BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi, maka penulis akan mencoba membahas permasalahan yang ada yaitu dari dua sisi. Pertama yaitu Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang di terapkan pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi. Dan yang kedua, Evaluasi Pengendalian Internal Atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi. A. SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
PENGGAJIAN
YANG
DITERAPKAN PADA PT. DWI NAGA SAKTI ABADI 1. Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi. Fungsi-fungsi yang terkait dalam penggajian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi adalah sebagai berikut : a. Fungsi Kepegawaian Fungsi kepegawaian dalam hal ini dilakukan oleh Bagian Personalia. Bagian Personalia bertanggung jawab untuk melakukan proses pencarian karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, melakukan test karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, dan melakukan review atas pangkat dan gaji karyawan serta mengurus 48
49
semua hal-hal yang menyangkut administrasi karyawan, seperti surat kenaikan pangkat, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Penerimaan karyawan pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi dilaksanakan dengan sistem yang telah diatur dalam peraturan Ketenaga Kerjaan dan peraturan perusahaan yaitu : 1) Penerimaan Karyawan adalah hak perusahaan dan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2) Sesuai dengan kebutuhan perusahaan setiap tenaga kerja (calon karyawan) dapat diterima atau boleh diangkat menjadi pegawai setelah lulus dan memenuhi persyaratanpersyaratan, antara lain sebagai berikut : i.
Memenuhi persyaratan dan tidak menyimpang dari Undang-undang atau peraturan lainnya yang berlaku.
ii.
Memenuhi semua surat keterangan serta ijasah atau tanda lulus yang diperlukan yaitu : a) Surat Lamaran b) Daftar Riwayat Hidup c) Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian (SKKB) d) Surat Keterangan Berbadan Sehat dari Dokter
50
e) Ijasah atau Tanda Lulus Terakhir f) Pas Photo ukuran 4x6 sebanyak 3 buah (photo terbaru) g) Photo Copy Kartu Tanda Penduduk (KTP ) h) Dan bukti-bukti surat yang lainnya iii.
Mempunyai keinginan atau kemampuan bekerja pada perusahaan serta tunduk dan taat pada ketentuan-ketentuan yang diterapkan oleh perusahaan.
iv.
Lulus dalam tes pengetahuan, tes keterampilan dan tes lainnya yang diberikan oleh perusahaan termasuk tes wawancara (interview)
v.
Mampu bekerja sama secara fisik dan mental yang sehat, dibuktikan dengan hasil pemeriksaan Dokter.
vi.
Bersedia menjalani masa percobaan atau training selama tiga bulan.
vii.
Setiap orang yang diangkat dan diberhentikan sebagai karyawan memiliki surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian karyawan yang disetujui dan ditanda tangani oleh Direktur Utama.
51
b. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi pencatat waktu pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi dilakukan oleh bagian Personalia. Bagian Personalia setiap hari mengecek, mencatat waktu hadir dan menghitung absen setiap karyawan yang masuk kerja, sakit, izin, terlambat dan cuti. c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Fungsi pembuatan daftar gaji dilakukan oleh Personalia bagian Payroll yang akan melakukan proses penggajian dari awal sampai akhir, dari mulai melakukan pencatatan waktu hadir sampai mencetak daftar gaji, rekap daftar gaji, dan daftar kebutuhan kas keluar sampai mencetak slip gaji. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian Accounting (Pembukuan), tugas mereka hanya sebatas pada pengecekan daftar gaji dan daftar kebutuhan kas keluar. e. Fungsi Keuangan Fungsi keuangan yaitu menerima daftar gaji dari bagian Personalia untuk meminta persetujuan dan tanda tangan dari Direktur Utama Perusahaan. Kemudian bagian keuangan mengeluarkan cek yang telah ditanda tangani oleh Direktur untuk diserahkan pada kasir untuk diuangkan ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke
52
amplop gaji beserta lampiran slip gaji untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan. 2. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi dokumen pendukung perubahan gaji yang dipakai yaitu berupa internal memo atau surat ketetapan kenaikan gaji yang telah disetujui oleh Direktur Utama Perusahaan. b. Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi menggunakan kartu identitas (ID Card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin
