
s/d
699%
4
700%
s/d
899%
> 899%
4.2.3
Value Acceleration
Penggunaan INSOSYS yang menghubungkan aliran data dan informasi antar bagian dapat membantu mempercepat proses kerja sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat dibanding sebelumnya. Akselerasi finansial antar
70
departemen/fungsi yang memiliki hubungan biaya/manfaat dengan pengaruh waktu. Mengidentifikasi dari lembar kerja biaya pengembangan, lembar kerja biaya berkelanjutan, dan lembar kerja dampak ekonomis.
Berikut merupakan rincian perhitungan dari pengurangan biaya kerja karena proses yang lebih efisien waktu : 1. Kecepatan dalam mendapatkan data sehingga proses penagihan kepada Agency dapat dilakukan lebih cepat
Sebelum menggunakan INSOSYS: 1.
Pada
saat
pembuatan
invoice,
Departemen
Commercial Traffic memberikan copy MO (media Order)
/PO
(Purchase
Order),
Campaign
Summary dan Clearance Report berupa file Ms.Excel kepada bagian Billing di Departemen Accounting, yang kemudian bagian billing akan mengupload file tersebut dan dilakukan review. Sehingga penagihan baru dapat dilakukan H+7 setiap bulannya 2.
Pada prosedur write off program, sebelumnya tidak ada pencatatan program yang di write off.
71
Sesudah menggunakan INSOSYS: 1. Pada
saat
pembuatan
invoice,
Departemen
Commercial Traffic memasukan data MO (media Order) /PO (Purchase Order), Campaign Summary dan Clearance Report kedalam INSOSYS
yang
kemudian bagian Billing di Departemen Accounting akan
dapat
mengupload
langsung data.
mereview
Sehingga
tanpa
harus
penagihan
dapat
dilakukan H+3 setiap bulannya. 2. Pada INSOSYS, saat dilakukannya write off program dilakukan pencatatan program yang telah di write off.
2. Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan invoice menjadi lebih cepat, sehingga dapat dilakukan penagihan lebih cepat 4 hari dari sebelumnya : Diketahui : •
Rata – rata revenue TRANSTV Rp 4.5 Milyar/hari
•
Besarnya bunga pertahun ialah sebesar 6%, atau perbulannya 0,5%
72
•
Penagihan dilakukan sekali dalam tiap bulan sehingga dalam setahun dilakukan 12 (dua belas) kali penagihan.
Dengan demikian dapat diperoleh cost of money sebesar : Ø Besarnya bunga:
0,5% x4 hari = 0,0667% 30 hari
Ø 0,0667 % x Rp. 4,5 Milyar = Rp. 3.000.000 Sehingga dapat dilakukan penghematan senilai dengan : ü
-
Rp.3.000.000 x 12 bulan = Rp.36.000.000
Untuk mendapatkan one time benefit yaitu memilih membangun inhouse daripada membeli, perlu diperoleh affected bills terlebih dahulu yaitu persentase dari penghematan H+7 menjadi H+3 dengan sebesar 57%.
-
Dan untuk memperoleh dampak ekonomis ditahun pertama, nilai VA perhari dalam setahun dibagi affected bills dan dibagi bunga seperti berikut : o Rp. 36.000.000/365/57%/10% = Rp. 37.726.029,12 maka Rp. 1.726.029,12 adalah nilai one-time benefit.
73
Tabel 4.4 Dampak Ekonomis VA Lembar Dampak Ekonomis VA A. Biaya Investasi Pembangunan Sistem
392,688,000
B. Arus kas:periode 5 kali 12 bulan atas Implementasi system yang dibangun
TAHUN Tahun 1 Manfaat nilai ekonomis
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
37.726.029,12
36,000,000,00
36,000,000,00
36,000,000,00
-
-
-
-
-
37.726.029,12
36,000,000,00
36,000,000,00
36,000,000,00
36,000,000,00
Pengurangan biaya = Perolehan
Tahun 2
36,000,000,00
(-) Biaya pemeliharaan
- Arus kas net
370,000
370,000
370,000
370,000
370,000
37.356.029,12
35.630.000,00
35.630.000,00
35.630.000,00
35.630.000,00
179.876.029,12 0.09
C. ROI sederhana = arus kas 5 tahun/jumlah tahun/A x 100% 9% D. Score dampak ekonomis
Score
ROI sederhana
0
=0
1
1%
s/d
299%
2
300%
s/d
499%
3
500%
s/d
699%
4
700%
s/d
899%
> 899%
Dengan demikian nilai ROI untuk INSOSYS adalah jumlah nilai yang diperoleh dari VL (1) dan VA (1) yaitu sebesar 2.
4.3
Penentuan Nilai Korporasi
Untuk penentuan nilai korporasi, kuadran B atau kuadran strategis merupakan derajat kekuatan dari keuntungan bisnis,
74
kompetitif, kesehatan keuangan, serta dukungan komputer yang sama kuat. Sehingga diperoleh nilai dari proyek ini sebagai berikut : Tabel 4.5 Bobot Kuadran Business Domain A. ROI B. SM C. CA D. MI E. CR F. OR
Likely Value Medium High Highest Medium High Low
Technology Domain A. DU B. TU C. SA D. IR
Medium Low Low Low
Comment
Resulting Weight 2 4 6 2 4 -1
-2 -1 1 1 Total Value Total Risk and Uncertainty
4.4
20 -4
Kriteria Evaluasi Proyek dan Pembobotan Proyek
Dari tabel kuadran diatas, hasil bobot dikali 5 untuk mendapatkan total nilai maksimum 100.
