BAB III MANAJEMEN PROYEK DAN SISTEM ORGANISASI. beberapa sudut pandang (referensi), diantaranya sebagai berikut :

Bab III Manajemen Proyek Dan Sistem Organisasi

BAB III

MANAJEMEN PROYEK DAN SISTEM ORGANISASI 3.1

Manajemen Proyek Pengertian Manajemen menurut Sidharta Karmawan, dapat dilihat dari beberapa sudut pandang (referensi), diantaranya sebagai berikut :

▪

Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (Management as a Science), adalah bersifat interdisipliner yang dalam hal ini mempergunakan bantuan dari ilmu-ilmu sosial, filsafat dan matematika.

▪

Manajemen sebagai suatu sistem (Management as a system) adalah suatu rangkaian kegiatan yang masing-masing kegiatan dapat dilaksanakan tanpa menunggu selesainya kegiatan lain, walaupun kegiatan-kegiatan tersebut saling terkait untuk mencapai tujuan organisasi.

▪

Manajemen sebagai suatu proses (Management as a process) adalah serangkaian tahap kegiatan yang diarahkan pada pencapaian suatu tujuan dengan pemanfaatan semaksimal mungkin sumber-sumber yang tersedia.

▪

Manajemen sebagai kumpulan orang (Management as people/group of people) adalah suatu istilah yang dipakai dalam arti kolektif untuk menunjukkan jabatan kepemimpinan di dalam organisasi antara lain kelompok pimpinan atas, kelompok pimpinan tengah dan kelompok pimpinan bawah. (Karmawan, 1998). Dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah kemampuan untuk memperoleh

hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan sekelompok orang. Dengan kata lain, manajemen berfungsi untuk melaksanakan semua kegiatan yang

III - 1

http://digilib.mercubuana.ac.id/


diperlukan dalam pencapaian tujuan dengan batas-batas tertentu. Sehingga manajemen diperlukan di dalam proyek guna tercapainya tujuan proyek dalam batasan ruang lingkup, mutu, waktu dan biaya. Perlu diingat fungsi-fungsi manajemen di dalam unsur manajemen merupakan perangkat lunaknya (prosedur operasi), manajer merupakan perangkat SDM (brainware) serta organisasi berikut perangkat pendukungnya merupakan perangkat kerasnya. Tahapan-tahapan manajemen dalam proyek konstruksi yaitu sebagai berikut : 1.

Planning/Perencanaan Planning/perencanaan

merupakan

suatu

tindakan

pengambilan

keputusan data, informasi, asumsi atau fakta kegiatan yang dipilih dan akan dilakukan pada masa mendatang. Bentuk tindakan tersebut antara lain : a.

Menetapkan tujuan dan sasaran usaha

b.

Menyusun rencara induk jangka panjang dan pendek

c.

Menyumbang strategi dan prosedur operasi

d.

Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. Manfaat dari fungsi perencanaan di atas adalah sebagai alat pengawas

maupun pengendalian kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan, serta sarana untuk mernilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) membuat area ilmu manajemen bagi perencanaan yaitu : A.

Perencanaan Lingkup Proyek Perencanaan

lingkup

proyek

merupakan

suatu

proses

penggambaran proyek dan batas-batasnya secara tertulis. Misalnya,

III - 2



untuk proyek konstruksi, perencanaan lingkup proyek didapat dari tahap awal siklus proyek yang mencakup studi kelayakan, terutama yang mencakup biaya dan manfaat proyek, jadwal serta mutu, agar diperoleh alternatif lingkup yang terbaik. Pada Proyek Puri Mansion Apartment ini direncanakan ruang lingkup proyek dengan manfaat proyek sebagai hunian bagi masyarakat modern. Tahap awal yaitu studi kelayakan yang dimulai dari segi lokasi sampai soil investigation serta bahan material yang akan dipakai. B.

Perencanaan Mutu Perencanaan mutu proyek merupakan proses penentuan standar dan kriteria mutu yang akan dipakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya. Ketentuan standar mutu akan besar pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu desain engineering, seleksi peralatan dan material. Pada Proyek Puri Mansion Apartment ini direncanakan mutu yang baik untuk berjalannya proyek. Mulai dari mutu sumber daya manusia yang berpengalaman sampai mutu sumber daya material dan alat yang berstandarisasi.

C.

Perencanaan Waktu Perencanaan waktu meliputi hal-hal mengenai penyelesaian proyek yang tepat waktu yang ditetapkan. Perencanaan ini memberikan masukan kepada perencanaan sumber daya agar sumber daya tersebut siap pada waktu diperlukan.

III - 3



Perencanaan waktu dari Proyek Puri Mansion Apartment yaitu dimulai dari bulan Mei tahun 2015 sampai dengan bulan April tahun 2017. Namun seiring berlangsungnya proyek ternyata banyak faktor yang membuat proyek tidak berjalan sesuai waktu. Oleh karena itu dengan kesepakatan antara owner dan kontraktor maka waktu pelaksanaan proyek diperpanjang sampai dengan bulan September 2017. D.

Perencanaan Biaya Perencanaan biaya merupakan rangkaian langkah untuk perkiraan besarnya biaya dari sumber daya yang diperlukan oleh proyek. Langkah-langkah tersebut termasuk juga mempertimbangkan berbagai alternatif yang mungkin dalam mendapatkan biaya yang paling ekonornis bagi kinerja atau material. Hal ini menyebabkan perencanaan biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia perencanaan keperluan sumber daya. Biaya yang direncanakan pada Proyek Puri Mansion Apartment ini yaitu terkisar Rp. 482.000.000.000,- diluar PPN dan besi tulangan.

E.

