Bab III. Deskripsi Penelitian di Empat Daerah Penyelenggara SP2000 : Sosio Teknogram Implementasi Scanner
III.1 Pendahuluan
Sebagaimana disampaikan pada Bab 2, fenomena sosio-teknis hadir melalui jejaring relasi aktor-aktor yang memobilisasi resources dan membuka ruang negoisasi. Dengan kerangka konseptual ini, dalam bab ini ditelusuri aktor-aktor sosial dan aktor-aktor teknis (atau objek-objek teknis) yang terlibat dan memperhatikan aksiaksi
yang
dilakukan
aktor-aktor
pada
penyelenggaraan
SP2000
dalam
mengimplementasikan sistem scanner di beberapa wilayah. Dalam hal ini, perhatian tidak ditujukan pada pencarian aktor-aktor mana yang dominan, melainkan pada bagaimana relasi dalam jejaring aktor-aktor terbentuk dan saling mempengaruhi, yang pada akhirnya menentukan kinerja jejaring itu sendiri.
Penelusuran dilakukan pada empat wilayah kerja yaitu DKI Jakarta, Jawa Timur, DI Yogyakarta, dan Jawa Barat. Penelusuran ditujukan untuk mendapatkan deskripsi tentang bagaimana aksi-aksi aktor-aktor sosial dan objek-objek teknis yang saling berelasi dan berinteraksi. Dari aksi-aksi yang teramati akan dianalisis bagaimana perbedaan aksi-aksi dalam implementasi scanner dapat memberikan hasil kinerja yang berbeda. Untuk wilayah Jawa Barat dan DI Yogyakarta, penulis menelusuri hasil riset yang dilakukan oleh Anggorowati, 2005, namun penulis melakukan penelitian lanjutan untuk mendapatkan deskripsi yang lebih lagi di tingkat lokal.
Pelaksanaan SP2000 tidak hanya melibatkan BPS sebagai penanggung jawab dan pelaksana kegiatan. Pemerintah daerah, masyarakat dan lembaga pemerintah lain turut terlibat dalam produksi fakta yang dilakukan BPS secara formal maupun informal. Jejaring yang terbentuk pada penyelenggaraan sensus yang diamati pada penelitian ini yaitu pada jejaring lokal, yang dilihat ketika aktor-aktor yang saling berelasi dibingkai pada kelembagaan tertentu (BPS Propinsi dan BPS Tingkat II).
28
III.2 Kebijakan Implementasi Scanner
Kebijakan implementasi scanner lahir dalam ruang negosiasi antara Direktorat Sistem Informasi Statistik (Dir. SIS) BPS, Japan International Corporation Agency (JICA) dan Statistics Beaureu of Japan (SBJ). Implementasi scanner pada pengolahan data SP2000 menjadi suatu hal yang penting (menurut designer kebijakan) mengingat jumlah penduduk Indonesia yang semakin besar dan diterapkannya metode small area statistic dimana data akan disajikan sampai tingkat desa. Dengan demikian pengolahan data akan dirasa semakin berat mengingat angka hasil SP2000 sangat dibutuhkan dan ditunggu berbagai pihak baik Pemerintah, Swasta, Perguruan Tinggi maupun masyarakat umum.
Jepang sebagai salah satu negara pemberi bantuan dan pendampingan bagi Indonesia merencanakan akan menggunakan scanner untuk pengolahan data sensus penduduk pada tahun 2001. Momen SP2000 membuka ruang diskusi dan komunikasi antara BPS, SBJ dan JICA untuk melihat prospek implementasi scanner bagi pengolahan data sensus penduduk di Indonesia. Selanjutnya, dengan masuknya Kepala BPS sebagai aktor puncak pengambil kebijakan muncul ruang negosiasi yang kemudian melahirkan kebijakan implementasi scanner dan terjadi mobilisasi seluruh sumberdaya yang ada.
Untuk pengadaan scanner Kodak 3500 yang digunakan dalam pengolahan data SP2000, BPS berelasi dengan Perusahaan Kodak. Komunikasi antara BPS dengan Perusahaan Kodak terjadi melalui perantaraan salah satu distributor Kodak di Singapura. Namun setelah masa garansi pembelian scanner berakhir, BPS tidak melanjutkan kerjasama dengan Perusahaan Kodak dalam hal pemeliharaan scanner, dikarenakan nilai kontrak yang ditentukan Kodak untuk pemeliharan 79 buah scanner bernilai 1 milyar rupiah, jauh diatas nilai yang dialokasikan BPS sebesar 600 juta rupiah. Untuk pemeliharaan scanner, BPS bekerja sama dengan Perusahaan
29
DICOM yang beroperasi di Singapura. Kerjasama antara BPS dan DICOM ini sangat penting untuk menjamin kelangsungan pengoperasian scanner oleh BPS.6
III.3 Deskripsi Sosiogram
Penelusuran aktor-aktor dilaksanakan dengan pertama-tama berpegangan pada daftar pelaku di dalam pedoman pelaksanaan SP2000 yang diterbitkan oleh BPS. Kemudian penelusuran dilanjutkan dengan wawancara dan pengamatan di lapangan, untuk mendapatkan aktor-aktor yang terkait dalam pelaksanaan SP2000, tetapi tidak ditetapkan secara formal dalam pelaksanaan SP2000. Data hasil wawancara dan pengamatan lapangan diperlihatkan di Lampiran.
Secara umum struktur organisasi pelaksanaan kegiatan SP2000 di tingkat propinsi dan kabupaten/ kota di seluruh daerah berpedoman pada bagan dibawah ini ;
Gambar III.1. Bagan Struktur Organisasi Kegiatan Sensus Penduduk 2000
6
Dari sejumlah nara sumber yang berhasil ditemui dalam pelaksanaan penelitian ini, tidak diperoleh keterangan lebih jauh tentang relasi antara DICOM dengan Kodak.
30
Pada Gambar III.1, bagan menggambarkan struktur organisasi pada kegiatan SP2000. Namun bagan hanya menggambarkan aktor-aktor langsung yang terkait pada kegiatan, namun pada realisasinya masih terdapat aktor-aktor lain yang terkait dengan kegiatan SP2000, namun penulis hanya memfokuskan pada pihak-pihak yang pada umumnya langsung terkait pada kegiatan SP2000 di seluruh wilayah Indonesia. Berikut ini penjelasan tentang aktor-aktor tersebut ;
BPS Pusat
Secara struktural, Kepala BPS berada di posisi tertinggi pada hirarki kewenangan dalam organisasi BPS Pusat. Dalam pelaksanaan SP2000, Kepala BPS Pusat berperan melakukan koordinasi keseluruhan pelaksanaan, penentu kabijakan utama dan pemberi arahan kepada seluruh jajaran staf dan pejabat BPS di lingkup nasional. Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala BPS melakukan pelaporan langsung kepada Presiden Republik Indonesia. Kepala BPS memantau dan mengikuti seluruh kegiatan SP2000 mulai proses perencanaan sampai dengan pelaksanaaan. Arahan dan kebijakan yang digariskan oleh Kepala BPS disampaikan melalui rapat pimpinan, rapat teknis (ratek), pelatihan-pelatihan, serta dialog langsung ke daerah-daerah. Kepala BPS berkomunikasi secara intensif dan khusus dengan Kepala Dir. SIS (sebagai penanggungjawab pengolahan data), Deputi Kependudukan dan Demografi dan Kepala Direktorat Sosial dan Tenaga Kerja. Selain itu Kepala BPS juga berkoordinasi dengan instansi terkait lainnya untuk pelaksanaan sensus penduduk, seperti Departemen Dalam Negeri, Departemen Perhubungan dan lain-lain. Dengan perkataan lain, Kepala BPS berperan sebagai perantara, humas sekaligus juru bicara BPS kepada Pemerintah dan masyarakat luas.
Direktorat Sistem Informasi Statistik (Dir. SIS)
Kepala Direktorat SIS adalah salah satu aktor pengambil kebijakan dalam hal teknis pengolahan data sensus penduduk. Sejak awal tahap perencanaan, teknik pengolahan data SP2000 sudah dikonsepsikan di Dir. SIS. Direktorat SIS adalah unit kerja di dalam organisasi BPS yang melaksanakan relasi dengan pihak JICA dan SBJ, dalam hal teknis perencanaan pengolahan data sensus penduduk, mencakup koordinasi
31
penelitian scanner dan pelaksanaan pilot project, pelaksanaan tender, pemilihan produk, dan lain-lain. Kepala Dir. SIS bersama dengan tim yang ditunjuk oleh JICA dan SBJ menyediakan informasi berkenaan dengan pengolahan data sensus penduduk, sebagai masukan untuk pengambilan kebijakan oleh Kepala BPS . Kepala Direktorat SIS memegang kendali operasional dalam pengolahan data SP2000 di seluruh daerah. Sebagai ilustrasi, ketika pusat pengolahan data daerah mengalami kesulitan dalam proses validasi data (data yang siap ditransfer dalam bentuk text dan sudah lolos proses validasi), maka Kepala Direktorat SIS mengambil keputusan untuk mengijinkan pusat pengolahan data daerah membuka file database dan menyerahkannya ke Dir. SIS dalam bentuk file .DBF.
Direktorat SIS ini terbagi menjadi dua tim kerja, yaitu tim yang menangani instalansi jaringan fisik scanner dan tim yang mengembangkan program aplikasi pengolahan data sensus penduduk. Kedua tim ini bekerja jauh sebelum dimulainya pelaksanaan sensus penduduk. Tim pertama melakukan penelitian terhadap kelayakan scanner dalam pengolahan data SP2000. Ketika scanner dianggap layak untuk diimplementasikan dalam pengolahan data, tim kedua mulai megembangkan program aplikasi yang akan digunakan untuk menyatukan software scanner, engine dan program pengolahan. Hal ini dilakukan karena BPS dan JICA memutuskan tidak membeli program aplikasi pengolahan data dengan scanner sebagai satu paket, tetapi hanya membeli scanner dan engine saja, sehingga perlu dibangun program aplikasi utama.
