BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran umum BAPETEN Badan Pengawas Tenaga Nuklir (BAPETEN) adalah Lembaga Pemerintah NonKementerian (LPNK) yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden, yang dibentuk berdasarkan Pasal 4 Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1997, dan dilaksanakan melalui Keputusan Presiden Nomor 76 Tahun 1998 yang selanjutnya dicabut dan terakhir diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja LPND (Lembaga Pemerintah Non Departemen), yang beberapa kali telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden RI Nomor 64 Tahun 2005. Di dalam Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tersebut disebutkan bahwa tugas pokok BAPETEN ialah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan tenaga nuklir melalui peraturan, perizinan dan inspeksi. Pengawasan terhadap pemanfaatan tenaga nuklir di Indonesia didasarkan pada Pasal 14 Undang- Undang Nomor 10 tahun 1997 yang menyebutkan bahwa pengawasan terhadap tenaga nuklir dilaksanakan oleh Badan Pengawas melalui peraturan, perizinan dan inspeksi meliputi aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan safeguards. Untuk itu diharapkan dalam melaksanakan tugasnya BAPETEN memberikan rasa aman dan tenteram bagi pekerja dan masyarakat, serta perlindungan terhadap lingkungan hidup.

38 

39 

4.1.1 Visi, Misi dan Tujuan BAPETEN Visi dari BAPETEN adalah terwujudnya keselamatan, keamanan, dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga nuklir. Misi dari BAPETEN adalah melaksanakan pengawasan tenaga nuklir secara profesional. Tujuan BAPETEN adalah Terpenuhinya dan terpeliharanya keselamatan, keamanan dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga nuklir

4.1.2 Tugas Pokok, Fungsi dan Wewenang BAPETEN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengawasan tenaga nuklir sesuai dengan Pasal 14 Undang-Undang Nomor 10 tahun 1997 yang menyebutkan bahwa pengawasan terhadap pemanfaatan tenaga nuklir dilaksanakan oleh Badan Pengawas melalui peraturan, perizinan dan inspeksi meliputi aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan safeguards. Sesuai dengan Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001, dalam melaksanakan tugas pengawasannya BAPETEN menyelenggarakan fungsi: a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang pengawasan tenaga nuklir; b. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas BAPETEN; c. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang pengawasan tenaga nuklir; dan d. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.

40 

4.1.3 Arah Kebijakan dan Strategi BAPETEN Dalam rangka mencapai sasaran strategis BAPETEN untuk periode 2010- 2014 maka ditetapkan arah kebijakan strategis BAPETEN sebagai acuan langkah-langkah penyusunan target outcome program dan target output kegiatan. Sesuai dengan struktur penyusunan program dan kegiatan yang berdasarkan fungsi lembaga, maka kebijakan disusun dalam kelompok fungsi BAPETEN yaitu diantaranya Sistem perizinan dilaksanakan untuk memastikan bahwa pemohon dan pemegang izin penggunaan zat radioaktif mematuhi persyaratan keselamatan, keamanan dan ketenteraman yang telah diatur dalam peraturan perundangan yang ada. Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengawasan, serta untuk kepuasan pelanggan, BAPETEN mengembangkan e-Government sehingga memenuhi standar akuntabilitas, transparansi dan kualitas layanan. Adapun strategi dalam pengembangan sistem perizinan yang ditempuh adalah sebagai berikut: a. Menerapkan sistem manajemen perizinan, antara lain dengan menyusun prosedur dan standar pelayanan perizinan, sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, baik perizinan fasilitas radiasi, instalasi nuklir termasuk PLTN; b. Mengembangkan

sistem

perizinan

secara

efektif

dan

efisien

dengan

memanfaatkan teknologi informasi; c. Membangun dan mengembangkan jaringan dengan stakeholder dalam rangka identifikasi potensi pengguna; d. Melakukan upaya penerapan program proteksi radiasi dalam rangka mendukung tersusunnya standar fisikawan medik sebagai persyaratan izin, dan menetapkan infrastruktur lembaga uji kesesuaian pesawat sinar-X dan tim tenaga ahli; dan

41 

e. Menyiapkan infrastruktur sistem perizinan PLTN, yang meliputi tapak, desain, konstruksi dan operasi.

Kebijakan strategis untuk fungsi perizinan dan inspeksi dilaksanakan melalui program pengawasan tenaga nuklir dengan outcome meningkatnya sistem perizinan dan sistem inspeksi sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan serta standar pelayanan. Dalam kurun waktu lima tahun ke depan, diharapkan prosentase pengguna yang memiliki izin meningkat menjadi 90%, dihitung dari perbandingan jumlah pengguna yang memenuhi persyaratan perizinan terhadap pengguna tenaga nuklir secara keseluruhan. Sedangkan tingkat kepatuhan pengguna meningkat menjadi 90%, dihitung dari hasil inspeksi terhadap fasilitas pemegang izin yang menunjukkan kinerja sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan. Untuk mendukung efektivitas Lembaga dalam mencapai tujuan tersebut, diperlukan peningkatan kinerja Lembaga melalui pengelolaan pemerintahan yang baik (Good Governance) dalam program reformasi birokrasi.

4.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi BAPETEN secara keseluruhan dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jabatan yaitu Eselon I, Eselon II dan Eselon IIII. Pada gambar 4.1 merupakan gambar dari struktur organisasi BAPETEN secara garis besar pada jabatan Eselon I.

42 

   

KEPALA

KOMISI AHLI

         

SEKRETARIAT UTAMA

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DAN INSPEKSI

DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS RADIASI DAN ZAT

PUSAT PENGKAJIAN SISTEM DAN TEKNOLOGI PENGAWASAN FRZR

BIRO HUKUM DAN ORGANISASI

DIREKTORAT PERIJINAN INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR

PUSAT PENGKAJIAN SISTEM DAN TEKNOLOGI INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR

BIRO UMUM

DIREKTORAT INSPEKSI FASILITAS RADIASI DAN ZAT RADIOAKTIF

DIREKTORAT PENGATURAN PENGAWASAN FRZR

BIRO PERENCANAAN

     

DEPUTI BIDANG PENGKAJIAN KESELAMATAN NUKLIR

   

DIREKTORAT INSPEKSI INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR

   

INSPEKTORAT

DIREKTORAT PENGATURAN PENGAWASAN INSTALASI DAN BAHAN NUKLIR

DIREKTORAT KETEKNIKAN DAN KESIAPSIAGAAN NUKLIR

BALAI PENDIDIKAN   PELATIHAN DAN

   

Gambar 4.1 Struktur Organisasi BAPETEN Berikut ini merupakan tugas dan fungsi jabatan di BAPETEN : 1. Kepala Lembaga Kepala Lembaga mempunyai tugas sebagai berikut: a. Memimpin BAPETEN sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku

43 

b. Menyiapkan kebijakan nasional dan kebijakan umum sesuai dengan tugas BAPETEN c. Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas BAPETEN yang menjadi tanggung jawabnya d. Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi dan organisasi lain

2. Sekretaris Utama Mempunyai

tugas

mengkoordinasikan

perencanaan,

pembinaan,

dan

pengendalian terhadap program, administrasi, dan sumber daya di lingkungan BAPETEN. Dalam melaksanakan tugas, Sekretaris Utama menyelenggarakan fungsi diantaranya yaitu : a. Pengkoordinasian perencanaan dan perumusan kebijakan teknis BAPETEN b. Pembinaan dan pelayanan administrasi kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga BAPETEN c. Pembinaan pendidikan dan pelatihan di lingkungan BAPETEN d. Pembinaan organisasi dan tata laksana, dan pelayanan urusan kehumasan e. Pelayanan administrasi hukum dan bantuan hukum di bidang pengaturan pengawasan tenaga nuklir, dan pengkoordinasian dan penyusunan peraturan perundang-undangan selain pengaturan ketenaganukliran f. Pengkoordinasian dan penyusunan laporan BAPETEN.

44 

Sekretariat Utama terdiri dari : 1. Biro Perencanaan mempunyai tugas melaksanakan pengkoordinasian dalam perencanaan program dan anggaran, pengelolaan data dan informasi, serta pelaksanaan dan pengembangan kerjasama luar dan dalam negeri. 2. Biro Hukum dan Organisasi mempunyai tugas melaksanakan urusan bantuan hukum dan administrasi hukum, kerjasama dan hubungan masyarakat, dan organisasi dan tata laksana. 3. Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan perjalanan dinas, ketatausahaan, administrasi kepegawaian, kerumahtanggaan kantor dan pengamanan.

3. Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi Mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di bidang pemberian izin dan inspeksi tenaga nuklir. Dalam melaksanakan tugas, Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang perizinan dan inspeksi terhadap instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya b. Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang perizinan dan inspeksi terhadap instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif,

45 

pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya c. Perumusan kebijakan teknis, pemberian bimbingan dan pembinaan serta d. Pengendalian keteknikan, jaminan mutu dan kesiapsiagaan nuklir e. Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala

Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi terdiri dari : 1. Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, serta pengendalian di bidang perizinan fasilitas radiasi dan zat radioaktif, pengujian dan penerbitan izin kerja bagi petugas proteksi radiasi serta pekerja radiasi bidang lainnya. 2. Direktorat Perizinan Instalasi dan Bahan Nuklir; Mempunyai

tugas

melaksanakan

perumusan

kebijaksanaan

teknis

pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, pelayanan, dan pengendalian perizinan instalasi nuklir dan bahan nuklir, pengujian dan penerbitan izin kerja personil serta validasi bungkusan. 3. Direktorat Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif Mempunyai

tugas

melaksanakan

perumusan

kebijaksanaan

teknis

pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, penyelenggaraan dan pengendalian inspeksi keselamatan dan keamanan pada fasilitas radiasi dan zat radioaktif. 4. Direktorat Inspeksi Instalasi dan Bahan Nuklir

46 

Mempunyai

tugas

melaksanakan

perumusan

kebijaksanaan

teknis

pelaksanaan, pengembangan sistem, pembinaan, penyelenggaraan dan pengendalian inspeksi instalasi nuklir, dan safeguards, evaluasi dosis dan lingkungan. 5. Direktorat Keteknikan dan Kesiapsiagaan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pengembangan, perawatan dan pengendalian, sarana dan prasarana inspeksi, pengembangan kesiapsiagaan nuklir, pengembangan sistem, pelayanan dan pembinaan akreditasi dan standarisasi serta evaluasi program jaminan mutu instalasi nuklir dan radiasi. 4. Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengkajian keselamatan nuklir. Dalam melaksanakan tugas, Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang pengkajian keselamatan instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, serta pengembangan, penyusunan, dan evaluasi peraturan keselamatan nuklir dan perjanjian internasional; b. Pengendalian terhadap kebijakan teknis di bidang pengkajian keselamatan instalasi dan bahan nuklir, fasilitas radiasi dan zat radioaktif, serta pengembangan, penyusunan, dan evaluasi peraturan keselamatan nuklir dan perjanjian internasional c. Pelaksanaan tugas sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala

47 

Deputi Bidang Pengkajian Keselamatan Nuklir terdiri dari : 1. Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan FRZR Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan dan pengembangan dan pengendalian pengkajian pengawasan dalam bidang keselamatan dan keamanan, kesehatan, industri dan penelitian, dan keselamatan lingkungan. 2. Pusat Pengkajian Sistem dan Teknologi Pengawasan Instalasi dan Bahan Nuklir Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan,

pembinaan,

pengembangan

dan

pengendalian

pengkajian

pengawasan dalam bidang keselamatan, keamanan dan safeguards pada sistem reaktor daya, reaktor non daya dan instalasi nuklir non reaktor. 3. Direktorat Pengaturan Pengawasan Fasilitas Radiasi Dan Zat Radioaktif Mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian penyusunan dan evaluasi peraturan dan perjanjian internasional keselamatan dan keamanan dalam bidang fasilitas radiasi. 4. Direktorat Pengaturan Pengawasan Instalasi Dan Bahan Nuklir. mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijaksanaan teknis pelaksanaan, pembinaan, pengembangan dan pengendalian penyusunan dan evaluasi peraturan dan perjanjian internasional keselamatan, keamanan dan safeguards dalam bidang instalasi nuklir dan bahan nuklir.

48 

5. Inspektorat Merupakan

unit

organisasi

sebagai

unsur

pembantu

Pimpinan

dalam

penyelenggaraan pengawasan di lingkungan BAPETEN berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala dan secara administrasi dikoordinasi oleh Sestama. Inspektorat mempunyai tugas melaksanakan pengawasan fungsional di lingkungan

BAPETEN.

Dalam

melaksanakan

tugas,

Inspektorat

menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan perumusan kebijakan pengawasan fungsional. b. Pelaksanaan pengawasan fungsional sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku; c. Pelaksanaan urusan ke Tata Usahaan dan Kearsipan Inspektorat.

Inspektorat terdiri dari : 1. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku dengan dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior. 2. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan dan kearsipan pada Inspektorat.

49 

6. Kepala Balai Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan teknis dan manajerial dalam rangka pengembangan sumber daya manusia BAPETEN. Balai Diklat BAPETEN terdiri dari : a. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, serta pengelolaan urusan rumah tangga dan asrama serta keamanan dan ketertiban. b. Seksi Program dan Evaluasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan program, metoda, evaluasi pendidikan dan pelatihan serta penyusunan laporan, dan pengendalian mutu untuk pendidikan dan pelatihan. c. Seksi Penyelenggaraan dan Sarana Pelatihan mempunyai tugas melakukan penyiapan pendayagunaan dan pemeliharaan sarana pendidikan dan pelatihan, pelayanan teknis dan administratif di bidang penyelenggaraan, pengadaan alat bantu, persiapan laboratorium kelas dan lapangan serta pelayanan perpustakaan. d. Kelompok Jabatan Fungsional Widyaiswara mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan pendidikan dan pelatihan serta kegiatan lain yang sesuai tugas masing-masing jabatan fungsional berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

50 

7. Komisi Ahli Komisi Ahli adalah unit non struktural yang memberikan saran dan bantuan keahlian dalam penyusunan dan atau pengembangan strategi pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir kepada pimpinan BAPETEN. Terdiri dari dari para pakar dalam dan luar negeri yang berasal dari luar BAPETEN. 4.1.5 Tugas dan Struktur Organisasi Biro Data dan Informasi

SEKRETARIAT UTAMA

BIRO PERENCANAAN

BAGIAN PROGRAM

BAGIAN DATA DAN INFORMASI

SUB BAGIAN

BAGIAN KERJASAMA

SUB BAGIAN

SUB BAGIAN

PENGELOLAAN

PERANGKAT LUNAK

DOKUMENTASI

DATA

DAN KERAS

ILMIAH

Gambar 4.2 Struktur organisasi Biro Data dan Informasi

Struktur Organisasi Biro Data dan Informasi dapat digambarkan seperti pada gambar 4.2 di atas. Jumlah pegawai yang ada di bagian ini ada 15 orang. Biro Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan data dan informasi. Pada bagian inilah yang berperan dalam melakukan pengembangan modul aplikasi perizinan dari awal. Biro Data dan Informasi berada dibawah Sekretaris Utama dan bertanggung jawab

51 

kepada Kepala Biro Perencanaan dan Sekretaris Utama. Pada Bagian Data dan Informasi, terdiri dari : a. Subbagian Pengelolaan Data mempunyai tugas melakukan pengelolaan data. b. Subbagian Perangkat Lunak dan Keras mempunyai tugas melakukan pengembangan dan hardware dan software c. Subbagian Dokumentasi Ilmiah. mempunyai tugas melakukan pengelolaan dokumentasi ilmiah dan perpustakaan

4.1.6 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) Struktur Organisasi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) pada BAPETEN dapat digambarkan seperti pada gambar 4.3 di bawah ini : DEPUTI BIDANG PERIJINAN DAN INSPEKSI

DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS RADIASI DAN ZAT RADIOAKTIF

SUB DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS KESEHATAN

SUB DIREKTORAT PERIJINAN FASILITAS PENELITIAN DAN INDUSTRI

SUB DIREKTORAT PERIJINAN PETUGAS FASILITAS RADIASI

Gambar 4.3 Struktur organisasi DPFRZR

52 

Direktorat Perizinan FRZR bertanggung jawab kepada Deputi Bidang Perizinan dan Inspeksi yang menjabat sebagai Eselon I. Pada Level Direktorat dijabat oleh seorang Direktur yang merupakan Eselon II, dan masing-masing sub direktorat di pimpin oleh Eselon III. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) menyelenggarakan fungsi : 1. Pelaksanaan penyiapan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang penelitian dan industri 2. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, dan pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang kesehatan; 3. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pengujian dan penerbitan serta pengendalian izin kerja bagi petugas proteksi radiasi, radiografer industri, petugas dosimetri, petugas perawatan dan operator iradiator.

Direktorat Perizinan FRZR terdiri dari 3 (tiga) sub direktorat yang masing-masing mempunyai tugas yaitu : 1. Subdirektorat Perizinan Fasilitas Penelitian dan Industri mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif dan sumber radiasi lainnya di bidang penelitian dan industri.

53 

2. Subdirektorat Perizinan Fasilitas Kesehatan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pelayanan, pembinaan dan pengendalian perizinan zat radioaktif serta sumber radiasi lainnya di bidang kesehatan. 3. Subdirektorat Perizinan Petugas Fasilitas Radiasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijaksanaan teknis, pengembangan sistem, pengujian dan penerbitan serta pengendalian izin kerja bagi petugas proteksi radiasi, radiografer industri, petugas dosimetri, petugas perawatan dan operator iradiator.

Jumlah pegawai yang ada di Direktorat Perizinan FRZR ini ada 38 orang. Pegawai DPFRZR dikelompokkan sesuai dengan job desk nya masing-masing. Pada Subdirektorat Perizinan Fasilitas Penelitian dan Industri dan Subdirektorat Perizinan Fasilitas Kesehatan terdiri dari help desk, penerima berkas, evaluator, pemroses data, arsiparis, dan penginput data. Sedangkan pada Subdirektorat Perizinan Petugas Fasilitas Radiasi terdiri dari Evaluator, Pemroses Data dan administrasi.

4.2 Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Perizinan B@LIS (Bapeten Licensing and Inspection System) adalah sistem informasi manajemen pendukung pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir berbasis web dalam jaringan intranet/internet yang terintegrasi dari 2 (dua) Modul utama yaitu Modul Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) dan Modul Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR), dengan beberapa Modul pendukung lainnya. Sebelum dikembangkannya sistem informasi yang membantu pelayanan perizinan di

54 

BAPETEN, banyak kendala dalam mewujudkan pelayanan prima sesuai dengan strategi bisnis yang ada dikarenakan banyaknya dokumen permohonan yang hilang, serta jumlah komplain yang disampaikan pemohon izin ke BAPETEN meningkat disebabkan lamanya pemrosesan izin pemohon yang dilakukan BAPETEN. Dari permasalahan tersebut maka dikembangkan sistem yang membantu dalam mewujudkan strategi bisnis perusahaan. Sistem informasi tersebut adalah Modul Perizinan B@LIS yang merupakan salah satu modul utama pada SI/TI B@LIS yang dibangun untuk dapat memenuhi kebutuhan perizinan dalam melaksanakan tugas pengawasan pemanfaatan sumber radiasi pengion dan pelayanan masyarakat. Dalam melaksanakan tugas pengawasan, BAPETEN berkoordinasi dengan instansi pemerintah lainnya. Sebagai contoh, dalam hal pengawasan pengiriman lintas batas sumber radiasi pengion dan bahan nuklir, BAPETEN telah berkordinasi dengan lembaga pemerintah lain yang juga bertugas melaksanakan pengawasan dalam bidang eksporimpor antara lain Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan, Kementerian Perdagangan, Kementerian Perindustrian, Kementerian Perhubungan, dan Kementerian

Kesehatan.