Perencanaan Sumber Daya Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokkan rnenjadi dua golongan, yaitu perencanaan sumber daya manusia (SDM) yang meliputi rancangan organisasi, pengisian personeil untuk kantor pusat, mobilisasi dan pelatihan tenaga kerja untuk lapangan, serta sumber daya non manusia yang rneliputi pengadaan material, peralatan yang

III - 4



akan menjadi bagian permanen proyek serta peralatan konstruksi. (PMBOK). Perencanaan sumber daya pada Proyek Puri Mansion Apartment yaitu mulai dari sumber daya manusia dengan pengorganisasian proyek yang baik dan terstruktrur rapi, serta sumber daya material yang bermutu tinggi dan alat berat yang berstandarisasi baik. 2.

Organizing/Pengorganisasian Pengorganisasian adalah suatu tindakan mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang mempunyai pekerjaan masing-masing dan saling berhubungan satu sama lain dengan tata cara tertentu. Tindakan tersebut antara lain berupa : a.

Membagi pekerjaan kedalam tugas operasional

b.

Menggabungkan jabatan kedalam unit yang terkait

c.

Memilih dan menempatkan orang-orang pada pekerjaan yang sesuai

d.

Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab masing-masing personel. Manfaat dan fungsi organisasi merupakan pedoman pelaksanaan

fungsi, pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab serta delegasi kewenangannya terlihat jelas. 3.

Actuating/Pelaksanaan Dari keseluruhan proses manajemen, fungsi pelaksanaan adalah yang terpenting diantara fungsi lainnya, karena fungsi ini ditekankan pada hubungan dan kegiatan langsung para anggota organisasi, sementara perencanaan dan pengorganisasian lebih bersifat abstrak atau tidak langsung. III - 5



George R. Terry menguraikan bahwa pelaksanaan adalah upaya untuk menggerakkan anggota organisasi sesuai dengan keinginan dan usaha mereka untuk mencapai tujuan perusahaan serta anggota di organisasi karena setiap anggota pasti juga memiliki tujuan pribadi. Tindakan yang dilakukan dalam fungsi actuating antara lain : a.

Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan

b.

Berkomunikasi secara efektif

c.

Berdistribusi tegas, wewenang dan tanggung jawab

d.

Memberikan pengarahan, penugasan dan motivasi

e.

Berusaha memperbaiki pengarahan sesuai petunjuk pengawasan. Manfaat dari fungsi pelaksanaan ini adalah terciptanya keseimbangan

tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama. 4.

Controlling/Pengendalian Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting. Tindakan pengendalian meliputi : a.

Mengukur kualitas hasil

b.

Membandingkan hasil terhadap standar kualitas

c.

Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi

d.

Memberikan saran-saran perbaikan

e.

Menyusun laporan kegiatan. III - 6



Manfaat dari fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. 3.2. Sistem Organisasi Proyek Pada proyek konstruksi, khususnya bentuk organisasi dikaitkan dengan jenis kontrak yang berlaku pada pelaksanaan proyek antara pemberi tugas atau owner dengan pemberi jasa konstruksi atau kontraktor. Pada hakikatnya bentuk-bentuk organisasi proyek konstruksi ini dikelompokkan menjadi empat jenis (Barrie, dkk 1995), yaitu : 1.

Organisasi Tradisional Dalam struktur organisasi ini pihak pemilik mempekrjakan seorang pendesain dengan tugas merancang rencana dan spesifikasi proyek. Tugas pemilik selanutnya adalah memonitor dan mengawasi implementasi proyek. Pembangunan konstruksi dilakukan oleh kontraktor utama yang memberikan jasa kepada pemilik melalui kesepakatan kontrak. Beberapa pekerjaan konstruksi dapat dikerjakan oleh kontraktor-kontraktor lepas atau biasa disebut subkontraktor. Hubungan antara subkontraktor dengan kontraktor utama terikat dalam suatu kontrak kerja, dan subkontraktor bekerja dibawah pengawasan kontraktor utama serta bertanggung jawab hanya kepada kontraktor utama . Jenis-jenis kontrak dalam sturktur organisasi tradisional adalah harga tetap (fixed cost), harga satuan (unit price), maksimum bergaransi, kontrak biaya tambah-upah tetap (Barrie, 1995). Bentuk organisasi ini dapat dilihat pada gambar 3.1 :

III - 7



Pemilik Proyek

Kontraktor Utama

Konsultan

Kerja dengan kemampuan sendiri

Subkontraktor

Gambar 3.1 Sistem Organisasi Tradisional

2.

Organisasi Pembangunan-Pemilik Bentuk organisasi ini merupakan turunan dari organisasi tradisional. Dalam organisasi ini, pemilik bekerja dengan kemampuan sendiri, baik dibidang perencanaan atau desain maupun pelaksanaan konstruksinya sehingga tugas pemilik adalah sebagai desainer dan kontraktor. Meskipun pemilik juga bertindak sebagai kontraktor, beberapa pekerjaan konstruksi dapat diberikan kepada kontraktor/subkontraktor, dan biasanya jenis kontrak yang mengikat adalah harga tetap, harga satuan, atau kontrak tertentu yang dinegosiasikan. Bentuk organisasi ini dapat dilihat pada gambar 3.2 : Pemilik Proyek

Divisi Pelaksana

Kontraktor Subkontraktor

Divisi Perencana


Gambar 3.2 Sistem Organisasi Pembangunan-Pemilik

III - 8



3.

