BAB IV. Analisis Dan Pembahasan

50

BAB IV Analisis Dan Pembahasan

4.1 Proses Bisnis Saat Ini Seperti telah di jelaskan pada bagian sebelumnya, kegiatan yang dilakukan di PT. KRM adalah perakitan kendaraan niaga seperti truk dan minibus. Kegiatan ini diawali dengan Perencanaan Bisnis kemudian Proses Bisnis Utama dan Proses Bisnis Pendukung. Begitu juga dengan sistem informasi yang mendukung proses bisnis saat ini , PT. KRM telah menggunakan beberapa sistem aplikasi seperti Accpac untuk penggunaan Payroll dan Logistik, koneksi ke internet dengan sistem operasi menggunakan Microsoft Windows® yang didukung oleh Local Area Network (LAN) atau jaringan komunikasi kabel lokal yang terkoneksi dari Kantor Pusat (Head Office) ke Bagian produksi (Production) kemudian ke Bagian Penyimpanan (Warehouse) dan ke Bagian Welding memakai kabel Fiber Optic (F/O) karena jaraknya yang cukup jauh atau lebih dari 200 meter pada masing-masing bagian. Penjelasan lebih detail mengenai pemahaman aliran proses bisnis saat ini di PT. KRM akan dibagi tiga bagian, pertama mengenai proses bisnisnya, yang kedua mengenai sistem informasi yang digunakan mulai dari perangkat keras (hardware), jaringan local (Local Area Network / LAN) sampai perangkat lunak (software)-nya. Kedua bagian pemahaman itu akan dijelaskan tiap bagian untuk mencari atau mengidentifikasi proses kritisnya.

51

4.1.1

Proses Bisnis di PT. KRM

a. Perencanaan Bisnis Perencanaan bisnis menggambarkan mengenai proses berdasarkan pada permintaan pelanggan menjadi kegiatan proses bisnis utama & proses bisnis pendukung. Kegiatan ini dilakukan oleh beberapa perusahaan di dalam KYMG (Krama Yudha Mistsubishi Group) yaitu PT. Krama Yudha Ratu Motor (KRM) yang merupakan pabrik perakitan kendaraan bermotor Mitsubishi jenis niaga, yang kedua PT. Mitsubishi Krama Yudha Motor dan Manufacturing (MKM) merupakan pabrik pembuatan komponen dan suku cadang kendaraan bermotor merk Mitsubishi yang dirakit didalam negeri, terakhir PT. Krama Yudha Tiga Berlian (KTB) yang bertindak sebagai importir serta distributor tunggal kendaraan merk Mitsubishi. Ketiga perusahaan ini yang membuat perencanaan untuk kegiatan produksi selama satu tahun dengan perincian jumlah yang akan diproduksi tiap harinya. Selain itu kegiatan perencanaan tambahan seperti perencanaan kebutuhan barang dan perencanaan permintaan produksi khusus juga setiap minggu sekali. b. Proses Bisnis Utama Proses bisnis utama menjelaskan mengenai jenis kegiatan dan interaksi antar masing-masing proses dan departemen / bagian terkait. Proses bisnis utama menggambarkan kegiatan-kegiatan yang berhubungan langsung dengan produk dan proses produksi (proses mekanikal). Proses bisnis ini termasuk dalam lingkup Departemen Teknik dan Departemen Produksi dan dari kedua departemen

52

tersebut, dapat diuraikan proses bisnis yang lebih rinci lagi di beberapa bagian sebagai berikut: Bagian Maintenance Bagian ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penjadwalan atas perawatan (baik berencana maupun tidak terencana) terhadap peralatan produksi dan pendukungnya. Di samping itu bagian ini juga bertanggung jawab dalam hal pendistribusian spare part ke bagian lain yang membutuhkan berdasarkan permintaan untuk kepentingan perawatan (maintenance). Bagian Teknik Produksi Bagian ini bertanggung jawab dalam hal mengendalikan efektivitas standard operasional & prosedur (SOP) untuk Departemen Teknik dan Produksi serta mengkoordinasikan peningkatan kualitas dari peralatan untuk kepentingan proses produksi termasuk gambar teknik dan manual berbagai mesin dan peralatan sesuai dengan spesifikasi standard. Bagian Quality Control Bagian ini bertanggung jawab dalam penerimaan klaim dari pelanggan atas material atau produk yang tidak sesuai standard serta melakukan pengujian atas produk akhir (finished product) dalam proses final inspection. Bagian Part Control Bagian ini secara umum bertanggung jawab dalam hal penyimpanan dan pengelolaan

part/material

atau

bahan

baku

sehingga

dapat

terjamin

ketersediaannya pada saat dibutuhkan untuk kepentingan proses produksi.

53

Bagian PPC Bagian ini bertanggung jawab dalam melakukan perencanaan produksi dalam bentuk jadwal induk produksi dengan menimbang resource yang ada baik material maupun sumber daya manusia. Di samping itu bagian ini akan memberikan informasi terkait dengan hasil produksi ke bagian terkait untuk proses selanjutnya, seperti delivery.

Part Control

Welding

Painting

Trimming

Test / QC

Delivery

Gambar 4.1 Alur Proses Produksi di PT. KRM1

!

Persiapan Produksi Berdasarkan pada jadwal produksi yang sudah di tetapkan, maka dilakukan persiapan pelaksanaan proses produksi yaitu persiapan part dan barang submaterial yang dilakukan oleh bagian Part Control dan persiapan peralatan produksi yang dilakukan oleh bagian produksi terkait.

!

Proses Welding Dari bagian Persiapan Produksi kemudian masuk ke Proses Welding yaitu bahan-bahan setengah jadi dibentuk dan digabungkan atau di rakit menjadi cabin-body serta rangka cabin dengan cara di-las.

1

Standar Sistem Prosedur PT. KRM

54

!

Proses Painting Setelah Proses Welding selesai kemudian masuk ke Proses Painting atau pengecatan yang melakukan pelapisan produk dengan lapisan cat (cat dasar dan cat luar / top coat) untuk setiap kendaraan.

!

Proses Triming Proses Trimming dibagi menjadi tiga bagian : Trimming-1 Adalah proses perakitan komponen-komponen cabin yang telah diproses painting. Dimana dalam trimming-1 terdapat 15 stasiun, yang masingmasing stasiun bertugas memasang komponen bagian luar maupun dalam mobil. Setelah selesai kemudian diangkat masuk ke proses docking lalu ke frame dan dilanjutkan ke pemasangan komponen lainnya hingga menjadi mobil. Selanjutnya masuk ke proses line off, under check, tester, repair kemudian ke shower test. Pada Trimming-1 kendaraan yang diproses adalah SL, Maru T Trimming-2 Sama dengan Trimming-1 hanya berbeda pada jenis kendaraan yang diproses. Pada Trimming-2 yang diproses adalah FUSO dan Maru T Trimming-3 Sama dengan Trimming-1 dan 2. Pada Trimming-3 yang diproses adalah T 120 SS / CJM.

55

!

Test QC / Inspeksi dan Pengendalian Ketidaksesuaian Produk hasil dari Proses Welding, Painting dan Trimming kemudian masing-masing dilakukan inspeksi untuk mengetahui kesesuaian mutu produk terhadap persyaratan produk yang sudah ditetapkan.

!

Proses Pre-Delivery & Delivery Adalah proses perbaikan terhadap produk yang belum memenuhi persyaratan produk yang diketahui pada saat proses inspeksi. Produk yang sudah dinyatakan “OK” dikirimkan ke pelanggan oleh Bagian Delivery & Umum. Selama proses delivery dari PT. KRM ke pelanggan, produk dijaga dan dilindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi.

Bagian Pembelian Proses bisnis ini terkait dengan pengadaan bahan baku yang diperoleh dari supplier lokal yang nantinya bahan tersebut akan digunakan untuk proses produksi. Bagian Delivery Bagian ini bertanggung jawab dalam hal delivery produk akhir dari PT. KRM berupa kendaraan niaga dan penumpang. c. Proses Bisnis Pendukung Proses bisnis pendukung menjelaskan mengenai jenis kegiatan dan interaksi antar masing-masing proses dan departemen / bagian yang terkait. Proses bisnis pendukung menggambarkan kegiatan-kegiatan pendukung agar proses bisnis utama dapat berjalan dengan baik, efisien dan sesuai dengan persyaratan produk dan pelanggan.