Kordinasi

tersebut

diwadahi

oleh

flagship

program

pembangunan ekonomi nasional, Indonesia National Single Window (INSW). Dengan keikutsertaan BAPETEN dalam INSW, aspek pengawasan semakin baik sehingga dapat mencegah terjadinya illicit-trafficking sumber radiasi pengion dan bahan nuklir, meningkatkan kepatuhan hukum dan tertib administrasi pemanfaat sumber radiasi pengion dan bahan nuklir dalam melaksanakan ekspor impor,memberikan diseminasi informasi terhadap pihak cargo handling, dan warehouse operator sehingga meningkatkan aspek keselamatan dan keamanan dalam penanganan kargo, bongkar-muat dan peletakan

55 

sumber radiasi pengion dan bahan nuklir di kawasan pabean, serta meningkatkan ketentraman masyarakat. Pelayanan perizinan menggunakan sistem informasi sebagai salah satu alat bantu kendali proses, media pertukaran data, alat bantu pencarian data dan informasi secara cepat, dan alat bantu dalam pengambilan keputusan. Visi dari pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu terwujudnya pelayanan prima perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion. Misinya meliputi penyelenggaraan pelayanan perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion sesuai sistem standar pelayanan, perancangan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem pelayanan. Modul Perizinan B@LIS pada BAPETEN merekam seluruh transaksi perizinan yang terjadi pada bisnis BAPETEN. Modul Perizinan B@LIS terintegrasi dengan modul utama yaitu Modul Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) dan 3 (tiga) modul pendukung meliputi Modul Pekerja Radiasi, Modul Catatan Dosis dan Modul Bendahara PNBP. Modul-modul tersebut saling tergantung satu sama lain sehingga perubahan di salah satu modul memberikan pengaruh terhadap modul lain yang terkait, selain itu dengan adanya sistem yang terintegrasi, waktu penyelesaian permohonan yang biasanya dilakukan lebih dari 14 hari, sekarang menjadi 12-14 hari setelah permohonan masuk tergantung permohonan izin yang diajukan. Otomasi proses yang dilakukan oleh Modul Perizinan B@LIS dapat membantu mempercepat proses pelayanan perizinan yang bersifat fixed, sequential, dan memiliki beban kerja (workload) tinggi. Pengembangan Modul Perizinan B@LIS dengan memasukkan berbagai aspek seperti perubahan tatacara permohonan izin, introduksi persetujuan dan ketetapan, keamanan sumber radioaktif, sertifikasi compliance testing untuk pesawat radiodiagnostik dan intervensional,

56 

penatalaksanaan PNBP, inspeksi dalam rangka perizinan, dan implementasi INSW. Sistem ini menganut konsep paralelisme dengan maksud bahwa setiap proses yang dilakukan secara manual harus dapat diotomasi oleh Modul Perizinan B@LIS. Sebagai alat bantu primer, Modul Perizinan B@LIS melakukan otomasi proses. Kebijakan yang ditetapkan setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS ini adalah dokumen persyaratan izin yang sudah pernah diserahkan ke BAPETEN tidak perlu dimintakan lagi di permohonan berikutnya, sepanjang dokumen tersebut masih berlaku dan belum digantikan oleh dokumen yang lain. Keterkaitan proses pada Modul Perizinan B@LIS dapat terlihat pada gambar 4.4 di bawah ini.

 

Gambar 4.4 Keterkaitan Proses pada Modul Perizinan B@LIS di BAPETEN

57 

4.2.1 Modul Perizinan Data transaksi perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) yang terjadi di BAPETEN disimpan kedalam Modul Perizinan B@LIS. Modul Perizinan FRZR ini berfungsi untuk meregistrasi izin yang diajukan, mengecek kelengkapan, validasi, penomeran, pengesahan, persetujuan penerbitan dan pencetakan izin yang memenuhi syarat. Data yang disimpan dalam Modul Perizinan B@LIS ini juga berfungsi untuk membuat laporan perizinan yang telah dikeluarkan, izin-izin yang jatuh tempo, dan laporan lainnya. Selain itu, pada modul ini juga membantu para pelaku top management memantau setiap kegiatan perizinan yang diajukan sehingga dapat menindaklanjuti ke langkah berikutnya jika pihak pemohon izin melakukan penyelewengan dalam mengajukan izin. Modul Perizinan B@LIS di DPFRZR ini merupakan inti dari transaksi bisnis yang terjadi di BAPETEN. Pada modul ini terdapat beberapa proses yang disimpan yang meliputi Proses Permohonan Izin, Proses Perpanjangan Izin, Perubahan Izin, Permohonan Penetapan Penghentian Kegiatan, Pernyataan Pembebasan, Permohonan Persetujuan Impor/Ekspor.

4.2.2 Proses Bisnis Permohonan Izin Proses Permohonan Izin dimulai dengan diterimanya dokumen permohonan izin dari pemohon yang disampaikan ke penerima berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin, sehingga Pemohon Izin akan mendapatkan nomor registrasi yang digunakan sebagai id untuk tracking proses permohonan mereka di BAPETEN baik itu menggunakan SMS Centre maupun B@LIS online bagi pemohon izin yang telahmemiliki hak akses. Pemroses Data akan mengecek kelengkapan dokumen

58 

permohonan izin sesuai dengan checklist persyaratan yang terdapat di Modul Perizinan B@LIS sesuai dengan klasifikasi permohonan izin yang disampaikan. Jika, dokumen permohonan izin tidak lengkap, maka akan dikembalikan ke Pemohon Izin. Jika, dokumen permohonan izin yang disampaikan telah lengkap sesuai dengan checklist persyaratan, maka seluruh data pemohon akan diinputkan oleh Penginput Data. Setelah dilakukan penginputan data, dokumen tersebut disampaikan ke Evaluator untuk dievaluasi, apakah seluruh dokumen izin tersebut telah memenuhi syarat. Jika, hasil evaluasi tidak memenuhi syarat maka Pemroses Data akan mencetak surat pemberitahuan tidak memenuhi syarat kepada Pemohon Izin. Hasil evaluasi tidak memenuhi syarat, jika salah satu atau lebih dari dokumen izin yang disampaikan sudah tidak berlaku. Sedangkan, Jika dokumen izin telah memenuhi syarat, dan hasil evaluasi tersebut membutuhkan inspeksi maka pihak Evaluator akan membuat Nota Dinas Inspeksi dalam rangka perizinan yang disampaikan ke Direktorat Inspeksi Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DIFRZR) agar dapat ditindaklanjuti. Laporan detail tersebut terbentuk langsung ke dalam Modul Inspeksi B@LIS. Setelah ditindaklanjuti, staf DIFRZR akan menginputkan Laporan Hasil Inspeksi (LHI) ke sistem. Selain itu staf DIFRZR akan membuat Nota Dinas Hasil Inspeksi yang akan diberikan ke Evaluator pada pelayanan perizinan. Hasil tersebut akan didisposisikan kepada Pemroses Data bahwa sudah dapat diproses kembali. Jika hasilnya memenuhi syarat, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan

59 

Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur permohonan izin Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) yang terjadi di BAPETEN

Gambar 4.5 Proses Bisnis Permohonan Izin  

4.2.3 Proses Perpanjangan Izin Proses Perpanjangan Izin dimulai dengan diterimanya Formulir perpanjangan izin dari Pemohon Izin yang disampaikan ke Penerima Berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi perpanjangan izin. Lalu Formulir Perpanjangan Izin akan diberikan ke Penginput Data untuk diinputkan ke sistem. Setelah itu, Evaluator akan

60 

mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama pemohon apakah masih memenuhi syarat atau tidak. Jika hasilnya memenuhi syarat dan selama Evaluator tidak mendapatkan laporan dari Inspeksi bahwa Pemohon Izin tersebut masih memenuhi syarat untuk mendapatkan izin, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat, maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada pemohon agar dapat melengkapi persyaratan yang sudah tidak berlaku. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur perpanjangan izin :

61 

 

Gambar 4.6 Proses Bisnis Perpanjangan Izin  

4.2.4 Proses Perubahan izin

Proses Perubahan Izin dimulai dengan diterimanya Formulir Perubahan Izin beserta dokumen persyaratan izin berdasarkan perubahan yang dilakukan dari pemohon disampaikan ke Penerima Berkas. Kemudian Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin. Lalu Formulir Perubahan Izin akan diberikan ke Penginput Data untuk di-input-kan ke sistem. Setelah itu, Evaluator akan mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama pemohon apakah masih memenuhi syarat atau tidak, beserta laporan persyaratan izin yang diubah. Jika hasilnya memenuhi syarat dan selama Evaluator tidak mendapatkan laporan dari Inspeksi bahwa Pemohon Izin tersebut masih

62 

memenuhi syarat untuk mendapatkan izin, maka Pemroses Data akan mencetak Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan yang berisi pemrosesan izin telah selesai dilakukan. Bila hasilnya tidak memenuhi syarat, maka pihak Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada pemohon agar dapat melengkapi persyaratan yang sudah tidak berlaku. Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan tersebut disampaikan ke Bendahara PNBP sebagai lampiran Surat Tagihan Pembayaran kepada Pemohon Izin. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan sesuai dengan nama atau nomor registrasi yang telah selesai diproses oleh pihak perizinan. Jika, Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur proses perubahan izin :

 

Gambar 4.7 Proses Bisnis Perubahan Izin

63 

4.2.5 Proses Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor Proses Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor dimulai dengan diterimanya Formulir Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor beserta dokumen persyaratan izin yang mendukung permohonan tersebut dari Pemohon Izin disampaikan ke Penerima Berkas. Penerima Berkas akan melakukan registrasi permohonan izin. Pemroses Data akan mengecek kelengkapan dokumen permohonan izin yang mendukung permohonan Pernyataan Pembebasan sesuai dengan checklist persyaratan yang terdapat di Modul Perizinan B@LIS sesuai dengan klasifikasi permohonan izin yang disampaikan. Jika, dokumen permohonan izin tidak lengkap, maka akan dikembalikan ke Pemohon Izin. Jika dokumen permohonan izin yang disampaikan telah lengkap sesuai dengan checklist persyaratan, maka seluruh data pemohon akan diinputkan oleh Penginput Data. Setelah proses penginputan data ke sistem, formulir dan dokumen tersebut akan dikembalikan ke Pemroses Data. Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Evaluasi Perizinan ke Bendahara PNBP. Bendahara PNBP akan membuat Surat Tagihan Pembayaran sesuai dengan nama atau nomor registrasi Pemohon Izin. Jika Pemohon Izin telah membayar dan mengirimkan bukti pembayarannya kepada Bendahara PNBP, maka izin dapat dievaluasi. Kemudian formulir beserta dokumen permohonan izin yang telah lengkapdisampaikan ke Evaluator. Evaluator akan mengecek dokumen yang ada di BAPETEN sesuai dengan nama Pemohon Izin apakah masih memenuhi syarat atau tidak, beserta dokumen persyaratan izin yang mendukung permohonan tersebut. Jika tidak memenuhi syarat, maka Pemroses Data akan membuat Surat Pemberitahuan Tidak Memenuhi Syarat kepada Pemohon Izin agar dokumen yang disampaikan dapat diperbaiki. Jika dokumen izin telah memenuhi syarat, maka Evaluator akan

64 

mendisposisikan ke Pemroses Data untuk melaporkannya ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai melalui server INSW yang telah terkoneksi dengan perizinan di BAPETEN. Pemroses Data akan mencetak Surat Izin Persetujuan Ekspor/Impor yang diminta oleh Pemohon Izin. Kemudian, izin yang telah terbit akan dikirimkan sesuai dengan alamat masing-masing. Berikut ini adalah gambaran alur proses perizinan ekspor / impor :

 

Gambar 4.8 Proses Bisnis Permohonan Persetujuan Ekspor/Impor  

4.2.6 Modul Pekerja Radiasi Modul Pekerja Radiasi ini merupakan modul master yang menyimpan data mengenai pekerja radiasi, riwayat pekerja radiasi, nilai dosis pekerja radiasi. Data yang

65 

ada dalam Modul Pekerja Radiasi ini digunakan untuk mendukung pengolahan data di Modul Perizinan B@LIS.

4.2.7 Modul Catatan Dosis Modul Catatan Dosis ini berfungsi menyimpan data mengenai riwayat dosis para pekerja radiasi, NPR bagi para pekerja radiasi, hasil evaluasi dosis serta analisis perkembangan dosis para pekerja radiasi. Data pada evaluasi dosis ini membantu untuk melakukan pengambilan keputusan dalam pemberian izin bagi pekerja radiasi.

4.2.8 Modul Inspeksi Modul Inspeksi ini berfungsi untuk menyimpan dan mengolah data hasil inspeksi serta untuk menyiapkan data dukung prainspeksi. Awalnya data dukung prainspeksi ini disimpan dalam file excel dan sekarang dialihkan ke dalam Modul Inspeksi.

4.2.9 Modul Bendahara PNBP Pada modul ini disimpan data transaksi pembayaran para pemohon izin yang telah disetujui atau yang telah memenuhi syarat izin. Modul ini juga terdapat proses penagihan ke wajib bayar/pemohon izin. Data pada modul ini juga mendukung dalam pembuatan laporan realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), selain itu untuk melakukan pengambilan keputusan apabila wajib bayar atau pemohon izin belum melakukan pembayaran maka izin yang diajukan tidak diterbitkan.      

66 

4.3 Analisis SWOT Analisis SWOT dilakukan di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan BAPETEN dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi. Dari data yang diperoleh dihasilkan analisis SWOT sebagai berikut :

Tabel 4.1 Analisis SWOT Kode

Strength (Kekuatan)

Kode

Weakness (Kelemahan)

S1

Adanya dukungan sarana dan prasarana, kekuatan hukum dan dana dari pemerintah

W1

Kurangnya sumber daya TI dalam pengembangan aplikasi berbasis open source

S2

Merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang mengawasi penggunaan zat radioaktif dan tenaga nuklir di Indonesia

W2

Belum adanya Disaster Recovery Plan untuk mengatasi terhentinya layanan sistem

S3

Komunitas pendukung pengembangan software open source cukup banyak

W3

Belum adanya layanan Helpdesk yang dapat membantu menangani permasalahan dalam pengggunaan sumber daya TI

Kode

Opportunities (Peluang)

Kode

Threats (Ancaman)

O1

Adanya dukungan dari pemerintah dalam penerapan E-government di lembaga negara untuk peningkatan pelayanan publik

T1

Ancaman virus, spyware, worm dari internet yang semakin meningkat

O2

Perkembangan software berbasis open source yang cukup pesat

T2

Bencana alam, kebakaran, dan gangguan pada sumber daya listrik

O3

Penggunaaan aplikasi dokumen manajemen sistem yang dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan dan pencarian dokumen serta penghematan kertas

T3

Terhentinya layanan akibat rusaknya mesin server

67 

Tabel 4.2 Matriks IFAS Kekuatan

Bobot

Peringkat

Nilai IFAS

S1

Adanya dukungan sarana dan prasarana, kekuatan hukum dan dana dari pemerintah

0.1506

3

0.451859

S2

Merupakan satu-satunya lembaga pemerintah yang mengawasi penggunaan zat radioaktif dan tenaga nuklir di Indonesia

0.1506

4

0.602526

S3

Komunitas pendukung pengembangan software open source cukup banyak

0.1495

2

0.298993

Subtotal

1.353378 Kelemahan

Bobot

Peringkat

Nilai IFAS

W1

Kurangnya sumber daya TI dalam pengembangan aplikasi berbasis open source

0.1821

1

0.182108

W2

Belum adanya Disaster Recovery Plan untuk mengatasi terhentinya layanan sistem

0.1649

4

0.659463

W3

Belum adanya layanan Helpdesk yang dapat membantu menangani permasalahan dalam pengggunaan sumber daya TI

0.2023

0.606835 3

Subtotal

1.448406

Total IFAS

2.801784

1.00

Tabel 4.3 Matriks EFAS Peluang

O1

Adanya dukungan dari pemerintah dalam penerapan E-government di lembaga negara untuk peningkatan pelayanan publik

O2

Perkembangan software berbasis open source yang cukup pesat

O3

Penggunaaan aplikasi dokumen manajemen sistem yang dapat meningkatkan kecepatan pemrosesan dan pencarian dokumen serta penghematan kertas

Bobot

Peringkat

Nilai EFAS

0.1506

4

0.602479

0.1506

2

0.301263

0.1495

1

0.149496

68 

Subtotal

1.00 Ancaman

Bobot

1.053238 Peringkat

Nilai EFAS

T1

Ancaman virus, spyware, worm dari internet yang semakin meningkat

0.1821

2

0.364216

T2

Bencana alam, kebakaran, dan gangguan pada sumber daya listrik

0.1649

1

0.164866

T3

Terhentinya layanan akibat rusaknya mesin server

0.2023

3

0.606835

Subtotal

1.135917

Total

1.00

2.189156

Setelah mendapatkan nilai IFAS dan EFAS dari tabel 4.2 Matriks IFAS dan tabel 4.3 Matriks EFAS maka dapat digambarkan melalui diagram SWOT untuk mengetahui posisi Bagian Sistem Informasi BAPETEN. Untuk mengetahuinya dilakukan dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS. Titik X (internal) = Strengths – Weaknesses = 1.3 – 1.4 = -0.1 Titik Y (eksternal) = Opportunities – Threats = 1.0 – 1.1 = -0.1

Opportunities 

Weaknesses 

Strengths  (‐0.1,‐0.1) 

Threats 

Gambar 4.9 Diagram Analisis SWOT

69 

Tabel 4.4 Matriks Analisis SWOT

Opportunities

Threats

Strengths

Weaknesses

Strategi S-O

Strategi W-O

1. Mengembangkan teknologi informasi dan sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan data dan informasi yang berkualitas dengan memanfaatkan kapabilitas instansi dan dukungan dari pemerintah (S1, S2, O1, O2) 2. Memacu percepatan pembangunan aplikasi sistem dengan memanfaatkan sumber daya open source dan dukungan dari komunitas (S1, S3, O2, O3) 3. Memanfaatkan ketersediaan berbagai macam aplikasi open source untuk meningkatkan proses pengelolaan dokumen perizinan (S2, S3, O2, O3)

1. Menambahkan sumber daya manusia di bidang TI khususnya yang berpengalaman dengan OSS dan melakukan kerjasama dengan komunitas atau lembaga-lembaga TI profesional berbasis OSS untuk meningkatkan pengetahuan dalam pengembangan aplikasi (W1, W2, O1, O2,) 2. Mengeksplorasi teknologi OSS dalam rangka pemanfaatannya untuk pembangunan sistem digitalisasi Dokumen (W1, W3, O1, O3) 3. Mengikuti perkembangan tentang teknologi OSS saat ini yang dapat dimanfaatkan untuk mengatasi masalah SI/TI dan peningkatan kualitas layanan SI/TI (W1, W3, O1, O2)

Strategi S-T

Strategi W-T

1. Membuat kebijakan untuk Disaster Recovery Plan (DRP) yang tepat dan mensosialisasikannya kepada seluruh karyawan (S1, T2, T3) 2. Memanfaatkan sumber daya organisasi dalam peningkatan sistem keamanan SI/TI yang tepat demi menjaga keutuhan data dan informasi (S1, T1, T2) 3. Mengadakan pelatihan dan kerjasama dengan komunitas OSS untuk meningkatkan kesadaran mengenai bahaya ancaman dari internet terhadap data dan informasi (S3, T1, T3)

1. Melakukan eksplorasi teknologi OSS yang berkembang saat ini untuk diterapkan didalam pembangunan Disaster Recovery Plan (DRP) (W2, T2, T3) 2. Melakukan eksplorasi teknologi OSS yang berkembang saat ini untuk diterapkan didalam pembangunan sistem Helpdesk (W3, T1, T3,)

70 

4.4 Analisis Critical Success Factor (CSF) Berdasarkan hasil wawancara dan dokumen rencana strategis BAPETEN dapat diidentifikasikan aktifitas-aktifitas kritis dalam menjalankan proses bisnis, diantaranya sebagai berikut :

Tabel 4.5 CSF pada Pelayanan Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir Bidang Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (FRZR) No. 1

Tujuan Peningkatan Penerapan Sistem Manajemen Pelayanan Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir Bidang FRZR

Kondisi Sebelumnya

CSF

Uraian Kegiatan

Output/Produk

Alur kerja serta lalu lintas dokumen permohonan izin belum terorganisir dengan baik

Alur kerja serta lalu Penyusunan lintas dokumen Prosedur Lembaga permohonan izin teratur terkait Perizinan dan tertelusur dengan baik

Dokumen prosedur lembaga tentang prosedur perizinan FRZR

Terdapat perbedaan kriteria keberterimaan bagi setiap evaluator

Terdapat kriteria keberterimaan yang sama antar semua petugas pelayanan perizinan terhadap dokumen izin

Dokumen prosedur unit kerja tentang prosedur perizinan FRZR

Pelayanan perizinan kurang efisien

Meningkatnya efisiensi Penyusunan pelaksanaan pelayanan Intruksi Kerja perizinan

Penyusunan Prosedur Unit Kerja terkait Perizinan

Penyusunan sistem informasi manajemen perizinan

Dokumen instruksi kerja penilaian, penginputan data/registrasi, pemrosesan dan pengarsipan dokumen permohonan izin Dokumen sistem informasi manajemen perizinan pemanfaatan tenaga nuklir bidang fasilitas radiasi dan zat radioaktif

71 

No.