pencatat
waktu
(time
recordernmachine)
berdasarkan waktu masuk dan pulang kerja karyawan setiap harinya. Selain menggunakan kartu identitas (ID Card) juga dilakukan absensi manual berupa tanda tangan oleh setiap karyawan yang diawasi oleh kepala divisi masing-masing. c. Daftar Gaji Daftar gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi yaitu berupa susunan daftar gaji dan tunjangan-tunjangan tiap karyawan. 1) Penghasilan Tunai
53
2) Gaji pokok, gaji pokok yang diberikan kepada karyawan tidak mempunyai rumusan pasti hanya berdasarkan pertimbangan beban kerja dan tanggung jawab yang melekat. Gaji pokok secara periodik ditinjau kembali jika dianggap perlu oleh Direktur Utama Perusahaan. 3) Uang makan, uang makan yang diberikan kepada karyawan staff yaitu dua minggu sekali sedangkan uang makan untuk karyawan biasa dimasukkan dalam gaji disetiap bulannya. 4) Biaya
transport,
diberikan
kepada
karyawan
untuk
memperlancar pelaksanaan tugas-tugas. Besar kecilnya biaya transport didasarkan pada kebutuhan dan anggaran yang tersedia. Tunjangan ini diperhitungkan sebanding dengan hari masuk kerja dalam satu bulan. 5) Tunjangan kesehatan, tunjangan kesehatan ini diberikan kepada karyawan apabila karyawan tersebut sakit. Maka dari tembusan rumah sakit atau klinik yang telah disediakan oleh perusahaan dapat diberikan. 6) Tunjangan kerajinan, dasar perhitungan untuk menetapkan besar kecilnya tunjangan kerajinan yang diberikan tiap bulannya adalah disiplin, loyalitas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan.
54
7) Lembur, seperti telah dikemukakan kerja lembur dapat dilaksanakan apabila ada pesanan yang lebih banyak dari pada biasa. Dasar Perhitungan Lembur a). 1 Tahun
= 365 hari = 52 minggu = 12 bulan
b). Jumlah minggu dalam 1 bulan
= 52 : 12 = 4.33
c). Jumlah jam kerja dalam 1 bulan
= 4.33 x 40 jam *) = 173 Jam
*) 40 Jam adalah Jumlah Kerja Normal dalam 1 ( satu ) minggu. d). Tarif lembur Perjam = Gaji Pokok = 1 Jam Kerja 173 Jam Perhitungan jam lembur untuk para karyawan adalah : a) 1 jam pertama lembur = X 1,5 jam lembur b) 2 jam selanjutnya
= X 2 jam lembur
8) Potongan, potongan ini merupkan program jaminan social tenaga kerja yang diharuskan oleh setiap karyawan dan dapat diambil setiap lima tahun dalam masa kerja di perusahaan
55
tersebut. Jaminan ini didapat dengan memotong lima persen dari gaji pokok. 9) Bantuan kesejahteraan, unsur penghasilan ini diberikan dengan berdasarkan pada kemampuan keuangan perusahaan dan anggaran yang telah disediakan. 10) Pesangon
karyawan,
diberikan
pada
karyawan
yang
diberhentikan dengan hormat. Besarnya uang pesangon adalah untuk para pekerja yang telah bekerja lebih dari dua tahun akan diberikan tiga bulan gaji, kurang dari itu diberikan satu bulan gaji dari total gaji. d. Rekap Daftar Gaji Rekap daftar gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi yaitu susunan perhitungan gaji setiap bulan berdasarkan daftar hadir karyawan setiap hari yang akan dilampirkan dalam permohonan pembayaran gaji kepada Direktur Utama Perusahaan. e. Surat Pernyataan Gaji Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi surat pernyataan gaji disebut dengan Slip Gaji yaitu berisi tentang informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan atau nomor induk karyawan, bagian karyawan, perhitungan dan perincian gaji bersih yang diterima
56
oleh setiap karyawan beserta tunjangan-tunjangan, lembur dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. f. Amplop Gaji Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi pembayaran gaji dilakukan dengan ditransfer dan tunai. Pembayaran gaji dengan tunai yaitu menggunakan amplop gaji tertutup berwarna coklat dan dilampirkan slip gaji. g. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi yaitu berupa cek atau giro berdasarkan daftar gaji sejumlah pembayaran gaji setiap bulan yang ditanda tangani oleh Direktur Utama Perusahaan. 3. Prosedur Penggajian a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu hadir yang digunakan oleh PT. Dwi Naga Sakti Abadi adalah menggunakan kartu identitas (ID Card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine) berdasarkan waktu masuk dan pulang kerja karyawan setiap harinya. Dengan kartu identitas (ID Card) ini juga akan terlihat jam kerja biasa dan jam kerja lembur selama 1 bulan.