Selama periode pengolahan data, selain juga ikut mengolah sebagian data sensus dari daerah, kedua tim ini juga melayani pusat-pusat pengolahan data untuk maintenance hardware (komputer dan scanner) dan software (program aplikasi). Mereka menerima setiap laporan permasalahan pengolahan data dari daerah, dan berusaha mecari solusi yang mereka mampu berikan. Mereka sekaligus menjadi perantara/ mediator dari real user (pengguna scanner) di daerah dengan Perusahaan Kodak (perusahaan yang memproduksi mesin scanner) jika terjadi masalah teknis dengan mesin scanner. Mereka juga menangani masalah penanganan program aplikasi pengolahan jika terjadi error dalam running program. Komunikasi antara
32
Dir. SIS dan pusat pengolahan data (real user) dilakukan via telepon dan email. Laporan dari pusat pengolahan daerah dilakukan baik secara langsung oleh pengolah, maupun melalui Kepala BPS Propinsi yang akan melaporkan kepada Kepala Direktorat SIS. Tetapi dalam penanganan masalah yang terjadi, beberapa pusat pengolah data merasa terabaikan dan tidak mendapatkan jawaban atau bantuan yang diharapkan. Hal ini menyebabkan pusat pengolah data daerah berusaha mencari solusi sendiri. Sebagian dari mereka, seperti terjadi di BPS Jawa Barat, para pengolah data sempat mengalami frustasi dalam mengolah data dan mereka sempat break selama satu bulan setelah empat buah komputer mereka rusak akibat proses running data yang berjalan selama satu minggu tanpa henti.7
BPS Tingkat I
Kepala BPS Propinsi menjadi penanggung jawab pelaksanaan sensus penduduk di wilayah propinsi sesuai petunjuk yang digariskan oleh Kepala BPS termasuk Gubernur dan instansi terkait lainnya. Kepala BPS Propinsi memberi petunjuk dan pengarahan kepada Kepala BPS kabupaten/ kotamadya yang mencakup masalah rekrutmen petugas, penyelenggaraan pelatihan petugas, pengawasan lapangan, pengolahan data dan hal lain sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Selain melakukan pengawasan pelaksanaan SP2000 dan pengelolaan dokumen/ perlengkapan, Kepala BPS Propinsi mengatur pelaksanaan pengolahan SP2000 baik yang diolah di daerah maupun di pusat. Untuk itu Kepala BPS Propinsi dibantu Kepala Bidang Statistik Kependudukan, Kepala Bagian Tata Usaha, dan Kepala Bidang P3S (Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik) serta staf lainnya. Di akhir penyelenggaraan SP2000, Kepala BPS mempertanggungjawabkan hasil penyelenggaraan SP2000 kepada Gubernur dan instansi terkait lainnya juga BPS Pusat. Bagi pihak Pemerintah Propinsi, informasi hasil sensus penduduk yang dilakukan oleh BPS dijadikan acuan pengambilan kebijakan di lingkungannya. Bentuk dan tingkat kerjasama antara tiap BPS Tingkat I dengan Pemda setempat bervariasi dari satu provinsi ke provinsi yang lain, bergantung pada situasi dan konteks lokal.
7
Anggorowati, 2005, pada Tesis : Studi Mesin Scanner pada Sensus Penduduk 2000 Melalui Analisis Pembingkaian Relasi Sosioteknis, Program Pascasarjana Studi Pembangunan ITB.
33
Bidang Statistik Kependudukan
Bidang Statistik Kependudukan sebagai koordinator teknis seluruh pelaksanaan SP2000 di propinsi, mulai dari rencana alokasi petugas per kabupaten/kota dan rencana pelatihan petugas pencacahan, sampai pada pengawasan jalannya pencacahan di lapangan di setiap kabupaten/kota. Hasil pengolahan data dari Bidang P3S, oleh Bidang Statistik Kependudukan dibuat ulasan analisis dan naskah publikasi hasil SP2000.
Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha (TU) Propinsi dan Kabupaten/Kota berfungsi seperti ’pintu gerbang’ dalam aliran dana dan perlengkapan (kuesioner, peralatan tulis, dan lainnya) baik pengiriman dari BPS Pusat maupun pengembalian dari hasil lapangan. Kegiatan Bagian Tata Usaha lebih pada penanganan administratif. Walaupun tidak langsung berhubungan dengan pengolahan data, pengaturan dan penyimpanan dokumen/ kuesioner menjadi tanggung jawab TU, dimana jika terjadi keterlambatan aliran dana ke petugas lapangan dan pengolahan ataupun terjadi kehilangan kuesioner di Bagian TU, maka proses pengolahan data akan terganggu dan terhambat. Transparansi dan ketelitian merupakan hal yang menjadi perhatian dalam pelaksanaan pekerjaan di bagian ini.
Bidang P3S
Bidang P3S (Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik) adalah bagian yang bertanggung jawab pada pelaksanaan pengolahan data SP2000 pada daerah-daerah yang menjadi sentral pengolahan data SP2000L2 dan S2000KBL2. Hal yang harus dilakukan oleh bagian ini tidak hanya terbatas pada penyusunan jadwal kerja pengolahan tetapi juga manajemen kuesioner, maintenance scanner dan komputer, serta manajemen file hasil pengolahan. Walaupun BPS sudah mengeluarkan atau membuat standar prosedur operasional pengolahan data untuk tiap-tiap tahap pengolahan, P3S tetap dibutuhkan dalam pengembangan prosedur kerja dan kedisiplinan. Ketepatan dalam pemilihan petugas pengolahan juga tidak lepas dari tanggung jawab Bidang P3S. Bidang P3S secara intensif berkomunikasi dengan Dir.
34
SIS jika terjadi kendala dalam pengolahan data di daerahnya masing-masing. Selain itu Bidang P3S juga melaporkan secara rutin progress kerja pengolahan kepada Kepala BPS Propinsi.
BPS Tingkat II
Kepala BPS Tingkat II menjadi penanggung jawab pelaksanaan sensus penduduk di wilayah kabupaten/kota sesuai petunjuk dan pengarahan yang diberikan Kepala BPS Propinsi yang mencakup masalah rekrutmen petugas, penyelenggaraan pelatihan petugas, pengawasan lapangan, pengolahan data dan hal lain sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Untuk itu Kepala BPS Tingkat II dibantu Kepala Seksi Statistik Kependudukan, Kepala Sub Bagian Tata Usaha, dan Kepala Seksi Statistik Distribusi, Neraca Wilayah, dan Pelayanan Statistik (DNWPS). Saat SP2000, struktur P3S belum terbentuk, dan untuk pelaksana pengolahan data pada kabupaten/ kota yang ditunjuk sebagai Pusat Pengolahan dilaksanakan oleh staf Seksi Statistik DNWPS. Kepala BPS Tingkat II juga melakukan koordinasi dengan Bupati/ Walikota, Camat dan Kepala Desa/ Lurah dan kepala instansi pemerintah terkait di wilayahnya sehubungan dengan kegiatan SP2000. Bentuk dan tingkat kerjasama antara tiap BPS Tingkat II setempat bervariasi antar kabupaten/kota, bergantung pada situasi dan konteks lokal.
Koordinator Statistik Kecamatan (KSK)
KSK adalah aktor yang menjadi perantara (mediator) antara BPS dengan pihak luar, baik responden, pemerintah setempat (kecamatan dan desa/ kelurahan), maupun mitra statistik (PCL, PML dan PKSK). KSK menjadi ujung tombak BPS dalam pelaksanaan SP2000 yang berkoordinasi, dan menjalin komunikasi serta berelasi dengan pemerintah setempat serta dengan mitra statistik. Sebagian besar KSK berusaha sedapat mungkin memotivasi para mitra statistik dalam bekerja, seperti melakukan kunjungan atau pertemuan dengan juga menyediakan konsumsi, memberi insentif jika para mitra harus bekerja lembur dan bekerja lebih cepat dengan kualitas pekerjaan bak. Untuk melakukan itu semua, KSK berkoordinasi dengan kantor BPS Tingkat II. Validitas dan kualitas data di lapangan lebih banyak menjadi tanggung jawab KSK. Kemampuan KSK dalam mengenali wilayah
35
kerjanya (termasuk masyarakat) dan juga memilih mitra-mitra yang membantunya di lapangan menentukan keberhasilan kerja KSK dan kualitas data BPS.
Pembantu Koordinator Statistik Kecamatan (PKSK)
Dalam pelaksanaan SP2000, tugas PKSK adalah membantu KSK di lapangan, mulai mendistribusikan dokumen dan perlengkapan sensus lainnya ke petugas-petugas, mengawasi petugas PML dan PCL dan membantu memecahkan masalah yang ditemui di lapangan, serta membantu KSK mengumpulkan dan memeriksa semua hasil pencacahan dari PML. PKSK umumnya memiliki relasi pribadi yang cukup baik dengan KSK dan sudah lama bekerja sama dengan BPS.
PML
PML
merupakan
pengawas/
pemeriksa
pencacah
lapangan
(PCL).