Organisasi Proyek Putar Kunci (Turn-Key Project) Pada organisasi ini, kegiatan perencanaan, perancangan dan pelaksanaan pembangunan proyek dilakukan oleh satu perusahaan. Beberapa pekerjaan yang dilakukan oleh divisi kontraktor dapat dilakukan oleh subkontraktor-subkontraktor spesialis. Jenis kontrak yang digunakan pada organisasi ini adalah harga tetap, harga maksimum atau putar kunci dengan biaya upah (Barrie,1995). Bentuk organisasi ini dapat dilihat pada gambar 3.3 : Pemilik Proyek

Konsultan Kontraktor

Konsultan Perencana

Kontraktor Utama

Subkontraktor


Gambar 3.3 Sistem Organisasi Putar Kunci

4.

Organisasi Manajemen Konstruksi Organisasi ini merupakan bentuk organisasi yang mempersatukan tiga unsur dalam pembangunan suatu proyek, yaitu pemilik, konsultan dan manajer konstruksi dalam suatu hubungan yang tidak saling bertentangan. Manajer konstruksi bertindak sebagai tangan kanan atau wakil dari pemilik. Keuntungan bentuk organisasi ini antara lain adalah keterampilan kosntruksi yang khusus dapat dimanfaatkan dalam semua tahap proyek tanpa menimbulkan perselisihan antara pemilik dan perancang proyek serta adanya kesempatan bagi rekayasa nilai dalam tahap desain, penawaran dan III - 9



penunjukkan pemenang kontraktor. Disisi lain, kelemahan yang ditunjukkan pada struktur organisasi ini adalah keberhasilan proyek terutama ditentukan pada perencanaan dan penjadwalan bergantung pada keterampilan manajer konstruksi (Barrie,1995). Bentuk organisasi ini dapat dilihat pada gambar 3.4 : Pemilik Proyek

Manajemen Konstruksi

Konsultan Perencana

Kontraktor Utama

Gambar 3.4 Sistem Organisasi Manajemen Konstruksi

3.2.1. Struktur Organisasi Proyek Puri Mansion Apartment Proyek Puri Mansion Apartment menggunakan Organisasi Manajemen Konstruksi sebagai organisasi yang mengatur kegiatan individu-individu dalam mencapai satu tujuan.

Bentuk organisasi proyek Puri Mansion

Apartment dapat dilihat pada gambar 3.5 :

III - 10



Owner PT. Agung Sedayu Group Pp

Konsultan Arsitek

Manajemen Konstuksi

PT. Ong&ong PT. Megatika International

PT. Cipta Abadi Mandiri

Quantity Surveyor

Konsultan ME

Konsultan Struktur

PT. Meco Systech Indonesia

PT. Wiratman

PT. Agung Sedayu Group

Kontraktor Utama PT. Totalindo Eka Persada

Borepile PT. ACSET Indonusa

Elektrikal

Plafond

PT. TATAMETRIKA Nusantara

PT. GIPSINDO

Kolam Renang

Lift dan Excalator

PT. GLOBAL

PT. KONE Indo Elevator

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Proyek Puri Mansion Apartment

Pada struktur organisasi diatas, pihak-pihak yang terkait dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut : a.

Pemberi Tugas (Owner) Pemilik proyek disebut juga sebagai pemberi tugas, owner atau bouwheer adalah suatu badan usaha atau perorangan, baik pemerintah maupun swasta yang memiliki, memberikan pekerjaan, serta membiayai suatu proyek dalam proses pembangunan suatu bangunan. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab pemilik proyek adalah : a)

Menunjuk

dan

mengangkat

wakilnya

bagi

kebutuhan

perencanaan dan pelaksanaan. Dalam hal ini mengangkat kontraktor pelaksana, pengawas proyek yang telah terpilih melalui sistem lelang. b)

Mengesahkan keputusan yang menyangkut biaya, mutu, dan waktu pelaksanaan. III - 11



c)

Menyelesaikan perselisihan menyangkut proyek yang terjadi antara bawahannya dengan pihak pemborong.

d)

Menyediakan dan mengusahakan pendanaan bagi kontraktor pelaksana.

e)

Memberikan keputusan terhadap perubahan waktu pelaksanaan dengan memperhatikan, pertimbagnan yang diberikan oleh konsultannya.

b.

Konsultan Quantity Surveyor Konsultan Quantity Surveyor ini ditunjuk oleh pemilik proyek sebagai orang atau badan yang mengatur biaya, waktu, kontrak untuk pekerjaan dalam proyek serta bernegoisasi. Adapun alasan untuk menggunakan jasa konsultan Quantity Surveyor ini karena pemilik proyek tidak mempunyai suatu badan atau orang yang biasa mengatur pendanaan. Wewenang dan tanggung jawab sebagai penatur biaya, waktu, kontrak antara lain, yaitu: a)

Pengadaan kontrak kepada pihak-pihak penyediakan jasa (kontraktor- kontraktor dan konsultan-konsultan).

b)

Bernegoisasi dalam menentukan harga bahan dan jasa kepada pihak penyedia jasa.

c)

Memastikan waktu. yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.

d)

Melaporkan hasil dari kontrak yang telah disetujui oleh penyedia jasa kepada pemilik proyek.

III - 12



c.

Konsultan Arsitektur Konsultan Arsitek adalah suatu badan usaha yang ditunjuk oleh pemilik proyek untuk menangani dalam hal perencanaan arsitektur serta membantu pemilik proyek dalam menuangkan konsep-konsepnya ke dalam bentuk gambar arsitektur. Tugas dan wewenang dari konsultan arsitektur adalah: a)

Membuat rancangan gambar arsitektur.

b)

Membantu dalam proses pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat pemberian pekerjaan.

c)

Melakukan konsultasi dengan pihak owner mengenai gambar yang diinginkan pihak owner.

d) d.

Membuat gambar revisi jika ada perubahan.