75
Tabel 4.6 Batasan Nilai Dan Bobot Maksimal evaluation range Business Domain A. ROI B. SM C. CA D. MI E. CR F. OR Technology Domain A. DU B. TU C. SA D. IR
4.5
Weight
Maximum Score
0–5 0–5 0–5 0–5 0–5 0–5
2 4 6 2 4 -1
10 20 30 10 20 -5
0–5 0–5 0–5 0–5 Total Value Total Risk and Uncertainty
-2 -1 1 1 20
-10 -5 5 5 100
-4
-20
Bobot Penilaian Proyek
Nilai domain bisnis serta domain teknologi adalah salah satu cara mengevaluasi dampak ekonomis implementasi INSOSYS yang masuk dalam kategori pendekatan diluar dimensi keuangan yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak pengembang dan berikut dibawah ini adalah penyesuaian dari nilai hasil wawancara dengan bobot kuadran yang dipilih. Sementara untuk nilai simple ROI diperoleh dari identifikasi biaya pengembangan, biaya berjalan, dampak ekonomis langsung dan penyesuaian value linking dan value acceleration didalam dimensi keuangan.
76
Pembobotan di bawah ini didapat dari 20 responden yang disurvey kepada karyawan yang terlibat dan berperan dalam pengembangan INSOSYS dari seluruh divisi pada PT. Televisi Transformasi Indonesia . Adapun nilai dibawah ini adalah nilai terbanyak yang didapat dari koresponden Strategic Match Untuk strategic match diperoleh nilai 4 (skala 0 – 5) karena untuk pengembangan INSOSYS hanya merupakan bagian tujuan strategis TRANSTV. Competitive Advantage Untuk competitive advantage diperoleh nilai 4 (skala 0 – 5) juga, karena penilaian ini didasari seberapa tinggi tingkat layanan TRANSTV
menggunakan
INSOSYS
yang
dibangun
yang
menyediakan akses dan / atau pertukaran cukup banyak data sehingga secara
substansial
meningkatkan
posisi
kompetitif
layanan
TRANSTV. Management Infortmation Support Namun untuk management information support diperoleh nilai 5 (skala 0 – 5) karena dievaluasi pada peran INSOSYS dalam
77
menyediakan informasi pendukung kegiatan TRANSTV karena penting untuk menciptakan MISCA dimasa sekarang. Competitive Response Untuk competitive response juga diperoleh nilai 5 (skala 0 – 5) karena jika terjadi penundaan proyek dapat mengakibatkan kerugian dan / atau kehilangan peluang kompetitif, bahkan keberhasilan TRANSTV menjadi terbatas. Organizational Risk Sedangkan untuk organizational risk hanya diperoleh nilai 2 (skala 0 – 5) dari responden karena faktor – faktor kesiapan dan resiko terdapat manajemen domain bisnis yang tidak pada tempatnya dan tidak ada pelatihan terencana bagi pengguna. Strategic IS Architecture Untuk strategic IS architecture diperoleh nilai absolute 5 (skala 0 – 5) karena proyek ini merupakan bagian integral dari blue print yang akan diimplementasi lebih dulu (prasyarat bagi blue print proyek lain) yaitu sistem yang direncanakan sesuai kepentingan TRANSTV dan diprioritaskan.
78
Definitional Uncertainty Sedangkan untuk definitional uncertainty diperoleh nilai 4 (skala 0 – 5) karena syarat dan spesifikasi dari INSOSYS belum jelas, sementara area yang ditelaah cukup kompleks dan perubahan – perubahan yang ada sudah mendekati pasti bahkan selama proyek INSOSYS. Technical Uncertainty Untuk technical uncertainty mengukur kesiapan domain teknologi dalam melaksanakan proyek, disini diberikan nilai 2,5 (skala 0 – 5) karena keterampilan baru banyak dibutuhkan bagi staff dan manajemen, perangkat keras tetap digunakan pada aplikasi sejenis, sementara dibutuhkan beberapa fitur baru pada piranti lunak dan juga mungkin antar muka yang kompleks antar piranti lunak, sedangkan sebenarnya program dapat dibeli dengan modifikasi yang agak banyak, atau didalam perusahaan program telah tersedia dengan banyak modifikasi , atau piranti lunak dibangun sendiri dengan rancangan yang tidak terlalu rumit namun pemrogramannya kompleks. IS Infrastructure Risk Resiko infrastruktur IS menyangkut masalah jaringan, komunikasi dan / atau hal lain yang ada kaitannya dengan pembiayaan langsung diluar proyek INSOSYS, dalam hal ini diperoleh nilai 5 (skala 0 – 5) dari responden karena diperlukan perubahan substansial pada elemen
79
sistem pengiriman layanan komputer dibeberapa area. Investasi awal yang dapat dipertimbangkan dalam staff, piranti lunak, perangkat keras, dan manajemen dibutuhkan untuk mengakomodir proyek ini. Investasi ini tidak termasuk dalam biaya proyek secara langsung tetapi mewakili investasi fasilitas IS untuk menciptakan lingkungan yang dibutuhkan proyek ini.
Tabel 4.7 Nilai INSOSYS
Evaluator Weight Insosys
ROI +2 2 4
SM +4 4 16
Business Domain CA MI CR +6 +2 +4 4 5 5 24 10 20
OR -1 2 -2
Technology Domain SA DU TU IR +1 -2 -1 1 5 4 2,5 5 5 -8 -2,5 5
Total
71.5