PML
mendampingi PCL saat di lapangan dalam mengenali lokasi dan batas wilayah yang menjadi wilayah kerjanya, dan juga mengatasi masalah teknis yang dihadapi/ disampaikan PCL, dan apabila perlu PML melaporkan masalah tersebut ke KSK/ PKSK untuk penyelesaiannya. Khusus untuk PML yang bertugas di daerah perkotaan, PML seringkali turut mencacah, karena banyak nya responden yang sulit dan menolak untuk diwawancarai. Kerjasama yang baik antara PCL dan PML dibutuhkan agar kegiatan pencacahan dapat dilaksanakan dengan lancar.
PCL
PCL adalah petugas yang berhubungan langsung dengan responden. Kualitas kuesioner baik secara fisik maupun content-nya, sangat tergantung dari hasil kerja PCL, dimana nantinya akan berdampak pada proses pengolahan data. Untuk itu dalam melaksanakan tugasnya, PCL dituntut untuk tekun, teliti dan hati-hati. PCL menjadi ujung mata rantai pelaksanaan SP2000. Jumlah PCL yang cukup banyak, dengan masing-masing PCL memiliki karakteristik tulisan masing-masing, menjadi hambatan untuk mengharuskan PCL menuliskan karakter seperti yang dikenal oleh scanner. Walaupun para PCL sudah dilatih, dengan jumlah kuesioner yang banyak, PCL cenderung kembali menulis dengan polanya masing-masing.
36
III.4 Deskripsi Teknogram
Scanner
Pada esensinya, scanner berfungsi mengubah citra optik 2-dimensi dari benda (objek) ke dalam bentuk citra elektronik, yang kemudian disimpan pada suatu media elektronik. Terdapat variasi dalam jenis-jenis scanner, dengan merek dagang yang berbeda-beda. Scanner yang digunakan pada pengolahan data SP2000 adalah jenis Intelegent Character Recognation (ICR) yang merupakan gabungan antara OCR (Optical Character Recognation) dan OMR (Optical Mark Recognation). Scanner ICR memiliki kemampuan mengenali marking (bulatan), karakter hasil print out mesin cetak (printer, mesin ketik), dan juga hand print (tulisan tangan). Hal ini menjadikan penggunaan scanner jenis ICR lebih fleksibel. Di bawah ini merupakan gambar mesin scanner yang digunakan pada Sensus Penduduk 2000.
Gambar III.2 : Mesin scanner yang digunakan pada Sensus Penduduk 2000 Untuk dapat mengenali karakter, scanner diperlengkapi dengan software (perangkat lunak) yang berfungsi memetakan karakter-karakter elektronik hasil pengubahan citra optik, ke dalam simbol-simbol pada suatu dictionary. Proses pencahayaan ketika suatu citra objek ditangkap oleh mesin scanner akan menentukan kualitas hasil scanning. Oleh karena itu, lampu pada scanner merupakan bagian yang penting dari scanner. Kondisi lampu yang prima akan membuat scanner dapat mengenali (menangkap) bentuk karakter/ citra dengan utuh. Sebaliknya, kondisi lampu yang tidak baik akan membuat scanner tidak menangkap citra objek dengan sempurna.
37
Nestor Reader
Mesin scanner hanya meng-capture (’menangkap’) citra objek yang tertera pada lembar kuesioner untuk kemudian mengubahnya dalam bentuk citra elektronik, sedangkan proses pengenalan pada tiap-tiap karakter dibutukan suatu software yang dapat mengenali suatu objek menjadi karakter tertentu. Software ini bekerja dengan adanya engine dan dictionary (pada software Nestor Reader dikenal dengan istilah Context and Dictionaries). Dalam dunia komputer khususnya pada mesin scanner, dikenal beberapa jenis engine yaitu engine Optical Character Recognation (OCR), pada OCR engine mampu mengenali karakter hasil pencetakan alat cetak (printer, mesin ketik). Yang kedua adalah Optical Mark Recognation (OMR) yang mampu mengenali marking (arsiran bulat), dan yang ketiga adalah Intelegent Character Recognation (ICR) yang merupakan gabungan kemampuan OCR dan OMR ditambah kemampuan untuk mengenali hand print atau tulisan tangan manusia.
Engine yang digunakan pada scanner Kodak adalah Nestor Reader 5.0 yang dibangun oleh Perusahaan NCS di Amerika Serikat. Engine Nestor Reader 5.0 dikategorikan sebagai ICR, yang tahapan cara kerja nya dapat digambarkan pada Gsmbat III.3 dibawah ini :
1) Image Pre-Processing Pada tahap pre-processing Nestor Reader 5.0 mengijinkan suatu image (hasil scanning) dirotasikan sampai dengan 90 derajat. Hal ini untuk menghindari pengulangan proses scanning, karena kesalahan arah (misalnya image yang
38
letaknya miring). Nestor Reader 5.0 mampu mengabaikan bentuk-bentuk yang tidak perlu di sekitar image yang dikenali. Nestor Reader 5.0 juga mampu mengenali karakter yang tidak terlalu jelas karena pinsil, dot matrik atau kontras pencahayaan pada proses scanning. User dapat mengintervensi kemampuan ini dengan fasilitas setting threshold yang disediakan oleh sistem. 2) Word and Character Segmentation Pada tahap kedua engine membuat segmentasi atas karakter yang dikenalinya. Segmentasi pada suatu karakter digunakan untuk mengenali bentuk detail dari karakter tersebut. Contoh fungsi segmentasi adalah untuk membedakan antara huruf ’B’ dengan angka ’13’ pada Gambar III.4 dibawah ini :
Gambar III.4 Proses Word and Character Segmentation 3) Recognation Setelah proses segmentasi maka engine melakukan proses pengenalan karakter (recognation). Karakter yang dapat dikenali dapat berupa bar code, mesin pencetak (mesin ketik, printer dan lain-lain) hand-print dan mark. 4) Context and Dictionary Karakter yang sudah dikenali kemudian dicocokkan dengan kamus image yang disimpan dalam suatu file didalam engine. Kamus (dictionary) dari engine Nestor Reader 5.0 merupakan kumpulan image hasil rekaman jenis-jenis tulisan orang Indonesia. Dimana BPS Pusat mengumpulkan hasil tulisan para petugas dari seluruh propinsi, dan saat itu terkumpul sebanyak kurang lebih 8000 lembar kuesioner yang terisi, dan dianggap setiap kuesioner memiliki jenis tulisan dari petugas yang berbeda8. Setelah terkumpul, kuesioner-kuesioner tersebut dikirim 8
Seperti disampaikan oleh Pak Adi Hastono pada wawancara.
39
ke Jepang untuk dibuat dictionari nya. Dengan engine ICR, dari 8000 kuesioner tersebut hanya sekitar 3000-an saja yang bisa direkam ke dalam dictionary, hal ini karena keterbatasan resolusi engine nya untuk membaca tulisan dan marking. Hasil rekaman tulisan tersebut secara khusus disertakan dalam file dictionary di dalam engine untuk membaca karakter tulisan orang Indonesia.
Secara teknis engine Nestor Reader 5.0 lebih memiliki kemampuan membaca kata dari pada karakter contohnya untuk membedakan karakter ’U’ dengan ’V’, Nestor Reader 5.0 lebih melihat konteksya dari sekedar bentuk karakternya (seperti Gambar III.5 di bawah). Pemfungsian sistem konteks ini bekerja dengan sistem neighboring characters (mengenali karakter dengan melihat karakter sekitarnya, dan melihat sebagai konteks kata).
Gambar III.5 Proses Context and Dictionary
Lembar Kuesioner
Tidak setiap benda dapat mejadi objek kerja scanner. Scanner hanya akan berfungsi dengan baik jika dioperasikan terhadap kertas kuesioner yang memenuhi spesifikasi ketebalan dan warna yang tertentu. Spesifikasi warna ini mencakup jenis-jenis warna tertentu dan tingkat kontras yang tertentu pula, yang akan menentukan kemampuan scanner dalam ’membaca’ karakter-karakter pada kertas kuesioner. Jenis-jenis warna tertentu akan ’ditangkap dan dikenali’ oleh scanner, dan warna lain akan ’diabaikan’. Warna yang diabaikan oleh scanner disebut sebagai drop colour. Garisgaris batas dan huruf-huruf di kertas kuesioner yang didefinisikan sebagai bukan bagian data yang akan diolah diberi warna drop colour agar tidak tertangkap oleh scanner.
40
Ukuran kertas mempengaruhi tata letak (layout setting) dalam pencetakan karakter dan hal-hal lain (objek) yang tercetak di atas kertas (garis, kotak, dan lain-lain). Seluruh lembar Kertas Kesioner harus memiliki harus memiliki setting yang tepat, agar tiap data yang dibaca oleh scanner tidak bergeser posisinya sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengenalan data atau karakter yang dibaca. Untuk mengontrol setting ini, pada tiap lembar kertas kuesioner diberikan ’titik kontrol’ di sisi-sisi di sekeliling lembar kuesioner. Di setiap kuesioner, titik-titik tersebut harus berada pada posisi yang sama. Ketebalan kertas pun harus sesuai dengan spesifikasi standard. Untuk scanner Kodak yang digunakan dalam pengolahan data SP2000, ketebalan kertas ditentukan dalam berat kertas, yaitu 80 mg. Jika hal ini tidak dipenuhi maka scanner akan mengalami kesulitan dalam proses penarikan kertas ke dalam mesin.