57
Berikut ini prosedur pencatatan waktu hadir pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi yaitu sebagai berikut : 1) Petugas Personalia (staff HRD) membuat kartu identitas sesuai nomor induk dan bagian (departemen) karyawan masingmasing yang telah disediakan pada waktu masuk dan pulang kerja. Sehingga dari mesin pencatat waktu dapat diidentifikasi berapa orang yang terlambat atau tidak masuk. 2) Mesin absen di tempatkan dekat pos security. Proses absensi karyawan diawasi oleh petugas keamanan (security) untuk menjamin bahwa setiap karyawan hanya memasukkan kartu absen milik sendiri dan tidak memasukkan absen karyawan lain yang tidak hadir. 3) Setiap karyawan selain mencantumkan kartu hadir masingmasing juga dilakukan absensi manual berupa tanda tangan oleh setiap karyawan yang diawasi oleh kepala divisi masingmasing. Kepala divisi juga melakukan pengecekan kembali dan melaporkan ke bagian personalia. Untuk memastikan bahwa seorang karyawan masuk dan bekerja, sesuai dengan kartu hadir maka harus dibandingkan antara kartu hadir dengan buku absen harian sehingga ada pengecekan internal. Hal ini berlaku untuk semua karyawan, baik karyawan staff maupun karyawan harian. Terutama karyawan yang berada di bidang produksi
58
yang perlu mendapat perhatian khusus karena jumlahnya cukup banyak. 4) Ketidak hadiran dan keterlambatan akan mempengaruhi perhitungan gaji karyawan. Ada ketentuan mengenai jam-jam tidak masuk kerja yang tetap dihitung sebagai masuk kerja yaitu sakit karena kecelakaan ataupun karena kecelakaan kerja. Sakit yang dibuktikan dengan surat keterangan Dokter dan izin apabila karyawan yang tidak masuk kerja karena alasan tertentu, atau sesuatu hal maka akan dilakukan pengecekan oleh kepala Divisi melalui media komunikasi. Tidak masuk kerja karena alasan lain dari ketentuan di atas diperhitungkan sebagai pengurangan waktu kerja, kecuali ada permohonan yang diperhitungkan dengan cuti. 5) Apabila terdapat jam kerja lembur maka setiap kepala Divisi membuat laporan berupa Surat Perintah Lembur yang harus ditanda tanganinya. Surat perintah lembur tersebut kemudian dilaporkan dan diserahkan kepada bagian Personalia oleh Kepala Divisi sebagai bukti telah lembur. PT. Dwi Naga Sakti Abadi menetapkan jam kerja dan jam istirahat bagi karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam peraturan ketenaga kerjaan yaitu 8 jam kerja perhari.
59
Adapun para karyawan PT. Dwi Naga Sakti Abadi diberikan istirahat untuk makan siang, dengan tujuan agar tidak terjadi kejenuhan dalam bekerja dan dapat meningkatkan prestasi kerja. Dengan ketentuan tersebut maka jam kerja PT. Dwi Naga Sakti Abadi di atur sebagai berikut : Kerja
= Hari Senin s/d Jum’at
Jam
= 08.00 s/d 17.00
Istirahat
= 12.00 s/d 13.00
Pada hari Jum’at istirahat dimulai pada jam 11.30 s/d 13.00, dimana karyawan diberikan waktu untuk melaksanakan sholat Jum’at dan pulang jam 17.30. b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Prosedur pembuatan daftar gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi adalah sebagai berikut : 1) Bagian personalia membuat rekap kartu absen atau catatan waktu hadir berikut dengan daftar lembur (jika ada) pada saat setiap akhir bulan. Kemudian di catat ke dalam daftar absensi aktifitas karyawan. 2) Bagian personalia sebelum membuat daftar gaji, terlebih dahulu membuat daftar perhitungan gaji karyawan berikut
60
dengan
kompensasinya.