Tujuan

Kondisi Sebelumnya

CSF

Uraian Kegiatan Penyusunan Dokumen Job Desk Pelayanan Perizinan

Output/Produk Dokumen job description petugas pelayanan perizinan pemanfaatan tenaga nuklir bidang fasilitas radiasi dan zat radioaktif

Kurang tersedianya ruangan yang representatif dalam serah terima dokumen permohonan izin dan konsultasi

Tersedianya Loket Pembangunan khusus untuk loket perizinan memudahkan Pemohon izin dalam melakukan serah terima dokumen permohonan izin dan kenyamanan dalam konsultasi

Loket serah terima dokumen permohonan izin dan loket konsultasi perizinan

Kurangnya sosialisasi tentang alur proses dan waktu pelayanan perizinan kepada pemohon izin

Pemohon izin memiliki informasi yang cukup terkait waktu dan tahapan proses pelayanan izin

Penetapan Service Level Arrangement untuk persetujuan kegiatan ekspor dan impor

Peraturan Kepala Bapeten tentang Service Level Arrangement untuk persetujuan kegiatan ekspor dan impor

Penetapan Janji Layanan untuk perizinan pemanfaatan tenaga nuklir

Dokumen Janji Layanan untuk perizinan pemanfaatan tenaga nuklir

Penyusunan Panduan Penyusunan Dokumen Teknis Perizinan

Dokumen pedoman penyusunan dokumen teknis (program proteksi dan keselamatan radiasi, program keamanan sumber radioaktif, laporan verifikasi keselamatan, laporan verifikasi keamanan sumber radioaktif, prosedur operasional)

Ketidakseragaman dokumen teknis yang disampaikan oleh Pemohon

Terdapat keseragaman format dan isi dokumen teknis perizinan sehingga lebih memudahkan dalam evaluasi dan penilaian

72 

No.

Tujuan

Kondisi Sebelumnya

CSF

Uraian Kegiatan

Output/Produk

Permohonan persetujuan ekspor/impor sumber radiasi pengion masih dilakukan secara manual (paperbased), sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk pemohon izin menyediakan dokumen hard copy dan verifikasi ke Bea Cukai

Permohonan persetujuan ekspor/impor sumber radiasi pengion menjadi lebih cepat dengan proses online application.

Pengembangan persetujuan impor/ekspor online

Portal internet untuk permohonan online terkait persetujuan impor/ekspor

Pengelolaan dokumen permohonan izin yang kurang rapi

Kemudahan dalam pengelolaan dokumen permohonan izin beserta arsipnya

Digitalisasi dokumen permohonan izin

Dokumen permohonan izin bentuk digital

Penetapan KATUN yang seragam untuk semua jenis pemanfaatan

Format KATUN yang seragam

Kesulitan dalam melakukan penelusuran dokumen permohonan izin Duplikasi dokumen permohonan izin karena belum ada fasilitas penyimpanan data elektronik Penyimpanan dokumen permohonan izin yang memerlukan ruangan lebih luas Ketidakseragaman Keseragaman format format dan isi KATUN sebagai KATUN identitas dokumen legal yang diterbitkan oleh Bapeten

73 

No.

Tujuan

Kondisi Sebelumnya Mekanisme pembayaran permohonan izin belum dimengerti oleh pemohon dengan baik

CSF Pemohon tidak salah dalam melakukan pembayaran biaya permohonan izin

Uraian Kegiatan

Output/Produk

Penerapan Sistem virtual account Tagihan dan (Briva) Pembayaran biaya izin menggunakan Sistem virtual account (Briva)

Terdapat pembayaran biaya permohonan izin yang rangkap Terjadi kesalahan pembayaran biaya permohonan izin Terdapat Pengelolaan PNBP pengelolaan PNBP yang transparan dan yang kurang akuntabel transparan dan akuntabel

Penggunaan sistem Balis Online masih belum optimal

2

Peningkatan Pelayanan Informasi Perizinan Pemanfaatan Tenaga Nuklir BidangFRZR

Media penyediaan informasi terkait permohonan izin masih terbatas

Sistem Balis Online yang informatif dan transparan, sehingga pemohon izin dapat memantau proses permohonan izin secara online

Terpenuhinya semua informasi yang diperlukan oleh pemohon izin terkait dengan permohonan Media penyediaan izin informasi terkait status dan proses permohonan izin yang sedang

Penetapan Keputusan Kepala Keputusan Kepala Bapeten tentang Bapeten tentang Pengelolaan PNBP Pengelolaan PNBP Dokumen Prosedur Pengelolaan PNBP

Dokumen Prosedur Pengelolaan PNBP

Pengembangan dan Perbaikan Sistem Balis online

Database Balis online yang lebih lengkap dan mudah diakses pemohon izin

Pengembangan Help Desk

Help Desk

Pengembangan SMS Center

SMS Center

Pengembangan Email Center

Email Center

74 

No.

Tujuan

Kondisi Sebelumnya diajukan oleh pemohon izin masih terbatas

CSF

Uraian Kegiatan

Output/Produk

Pengembangan Balis Online

Balis Online

Pengembangan leaflet/brosur/ banner

Leaflet/brosur/banner/ iklan

Pengembangan Peta pemanfaatan

Peta pemanfaatan sumber radiasi pengion

Pengembangan situs internet Bapeten

Portal internet Bapeten

Pembinaan Sosialisasi proses perizinan

Laporan hasil pembinaan/sosialisasi

4.5 Cost Benefit Analysis Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diperoleh (King et al, 1978). Pada mulanya, metode ini lahir untuk mengantisipasi banyaknya elemen terkait seperti manfaat dengan teknologi informasi yang tidak memiliki nilai pasar atau harga yang jelas. Contohnya adalah akan dinilai berapa manfaat implementasi sebuah sistem teknologi yang memiliki potensi untuk menyelamatkan nyawa satu orang? Di dalam CBA, elemen yang tidak memiliki value yang jelas dicoba untuk dicari nilai padanannya (dalam mata uang) dengan menggunakan berbagai teknik penilaian (valuation technique). Hasil dari biaya dan manfaat yang telah ditransfer ke dalam satuan mata uang tersebut selanjutnya dapat diproyeksikan ke dalam format alur kas (cash flow) atau dengan menggunakan metode standar ROI yang telah

75 

dikenal luas. Kekuatan utama dari metode ini adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat tangible.

4.5.1. Identifikasi Biaya Pada bagian ini akan ditampilkan dengan rinci biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk investasi awal dari Modul Perizinan B@LIS. Dengan demikian perusahaan akan mengetahui seberapa besar biaya yang telah dikeluarkan dan demikian dapat memperhitungkan keuntungan yang ingin dicapai.

4.5.2 Analisis Biaya Pengembangan Dalam mengimplementasikan sebuah sistem, baik itu sistem sederhana maupun sistem yang kompleks seperti Modul Perizinan B@LIS ini, pasti dibutuhkan sejumlah dana untuk mengembangkan proyek tersebut yang disebut sebagai biaya pengembangan (Development Cost). Biaya pengembangan itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : biaya software, biaya hadware, biaya tenaga kerja dan biaya training. Berikut ini merupakan rincian biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS : 1. Biaya Pembelian Software Modul Perizinan B@LIS yang digunakan oleh pegawai BAPETEN dikembangkan sendiri oleh bagian Biro Data dan Informasi. Software yang digunakan untuk pengembangan Modul Perizinan B@LIS berbasis open source antara lain operating system pada server menggunakan paket Linux Server Ubuntu 08.04 Hardy Heron LTS, database menggunakan MySQL, dan bahasa pemrograman menggunakan PHP 5.

76 

Sehingga tidak ada biaya yang dikeluarkan untuk pembelian software dalam pengembangan sistem Modul Perizinan B@LIS. 2. Biaya Hardware Merupakan semua biaya yang berhubungan dengan pembelian peralatan fisik komputer. Rincian biaya perangkat keras yang dikeluarkan dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 4.6 Rincian Biaya Hardware No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Hardware Pricing Database Server Application Server Development Server Tape Backup Eksternal Storage Router HUB UPS Modem Switch

Price (IDR) QTY Amount (IDR) 40.700.000 1 40.700.000 32.960.000 1 32.960.000 32.960.000 1 32.960.000 2.300.000 1 2.300.000 10.800.000 1 10.800.000 2.833.000 1 2.833.000 1.835.000 8 14.680.000 4.300.000 2 8.600.000 1.352.000 3 4.056.000 1.250.000 1 1.250.000 Total 151.139.000

3. Biaya Tenaga Kerja Merupakan biaya yang harus dikeluarkan untuk membayar upah tenaga kerja yang terlibat dalam proses pengembangan B@LIS. Biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS dialokasikan sebesar 75% dari keseluruhan biaya tenaga kerja untuk pengembangan B@LIS. Proyek ini dikerjakan selama 12 bulan. Tenaga kerja yang digunakan adalah Kepala Bagian Biro Data dan Informasi sebagai Project Manager, Kepala Subbagian Pengelolaan Data sebagai System Analyst, Staf Bagian Pengelolaan Data sebagai Database Analyst, Programmer dan Tester sedangkan Kepala Biro Perencanaan sebagai Project Administrator. Berikut adalah rincian biaya tenaga kerja yang dikeluarkan.

77 

Tabel 4.7 Rincian Biaya Tenaga Kerja Resource Pricing 1 Project Manager 2 System Analyst 3 Database 4 Programmer 5 Tester 6 Project Admin Total

Man 1 1 1 2 3 1

Month 12 10 10 12 9 12

Month Rate 5.000.000 4.000.000 4.000.000 4.000.000 3.000.000 5.000.000

Amount (IDR) 60.000.000 40.000.000 40.000.000 96.000.000 81.000.000 60.000.000 377.000.000

Keseluruhan biaya tenaga kerja dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS sebesar 75% x Rp. 377.000.000 = Rp. 282.750.000,- Dari keseluruhan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu sebesar Rp. 433.889.000,-. Berikut rincian biaya pengembangan Modul Perizinan B@LIS yang ditunjukkan pada tabel 4.8.

Tabel 4.8 Lembar Kerja Biaya Pengembangan (Development Cost Worksheet) Keterangan 1. Biaya Software

Jumlah (IDR) 0

2. Biaya Hardware

151.139.000

3. Biaya Tenaga Kerja

282.750.000

Total

433.889.000

4.5.3 Analisis Biaya Berjalan Selain biaya investasi awal yang dikeluarkan terdapat juga biaya yang berjalan. Biaya berjalan dihitung 5 tahun setelah implementasi Modul Perizinan B@LIS dari tahun 2008 sampai dengan tahun 2012. Biaya berjalan ini terdapat dua jenis, yaitu biaya pemeliharaan (maintenance) dan biaya operasional. Penjelasannya sebagai berikut:

78 

a. Biaya pemeliharaan (maintenance) Biaya pemeliharaan (maintenance) terdiri dari dua macam yaitu biaya pemeliharaan software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras). 1. Biaya pemeliharaan software (piranti lunak) merupakan biaya pemeliharaan aplikasi yang di dapat dari biaya untuk melakukan pemeliharaan sistem. 2. Biaya

pemeliharaan

hardware

(perangkat

keras)

merupakan

biaya

pemeliharaan server yang di dapat dari biaya untuk melakukan pemeliharaan hardware termasuk harddisk dan memory Keseluruhan biaya pemeliharaan software dan hardware yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan Modul Perizinan B@LIS yaitu sebesar Rp. 200.000.000,- per tahun dengan asumsi kenaikan biaya sebesar 10% setiap tahunnya . b. Biaya operasional Biaya operasional ini terdiri dari : 1. Biaya pemakaian listrik 3 buah server dan 1 storage dengan daya masingmasing server 3000 W, dan tape backup dengan daya 500 W sehingga biaya operasional listrik pertahun dengan tarif dasar listrik per Januari 2008 yaitu sebesar Rp. 885.00 per kwH adalah 365 x 24 x 1 kwH x 9.5 x Rp. 885 = Rp. 73.649.700,-. 2. Biaya infrastruktur komunikasi meliputi pemakaian alokasi bandwith untuk Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) dengan biaya sebesar Rp. 1.695.000,- per bulan sehingga biaya infrastruktur pertahun adalah 12 x Rp. 1.695.000,- = Rp. 20.340.000,-. Seiring dengan peningkatan

79 

tingkat inflasi setiap tahunnya, maka harga produk dan jasa pun akan ikut mengalami peningkatan.

Dengan perkiraan inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun 2011-2012 adalah 5,30%. Berikut rincian biaya yang sedang berjalan pada implementasi sistem Modul Perizinan B@LIS selama 5 (lima) tahun ke depan yang ditunjukkan pada tabel 4.9 berikut ini :

Tabel 4.9 Lembar Kerja Biaya Berjalan (Ongoing Expenses Worksheet) Jenis Biaya Pemeliharaan software dan hardware

Biaya (dalam Rupiah) 2008

2009

2010

Total 2011

2012

200.000.000 

209.340.000 

219.430.188 

231.059.987 

243.306.166 

1.103.136.341

Pemakaian Listrik

73.649.700 

77.089.140 

80.804.836 

85.087.492 

89.635.289 

406.266.457

Pemakaian Internet

20.340.000 

21.289.878 

22.316.050 

23.498.800 

24.744.237 

112.188.965

Jumlah

293.989.700 

307.719.018 

322.551.074 

339.646.279 

357.685.692 

1.621.591.763

4.5.4 Identifikasi Manfaat Pada bagian ini akan dijelaskan manfaat-manfaat yang diperoleh BAPETEN setelah pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS. Manfaat yang akan dihitung pada bagian ini terdiri merupakan Tangible Benefit. Dengan demikian, organisasi dapat memperoleh perkiraan manfaat yang diterima organisasi dalam perhitungan keuangan. Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat atau dampak langsung dan dapat diukur yang diperoleh dari pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS pada BAPETEN. Berikut dijelaskan beberapa manfaat langsung dari pengimplementasian Modul Perizinan B@LIS tersebut.

80 

4.5.4.1 Penghematan Kertas Setelah dilakukan wawancara terhadap pengguna sistem Modul Perizinan B@LIS, terjadi penghematan kertas sejak tahun pertama penerapan sistem ini. Sebelum adanya Modul Perizinan B@LIS ini, aktivitas atau kegiatan bisnis Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif (DPFRZR) masih belum terintegrasi dan untuk menghubungkan antara satu kegiatan bisnis dengan kegiatan bisnis lainnya masih menggunakan banyak kertas sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pemakaian kertas juga besar. Selain itu, penggunaan kertas juga banyak dihabiskan untuk pembuatan surat menyurat yang berkaitan dengan pelayanan perizinan serta dalam pembuatan laporan dari tingkat Eselon 3 sampai dengan Eselon 1. Seringkali terjadi kesalahan dalam surat menyurat serta pembuatan laporan sehingga harus dibuat ulang dan dicetak dengan menggunakan kertas yang baru. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, kesalahan-kesalahan

tersebut

dapat

dikurangi,

karena

pembuatan

surat

telah

menggunakan format baku yang telah ditetapkan di sistem. Sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan kertas sebanyak 470 rim per tahun untuk pencetakan surat dan laporan yang berkaitan dengan pelayanan perizinan FRZR. Jika di asumsikan harga satu rim kertas Rp. 24.000 maka biaya untuk pemakaian kertas sebesar 470 x Rp. 24.000 = Rp. 11.280.000,-. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan kertas dalam setahun sebesar 210 x Rp. 26.000 = Rp. 5.460.000,- dikarenakan telah adanya format baku yang telah ditetapkan dalam pencetakan surat dan pembuatan laporan. Penghematan kertas per tahun yang didapat dengan adanya Modul Perizinan B@LIS Rp 11.280.000 – Rp 5.460.000 = Rp. 5.820.000,-. Total biaya penghematan kertas per tahun sebesar Rp. 5.820.000,-. Untuk rincian penghematan biaya

81 

penggunaan kertas untuk 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.10 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun 2011-2012 adalah 5,30%.

Tabel 4.10 Rincian Penghematan Biaya Penggunaan Kertas Jenis Penghematan Penghematan biaya penggunaan kertas

Biaya (dalam Rupiah) 2008 5.820.000 

2009

2010

2011

6.091.794

6.385.418

6.723.845

Total 2012 7.080.208 

32.101.265

4.5.4.2 Penghematan Biaya Pencetakan Seiring dengan banyaknya penggunaan kertas maka berpengaruh langsung terhadap besarnya biaya untuk pencetakan karena adanya penggunaan tinta untuk pencetakannya. Untuk melakukan pencetakan, digunakan tinta warna hitam dengan harga satuan Rp. 545.000,-. Untuk menghasilkan keseluruhan surat dan laporan yang diperlukan dari aktivitas bisnis yang telah berjalan selama satu tahun membutuhkan 7 printer dengan penggantian tinta printer sebanyak 3 kali untuk masing-masing printer selama satu tahun. Jadi biaya pencetakan yang dikeluarkan sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS sebesar Rp. 545.000 x 7 x 4 = Rp. 15.260.000,- Setelah perusahaan menggunakan Modul Perizinan B@LIS, maka terjadi penghematan penggunaan kertas dan otomatis juga akan menyebabkan terjadinya penghematan biaya untuk pencetakan surat-surat dan laporanlaporan untuk keperluan manajemen. Kebutuhan tinta printer untuk pencetakan yang dilakukan oleh Direktorat FRZR berkurang menjadi 2 kali penggantian untuk masingmasing printer selama satu tahun. Jadi biaya pencetakan yang dikeluarkan setelah

82 

menggunakan Modul Perizinan B@LIS sebesar Rp. 545.000 x 7 x 2 = Rp. 7.630.000,Maka penghematan biaya untuk pencetakan yang terjadi pada tahun pertama penggunaan Modul Perizinan B@LIS sebesar Rp. 15.260.000 - Rp. 7.630.000 = Rp. 7.630.000,Untuk perkiraan biaya pencetakan 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.11 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun 2011-2012 adalah 5,30%.

