BAB III METODOLOGI
3.1 Kerangka Pikir
Start
Pemilihan kelompok masalah yang dominan tiap perusahaan kurir
Pengelompokan Masalah
Pengumpulan data kesalahan tiap kelompok masalah Solusi per kelompok permasalahan menggunakan Tidak Data sudah terkumpul semua?
Analisa solusi keseluruhan
Ya
Kesimpulan dan saran
Gambar 3.1 Diagram Kerangka Pikir Pengelompokan masalah yang ada diperlukan untuk mengfokuskan kesalahan yang terjadi. Setelah itu dapat dihitung seberapa besar kontribusi kelompok kesalahan dari total kesalahan yang terjadi pada masing – masing perusahaan
25
26
kurir. Kontribusi kelompok masalah yang dominan dipilih untuk dianalisa lebih mendalam mengunakan analisa sebab dan akibat (cause and effect), setelah itu akan dibuat solusi tiap kelompok masalah yang terpilih. Pada akhirnya solusi masing – masing kelompok masalah tersebut disatukan dibuat untuk membuat kesimpulan dan solusi.
3.2 Model dan Metode Analisis Cara kerja sistem GPS secara garis besar adalah membandingkan hasil rekaman alat GPS dengan hasil pencatatan waybill oleh kurir setelah dimasukan data waybill ke program waybill.
Gambar 3.2.1 Skema Kerja Sistem GPS Setiap alat GPS mempunyai kode yang unik satu dengan yang lainnya. Setiap kurir perusahaan harus membawa satu alat GPS dan menulis waybill (Surat Tanda
27
Pengiriman) ditempat pengiriman. Pada saat penulisan waybill, kurir perusahaan harus mengisi kode GPS, waktu pengiriman dan alamat pengiriman. Setelah kurir perusahaan selesai melakukan pengiriman, isi rekaman alat GPS dimasukan ke dalam program GPS dan informasi waybill kurir harus dimasukan ke dalam program waybill. Setelah itu data waybill dan data GPS dibandingkan apakah sama atau tidak, bila sama maka pengiriman dilakukan dengan baik sebaliknya bila tidak maka pengriman dilakukan dengan tidak baik. Dengan dilaksanakannya sistem GPS pada aktivitas pengiriman kurir perusahaan maka dibutuhkan SOP tambahan untuk membuat sistem GPS ini berhasil dijalankan dengan kesalahan 0%. Berikut diagram kerja dari pelaksanaan sistem GPS:
28
Gambar 3.2.2 Skema Kerja Menggunakan GPS SOP sebelum menggunakan sistem GPS adalah sebagai berikut : 1. Waybill harus dimasukan semua dalam program waybill 2. Waybill harus terisi dengan benar informasi tanggal dan jam-nya pada program waybill 3. Pengiriman harus dilakukan secara benar sesuai dengan alamat yang tertera pada waybill.
29
SOP tambahan untuk sistem GPS adalah sebagai berikut : 1. Membawa alat GPS dan memastikan Alat GPS menyala dengan posisi “this side up” pada alat GPS menghadap kelangit tanpa terhalang benda besi, pada saat pengiriman dilaksanakan. 2. Nomor Alat GPS harus dicatat pada waybill dan dimasukan pada program waybill. 3. Baterai cadangan alat GPS harus dipastikan terisi penuh.
Alat GPS dirancang agar kurir perusahaan hanya perlu membawanya sehingga tidak diperlukan interaksi khusus pada alat GPS seperti tidak perlu menekan tombol tertentu pada alat GPS.
Gambar 3.2.3 Tracking Key Gambar 3.2.3 menunjukan gambar alat GPS yang dibawa oleh kurir perusahaan dan dilengkapi oleh case yang biasa digunakan untuk handphone
30
sehingga dapat diletakan dipinggang kurir dan posisi alat GPS tidak akan berubah karena pas ukurannya.
Pengelompokan Masalah
GPS tidak merekam sepenuhnya Penulisan waktu di waybill tidak cocok dengan posisi rekaman GPS Format tanggal pada entry waybill salah Waybill tidak ter-input Rekaman GPS tidak ada melalui alamat pengiriman yang seharusnya Waybill dalam satu hari tidak terrekam perjalanannya dengan alat
Gambar 3.2.4 Diagram Pengelompokan Masalah
31
3.3 Variable Beberapa variable yang perlu diperhatikan dalam analisa : 1. Pengisian waybill 2. Pemasukan data waybill ke program waybill 3. Pengaturan baterai GPS 4. Pengoperasian alat GPS 5. Personel (cause and effect) 6. Prosedur (cause and effect) 7. Lingkungan (cause and effect) 8. Peralatan (cause and effect)
3.4 Hipotesis Dari analisa awal yang dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa SOP perlu disempurnakan untuk mengatasi kesalahan para kurir perusahaan sehingga harus dibuat semudah mungkin dan langsung tepat pada titik-titik yang penting. Perbaikan diperlukan mulai dari menuliskan informasi waybill, memasukan informasi waybill itu ke dalam program waybill dan ketelitian dalam menggunakan alat GPS itu.
3.5 Populasi dan Sample Populasi kurir perusahaan pemakai sistem GPS ini berjumlah 465 kurir perusahaan dalam 3 perusahaan kurir., Data diambil periode 6 bulan (Maret 2008
32
sampai Agustus 2008). Dengan kondisi seperti ini maka akan ada rata – rata data 438.633 tiap bulan sehingga dalam 6 bulan akan ada 2.631.798 data yang akan dianalisa.
3.6 Metode Pengumpulan Data Data kesalahan pengiriman dengan sistem GPS didapat dari hasil kalkulasi software untuk mengelompokan kesalahan yang ada. Keseluruhan data kesalahan sudah ada dalam database.
