BAB III MANAJEMEN ORGANISASI DAN SISTEM KONTRAK. merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mongkoordinasi dan

Perencanaan Pondasi Bored Pile dan Soldier Pile Proyek Pembangunan Hotel Alila SCBD, Jakarta

Manajemen organisasi dan sistem kontrak

BAB III MANAJEMEN ORGANISASI DAN SISTEM KONTRAK

3.1 Manajemen Organisasi Proyek Dalam membangun suatu proyek, perlu adanya suatu sistem manajemen proyek yang merupakan rangkaian kegiatan suatu usaha dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mongkoordinasi dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa yang saling berkaitan satu sama lain dalam rangka untuk mencapai tujuan, sasaran, yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu , mutu, lingkungan, resiko dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek , perlunya pengelolahan yang baik dan terarah karena suatu proyek memliki

keterbatasan

sehingga

tujuan

akhir

dari

suatu

proyek

pembangunan bisa tercapai sesuai waktu yang telah ditetapkan. Salah satu proyek yang sedang berjalan yaitu pada pelaksanaan proyek Hotel Alila SCBD, Jakarta, yang memiliki tahapan - tahapan pokok yang terbagi menjadi 5 kegiatan dalam menjalani suatu manajemen proyek, yaitu : perencanaan ( Planning ), pengorganisasian ( Organizing ), penjadwalan ( scheduling ), pelaksanaan ( actualling ), dan pengendalian proyek ( controlling ).

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III-1

Perencanaan Pondasi Bored Pile dan Soldier Pile

Proyek Pembangunan Hotel Alila SCBD, Jakarta


1. Perencanaan ( Planning ) Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan. Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja agar dapat diselesaikan sesuai rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan untuk hasil yang baik dan terkendali. 2. Pengorganisasian ( Organizing ) Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen dalam melaksanakan kegiatan yang akan berlangsung dengan menetapkan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing – masing dengan tujuan tercapainya aktifitas – aktifitas manajemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu. Dimana yang dimaksudkan dengan fungsi – fungsi manajemen antara lain ; Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing atau commanding, leading, coordinating, Motivating, controlling dan Reporting. 3. Penjadwalan ( Scheduling ) Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material ),

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -2



durasi

dan

progress


waktu

untuk

menyelesaikan

proyek.

Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginka

4. Pelaksanaan ( Actualling ) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerja di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksaan ini hubungan kerja antara unsur – unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing – masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu patuh serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang sudah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.

5. Pengendalian proyek / pengawasan ( Controlling ) Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat

terjadi

selama

berlangsungnya

proyek.

Tujuan

dari

pengedalian proyek yaitu untuk optimasi kinerja biaya, waktu mutu, dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -3




Kagiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implemetasi.

3.2 Struktur Organisasi Secara umum perkembangan sektor konstruksi melaju dengan pesat. Jumlah kegiatan dalam proyek konstruksi semakin banyak dimana laju perkembangannya

mengikuti

perkembangan

dana.

pembentukan

organisasi terpisah. Bentuk organisasi ini terdiri dari 3 pihak, yaitu : pemilik proyek .yang bertindak sebagai manajemen proyek konstruksi, konsultan disain sebagai perancang konstruksi dan di beberapa proyek juga terdapat konsultan pengawas sebagai pengawas pelaksanaan konstruksi dan kontraktor sebagai pelaksana konstruksi. Dengan adanya organiasi proyek ini maka kegiatan masing – masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas dan terarah satu dengan yang lainnya.

3.2.1. Struktur Organisasi Proyek Stuktur organisasi diproyek ini terdiri dari beberapa unsur. Dengan tugas

dan

wewenangnya

masing-masing.