Konsultan Pengawas Konsultan pengawas adalah organisasi atau perorangan yang bersifat multidisiplin yang bekerja untuk dan atas nama pemilik proyek (owner). Pengawas harus mampu bekerja sama dengan konsultan perencana dalam suatu proyek. Pengawas proyek mempunyai kegiatan sebagai berikut: a)

Melakukan pengawasn berkala serta memberikan pengarahan, petunjuk, dan penjelasan kepada pelaksanaan konstruksi serta meniliti hasil-hasil yang telah dikerjakan.

b)

Memberikan rekomendasi progress report pekerjaan pelaksana untuk meminta dana kepada pemilik proyek (owner) untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan selanjutnya. III - 13



c)

Memberikan teguran atau peringatan kepada pelaksana konstuksi apabila dalam pelaksanaan pekerjaaan terjadi penyimpangan dari spesifikasi dan gambar-gambar teknis.

d)

Mempersiapkan, mengawasim dan melaporkan hasil pelaksanaan proyek kepada pemilik proyek (owner).

e.

Kontraktor pelaksana Kontraktor pelaksana adalah perusahaan berbadan hukum yang bergerak dalam bidang pelaksanaan pemborongan. Kontraktor dapat berupa perseorangan ataupun badan hukum, baik pemerintah maupun swasta yang telah ditetapkan dari pemilik proyek serta telah menandatangani Surat Perjanjian Kerja (SPK). Kontraktor pelaksana ini bekerja dengan mengacu pada gambar kerja (bestek), rencana kerja, dan syarat-syarat (RKS) yang telah disusun sebelumnya. Kegiatan dari kontraktor pelaksana, yaitu: a)

Melaksanakan semua kesepakatan yang ada dalam kontrak kerja, baik

dari

segi

schedulling

pelaksanaan

maupun

masa

pemeliharaan. b)

Mematuhi dan melaksanakan segala petunjuk yang diberikan oleh direksi.

c)

Sebelum pekerjaan dimulai, kontraktor pelaksanan harus membuat dan menyerahkan gambar kerja (shop drawing) serta metode kerja.

III - 14



d)

Menyediakan tenga kerja, baham, perlengkapan, dan jasa yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi teknis dan gambar yang telah ditentukan dengan memperhatikan:

▪ Biaya pelaksanaan ▪ Waktu pelaksanaan ▪ Kualitas pekerjaan ▪ Kuantitas pekerjaan ▪ Keamanan kerja e)

Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan yang diserahkan kepada direksi.

f)

Bertanggung jawab atas kualitas dan mutu pekerjaan.

g)

Membayar ganti rugi akibat kecelakaan yang terjadi pada waktu pelaksanaan pekerjaan.

h)

Berhak menerima sejumlah biaya pelaksanaan pekerjaan yang telah selesai dari pemberi tugas dengan kesepakatan yang tercantum dari kontrak kerja

f.

Manajemen Konstruksi Adalah badan usaha yang ditunjuk oleh pemilik proyek untuk bertindak sepenuhnya mewakilili pemilik proyek dalam memimpin, mengkoordinir, dan mengawasi pekerjaan dilapangan pada batas batas yang telah ditentukan. Tugas dan wewenang Manajemen Konstruksi adalah : a)

Mengawasi pelaksanaan pekerjaan secara berkala.

b)

Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin. III - 15



c)

Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul dilapangan agar dicapai hasil akhir sesuai kualitas, kuantitas serta waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan.

d)

Menerima atau menolak material/peralatan yang didatangkan kontraktor.

e)

Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari peraturan yang berlaku.

f)

Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan pekerjaan tambah/kurang.

g.

Konsultan Struktrur Konsultan struktur adalah suatu badan usaha yang ditunjuk oleh pemilik proyek untuk merencanakan, mendesain, dan menghitung secara lengkap seluruh struktur pekerjaan proyek agar bangunan proyek tersebut dapat berdiri kokoh. Tugas dan wewenang konsultan struktur adalah : a)

Membuat rancangan struktur beserta analisis perhitungannya.

b)

Menyusun rancangan detail yang meliputi pembuatan gambargambar detail serta rincian volume pekerjaan.

c)

Melakukan controlling terhadap pekerjaan struktur yang dikerjakan di lapangan.

d)

Menyusun konsep petunjuk penggunaan dan pemeliharaan bangunan, buku manual operasi peralatan dan perlengkapan gedung, dengan segala perubahan-perubahan yang telah dilakukan selama konstruksi.

III - 16



h.

Konsultan Mechanical Electrical Konsultan Mechanical Electrical adalah pihak yang ditunjuk dan dipercaya oleh pemilik proyek untuk membuat syarat-syarat teknis dan uraian pelaksanaan dalam hal mekanikal dan elektrikal. Tugas dan wewenang konsultan Mechaninal Electrical adalah : a)

Merencanakan penempatan instalasi bangunan yang diperlukan.

b)

Menentukan spesifikasi bahan kebutuhan instalasi bangunan yang diperlukan.

c)

Membuat gambar-gambar detail tentang penempatan instalasi bangunan yang diperlukan.

d)

Membuat perencanaan ulang apabila terjadi perubahan daru rencana semula.

i.

Sub Kontraktor Sub Kontraktor adalah badan usaha yang bergerak di bidang jasa konstruksi, yang ditunjuk oleh kontraktor utama ataupun owner untuk melksanakan sebagian dari pekerjaan proyek sesuai bidang keahliannya Tugas dan wewenang dari sub kontraktor adalah : a)

Melaksanakan pekerjaan pembangunan sesuai dengan bidang keahlian masing-masing sub kontraktor berdasarkan rencana dan desain yang telah diberikan kontraktor utama maupun pemilik proyek.

b)

Melaksanakan bidang pekerjaan sesuai degan mutu dan jadwal yang telah ditentukan.