Tabel 4. 11 Rincian Penghematan Biaya Pencetakan Jenis Penghematan Penghematan biaya untuk pencetakan

Biaya (dalam Rupiah) 2008 7.630.000 

2009

2010

2011

7.986.321

8.371.261

8.814.937

Total 2012 9.282.128 

42.084.647

4.5.4.3 Penghematan Amplop Pengurangan pemakaian kertas juga berdampak pada pemakaian amplop yang digunakan untuk pengiriman. tetapi setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS berkurang menjadi 2 amplop. Sebelum menggunakan Modul Perizinan B@LIS setiap proses permohonan izin biasanya menggunakan 5 amplop, pemakaian amplop dalam setahun sebanyak 215 pak amplop. Jika di asumsikan harga satu pak amplop Rp. 21.000 maka biaya untuk pemakaian amplop sebesar 215 x Rp. 21.000 = Rp. 4.515.000. Setelah menggunakan Modul Perizinan B@LIS, penggunaan amplop dalam setahun sebesar 95 x Rp. 21.000 = Rp. 1.995.000,- dengan rincian pemakaian amplop untuk setiap proses permohonan izin yaitu 2 amplop. Penghematan amplop per tahun yang didapat dengan adanya Modul Perizinan B@LIS Rp 4.515.000 – Rp 1.995.000 = Rp. 2.520.000,-. Total biaya penghematan amplop per tahun sebesar Rp. 2.520.000,-. Untuk perkiraan biaya

83 

pemakaian amplop 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.12 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun 2011-2012 adalah 5,30%.

Tabel 4. 12 Rincian Penghematan Amplop Jenis Penghematan Penghematan biaya untuk amplop

Biaya (dalam Rupiah) 2008 2.520.000 

2009

2010

2011

2.637.684

2.764.820

2.911.355

Total 2012 3.065.656 

13.899.515

4.5.4.4 Penghematan Biaya Pengiriman Pengurangan pemakaian amplop juga berdampak pada biaya pengiriman. Dari perhitungan penghematan amplop yang sudah dilakukan diatas, maka didapatkan bahwa dalam 1 tahun terdapat penghematan sebanyak 12.000 pengiriman. Jika diasumsikan biaya pengiriman Rp. 3000,- per kirim, maka penghematan biaya pengiriman per tahun setelah adanya Modul Perizinan B@LIS 12.000 x Rp.3000 = Rp. 36.000.000,- per tahun. Untuk perkiraan biaya pengiriman 5 (lima) tahun ke depan dapat dilihat pada tabel 4.8 dengan tingkat inflasi tahun 2009 dan 2010 adalah 4,67%, dan 4,82% dan asumsi inflasi tahun 2011-2012 adalah 5,30%. Tabel 4. 13 Rincian Penghematan pengiriman Jenis Penghematan Penghematan biaya untuk pengiriman

Biaya (dalam Rupiah) 2008

2009

36.000.000  37.681.200

2010

2011

39.497.433

41.590.796

Total 2012 43.795.108  198.564.537

84 

Dengan adanya penerapan Modul Perizinan B@LIS, BAPETEN dapat melakukan penghematan langsung dalam beberapa hal, diantaranya penghematan biaya penggunaan kertas, pencetakan, pemakaian bantex, pemakaian amplop, dan biaya pengiriman. Total biaya penghematan yang didapat oleh BAPETEN dengan adanya penerapan Modul Perizinan B@LIS, selama lima tahun ke depan (2008-2012) sebesar Rp. 307.264.820,-. Ringkasan hasil kuantifikasi manfaat langsung yang didapat dari adanya penerapan Modul Perizinan B@LIS di BAPETEN dapat dilihat pada tabel 4.9.

Tabel 4. 14 Manfaat Tangible Measurable Jenis Penghematan Penghematan biaya penggunaan kertas Penghematan biaya untuk pencetakan Penghematan biaya untuk amplop Penghematan biaya untuk Pengiriman Total Penghematan

Biaya (dalam Rupiah) 2008

Total

2009

2010

2011

2012

5.820.000 

6.091.794

6.385.418

6.723.845

7.080.208 

32.101.265

7.630.000 

7.986.321

8.371.261

8.814.937

9.282.128 

42.084.647

2.520.000 

2.637.684

2.764.820

2.911.355

3.065.656 

13.899.515

36.000.000  37.681.200 39.497.433 41.590.796 43.795.108  198.564.537 55.707.500  58.309.040 61.119.533 64.358.865 67.769.882  307.264.820

4.6 Analisis Value for Money Analisis Studi Value for Money (VFM) bertujuan untuk menilai sampai sejauh mana pengelola SI/TI telah berfungsi secara efisien dan juga untuk mengetahui dana yang telah dikeluarkan oleh instansi atau departemen tersebut sesuai dengan layanan (service) yang didapatkan. Value for Money (VFM) mempunyai 12 area yang menjelaskan perspektif-

85 

perspektif spesifik yang digunakan untuk mengukur efisiensi pengelola SI/TI. Berikut merupakan 12 area tersebut :

1. Hardware 2. Software 3. Staffing 4. Service levels 5. Security 6. Technical Support 7. User support 8. Costs and charges 9. Application systems development 10. Networks 11. Integration with the rest of organization 12. The information systems plan. Untuk melakukan analisis terhadap masing-masing area tersebut diperlukan penjabaran komponen yang dapat menjadi kriteria penilaian. Setiap area yang ada akan dipecah menjadi beberapa komponen dan setiap komponen terdapat pertanyaan kuisioner yang digunakan untuk mengukur nilai setiap komponen. Berikut merupakan tabel yang menjelaskan tentang setiap komponen yang ada pada masing-masing area yaitu:

86 

Tabel 4.15 Hasil Perhitungan Analisis Value for Money No.

Area

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Hardware Software Staffing Service level Security Technical support User support Cost and charges Application Networks Integration IS Planning

Bagian Data dan Informasi BAPETEN 3.5 3.25 2.8 3.7 3.63 3.25 3.7 2.75 3.75 3.25 3.63 3.5

Berdasarkan dari tabel 4.15, maka dapat digambarkan wheel diagram yang dapat menjelaskan nilai dari masing-masing area

Gambar 4.10 Grafik roda hasil perhitungan dari analisis Value for Money Menurut dari hasil pengukuran analisis value for money yang digambarkan pada wheel diagram, maka dapat disimpulkan bahwa rata-rata area sudah cukup baik, namun terdapat beberapa poin yang kurang dan yang perlu ditindaklanjuti, yaitu:

87 

1. Nilai area technical support merupakan nilai area terkecil dengan nilai 2.75. Hal yang menyebabkan nilai tersebut adalah belum sesuainya anggaran untuk pengembangan infrastruktur IT dan pengembangan SI ke depan. 2. Nilai area staffing merupakan nilai terendah kedua yang terdapat pada Bagian Data dan Informasi yaitu 2.8 Hal ini disebabkan oleh kurangnya sumber daya manusia dalam bidang TI yang mengakibatkan kinerja TI belum optimal hal ini disebabkan karena responden menilai kurangnya penyelenggaraan pelatihan untuk menunjang keahlian karyawan di bidang IT.

4.7 Pengukuran IT Balanced Scorecard

4.7.1 Menentukan Tujuan Strategis TI Untuk menentukan tujuan strategis TI maka dapat dilakukan dengan melakukan analisis visi dan misi TI yang mengacu pada visi Direktorat Perizinan Fasilitas Radiasi dan Zat Radioaktif . Berikut adalah visi, misi, dan strategi TI:

a. Visi Terwujudnya keselamatan, keamanan, dan ketenteraman dalam pemanfaatan tenaga Nuklir dengan adanya pelayanan prima dalam perizinan pemanfaatan sumber zat radioaktif

88 

b. Misi 1. Penyelenggaraan pelayanan perizinan pemanfaatan sumber radiasi pengion sesuai sistem standar pelayanan. 2. Penyelenggaraan pelayanan penerbitan ketetapan yang terkait dengan perizinan dan keselamatan pengangkutan zat radioaktif sesuai sistem standar pelayanan. 3. Perancangan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem pelayanan perizinan.

c. Strategi TI 1. Mengembangkan jaringan, infrastruktur TI, dan sistem informasi manajemen perizinan berbasis teknologi open source. 2. Memelihara dan mengelola data serta informasi dan sumber daya infrastruktur untuk menjamin ketersediaannya dalam mendukung pelayanan perizinan. 3. Menanggulangi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat. 4. Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta sesuai dalam mendukung pengembangan sistem perizinan berbasis software open source. 5. Memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat.

89 

4.7.2 Pemetaan pada perspektif IT Balanced Scorecard Tujuan strategis TI merupakan perumusan dari strategi TI pada masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard. Perumusan tujuan strategi TI dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 4.16 Perumusan Tujuan Strategi TI IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Instansi

Perspektif Orientasi Pengguna

Perspektif Penyempurnaan Operasional

Perspektif Orientasi Masa Depan

Strategi

Tujuan Strategi

ƒ Menggunakan jaringan, infrastruktur, dan sistem informasi manajemen perizinan yang tepat ƒ Memelihara dan mengembangkan sistem informasi dan infrastruktur berbasis open source software

ƒ Kontribusi fungsi TI ƒ Pengendalian biaya TI

ƒ Mengatasi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat ƒ Memiliki sumber daya manusia yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan ƒ Memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat

ƒ Peningkatkan kepuasan pengguna ƒ Peningkatan kemampuan pengguna ƒ Peningkatan produktivitas pengguna

ƒ Mengatasi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan efisien ƒ Memelihara dan mengembangkan sistem informasi dan sumber daya infrastruktur

ƒ Pengelolaan masalah ƒ Efisiensi operasional ƒ Efisiensi pengembangan aplikasi

ƒ Memiliki sumber daya manusia ƒ Peningkatan penggunaan software legal yang berkualitas serta sesuai ƒ Peningkatan kemampuan dengan kebutuhan karyawan ƒ Penggunaan software legal di ƒ Mengembangkan sistem dan dalam setiap pembangunan infrastruktur TI berbasis layanan sistem informasi open source technology perizinan.

90 

4.7.3 Peta Strategi IT Balanced Scorecard

Gambar 4.11 Peta Strategi IT Balanced Score Card

Pada Gambar 4.11 menjelaskan bahwa terdapat hubungan sebab akibat antara tujuan strategis yang ada pada masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard yang menjadikan peta strategi. Tujuan strategis yang ada pada perspektif orientasi pengguna,

91 

penyempurnaan operasional, dan orientasi masa depan harus bertujuan untuk mencapai tujuan strategis dari perspektif kontribusi instansi. Berikut merupakan keterangan dari hubungan diagram sebab akibat yaitu: 1. Mengembangkan sistem dan infrastruktur TI → Peningkatan kualitas TI Dengan adanya pengembangan sistem dan infrastruktur TI yang semakin maju maka dapat meningkatkan layanan sistem perizinan. 2. Mengembangkan sistem dan infrastruktur TI → menggunakan jaringan, infrastruktur, dan sistem informasi perizinan yang tepat Dengan mengembangkan sistem dan infrastruktur TI yang ada pada bagian sistem manajemen perizinan maka akan dapat mengoptimalkan penggunaan jaringan, infrastruktur, dan sistem informasi yang ada. 3. Peningkatan kemampuan karyawan → Pengelolaan masalah Dengan adanya pelatihan-pelatihan terhadap

karyawan TI, akan

dapat

meningkatkan kemampuan dalam mengelola dan menerapkan teknologi open source sehingga nanatinya mampu menangani masalah dalam layanan TI dengan lebih cepat dan efisien. 4. Peningkatan kemampuan karyawan → Efisiensi operasional Dengan peningkatan kemampuan karyawan TI maka maka karyawan tersebut akan dapat melakukan pekerjaannya secara efisien. 5. Peningkatan kualitas TI → Pengelolaan masalah Dengan semakin meningkatnya kualitas TI maka dalam menghadapi masalah layanan TI dapat diatasi dengan lebih cepat. 6. Efisiensi pengembangan aplikasi → Efisiensi operasional

92 

Dengan adanya pengembangan aplikasi yang sesuai maka kegiatan yang manual dapat dilakukan dengan lebih cepat melalui adanya aplikasi. 7. Pengelolaan masalah → Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya pengelolaan masalah dalam layanan perizinan yang cepat yang dapat dibutuhkan pengguna dalam pekerjaannya maka akan meningkatkan kepuasan pengguna 8. Efisiensi operasional → Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya efisiensi operasional yang baik maka tingkat kepuasan pengguna akan meningkat. 9. Efisiensi operasional → Memelihara dan mengembangkan sistem informasi dan sumber daya infrastruktur Dengan adanya efisiensi operasional yang berjalan baik maka akan membantu mempermudah dalam pemeliharaan dan pengembangan SI/TI 10. Efisiensi pengembangan aplikasi → Peningkatan produktivitas pengguna Dengan adanya efisiensi pengembangan aplikasi yang baik dan sesuai maka akan dapat

membantu

pekerjaan

pengguna

sehingga

terjadinya

peningkatan

produktivitas pengguna. 11. Peningkatan kemampuan pengguna → Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya pelatihan yang meningkatkan kemampuan pengguna terhadap aplikasi sistem informasi dan pengelolaan infrastruktur maka tingkat kepuasan pengguna akan bertambah. 12. Peningkatan kemampuan pengguna → Peningkatan produktivitas pengguna

93 

Semakin tingginya tingkat keahlian pengguna akan pemanfaatan sistem maka semakin meningkatkan produktivitas dalam menjalankan setiap aktifitas dalam proses bisnis. 13. Peningkatan kemampuan pengguna →

Memiliki sumber daya manusia yang

berkualitas serta sesuai dalam pelaksanaannya Dengan peningkatan kemampuan pengguna yang semakin baik maka akan memastikan dan menjamin sumber daya manusia berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan. 14. Peningkatan produktivitas pengguna → Kontribusi fungsi TI Dengan semakin banyaknya produktivitas pengguna terhadap sistem dan infrastruktur maka TI memberikan kontribusi yang besar terhadap bagian sistem manajemen perizinan. 15. Peningkatan produktivitas pengguna → Pengendalian biaya TI Dengan semakin meningkatnya produktivitas pengguna terhadap sistem maka dapat membantu instansi dalam mengendalikan biaya TI. 16. Kontribusi fungsi TI → Memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat Kontribusi fungsi TI yang semakin besar sudah pasti memberikan manfaat untuk memastikan mempunyai data, informasi, dan laporan yang dibutuhkan secara cepat dan akurat. 17. Pengendalian biaya TI → Menanggulangi setiap permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat.

94 

Untuk mengendalikan biaya TI maka instansi harus mempunyai strategi untuk menanggulangi setiap gangguan atau permasalahan pada sistem secara cepat dan tepat agar tidak mengganggu kegiatan operasional yang dapat memperlambat proses pelayanan perizinan.

4.7.4 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard Setiap perspektif tujuan strategis dari IT Balanced Scorecard akan dijabarkan menjadi beberapa ukuran strategis. Setiap ukuran strategis memiliki sasaran strategis seperti yang terdapat pada tabel :

Tabel 4.17 Ukuran dan Strategis IT Balanced Scorecard Ukuran Strategi

Sasaran Strategis

1. Perspektif kontribusi Instansi A. Kontribusi Fungsi TI A.1.% Proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen 90 % Perizinan yang menggunakan aplikasi sistem informasi A.2. % Ketersediaan Hardware

90 %

B. Pengendalian Biaya TI B.1. % Anggaran TI yang digunakan

96 %

2. Perspektif Orientasi Pengguna A. Meningkatkan Kepuasan Pengguna A.1. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan 90 % penggunaan aplikasi A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi 90 % sistem informasi A.3. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang 90 % diberikan B. Meningkatkan Kemampuan Pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna

90 %

B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi 90 %

95  Ukuran Strategi

Sasaran Strategis

sistem informasi C. Meningkatkan Produktivitas Pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian 90 % pekerjaan C.2. % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam 90 % pekerjaan. C.3.% Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan

90 %

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang diselesaikan tepat waktu.

95 %

B. Efisiensi Operasional B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan

95 %

C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi

6 bulan

C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi

≥ 90 %

C.3. Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi sistem informasi

≥ 90 %

4. Perspektif Orientasi Masa Depan A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1

100 %

A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan

80 %

A.3. % Penggunaan software open source

90 %

B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan staf TI

≥ 2 kali dalam setahun

B.2. Frekuensi pelatihan pengguna

≥ 2 kali dalam setahun

C. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI C.1.Tingkat pengembangan infrastruktur TI yang sering tiap 1 tahun dilakukan

96 

4.7.5. Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis Teknik pengukuran strategis pada IT Balanced Scorecard yang digunakan yaitu interview. Pengukuran ini bermanfaat untuk mengukur perencanaan bakuan strategi yang ada pada Bagian Sistem Manajemen Perizinan apakah sudah berjalan dengan efektif. 4.7.6 Penentuan Sasaran Dari Tiap Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard Setelah menentukan tujuan dan ukuran strategis pada tiap

perspektif,

selanjutnya akan ditentukan sasaran strategis yang ingin dicapai departemen bagi tiap ukuran strategis. 1. Perspektif Kontribusi Instansi Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif kontribusi Instansi adalah: A. Kontribusi Fungsi TI A.1. % Proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi sistem informasi Bertujuan untuk mengetahui setiap proses bisnis yang sudah direalisasikan dalam aplikasi sistem informasi. Sasaran strategis: 90 % A.2. % Ketersediaan Hardware Bertujuan untuk mengetahui ketersediaan Hardware yang digunakan untuk menunjang kegiatan yang ada di BAPETEN. Sasaran strategis : 90 %.

B. Pengendalian Biaya TI B.1. % Anggaran TI yang digunakan

97 

Bertujuan untuk mengetahui anggaran TI yang telah digunakan dengan membandingkan anggaran yang telah direncanakan. Sasaran strategis : 96 % 2. Perspektif Orientasi Pengguna Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi pengguna adalah: A. Meningkatkan Kepuasan User A.1. %

Tingkat

kepuasan

pengguna

terhadap

kemudahan

penggunaan aplikasi. Bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna dalam menggunakan

aplikasi

pada

Bagian

Sistem

Informasi

Manajemen Perizinan Sasaran strategis : 90 % A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi. Bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja dalam penggunaan aplikasi untuk mendukung kegiatan pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan. Sasaran strategis: 90 %

A.3. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan. Bertujuan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan oleh bagian TI ketika terjadi problem.