Kemudian
menyiapkan
rincian
pengeluaran biaya gaji yang dibutuhkan dan sekaligus melakukan pembayaran gaji kepada karyawan setiap bulannya. 3) Pada perhitungan gaji karyawan selain gaji pokok juga diperhitungkan
tunjangan-tunjangan
karyawan
lainnya
sehingga diketahui gaji kotor apabila karyawan melakukan pekerjaan di luar jam kerja maka akan diberikan uang lembur. Gaji kotor ditambah uang lembur akan diketahui pendapatan kotor yang kemudian akan dikurangkan dengan pajak penghasilan karyawan tersebut dengan demikian di dapatkan pendapatan bersih masing-masing karyawan yang akan ditulis dalam daftar gaji termasuk tunjangan uang makan dan tunjangan transport. Setelah daftar gaji dibuat kemudian dibuatlah daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji. 4) Setelah daftar gaji dan daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji selesai di buat, bagian Personalia menyerahkan bekas tersebut ke bagian Audit perusahaan untuk dicek (absen dengan daftar gaji). Kemudian diserahkan kepada bagian accounting, dan bagian accounting memeriksa daftar gaji dan daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji. Setelah itu baru diserahkan pada bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan tanda tangan dari Direktur.
61
5) Bagian keuangan menyiapkan sejumlah uang yang dibutuhkan sesuai dengan daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji. Untuk gaji yang ditransfer via Bank uang disetorkan ke Bank untuk selanjutnya pihak Bank yang mentransfer ke rekening masing-masing karyawan. Sedangkan untuk karyawan yang menerima gaji dalam bentuk tunai, uang gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama lampiran slip gaji. Jumlah tersebut harus sama dengan jumlah pendapatan bersih karyawan yang akan dibayarkan sesuai dengan daftar gaji. 6) Pada saat pembayaran gaji, bagian keuangan menyerahkan amplop gaji beserta slip gaji rangkap dua yang diserahkan ke Personalia bagian Payroll untuk dibagikan kepada karyawan dan kemudian meminta tanda tangan sebagai tanda terima akhir uang gaji. Setelah ditanda tangani oleh karyawan yang bersangkutan slip gaji rangkap pertama diberikan pada karyawan tersebut sedangkan rangkap kedua disimpan sebagai arsip perusahaan. c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi, prosedur pembayaran gaji dilakukan dengan dua cara yaitu :
62
1) Untuk gaji transfer via Bank uang disetorkan ke Bank, untuk selanjutnya pihak Bank yang mentransfer ke rekening masingmasing karyawan. 2) Untuk karyawan yang menerima gaji dalam bentuk tunai, uang gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji beserta slip gaji B. EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. DWI NAGA SAKTI ABADI 1. Otorisasi Transaksi a. Perubahan dalam penggajian adanya internal memo atau Surat Ketetapan kenaikan gaji diotorisasi oleh Direktur. b. Jam kerja lembur pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi . Surat Perintah Lembur karyawan diotorisasi oleh Kepala Divisi masing – masing bagian yang kemudian oleh Kepala Divisi dilaporkan dan diserakan kepada bagian Personalia. c. Daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang dibuat oleh bagian Personalia diotorisasi oleh bagian Audit dan bagian Accounting. d. Karyawan hanya memasukkan kartu absen milik sendiri dan tidak mengabsenkan karyawan lain yang tidak hadir, proses pencatatan waktu hadir tersebut diawasi oleh Kepala Divisi masing-masing.