Secara

diagram

dapat

digambarkan sebagai berikut :

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -4




OWNER PT. BUKIT LENTERA SEJAHTERA

MANAJEMEN KONSTRUKSI PT. KANDU

KONTRAKTOR PONDASI PT.FRANKIPILE INDONESIA

KONSULTAN STRUKTUR PT. GISTAMA

Keterangan :

KONSULTAN ME

KONSULTAN ARSITEKTUR

QUANTITY SURVEYOR

PT. MELTECH

PT.IAW

PT.KORRA ANTARBUANA

= garis instruksi = garis koordinasi

Gambar 2 Struktur Organisasi Proyek

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -5




A. Hubungan Kerja dan Tugas Institusi Terkait. 1) Antara Owner dengan Konsultan Perencana, Konsultan MK. Owner menunjuk Konsultan Perencana untuk merencanakan pembangunan (Arsitektur, Stuktur, Mekanikal & Elektrikal). Konsultan

MK

memanagement

memberikan jalannya

jasa

proses

pengawasan

konstruksi

dan

sehingga

pembangunan yang dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan. Sedangkan owner membayar upah atas semua jasa yang telah dikerjakan kepada semua konsultan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. 2) Antara Pemilik Proyek (Owner) dengan Kontraktor. Kontraktor berkewajiban melaksanakan pekerjaan sesuai kontraknya dengan baik, tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan pada waktu penyerahan pekerjaan. Sedangkan owner membayar biaya pelaksanaan kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak. 3)

Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor. Merupakan hubungan koordinasi, dimana setiap konsultan mengkoordinasikan rencana pekerjaan kepada kontraktor, sehingga pelaksanaan proyek dapat terlaksana sesuai rencana. Apabila terjadi perbedaan, baik gambar, maupun metode kerja maka dapat dikonsultasikan melalui konsultan MK.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -6



4)


Antara Kontraktor dan Sub Kontraktor Kontraktor

sebagai

pelaksana

dapat

meng-sub

kan

pekerjaannya sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja.

B. Hak dan Kewajiban. Dalam

merealisasikan

pekerjaan

proyek

yang

telah

direncanakan banyak sekali pihak yang ikut terlibat, Hak dan kewajibannya adalah : a. Pemilik Proyek ( Owner ) 1. Menunjuk penyedia jasa dan meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan dilapangan yang telah dilakukan penyedia jasa. 2. Memberikan fasilitas berupa sarana dan prasarana, lahan, dana yang dibutuhkan oleh pihak penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaan dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan suatu bangunan. 3. Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan

dengan

cara

menempatkan

atau

menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik, menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh penyedia jasa bila produknya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -7




b. Konsultan Manajemen Konstruksi (MK). 1.

Mengawasi dan mengendalikan jalannya proyek agar pelaksanaan pekerjaan kontraktor sesuai dengan spesifikasi, kualitas, biaya dan waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak kerja pekerjaan yang bersangkutan.

2. Memeriksa dan mempelajari rencana dan metode kerja yang dibuat oleh kontraktor, Memberi persetujuan terhadap tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan kontraktor, seperti : pengesahan Shop Drawing, checklist pekerjaan, dll. 3. Menyesuaikan jadwal pekerjaan yang harus diikuti kontraktor. 4. Memantau dan mempertahankan jadwal, Menciptakan jalinan kerja yang baik antara unsur-unsur terkait dalam proyek, Menyelenggarakan rapat koordinasi dengan kontraktor, serta mengundang pihak–pihak terkait lainnya jika diperlukan (Owner, konsultan perencana). 5. Mengajukan dan mengusulkan kepada Owner jika terjadi adanya perubahan atau penambahan pekerjaan atau menampung keinginan Owner jika ada perubahan untuk disampaikan kepada kontraktor.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -8




c. Konsultan Perencana. 1. Membuat perencana secara lengkap yang terdiri dari gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat, perhitungan struktur hingga rencana anggaran biaya, Memberikan pengguna

usulan

jasa

dan

serta

pertimbangan

kepada

pihak

kontraktor

tentang

dan

penjelasan

kepada

pelaksanaan pekerjaan. 2. Memberikan

jawaban

kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat, membuat

gambar

revisi

bila

terjadi

perubahan

perencanaan. 3. Menghadiri rapat koordinasi Pengelolaan proyek.