56

4.1.2

Teknologi Informasi yang Ada Saat Ini

Saat ini KRM memiliki teknologi informasi yang mendukung jalannya proses bisnis yang ada baik dari sisi infrastruktur Local Area Network (LAN), perangkat keras (Hardware) maupun perangkat lunak (Software). Untuk LAN menggunakan kabel komunikasi Unshielded Twisted Pair (UTP) dengan kecepatan 10/100 Mbps yang dihubungkan oleh Switch/Hub merek 3Com, jumlah user yang menggunakannya atau jumlah komputer yang terkoneksi mencapai 30 user. Koneksi antara beberapa tempat atau bagiannya menggunakan kabel Fiber Optic (F/O) yang menghubungkan Bagian Office, Bagian Produksi, Bagian Warehouse dan Bagian Welding. Karena jaraknya yang sangat jauh atau lebih dari 200 meter antar bagian tersebut sehingga harus menggunakan kabel F/O. Di masing-masing bagian itu di pasang Switch merk 3com untuk komunikasi data dengan tujuan untuk mendapatkan kecepatan pengiriman data yang stabil yaitu 10/100 Mbps. Server yang dipakai saat ini menggunakan Server merek IBM sebanyak 3 unit dan 2 unit Server local. Fungsi dari Server itu yaitu sebagai penempatan data untuk aplikasi Accpac, Mail Server, Proxy Server dan Anti Virus Server diletakkan di Bagian office dan Data Server di letakkan di Bagian Produksi. Untuk koneksi ke Internet melalui CBN sebagai penyedia jasanya atau ISP (Internet Service Provider) dengan komunikasi dial up lewat telepon umum (public phone). Dengan adanya Mail Server di internal KRM, memungkinkan semua pekerja bisa berkomunikasi lewat email di seluruh bagian. Untuk koneksi ke Internet hanya beberapa pekerja saja yang mendapatkan akses, khususnya pekerja di level manajemen.

57

KRM Warehouse Area

KRM Welding Area

PC Client

PC Client

New Swicth

Fiber Optic Plan

Plan Swicth

KRM Production Area

KRM Office Area

Fiber Optic 100 mtrs

New Swicth

PC Client

Fiber Optic 300 mtrs

PC Client

Internet User

PC Client

WWW

New Swicth

New Server For Accpac

Current Server for Mail Server

ISP

Router

Modem

New Server for Anti Virus Management

Dial Up

Modem

Hub

Proxy Server

Fiber Optic Plan Mail Server

Gambar 4.2 Layout Local Area Network Saat ini2

Untuk aplikasi perangkat lunak (Software), PT. KRM menggunakan aplikasi keuangan dengan menggunakan Accpac buatan Computer Associates yang terdiri dari modul General Ledger, Accounts Receivable, Accounts Payable, Inventory Control, Order Entry dan Purchase Order. Fungsi dari masing-masing modul yang digunakan selama ini di PT. KRM adalah sebagai berikut: !

General Ledger

!

Accounts Payable

2


58

!

Accounts Receivable

!

Inventory Control Aplikasi lainnya yang digunakan yaitu Payroll sistem yang berfungsi untuk

sistem perhitungan lembur, penggajian, pembayaran bonus atau keuntungan dan pembayaran-pembayaran lainnya seperti Tunjangan Hari Raya (THR) dan subsidi. Semua sistem aplikasi yang digunakan di dukung dengan sistem operasi Windows dan Microsoft Office sebagai otomatisasi dalam melakukan pengolahan datanya. 4.1.3 Menentukan Proses Bisnis Kritis Setelah kami identifikasi proses bisnis di PT. KRM untuk mencari proses bisnis yang kritis, dapat diambil kesimpulan bahwa ada beberapa proses bisnis yang bisa diubah atau diperbaiki untuk mendapatkan hasil yang lebih baik, efektif dan efisien. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya yang dimaksud dengan proses kritikal adalah proses-proses yang secara langsung memberikan pengaruh terhadap pencapaian strategi dan tujuan perusahaan. Di dalam perusahaan assembling atau manufacturing proses-proses kritikalnya meliputi: !

Proses pengelolaan material yang akan digunakan untuk proses produksi.

!

Proses penentuan sumber bahan baku (material/parts) yang dapat diperoleh dari supplier dengan harga termurah, kualitas terbaik dan pengiriman tepat waktu.

!

Proses perawatan mesin-mesin produksi untuk dapat memastikan kelancaran proses produksi. Dari analisis tersebut di atas yang dihubungkan dengan proses bisnis di PT. KRM,

penulis membuat kesimpulan dari beberapa proses yang dinilai kritis di PT. KRM adalah Bagian Part Control, Bagian Pembelian dan Bagian Maintenance.

59

Selanjutnya untuk proses yang lainnya masih belum dapat dinilai kritis karena tidak terlihat indikasi untuk dilakukan perubahan untuk perbaikan. Selain itu karena keterbatasan waktu yang tersedia untuk membahas seluruh proses bisnis yang ada di KRM. Tiga bagian inilah yang akan menjadi topik utama dalam pembahasan perbaikan proses bisnis di PT. KRM.

Dep. Teknik

1. Proses Bisnis Utama Maintenance

Teknik Produksi

Quality Control

Delivery Part Control

P E R E N C A N A A N

C U S T O M E R S

B I S N I S

Dep. Produksi

Welding, Painting, Trimming

Pembelian

Keuangan

PSDM

UMUM

Gambar 4.3 Proses Bisnis PT. KRM3

3

C U S T O M E R S

PPC

Standar Sistem Prosedur. PT. KRM

2. Proses Bisnis Pendukung

60

Bagian Part Control Alasan yang mendasari bagian Part Control dimasukkan kedalam proses kritis karena di bagian ini terdapat proses yang sangat vital berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan parts/material agar terjamin ketersediaan barang untuk proses produksi. Masalah yang ada di bagian ini adalah: 1. Proses administrasi di bagian Part Control masih manual yaitu menggunakan form yang harus diisi oleh pekerja lapangan. Hal ini sangat menyulitkan, karena Pekerja di lapangan harus melakukan pengisian ulang di form isian tersebut sekaligus melakukan pekerjaan teknis tersendiri di lapangan sehingga kemungkinan adanya kesalahan potensial untuk terjadi. 2. Belum adanya standarisasi data mengenai penomoran dan penamaan part / material number dalam bentuk database material master. Hal ini menyebabkan kesulitan pada saat pelacakan informasi yang berkaitan dengan status dari stock material. Apabila ada parts atau material parts yang bermasalah, petugas di lapangan harus mencari data (nomor dan nama) dari parts tersebut didalam dokumen secara manual dalam jumlah banyak, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dapat terjadi. 3. Belum adanya suatu aplikasi sistem informasi yang dapat mendukung proses integrasi data dan komunikasi antar departemen atau bagian yang menyebabkan terjadinya duplikasi pekerjaan untuk transaksi input data dan proses penelusuran masalah menjadi cukup lama karena data-data seperti penomoran dan penamaan parts material sangat banyak sekali.

61

4. Kurangnya sumber daya manusia dalam melakukan aktivitas di ketiga bagian terkait ini, terutama dalam melakukan pekerjaan administrasi (data entry) yang dilakukan secara akumulatif pada sore hari dan seringkali terjadi penumpukan pekerjaan sehingga proses pembayaran dan keuangan menjadi lambat. Selanjutnya, apabila ada pekerja yang tidak masuk, tidak ada pekerja yang menggantikannya sehingga pekerjaan administrasinya dibebankan ke bagian lain (dari Bagian PC ke Bagian Accounting). 5. Adanya keterlambatan / delay yang sering terjadi dalam proses pendistribusian material dari bagian Part Control ke bagian production line. Kejadian ini terjadi tidak hanya berkaitan dengan part atau material yang akan digunakan untuk proses produksi, namun juga yang berkaitan dengan pendistribusian spare part untuk aktivitas perawatan tak terjadwal (un-scheduled maintenance). Dampak dari keterlambatan ini juga akan mempengaruhi proses delivery dari finished goods ke pelanggan akibat proses sebelumnya. Bagian Pembelian Alasan yang mendasari bagian Pembelian dimasukan ke dalam proses kritis karena adanya aktivitas pengadaan bahan baku dan suku cadang (spare part) dari supplier. Masalah yang ada di bagian ini adalah sebagai berikut: 1. Proses pembuatan pemesanan pembelian barang atau Purchase Order (PO) yang relatif membutuhkan waktu cukup lama sehingga berdampak pada jadwal penerimaan barang yang selanjutnya dapat menghambat proses pendistribusian barang ke production line atau terkait lainnya oleh Bagian Part Control (PC).