63
Selanjutnya bagian Personalia akan mencocokkan dengan catatan karyawan. e. Bukti kas keluar (cek atau giro) ditanda tangani oleh Direktur Utama Perusahaan. 2. Pemisahan Tugas a. Bagian Personalia membuat rekap kartu absen atau catatan waktu hadir dan lembur (jika ada) pada setiap akhir tahun. b. Bagian Personalia juga membuat daftar gaji, daftar kebutuhan kas keluar untuk gaji dan slip gaji sampai pembayaran gaji dalam bentuk tunai, uang gaji dimasukkan kedalam amplop gaji beserta slip gajinya sedangkan untuk gaji transfer via Bank uang disetorkan ke Bank, untuk selanjutnya pihak Bank yang mentrasfer ke rekening masingmasing karyawan. c. Sudah terpisah pencatatan waktu hadir yaitu personalia dengan fungsi operasi dalam hal ini fungsi operasi dilakukan oleh security. d. Pembayaran gaji dalam bentuk tunai oleh bagian keuangan diserakan kepada bagian personalia, dari personalia diserahkan kepada karyawan. Perlakuan tersebut dapat menimbulkan kecurangan dan dalam hal ini telah terjadi kelemahan dalam internal control atas pemisahan fungsi yaitu pembayaran gaji seharusnya dilakukan oleh bagian keuangan bukan bagian personalia. Karena bagian personalia yang membuat
64
daftar gaji dan bagian tersebut juga yang membayar gaji kepada karyawan. 3. Pengawasan a. Setiap karyawan selain mencatatkan kartu hadir masing-masing juga dilakukan absensi manual berupa tanda tangan oleh setiap karyawan yang diawasi oleh Kepala Divisi masing-masing. b. Pencatatan jam hadir karyawan diawasi oleh security hal tersebut untuk memastikan bahwa setiap karyawan hanya memasukkan kartu absen milik sendiri dan tidak memasukkan kartu absen karyawan lain yang tidak hadir. 4. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi pengendalian internal atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi, yaitu : a. Kartu waktu dan bukti kas keluar diproses oleh bagian Personalia, sedangkan kartu pekerjaan diproses oleh Kepala Divisi masingmasing. Kemudian kartu pekerjaan tersebut oleh Kepala Divisi dilaporkan dan diserahkan kepada bagian Personalia pada setiap akhir bulan sebagai dasar perhitungan gaji karyawan berikut dengan kompensasinya. b. Daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang telah di audit dilakukan pencatatan pada buku besar umum oleh bagian akuntansi.
65
c. Pencatatan yang dilakukan oleh bagian akuntansi yaitu mencatat kewajiban atau beban yang timbul sehubungan dengan pembayaran gaji kepada karyawan, yaitu total gaji karyawan dikurangi potongan hutang-hutang karyawan. 5. Pegendalian Akses Pengendalian akses Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi melalui Department Audit. Departement Audit melakukan pengecekan terhadap jumlah tenaga kerja melalui kartu absensi dan daftar gaji yang dibuat oleh bagian Personalia. 6. Verifikasi Independen a. Jam kerja pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi sudah jelas 8 jam kerja. Apabila lebih berarti ada tambahan jam kerja ( lembur ), jika terdapat jam kerja lembur maka setiap Kepala Divisi membuat laporan berupa Surat Perintah Lembur yang harus ditanda tanganinya. Kemudian Surat Perintah Lembur tersebut dilaporkan dan diserahkan kepada bagian Personalia sebagai dasar perhitungan gaji. b. Bagian keuangan memverifikasi daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang telah dibuat oleh bagian Personalia untuk dibuatkan bukti kebutuhan kas keluar berupa transfer dana gaji maupun dalam bentuk tunai.
66
c. Bagian Akuntansi memverifikasi daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang kemudian dicatat dalam buku besar umum. C. PEMBAHASAN 1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN a. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 1) Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan, membuat surat keputusan tariff gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada ditangan bagian Kepegawaian di bawah departemen Personalia dan umum. Fungsi kepegawaian pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan Fungsi kepegawaian secara teoritis. 2) Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atu oleh fungsi pembuat daftar gaji. Dalam struktur organisasi
67
fungsi pencatatan waktu berada di tangan bagian pencatat waktu, di bawah departemen personalia dan umum. Fungsi Pencatatan Waktu pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan sistem pencatatan waktu secara teoritis yaitu perusahaan telah memiliki mesin pencatat waktu. Dengan demikian waktu kerja karyawan dapat terdata secara akurat dan efektif sehingga meminimalkan kesalahan oleh karyawan dan dengan penempatan satpam (security) dekat dengan mesin pencatat waktu makin memperkecil dapat terjadinya kecurangan. 3) Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi pembuatan daftar gaji berada ditangan bagian gaji, di bawah departemen Personalia dan umum. Fungsi Pembuatan Gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan Fungsi Pembuatan Gaji secara teoritis.