Gudang
Gudang adalah sarana yang dibutuhkan baik bagi BPS Tingkai I, BPS Tingkat II, yang berfungsi untuk menampung dan menyimpan dokumen dan pelengkapan sensus. Di BPS Tingkat I, gudang digunakan untu menampung sementara dokumen dan perlengkapan sensus dari BPS Pusat dan selanjutnya didistribusikan ke seluruh BPS Tingkat II. Dan pada pengolahan data SP2000 di puslah propinsi, gudang tersebut digunakan untuk menyimpan dokumen yang akan diolah dan yang sudah diolah. Di BPS Tingkat II, gudang berfungsi untuk menyimpan dokumen dan perlengkapan sensus baik yang didistribusikan oleh BPS Propinsi maupun dokumen hasil pencacahan, yang diolah di BPS Tingkat II dan yang akan dikirim ke pusat pengolahan data. Pada pelaksanaan SP2000, hampir sebagian besar BPS Tingkat I dan BPS Tingkat II yang menjadi pusat pengolahan (puslah) tidak memiliki gudang yang cukup besar, oleh sebab itu BPS Pusat menganggarkan dana untuk menyewa gudang selama 2 tahun sejak pelaksanaan SP2000 bagi daerah yang menjadi puslah.
Rak
Pengadaan Rak pada pelaksanaan SP2000 di seluruh BPS Tingkat I dan BPS Tingkat II, ditujukan untuk menata dan menyusun kuesioner-kuesioner di dalam gudang yang akan diolah dan yang sudah diolah.
41
Alat tulis menulis
Peralatan tulis yang dibutuhkan pada pelaksanaan pencacahan untuk penulisan ke dalam kuesioner adalah pinsil 2B, penghapusan, peruncing pinsil dan tas dokumen. Pengadaan alat tulis menulis diadakan oleh BPS Pusat untuk kemudian didistribusikan kepada kantor-kantor BPS di daerah. Hal ini dimaksudkan agar alat tulis yang digunakan sama untuk semua petugas di SP2000.
Buku Pedoman
Buku Pedoman dibuat oleh BPS Pusat dan didistribusikan kepada BPS Tingkat I dan BPS Tingkat II yang selanjutnya didistribusikan kepada seluruh pihak pelaksana kegiatan SP2000. Buku pedoman dibuat sesuai dengan job description masingmasing unit kerja/petugas. Buku pedoman menjadi panduan umum bagaimana suatu kegiatan/pekerjaan dilakukan. Buku pedoman merupakan inskripsi kegiatan sensus dan menjadi imutable mobile yang bersikulasi dalam jejaring kegiatan SP2000.
Selain pusat pengolahan, masalah lain dalam pengolahan daftar SP2000 adalah program aplikasi pengolahan data. Program aplikasi ini akan menjadi program yang memadukan pengoperasian scanner, excuting program Nestor Reader 5.0 dan program pengolahan data (verifikasi dan validasi). Pembuatan program ini dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi Statistik BPS. Direktorat Statistik Demografi dan Ketenagakerjaan menjadi narasumber dalam proses pengembangan program ini. Program aplikasi ini bersama dengan engine Nestor Reader 5.0 kemudian didistribusikan ke seluruh propinsi dan kabupaten yang menjadi pusat pengolahan (puslah) data, yang selanjutnya diinstal pada komputer yang sudah disiapkan untuk mengoperasikan mesin scanner.
Fasilitas Program Aplikasi Pengolahan data
1) Fasilitas Recognize, berfungsi melakukan pengecekan apakah posisi pengisian sesuai dengan posisi yang ditentukan dalam master yang telah dibuat sebelumnya dan mengubah data dari image file menjadi berupa text file, sehingga mudah untuk dibaca. Proses recoqnize didukung oleh teknologi ICR Intelegent Charac-ter Recognation (ICR) yang akan merubah tulisan dalam bentuk image menjadi ASCII dan bentuk mark menjadi ASCII data.
42
2) Fasilitas Verifikasi, berfungsi untuk melihat apakah hasil recoqnize sesuai dengan maksud pengisian yang ada di kuesioner. Dengan menggunakan suatu nilai keyakinan tertentu (Confidence – Threshold) dapat diketahui berapa banyak yang dibawah tingkat keyakinan. Proses verifikasi akan mencakup proses pembentukan hasil recognize yang dianggap meragukan (dibawah tingkat keyakinan). Oleh karena itu program verifikasi akan menampilkan bentuk image dan hasil konversi data bentuk ASCII yang dianggap meragukan oleh program, seperti yang ditunjukkan pada Gambar III.6. Petugas harus membandingkan antara tampilan pada image dan tampilan hasil konversi serta selanjutnya melakukan perbaikan.
Gambar III.6 Isian file image yang salah atau dianggap meragukan 3) Fasilitas Validasi, berfungsi memeriksa konsistensi masing-masing jawaban yang diisi oleh pencacah pada kuesioner SP2000 berdasarkan pertanyaanpertanyaannya. Fasilitas ini juga memiliki fungsi menggabungkan data hasil pengolahan data program pengolahan yang masih terpecah per blok sensus. Proses validasi pada dasarnya adalah melakukan pengecekan data ASCII hasil verifikasi dengan rule validasi yang telah ditetapkan. Apabila terjadi kesalahan atau ketidak sesuaian dengan rule validasi tersebut maka petugas harus melakukan koreksi seperlunya agar memenuhi kriteria dalam aturan validasi
III.5 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi DKI Jakarta
DKI Jakarta sebagai Ibukota Negara yang terletak di Pulau Jawa merupakan dataran rendah dengan ketinggian rata-rata 7 meter diatas permukaan laut. Dengan posisi
43
6o12' Lintang Selatan dan 106 o48' Bujur Timur. Luas wilayah Propinsi DKI Jakarta berdasarkan SK Gubernur No.1227 Tahun 1989 adalah berupa daratan dan lautan yang masing-masing luasnya yaitu 661,52 km2 dan 6.997,5 km2 dan terdapat tidak kurang dari 110 buah pulau yang tersebar di Kepulauan Seribu. Sedangkan sungai/saluran/kanal terdapat sekitar 27 buah yang digunakan sebagai sumber bahan baku air minum, usaha perikanan dan usaha industri. Di sebelah utara DKI Jakarta membentang pantai dari ujung barat sampai ke timur sepanjang 35 km yang menjadi tempat bermuaranya 9 buah sungai dan 2 buah kanal, sementara di sebelah selatan, barat dan timur berbatasan dengan wilayah Propinsi Banten dan Jawa Barat, sebelah utara wilayah DKI Jakarta dibatasi dengan lautan yaitu Laut Jawa.
Jumlah penduduk DKI Jakarta berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 8.385.639 jiwa. Secara administrasi Propinsi DKI Jakarta terbagi menjadi 5 wilayah kotamadya dan satu kabupaten, yaitu Jakarta Selatan, Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Barat dan Jakarta Utara, serta Kabupaten Administrasi Kepulauan Seribu. Dengan status nya sebagai Ibukota Negara, seluruh wilayah Kota Jakarta telah terhubungkan oleh infrastruktur jalan raya yang cukup baik, dilengkapi dengan berbagai macam sarana transportasi, sehingga seluruh wilayah DKI Jakarta dapat dengan mudah dijangkau dengan kendaraan bermotor.
BPS DKI Jakarta bertanggung jawab terhadap seluruh data dan kegiatan statistik di wilayah Propinsi DKI Jakarta. Dalam hal penyajian data daerah yang berkualitas, BPS DKI Jakarta sering dijadikan barometer di tingkat nasional. Oleh sebab itu, Pimpinan BPS DKI Jakarta dalam suatu wawancara dengan penulis mengungkapkan bahwa beliau lebih mengutamakan pada peningkatan kualitas data di setiap kegiatan statistik yang ada. Berikut ungkapan oleh Bapak Djamal yang merupakan Kepala BPS DKI Jakarta saat ini: ”Kualitas data disini menjadi barometer bagi seluruh unit BPS di tingkat nasional. Kalau misalnya disini (DKI) ditemukan ada penyelewengan atau petugas yang tidak mendata dan hal itu diketahui oleh pihak luar, maka bukan hanya BPS DKI saja yang dinilai jelek, tapi semua BPS propinsi lainnya akan dinilai jelek juga.”
44
Pada kegiatan SP2000, BPS DKI Jakarta, seperti juga BPS Propinsi yang lain, bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Kegiatan-kegiatan di tahap persiapan dan pelaksanaan dilaksanakan oleh BPS Propinsi dan semua BPS Tingkat II, sedangkan kegiatan pengolahan data dipusatkan di tingkat propinsi. Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi DKI Jakarta dilakukan melalui media buku publikasi, media komputer yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi DKI Jakarta, sedangkan untuk masing-masing Kabupaten/Kota di sosialisasikan oleh BPS Tingkat II masing-masing.
III.5.1 Persiapan di BPS DKI Jakarta
Dalam mempersiapkan pelaksanaan SP2000, BPS DKI Jakarta bersama seluruh BPS Propinsi mengikuti rangkaian pertemuan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang diselenggarakan oleh BPS Pusat. Pada tanggal 13-16 Juli 1999 diadakan Rakernas yang berisi Pelatihan Teknis bagi Pimpinan Pelaksana SP2000. Rakernas Pimpinan tersebut dilanjutkan dengan Rapat Teknis yang bertujuan memberikan Pelatihan Teknis SP2000 bagi para Kepala Bidang (Kabid) yang bertanggung jawab langsung pada pelaksanaan SP 2000, yaitu Kabid. Statistik Kependudukan, Kabid. P3S, dan Kepala Bagian Tata Usaha yang diselenggarakan pada tanggal 19-21 Oktober 1999. Sedangkan untuk Kepala Bidang Produksi dan Kepala Bidang Distribusi rapat teknis nya dilaksanakan pada tanggal 17-21 Januari 2000.