62

2. Proses di bagian pembelian yang masih belum terintegrasi dengan bagian terkait seperti bagian Part Control (PC) dan Maintenance berkaitan dengan progress status kedatangan barang dari supplier. Bagian Maintenance Alasan yang mendasari bagian Maintenance dimasukkan kedalam proses kritis karena di bagian ini terdapat proses perawatan peralatan produksi dan pendukungnya, disamping itu juga bertanggung jawab dalam hal pendistribusian spare part kebagian lain untuk ketersediaan barang yang akan diproduksi, beberapa bagian yang menjadi masalah di Maintenance sebagai berikut: 1. Kurangnya aktivitas pencatatan / record yang terkait dengan data-data history proses maintenance (preventive maupun corrective maintenance). 2. Standarisasi penomoran part atau material, khususnya spare part yang digunakan langsung dalam aktivitas maintenance masih belum diterapkan dengan baik. 3. Belum ada basis data (database) untuk manual spare parts dan petunjuk dan catatan penyelesaian di dalam sistem informasi untuk mencari data yang diperlukan secara cepat dan akurat apabila terjadi kerusakan di mesin-mesin produksi. 4.1.4

Menguji Proses Bisnis Saat Ini

Setelah proses kritis yang ada di PT. KRM telah ditentukan, langkah selanjutnya adalah melakukan pembahasan lebih rinci dari proses bisnis yang ada di masingmasing bagian seperti Part Control, Pembelian dan Maintenance. Proses-proses bisnis tersebut akan dilakukan simulasi dengan menggunakan software iGraph guna

63

diperoleh cycle time dan dipresentasikan dalam bentuk tabulasi guna memudahkan analisis. Berikut ini adalah rincian dari proses bisnis masing-masing bagian:

64

Bagian Part Control 1. Proses Penerimaan Barang / Material

KRM As Is Analysis

Process ID

Process Description

Ver. Last Modified

AI-PC-1

Penerimaan Kedatangan Barang / Material

1.0

Prepared By

12.11.04

M. Subhan

Job Roles/ Position AI-PEM-1 Menerima Tembusan PO (Purchase Order) dari Bagian Pembelian

KaUr. Sub Material

Menerima Kedatangan Barang dari Supplier

Pencatatan di ACCPAC System

Menyerahkan surat jalan ke Bagian Pembelian

AI-PC-C

Melakukan Pengecheckan item barang (kuantitas) Lampiran PO (Copy) Lembar Claim

OPR Sub Material

Melakukan Pengecheckan Kualitas sebagian barang (sampling)

Ya Sesuai

Tidak Mencantumkan kuantitas aktual yang diterima (revisi surat jalan)

Bagian Pembelian

AI-PC-2 AI-PEM-2

Ya

Barang rusak?

Tidak AI-PEM-3

Gambar 4.4 Alur Proses Bisnis Saat Ini - Penerimaan Barang/Material4

4


65

Tabel 4.1 Penjelasan Proses Bisnis Saat Ini - Penerimaan Barang/Material 5 No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role Waktu

Resource

proses 1.

Setelah proses pembelian atau proses Ka.Ur

Sub 1-Hari

1 orang

claim, maka tembusan PO (Purchase Material Order) dari bagian pembelian akan diterima yang berisi mengenai nama barang sub material dan kuantitasnya sebagai acuan untuk proses penerimaan barang 2.

Menerima kedatangan fisik barang sub Ka.Ur material dari supplier disertai surat jalan

3.

Sub 30 menit 1 orang

Material

Melakukan pengecheckan barang yang Operator Sub 60 menit 1 orang datang: quantity aktual dibanding dengan Material quantity di PO atau lembar claim dari KRM

4.

Jika sesuai maka lanjut ke proses 6, namun jika tidak maka lanjut proses 5

5.

Mencantumkan kuantitas aktual yang Operator Sub 30 menit 1 orang diterima (revisi surat jalan)

6.

Material

Pencatatan barang masuk pada ACCPAC Ka.Ur


System sesuai surat jalan yang telah di- Material verifikasi 7.

Menyerahkan tembusan surat jalan ke Ka.Ur bagian pembelian

8.

Material

Melakukan pengecheckan kualitas barang Operator Sub 60 menit 1 orang (sampling)

9. 5


Jika

ada

Material yang

rusak


maka

akan

66

dilanjutkan ke proses claim ke supplier dan jika tidak ada yang rusak maka akan dilanjutkan ke proses pendistribusian barang serta proses pembayaran ke supplier

Pengujian proses bisnis ini menggunakan sistem kalender selama 1 bulan hari kerja yaitu 22 hari, 5 hari kerja, 40 jam per minggu, 8 jam sehari dengan menggunakan tenaga kerja 3 orang.

Gambar 4.5 Hasil Pengujian Proses Bisnis Saat Ini - Penerimaan Barang/Material Gambar statistik cycle time proses penerimaan barang material lama menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 51.50 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 19.50 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 32 jam.

67

2. Proses Pendistribusian Barang / Material

KRM As Is Analysis

Process ID AI-PC-2

Process Description

Ver. Last Modified

1.0

Pendistribusian Barang / Material

30.09.04

Prepared By

Teddy G

AI-PC-1

AI-MTC

KaUr. Submat

Menerima permintaan Bon Sub Material dari bagian terkait Form Permintaan Barang (FRMMTC-7.12-005)

OPR Submat

Memberikan barang sesuai dengan Bon terkait

Melakukan input data pengeluaran barang sub material dari gudang

Selesai

Program ACCPAC

Gambar 4.6 Alur Proses Bisnis Saat Ini - Pendistribusian Barang/Material6

6


68

Tabel 4.2 Penjelasan Proses Bisnis Saat Ini - Pendistribusian Barang/Material No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

Menerima bon permintaan barang sub KaUr.

Sub 30 Menit

1 orang

Memberikan barang sesuai dengan isi Operator Sub 60 Menit

1 orang

material dari semua bagian 2.

Material

permintaan 3.

Melakukan

Material input

data

pengeluaran Operator Sub 120 Menit

1 orang

barang sub material dari gudang sesuai Material dengan catatan permintaan barang ke dalam kartu stock dan program aplikasi ACCPAC Pengujian proses bisnis ini menggunakan sistem kalender selama 1 bulan hari kerja yaitu 22 hari, 5 hari kerja, 40 jam per minggu, 8 jam sehari dengan menggunakan tenaga kerja 2 orang.

Gambar 4.7 Hasil Simulasi Proses Bisnis Saat Ini - Pendistribusian Barang/Material

69

Gambar statistik cycle time proses pendistribusian barang material lama menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 3.50 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 3.50 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 0 jam. Bagian Pembelian 1. Pembuatan Pesanan Pembelian Barang KRM As Is Analysis

Process ID

Process Description

Ver. Last Modified

AI-PEM-1

Proses Pembuatan Pesanan Pembelian Barang (PPB)

1.0

Prepared By

12.11.04

M. Subhan

Job Roles/ Position Start

Menerima Jadwal Produksi dari PPC

Merekap PKB dan melakukan estimasi harga

AI-MTC

Form persediaan submaterial

Daily Prod Sched & Prod Sched

KaBag. Pembelian (PEM)

Form Kartu Stock

Tdk

Form delivery order schedule Menerima Permintaan Kebutuhan Barang (PKB)

Form permintaan kebutuhan barang produksi

Wa Ka Bag PEM

Form Pesanan Pembelian Barang

Tidak / Harus direvisi

Form submaterial requirement list

Stock masih cukup?