4) Fungsi Akuntansi
68
Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji (misalnya : utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian berada di tangan:bagian utang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal. Fungsi Akuntansi pada PT. dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan Fungsi Akuntansi secara teoritis. 5) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan berada di tangan bagian kasa. b. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian 1). Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen-dokumen ini umunya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru,kenaikan pangkat,perubahan tarif gaji, penurunan pangkat,pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen
69
ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji untuk kepentingan pembuatan daftar
gaji.Dokumen Pendukung Perubahan gaji
Pada PT Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur berdasarkan teoritis yaitu menggunakan internal memo atau surat ketetapan kenaikan gaji yang telah disetujui oleh Direktur Utama Perusahaan. 2). Kartu Jam Hadir Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di Perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Kartu Jam Hadir pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur berdasarkan teori yaitu menggunakan kartu identitas (ID Card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu masuk dan pulang kerja karyawan setiap harinya. Selain menggunakan kartu identitas (ID Card) juga dilakukan absensi manual berupa tanda tangan oleh setiap karyawan yang diawasi oleh kepala divisi masing-masing. 3). Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
70
Daftar Gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur berdasarkan teoritis. 4). Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji. Rekap Daftar Gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur berdasarkan teoritis yaitu susunan perhitungan gaji setiap bulan berdasarkan daftar hadir karyawan setiap hari yang akan dilampirkan dalam permohonan pembayaran gaji kepada Direktur Utama Perusahaan. 5). Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji. Dokumen ini dibuat sebagi catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima oleh setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. Surat pernyataan gaji pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai prosedur secara teoritis.
71
6). Amplop Gaji Uang gaji karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji.Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan dan jumlah gaji bersih karyawan yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi dilakukan dengan ditransfer dan tunai. Pembayaran gaji dengan tunai yaitu menggunakan amplop gaji tertutup berwarna coklat dan dilampirkan slip gaji. Prosedur tersebut telah sesuai dengan teoritis. 7). Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. Bukti kas keluar pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur secara teoritis yaitu berupa cek atau giro berdasarkan daftar gaji sejumlah pembayaran gaji setiap bualan yang ditanda tangani oleh Direktur Utama Perusahaan. c. Prosedur Penggajian 1). Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini
bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir
72
pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu karyawan dapat menggunakan daftar hadir biasa yang karyawan harus tandatangani setiap hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar gaji hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime) sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. Pencatatan waktu hadir yang digunakan oleh PT. Dwi Naga Sakti Abadi adalah menggunakan kartu identitas (ID Card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine), jadi lebih mudah untuk mendeteksi jam kerja karyawan. Prosedur pencatatan waktu hadir : i.
Petugas Personalia (staff HRD) membuat kartu identitas sesuai nomor induk dan bagian (departemen) karyawan masing-masing yang telah disediakan pada waktu masuk dan pulang kerja. Sehingga dari mesin pencatat
73
waktu dapat diidentifikasi berapa orang yang terlambat atau tidak masuk, prosedur ini sangat efektif dan efisien sehingga untuk timbulnya suatu kecurangan sangat kecil dan pada perusahaan tersebut telah sesuai dengan prosedur secara teoritis. ii.
Mesin absen di tempatkan dekat pos security. Proses absensi karyawan diawasi oleh petugas keamanan (security) untuk menjamin bahwa setiap karyawan hanya memasukkan kartu absen milik sendiri dan tidak memasukkan absen karyawan lain yang tidak hadir atau terlambat. Prosedur tersebut dapat meminimalkan kesalahan oleh karyawan baik yang sengaja atau tidak sengaja.
iii.