98 

Sasaran strategis : 90 %

B. Meningkatkan Kemampuan pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna. Bertujuan untuk meningkatkan kemampuan pengguna pada aplikasi sistem informasi. Sasaran strategis : 90 % dari rencana pelatihan. B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi. Bertujuan untuk mengukur dan mengetahui sampai sejauh mana pemahaman user dalam menggunakan aplikasi sistem informasi untuk mengerjakan tugasnya. Setelah melakukan pelatihan kepada pengguna, maka perlu diadakan pengukuran untuk mengetahui tingkat pemahaman pengguna terhadap pemakaian aplikasi tersebut. Sasaran strategis: 90 % C. Meningkatkan Produktivitas pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan. Bertujuan untuk mengetahui banyaknya pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat waktu dengan memakai aplikasi SI. Banyaknya pekerjaan yang selesai tepat waktu akan dapat meningkatkan produktivitas pengguna. Sasaran strategis : 90 %

99 

C.2. % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. Bertujuan untuk mengetahui berapa banyak kesalahan input data yang berkurang yang dilakukan oleh pengguna pada saat menggunakan aplikasi. Dengan berkurangnya kesalahan yang dilakukan

oleh

pengguna

maka

dapat

meningkatkan

produktivitas. Sasaran strategis : 90 % C.3. % Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan. Bertujuan

untuk

mengetahui

banyaknya

output

yang

dihasilkan aplikasi sistem informasi dalam bentuk laporan yang sesuai dengan yang diharapkan. Sasaran strategis : 90 %

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi penyempurnaan operasional adalah: A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang terselesaikan tepat waktu. Bertujuan untuk mengetahui banyaknya problem yang berkaitan dengan aplikasi sistem informasi yang dapat diselesaikan tepat waktu oleh staf bagian TI. Sasaran strategis: 90 % B. Efisiensi Operasional

100 

B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan Bertujuan untuk mengukur kelancaran koneksi jaringan yang ada pada Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan untuk mendukung kegiatan operasional. Perhitungan dilakukan berdasarkan downtime yang terjadi. Sasaran strategis: 90 % C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi. Bertujuan untuk mengetahui waktu yang dibutuhkan oleh bagian TI dalam menyelesaikan pengembangan aplikasi. Sasaran strategis : 6 bulan C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi Bertujuan untuk mengetahui banyaknya biaya yang digunakan dalam pengembangan aplikasi yang sudah terealisasi yang ditangani oleh Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan. Sasaran strategis : ≥90 % dari anggaran C.3. Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi sistem informasi Bertujuan untuk mengetahui ketepatan waktu dalam proses penyelesaian pengembangan aplikasi. Sasaran strategis : ≥ 90 %

101 

4. Perpektif Orientasi Masa Depan Ukuran dan sasaran strategis dari perspektif orientasi masa depan adalah: A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 Bertujuan untuk mengetahui jumlah staf TI yang memiliki pendidikan minimal S1. Pengukuran dilakukan berdasarkan jumlah staf yang berpendidikan minimal S1 dibandingkan jumlah keseluruhan staf pada divisi TI. Sasaran strategis : 90 % A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan Bertujuan untuk mengetahui jumlah staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan. Sasaran strategis : 90 % A.3. % Penggunaan software legal. Bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak software open source yang digunakan dalam pembangunan sistem informasi. Sasaran stategis : 90 % B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan staf TI Bertujuan untuk mengetahui seberapa sering staf TI diberikan pelatihan yang dapat menambah pengetahuan dan keahlian

102 

mengenai penggunaan dan penyelesaian masalah yang berkaitan dengan infrastruktur teknologi. Sasaran strategis : ≥ 2 kali dalam setahun. B.2. Frekuensi pelatihan pengguna Bertujuan untuk mengetahui seberapa sering pengguna diberikan pelatihan yang dapat menambah pengetahuan mengenai feature baru dari layanan sistem informasi. Sasaran strategis: ≥ 2 kali dalam setahun C. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI C.1. Tingkat pengembangan infrastruktur TI yang sering dilakukan Bertujuan untuk mengetahui seberapa sering Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan melakukan pengembangan terhadap aplikasi dan infrastruktur yang ada agar dapat memenuhi kebutuhan dan juga meningkatkan kinerja. Sasaran strategis : tiap 2 tahun

4.7.7

Hasil Pengukuran Kinerja Sistem 1. Perspektif Kontribusi Instansi A. Kontribusi Fungsi TI A.1. % Proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi Sistem Informasi

103 

Berdasarkan informasi yang diperoleh dari Bagian Data dan Informasi , sekitar 85 % proses bisnis Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan sudah menggunakan aplikasi. Sasaran strategis: 90 % Hasil pencapaian: 85 % A.2. % Ketersediaan Hardware Berdasarkan informasi yang diperoleh dari Bagian Datadan Informasi, ketersediaan Hardware terpenuhi

80% terhadap

kebutuhannya. Sasaran strategis: 90 % Hasil pencapaian: 80 % Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi Instansi:

Tabel 4.18 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Instansi Ukuran Strategis Sasaran Hasil Pencapaian Strategis Pengukuran A. Kontribusi Fungsi TI A.1. % Proses bisnis Bagian Sistem 90 % 85% 85 % Informasi Manajemen Perizinan yang menggunakan aplikasi Sistem Informasi A.2. % Ketersediaan Hardware 90% 80% 80% Rata-rata 82.5%  

 

104 

B. Pengendalian Biaya TI B.1.% Anggaran TI yang digunakan Untuk mengetahui anggaran TI yang digunakan, informasi didapatkan dari pertanyaan yang digunakan yaitu : “Berapa presentase anggaran TI yang sudah terealisasi?” Dari hasil interview diketahui bahwa presentase anggaran TI yang digunakan adalah 90 % Sasaran strategis: 96 % 2. Perspektif Orientasi Pengguna A. Meningkatkan Kepuasan Pengguna A.1. %

Tingkat

kepuasan

pengguna

terhadap

kemudahan

penggunaan aplikasi. Untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi untuk mendukung kegiatan Manajemen Perizinan di BAPETEN informasi didapatkan dari interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: •

Pertanyaan

interview

:

“Berapa

presentase

kepuasan

pengguna dalam penggunaan aplikasi?” •

Hasil Interview : Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi yaitu 90%

105 

A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kecepatan kinerja aplikasi sistem informasi perizinan. Untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi dilakukan dengan interview terhadap pengguna aplikasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut : ¾ Pertanyaan interview: “Berapa lama rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk membuka halaman web pada saat akan menggunakan aplikasi sistem informasi melalui web browser?” ¾ Hasil interview: Untuk aplikasi yang digunakan pada B@lis Online sudah berbasiskan web jadi, lama rata-rata waktu proses halaman web kurang dari 30 detik. ¾ Bobot penilaian: ƒ

Kurang dari atau sama dengan 1 menit, memiliki bobot 4.

ƒ

1 sampai 5 menit, memiliki bobot 3.

ƒ

6 sampai 10 menit, memiliki bobot 2.

ƒ

Lebih dari 10 menit, memiliki bobot 1.

¾ Hasil Analisa : Kurang dari atau sama dengan 1 menit, memiliki bobot 4. ¾ Pertanyaan interview: “Apakah anda sudah merasa puas dengan kecepatan waktu akses halaman web tersebut?” ¾ Hasil interview: Sampai sejauh ini untuk kecepatan waktu akses halaman web memuaskan.

106 

¾ Bobot penilaian: ƒ Memuaskan (> 75%), memiliki bobot 4. ƒ Cukup memuaskan (51 – 75%), memiliki bobot 3. ƒ Kurang memuaskan (26 – 50%), memiliki bobot 2. ƒ Tidak memuaskan (≤ 25%), memiliki bobot 1. ƒ Hasil Analisa: Cukup memuaskan (51 – 75%), memiliki bobot 3. ¾ Hasil keseluruhan:(bobot pertanyaan 1 + bobot pertanyaan 2) / 2 = (4+3) / 2 = 3.5 (87.5%) A.3. % Tingkat Kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan Pengukuran presentase tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan oleh bagian TI, dilakukan dengan interview terhadap pengguna. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut : ¾ Pertanyaan interview: “Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh bagian TI dalam memberikan solusi terhadap masalah yang ada?” ¾ Hasil interview: Untuk setiap masalah yang ada sebisa mungkin langsung di follow-up untuk proses penyelesaian masalah tersebut dan tergantung dari kompleksitas masalah yang terjadi. Biasanya hanya dalam waktu kurang dari 1 hari dan paling lama waktu terjadi masalah reparasi yaitu 1-2 hari. ¾ Bobot penilaian:

107 

ƒ 1 hari atau kurang dari sehari, memiliki bobot 4. ƒ 2 hari, memiliki bobot 3. ƒ 3 hari, memiliki bobot 2. ƒ Lebih dari 3 hari, memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 2 hari, memiliki bobot 3 (75%) B. Meningkatkan Kemampuan Pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna. Untuk mengukur seberapa besar pelatihan pengguna yang terealisasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa presentase realisasi pelaksanaan pelatihan yang dilakukan dari rencana pelatihan yang telah ditetapkan?” ¾ Hasil interview: Setiap tahun pasti ada rencana pelatihan dan selalu terselenggara dengan baik. Karena semua staf harus memahami cara penggunaan aplikasi yang ada agar dapat mengelola data dengan baik. ¾ Bobot penilaian: ƒ 76 – 100%, memiliki bobot 4. ƒ 51 – 75%, memiliki bobot 3. ƒ 26 – 50%, memiliki bobot 2. ƒ 0 – 25%, memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 76 - 100%, memiliki bobot 4

108 

B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi. Pengukuran persentase tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi, dilakukan dengan interview terhadap pengguna. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa besar tingkat pemahaman anda setelah mendapatkan pelatihan mengenai aplikasi sistem informasi yang ada di Bagian Sistem Manajemen Perizinan?”

¾ Hasil interview: Untuk tingkat pemahaman setelah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi yaitu cukup mengerti. ¾ Bobot penilaian: ƒ Sangat memahami (76 – 100%), memiliki bobot 4. ƒ Cukup memahami (51 – 75%), memiliki bobot 3. ƒ Kurang memahami (26 – 50%), memiliki bobot 2. ƒ Tidak memahami (0 – 25%), memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: Cukup memahami (51-75%), memiliki bobot 3. ¾ Pertanyaan

interview:

“Seberapa

sering

anda

pernah

mengajukan pertanyaan mengenai aplikasi sistem informasi ke Bagian Data dan Informasi dalam sebulan?”

109 

¾ Hasil interview: Pengajuan pertanyaan terhadap masalah penggunaan aplikasi sekitar 10 kali dalam sebulan. ¾ Bobot penilaian: ƒ 0 – 5 kali sebulan, memiliki bobot 4. ƒ 6 – 10 kali sebulan, memiliki bobot 3. ƒ 11 – 15 kali sebulan, memiliki bobot 2. ƒ 16 – 20 kali sebulan, memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 6-10 kali sebulan, memiliki bobot 3. ¾ Pertanyaan interview: “Seberapa sering anda melakukan keluhan masalah terhadap divisi TI dalam sebulan?” ¾ Hasil interview: Biasanya untuk pengajuan keluhan dalam sebulan antara 0 - 3 kali sebulan. ¾ Bobot penilaian: ƒ 0 – 3 kali sebulan, memiliki bobot 4. ƒ 4 – 7 kali sebulan, memiliki bobot 3. ƒ 8 – 11 kali sebulan, memiliki bobot 2. ƒ Lebih dari 11 kali sebulan, memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 4 - 7 kali sebulan, memiliki bobot 3. ¾ Hasil keseluruhan:(bobot pertanyaan 1 + bobot pertanyaan 2 + bobot pertanyaan 3) / 3 = (3+3+3) / 3 = 3.33 (83.25 %) C. Meningkatkan Produktivitas Pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan.

110 

Pengukuran presentase ketepatan waktu terhadap penyelesaian pekerjaan pengguna, dilakukan dengan interview terhadap pengguna dari aplikasi sistem informasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa presentase pekerjaan yang anda lakukan selesai tepat waktu dengan menggunakan aplikasi sistem informasi dalam sebulan?” ¾ Hasil interview: Setiap pekerjaan sekarang sudah menggunakan aplikasi dan aplikasi ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan yang ada sehingga dapat selesai tepat waktu. ¾ Bobot penilaian: ƒ 76 - 100% tepat waktu, memiliki bobot 4. ƒ 51 - 75% tepat waktu, memiliki bobot 3. ƒ 26 - 50% tepat waktu, memiliki bobot 2. ƒ 0 - 25% tepat waktu, memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 76-100% tepat waktu, memiliki bobot 4. C.2. %Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. Pengukuran presentase pengurangan tingkat kesalahan yang dilakukan

pengguna

dalam

menggunakan

aplikasi

sistem

informasi. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut:

111 

¾ Pertanyaan interview: “Berapa banyak kesalahan input yang dilakukan

pengguna

saat

menggunakan

aplikasi

dalam

sebulan?” ¾ Hasil interview: Kesalahan yang dilakukan saat penggunaan aplikasi sekitar 8-11 kali sebulan. ¾ Bobot penilaian: ƒ 0 – 3 kali sebulan, memiliki bobot 4. ƒ 4 – 7 kali sebulan, memiliki bobot 3. ƒ 8 – 11 kali sebulan, memiliki bobot 2. ƒ Lebih dari 11 kali sebulan, memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 8-11 kali sebulan, memiliki bobot 2. C.3. % Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan Pengukuran presentase tingkat output seperti laporan yang dibuat sesuai dengan yang diharapkan,dilakukan dengan interview terhadap pengguna aplikasi sistem informasi di Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa presentase laporan yang dihasilkan aplikasi sistem informasi telah sesuai dengan yang diharapkan?” ¾ Hasil interview: Aplikasi yang sudah ada sekarang sudah memenuhi untuk membuat laporan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan dari pengguna.

112 

¾ Bobot penilaian: ƒ 76 - 100% (memenuhi), memiliki bobot 4. ƒ 51 - 75% (lumayan memenuhi), memiliki bobot 3. ƒ 26 - 50% (kurang memenuhi), memiliki bobot 2. ƒ 0 - 25% (tidak memenuhi), memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 76 - 100% (memenuhi), memiliki bobot 4. ¾ Pertanyaan interview: “Berapa presentase output atau hasil dari pemrosesan

data

menggunakan

aplikasi

mendukung kegiatan-kegiatan dalam proses

sudah

dapat

bisnis Bagian

Sistem Informasi Manajemen Perizinan?” ¾ Hasil interview: Hasil dari pemrosesan data dengan penggunaan aplikasi yang ada lumayan mendukung kegiatan-kegiatan dalam proses bisnis yang ada pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan. ¾ Bobot penilaian: ƒ 76 - 100% (mendukung), memiliki bobot 4. ƒ 51 - 75% (lumayan mendukung), memiliki bobot 3. ƒ 26 - 50% (kurang mendukung), memiliki bobot 2. ƒ 0 - 25% (tidak mendukung), memiliki bobot 1. ¾ Hasil Analisa: 51 – 75% (lumayan mendukung), memiliki bobot 3. ¾ Hasil keseluruhan : (bobot pertanyaan 1 + bobot pertanyaan 2) / 2 = (4+3) / 2 = 3.5 (87.5%)

113 

Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna: Tabel 4.19 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna

Ukuran Strategis A. Meningkatkan Kepuasan Pengguna A.1. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi A.2. % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi A.3. % Tingkat Kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan

Sasaran Strategis

Hasil Pengukuran

90 %

90 %

90 %

90 %

87.5 %

87.5 %

90 %

75%

75%

Rata-rata B. Meningkatkan Kemampuan Pengguna B.1. % Pelaksanaan pelatihan pengguna B.2. % Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi sistem informasi

90 % 90 %

84.16% 100% 83.25%

Rata-rata C. Meningkatkan Produktivitas Pengguna C.1. % Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan C.2. % Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan. C.3. % Tingkat output yang sesuai dengan yang diharapkan

Pencapaian

100 % 83.25 % 91.62%

100 %

100 %

100 %

100 %

75 %

75 %

100 %

87.5 %

87.5 %

Rata-rata

87.5 %

Rata-rata keseluruhan

87.76%

3. Penyempurnaan Operasional A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang diselesaikan tepat waktu. Untuk mengetahui kecepatan bagian TI dalam menanggani masalah yang berhubungan dengan aplikasi, informasi didapatkan

114 

dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan

interview:

“Berapa

banyak

masalah

yang

diselesaikan tepat waktu dari semua masalah yang ada?” Hasil interview: Setiap masalah yang ada tidak semuanya dapat langsung diselesaikan karena ada beberapa masalah yang membutuhkan waktu penyelesaian cukup lama misalnya power supply komputer rusak karena listrik tidak stabil. ¾ Sasaran strategis: 95 % ¾ Hasil pencapaian: 85 % B. Efisiensi Operasional B.1. % Tingkat kelancaran koneksi jaringan Untuk mengetahui ketersediaan atau kelancaran koneksi jaringan pada sistem saat aplikasi dijalankan, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Seberapa sering jaringan pada sistem terputus saat aplikasi sedang berjalan?” ¾ Hasil interview: Koneksi jaringan yang ada sudah cukup baik tapi terkadang terdapat masalah seperti sinyal wifi tidak bisa menjangkau area tertentu pada gedung. Sekitar 10 % koneksi jaringan mengalami masalah.

115 

¾ Sasaran strategis: 95 % ¾ Hasil pencapaian: 90 % C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi Untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

pengembangan

sebuah

aplikasi,

informasi

didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan aplikasi yang telah dipakai Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan?” ¾ Hasil interview: Untuk waktu pengembangan aplikasi biasanya diselesaikan dalam waktu 6 bulan. ¾ Sasaran strategis: 6 bulan ¾ Hasil pencapaian: 6 bulan C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi Untuk mengetahui realisasi biaya pengembangan aplikasi yang sudah terealisasi, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa presentase realisasi biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan software yang telah dipakai?”

116 

¾ Hasil

interview:

Presentase

realisasi

biaya

yang

telah

dikeluarkan untuk pengembangan software yaitu 87 % ¾ Sasaran strategis: ≥ 90 % dari anggaran ¾ Hasil pencapaian: 87 %. C.3. % Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi. Pengukuran ini untuk menilai tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian suatu pengembangan aplikasi yang ada di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa tingkat ketepatan waktu untuk penyelesaian pengembangan aplikasi?”. ¾ Hasil interview: Setiap pengembangan aplikasi yang sudah direncanakan diselesaikan dengan tepat waktu. ¾ Sasaran strategis: ≥ 90 % ¾ Hasil pencapaian: 90 % Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif

penyempurnaan

operasional:

Tabel 4.20 Hasil Pengukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional Ukuran Strategis Sasaran Hasil Pencapaian Strategis Pengukuran A. Pengelolaan Masalah A.1. % Masalah yang diselesaikan tepat waktu.

90 %

85 %

85 %

117 

Rata-rata

 

 

  B. Efisiensi Operasional B.1. % Tingkat   kelancaran koneksi jaringan

90 %

90 %

Rata-rata

   

90 %

85 %

95 %

C. Efisiensi Pengembangan Aplikasi C.1. Lama pengembangan aplikasi

6 bulan

6 bulan

100 %

C.2. % Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi

≥ 90 %

87 %

87 %

C.2. % Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi

≥ 97 %

100 %

100 %

Rata-rata

95.66 %

Rata-rata keseluruhan

91.88 %

4. Orientasi Masa Depan A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1 Untuk mengetahui berapa banyak

staf TI yang berpendidikan

strata 1 (S1) dari semua staf TI yang ada, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview : “Ada berapa orang staf TI yang berpendidikan minimal S1?” ¾ Hasil interview: Bagian Data dan Informasi memiliki 15 orang yang berpendidikan S1

118 

¾ Sasaran strategis: 100 % ¾ Hasil pencapaian: 100 % A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan Untuk mengetahui berapa banyak staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan dari semua staf TI yang ada, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview : “Berapa banyak staf TI di Bagian Sistem Informasi dan Perpusatakaan yang memiliki sertifikasi?” ¾ Hasil interview: 5 orang staf TI yang memiliki sertifikasi dari 15 orang staf TI yang ada. ¾ Sasaran strategis: 100 % ¾ Hasil pencapaian: 33.33% 5 orang dari 15 staf di Bagian Data Informasi = (5/15)*100% = 33.33 % A.3. % Penggunaan software open source (OSS) Untuk mengukur seberapa besar penggunaan software open source atau bersifat legal di Bagian Data dan Informasi BAPETEN, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Berapa banyak software open source digunakan di Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan

119 

dalam pembangunan server sistem informasi perizinan di BAPETEN?” ¾ Hasil interview: Sebagian besar server dan workstation yang ada pada Bagian Sistem Informasi Manajemen Perizinan sudah menggunakan software open source yang legal. Persentase penggunaannya yaitu sekitar ≥ 90 % ¾ Sasaran strategis: 90 % ¾ Hasil pencapaian: ≥ 90% B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan staf TI Untuk mengetahui seberapa sering diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan staf TI yang ada pada Bagian Data dan Informasi, informasi didapatkan dengan cara interview. Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Seberapa sering diadakannya pelatihan staf TI untuk meningkatkan kemampuan dalam bidang TI?” ¾ Hasil interview: Untuk pelatihan staf TI yang ada di BAPETEN biasanya menyelenggarakan pelatihan bekerjasama dengan pihak biasanya disesuaikan dengan sasaran strategis. Namun untuk tahun 2011 pelatihan yang dapat terlaksana hanya sekali. ¾ Sasaran strategis: ≥ 2 kali dalam setahun ¾ Hasil pencapaian: 1 kali dalam setahun B.2. Frekuensi pelatihan pengguna

120 

Untuk mengetahui seberapa sering diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan pengguna aplikasi yang ada dalam Bagian Data dan Informasi.Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interview: “Seberapa sering diadakannya pelatihan untuk meningkatkan kemampuan pengguna aplikasi?” ¾ Hasil interview: Untuk pelatihan pengguna aplikasi biasanya juga diadakan sesuai dengan pelatihan staf TI dan yang terealisasi untuk tahun 2011 hanya sekali. ¾ Sasaran strategis: ≥ 2 kali dalam setahun ¾ Hasil pencapaian: 1 kali dalam setahun C. Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI C.1. Tingkat seberapa sering Instansi melakukan pengembangan infrastruktur TI Untuk

mengetahui

pengembangan

sistem

seberapa

sering

dan

infrastruktur

instansi yang

melakukan ada

untuk

meningkatkan kinerja pekerjaan, informasi didapatkan dengan cara interview.Dari hasil interview tersebut diperoleh informasi sebagai berikut: ¾ Pertanyaan interiew: “Seberapa sering pengembangan sistem dan infrastruktur instansi dilakukan?”