Melakukan Check stock di Gudang

DIRUT

Supplier

Membuat PPB dan DO Schedule

PPB yang sudah disetujui

Menerima PPB dan Memprosesnya

Ya

Ya

Selesai

Disetujui?

Mengesahkan PPB

AI-PC-1

Gambar 4.8 Alur Proses Bisnis Saat Ini - Pesanan Pembelian Barang7

7


70

Tabel 4.3 Penjelasan Proses Bisnis Saat Ini - Pesanan Pembelian Barang No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

2.

3.

4.

Menerima jadwal produksi bulanan dari

Ka.Bag

bagian PPC

Pembelian

Menerima permintaan kebutuhan barang

Ka.Bag

(Form PKB)

Pembelian

Melakukan check stock barang di

WaKa.Bag

gudang

Pembelian

1 hari

1 orang

1 hari

1 orang

60 menit 1 orang

Jika stock tidak mencukupi maka lanjut ke proses 6, namun jika masih cukup maka proses selesai

5.

Melakukan proses rekap Perencanaan

Ka.Bag

Kebutuhan Barang (PKB) dan

Pembelian

60 menit 1 orang

melakukan estimasi harga 6.

Membuat Pesanan Pembelian Barang

Ka.Bag

(PPB) / Purchase Order (PO) dan

Pembelian

1 hari

1 orang

Delivery Order (DO) dengan menggunakan Form. Pemesanan Permintaan Barang dan Form Delivery Schedule berdasarkan hasil evaluasi PKB 7.

Pengesahan PPB (PO)

DIRUT

10 menit 1 orang

8

Jika disetujui maka diserahkan ke

Revisi PPB dan lanjut ke proses 6

KaBag

10 menit 1 orang

(pengesahan)

Pembelian

supplier untuk selanjutnya diproses, jika tidak maka lanjut ke proses 8 untuk dilakukan revisi 9.

71

Pengujian proses bisnis ini menggunakan sistem kalender selama 1 bulan hari kerja yaitu 22 hari, 5 hari kerja, 40 jam per minggu, 8 jam sehari dengan menggunakan tenaga kerja 4 orang

Gambar 4.9 Hasil Simulasi Proses Bisnis Saat - Ini Pemesanan Pembelian Barang Gambar statistik cycle time proses pembuatan permintaan pembelian barang lama menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 50.35 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 18.35 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 32 jam.

72

2. Proses Klaim Barang ke Supplier

KRM As Is Analysis

Process ID

Process Description

AI-PEM-2

Claim ke Supplier

Ver. Last Modified

1.0

12.11.04

Job Roles/ Position AI-PC-1

Membuat Rekap Barang & Claim Request utk Claim ke Supplier berdasarkan rekap Surat Jalan

Bag Pembelian

Rekap Surat jalan

Menyerahkan Claim request ke Supplier

Ya

PC & Maintenance

Melakukan Claim Approval

disetujui?

Tidak Selesai

Supplier

Proses Claim dan kirim Barang Pengganti (replacement)

AI-PC-C

Gambar 4.10 Alur Proses Bisnis Saat Ini - Klaim Barang 8

8


Prepared By

M. Subhan

73

Tabel 4.4 Penjelasan Proses Bisnis Saat Ini - Klaim Barang No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

Membuat Rekap Barang & lembar

Ka.Bag

Claim Request utk Claim ke Supplier

Pembelian

1 hari

1 orang

1 hari

1 orang

berdasarkan rekap Surat Jalan 2.


PC & Maintenance

3.

Jika disetujui maka lanjut ke proses 4, namun jika tidak proses selesai

4.

Menyerahkan lembar Claim ke Supplier

WaKa.Bag

30 menit 1 orang

Pembelian 5.

Memproses claim dan selanjutnya supplier akan kirim barang pengganti (replacement) dan nantinya akan masuk ke proses penerimaan barang (AI-PC-1)

Supplier

1 hari

1 orang

74


Gambar 4.11 Hasil Simulasi Proses Bisnis Saat Ini - Klaim Barang

Gambar statistik cycle time proses bisnis saat ini untuk klaim barang ke supplier menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 49 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 17 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 32 jam.

75

3. Proses Pembayaran ke Supplier

KRM As Is Analysis

Process ID

Process Description

Ver. Last Modified

AI-PEM-3

Pembayaran ke Supplier

1.0

Prepared By

12.11.04

M. Subhan

Job Roles/ Position Menerima Penagihan dari Supplier

AI-PC-1

Wa Ka.Bag PEM

Penyimpanan Dokumen

Surat-surat kelengkapan taguhan

Ka./ Wa KaBag PEM

Memeriksa Penagihan

Selesai

Memberikan Tagihan yang sudah diperiksa ke Keuangan PPB dan DO

Ka.Bag KEU

Membuat Bukti Pembayaran dan Check

Melakukan Pembayaran

Form Bukti Pembayaran Tidak / Harus revisi

DIRUT

Memberikan Persetujuan

Ka.Bag AKUN

disetujui?

Ya

Penyimpanan Dokumen

Gambar 4.12 Alur Proses Bisnis Saat Ini - Pembayaran ke Supplier9

9


Selesai

76

Tabel 4.5 Penjelasan Proses Bisnis Saat Ini - Pembayaran ke Supplier Deskripsi Proses

PIC/Job

Waktu

Role

proses

Setelah proses penerimaan barang maka

Ka/Wa.Ka

10-Menit

1 orang

supplier akan mengirim tagihannya yang

Bag.

dilengkapi dengan:

Pembelian

60-Menit

1 orang

10-Menit

1 orang

60-Menit

1 orang

DIRUT

5-Menit

1 orang

Ka.Bag

60-Menit

1 orang

40-Menit

1 orang

No 1.

!

Resource

DO yang sudah ditandatangani petugas Gudang

2.

3.

4.

!

Faktur / Debit note

!

Kwitansi

Memeriksa penagihan berdasarkan pada

WaKa.Bag

PPB dan DO yang diterima

Pembelian

Memberikan / menyampaikan tagihan

Ka.Bag

yang sudah diperiksa ke Bag.Keuangan

Pembelian

Membuatkan form bukti pembayaran dan

Ka.Bag

check berdasarkan tagihan dari Supplier

Keuangan

yang diterima dan sudah diperiksa 5.

Mengesahkan / memberikan persetujuan dengan cara menandatangani check pembayaran dengan memperhatikan pada Bukti Pembayaran dan isi check

6.

Jika disetujui maka lanjut ke proses 7, namun jika tidak / harus direvisi maka lanjut ke proses 4 (pembuatan form bukti pembayaran dan check)

7.

Melakukan pembayaran ke Supplier

Keuangan 8.

Menyimpan semua dokumen pendukung

Ka/Wa.Ka

dalam proses pembelian dan pembayaran

Bag. Pemb

77

tagihan dari supplier

& Ka.Bag Akunting


Gambar 4.13 Hasil Simulasi Proses Bisnis Saat Ini Pembayaran

Gambar statistik cycle time proses pembayaran ke supplier lama menunjukkan ratarata satu kali transaksi membutuhkan waktu 5.08 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 4.08 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 1 jam.

78

Proses di Bagian Maintenance 1. Persiapan dan Perencanaan Perawatan

KRM As Is Analysis

Process ID

Process Description

Ver. Last Modified

AI-MTC

Persiapan dan Perencanaan Perawatan

1.0

29.11.04

Prepared By M. Subhan

Job Roles/ Position

Ka.Bag Maintenance

Merekap dan mengidentifikasi semua peralatan produksi dan peralatan pendukungnya

Mulai


Membuat jadwal perawatan peralatan produksi dan peralatan pendukungnya

Jadwal produksi

Membuat rekap kebutuhan spare part utk aktivitas perawatan peralatan produksi

Melakukan check stock di gudang

Melaksanakan aktivitas perawatan peralatan produksi di lapangan sesuai jadwal yang telah ditetapkan

Mencukupi?