d. Kontraktor Utama. 1. Melaksanakan seluruh pekerjaan dengan syarat-syarat dan peraturan yang sesuai dengan dokumen kontrak yang telah disepakati. 2. Membuat laporan hasil pekerjaan secara berkala yang memuat pelaksanaan pekerjaan, kemajuan pekerjaan yang telah dicapai, jumlah bahan bangunan yang masuk serta hal yang menghambat pekerjaan. 3. Menyerahkan gambar kerja dan metode kerja sebelum

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -9




pekerjaan dimulai, serta melaporkan kejanggalankejanggalan yang terjadi antara perencana arsitek dengan perencana struktur dan perencana ME. 4. Mengadakan perubahan-perubahan yang dikehendaki owner atas persetujuan konsultan MK, dan mengkonsultasikan gambar dan hal-hal yang tidak sesuai dengan kondisi lapangan melalui konsultan MK serta mencari jalan keluarnya. 5. Mempertanggungjawabkan hasil pelakanaan pekerjaan secara keseluruhan termasuk membayar semua ganti rugi akibat kecelakaan kerja, kecuali hal tersebut diakibatkan oleh force majeur atau diluar jam kerja dan biasanya diwakili oleh pihak asuransi. e. Sub Kontraktor. 1. Melaksanakan pekerjaan yang telah disubkan sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja, Membuat dan menjelaskan metode kerja. 2. Menyediakan tenaga pelaksana, peralatan dan material yang

dibutuhkan

guna

mendukung

pelaksanaan

pekerjaan dilapangan. 3. Bertanggung jawab penuh kepada owner untuk tiap item pekerjaan dilakukan, Menerima pembayaran sesuai prestasi kerja yang dicapai.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -10



3.2.2.


Struktur Organisasi Kontraktor Pondasi Bored Pile dan

Soldier Pile Pada proyek ini yang mempunyai kedudukan sebagai kontraktor pondasi bored pile dan soldier pile adalah PT. Frankipile Indonesia. Berikut struktur organisasi kontraktor pada proyek ini beserta uraian pekerjaan tiap bagian adalah :

STRUKTUR ORGANISASI KONTRAKTOR IR. DEDY TJOKROSAPUTRA DIRECTOR & GENERAL MANAGER

IR. INDRA RUSTANDI OPERATION DIRECTOR

IR. ROBIANTO PRANOTO PROJECT COORDINATOR

OFFICE

HESTU ANDRI S. ST

SITE

PROJECT MANAGER

EDI. S SURVEYOR

Gambar. Struktur Organisasi Kontraktor

A. Project Manager Project manager mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab secara umum terhadap seluruh aspek perencanaan dan pelaksanaan proyek dalam hal biaya, mutu dan, waktu.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -11




2. Menyelenggarakan rapat intern minimal satu kali dalam seminggu untuk evaluasi setiap pekerjaan proyek demi kemajuan proyek. 3. Mengawasi administrasi proyek, pembukuan dan transaksi, alat dan bahan, serta kinerja staff proyek. 4. Mengontrol

time

schedule

proyek

yang

akan

dilaksanakan.

B. Site Manager Site manager mempunyai tugas dan wewenangnya sebagai berikut : 1. Membuat rencana proteksi, metode kerja, dan site plan proyek 2. Membuat rencana pemakaian tenaga kerja dan alat untuk kebutuhan proyek. 3. Membuat evaluasi sistem mutu subkontraktor pada alat sewa yang digunakan. 4. Membuat surat peminjaman alat dan surat permintaan material. 5. Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan waktu, mutu, dan biaya yang telah ditetapkan.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -12