III - 17



c)

Melaksanakan instruksi gambar kontraktor utama dan pemilik proyek tanpa melanggar ketentuan yang berlaku.

3.2.2. Struktur Organisasi Kontraktor Utama Struktur organisasi pada gambar 3.6 adalah struktur organisasi PT. Totalindo Eka Persada, yang merupakan kontraktor utama pada proyek Puri Mansion Apartement. (Untuk struktur organisasi PT. Totalindo Eka Persada dapat dilihat juga pada Lampiran 3.1)

III - 18



Project Coordination

Project Manager

Finances & GA Admin Manager

Mechanical and Electrical Manager

Construction Manager I

Construction Manager II

QA/QC Manager

HSE Manager

QS Manager

Engineering Manager

Staff Engineer NSC ME

Site Manager 1&2

Site Manager 3&4

QA/QS

Supervisor K3

Cost Control

Drafter

GA Staff

Gambar 3.6 Struktur Organisasi PT. Totalindo Eka Persada

III - 19



Adapun tugas dan wewenang dari para anggota struktur organisasi kontraktor utama adalah : a.

Project Coordination Project Coordinator adalah seorang yang memimpin dan mengkoordinasikan beberapa pekerjaan proyek dan bertanggung jawab terhadap semua komunikasi yang datang dari pemilik proyek. Project coordinator tidak mengatur proyek secara langsung, namun meemiliki kekuasaan untuk mengatur pemimpin-pemimpin proyek untuk mencapai tujuan proyek yaitu menyelesaikan proyek tepat waktu dengan kualitas dan mutu yang memenuhi perysaratan. Tugas dan wewenang dari project coordinator adalah : a)

Membina hubungan kerja dengan owner, konsultan perencana, konsultan pengawas, mitra kerja (supplier, sub kontraktor, dan mandor).

b)

Menjadi pusat informasi dan komunikasi.

c)

Mengatur sumber daya manusia dalam organisasi proyek. Pada proyek Puri Mansion Apartment project coorodinator

memiliki tugas untuk mengkoordinasikan seluruh pihak yang terlibat dalam proyek dan memastikan bahwa seluruh kegiatan telah sesuai dengan perencanaan. b.

Project Manager (PM) Project Manager adalah perwakilan dari kontraktor yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pelaksanaan pekerjaan

III-20



proyek, sesuai dengan manajemen proyek dan perencanaan proyek secara menyeluruh. Project manager bertugas memimpin jalannya suatu pekerjaan, mengevaluasi hasil dari pekerjaan, dan membandingkan dengan pelaksanaan proyek yang kemudian disusun dalam suatu format laporan pekerjaan dari awal hingga akhir pelaksanaan proyek. Tugas dan wewenang dari Project Manager adalah : a)

Membuat rencana kerja dan anggaran konstruksi.

b)

Mengendalikan seluruh kegiatan konstruksi.

c)

Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait.

d)

Membangun komunikasi internal maupun eksternal.

e)

Menetapkan kebutuhan sumber daya.

f)

Menyutujui rencana dan metode kerja.

g)

Tercapainya sasaran biaya, mutu, waktu, k3, dan lingkungan.

h)

Efisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya. Pada proyek Puri Mansion Apartment project manager memiliki

tugas untuk memonitor pelaksanaan proyek, mengontrol pendanaan proyek, membuat hubungan antar pihak proyek menjadi solid. c.

Construction manager (CM) Construction Manager adalah orang yang merumuskan dan menerapkan metode/sistem kerja efisien. Tugas dan wewenang dari Construction Manager adalah : a)

Bekerjasama dengan owner mulai dari tahap prarencana hingga selesainya

proyek.

Pada

tahap

desain,

CM

membuat

rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan desain, teknologi

III-21



konstruksi yang diperlukan, penjadwalan, dan bagaimana membuat konstruksi yang efisien dan efekif. b)

Mengajukan beberapa alternatif hasil desain dan rencana konstruksi termasuk analisa dampak-dampaknya terhadap biaya dan waktu, untuk dibicarakan bersama-sama didalam tim manajemen proyek.

c)

Setelah budget, penjadwalan dan spesfikasi pekerjaan sudah disepakati untuk dilaksanakan, CM mengawasi pelaksanaan dari keputusan yang sudah disepakati agar tidak melampui budget atau melebihi dari waktu yang sudah direncanakan. Apabila masalah-masalah tersebut tidak dapat dihindari, maka tugasnya memberi tahu owner sehingga owner dapat mengetahuinya sedini mungkin untuk dapat menentukan keputusan apa yang akan diambil selanjutnya.

d)

Memberikan saran dan mengkoordinir kontraktor di lapangan dalam hal pengadaan material dan peralatan, memperhatikan penjadwalan pelaksanaan pekerjaan kontraktor agar tidak terlambat, memonitor kontraktor dalam hal pembayaran, pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan, memeriksa hasil pekerjaan dari kontraktor apakah sesuai dengan spesifikasi yang diminta, melaporkan biaya yang dikeluarkan termasuk perencanaan biaya yang diperlukan kepada owner.

Pada proyek Puri Mansion Apartment contruction manager bertugas mengatur jalannya proyek dilapangan, memberikan penjelasan kepada para pekerja jika terdapat hal-hal yang membingungkan.

III-22



d.

Engineering Manager Tugas dan wewenang dari engineering manger adalah : a)

Bertanggung jawab atas urusan teknis dilapangan.

b)

Memberikan cara-cara penyelesaian atas usul-usul perubahan desain dari lapangan berdasarkan persetujuan pihak pemberi perintah kerja, sedemikian rupa sehingga tidak menghambat kemajuan pelaksanaan di lapangan.

c)

Melakuakan pengawasan terharap hasil kerja apakah sesuai dengan dokumen kontrak. Pada proyek Puri Mansion Apartment engineering manager

memiliki tugas untuk memberikan solusi jika pada saat proses pelaksanaan terdapat masalah-masalah yang bersifat teknis. e.