Selesai

Ya

Tidak

Bagian Pembelian

AI-PEM-1

Bagian Part Control

AI-PC-1

AI-PC-2

Gambar 4.14 Alur Proses Bisnis Saat Ini – Persiapan dan Perencanaan Perawatan10

10


79

Tabel 4.6 Penjelasan Proses Bisnis Saat Ini - Persiapan dan Perencanaan Perawatan11 No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

Merekap dan mengidentifikasi semua

Ka.Bag

peralatan produksi dan peralatan

Maintenance

10 menit

1 orang

1 Hari

1 orang

30 menit

1 orang

60 menit

1 orang

pendukungnya 2.

Menerima jadwal produksi dari PPC

Ka.Bag Maintenance

3.

4.

Membuat jadwal perawatan peralatan

Ka.Sie

produksi dan peralatan pendukungnya

Maintenance

Membuat rekap kebutuhan spare part

Ka.Bag

utk aktivitas perawatan peralatan

Maintenance

produksi 5.

Melakukan check stock di gudang

Ka.Sie Maintenance

6.

Jika tidak mencukupi, maka proses lanjut ke pembuatan order pembelian dan penerimaan barang, jika masih cukup, maka langsung ke proses permintaan barang spare part melalui prosedur pendistribusian barang dari gudang

7.

Melaksanakan aktivitas perawatan

Ka.Bag

peralatan produksi di lapangan sesuai

Maintenance

jadwal yang telah ditetapkan

11


80


Gambar 4.15 Hasil Simulasi Proses Bisnis Saat Ini Perencanaan Perawatan

Gambar statistik cycle time proses persiapan dan pembuatan jadwal perawatan berencana lama menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 75 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 27 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 48 jam.

81

4.2 Proses Bisnis Usulan (Baru) Perlunya diadakan perubahan bisnis proses disebabkan karena adanya beberapa proses yang tidak efektif, efisien dan memerlukan banyak perubahan dalam proses dan struktur. Dari 3 bagian yang ditemukan (Part Control, Pembelian dan Maintenance) harus dibuat potensi yang dapat dilakukan perubahan proses bisnis dari masalah kritis yang ada. Untuk mengatasi masalah tersebut di atas, penulis membuat suatu tabel waktu masing-masing pekerjaan. Kemudian dari data tabel waktu tersebut akan dihitung berapa lama waktu proses saat ini. Dari hasil penghitungan tabel data untuk masingmasing bisnis proses itu kemudian dibuatkan usulan Proses Bisnis Baru untuk KRM. Sebelumnya akan dianalisa lebih dahulu latar belakang permasalahan yang ada dan dampak yang timbul apabila Bisnis Proses Baru tersebut dilaksanakan. Dari hasil penelitian untuk bisnis proses yang ada dan kemungkinan pembuatan bisnis proses yang baru, juga akan dibuat draft rancangan sistem informasi guna mendukung bisnis proses yang ada di KRM secara keseluruhan, yaitu standarisasi Master Data yang digunakan di proses Bisnis Utama. Dari standarisasi ini di harapkan nantinya KRM bisa mempunyai Master Data yang bisa digunakan untuk dapat cepat melacak data yang digunakan sangat perlu di semua bisnis proses, dengan demikian bisa mengoptimalkan waktu dalam proses produksi karena bisa mengurangi keterlambatan waktu pencarian data. Deskripsi & proses flow untuk bisnis saat ini akan dibahas pada bagian selanjutnya dengan mengacu pada Standard Sistem Prosedur dari PT. KRM.

82

4.2.1

Merancang dan Menguji Proses Bisnis Usulan

Bagian Part Control 1. Proses Penerimaan Barang / Material

KRM To Be Design

Process ID

Process Description

TB-PC-1

Penerimaan Barang / Material

Ver. Last Modified

Prepared By

1.0

20.11.04

M. Subhan

TDK

Sign Surat Jalan & kembalikan ke supplier

Job Roles/ Position Part Control (Ur. Sub Material) TB-PEM-1

Menerima kedatangan fisik barang dari supplier

Check Surat Jalan & quantity serta visual appearance Claim Report

Ada kekurangan

Transaksi Goods Receipt di System

Surat Jalan

YA

TB-PC-C

Lampiran PO

Revisi Surat Jalan dari Supplier

Operator Submaterial Check kualitas barang (sampling)

Quality OK ?

YA

Simpan di Gudang

TDK

Bagian Pembelian

TB-PEM-2

TB-PC-2

Gambar 4.16 Alur Proses Bisnis Usulan - Penerimaan Barang/Material

TB-PEM-3

83

Tabel 4.7 Penjelasan Proses Bisnis Usulan - Penerimaan Barang/Material No

1.

Deskripsi Proses

PIC/Job

Waktu

Role

proses

Menerima list permintaan pembelian

Ka.Bag

1 hari

barang dan lampiran jadwal produksi dari

Pembelian

Resource

1 orang

bagian PPC 2.

3.

Melakukan check stock barang di gudang

WaKa.Bag

via SAP R/3 System (MMBE)

Pembelian

30 menit 1 orang

Jika stock sudah tidak mencukupi maka lanjut ke proses 5, jika masih cukup, proses selesai

4.

Merekap Perencanaan Kebutuhan Barang

Ka.Bag

(PKB) dan melakukan estimasi harga

Pembelian

30 menit 1 orang

dengan mengacu pada purchasing master data (daftar harga) 5.

Membuat Purchase Order (PO/PPB)

Ka.Bag

berikut Delivery Order (DO) Schedulenya

Pembelian

30 menit 1 orang

melalui SAP R/3 system (ME21N) dengan mengacu pada PKB pada proses sebelumnya 6.

Pengesahan PPB (PO)

DIRUT

10 menit 1 orang

7.

Jika disetujui maka lanjut ke proses PO

Revisi PO di system (ME22N) dan lanjut

Ka.Bag

10 menit 1 orang

ke proses 7 (pengesahan)

Pembelian

Selanjutnya akan masuk ke proses

Part Control

langsung diserahkan ke supplier, jika tidak maka harus direvisi pada proses 9 8.

9.

penerimaan barang dari supplier

84


Gambar 4.17 Hasil Simulasi Proses Bisnis Usulan - Penerimaan Barang/Material

Gambar statistik cycle time proses penerimaan barang material baru menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 2.67 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 2.67 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 0 jam.

85

2. Proses Pendistribusian Barang / Material

KRM To Be Design

Process ID TB-PC-2

Process Description Pendistribusian Barang / Material

Ver. Last Modified

1.0

19.11.04

Prepared By

Teddy G

Job Roles/ Position

KaUr. Submat TB-PC-1

Menerima permintaan Bon Sub Material dari semua bagian Form Permintaan Barang (FRM-MTC7.12-005)

Melakukan transaksi pengeluaran barang sub material dari gudang Goods Issue MB1A

Selesai

OPR Submat


Gambar 4.18 Alur Proses Bisnis Usulan - Pendistribusian Barang/Material

86

Tabel 4.8 Penjelasan Proses Bisnis Usulan - Pendistribusian Barang/Material No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

2.

3.

Menerima bon permintaan barang sub

KaUr. Sub

material dari semua bagian

Material

Memberikan barang sesuai dengan isi

Operator Sub

permintaan barang

Material

Melakukan

input

data

pengeluaran KaUr. Sub

barang sub material dari gudang sesuai Material dengan catatan permintaan barang di SAP R/3 System dengan kode transaksi MB1A sehingga informasi stock dapat ter-update secara real time

30 menit 1 orang

30 menit 1 orang

20 menit 1 orang

87


Gambar 4.19 Hasil Simulasi Proses Bisnis Baru Pendistribusian Barang Gambar statistik cycle time proses pendistribusian barang baru menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 1.33 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 1.33 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 0 jam.

88

Bagian Pembelian 1. Pembuatan Pesanan Pembelian Barang KRM To Be Design

Process ID

TB-PEM-1

Process Description

Ver. Last Modified

Proses Pembuatan Pesanan Pembelian Barang (PPB) ~ PO 1.0

Prepared By

M. Subhan

29.11.04

Job Roles/ Position TB-MTC

Mulai

Ka Bag Pembelian Create PO ref to Rekap Perencanaan Kebutuhan Barang ME21N

Merekap Perencanaan Kebutuhan barang dan check harga

Menerima List Permintaan Kebutuhan Barang (PKB) dan lampiran Jadwal Produksi

Purchasing Master Data dan Material Master Data

Jadwal Produksi dari PPC

Change PO T-Code ME22N

List PKB

Wa.Ka Bag Pembelian

Check stock di gudang via SAP System MMBE

PPB / PO yang sudah disetujui

DIRUT

Supplier

Stock masih cukup?