6. Mengkoordinir pendataan, penggunaan, dan realisasi pemakaian alat yang digunakan serta sertifikat kalibrasi untuk alat ukur. 7. Membuat schedule aktivitas setelah 2 minggu dan schedule koordinasi sub kontraktor, seperti schedule aktivitas pengecoran untuk direalisasi ke lapangan dalam jangka waktu seminggu. 8. Membuat laporan harian dan laporan progress serta evaluasi setiap pekerjaan. 9. Memimpin rapat koordinasi lapangan. 10. Melakukan tahapan sukontrol subkontraktor. 11. Dalam serah terima ikut terlibat dalam proses serah terima pekerjaan. C. Surveyor Surveyor mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut: 1. Mengikuti kegiatan pada rapat sosialisasi. 2. Melakukan plotting site plan ke lapangan untuk menentukan titik elevasi tanah asli. 3. Melaksanakan dan melakukan marking untuk menentukan elevasi/level, as, vertikal, dan horizontal. 4. Melaksanakan verifikasi alat ukur, mengkoordinir dan mengawasi penggunaan alat ukur. 5. Melakukan pengukuran kembali atas hasil setiap item Pekerjaan.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -13




3.3 Time Schedule Perencanaan waktu merupakan bagian penting untuk mencapai keberhasilan suatu proyek konstruksi. Pengaruh dari Time Scedule terhadap proyek konstruksi akan berdampak pada pendapatan dalam proyek itu sendiri. Dari Time Schedule, kita akan mendapatkan gambaran lama pekerjaan yang dapat diselesaikan serta bagian-bagian pekerjaan yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya Keterlambatan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor akan menimbulkan dampak berupa denda keterlambatan yang jumlahnya tidak sedikit. Melihat dari hal tersebut tentunya seluruh elemen dalam suatu proyek konstruksi akan berusaha agar setiap bagian pekerjaan dapat selesai tepat waktu tanpa mengurangi mutu yang disyaratkan. Sehingga sebelum menyusun Time Schedule, harus diperhatikan bagian- bagian pekerjaan yang terkait satu sama lain serta pekerjaan yang dapat dimulai tanpa menunggu pekerjaan yang lain selesai. 3.4 Laporan Pekerjaan 1) Laporan Harian Laporan Harian berguna monitoring dan merupakan bentuk pengawasan pada setiap jenis pekerjaan yang dilaporkan secara tertulis dalam suatu format laporan. Pada proyek Hotel Alila SCBD. kegiatan dan aktivitas seputar pelaksanaan pekerjaan dilapangan dicatat dalam suatu form laporan harian proyek.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -14




2) Laporan Mingguan Laporan mingguan proyek merupakan rekapitulasi dari laporan harian yang telah dibuat oleh kontraktor. Isi laporan mingguan secara garis besar sama dengan laporan harian akan tetapi pada laporan mingguan dicantumkan kemajuan-kemajuan pekerjaan yang terjadi dalam jangka waktu satu minggu tersebut. 3) Laporan Bulanan Laporan bulanan proyek merupakan rekapitulasi dari

laporan

mingguan. Pada laporan bulanan turut dijelaskan, antara lain : -

Kemajuan pekerjaan dalam jangka waktu satu bulan.

-

Permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam periode tersebut beserta penanggulangannya.

-

Kejadian penting lainya yang dirasa perlu untuk dilaporkan.

-

Dokumentasi-dokumentasi proyek yang bersangkutan baik dalam bentuk foto maupun berkas-berkas.

Laporan ini diserahkan kepada pemilik proyek pada saat rapat bulanan antara pihak kontraktor dengan pemilik proyek.