General Affair (GA) General Affair mempunyai fungsi sebagai penanggung jawab terhadap penyediaan fasilitas dan pelayanan administrasi terhadap operasional perusahaan dan tenaga kerja proyek. Tugas dan wewenagn dari General Affair adalah : a)

Membuat laporan perkembagan dari karyawan serta memeriksa absensi dari karyawan.

b)

Membuat semua dokumen teknis yang diperlukan.

c)

Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan degan kegiatan administrasi proyek.

d)

Melaksanakan administrasi keuangan, melaksanakan penutupan proyek secara administrasi.

III-23



e)

Menerima berkas-berkas tagihan dan serah terima dokumen maupun berkas keuangan

f)

Mengatur masalah kerumahtanggaan dalam proyek. Pada proyek Puri Mansion Apartment general affair memiliki

tugas untuk mengatur masalah kehadiran karyawan, memberikan peringatan kepada karyawan yang tidak patuh, membuat peraturanperaturan tentang penggunaan fasilitas yang ada didalam kantor. f.

Quality control (QC) Manager Quality control manager adalah orang yang bertugas sebagai penanggung jawab dan mengkoordinir teknis lapangan dalam hal kontrol kualitas. Tugas dan wewenang dari quality control manager adalah : a)

Membuat rencana mutu proyek yang disetujui oleh project manager.

b)

Mengkoordinir staf quality control untuk melakukan controlling terhadap pekerjaan yang dilakukan di lapangan

c)

Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.

d)

Merangkum dan mempresentasikan hasil kerja dalam rapat.

e)

Menjamin kualitas pekerjaan dari awal pekerjaan termasuk dengan metode pekerjaan dan penggunaan bahan sampai dengan Hasil pekerjaan. Pada proyek Puri Mansion Apartment quality control manager

memiliki tugas untuk mengkoordinasikan para QC, memeriksa hasil uji bahan bangunan, membuat spesifikasi dari bahan bangunan jika

III-24



kontraktor mengusulkan penggunaan bahan bangunan lain kepada owner. g.

Quantity Surveyor (QS) Manager Quantity Manager adalah orang yang bertugas sebagai orang yang bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh pengeluaran dalam hal barang dan bahan yang digunakan. Tugas dan wewenang dari Quantity Surveyor Manager adalah : a) Membuat dan menyiapkan dokumen tender untuk para sub kontraktor. b) Menghitung Bill of Quantity. c) Melakukan perhitungan biaya konstruksi terhadap desain yang ada untuk menekan pengeluaran kebutuhan proyek yang berlebihan tanpa mengurangi tujuan dan fungsi kebutuhan. d) Membuat klasifikasi pekerjaan dan biaya pengeluaran terhadap realisasi pelaksanaan pekerjaan agar tidak bertentangan dengan rencana awal.

h.

Mechanial and Electrical Manager Adapun tugas dan wewenang dari mechaninal and electrical manager adalah : a)

Melakukan perencanaan instalasi listrik dan instalasi pipa pada bangunan.

b)

Melakukan konsultasi dengan owner mengenai penempatan instalasi listrik pada bangunan yang sedang dibangun.

III-25



c)

Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan arsitektur yang dikerjakan dilapangan agar sesuai dengan perencanaan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Pada proyek Puri Mansion Apartment ME memiliki tugas antara

lain memberikan pengarahan tentang lokasi-lokasi instalasi listrik. i.

Health and Safety Environement Manager Adapun tugas dan wewenagn dari health and safety manager adalah : a)

Mengeluarkan kebutuhan pemeriksaan keselamatan untuk mengurangi resiko kecelakaan kerja yang kemungkinan dapat terjadi.

b)

Mengeluarkan kebutuhan latihan keselamatan kepada seluruh staff.

c)

Mengontrol dan mengkoordinir kegiatan pekerja kesalamatan di lingkungan proyek. Pada proyek Puri Mansion Apartment HSE memiliki tugas antara

lain membuat peraturan-peraturan tentang keselamatan kerja. j.

Site engineer nominated sub contractor Mechanical Electrical Tugas dan wewenang dari site engineer nominated sub contractor mechanical electrical adalah : a)

Memastikan tersedianya sumber daya listrik dan air pekerja yang mencukupi untuk kegiatan proyek.

b)

Bertanggung jawab terhadap seluruh peralatan diproyek dalam hal kelancaran fungsi mekanikal dan elektrikal.

c)

Melakukan pemeriksaan secara rutin terhadap alat. III-26



k.

Site Manager Site Manager merupakan wakil dari pimpinan tertinggi suatu proyek yang dituntut untuk memahami dan menguasai rencana kerja proyek secara keseluruhan dan mendetail. Site manager juga dituntut untuk memiliki keterampilan manajemen serta menguasai seluruh sumber daya manusia yang dibebankan kepadanya secara efisien dan produktif. Tugas dan wewenang dari Site Manager adalah: a)

Melaksanakan pengawasan terhadap mutu produksi.

b)

Merencanakan time schedule pelaksanaan proyek sesuai dengan kewajiban dari perusahaan terhadap pemilik proyek atau kepentingan perusahaan sendiri.

c)

Memberikan instruksi pekerjaan dan pengarahan kepada pelaksana dalam menunjang pelaksanaan proyek, instruksiinstruksi pekerjaan secara umum dapat diberikan secara lisan dan yang bersifat secara khusus dibukukan dalam buku instruksi pengawas.

d)

Mengadakan kontrol disiplin kerja dari pelaksana proyek, mandor maupun tenaga kerja sesuai dengan tugas, kewajiban dan wewenang masing-masing. Pada proyek Puri Mansion Apartment site manager memiliki

tugas

diantaranya

untuk

mengkoordinasikan

para

supervisor

dilapangan. l.