121 

¾ Hasil interview: Bagian Data dan Informasi secara rutin melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI yang dimilikinya 1 tahun sekali. ¾ Sasaran strategis: tiap 1 tahun ¾ Hasil pencapaian: 1 kali per tahun (100 %) Berikut ini adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan:

Tabel 4.21 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan Sasaran Strategis

Hasil Pengukur an

Pencapaian

100 %

100 %

100 %

A.2. % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan

100 %

33.33 %

33.33 %

A.3. % Penggunaan software open source

100 %

≥ 90%

90 %

Ukuran Strategis

A. Peningkatan Kualitas TI A.1. % Staf TI yang berpendidikan minimal S1

Rata-rata

67.78 %

B. Peningkatan Kemampuan Karyawan B.1. Frekuensi pelatihan ≥ 2 kali 1 kali staf TI dalam setahun setahun B.2. Frekuensi pelatihan pengguna

≥ 2 kali dalam setahun

1 kali setahun

Rata-rata C. Mengembangkan Sistem danInfrastruktur TI

50 %

50 %

50 %

122 

C.1. Tingkat tiap 1 pengembangan tahun infrastruktur TI yang sering dilakukan

1 tahun

100 %

Rata-rata

100 %

Rata-rata seluruh

72.59 %

 

4.7.8

Evaluasi Hasil Pengukuran Kinerja Sistem Setelah melakukan pengukuran IT Balanced Scorecard, maka didapatkan hasil pengukuran kinerja sistem, yaitu: Tabel 4.22 Kategori Bobot Bobot

Kategori Bobot

0% - 65%

Sangat Kurang

66% - 75%

Kurang

76% - 85%

Baik

86% - 100% Sangat Baik

Tabel 4.23 Hasil Pengukuran Kinerja Bagian Data dan Informasi Perspektif Kontribusi Instansi

TujuanStrategis

Bobot

Kontribusi Fungsi TI

85% Baik

Pengendalian Biaya TI

80% Baik

Rata-rata Orientasi Pengguna

Hasil Pengukuran

82.5% Baik

Peningkatan Kepuasan Pengguna

84.16% Baik

Peningkatan Kemampuan pengguna

91.62% Sangat baik

123 

Peningkatan Produktivitas Pengguna Rata-rata Penyempurnaan Operasional

Orientasi Masa Depan

87.5% Sangat Baik 87.76% Sangat baik

Pengelolaan Masalah

85%

Baik

Efisiensi Operasional

95 % Sangat baik

Efisiensi Pengembangan Aplikasi

95.66 % Sangat baik

Rata-rata

91.88 % Sangat Baik

Peningkatan Kualitas TI

67.78% Kurang

Peningkatan Kemampuan Karyawan

50% Sangat Kurang

Mengembangkan Sistem dan Infrastruktur TI berbasis open source

90 % Sangat baik

Rata-rata

72.59% Kurang

Tabel 4.24 Ringkasan Hasil Pengukuran Kinerja Perspektif

Hasil Pengukuran

Perspektif Kontribusi Institusi

82.5%

Perspektif Orientasi Pengguna

87.76%

Perspektif Penyempurnaan Operasional

91.88%

Perspektif Orientasi Masa Depan

72.59%

Rata-rata

83.68%

 

Dari hasil ringkasan pengukuran kinerja di atas dari empat perspektif IT Balanced Scorecard, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja dari Bagian Data dan Informasi BAPETEN termasuk dalam kategori baik dengan rata-rata 83.68 %.  

124 

 

Gambar 4.12 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja Sistem Bagian Data Informasi BAPETEN Dari Gambar 4.9 dapat diketahui bahwa: A. Pencapaian perspektif kontribusi Instansi sebesar 82.5% dari sasaran yang diharapkan yaitu 90 %. Jadi dapat disimpulkan bahwa pada perspektif kontribusi Instansi, peranan dan fungsi TI terhadap instansi telah dikembangkan dengan cukup baik. Tetapi hal ini masih perlu dikembangkan baik dalam jumlah penggunaan aplikasi maupun ketersediaan hardware. B. Pencapaian perspektif orientasi pengguna adalah sebesar 87.76% dari sasaran yang diharapkan yaitu 90%. Di mana pencapaian tujuan strategis pada tingkat kepuasan pengguna sebesar 84.16%, pencapaian tujuan strategis pada tingkat kemampuan pengguna sebesar 91.62%, dan pencapaian tujuan strategis pada tingkat produktivitas pengguna sebesar 87.5%. Jadi dapat disimpulkan secara keseluruhan pencapaian

125  perspektif orientasi pengguna adalah sangat baik, namun masih harus ditingkatkan pada bagian tingkat kepuasan pengguna. C. Pencapaian perspektif penyempurnaan operasional adalah sebesar 91.88% dari sasaran yang diharapkan. Di mana pencapaian tujuan strategis pada tingkat pengelolaan masalah sebesar 90%, pencapaian tujuan strategis pada tingkat efisiensi operasional sebesar 95%, dan pencapaian tujuan strategis pada tingkat efisiensi pengembangan aplikasi adalah sebesar 95.66%. Jadi dapat disimpulkan pada pencapaian perspektif penyempurnaan operasional adalah sangat baik. D. Pencapaian perspektif orientasi masa depan adalah sebesar 72.59% dari sasaran yang diharapkan. Di mana pencapaian tujuan strategis pada peningkatan kualitas TI adalah sebesar 67.78%, pencapaian tujuan strategis pada peningkatan kemampuan karyawan adalah sebesar 50%, dan pencapaian tujuan strategis pada pengembangan sistem dan infrastruktur TI dengan open source adalah sebesar 90%. Dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan pada pencapaian perspektif orientasi masa depan adalah kurang, sehingga perlu dilakukan peningkatan kemampuan dan keahlian karyawan agar dapat mengembangkan dan menerapkan teknologi baru dalam rangka penyempurnaan sistem yang ada pada Bagian Data dan Informasi BAPETEN.    

126 

4.7.9 IT BSC Evaluation Summary Dari hasil evaluasi pengukuran IT Balanced Scorecard pada Bagian Data dan Informasi BAPETEN, maka terdapat hal-hal yang perlu ditingkatkan. Oleh karena itu, terdapat beberapa inisiatif atau kebijakan yang semestinya perlu dilaksanakan agar dapat menunjang visi dan misi yang telah dibuat inisiatif atau kebijakan tersebut dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.25 Inisiatif dan Kebutuhan SI/TI dari IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Instansi

Tujuan Strategi Kontribusi Fungsi TI

Ukuran Strategi % Proses bisnis Bagian Data dan Informasi yang menggunakan aplikasi sistem informasi

Kebijakan/Inisiatif •

•

% Ketersediaan Hardware

Orientasi Pengguna

Pengendalian Biaya TI

% Anggaran TI yang digunakan

Meningkatkan Kepuasan Pengguna

% Tingkat kepuasan pengguna terhadap kemudahan penggunaan aplikasi % Tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja aplikasi sistem informasi perizinan % Tingkat kepuasan pengguna terhadap solusi yang diberikan

•

•

Kebutuhan SI/TI

Peningkatan ketersediaan layanan sistem informasi persizinan dari server B@lis Pengembangan modulmodul dari sistem informasi manajemen perizinan

• Server Backup untuk Disaster Recovery Planning dengan software berbasis open source

Adanya aplikasi Helpdesk yang dapat mencatat history problem yang telah terjadi sehingga dapat dicari solusi untuk suatu problem IT yang sering terjadi Meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam penyelesaian masalah layanan IT yang ada

• Aplikasi Helpdesk

127  Perspektif

Tujuan Strategi Meningkatkan Kemampuan Pengguna

Meningkatkan Produktivitas Pengguna

Ukuran Strategi

Kebijakan/Inisiatif

% Pelaksanaan pelatihan pengguna

•

Memberikan pelatihan penggunaan aplikasi sistem informasi secara intensif

% Tingkat ketepatan waktu dalam penyelesaian pekerjaan

•

Mempunyai standar format dokumen yang ada di BAPETEN sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan

•

Meningkatkan waktu dalam penyelesaian masalah yang ada dengan memberikan solusi yang tepat. Mencatat masalahmasalah yang sering terjadi dan solusinya sehingga dapat digunakan di lain waktu untuk problem yang sama Meningkatkan kecepatan dalam pengaksesan dan

Kebutuhan SI/TI

% Pengurangan tingkat kesalahan pengguna dalam pekerjaan

Penyempurnaan Operasional

Pengelolaan Masalah

% Masalah yang diselesaikan tepat waktu

•

Efisiensi Operasional

% Tingkat kelancaran koneksi jaringan

•

• Aplikasi Helpdesk

128  Perspektif

Tujuan Strategi

Efisiensi Pengembangan Aplikasi

Ukuran Strategi

Lama pengembangan aplikasi

Kebijakan/Inisiatif

•

% Biaya pengembangan aplikasi yang terealisasi

Kebutuhan SI/TI

memelihara seluruh ketersediaan jaringan yang ada Meningkatkan pemngembangan aplikasi yang sudah ada dengan mengevaluasi setiap kebutuhan yang ingin dirancang dan dibuat

% Tingkat ketepatan waktu dalam pengembangan aplikasi Orientasi Masa Depan

Peningkatan Kualitas TI

% Staf TI yang berpendidikan minimal S1 % Staf TI yang memiliki sertifikasi pelatihan

•

•

% Penggunaan Open Source Software Peningkatan Kemampuan Karyawan

Frekuensi pelatihan staf TI

 

•

Mengadakan pelatihan untuk Staf IT maupun pengguna SI secara lebih rutin

•

Melakukan pengembangan terhadap hardware dan software yang ada dengan memanfaatkan teknologi open source yang sudah ada .

Frekuensi pelatihan pengguna

Mengembangkan Tingkat seberapa Sistem dan sering melakukan Infrastruktur TI pengembangan infrastruktur TI

Mengikuti perkembangan teknologi open source yang disesuaikan dengan kebutuhan instansi. Mengevaluasi secara berkala seluruh sumber daya berbasis teknologi open source yang telah diterapkan

• Aplikasi Helpdesk

129 

4.8

Analisis Kondisi Saat Ini

4.8.1 Portfolio Aplikasi 1. B@lis (BAPETEN Licensing and Inspection System) B@LI’S (Bapeten Licensing and Inspection System) adalah sistem informasi terintegrasi sebagai penunjang pengawasan pemanfaatan tenaga nuklir di BAPETEN untuk sarana proses perizinan FRZR dan penyelenggaraan Inspeksi FRZR. Saat ini B@LI’S versi sudah mencapai versi 2.0. Fitur Umum B@Li’s diantaranya adalah a. Proses perizinan dari Registrasi, evaluasi, persetujuan, cetak, pembayaran, persuratan dan laporan dalam satu sistem. b. Dilengkapi dengan sistem approval (persetujuan) c. Dilengkapai dengan pustaka persyaratan izin sesuai dengan jenis izin d. Menggunakan user leveling dan pemisahan bidang kerja e. Menggunanakan dua bahasa (Indonesia dan Engslish) f. Mendukung pencarian dengan query dan menampilkan data dengan grafik

Gambar 4.13 Aplikasi B@lis 2. Sistem Informasi Kepegawaian

130 

Aplikasi ini digunakan sebagai basis data informasi pegawai di lingkungan BAPETEN

Gambar 4.14 Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian

3. Sistem Manajemen arsip elektronik Aplikasi ini berisi dokumen-dokumen dan arsip yang sudah dikonversi ke format digital

Gambar 4.15 Aplikasi Sistem Informasi Manajemen arsip elektronik

131 

4. Sistem Perencanaan dan evaluasi Aplikasi ini digunakan untuk perencanaan anggaran dan evaluasi kegiatan yang telah dilakukan di biro-biro di BAPETEN

Gambar 4.16 Aplikasi Sistem Perencanaan dan Evaluasi 5. Sistem Informasi Dokumentasi dan kepustakaan Aplikasi ini berisi buku-buku elektronik dan panduan-panduan yang berkaitan dengan ketenaga nukliran dan juga buku-buku lain yang berkaitan dengan penelitianpenelitian atau artikel dari luar negeri.

Gambar 4.17 Aplikasi Dokumentasi dan perpustakaan

132 

6. Sistem Kompetensi dan Perencanaan Diklat Aplikasi ini berisi data perencanaan pendidikan dan pelatihan yang diadakan secara rutin di BAPETEN untuk mengupdate keahlian dan kemampuan para petugas pengawas dalam melakukan inspeksi berkaitan dengan penggunaan zat radioaktif di lingkup industri dan kesehatan.

Gambar 4.18 Aplikasi Kompetensi dan Perencanaan Diklat BAPETEN

7. Aplikasi SJDIH (Sistem jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum) Aplikasi ini berisi tentang informasi-informasi yang berkaitan dengan peraturan pemerintah atau internasional dan aturan-aturan hukum lainnya yang berkenaan dengan keamanan dan keselamatan penggunaan bahan nuklir.

133 

Gambar 4.19 Aplikasi SJDIH BAPETEN 8. Aplikasi File Server Aplikasi ini berisi dokumen-dokumen elektronik yang bisa di share dan diakses untuk lingkup intranet BAPETEN

Gambar 4.20 Aplikasi Fileserver BAPETEN

134 

9. Aplikasi SMS Gateway Layanan informasi Bapeten melalui SMS memungkinkan pemohon izin memperoleh status terkini mengenaipermohonan izin kapan saja dalam 24 jam per hari dan tujuh hari perminggu. Dengan mengirimkan pesan singkat sesuai format tertentu ke nomor 0815-11-858-858, pemohon dapat mengetahui status permohonan yang harus dibayar, dan mengecek pembayaran yang telah dilakukan. Selain itu, pemohon juga dapat mengirimkan pesan singkat dengan format bebas untuk mengajukan pertanyaan lainnnya atau menyampaikan saran dan keluhan terkait perizinan. Ini adalah wujud komitmen Bapeten untuk mewujudkan dan senantiasa memelihara pelayanan prima dalam perizinan pemanfaatan sumber radiasi.

Gambar 4.21 Aplikasi SMS Gateway 10. Portal BAPETEN Website dengan URL : http://www.bapeten.go.id ini merupakan akses informasi utama di BAPETEN yang memberikan informasi penyelengaraan kegiatan-kegiatan BAPETEN dalam pengawasan penggunaan tenaga nuklir dan zat radioaktif di Indonesia. Selain itu pada website ini juga terdapat peta informasi penggunaan zat radioaktif yang telah terdaftar di seluruh Indonesia.

135 

Gambar 4.22 Portal BAPETEN

11. Website Keterbukaan Informasi Publik (KIP) Portal ini merupakan sarana penyebaran informasi dan sosialisasi mengenai pentingnya kepedulian tentang keselamatan tenaga nuklir dan pengawasan penggunaan zat radioaktif baik dalam bidang industri dan kesehatan, website ini juga memberikan informasi mengenai kegiatan seminar yang telah dilakukan oleh BAPETEN entang keselamatan pemanfaatan tenaga nuklir dalam rangka untuk meningkatkan kemampuan nasional dalam mengawasi kegiatan pemanfaatan tenaga nuklir di Indonesia dalam aspek keselamatan (safety), keamanan (security) dan kedamaian (safeguards).

Gambar 4.23 KIP BAPETEN

136 

Selanjutnya aplikasi-aplikasi tersebut akan dipetakan dengan menggunakan model McFarlan Grid untuk mengetahui potensi kontribusi dari SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis beserta ketergantungan instansi terhadap SI/TI. Tabel 4.26 Kategori Portfolio Aplikasi

Tinggi

Serasi B@lis

• •

SMS Gateway Sistem Manajemen arsip elektronik

• •

Portal BAPETEN KIP BAPEN

• • • •

SJDIH-BAPETEN SI Kepegawaian BAPETEN File Server

•

Sistem Informasi Dokumentasi dan kepustakaan Support

Key Operational  

High Potential

• •

Rendah

Potensi kontribusi dari SI/TI untuk mencapai tujuan bisnis

Strategic

Tinggi

Sistem Kompetensi dan Perencanaan Diklat

Rendah

Ketergantungan keberlangsungan kegiatan terhadap SI/TI

4.8.2 Arsitektur Informasi dan Sistem Arsitektur sistem informasi mempunyai fungsi untuk menggambarkan aliran informasi dan interaksi antara satu bagian dengan bagian yang lain, yang saling keterkaitan dan saling mendukung satu sama lain sehingga dapat memberikan output sesuai dengan yang diinginkan.

137 

Gambar 4.24 Diagram Konteks

Keterangan : 1. Pemohon mengajukan dokumen berisi permohonan izin dan/atau ketetapan ke proses penyelenggaraan pelayanan perizinan. 2. Penyelenggaraan perizinan merekam data identifikasi permohonan ke dalam basis data perizinan, sebagai dasar untuk tatacara proses dan penentuan biaya PNBP. 3. Untuk permohonan izin atau perpanjangan izin, penyelenggara perizinan mengembalikan permohonan dan memberikan pernyataan tidak lengkap ke pemohon

138 

izin, atau merekam data permohonan ke data perizinan bila dokumen lengkap dan menyampaikan pemberitahuan tentang kelengkapan dokumen kepada pemohon, tembusan ke bendahara penerima. 4. Proses Perencanaan dan Anggaran mendapat harga satuan dari BAPPENAS. 5. Proses Perencanaan dan Anggaran menyampaikan harga satuan transport dan akomodasi ke proses penatausahaan PNBP. 6. Penatausahaan PNBP membuat look-up table data tarif PNBP dan akomodasi serta transport (untuk pelaksanaan inspeksi dalam rangka perizinan). 7. Penatausahaan PNBP mengambil tarif PNBP dari look-up table dan menyampaikan surat tagihan biaya PNBP. 8. Pemohon dapat membayar biaya PNBP secara tunai langsung ke penatausahaan PNBP. 9. Penatausahaan PNBP membuat bukti pembayaran, menyampaikannya ke pemohon, dan merekam transaksi pembayaran serta data-data bukti pembayaran ke dalam basis data akuntansi. 10. Penatausahaan PNBP melakukan penarikan tunai dari Rekening Penerimaan, untuk disetor ke Kas Negara. 11. Penatausahaan PNBP menyampaikan Surat Setor Bukan Pajak (SSBP) dan dana penerimaan PNBP secara tunai ke Bank/Pos Persepsi, dan menerima BPN yang kemudian direkam dalam basis data akuntansi. 12. Penyelenggaraan perizinan melakukan penilaian awal dan menyampaikan permintaan pelaksanaan inspeksi dalam rangka perizinan ke proses penyelenggaraan inspeksi.