Ya

Selesai

Disetujui

Tidak / Harus direvisi

Pengesahan PO / PPB

TB-PC-1

Gambar 4.20 Alur Proses Bisnis Usulan - Pesanan Pembelian Barang

89

Tabel 4.9 Penjelasan Proses Bisnis Usulan - Pesanan Pembelian Barang No

1.

Deskripsi Proses

PIC/Job

Waktu

Role

proses

Menerima list permintaan pembelian

Ka.Bag

1 hari

barang dan lampiran jadwal produksi dari

Pembelian

Resource

1 orang

bagian PPC 2.

3.

Melakukan check stock barang di gudang

WaKa.Bag

via SAP R/3 System (MMBE)

Pembelian

30 menit 1 orang

Jika stock sudah tidak mencukupi maka lanjut ke proses 5, jika masih cukup, proses selesai

4.

Merekap Perencanaan Kebutuhan Barang

Ka.Bag

(PKB) dan melakukan estimasi harga

Pembelian

30 menit 1 orang

dengan mengacu pada purchasing master data (daftar harga) 5.

Membuat Purchase Order (PO/PPB)

Ka.Bag

berikut Delivery Order (DO) Schedulenya

Pembelian

30 menit 1 orang

melalui SAP R/3 system (ME21N) dengan mengacu pada PKB pada proses sebelumnya 6.

Pengesahan PPB (PO)

DIRUT

10 menit 1 orang

7.

Jika disetujui maka lanjut ke proses PO

Revisi PO di system (ME22N) dan lanjut

Ka.Bag

10 menit 1 orang

ke proses 7 (pengesahan)

Pembelian


Part Control

langsung diserahkan ke supplier, jika tidak maka harus direvisi pada proses 9 8.

9.

penerimaan barang dari supplier (TB-PC1)

90


Gambar 4.21 Hasil Simulasi Proses Bisnis Baru Pemesanan Pembelian Barang

Gambar statistik cycle time proses pembuatan permintaan pembelian barang baru menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 24.50 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 8.50 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 16 jam.

91

2. Proses Klaim Barang

KRM To Be Design

Process ID

Process Description

TB-PEM-2

Claim ke Supplier

Ver. Last Modified

Prepared By

1.0

M. Subhan

29.11.04

Job Roles/ Position

TB-PC-1

Part Control

Pembuatan Claim Report

Approval dari pihak berwenang

disetujui?

Ya

Pemisahan material di gudang dari stok siap pakai

Transaksi pengeluaran barang di system karena proses claim dgn Transfer Posting (MB1B)

Surat Jalan

Tidak

Selesai

Supplier Menerima & Memproses Claim

Supplier kirim Barang Pengganti (replacement)

TB-PC-C

Supplier

KaBag. Pembelian

Penyerahan Claim Report ke Supplier

Gambar 4.22 Alur Proses Bisnis Usulan - Penerimaan dan Klaim Barang

92

Tabel 4.10 Penjelasan Proses Bisnis Usulan Penerimaan dan Klaim Barang No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

Pembuatan claim report disertai bukti

KaBag.

30

surat jalan dengan rincian dari rekap surat

Gudang

menit

jalan dan system pada saat proses

Material

1 orang

penerimaan barang 2.

3

Approval / persetujuan dari pihak

PC &

10

berwenang

Maintenance

menit

Memisahkan barang yang bermasalah dari

PC &

60

gudang dari stock siap pakai

Maintenance

menit

Melakukan transaksi pengeluaran barang

PC &

10

di SAP R/3 System (MB1B) karena

Maintenance

menit

Pembelian

1 hari

1 orang

Jika disetujui maka lanjut ke proses 4, namun jika tidak disetujui maka proses selesai

4.

5.

1 orang

1 orang

proses claim dan harus dipisahkan dari stock siap pakai di gudang 6.

Penyerahan claim report ke supplier untuk penggantian barang (replacement)

7.


PC &

penerimaan barang (TB-PC-1)

Maintenance

1 orang

93


Gambar 4.23 Hasil Simulasi Proses Bisnis Baru Klaim Barang

Gambar statistik cycle time proses prosedur claim barang ke supplier baru menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 27.67 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 11.67 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 16 jam.

94

3. Proses Pembayaran ke Supplier

KRM To Be Design

Process ID

Process Description

TB-PEM-3

Pembayaran ke Supplier

Ver. Last Modified 1.0

29.11.04


Job Roles/ Position TB-PC-1

Memberikan tagihan yang telah diverifikasi ke Bag. Keuangan

Proses Invoice Verification MIR7

Menerima Tagihan dari Supplier Surat Jalan

Ka/Wa.Ka Bag Pembelian

Ka.Bag Keuangan

PO

Melakukan transaksi pembayaran dan pencatatan di SAP system dg ref ke invoice yg sudah diverifikasi MIRO

Membuat Bukti pembayaran dan check

tidak / harus direvisi

DIRUT

Melakukan persetujuan

Penyimpanan Dokumen (Hardcopy)

Ya

disetujui

Gambar 4.24 Alur Proses Bisnis Usulan - Pembayaran ke Supplier

END

95

Tabel 4.11 Penjelasan Proses Bisnis Usulan - Pembayaran ke Supplier No

1.

Deskripsi Proses

PIC/Job

Waktu

Role

proses

Setelah proses penerimaan barang (TB-

Ka/Wa.Ka

10 menit

1 orang

PC-1), maka suppler akan mengirim

Bag.

tagihannya yang dilengkapi dengan:

Pembelian

30 menit

1 orang

10 menit

1 orang

60 menit

1 orang

10 menit

1 orang

!

Resource


2.

!

Faktur / Debit note

!

Kwitansi

Memeriksa tagihan melalui crosscheck

WaKa.Bag

dengan PPB dan DO (Invoice

Pembelian

Verification) yang dilakukan di SAP R/3 System dengan melakukan proses Parking Invoice (MIR7) 3.

4.

Memberikan Tagihan yang sudah

Ka.Bag

diperiksa ke Bagian Keuangan

Pembelian

Membuatkan bukti pembayaran dan

Ka.Bag


Keuangan



6.

Jika disetujui maka lanjut ke proses 7, namun jika tidak / harus direvisi maka lanjut ke proses 4 (pembuatan form bukti pembayaran dan check)

DIRUT

96

7.

8.

Melakukan pembayaran ke Supplier dan

Ka.Bag

pencatatan di system (T-Code MIRO)

Keuangan

Penyimpanan dokumen pembayaran

Ka.Bag

20 menit

1 orang

20 menit

1 orang

Akunting Pengujian proses bisnis ini menggunakan sistem kalender selama 1 bulan hari kerja yaitu 22 hari, 5 hari kerja, 40 jam per minggu, 8 jam sehari dengan menggunakan tenaga kerja 5 orang

Gambar 4.25 Hasil Simulasi Proses Bisnis Usulan – Pembayaran Gambar statistik cycle time proses prosedur claim barang ke supplier baru menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan waktu 2.67 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 2.67 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 0 jam.

97

Proses di Bagian Maintenance 1. Persiapan dan Perencanaan Perawatan

KRM To Be Design

Process ID

Process Description

Ver. Last Modified

TB-MTC-1

Persiapan dan Perencanaan Perawatan

1.0

29.11.04


Job Roles/ Position

Mulai

Ka.Bag Maintenance

Pengumpulan Master Data untuk Plant Maintenance - Equipment - Function location - Work Center

Membuat jadwal perawatan peralatan produksi dan peralatan pendukungnya di system


Check stock di Gudang (MMBE)



Mencukupi?