Quantity Surveyor Konsultan Quantity Surveyor ini ditunjuk oleh pemilik proyek sebagai orang atau badan yang mengatur biaya, waktu, kontrak untuk III-27



pekerjaan dalam proyek serta bernegosiasi. Adapun alasan untuk menggunakan jasa konsultan Quantity Surveyor ini karena pemilik proyek tidak mempunyai suatu badan atau orang yang biasa mengatur pendanaan. Tugas dan wewenang dari Quantity Surveyor adalah : a)

Pengadaan kontrak kepada pihak-pihak penyediakan jasa (kontraktor-kontraktor dan konsultan-konsultan).

b)

Bernegosiasi dalam menentukan harga bahan dan jasa kepada pihak penyedia jasa.

c)

Memastikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.

d)

Melaporkan hasil dari kontrak yang telah disetujui oleh penyedia jasa kepada pemilik proyek. Pada proyek Puri Mansion Apartment Quantity Surveyor

memiliki tugas diantaranya menghitung volume pekerjaan proyek, dan menganalisa harga satuan bahan bangunan. m.

Quality Control Tugas dan wewenang Quality Control adalah : a)

Membuat permintaan untuk pemeriksaan atau pengetesan barang untuk interm kontraktor maupun bersama dengan konsultan pengawas atau owner untuk memastikan material yang akan digunakan sudah sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh pemilik proyek atau owner.

b)

Membuat surat teguran atau menegur secara langsung kepada pelaksana,

sub

kontraktor

atau

mandor

apabila

terjadi

III-28



penyimpangan dalam pelaksanaan atau pengadaan material yang akan mempengaruhi mutu hasil pekerja dilapangan. c)

Meminta contoh material atau brosur yang berisi spesifikasi mateial bahan kepada supplier sebelum melakukan pembelian sehingga material terpilih sesuai standar kualitas yang ada dalam kontrak kerja.

d)

Membuat laporan dan data-data yang dibutuhkan perusahaan dengan pekerjaan Quality Control pada proyek bangunan. Pada proyek Puri Mansion Apartment tugas dari quality qontrol

yaitu melakukan pengecekkan terhadap hasil kerja dari tukang dan memastikan telah sesuai dengan shop drawing, melakukan pengawasan pada saat pengecoran, melakukan pengawasan saat proses pemasangan besi dan bekisting, mengajukan izin pengecoran kepada pihak MK. n.

Supervisor K3 Tugas dan wewenang dari Supervisor K3 adalah : a)

Mengatur dan mengkoordinir kebersihan dan ketertiban di lokasi proyek.

b)

Menyediakan alat keselamatan bagi para pekerja dilokasi proyek.

c)

Bertanggung jawab dan menjamin kesehatan dan keselamatan kerja (K3) kepada seluruh staff dan pekerja di proyek. Pada proyek Puri Mansion Apartment supervisor K3 bertugas

memeriksa segala hal yang berhubungan dengan kesehatan dan keselamatan saat proses pelaksanaan proyek, hal-hal yang termasuk didalamnya antara lain memeriksa kesiapan para pekerja, memberikan pengarahan pada para pekerja agar bekerja sesuai dengan standar III-29



keselamatan, memberikan teguran kepada pekerja jika tidak mengenakan helm atau sepatu safety, melakukan pertolongan kepada pekerja yang mengalami kecelakaan kerja. o.

Drafter Drafter pada sebuah proyek konstruksi bangungan baik gedung maupun infrastruktur lainnya mempunyai berbagai macam tugas dalam pekerjaannya diantaranya sebagai berikut : a)

Membuat shop drawing yang siap dilaksanakan dengan dikoorinasikan oleh pelaksana

b)

Menyiapkan gambar dari revisi desain dan detail desain yang dibutuhkan untuk kegiatan pelaksanaan dilapangan

c)

Menghitung volume berdasarkan data lapangan dan melaporkan pada administrasi teknik

d)

Menjaga peralatan gambar yang digunakan dalam kondisi bagus

e)

Menjelaskan kepada pihak pelaksana lapangan/surveyor gambar shop drawing yang sudah dibuat, dan melakukan koordinasi kepada pihak lapangan agar struktur bangunan yang dibuat sesuai dengan apa yang sudah direncanakan sebelumnya. Pada proyek Puri Mansion Apartment Drafter memiliki tugas

untuk membuat shop drawing dimana shop drawing tersebut akan digunakan oleh pihak pelaksana sebagai acuan dilapangan, selain itu juga drafter mengkonsultasikan gambar tersebut kepada pihak owner agar gambar yang dibuat sesuai dengan keiinginan owner. p.

Cost Control Tugas dan wewenang Cost Control adalah sebagai berikut : III-30



a)

Mengendalikan biaya proyek agar bisa digunakan seefisien mungkin.

b)

Melakukan negosiasi dengan supplier tentang bahan yang akan digunakan dalam proyek dengan prinsip menggunakan bahan seefisen mungkin dan juga tetap menjaga mutu bahan yang akan dipakai. Pada proyek Puri Mansion Apartment Cost Control memiliki

tugas untuk melakukan negosiasi kepada para supplier bahan bangunan agar memperoleh harga yang murah. 3.3.