Selain pelatihan teknis bagi para pejabat, rangkaian pelatihan teknis bagi para staf BPS dan petugas mitra di propinsi dan kabupaten/kota juga dilakukan. Pelatihan teknis tersebut dilakukan secara berjenjang mulai dari pusat lalu ke daerah sampai pada petugas di lapangan. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang diikuti oleh beberapa staf utusan dari seluruh kantor BPS di Indonesia. Dan beberapa staf dari BPS DKI Jakarta pun di kirim. Setelah pelatihan untuk para Inas, selanjutnya setiap propinsi melaksanakan
45
pelatihan teknis bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dipandu oleh para Inas yang telah dilatih sebelumnya. Pelatihan teknis untuk para Inda tersebut diselenggarakan oleh BPS propinsi yang diikuti oleh para staf dan KSK BPS Tingkat II. Setelah para Inda dilatih, selanjutnya di setiap BPS Tingkat II melaksanakan pelatihan teknis untuk para petugas di lapangan (PCL, PML dan PKSK) yang diajarkan oleh para Inda. Untuk melatih para petugas di lapangan yang merupakan mitra statistik dimana jumlahnya cukup banyak, BPS Tingkat II menggunakan beberapa Gedung Sekolah dengan cara meminjamnya kepada pihak sekolah yang sebelumnya sudah dikoordinasi melalui Dinas Pendidikan. Sebagai contoh BPS Kota Jakarta Utara untuk melatih petugas lapangan menggunakan 4 (empat) gedung sekolah SMP yang berada di Jakarta Utara.
Dalam pelatihan teknis petugas lapangan, para mitra mendapat pelatihan mengenai pelaksanaan pencacahan di lapangan, yaitu bagaimana mengumpulkan data mengenai kependudukan yang kemudian menulisnya di suatu lembar kuesioner. Penulisan data di lembar kuesioner dengan benar dan tulisan dan dengan bentuk tulisan yang bagus menjadi materi tersendiri di kelas.
Dalam perekrutan mitra untuk ditugaskan sebagai petugas lapangan (pencacah, dan pengawas), para KSK di BPS DKI Jakarta lebih mengutamakan mitra-mitra lama (mitra yang sering mengikuti kegiatan sensus atau survei di BPS). Namun karena kebutuhan akan petugas pada SP2000 cukup besar, para KSK melakukan perekrutan mitra dari kelurahan yang sebelumnya menyampaikan surat permohonan perekrutan mitra ke kelurahan. Di masing-masing kelurahan disampaikan banyaknya mitra yang dibutuhkan. Kemudian, dari pihak kelurahan memberikan sejumlah petugas yang biasanya merupakan staf kelurahan atau anggota-anggota karang taruna. Dalam merekrut calon petugas lapangan, Pimpinan BPS Propinsi sebelumnya telah mengumumkan persyaratan bagi calon petugas yaitu pendidikan minimal lulusan SLTA dan memiliki tulisan yang baik. Pada implementasinya para KSK memang mensyaratkan tingkat pendidikan, namun untuk keharusan tulisan yang baik, para KSK melakukan penyeleksian saat pelatihan petugas. Para KSK yang juga bertugas sebagai Inda, memperhatikan satu per satu tulisan calon petugas saat pelatihan teknis
46
petugas lapangan. Apabila ditemukan petugas yang masih bertulisan jelek meskipun telah dilatih, maka KSK tidak akan menggunakan mitra tersebut dalam pelaksanaan SP2000, seperti yang diungkapkan oleh Sudarsono-KSK Kecamatan Gambir: ”memang saya tidak menyeleksi tulisan petugas diawal nya, saya hanya mensyaratkan pendidikan saja yang minimalnya SMA. Namun saat pelatihan petugas, apabila ada mitra-mitra yang bertulisan jelek sekalipun sudah dilatih, maka kita putuskan tidak akan digunakan di pelaksanaan.”
Dalam merekrut mitra, BPS Tingkat II mengakui memiliki kesulitan yang cukup berarti. Penentuan petugas dengan suatu kualitas tertentu, menyebabkan BPS Tingkat II agak sulit mendapatkan mitra statistik. Meskipun DKI Jakarta memiliki sumberdaya manusia yang cukup banyak, namun mendapatkan mitra statistik yang diinginkan bukan hal yang mudah, seperti yang diungkapkan oleh Ibu EndangKepala Seksi Sosial Jakarta Utara ”Saat ini tidak mudah mencari mitra mbak, sekalipun banyak orang di DKI, tapi sulit mencari mitra yang berkualitas. Kalau mitra di BPS itu kan paling nggak ’otak nya’ harus jalan mbak khususnya saat mengisi kuesioner.., itu yang membuat kita sulit mencari petugas.”
Setelah mengikuti pelatihan teknis petugas dan dinyatakan lulus, para mitra kemudian diminta menandatangani surat perjanjian ”kesanggupan melaksanakan tugas” dan diserahkan Surat Tugas dari Kepala BPS Tingkat II untuk kelengkapan dalam menjalankan tugas di lapangan.
Persiapan pelaksanaan SP2000 di Propinsi DKI Jakarta dilakukan dengan berbagai koordinasi antara Kantor BPS dengan Pemerintah Daerah. Gubernur selaku Kepala daerah Propinsi DKI Jakarta mengumpulkan seluruh pimpinan instansi di jajaran pemerintah propinsi dan pemerintah kotamadya untuk mengumumkan pelaksanaan SP2000 di wilayah DKI Jakarta. Hal yang sama juga dilakukan para kepala daerah kabupaten/kota, dimana Walikota juga mengumpulkan seluruh pimpinan instansi di jajaran pemerintah kabupaten/kota beserta Camat dan KSK yang bertugas di Kecamatan. Koordinasi yang baik di tahap persiapan membuat pelaksanaan SP2000
47
mendapatkan perhatian, bukan hanya dukungan moril, namun Pemerintah Propinsi DKI juga menyediakan sarana transportasi khusus (yaitu kapal) untuk memfasilitasi petugas SP2000 menjangkau pulau-pulau yang berada di Kepulauan Seribu, selain itu juga penyediaan gedung-gedung sekolah yang akan digunakan untuk pelatihan petugas lapangan dan ruang-ruang pertemuan di kantor Kecamatan yang akan digunakan untuk pertemuan-pertemuan petugas di lapangan.
III.5.2 Pelaksanaan SP2000 di DKI Jakarta
Pelaksanaan SP2000 di wilayah DKI Jakarta dilakukan selama sebulan penuh pada bulan Juli 2000. Pelepasan para petugas lapangan dilakukan di Kantor Kecamatan sebagai tanda dimulainya pencacahan penduduk untuk SP2000. Setiap PCL bertugas pada dua sampai tiga blok sensus. Pada minggu pertama pelaksanaan, PML mendampingi PCL untuk menunjuk batas-batas wilayah kerja PCL dan mengawasi pada 5 sampai 10 rumahtangga pertama. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan atau kekeliruan petugas di awal. Petugas PML merupakan mitra-mitra lama BPS sehingga mereka telah memahami mekanisme pencacahan di lapangan. Pertemuan petugas lapangan dengan KSK dilakukan dua kali dalam satu minggu di ruang kantor kelurahan. Dalam pertemuan, petugas lapangan mengungkapkan segala permasalahan yang ditemukan di lapangan. Dari catatan dan laporan yang dikumpulkan KSK dari petugas lapangan, hal yang paling utama dan sering ditemui adalah kesulitan dalam menemui responden di kawasan-kawasan elit dan apartemen. Kesulitan tersebut diantaranya disebabkan oleh responden yang menolak untuk diwawancarai, responden sering tidak berada di rumah atau pulang pada larut malam. Dalam menghadapi penolakan dari responden, petugas pencacah dibekali dengan Surat Instruksi Gubernur dan Walikota yang meminta kesediaan warga untuk diwawancarai. Koordinasi dengan aparat RT/RW pun dilakukan, selain itu dukungan dari seluruh staf dan pimpinan kabupaten/kota dan juga staf propinsi dilakukan dengan membentuk tim kerja lapangan, bahkan beberapa pejabat di BPS Pusat pun tidak ketinggalan juga turut turun lapangan dalam menghadapi penolakan dari responden tersebut.
48
Penulisan lembar kuesioner yang mengharuskan suatu standard penulisan tertentu, tidak menjadi masalah yang berarti bagi petugas pencacah. Beberapa permasalahan penulisan yang muncul ditemukan pada petugas yang sering mengulur-ulur waktu dan pekerjaan, sehingga petugas pencacah tersebut tidak memiliki waktu yang cukup untuk merapikan tulisan di kuesioner. Dalam mengontrol target dan penyelesaian pencacahan di suatu blok, setiap PML dan PKSK menggunakan lembar kontrol yang berisi blok-blok beban kerja petugas yang dibawah pengawasan mereka, dimana lembar kontrol tersebut dibuat oleh KSK di masing-masing kecamatan.
Untuk membantu KSK mengawasi jalannya pelaksanaan di lapangan, BPS Tingkat II menunjuk Kepala Seksi dan Staf Inti sebagai Koordinator Kecamatan (Korcam). KSK memasukkan laporan dan kuesioner hasil pencacahan melalui Korcam, dan Korcam bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen sebelum dikirim ke Pusat Pengolahan.
Dokumen kuesioner yang sudah terisi dan dirapikan oleh PCL lalu di serahkan ke PML untuk dilakukan pemeriksaan. Di tangan PML dilakukan pemeriksaan per lembar kuesioner terhadap isian dan kerapihan kuesioner. PML kemudian menyerahkan kuesioner ke KSK atau PKSK yang kemudian pemeriksaan dilakukan kembali oleh KSK/ KSK terhadap kelengkapan dokumen. Setelah itu KSK membuat catatan pemasukan dokumen dari PML dan juga pengiriman ke BPS Kab/Kota.