Selesai

Ya

Tidak

Bagian Pembelian

TB-PEM-1

Bagian Part Control

TB-PC-1

TB-PC-2

Gambar 4.26 Alur Proses Bisnis Usulan – Persiapan dan Perencanaan Perawatan

98

Tabel 4.12 Penjelasan Proses Bisnis Usulan - Persiapan dan Perencanaan Perawatan No

Deskripsi Proses

PIC/Job Role

Waktu

Resource

proses 1.

Setelah proses penerimaan barang (TB-

Ka/Wa.Ka

PC-1), maka suppler akan mengirim

Bag.

tagihannya yang dilengkapi dengan:

Pembelian

!

10 menit

1 orang

30 menit

1 orang

10 menit

1 orang

60 menit

1 orang

10 menit

1 orang


2.

!

Faktur / Debit note

!

Kwitansi

Memeriksa tagihan melalui crosscheck

WaKa.Bag

dengan PPB dan DO (Invoice

Pembelian

Verification) yang dilakukan di SAP R/3 System dengan melakukan proses Parking Invoice (MIR7) 3.

4.

Memberikan Tagihan yang sudah

Ka.Bag

diperiksa ke Bagian Keuangan

Pembelian

Membuatkan bukti pembayaran dan

Ka.Bag


Keuangan



6.

Jika disetujui maka lanjut ke proses 7, namun jika tidak / harus direvisi maka lanjut ke proses 4 (pembuatan form

DIRUT

99

bukti pembayaran dan check) 7.

8.

Melakukan pembayaran ke Supplier dan

Ka.Bag

pencatatan di system (T-Code MIRO)

Keuangan

Penyimpanan dokumen pembayaran

Ka.Bag

20 menit

1 orang

20 menit

1 orang

Akunting Pengujian proses bisnis ini menggunakan sistem kalender selama 1 bulan hari kerja yaitu 22 hari, 5 hari kerja, 40 jam per minggu, 8 jam sehari dengan menggunakan tenaga kerja 5 orang

Gambar 4.27 Hasil Simulasi Proses Baru Perencanaan Perawatan Gambar statistik cycle time proses persiapan persiapan dan pembuatan jadwal perawatan berencana baru menunjukkan rata-rata satu kali transaksi membutuhkan

100

waktu 5.17 jam, rata-rata untuk melakukan pekerjaan membutuhkan 4.17 jam, dan rata-rata waktu untuk menunggu adalah 1 jam.

4.2.2

Mengintegrasikan Proses Bisnis Usulan dengan Aplikasi Sistem Informasi yang Terintegrasi

Berikut ini adalah rancangan secara umum dari penerapan aplikasi sistem informasi

sebagai

pendukung

proses

bisnis

yang

baru.

Aplikasi

yang

direkomendasikan dalam tulisan ini adalah ERP dengan SAP R/3 System. Perusahaan sejenis yang berada di dalam group Mitsubishi Krama Yudha telah lebih dahulu mengimplementasikan SAP, seperti Krama Yudha Tiga Berlian Motor (KTB) dan Mitsubishi Krama Yudha Motors & Manufacturing (MKM). Untuk itu, dalam perancang proses bisnis baru di KRM ini dilakukan juga proses Benchmarking sebagai bahan masukan guna diperoleh usulan yang bermanfaat.

101

Gambar 4.28 Data Flow Secara Umum

Dalam hal ini perbaikan proses bisnis di KRM dengan dukungan aplikasi ERP berfokus pada integrasi data dan mengurangi proses manual sehingga didapat peningkatan waktu siklus penyelesaian suatu pekerjaan dan proses yang semakin sederhana. Berikut ini adalah sistem yang sudah melalui proses perbaikan rekayasa ulang. 1. Proses yang baru ini mengubah komposisi proses manual menjadi lebih sederhana dengan menggantikan proses komputerisasi yang lebih terintegrasi.

102

2. Dengan mengubah proses manual maka proses kegiatan redudansi / perulangan akan berkurang 3. Dengan mengubah proses manual menjadi proses yang terkomputerisasi maka pemanfaatan SDM juga akan lebih optimal 4. Waktu untuk menyelesaikan serangkaian transaksi menjadi lebih cepat 5. Proses yang direkayasa juga menjadi semakin lebih mudah dan lebih ringkas Informasi adalah bagian terpenting yang dapat membuat proses baru berfungsi. Pada proses ini sangat kritis untuk menguji alur informasi yang penting untuk mendukung alur proses baru. Suatu pengukuran harus dibuat sebagai suatu informasi yang dibutuhkan antar unit-unit organisasi. Cara penyampaian informasi yang tepat perlu dipertimbangkan. Adapun langkah-langkah yang penting untuk dilakukan adalah pembentukan tim terpadu untuk perbaikan proses bisnis dan pelaksanaan diskusi dalam bentuk focus group guna mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi dari proses bisnis yang ada saat ini. Di samping itu issue yang berkaitan dengan teknologi informasi menjadi salah satu bahasan dalam rangka peningkatan mutu proses bisnis dengan dukungan penggunaan aplikasi sistem informasi. Untuk hal ini, KRM dapat mengundang pihak ketiga, misalkan konsultan yang kompeten di bidang implementasi aplikasi teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis. Berikut ini kami jelaskan mengenai master data yang diperlukan untuk ketiga bagian yang masuk dalam lingkup penelitian ini berkaitan dengan implementasi sistem informasi terintegrasi menggunakan SAP R/3.

103

Area Part Control Material Master Master data ini berisi tentang segala informasi yang berkaitan dengan material seperti, part/material no, material description, unit of measure, material type, material group serta informasi lainnya yang berkaitan dengan spesifikasi material. Konsistensi penentuan material number dan material description sangat dibutuhkan dalam administrasi material master ini agar tidak terjadi kesalahan pada saat penggunaan nantinya di lapangan.

Gambar 4.29 Ilustrasi tentang Material Master

Area Pembelian Purchasing Master Data Master data ini sangat penting dalam mendukung proses bisnis pembelian karena berkaitan dengan vendor / supplier dan material yang akan di-order. Selain itu informasi mengenai harga material juga harus didefinisikan dalam master data ini. Untuk harga tentunya akan dilakukan perubahan setiap periode tertentu sesuai dengan

104

perjanjian dengan pihak supplier. Secara detail, purchasing master data di SAP terdiri dari: o Vendor Master # Informasi lengkap mengenai vendor atau supplier o Purchasing Information Record (Info Record) # list harga barang dari berbagai vendor yg terdapat dalam vendor master (price list) o Source list # Informasi mengenai vendor mana saja yang aktif untuk periode tertentu sebagai vendor tetap (validitas) Area Maintenance Area ini perlu didukung dengan master data yang terkait dengan Plant Maintenace yakni: o Equipment Informasi tentang peralatan produksi yang digunakan untuk proses produksi dan akan menjadi obyek perawatan o Functional location Lokasi dari peralatan produksi di mana proses perawatan akan dilakukan o Maintenance Item o Work Center Bagian yang bertanggung jawab dalam penggunaan peralatan produksi o Task List Serangkaian proses atau aktivitas perawatan

105

4.3 Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis Baru (Usulan) 4.3.1

Perbandingan Alur Proses Saat Ini Dengan Alur Proses Usulan

Job Role

Alur Proses Bisnis Saat Ini - 1

Start

Merekap PKB dan melakukan estimasi harga

Melakukan Check stock di Gudang

Bagian Pembelian

Tdk

Form Kartu Stock

Stock masih cukup?

Menerima Permintaan Kebutuhan Barang (PKB)

Proses Pembuatan Purchase Order (PO)

Form persediaan submaterial

Menerima Jadwal Produksi Daily Prod Sched & Prod Sched

Form permintaan kebutuhan barang produksi

Membuat PPB dan DO Schedule Form Pesanan Pembelian Barang

Ya

Form delivery order schedule

Form material requirement list

Selesai Tidak / Harus direvisi

Kode: AI-PEM-1

Pengesahan PPB

Disetujui?