139 

13. Penyelenggaraan inspeksi melalui mekanisme penggunaan kembali PNBP mencairkan dana transport dan akomodasi serta lumpsum untuk keperluan inspeksi. 14. Penyelenggaraan inspeksi menyampaikan Surat Pemberitahuan Inspeksi ke pemohon. 15. Penyelenggaraan inspeksi melaksanakan inspeksi dalam rangka perizinan. 16. Penyelenggaraan inspeksi merekam data LHI dalam rangka perizinan ke dalam basis data inspeksi. 17. Penyelenggaraan pelayanan perizinan membaca data LHI dalam rangka perizinan dari database inspeksi, dan melaksanakan penilaian akhir. 18. Penyelenggaraan pelayanan perizinan menyampaikan pemberitahuan bila hasil penilaian belum memenuhi ke pemohon izin, dan menerima perbaikan persyaratan izin (bila ada). 19. Penyelenggaraan pelayanan perizinan menerbitkan izin / persetujuan dan menyampaikan ke pemegang izin serta merekamnya dalam database perizinan. 20. Untuk persetujuan impor / ekspor, server BAPETEN meng-upload data persetujuan impor/ekspor dari database perizinan ke portal INSW, dan menerima laporan realisasi pemasukan dari portal INSW. 21. Penyelenggaraan inspeksi membaca data perizinan dan melakukan inspeksi berkala / sewaktu-waktu. Hasil inspeksi direkam dalam data inspeksi dan dapat dibaca oleh proses penyelenggaraan pelayanan perizinan. 22. Proses penyelenggaraan perizinan dapat mengirimkan peringatan tertulis dan / atau pencabutan izin sebagai tindak lanjut hasil inspeksi. 23. Proses penyelenggaraan perizinan dapat menggunakan kembali dana PNBP untuk

140 

peningkatan pelayanan. 24. Proses perencanaan dan penganggaran meminta data rencana PNBP ke penyelenggaraan perizinan dan ke penatausahaan PNBP. 25. Proses penyelenggaraan perizinan memperkirakan volume permohonan izin tahun anggaran akan datang dari database perizinan, dan menyampaikan rencana penerimaan PNBP ke proses perencanaan dan penganggaran. 26. Proses penatausahaan PNBP menyampaikan / memperkirakan data tarif tahun anggaranakan datang ke proses perencanaan dan penganggaran. 27. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan rencana penerimaan PNBP ke Menteri Keuangan selambat-lambatnya tanggal 15 Juli tahun anggaran berjalan. 28. Proses penatalaksanaan PNBP mendapatkan laporan penerimaan dan penggunaan triwulanan dari database akutansi. 29. Proses penatalaksanaan PNBP menyampaikan laporan realisasi penerimaan dan penggunaan PNBP per triwulan ke proses perencanaan dan penganggaran. 30. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan laporan realisasi penerimaan dan penggunaan PNBP per triwulan ke Menteri Keuangan. Triwulan I (Jan-Mar) selambat-lambatnya tanggal 30 April, triwulan II (Apr-Jun) selambatlambatnya 31 Juli, triwulan III (Jul-Sept) selambat-lambatnya 31 Oktober, dan triwulan IV (Okt-Des) selambat-lambatnya 31 Januari. 31. Proses perencanaan dan penganggaran meminta data revisi atas perkiraan penerimaan PNBP ke penyelenggaraan perizinan dan ke penatausahaan PNBP.

141 

32. Proses penyelenggaraan pelayanan perizinan dan penatausahaan PNBP melakukan revisi atas perkiraan penerimaan PNBP tahun anggaran berjalan / tahun anggaran akan datang berdasarkan laporan realisasi penerimaan triwulan, dan menyampaikannya ke Proses perencanaan dan penganggaran. 33. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan revisi atas perkiraan penerimaan PNBP tahun anggaran berjalan / tahun anggaran akan datang ke Menteri Keuangan, selambat-lambatnya tanggal 15 Agustus untuk tahun anggaran berjalan dan 5 Agustus untuk tahun anggaran akan datang. 34. Proses perencanaan dan penganggaran menyampaikan rencana realisasi penerimaan triwulan IV kepada Menteri Keuangan tembusan proses penyelenggaraan perizinan berdasarkan laporan realisasi triwulan-triwulan sebelumnya, dan revisi rencana PNBP tahun anggaran berjalan. Selambat-lambatnya tanggal 15 Agustus.

4.8.3 Permodelan Data Diagram ERD yang disajikan berikut ini menggabungkan participation constraint ke dalam cardinality ratio constraint. Diagram ERD ini menggambarkan hubungan antara entitas KTUN izin / ketetapan dengan sumber radiasi pengion, fasilitas, personil dan kompetensi personil, SIB, perlengkapan proteksi, peralatan keamanan, sertifikat, data diktum, dan data lokasi pemanfaatan sebagai berikut :

142 

Gambar 4.25 Diagram Entity Relationship Keterangan : 1. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih diktum putusan. 2. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data sumber radiasi 3. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali personil dan kompetensinya. 4. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data lokasi pemanfaatan. 5. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data perlengkapan proteksi. 6. 1 atau lebih KTUN berisi 1 atau lebih atau tidak sama sekali data peralatan keamanan. 7. 1 atau lebih sumber radiasi memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali fasilitas. 8. 0 atau lebih fasilitas memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat. 9. 1 atau lebih sumber radiasi memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat. 10. 1 personil memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali SIB. 11. 1 personil memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat. 12. 1 perlengkapan proteksi memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat. 13. 1 peralatan keamanan memiliki 1 atau lebih atau tidak sama sekali sertifikat. Diagram ERD kedua menjelaskan hubungan antar entitas dalam tatacara permohonan izin atau ketetapan, sebagaimana diuraikan dalam diagram DFD, sebagai berikut

Gambar  4.26  ERD tatacara permohonan izin

143 

144 

4.8.4 Pengimplementasian E-Government

BAPETEN

mengembangkan

E-Government

sehingga

memenuhi

standar

akuntabilitas, transparansi dan kualitas layanan. Adapun strategi dalam pengembangan sistem perizinan yang ditempuh adalah sebagai berikut: a. Menerapkan sistem manajemen perizinan, antara lain dengan menyusun prosedur dan standar pelayanan perizinan, sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, baik perizinan fasilitas radiasi, instalasi nuklir termasuk PLTN b. Mengembangkan

sistem

perizinan

secara

efektif

dan

efisien

dengan

memanfaatkan teknologi informasi c. Membangun dan mengembangkan jaringan dengan stakeholder dalam rangka identifikasi potensi pengguna

BAPETEN bekerjasama dengan BPPT dalam penyediaan layanan jaringan internet diantaranya sebagai berikut :

a. Penyediaan Layanan Akses Internet dengan kecepatan 6144 Kbps b. Penyediaan local loop dengan kapasitas 10 Mbps untuk gedung BAPETEN yang berada di JI. Gajah Mada No.8 Jakarta Pusat c. Penyediaan saluran internet dengan kapasitas 2 Mbps (dua mega bit per seconds) untuk Balai Diklat BAPETEN di Cisarua Bogor

145 

d. Penyediaan jaringan internet untuk ruang Residen Inspektur di Gedung DRN Kawasan Puspiptek Serpong e. Penyediaan Aplikasi dan Operasional paket E-Procurement (LPSE) ; f. Penyediaan Server Co-location di Otorita Batam dengan kapasitas bandwidth 512 Kbps, yang sementara peralatan disediakan oleh BPPT sampai dengan BAPETEN mempunyai peralatan sendiri g. Penyediaan 14 Internet Protocol (IP) Address statik.

Dengan adanya kerjasama ini maka BAPETEN mendapatkan fasilitas antara lain : a. Akses Internet dengan bandwidth 6144 Kbps secara terus menerus selama 24 jam sehari termasuk hari libur, dengan kondisi layanan minimal 99% atau maksimal downtime selama 7 jam setiap 1 bulan b. layanan local loop dengan kapasitas 10 Mbps untuk kantor Bapeten jalan Gajah Mada No.8 Jakarta Pusat secara terus menerus selama 24 jam sehari termasuk hari libur, dengan kondisi layanan minimal 99%atau maksimal downtime selama 7 jam setiap 1 bulan c. sambungan dengan kapasitas 2 Mbps untuk kantor Badiklat Bapeten di Cisarua Bogor secara terus menerus selama 24 jam sehari termasuk hari libur, dengan kondisi layanan minimal 99% atau maksimal downtime selama 7 jam setiap 1 bulan.

146 

BAPETEN bekerjasama dengan BIG (Badan Informasi Geospasial), menyediakan Peta digital perizinan pemanfaatan tenaga nuklir untuk Sumber Radiasi Pengion (SRP) bidang kesehatan, industri dan penelitian, dengan adanya peta digital ini diharapkan penyebaran pemanfaatan SRP dapat diketahui dengan cepat, tepat dan mudah. Peta Digital Pemanfaatan Tenaga Nuklir yang dapat diakses melalului situs Indonesia Geospatial Portal (INA-GEOPORTAL) http://maps.ina-ids.or.id atau melalui link website BAPETEN. Peta digital pemanfaatan tenaga adalah data lokasi dimana tenaga nuklir khususnya Sumber Radiasi Pengion (SRP) dimanfaatnkan pada bidang Kesehatan, Industri dan Penelitian. Melaului Peta ini masyarakat dapat dengan mudah mengetahui sebaran pemanfaatan tenaga nuklir SRP di seluruh Indonesia, dan juga dipergunakam oleh para Inspektur keselamatan nuklir BAPETEN dalam melakukan tugas inspeksi ke lapangan.

Gambar 4.27 Peta Pemanfaatan Tenaga Nuklir untuk Sumber Radiasi

147 

Indonesia Open Source Awards (IOSA) 2011 merupakan ajang pemberian penghargaan kepada instansi pemerintah, baik di tingkat pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota serta sekolah menengah yang telah memulai pelaksanaan proses migrasi dan implementasi open source software di instansinya masing-masing. Penghargaan ini diberikan melalui serangkaian penilaian dan pengamatan di berbagai instansi pemerintah mengenai sejauh mana tingkat pemanfaatan dan pengimplementasian open source software dalam aktivitas organisasinya. IOSA diselenggarakan pertama kali pada tahun 2010. Selain memberikan penghargaan, ajang ini sekaligus untuk memonitor pencapaian pelaksanaan migrasi dan implementasi OSS di masing-masing institusi pemerintah. IOSA 2011 diprakarsai oleh Direktorat Jenderal Aplikasi Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan Asosiasi Open Source Indonesia (AOSI), Universitas Gunadarma, dan Komunitas Open Source. Salah satu dorongan diselenggarakannya IOSA 2011 adalah untuk memonitor sejauh mana implementasi Surat Edaran MenPan No. SE/01/M.PAN/3/2009 tanggal 30 Maret 2009 tentang "Penggunaan dan Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS)", dan persiapan tiap instansi pemerintah di dalam menyikapi tenggat waktu dari Surat Edaran tersebut. Pada IOSA 2010, BAPETEN menempati juara III. Pada IOSA 2011, dari 63 peserta Kementerian dan Non Kementerian, BAPETEN berhasil melewati penjurian tahap awal dan menempati 10 besar, setelah penilaian final pada tanggal 7 Desember 2011, BAPETEN berhasil menjadi juara I.

148 

4.8.5 Struktur Jaringan BAPETEN  

Ruang server BAPETEN menempati lantai 2 di gedung B, BAPETEN memiliki 4 sambungan internet yaitu 1 melalui ke jaringan IPTEKNET dan 3 lainnya melalui jaringan Telkom speedy. Untuk server utama atau portal server terhubung dengan DMZ (DeMiliterized Zone) dan dilindungi dengan firewall untuk kemudian melalui roter BAPETEN menuju ke jaringan IPTEKNET sedangkan server lainnya terhubung dengan main hub untuk kemudian tersambung ke internet melalui main gateway. Berikut ini adalah skema jaringan di BAPETEN.

 

Gambar 4.28 Skema Jaringan BAPETEN

149 

Untuk koneksi jaringan antar gedung BAPETEN menggunakan kabel fiber optik sedangkan untuk koneksi internal gedung (antar laintai) digunakan kabel ethernet. Berikut ini gambar struktur jaringan antar gedung di BAPETEN.

 

Gambar 4.29 Skema Jaringan antar gedung BAPETEN

150 

4.9 Analisis Eksternal TI Menurut serverwatch (www.serverwatch.com) trend teknologi komputer untuk dekade ini diantaranya adalah :

1. Mobile Computing Dengan semakin banyaknya pekerja IT yang bekerja diluar kantor maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat diakses dimana saja dari perangkat smart phone atau atau perangkat portable untuk mendukung mobilitas kerja yang maksimal.

2. Virtualization Pada akhir dekade ini, teknologi virtualisasi akan menyentuh setiap pusat data di seluruh dunia. Perusahaan besar maupun kecil akan mengkonversi infrastruktur fisik mereka untuk menjadi virtual host atau mereka akan pindah ke infrastruktur virtual secara seluruhnya.

Virtualisasi

membawa

harapan

baru

bagi

penghematan

anggaran

pemeliharaan, penghematan ruang dan listrik sehingga lebih ramah lingkungan.

3. Cloud Computing Cloud computing adalah suatu paradigma di mana informasi secara permanen tersimpan di server di internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna (client) termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer, tablet, notebook, handheld, sensor-sensor, monitor, dan lain-lain. Sebagai contoh, Google Apps menyediakan aplikasi bisnis umum yang diakses melalui suatu penjelajah web dengan perangkat lunak dan data yang tersimpan di server.

151 

4. Web-based Applications Web Based Application adalah sebuah aplikasi yang dapat diakses melalui internet atau intranet, dan pada sekarang ini ternyata pemakaiannya lebih luas dalam. Banyak dari perusahaan-perusahaan berkembang yang menggunakan Web Based Application dalam merencanakan sumber daya mereka dan untuk mengelola perusahaan mereka. salah satu keunggulan kompetitif dari Web Based Application adalah bahwa aplikasi tersebut dapat diakses dengan cepat melalui browser. Ini berarti bahwa pengguna dapat mengakses data atau informasi perusahaan mereka melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC di rumah mereka dengan mudah, tidak seperti aplikasi-aplikasi desktop di mana pengguna harus menginstal aplikasi client terlebih dahulu.

5. Open Source Migration Pemerintahan di seluruh dunia saat ini sedang tertular demam open source, sebuah software yang mengijinkan mereka untuk melihat dan memodifikasi source codenya, tidak seperti proprietary software. Meskipun muncul persaingan menghadapi software open source ini, industri teknologi Amerika mengakui secara signifikan adanya evolusi dibidang industri ini. Vendor teknologi besar seperti IBM, Intel dan Oracle, telah mengakomodasi open source dalam produk dan layanannya. Asosiasi industri Amerika makin serius membahas tentang propriety dan open source ini. Di Asia, pemerintah korea bersama-sama dengan jepang dan china juga sedang mempertimbangkan pemakaian open source dalam penelitian dan usaha pengembangan, bahkan china sendiri telah mengadopsi open source. Menurut “Gartner Australia”, yang paling tertarik dalam penggunaan Linux di kawasan Asia Pacific adalah Australia, Jepang, China dan Korea.

152 

4.10 Usulan Strategi SI/TI Setelah dilakukan analisa terhadap faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kelancaran dan ketersediaan layanan perizinan di BAPETEN maka diusulkan untuk melakukan suatu usaha perbaikan dan antisipasi untuk kekurangan yang ada pada lingkungan internal IT di BAPETEN. Hal ini bertujuan untuk senantiasa memberikan pelayanan yang prima kepada pengguna dan masyarakat yang dilakukan sesuai dengan standar pelayanan dan adanya upaya untuk peningkatan mutu layanan tersebut. Berikut ini merupakan beberapa usulan aplikasi yang dapat membantu mencapai visi dan misi :

1. Aplikasi HelpDesk Dengan adanya aplikasi ini maka diharapkan masalah IT yang timbul di lingkungan BAPETEN dapat terpantau dan terdokumentasikan sehingga nantinya bisa digunakan sebagai sarana problem solving dalam rangka peningkatan layanan IT yang lebih responsif, dan tepat. 2. Disaster Recovery Virtualization BAPETEN saat ini belum memiliki mirror server yang dapat menggantikan server utama apabila mati atau rusak. Pada masa sekarang ini tren virtualisasi banyak digunakan untuk proses disaster recovery, keuntungan yang didapat dapari virtualisasi adalah selain menghemat sumber daya dan biaya juga memudahkan dalam proses maintenance karena server-server terkonsolidasikan disatu tempat.

153 

4.10.1 HelpDesk Application Help Desk adalah titik utama dimana client dari IT akan pertama kali menghubungi divisi IT saat mempunyai pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT. Help Desk membawa harga diri dan wibawa divisi IT saat berhubungan dengan client sehingga Help Desk sangat mempengaruhi customer experience. Help Desk menyimpan database dari masalah dan solusi yang muncul dari operasional IT sehari-hari. Help Desk memfasilitasi komunikasi antara user dan bagian IT lainnya, merespon crisis, dan membuat prioritas pengerjaan masalah. Karena merupakan titik pertama hubungan ke client, staf help desk harus mempunyai pengetahuan yang luas (meskipun tidak mendalam). Hal ini diperlukan agar sebuah masalah dapat segera dikategorikan dan diberikan pada tim solusi yang benar. Helpdesk haruslah menjadi tempat utama client pertama kali menghubungi divisi IT. Bila tidak, penanganan masalah menjadi tidak terkoordinasi dan pengetahuan menjadi hilang setelah solusi diimplementasikan. Client tidak diperkenankan untuk menghubungi divisi lain karena akan mengacaukan prioritas kerja. Help Desk sebaiknya dibantu oleh software tertentu untuk memfasilitasi pelacakan sebuah insiden, eskalasi masalah, dan pelaporan. Software harus juga mampu melakukan pengkategorian masalah, menyimpan pengetahuan dari solusi yang didapat, dan melakukan prioritas pengerjaan. Dalam pembangunan helpdesk application dapat dikembangkan dari aplikasi open source yang sudah ada, berikut ini adlaah aplikasi helpdesk opensource dan feature yang dimilikinya :

154 

Tabel 4.27 Perbandingan Aplikasi Opensource HelpDesk No 1

Nama aplikasi HelpDesk Liberum Helpdesk

Fitur • •

Web-based interface Integrated database authentication E-mail updates with case notes and solutions

ASP, VBScript

Java

• • •

Web Based interface Custom fields and drop-downs for each project Detailed history view E-mail notifications File attachments

•

2.

Web Help Desk

Programming Languange

• •

3.

SimpleDesk

• • • • •

Web Based interface Custom Fields Email Notifications Support multiple departments Urgency Levels

PHP and MySQL

4.

HelpDesklite

• • • • •

Web Based interface Email alerts Custom fields. Unlimited operators Multiple inquiry forms 

Perl

5.

Support Incident Tracker

• •

Web based interface Separate incident queues for each user Incidents can be shared between engineers to encourage team working Urgency Level Send and receive emails within Incidents Log of customer communication and engineer actions with each incident Configurable service levels (SLA) for different types of incident Knowledge Base Engineer status can be set

PHP and MYSQL

• • • • • • •

155 

• • • • •

(e.g. In office/out of office) Dashboard Fast search facility, including full text searching Easily customised email templates Reporting Multiple language support, currently 13 translations

Dengan memperhatikan feature yang dimiliki oleh software Support Incident Tracker maka, software ini dipilih untuk diusulkan dalam penerapan aplikasi helpdesk. Berikut ini tampilan dari aplikasi helpdesk Support Incident Tracker (SIT).