Setiap karyawan selain mencantumkan kartu hadir masing-masing juga dilakukan absensi manual berupa tanda tangan oleh setiap karyawan yang diawasi oleh kepala divisi masing-masing. Kepala divisi juga melakukan pengecekan kembali dan melaporkan ke bagian personalia. Untuk memastikan bahwa seorang karyawan masuk dan bekerja, sesuai dengan kartu hadir maka harus dibandingkan antara kartu hadir dengan buku absen harian sehingga ada pengecekan internal. Hal ini berlaku untuk semua karyawan, baik karyawan
74
staff maupun karyawan harian. Terutama karyawan yang berada di bidang produksi yang perlu mendapat perhatian khusus karena jumlahnya cukup banyak. Proses tersebut sangat tepat, dengan demikian dapat meminimalkan
kerancuan
atau
kesalahan
untuk
perhitungan gaji karyawan. iv.
Ketidak hadiran dan keterlambatan akan mempengaruhi perhitungan gaji karyawan. Ada ketentuan mengenai jam-jam tidak masuk kerja yang tetap dihitung sebagai masuk kerja yaitu sakit karena kecelakaan ataupun karena kecelakaan kerja. Sakit yang dibuktikan dengan surat keterangan Dokter dan izin apabila karyawan yang tidak masuk kerja karena alasan tertentu, atau sesuatu hal maka akan dilakukan pengecekan oleh kepala Divisi melalui media komunikasi. Tidak masuk kerja karena alasan lain dari ketentuan di atas diperhitungkan sebagai
pengurangan
waktu
kerja,
kecuali
ada
permohonan yang diperhitungkan dengan cuti. v.
Apabila terdapat jam kerja lembur maka setiap kepala Divisi membuat laporan berupa Surat Perintah Lembur yang harus ditanda tanganinya. Surat perintah lembur tersebut kemudian dilaporkan dan diserahkan kepada bagian Personalia oleh Kepala Divisi sebagai bukti
75
telah lembur. PT. Dwi Naga Sakti Abadi menetapkan jam kerja dan jam istirahat bagi karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam peraturan ketenaga kerjaan yaitu 8 jam kerja perhari, sehingga dapat meminimalkan kecurangan karyawan. 2). Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulanan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan Pph 21 dihitungoleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan potongan Pph 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji. i.
Bagian personalia membuat rekap kartu absen atau catatan waktu hadir berikut dengan daftar lembur (jika ada) pada saat setiap akhir bulan. Kemudian di catat ke dalam daftar absensi aktifitas karyawan.
ii.
Bagian personalia sebelum membuat daftar gaji, terlebih dahulu membuat daftar perhitungan gaji karyawan berikut dengan kompensasinya. Kemudian
76
menyiapkan rincian pengeluaran biaya gaji yang dibutuhkan dan sekaligus melakukan pembayaran gaji kepada karyawan setiap bulannya. iii.
Pada perhitungan gaji karyawan selain gaji pokok juga diperhitungkan tunjangan-tunjangan karyawan lainnya sehingga diketahui gaji kotor apabila karyawan melakukan pekerjaan di luar jam kerja maka akan diberikan uang lembur. Gaji kotor ditambah uang lembur
akan
diketahui
pendapatan
kotor
yang
kemudian akan dikurangkan dengan pajak penghasilan karyawan tersebut dengan demikian di dapatkan pendapatan bersih masing-masing karyawan yang akan ditulis dalam daftar gaji termasuk tunjangan uang makan dan tunjangan transport. Setelah daftar gaji dibuat kemudian dibuatlah daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji. iv.
Setelah daftar gaji dan daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji selesai di buat, bagian Personalia menyerahkan
bekas
tersebut
ke
bagian
Audit
perusahaan untuk dicek (absen dengan daftar gaji). Kemudian diserahkan kepada bagian accounting, dan bagian accounting memeriksa daftar gaji dan daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji. Setelah itu baru
77
diserahkan pada bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan tanda tangan dari Direktur. v.