III.5.3 Pengolahan data SP2000 di BPS DKI Jakarta
Pengolahan data hasil pencacahan SP2000 di BPS Propinsi DKI Jakarta di pusatkan di Kantor BPS Propinsi. Untuk pengolahan BPS DKI Jakarta menggunakan 4 (empat) buah mesin scanner dengan 50 unit komputer. Penanggung jawab pelaksanaan pengolahan adalah Bidang Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik (P3S). Saat pelaksanaan SP2000 lalu jabatan Kepala Bidang P3S dirangkap oleh Kepala Kantor BPS DKI Jakarta, hal ini dikarenakan belum terisinya pejabat yang menduduki jabatan struktural tersebut.
49
Pada tahun 2000 lalu kantor BPS Propinsi DKI Jakarta berada di dua gedung yang letaknya dengan alamat yang berbeda. Untuk ruang Bidang P3S dan ruang Bidang Statistik Produksi, berada di gedung yang terletak di Jalan Cempaka Mas, sedangkan gedung untuk Bidang Statistik Sosial, Bidang Statistik Distribusi, Bidang Neraca Wilayah dan Bagian Tata Usaha terletak di Jalan Merdeka Selatan. Untuk mempermudah koordinasi jalannya proses pengolahan SP2000, Pimpinan saat itu memutuskan agar proses pengolahan dan semua hal yang berhubungan dengan pengolahan SP2000 dipusatkan di gedung kantor yang berada di Jalan Cempaka Mas dan di bawah tanggung jawab Bidang P3S, termasuk dalam hal penerimaan dokumen hasil pencacahan dari kabupaten/kota. Bila pada sensus/survei sebelumnya penerimaan dokumen hasil lapangan dari daerah berada dibawah tanggung jawab Bagian TU, namun pada kegiatan SP2000 seluruh penerimaan dokumen dikoordinir oleh Bidang P3S.
Seperti halnya pada persiapan pencacahan penduduk, pada tahap persiapan pengolahan data, BPS DKI Jakarta mengirim 3 (tiga) orang staf P3S untuk mengikuti pelatihan pengolahan yang diadakan oleh BPS Pusat. Pada pelatihan tersebut setiap peserta mendapatkan pembekalan teknis tentang pengelolaan dokumen dan perjalanan proses pengolahan data, yaitu mulai dari receivingbatching, lalu editing dan scanning, dan diakhiri dengan tahap verifikasi dan validasi. Selanjutnya tiga orang staf yang dikirim tersebut memandu pelaksanaan pelatihan yang diadakan di kantor propinsi yang dilaksanakan bagi seluruh staf yang diikutsertakan pada pengolahan (terdiri dari seluruh staf P3S, dan beberapa staf Bidang lainnya yaitu staf Bidang Sosial, staf Bidang Produksi dan staf Bagian TU). Selain itu pelatihan juga diadakan bagi para mitra pengolahan, dimana pada SP2000 lalu untuk pengolahan data, BPS DKI merekrut kurang lebih 200 orang mitra, dengan persyaratan mitra berpendidikan SLTA.
Sebelum pelaksanaan pengolahan, Kepala Kantor terlebih dahulu mengumpulkan seluruh staf, untuk membentuk kelompok-kelompok tim keja, yang terdiri dari tim receiving-batching, tim editing, tim scanning, dan tim verifikasi dan validasi. Pada setiap tim
ditunjuk supervisor yang berjumlah dua orang (hal ini dikarenakan
50
jadwal kerja yang terdiri dari tiga shift, sehingga dibutuhkan dua orang supervisor yang nantinya bekerja secara bergilir mengawasi dan memberikan laporan kepada Kepala Kantor). Jabatan supervisor diduduki oleh staf P3S, sedangkan staf bidang dibagi habis kedalam tim-tim kerja tersebut. Para mitra yang telah dilatih pun ditugaskan dan dibagi dalam kelompok-kelompok tim tersebut terkecuali tim receiving-batching yang terdiri dari para staf. Khusus mitra yang memiliki kemampuan mengoperasikan komputer ditugaskan pada tim verifikasi- validasi.
Pengiriman dokumen hasil pencacahan dari daerah diterima oleh tim receivingbathching yang berjumlah 10 orang, dimana masing-masing kota terdapat dua orang yang bertanggung jawab. Tim menggunakan master blok (yang sudah dipersiapkan sebelumnya) untuk mengontrol dokumen yang sudah dan belum masuk dari kantor kabupaten/ kota. Setelah dilakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen yang dikirim, tim menandatangani lembar laporan pengiriman (yang dibuat oleh BPS tingkat 2) dan kemudian mem-batch dokumen tersebut menurut kecamatan. Penomoran batch ditulis di bagian muka dan sisi-sisi samping dus dokumen agar memudahkan petugas ketika mencari dokumen-dokumen dengan nomor batchbatch tertentu apabila dibutuhkan. Setelah dokumen di-batch, tim kemudian meletakkan dokumen tersebut menurut kota, kecamatan dan batch nya pada rak-rak yang disediakan khusus untuk penataan dan penyimpanan dokumen yang letaknya di gudang pada salah satu ruang di gedung kantor. Gambar III.7 merupakan contoh rak-rak dan bentuk penyusunan dokumen dalam gudang BPS Propinsi DKI Jakarta.
Gambar III.7 : Contoh rak dan bentuk penataan dokumen di Gudang BPS Propinsi DKI Jakarta
51
Untuk sirkulasi dokumen yang keluar-masuk gudang menjadi tanggung jawab penuh tim receiving-batching (atau disingkat dengan tim batching). Tim mencatat sirkulasi keluar masuk dokumen dengan menggunakan Kartu Kendali. Setiap hari supervisor receiving-bathching melaporkan pemasukan dokumen dari daerah ke Kepala Kantor.
Pada tahap editing, dokumen yang mau diedit dikeluarkan oleh tim bathching dari rak-rak di gudang dan diserahkan ke petugas editing melalui supervisor editing. Proses editing berjalan dalam satu ruang tersendiri. Untuk setiap dus dokumen yang hendak di edit dilengkapi dengan Kartu Kendali, sehingga setiap petugas yang hendak mengedit diwajibkan untuk mengisi Kartu Kendali tersebut yaitu tanggal dimulai meng-edit dan tanggal selesai di edit ketika editing terhadap dokumen telah selesai. Contoh Kartu Kendali Propinsi Kabupaten/Kotamadya Kecamatan Kelurahan NBS
: DKI JAKARTA : JAKARTA SELATAN : : :
No.Batch
:
3 7 0 1 0 0 0 0 1
1 1 0 1 B
0 0 1
Tanggal Ambil
EDIT Tanggal Selesai
Nama Petugas
Tanggal Ambil
SCAN Tanggal Selesai
Nama Petugas
Gambar III.8 : Contoh Kartu Kendali pada Pengolahan Data di BPS DKI Jakarta
Proses editing dilakukan editor pada setiap lembar kuesioner. Editor memeriksa isian dan tulisan pada kuesioner. Sejumlah perbaikan dilakukan, khususnya pada bentuk tulisan, namun apabila ditemukan dokumen yang isiannya ‘sangat parah’ dalam hal tulisan, maka petugas daerah yang mengerjakan dokumen tersebut dipanggil untuk melakukan perbaikan pada pekerjaannya. Dengan tersedianya transportasi dan prasarana yang baik memudahkan BPS Propinsi untuk berkoordinasi dengan BPS dan petugas di daerah. Setelah editing selesai, editor
52
mengembalikan dokumen yang telah di edit ke supervisor editing yang kemudian menyerahkannya ke tim batching kembali. Setiap hari supervisor editing merekap dokumen yang telah di edit petugas berdasarkan Kartu Kendali yang kemudian menuliskannya pada lembar laporan, untuk kemudian diserahkan kepada Kepala Kantor. Saat pengolahan data SP2000, kebijakan dari Kepala Kantor menghendaki agar setiap hari semua supervisor tim pengolahan membuat laporan perkembangan pekerjaan di bagian nya masing-masing yang diserahkan langsung kepada nya. Namun, meskipun telah ada laporan, Kepala Kantor setiap hari nya tetap memonitor secara langsung jalannya proses pengolahan. Menurut Pak Amin, yang merupakan staf P3S, mengungkapkan bahwa Kepala Kantor dahulu pernah memimpin di Bidang P3S sehingga sangat memahami pengaturan kerja pada pengolahan data ; “Berjalannya proses pengolahan dengan baik mungkin lebih dikarenakan pengaruh Pimpinan. Kepala Kantor langsung mengontrol berjalan nya proses pengolahan. Karena Pimpinan dahulunya pernah berada dan memimpin di bagian P3S, jadi beliau sangat paham pengaturan kerja pada pengolahan.”
Selanjutnya pada tahap scanning, tim batching mengirimkan dokumen yang telah di edit kepada tim scanning yang berada di ruangan pengolahan yang bersebelahan dengan ruang edit. Dalam ruangan tersebut, selain terdapat tim scanning juga terdapat tim verifikasi dan validasi dengan 50 unit komputer. Kelompok tim scanning terdiri dari 10 orang mitra dengan 2 orang supervisor. Seluruh anggota tim scanning adalah laki-laki, dimana hal ini juga merupakan kebijakan yang dibuat oleh Kepala Kantor dengan pertimbangan bahwa pekerjaan scanning membutuhkan tenaga yang lebih besar dibanding pekerjaan lainnya. Dengan mesin scanner yang berjumlah 4 buah, tim scanning berkerja secara bergiliran dalam 3 shift (shift pagi, shift sore, dan shift malam). Seperti halnya pada tahap edit, untuk mengontrol dokumen yang akan dan telah di scanning digunakan Kartu Kendali dimana petugas scan mengisikan tanggal ambil dokumen yang hendak di scan dan tanggal selesai bila dokumen telah selesai di scan. Berdasarkan keterangan pada Kartu Kendali, supervisi scan membuat laporan perkembangan proses scanning setiap hari untuk Kepala Kantor.