Gambar 4.30 Halaman Login

156 

Gambar 4.31 Halaman Dashboard

Gambar 4.32 Halaman pendaftaran incident

157 

Gambar 4.33 Halaman pendaftaran incident detail

158 

Gambar 4.34 Halaman antrian incident

Gambar 4.35 Halaman incident log

159 

Gambar 4.36 Halaman update incident

Gambar 4.37 Workflow Helpdesk

160 

161 

4.10.2 Disaster Recovery Virtualization Implementasi Disaster Recovery pada server-server BAPETEN diusulkan menggunakan teknologi virtualisasi, dengan pertimbangan dapat menghemat sumber daya dan pemeliharaan perangkat kerasnya lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan banyak server fisik. Hal ini dikarenakan pada virtualisasi server-server yang akan di buat cadangannya dikonsolidasikan pada satu server dengan membuat beberapa virtual server sesuai dengan spesifikasi OS dan software server fisiknya. Dalam pembuatan virtual server ini digunakan software Proxmox. Fitur dari Proxmox diantaranya adalah : ƒ

High Performance and Scalability Server Virtualization

ƒ

Support All Operating System that based on Linux, UNIX and Windows

ƒ

Full Virtualization KVM (Kernel Based Virtual Machine) and Open VZ

ƒ

Open Source based on Licensed under GNU Affero General Public License

Berikut ini adalah perbandingan antara Proxmox dengan software virtualisasi lainnya

Tabel 4.28 Perbandingan Fitur Software Virtualisasi Feature

Proxmox

VMWare VSphere

Microsoft Hyper-V

Guest operating system support

Windows, Linux

Windows, Linux

Windows

Open Source

Yes

No

No

Live VM snapshots: Backup a running VM

Yes

Yes

Limited

Max. Ram and CPU per Host

160 CPU/2 TB Ram

160 CPU/2 TB Ram

64 CPU/1 TB Ram

162 

Dengan memperhatikan fungsi server yang berpengaruh terhadap kelangsungan layanan perizinan maka dipilih tiga server utama yang akan dibuat cadangan virtualnya yaitu servel email, server database, dan server B@lis. Untuk mereplika data server dari server fisik ke virtual digunakan software DRBD. DRBD (http://www.drbd.org/) adalah Distributed Replicated Block Device, yaitu sistem storage terdistribusi, melalui network. berjalan diatas platform Linux, berupa modul kernel, dan beberapa aplikasi yang biasanya digunakan sebagai bagian dari high availability system. DRBD sering disebut RAID 1 over the Network. Jika ada penambahan, pengubahan maupun penghapusan data pada data di server pertama, hasilnya akan secara otomatis direplikasi ke server kedua, sehingga data di server pertama akan selalu sama dengan data di server kedua. Berikut ini adalah ilustrasi proses replikasi data dari DRBD :

Gambar 4.38 Proses replikasi data dengan DRBD

163 

Implementasi Proxmox dilakukan pada server dengan operating system Linux Ubuntu 10.04. Sebelum dilakukan konfigurasi dengan DRBD terlebih dahulu dilakukan pembuatan duplikat OS dari server fisik ke dalam virtual machine Proxmox. Dalam hal ini keseluruhan server di BAPETEN menggunakan Linux. Untuk server Proxmox disarankan menggunakan server dengan quad core atau lebih dan kapasitas RAM yang besar serta hardisk dengan kecepatan tinggi (SAS), mengingat server yang divirtualkan memiliki workload yang tinggi. Berikut ini adalah schema pembangunan Disaster recovery dengan memanfaatkan virtualisasi.

Gambar 4.39 Schema Disaster Recovery dengan Virtualisasi

164 

Tabel 4.29 Daftar Hardware dan Software yang diperlukan No  1 

Spesifikasi  1 unit server untuk  disaster recovery  virtualization 

Harga 

Gambar 

Rp. 59.500.000

Intel Xeon E5‐2620 2.00GHz, 15M  Cache, 6C 95W Tower Chassis with up  to 8, 3.5" Hard Drives,  24GB Memory  (6x4GB) 1333MHz Dual Rank LV  RDIMMs , 6 x 300GB SAS 15K  RPM,6Gbps SAS 3.5 " Hot Plug Hard  Drive , Integrated RAID Controller,   Redundant Power Supply (1+1)  1100W , Broadcom 5719 Quad Port  1Gb Network Interface Card  2 

1 unit Rainer SM150C8‐2.13  SATA35NR untuk Server Helpdesk  

  Rp. 16.299.000

2x Quad Core Xeon E5606 2.13GHz  8MB L3 Cache 4.80GT/ 2x Intel  Gigabit NIC /Seagate Constellation ES  500GB cache 32MB SATA II 3G 24x7 /  Tower Chassis   3 

2  buah  UBUNTU  Server  Operating  Open Source  System  (Free) 

 

4 

1 buah MySQL Database Server 

 

5 

1  unit  Cisco  SR2016T  16‐Port  Rackmount  10/100/1000  Gigabit  Switch 

Open Source  (Free)  Rp 2.190.000

     

Total 

Rp. 77.989.000  

165 

4.11 Strategi Manajemen SI/TI 4.11.1 IT Security Plan Setelah melakukan analisis pada kondisi lingkungan internal IT BAPETEN diketahui bahwa informasi yang diolah dan di proses pada sistem perlu dilakukan langkah-langkah pengamanan agar data dan informasi yang tersimpan didalam sistem tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak lain yang tidak berkepentingan. Adanya ancaman Hacker dari dalam negeri maupun luar negeri dapat berpotensi mempengaruhi ketersediaan layanan sistem informasi. Diantara langkah-langkah pengamanan adalah dibuatnya suatu kebijakan yang mengatur tentang penggunaan dan pengamanan sumber daya SI di BAPETEN. Berikut ini merupakan perencanaan keamanan teknologi informasi berdasarkan Scott Bernard yang memiliki 4 komponen penting yaitu information, personnel, operation, dan physical security (p217-p223, 2005).

4.10.1.1 Information Informasi bisnis dalam suatu organisasi merupakan aset penting yang memiliki nilai tinggi serta perlu dilindungi. Pada bagian Manajemen Sistem Informasi Perizinan di BAPETEN agar informasi yang tersimpan benar-benar aman, perlu adanya kebijakan-kebijakan tentang keamanan sistem agar dapat mencegah dan mengurangi ancaman. Kebijakan tersebut dapat dimulai dari perancangan (design), jaminan (assurance), autentikasi (authentication), dan hak akses (privileges).

166 

1. Perancangan Perancangan merupakan awal dari pembangunan sebuah sistem informasi atau aplikasi yang nantinya akan digunakan sebagai pengolah dan mendistribusikan data. Dalam hal perancangan sebuah aplikasi diperlukan tahapan analisis perancangan physical atau logical systems dan perancangan aplikasi yang tepat perlu memperhatikan dari segi struktur data, hubungan data (relationship), dan juga aliran data yang nantinya berpengaruh terhadap keamanan informasi. 2. Jaminan Jaminan akan keamanan dan validitas data serta informasi harus dijaga sehingga nilai bisnis dari data dan informasi tersebut tetap utuh. Perlindungan pada informasi harus diterapkan terhadap ancaman perubahan-perubahan yang dilakukan baik sengaja maupun tidak sengaja oleh pihak yang tidak berkepentingan. Untuk menjamin integritas informasi maka diperlukan kebijakan untuk memastikan jaminan informasi melalui pengendalian hak akses (privileges), aktivitas pengelolaan konfigurasi, aturan penamaan data, dan proses pengarsipan dokumen secara digital. 3. Autentikasi Autentikasi merupakan verifikasi bagi pengguna sebelum mengakses suatu aplikasi untuk memastikan apakah pengguna sudah terdaftar pada sistem. Hal ini sangat penting diketahui mengenai siapa saja yang melakukan manipulasi terhadap informasi pada sistem. Jadi sebaiknya diperlukan

167 

mekanisme untuk menyimpan siapa saja yang masuk ke dalam sistem atau siapa saja yang mengakses informasi. Untuk memastikan bahwa informasi tersebut

tidak

dapat

dimanipulasi

oleh

pihak

luar

yang

tidak

berkepentingan. 4. Hak akses Hak akses merupakan kewenangan yang memberikan izin kepada pengguna untuk mengakses informasi di dalam sistem. Perlu adanya pengelolaan hak akses agar integritas data dapat terjaga. Hak akses yang ada dalam aplikasi biasanya dapat menentukan apakah pengguna tersebut sebagai pengguna biasa, atau sebagai system administrator karena setiap level dari pengguna yang mengakses sistem memiliki fitur yang berbeda dan ini sangat berbahaya jika user biasa memiliki hak akses seperti system administrator jika tidak dikelola dengan baik. 4.11.1.1 Personnel Pada bagian keamanan personil, terdapat tiga sistem keamanan yang perlu diperhatikan, yaitu:  

1. Autentikasi Pengguna Perlu adanya verifikasi terhadap pengguna baik itu end-user maupun system administrator sebelum melakukan pengaksesan data dan informasi di suatu ruangan tertentu seperti ruangan server,

atau data center.

Teknologi yang dapat digunakan untuk verifikasi ini yaitu password yang bersifat personal seperti smart card, dan biometrics.

168 

2. Pelatihan Terhadap Kesadaran Keamanan TI Perlu diadakannya pelatihan terhadap kesadaran keamanan TI bagi seluruh pegawai yang berhubungan dengan sistem informasi di BAPETEN agar dapat meningkatkan kepedulian pengguna tentang keamanan data di dalam sistem. 3. Pelatihan Incident Response Perlu diadakannya pelatihan prosedur Incident Response terhadap seluruh pegawai yang berhubungan dengan sistem informasi agar dapat meningkatkan kemampuan dalam mengatasi kejadian yang mengancam keamanan dan kelangsungan sumber daya SI/TI. Pelatihan ini sangat penting karena diperlukan respon yang tepat ketika menghadapi suatu insiden TI misalnya serangan virus, worm, trojan maupun hacker yang banyak bersumber dari internet, flashdisk, spam email, yang dapat mengakibatkan terganggunya sistem atau bahkan sampai mengakibatkan operasional TI keseluruhan tidak berfungsi.

4.11.1.2 Operation Pada bagian operasional, terdapat lima sistem keamanan yang perlu diperhatikan, yaitu:  

1. Penilaian Resiko Melakukan evaluasi terhadap resiko keamanan TI yang ada di BAPETEN dengan mencatat daftar ancaman resiko apa saja yang mungkin terjadi dan memberikan bobot sehingga mengetahui tingkatan ancaman mulai dari yang level rendah sampai level paling tinggi.

169 

2. Pengujian dan Evaluasi Komponen Keamanan Melakukan analisis pada komponen-komponen SI dan TI dengan bantuan software utilitas untuk mengidentifikasi adanya celah atau kerawanan pada sistem yang berpengaruh terhadap keamanan SI. Dimana pengujian tersebut nantinya diikuti dengan evaluasi tingkat kerentanan dan potensi dampaknya kelangsungan layanan sistem. 3. Perbaikan Vulnerability Proses perbaikan vulnerability ini merupakan proses yang harus dilakukan setelah diidentifikasikannya celah dan kerawanan pada sistem. Dengan mengetahui vulnerability maka sebaiknya dibuat kebijakan untuk mengantisipasi hal tersebut ke depannya dengan melakukan perbaikan. 4. Prosedur Standar Operasional Dokumentasi prosedur standar operasional keamanan ini sangat penting dibuat agar seluruh pegawai pengguna sistem informasi di BAPETEN memiliki tanggapan respon cepat dan tepat dalam menghadapi berbagai macam insiden yang mungkin terjadi. Dokumentasi prosedur standar operasional keamanan tersebut mencakup kegiatan-kegiatan yang ada, sehingga mempunyai panduan standar operasional keamanan yang baik. Hal ini juga tentunya sangat bermanfaat bagi pegawai baru yang belum belum mengerti tentang seluk beluk sistem yang ada pada instansi. 5. Disaster Recovery Disaster Recovery merupakan salah satu masalah yang dapat terjadi secara mendadak dan berdampak sangat fatal seperti serangan virus atau hacker

170 

dari internet dalam jumlah yang banyak, banjir, kebakaran, gempa bumi, dan sebagainya. BAPETEN perlu membuat suatu perencanaan untuk kesiapan menghadapi bencana agar dapat dilakukan tindakan pemulihan secara cepat dan efektif sehingga keberlangsungan layanan sistem dapat terjaga. 4.11.1.3 Physical Security Physical security merupakan sistem keamanan terhadap alat atau barang yang digunakan yang bersifat fisik. Pada bagian physical security, terdapat tiga sistem keamanan yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Keamanan Gedung BAPETEN perlu membuat suatu kebijakan membatasi akses kedalam ruangan server atau data center misalnya untuk memasuki ruangan tersebut diperlukan smartcard yang sudah terdaftar. Mekanisme ini perlu untuk diterapkan

guna

menghindari

hal-hal

yang

dapat

mengganggu

keberlangsungan layanan TI. 2. Ruangan Jaringan dan Server Dibuatnya suatu kebijakan terhadap standar suhu ruangan yang digunakan pada ruangan server agar perangkat keras dapat beroperasi baik, pintu server harus selalu terkunci, ketersediaan Uninterruptible Power Supply (UPS) untuk menjaga kestabilan tegangan listrik, penempatan kabel-kabel switch dan router yang rapi untuk memudahkan pengelolaan. 3. Instalasi Kabel

171 

Perencanaan pemasangan kabel jaringan dan listrik dengan penataan yang baik, apakah itu jenis kabel fiber atau kabel tembaga biasa harus dibuat agar terlindungi sehingga awet dan berfungsi dengan baik.  

4.11.2 Workforce Requirements  

Pembangunan sistem informasi yang dituntut semakin cepat mendorong

BAPETEN untuk rekrutmen guna menambah sumber daya manusia dalam rangka mengelola, dan mengembangkan sistem informasi yang ada agar sistem tersebut dapat mendukung proses bisnis di BAPETEN. Menurut hasil wawancara yang dilakukan, Biro Data dan Informasi sendiri mengakui perlu adanya penambahan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan, pengalaman, dan terutama di bidang Linux dan Open Source. Dalam hal ini terdapat 3 hal penting yang harus dilakukan untuk mengembangkan sumber daya manusia, yaitu: 1. Mengadakan pelatihan untuk peningkatan keahlian di bidang TI. 2. Mengikuti pelatihan, workshop dan ujian sertifikasi di bidang TI. 3. Mengembangkan

kemampuan

softskill

seperti

kerjasama

tim

dan

kepemimpinan Bagian Data Informasi BAPETEN memiliki tanggung jawab dalam penyediaan layanan informasi secara cepat dan tepat selain itu juga memberikan pelatihan bagi para pegawai pengguna sistem informsi dan para pejabat mengenai cara tata cara penggunaan sistem informasi yang sudah dikembangkan. Oleh karena itu, perlunya adanya penambahan SDM yang memiliki kompetensi di bidang teknologi informasi agar hal-hal tersebut dapat berjalan baik. Berikut ini merupakan usulan persyaratan SDM IT yang dibutuhkan, yaitu:

172 

1. Programmer •

Maksimal usia 27 tahun

•

Pendidikan minimal S1 (Ilmu Komputer atau Teknik Informatika)

•

Menguasai bahasa pemrograman web open source seperti PHP, HTML5, Jquery dan Javascript

•

Memahami perancangan Open Source RDBMS (Relational Database Management System) seprti MySQL dan PostgreSQL

•

Pengalaman minimal 2 tahun

2. IT Support •

Maksimal usia 27 tahun

•

Pendidikan minimal D3 (Teknik Komputer, Teknik Informatika)

•

Menguasai troubleshooting, hardware, Linux, Windows

•

Dapat bekerja sendiri maupun bekerjasama dalam tim

•

Pengalaman minimal 2 tahun

3. Network Administrator •

Maksimal usia 27 tahun

•

Pendidikan minimal S1 (Teknik Komputer, Teknik Informatika)

•

Menguasai konsep Networking, serta konfigurasi dan manajemen perangkat keras network seperti Cisco dan Mikrotik

•

Dapat bekerja sendiri maupun bekerjasama dalam tim

173 

4.12 Enterprise Architecture  

Setelah melakukan analisis terhadap kondisi lingkungan IT dan usulan strategi IT pada Bagian Data dan Informasi serta Sistem Informasi Manajemen Perizinan di BAPETEN, maka hal tersebut dapat digunakan dalam melakukan dokumentasi yang dapat dijadikan landasan IT Blueprint. Dokumentasi ini berguna untuk mendapatkan pandangan saat ini dan masa depan Enterprise Architecture yang berguna untuk mengidentifikasi dan mengatur sumberdaya SI/TI yang dimiliki instansi saat ini.

Security  ‐ IT Security Plan (p165‐172)  ‐ Disaster Recovery Plan  (p163)  ‐ SWOT Analysis  (p66)

Standards  ‐ Hardware & Software      (p164) 

 ‐IT BSC  (p87)   ‐ Business Process Diagram  (p59, p61)  ‐ Cost Benefit Analysis (p74)   ‐ Swim Lane Diagram (p160)

Workforce  ‐ Workforce Requirement  (p172‐174)  ‐ Organization Chart   (p42, p50) 

 ‐ Entity Relationship Diagram     (p142, p143)  ‐ Data Flow Diagram (p56) ‐ Application Portofolio (p129‐135)   ‐ Network Connectivity Diagram  (p144, p148) 

   

174  Berikut ini merupakan tabel penjelasan Enterprise Architecture yang digunakan, yaitu: 

Tabel 4.30 Penjelasan Enterprise Architecture yang digunakan EA Cube Level / Thread Goals and Initiatives

Products Services

Artifak

Halaman

SWOT Analysis

p66

Membahas dan melakukan analisis faktor internal (Strength dan Weakness) dan faktor eksternal (Opportunity dan Threat), matriks IFAS dan EFAS, diagram analisis SWOT, dan matriks analisis SWOT

IT Balanced Scorecard

p87

Membahas mengenai visi, misi, strategi TI beserta penyelarasan strategi TI dengan melakukan pemetaan pada 4 perspektif IT Balance Scorecard yaitu perspektif kontribusi instansi, orientasi pengguna, penyempurnaan operasional, dan orientasi masa depan. Selain itu membuat peta strategi TI, pengukuran kinerja sistem dan melakukan evaluasi dari hasil pengukuran yang ada

Analysis Value for Money

p84

Membahas mengenai kinerja pengelola SI/TI apakah telah berfungsi secara efisien dengan melakukan pengukuran 12 area yang berhubungan dengan TI

and Business Process Diagram

Data and Entity Information Relationship Diagram Systems and Data Flow Applications Diagram

Application Portfolio

Keterangan

p59, p61

Menggambarkan proses bisnis di dalam organisasi

p142, p143

Menggambarkan hubungan antara tabel dalam database

p56

Menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam unit-unit bisnis organisasi

p129-135

Mengidentifikasi setiap aplikasi dengan mengkategorikan aplikasi berdasarkan dukungan terhadap tujuan instansi dan ketergantungan dengan proses bisnis

175 

EA Cube Level / Artifak Thread Technology and Network Infrastructure Connectivity Diagram

Halaman

Keterangan

p144, p148

Menggambarkan rancangan struktur jaringan usulan aplikasi dan struktur jaringan yang sudah ada

Security

IT Security Plan

p163

Menjelaskan mengenai rencana keamanan SI/TI yang terdiri dari 4 komponen penting yaitu information, personnel, operation, dan physical security

Standards

Hardware and Software

p164

Menjelaskan mengenai hardware dan software yang sudah ada dan juga untuk usulan aplikasi

Workforce

Workforce Requirements

p172-174

Menjelaskan tentang sumber daya manusia Bagian Data dan Informasi di BAPETEN beserta usulan penambahan sumber daya manusia beserta persyaratan yang dibutuhkan

Organization Chart

P42, p50

Menjelaskan pengaturan personel dalam suatu hirarki yang menginformasikan otoritas dan hubungan kerja serta kepemilikan sumber daya.