Bagian keuangan menyiapkan sejumlah uang yang dibutuhkan sesuai dengan daftar kebutuhan uang kas keluar untuk gaji. Untuk gaji yang ditransfer via Bank uang disetorkan ke Bank untuk selanjutnya pihak Bank yang
mentransfer
ke
rekening
masing-masing
karyawan. Sedangkan untuk karyawan yang menerima gaji dalam bentuk tunai, uang gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama lampiran slip gaji. Jumlah tersebut harus sama dengan jumlah pendapatan bersih karyawan yang akan dibayarkan sesuai dengan daftar gaji. Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi dalam hal ini masih ada perangkapan jabatan yang juga berpengaruh dalam sistem penggajian yaitu pada bagian personalia yang juga merangkap sebagai fungsi pencatat waktu hadir karyawan dan melakukan pembayaran gaji dalam bentuk tunai yang seharusnya dilakukan oleh bagian keuangan, hal ini dapat menimbulkan kecurangan apabila tidak adanya saling menngecek antara pihakpihak yang terkait. vi.
Pada
saat
pembayaran
gaji,
bagian
keuangan
menyerahkan amplop gaji beserta slip gaji rangkap dua
78
yang diserahkan ke Personalia bagian Payroll untuk dibagikan kepada karyawan dan kemudian meminta tanda tangan sebagai tanda terima akhir uang gaji. Setelah
ditanda
tangani
oleh
karyawan
yang
bersangkutan slip gaji rangkap pertama diberikan pada karyawan tersebut sedangkan rangkap kedua disimpan sebagai arsip perusahaan. 3). Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistrbusikan kepada departemen-departemen yang mengenai atau menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. i.
Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukkan uang ke amplop gaji karyawan. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji kepada karyawan.
79
2. SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENGGAJIAN a. Otorisasi Transaksi Formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen ini penting
untuk
mencegah
penipuan
penggajian
dengan
mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi. Bentuk penipuan yang umum yang dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Formulir kegiatan personalia memungkinkan
departemen
penggajian
menyimpan
daftar
karyawan saat ini, yang dibandingkan dengan waktu tertentu. Jam kerja lembur pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi surat perintah lembur karyawan diotorisasi oleh kepala divisi masing-masing bagian yang kemudian oleh kepala divisi dilaporkan dan diserahkan kepada bagian personalia. Proses tersebut telah sesuai dengan prosedur sistem pengendalian akuntansi atas penggajian secara teoritis. b. Pemisahan Tugas Fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberkan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen
80
produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan.
Untuk
mengendalikan
hal
ini,
informasi
tarif
pembayaran harus datang dari sumber independent-departemen personalia. Pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi terjadi kelemahan dalam internal kontrol atas pemisahan fungsi yaitu bagian personalia membuat daftar gaji tetapi juga melakukan pembayaran gaji dalam bentuk tunai kepada karyawan, sehingga dapat menimbulkan kecurangan. c. Pengawasan Wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen. Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual. Pencatatan waktu hadir karyawan pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi diawasi oleh security untuk memastikan bahwa setiap karyawan hanya menggunakan ID Card (kartu identitas) milik sendiri. Di setiap departemen juga dilakukan absensi manual yaitu berupa tanda tangan yang dilakukan oleh setiap karyawan dan diawasi oleh kepala divisi masing-masing, selanjutnya oleh bagian personalia
akan
mencocokkan
dengan
catatan
karyawan.
Pengawasan ini mengurangi tingkat kecurangan karyawan.
81
d. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur secara teori yaitu daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang telah diaudit dilakukan pencatatan pada buku besar umum oleh bagian akuntansi yaitu mencatat kewajiban atau beban yang timbul sehubungan dengan pembayaran gaji kepada karyawan yaitu total gaji karyawan dikurangi potongan hutanghutang karyawan. e. Pengendalian Akses Aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalah gunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber dan catatan dalam sistem pembayaran merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran. Pengendalian akses pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai prosedur pengendalian akses berdasarkan teoritis yaitu daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang dibuat oleh bagian personalia diotorisasi oleh bagian audit dan bagian akuntansi dan departemen audit melakukan pengecekan terhadap jumlah tenaga kerja melalui kartu absen dan daftar gaji yang dibuat oleh bagian personalia.
82
f. Verifikasi Independen Bentuk pengendalian verifikasi independen pada PT. Dwi Naga Sakti Abadi telah sesuai dengan prosedur verifikasi independen secara teoritis yaitu, bagian keuangan dan bagian akuntansi memverifikasi daftar gaji dan kebutuhan kas keluar yang telah dibuat oleh bagian personalia untuk dibuatkan bukti.