53
Meskipun pada awalnya BPS DKI memperoleh alokasi 4 buah scanner, namun saat memasuki bulan kedua proses pengolahan, hanya tinggal 2 buah scanner yang masih baik digunakan, sedangkan 2 mesin lainnya mengalami kerusakan pada lampu, karet dan roda penarik kertas. Kerusakan pada lampu menyebabkan pencahayaan yang kurang dalam menangkap baik tulisan ataupun mark dari dokumen, sehingga hal ini menyebabkan scanner tidak sempurna dalam membaca tulisan pada dokumen. Selain itu karet dan roda yang menarik kuesioner saat masuk dan keluar yang rusak, menyebabkan seringnya lembar kuesioner macet di dalam mesin, dimana hal ini menghambat kecepatan proses scanning. Sebenarnya BPS Pusat telah mengirimkan suku cadang scanner tersebut, namun stok tersebut tidaklah mencukupi sampai akhir pengolahan, sedangkan untuk menambah stok suku cadang tersebut harus didatangkan dari Singapura, dikarenakan belum terdapatnya distributor suku cadang tersebut di Indonesia. Dan tentunya untuk mendatangkan suku cadang tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama.
Rusaknya dua mesin scanner tersebut menyebabkan tim scanning bekerja keras selama 24 jam. Namun support dari Kepala Kantor yang terus memonitor dan memotivasi yang juga menyediakan dana tambahan dan konsumsi di malam hari, membuat tim terus bersemangat melakukan pekerjaan hingga akhir.
Setelah lembar demi lembar dokumen di scan, petugas scan merapikan kuesioner kembali ke dalam dusnya dan meletakkan menuliskan tanggal selesai di scan pada Kartu Kendali pada dus dokumen tersebut, dan kemudian menyerahkannya ke petugas batch. Dalam ruangan scan tersebut juga terdapat rak-rak tempat petugas batch meletakkan dokumen-dokumen yang ’menunggu’ untuk di verifikasi dan validasi. Bila dokumen yang berada di rak cukup banyak, maka petugas scanning menghentikan sementara jalannya proses scanning.
54
Gambar III.9 : Ruang Pengolahan data yang dilengkapi dengan Rak-rak dokumen
Setelah tahap scanning, proses selanjutnya adalah recognition dan verification yang dijalankan oleh tim verifikasi dan validasi (disingkat: tim validasi). Bila pada scanning proses berjalan cepat dan belum ditemukan permasalahan yang cukup berarti, namun saat recognition dan verifikasi proses berlangsung agak lambat, karena petugas melakukan perbaikan terhadap kesalahan-kesalahan yang ada, seperti yang diungkapkan oleh Azis, yang merupakan staf Bidang Produksi yang diikutsertakan dalam pengolahan SP2000, : ”Permasalahan saat itu banyak nya yaitu pada tahap recognize dan verifikasi. Setelah di scan banyak sekali kesalahan yang harus kita perbaiki dengan meng-entry data kembali oleh para mitra, dimana ini membutuhkan waktu yang lama dan kerja keras dari semua petugas sampai akhirnya data clean oleh tim validasi yang saat itu di supervisor oleh Ibu Elin.”
Saat verifikasi banyak ditemukan kesalahan-kesalahan baca yang dilakukan saat scan terhadap tulisan dalam kuesioner, yang menghasilkan hasil yang berbeda dengan apa yang ditulis dalam kuesioner. Untuk itu petugas melakukan perbaikan dengan kembali membuka ribuan lembar kuesioner dan melakukan entry data dalam memperbaiki kesalahan. Namun dengan kerja keras dari semua petugas validasi yang berjumlah kurang lebih 100 orang pada 50 unit PC yang dioperasikan selama 24 jam, menjadikan proses pengolahan dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
55
Saat itu diindikasikan penyebab dari banyaknya kesalahan adalah datang dari kualitas pinsil dan kertas yang tidak sesuai dengan standard yang digunakan untuk scanner. Pinsil yang diberikan ke petugas pencacah berbeda tingkat ’kehitamannya’, meskipun semuanya tercantum jenis 2B, dimana hal ini menyebabkan tulisan isian dalam kuesioner sebagian tidak terbaca. Pada lembar kuesioner pun ditemukan kualitas yang berbeda-beda pada tinta dan ketebalan kertas. Kalimat pertanyaan dan garis pada kuesioner yang berwarna merah pada kuesioner saat scan beberapa ditemukan dapat terlihat pada hasil scan, yang kemudian menghasilkan image yang mengganggu aplikasi untuk mengenali karakter tulisan dan mark yang sebenarnya pada kuesioner. Langkah perbaikan yang dilakukan pertama kali dilakukan dengan menghitamkan kembali tulisan dan mark yang tida terbaca pada kuesioner dengan menggunakan spidol, namun hal ini ternyata membutuhkan waktu yang lama. Akhirnya diputuskan bahwa perbaikan kesalahan dilakukan dengan meng-entry data dengan membuka lembaran kuesioner yang datanya bermasalah tersebut.
Setelah proses verifikasi selesai, tim validasi menjalankan dalam proses validasi dengan memeriksa kelengkapan dan kebenaran isian serta konsistensinya sampai keseluruhan data menjadi clean sehingga dapat di tabulasi. Setiap hari Ibu Elin yang saat itu sebagai supervisi validasi membuat laporan perkembangan proses verifikasi dan validasi untuk dilaporkan kepada Kepala Kantor.
Setelah data clean petugas validasi meletakkan dokemen yang pada bagian rak tersendiri yang memisahkan nya dengan dus-dus dokumen yang belum clean data nya. Kemudian petugas batch mengambil dus-dus dokumen yang terletak di bagian rak yang telah clean tersebut untuk diletakkan kembali pada rak di dalam gudang.
III.5.4 Sosio-Teknogram Penyelenggaraan SP2000 di BPS DKI Jakarta
Berdasarkan deskripsi yang telah diuraikan, selanjutnya dibentuk Diagram Sosioteknis (Tabel III.1) untuk memperhatikan aktor-aktor dan objek teknis serta aksi-aksi yang dilakukan secara terstruktur.
56
Tabel III.1 Diagram Sosioteknis pada Penyelenggaraan SP2000 di DKI Jakarta Sosiogram Pemprov., Pemerintah Kab/Kota, BPS DKI Jakarta BPS Kab/Kota. P BPS Kab/Kota, Kecamatan, E Kelurahan. R S
Aksi-aksi
Teknogram
Koordinasi antara Pem.prov., Pemerintah daerah serta BPS Propinsi dan Kab/Kota dalam mempersiapkan pelaksanaan SP2000.
Rencana kegiatan, Surat Instruksi, Gubernur dan Walikota.
BPS Kab/ Kota melakukan perekrutan mitra statistik untuk petugas di lapangan, dengan mengutamakan mitra-mitra lama terlebih dahulu. Kekurangan mitra dikoordinasikan dengan kecamatan dan kelurahan.
Daftar mitra lama, Surat permohonan petugas ke kelurahan
Beberapa staf Propinsi mengikuti pelatihan Inas di BPS Pusat. Selanjutnya Inas meneruskan materi pelatihan SP2000 tersebut pada pelatihan untuk para Inda. Inda meneruskan materi pelatihan SP2000 kepada petugas lapangan, mencakup prosedur kerja metode berwawan-cara, pengisian kuesioner, dan bentuk penulisan pada kuesioner. Pada akhir pelatihan terdapat sesi evaluasi; beberapa petugas yang memiliki nilai buruk dan tidak mampu bertulisan baik tidak diluluskan. PCL melakukan pencacahan ke setiap penduduk/ rumahtangga yang didampingi oleh PML. KSK/ PKSK melakukan pengawasan pelaksanaan di seluruh desa yang ada.
Buku pedoman, Materi pelatihan, Metode penyeleksian, Kuesioner, Peralatan Petugas (pinsil,dll), Surat Perjanjian.
I A
BPS Pusat, P BPS DKI Jakarta, BPS Kab/Kota, A Inas, Inda, Petugas N lapangan.
PCL , PML , KSK, PKSK.
P E L A K S A
KSK, Korcam, PKSK, PML, PCL.
Surat Tugas, Peta wilayah kerja, Kuesioner, Peralatan Petugas , Catatan lapangan. Surat Instruksi, Transportasi (kapal)
Pertemuan petugas yang diadakan dua kali seminggu di ruang pertemuan kecamatan atau kelurahan Catatan laporan yang dihadiri oleh seluruh petugas lapangan. PCL,PML,PKSK,KSK dan Korcam. Pertemuan membahas kesulitan dilapangan; dimana mewawancarai responden di kawasan elit dan penolakan warga menjadi masalah utama.
57
N BPS Pusat, BPS DKI Jakarta, A Tim Kabupaten, A KSK, PKSK. N PML, PKSK, KSK
Utusan dari BPS Pusat dan BPS DKI turut membantu dalam pencacahan SP2000 khusus dalam menangani penolakan warga dan kesulitan di kawasan elit.
Surat Instruksi, Kuesioner, Peralatan Petugas (pinsil,dll).
Selesai pencacahan lapangan, PML mengambil dokumen dari PCL, selanjutnya dilakukan pemeriksaan terhadap setiap lembar dokumen. Setelah itu dokumen diserahkan ke KSK dan PKSK untuk diperiksa ulang sebelum dikirim ke BPS Kota.
Peralatan Petugas (pinsil,dll), Catatan pemasukan dokumen dan pengiriman ke BPS Kota.