PPB yang sudah disetujui

Supplier

Bagian Part Control

Proses Penerimaan Barang Kode: AI-PC-1

Ya

AI-PC-C Penerimaan Barang dari Klaim


Menerima kedatangan fisik barang Sesuai

Menerima Tembusan PO (Purchase Order) dari Bagian Pembelian

Ya

Mencatatkan penerimaan barang masuk pada ACCPAC System

Tidak Menyerahkan surat jalan ke bagian pembelian

Melakukan Pengecheckan Kualitas sebagian barang (sampling)

Mencantumkan kuantitas aktual yang diterima (revisi surat jalan)

Check surat jalan dan visual appearance

AI-PEM-2 Proses Klaim

Ya

Barang rusak? Tidak

Melakukan Pengecheckan item barang (kuantitas) AI-PEM-3 Proses Pembayaran

Proses Pendistribusian Barang

AI-MTC Persiapan & Perencanaan Perawatan

Menerima permintaan Bon Sub Material dari bagian terkait Form Permintaan Barang (FRM-MTC7.12-005)

Kode: AI-PC-2


Melakukan input data pengeluaran barang sub material dari gudang

Selesai

Program ACCPAC

Gambar 4.30 Alur Proses Bisnis Saat Ini Secara Umum – 1

106

Job Role

Alur Proses Bisnis Saat Ini - 2

AI-PEM-1 Pembuatan PPB (PO)

Bagian Pembelian

Menerima Penagihan dari Supplier

Memeriksa Penagihan

Memberikan Tagihan yang sudah diperiksa ke Keuangan

Membuat Bukti Pembayaran dan Check Form Bukti Pembayaran

Ya



Kode: AI-PEM-2

Supplier

disetujui?

AI-PC-1 Penerimaan Barang


Selesai


Tidak / Harus revisi


Proses Klaim Barang ke Supplier

Penyimpanan Dokumen

PPB dan DO

Proses Pembayaran ke Supplier Kode: AI-PEM-3


disetujui?


Tidak Rekap Surat jalan

Selesai


Kode: AI-PC-C

Mulai

Merekap dan mengidentifikasi semua peralatan produksi dan peralatan pendukungnya

Membuat jadwal perawatan peralatan produksi dan peralatan pendukungnya

Menerima Jadwal Produksi dari PPC Jadwal produksi

Bagian Maintenance Mencukupi?

Proses Persiapan dan Perencanaan Perawatan


Ya

Tidak

Kode: AI-MTC Melakukan check stock di gudang AI-PEM-1 Pembuatan PPB (PO)



AI-PC-2 Pendistribusian Barang

Gambar 4.31 Alur Proses Bisnis Saat Ini Secara Umum – 2

Selesai

107

Job Role

Alur Proses Bisnis Usulan - 1

Start

Merekap Perencanaan Kebutuhan barang dan check harga

Check stock di gudang via SAP System MMBE

Menerima Jadwal Produksi Daily Prod Sched & Prod Sched

Bagian Pembelian

Proses Pembuatan Purchase Order (PO)

Tdk

Stock masih cukup?

Menerima Permintaan Kebutuhan Barang (PKB) Form permintaan kebutuhan barang produksi

Create PO ref to Rekap Perencanaan Kebutuhan Barang ME21N

Ya

Form material requirement list

Selesai Change PO T-Code ME22N

Pengesahan PPB

Tidak / Harus direvisi PO yang sudah disetujui

Supplier

Purchasing Master Data & Material Master Data

Disetujui?

Ya


Ada kekurangan?

Menerima kedatangan fisik barang

Bagian Part Control

TDK

Transaksi Goods Receipt di System

Sign Surat Jalan & kembalikan ke supplier

YA

Proses Penerimaan Barang

Check surat jalan dan visual appearance Claim Report

Revisi Surat Jalan dari Supplier

Surat Jalan Lampiran PO

Check kualitas barang (sampling)

TB-PEM-2 Proses Klaim

Proses Pendistribusian Barang Kode: AI-PC-2

Quality OK ?

YA

Simpan di Gudang

TDK

Menerima permintaan Bon Sub Material dari semua bagian Form Permintaan Barang


Melakukan transaksi pengeluaran barang sub material dari gudang Goods Issue MB1A

Selesai

Gambar 4.32 Alur Proses Bisnis Usulan Secara Umum – 1

TB-PEM-3 Pembayaran

108

Job Role

Alur Proses Bisnis Usulan - 2

TB-PEM-1 Pembuatan PPB (PO)

Bagian Pembelian

Menerima Penagihan dari Supplier

Memeriksa Penagihan

Memberikan Tagihan yang sudah diperiksa ke Keuangan

Membuat Bukti Pembayaran dan Check Form Bukti Pembayaran

disetujui?

TB-PC-1 Penerimaan Barang

Proses Klaim Barang ke Supplier Kode: AI-PEM-2

Ya





disetujui?

Tidak Rekap Surat jalan

Selesai


Kode: TB-PC-C

Pengumpulan Master Data untuk Plant Maintenance - Equipment - Function location - Work Center

Mulai

Bagian Maintenance

Proses Persiapan dan Perencanaan Perawatan Kode: TB-MTC

Check stock di Gudang (MMBE)


Membuat jadwal perawatan peralatan produksi dan peralatan pendukungnya di system


Mencukupi? Ya Tidak

TB-PEM-1 Pembuatan PPB (PO)


Selesai


Tidak / Harus revisi


Supplier

Penyimpanan Dokumen

PPB dan DO

Proses Pembayaran ke Supplier Kode: AI-PEM-3



Selesai

TB-PC-2 Pendistribusian Barang

Gambar 4.33 Alur Proses Bisnis Secara Umum Saat ini – 2

109

4.3.2

Perbandingan Hasil Pengujian Berdasarkan Cycle Time Tabel 4.13 Total Cycle Time Sistem Lama (Saat Ini) Deskripsi Proses

Sistem Lama (Hours) Avg Avg Avg Cycle Work Wait

Part Control Penerimaan Barang 51.50 Pendistribusian Barang 3.50 Pembelian Permintaan Pembelian Barang 50.35 Klaim Barang 49.00 Pembayaran 5.08 Perawatan Persiapan dan Perencanaan Perawatan 75.00 TOTAL 234.43 Hasil simulasi Tabel 4.13 di atas proses lama secara keseluruhan,

19.5 3.5

32 0

18.35 17 4.08

32 32 1

27 48 89.43 145 untuk rata-rata

cycle time 234,43 jam, rata-rata pekerjaan 89,43 jam, sementara untuk rata-rata waktu tunggu 145 jam. Tabel 4.14 Total Cycle Time Sistem Baru (Usulan) Deskripsi Proses Part Control Penerimaan Barang Pendistribusian Barang Pembelian Permintaan Pembelian Barang Klaim Barang Pembayaran Perawatan Persiapan dan Perencanaan Perawatan TOTAL

Sistem Baru (Hours) Avg Avg Avg Cycle Work Wait 2.67 1.33

2.67 1.33

0 0

24.50 27.67 2.67

8.5 11.67 2.67

16 16 0

26.67 85.51

10.67 37.51

16 48

110

Untuk hasil simulasi Tabel 4.14 di atas proses usulan secara keseluruhan terjadi pengurangan cukup signifikan, untuk rata-rata cycle time menjadi 85,51 jam, rata-rata pekerjaan menjadi 37,51 jam, kemudian untuk rata-rata waktu tunggu menjadi 48 jam. Tabel 4.15 Total Cycle Time Sistem Baru (Usulan) Deskripsi Proses Part Control Penerimaan Barang Pendistribusian Barang Pembelian Permintaan Pembelian Barang Klaim Barang Pembayaran Perawatan Persiapan dan Perencanaan Perawatan TOTAL

Perbaikan (%) Avg Cycle Avg Work Avg Wait 94,82 62,00

86,31 62,00

100,00 0,00

51,34 43,53 47,44

53,68 31,35 34,56

50,00 50,00 100,00

64,44 63,52

60,48 58,06

66,67 66,90

Dari Tabel 4.15 diatas, dapat diketahui terjadinya perbaikan yang cukup signifikan secara keseluruhan dan terintegrasi bahwa hasil simulasi proses yang lama dengan proses usulan terdapat presentase perbaikan rata-rata cycle time adalah 63,52%, persentase rata-rata pekerjaan adalah 58,06%, sementara persentase rata-rata waktu tunggu adalah 66,905.

BAB IV. Analisis Dan Pembahasan

Recommend Documents