Hubungan Kerja Dalam Proyek Konstruksi Hubungan kerja atau koordinasi dalam pengelolaan proyek sangatlah diperlukan untuk memperoleh ketegasan dalam pembagian kerja sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing, yang satu sama lainnya harus dapat bekerja sama dengan baik. Agar pelaksanaan pekerjaan dapat teratur dan berjalan lancar, dalam pelaksanaan di lapangan dibuat uraian pekerjaan (job description) sehingga masingmasing unsur dapat mengetahui tugasnya dengan jelas dan tidak ada tugas yang tumpang tindih antarpihak yang berkaitan. 3.3.1. Hubungan kerja antara Owner dengan Konsultan Quantity Surveyor Konsultan QS ditunjuk oleh owner untuk mengatur kontrak dengan kontraktor ataupun konsultan. Konsultan QS akan bernegosiasi dengan penyedia jasa (kontraktor dan Konsultan) untuk mencapai kesepakatan sehingga dibuat kontrak kerja yang berisi biaya, waktu pelaksanaan, tugas, dan tanggung jawab. 3.3.2. Hubungan kerja antara Owner dengan Konsultan Perencana

III-31



Konsultan perencana ditunjuk oleh Owner dan dipercaya untuk merencanakan dan mendesain bangunan secara keseluruhan sehingga konsultan perencana wajib menunjukkan perencanaan bangunan tersebut kepada owner dan dapat merencanakan bangunan sesuai dengan yang diingingkan oleh owner. 3.3.3. Hubungan kerja antara Owner dengan Kontraktor Kontraktor berkewajiban melaksanakan pekerjaan proyek dengan baik dan hasil yang memuaskan serta harus mampu mempertanggungjawabkannya kepada owner. Owner membayar semua biaya pelaksanaan sesuai dengan yang tertera dalam dokumen kontrak kepada kontraktor, agar proyek berjalan sesuai dengan ketentuan yang telah menjadi kesepakatan kedua belah pihak. Koordinasi ini dilakukan secara rutin seminggu sekali, terutama jika terdapat perubahan rencana, baik bermula dari owner maupun sebaliknya.

3.3.4. Hubungan kerja antara Kontraktor dengan Konsultan Perencana Kontraktor wajib melaksanakan pembangunan proyek tersebut dengan mengacu pada desain rencana yang dibuat oleh konsultan perencana. Jika terjadi hal-hal yang akan mengubah perencanaan dikonsultasikan kepada konsultan perencana. 3.4

Proses Pelelangan Atau Pengadaan Dalam pelaksanaan proyek pembangunan Puri Mansion Apartment, PT. Agung Sedayu Group melakukan tender secara tertutup dan mengundang beberapa kontraktor dengan ruang lingkup pekerjaan struktur dan arsitektur. Proses tender yang dilakukan harus melengkapi beberapa dokumen seperti, dokumen pelelangan

III-32



yang telah diisyaratkan pada penjelasan syarat administrasi pelanggan, dengan dilengkapinya dokumen pelelangan yang telah disepakati maka proses lelang dapat berlangsung dan dapat masuk ke tahap penjelasaan (Aanwijig), dimana seluruh peserta lelang dapat mengikuti dan memepelajari isi dokumen lelang serta peserta dapat bertanya apabila terdapat hal yang kurang jelas. Rapat penjelasan dilakukan agar dapat mengetahui tentang addendum dan penjelasan pengerjaan. Setelah itu masuk dalam peninjauan tempat pekerjaan dimana para peserta lelang dapa meinijau lokasi pekerjaan serta perhitungan biaya dan resiko pada proses pelaksanaan pekerjaan. Dari situ para peserta lelang dapat membuat perincian penawaran dan harga satuan pekerjaan baik dari spesifikasi gambar maupun teknis. Keterangan dan prosedur penawaran yang akan di ajukan diperhitungkan dan dilihat secara seksama oleh pemilik tender dengan tata cara pemasukkan surat penawaran harga yang terdiri dari surat penawaran asli dan sah dengan dicap dan di materai serta di tanda tangani oleh direktur dan penanggung jawab perusahaan. Setelah itu barulah surat diserahkan kepada panitia pelelangan. Harga penawaran yang dimasukkan meliputi semua pekerjaan yang terdapat didalam dokumen lelang seperti gambar dan spesifikasi teknis dan biaya yang sudah ditawarkan tidak dapat diganggung gugat. Dengan dimasukkan harga penawaran yang telah diberikan, maka jaminan dalam penawaran harus diberikan secara bersama dengan penyerahan penawaran tersedia, maka pelelangan dapat dibatalkan ataupun dilakukan pengulangan dan berhak mencari peserta baru dalam proses tender baru yang akan dilakukan. Dalam menunggu keputusan pemenangan pelelangan, panitia pelelangan akan diberikan waktu kurang lebih 14 hari untuk menerbitkan surat keputusan bagi pemenang dari

III-33



Proyek Puri Mansion Apartement. Dalam tender ini perusahaan yang memenangkan tender adalah PT. Totalindo Eka Persada sehingga menandatangani kontrak untuk menyelesaikan proyek dengan batas waktu yang telah disepakati. Uraian singkat mengenai pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam proyek ruang lingkup yang termasuk kedalam paket pekerjaan ini, sesuai dengan gambargambar dan spesifikasi teknis. Secara umum meliputi pekerjaan tanah, pekerjaan struktur (kecuali pondasi bore pile, dan capping beam) lantai basement sampai dengan lantai atap (roof floor), pekerjaan arsitektur dasar antara lain dinding bata ringan, pelapis dinding, pelapis lantai, sanitasi, dan lain sebagainya.

III-34


BAB III MANAJEMEN PROYEK DAN SISTEM ORGANISASI. beberapa sudut pandang (referensi), diantaranya sebagai berikut :

Recommend Documents