3.5 Sistem Kontrak Kontrak berarti surat perjanjian tertulis yang sah antara Pemberi Tugas dan Kontraktor, yang menetapkan kewajiban dari pada pihak menurut kontrak termasuk tidak terbatas pada administrasi kontrak,

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -15




pelaksanaan dan jaminan pekerjaan, penyediaan gambar, tenaga kerja, bahan dan peralatan, dan dasar pembayaran serta penentuan jumlah nilai kontrak. Kontrak ini dibuat setelah Pemberi Tugas menetapkan / menunjuk pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat perintah kerja (SPK). Kontrak juga merupakan dokumen yang penting dalam proyek. Segala hal yang terkait hak dan kewajiban antara pihak serta alokasi resiko diatur dalam kontrak. Pemahaman kontrak mutlak diperlukan oleh Tim proyek dalam menjalankan proyek agar semua masalah dan resiko yang terkandung di dalamnya dapat diatasi dan sesuai dengan kemampuan masing – masing pihak untuk mengatasinya. Di dalam dokumen kontrak memiliki aspek-aspek adalah teknik, keuangan dan perpajakan, serta aspek hukum.

1.

Aspek teknik antara lain terdiri atas ; a.

Syarat-syarat umum kontrak (General Condition of Contract)

b.

Lampiran-lampiran (Appendix)

c.

Syarat-syarat Khusus Kontrak (Special Condition of contract / Conditions of Contract – Particular)

2.

d.

Spesifikasi Teknis (Technical Spesification)

e.

Gambar-gambar Kontrak (Contract Drawing)

Aspek Keuangan / Perbankan, terdiri atas : a.

Nilai kontrak ( Contract Amount ) / Harga Borongan.

b.

Cara Pembayaran (Method of Payment)

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -16



c.

3.


Jaminan (Guarantee / Bonds)

Aspek Keuangan / Perbankan, terdiri atas :

4.

a.

Pajak Pertambahan nila ( Ppn )

b.

Pajak Penghasilan ( Pph )

Aspek peransuransian, Sosial Ekonomi dan Administrasi yaitu : a.

CAR dan TPL

b.

ASKES

c.

Keharusan penggunaan tenaga kerja local, lokasi perolehan Material dan dampak lingkungan.

d.

Sisi administrasi antara lain keterangan mengenai para pihak, Laporan keuangan, surat-menyurat dan hubungan kerja antara pihak.

Didalam Surat Perjanjian Pemborongan selain berisi ketentuanKONTRAK ditetapkan URUTAN HIRARKI bagian-bagian dokumen kontrak yang bertujuan apabila terjadi pertentangan ketentuan antara bagian satu dengan bagian yang lain maka yang berlaku adalah ketentuan berdasarkan urutan yang lebih tinggi dari urutan yg telah di tetapkan. Pada umumnya Urutan Hirarki dokumen kontrak adalah sbb. :  Urutan ke-1

: Surat Perjanjian dan Amandemen /Addendum kontrak.

 Urutan ke-2 : Ketentuan khusus kontrak.  Urutan ke-3

: Ketentuan umum kontrak ( beberapa tipe kontrak butir b & c masuk dalam pasal – pasal surat perjanjian ).

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -17




 Urutan ke-4 : Surat Perintah Kerja.  Urutan ke-5 : Berita Acara Klarifikasi / Negosiasi.  Urutan ke-6 : Addendum Dokumen Lelang.  Urutan ke-7 : Spesifikasi Teknis.  Urutan ke-8 : Spesifikasi Umum.  Urutan ke-9 : Gambar.  Urutan ke-10 : Berita Acara Rapat Penjelasan Lelang (Aanwijzing).  Urutan ke-11 :Bill of Quantity / Rincian Anggaran Biaya.

Pada proyek Hotel Alila SCBD, Kontrak yang digunakan adalah kontrak Lumpsum. Kontrak Lumpsum adalah kontrak pengadaan barang / jasa untuk penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, dengan jumlah harga kontrak yang pasti dan tetap, serta semua resiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan sepenuhnya ditanggung oleh penyedia barang/jasa atau kontraktor pelaksana.

FITIA FENTI ( 41108120025 )

III -18

BAB III MANAJEMEN ORGANISASI DAN SISTEM KONTRAK. merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mongkoordinasi dan

Recommend Documents