TAHAP PENGOLAHAN DATA (yang terdiri dari tahap persiapan dan proses pengolahan)
P E R S I A P A N
R E C E I V I N G
Susunan rencana kerja dan pembagian tugas pengolahan.
Kepala Kantor, Staf bidang-bidang BPS DKI Jakarta.
Kepala kantor mengumpulkan beberapa staf dari bidang-bidang untuk menyampaikan rencana kerja serta pembentukan tim-tim kerja pengola-han dan menunjuk supervisor pada tim-tim tersebut.
Bidang P3S, mitramitra.
Bidang P3S melaksanakan Lembar biodata perekrutan mitra pengolahan dan petugas pengolahan. pembagian tugas.
Seluruh anggota tim kerja pengolahan.
Pelaksanaan pelatihan para petugas Buku Pedoman pengolah: receivng- batching, edit, pengolahan, kuesioner, pinsil, scanning, verifikasi dan validasi. scanner, PC
Tim receivingbatching (2 orang supervisor dan 8 staf anggota).
Tim menerima dokumen dari daerah. Setiap satu kota ditangani 2 orang. Setiap blok dokumen diberi nomor batch pada muka dan sisi-sisi dus dokumen, kemudian menyusunnya pada rak-rak dalam Gudang menurut kecamatan dan kab/kota. Supervisor melaporkan pemasukan dokumen dari daerah ke Ka.Kantor.
E Tim editing D (2 orang supervisor
Master blok, Laporan pengiriman, Sistem penomoran batch, Kartu Kendali batch, Rak-rak, Gudang, Laporan pemasukan dokumen.
Dokumen dikeluarkan dari gudang Ruang editing, oleh tim batching dan diserahkan ke Kuesioner,
58
supervisor editing untuk di edit oleh tim edit. Setiap pengambilan dan penyelesaian edit dokumen, petugas mengisi Kartu Kendali, kemudian menyerahkan pada supervisor yang selanjutnya diserahkan ke tim batch kembali. Seluruh editor dibagi dalam 3 shift (pagi, siang, malam) secara bergilir yang bertugas memeriksa isian kuesioner dan memperbaiki bentuk tulisan baik dengan pinsil maupun spidol. Supervisor melaporkan pencapaian proses edit dokumen setiap hari ke Kepala Kantor.
Peralatan tulis, Kartu Kendali, Sistem pembagian shift kerja, Laporan edit dokumen.
Tim scanning (2 orang supervisor dan 8 staf anggota), Tim batching.
Tim batch mengirim dokumen yang telah di edit ke tim scan yang berada di ruang pengolahan. Tim scanning bekerja secara bergilir dalam 3 shift. Dikarenakan dua dari empat mesin mengalami kerusakan pada lampu, karet, dan rodanya di bulan kedua waktu pengolahan menyebabkan tim bekerja lebih keras dari bulan sebelumnya. Dan untuk mengontrol dokumen yang belum dan telah di scan, tim menggunakan Kartu Kendali. Setelah di scan, dokumen diletakkan oleh tim batch di rak-rak yang berada di ruang pengolahan untuk menunggu di verifikasi. Supervisor tim scan melaporkan penyelesaian proses scan dokumen setiap harinya ke Kepala Kantor.
Ruang pengolahan, Rak-rak, Kuesioner, Kartu Kendali, 4 buah Mesin scanner, Suku cadang mesin (lampu,karet,roda), Laporan scanning dokumen.
Tim verifikasi + validasi (2 orang supervisor dan dan para mitra), Tim batching
Tim verifikasi menjalankan proses recognize dan verifikasi. Saat verifikasi ditemukan banyak kesalahan baca tulisan, dan hal ini membutuhkan perbaikan dengan membuka dokumen kembali untuk entry data. Setelah verifikasi, tim itu menjalankan proses validasi untuk mengclean kan data, sehingga dapat di tabulasi. Tim menggunakan 50 PC, aplikasi verifikasi-validasi menggunakan software yang dibangun oleh
I dan para mitra), T Tim batching. I N G
S C A N N I N G
V E R I F I K A S I + V A L I D
59
Ruang pengolahan, Rak-rak, Kuesioner, Jaringan PC(50 PC) Nestor Reader, Program aplikasi verifikasi dan validasi. Laporan validasi.
A S I
BPS Pusat. Supervisor tim melaporkan penyelesaian proses scan dokumen setiap hari ke Kepala Kantor.
Jejaring relasi sosio-teknis yang terbentuk : Pemprov-PemKab/Kota-Kecamatan-Kelurahan-BPS DKI Jakarta-BPS Kab/KotaBPS Pusat-Inas,Inda-PCL,PML,KSK,PKSK,Korcam-Tim receiving-batching -Tim editing-Tim scanning-Tim verifikasi dan validasi + Surat Instruksi-Daftar mitra lama-Surat Permohonan-Buku Pedoman- Metode penyeleksian- Kuesioner-Peralatan Petugas- Surat Perjanjian- Surat TugasPeta wilayah kerja-Catatan lapangan-Transportasi (kapal)- Catatan pemasukan dokumen dan pengiriman dokumen- Master blok- Sistem penomoran batch-Kartu Kendali-Rak-rak-Gudang- Laporan edit dokumen-scanner- suku cadang mesinJaringan PC-Program aplikasi verifikasi dan validasi-Laporan validasi III.6 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi Jawa Timur
Propinsi Jawa Timur merupakan satu propinsi yang terletak di Pulau Jawa bagian Timur. Propinsi ini terletak pada 111°0' hingga 114°4' Bujur Timur dan 7°12' hingga 8°48' Lintang Selatan. Batas daerah Propinsi Jawa Timur di sebelah utara berbatasan dengan Pulau Kalimantan atau tepatnya dengan Propinsi Kalimantan Selatan, di sebelah timur berbatasan dengan Pulau Bali, di sebelah selatan berbatasan dengan perairan terbuka yaitu Samudera Indonesia sedangkan di sebelah barat berbatasan dengan Propinsi Jawa Tengah. Secara umum, wilayah Jawa Timur dapat dibagi 2 bagian besar, yaitu Jawa Timur daratan dan Kepulauan Madura. Dimana luas wilayah Jawa Timur daratan hampir mencakup 90 persen dari seluruh luas wilayah Propinsi Jawa Timur, sedangkan luas Kepulauan Madura hanya sekitar 10 persen.
Jumlah penduduk Propinsi Jawa Timur berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 34.765.998 jiwa. Dengan luas wilayah yang mencapai 46.428,57 km2, yang terbagi menjadi 38 kabupaten/kota yaitu 29 kabupaten dan 9 kotamadya. Wilayah yang cukup luas tersebut termasuk daerah pegunungan, pantai dan lembah. Secara geografis Jawa Timur dibedakan menjadi tiga dataran : tinggi, sedang dan rendah. Dataran tinggi merupakan daerah dengan ketinggian rata-rata diatas 100 meter diatas permukaan laut. Dataran sedang dengan ketinggian antara 45-100 meter di atas permukaan laut. Sedangkan dataran rendah dengan ketinggian dibawah 45 meter diatas permukaan laut. Berikut Tabel III.2kabupaten/kota menurut ketinggian :
60
Tabel III.2. Daerah Administrasi Propinsi Jawa Timur Menurut Dataran Tinggi,Sedang,Rendah Daerah
Dataran Tinggi
Dataran Sedang
Dataran Rendah
Kabupaten
Trenggalek
Ponorogo
Pacitan
Jombang
Blitar
Tulungagung
Kediri
Bojonegoro
Malang
Lumajang
Banyuwangi
Tuban
Bondowoso
Jember
Situbondo
Lamongan
Magetan
Ngawi
Probolinggo
Gresik
Madiun
Pasuruan
Sampang
Nganjuk
Sidoarjo
Pamekasan
Bangkalan
Mojokerto
Sumenep
Malang
Kediri
Probolinggo
Mojokerto
Batu
Madiun
Pasuruan
Surabaya
Kota
Dengan jumlah kabupaten/kota yang banyak, keragaman daerah pun sangat besar di Jawa Timur. Beberapa daerah merupakan kota-kota besar dan maju dengan fasilitas infrastruktur jalan raya dan transportasi yang cukup. Namun beberapa daerah lainnya merupakan daerah yang minim akan fasilitas infrastruktur jalan raya dan juga transportasi umum, sehingga beberapa tempat di daerah tersebut masih sulit untuk dijangkau dengan kendaraan bermotor, seperti beberapa daerah di perbatasan propinsi, pegunungan dan di Kepulauan Madura.
Sama halnya dengan satuan kerja BPS propinsi lainnya, BPS Propinsi Jawa Timur bertanggung jawab terhadap seluruh data dan kegiatan statistik di wilayah Propinsi Jawa Timur. Namun dengan banyaknya kabupaten/kota di Propinsi Jawa Timur, menjadi satu permasalahan tersendiri bagi BPS Jawa Timur khususnya dalam memenuhi sumberdaya manusia yang berkualitas baik bagi satuan kerja sendiri maupun pada kegiatan-kegiatan perstatistikan yang membutuhkan tenaga-tenaga lepas (mitra). Beberapa kantor BPS kabupaten/kota banyak ditemui jumlah staf yang terbatas, sejumlah besar Kasie (Kepala Seksi) di Jawa Timur tidak memiliki staf, sehingga hal ini menyebabkan sejumlah pekerjaan ditangani seorang diri oleh Kasie tersebut, untuk pekerjaan yang berskala kecil mungkin tidak terlalu menjadi masalah, namun apabila terdapat kegiatan yang berskala besar ketiadaan staf ini menjadi kendala besar, yaitu memperlambat jalannya kinerja kegiatan, yang pada akhirnya juga memperlambat selesainya suatu kegiatan di tingkat nasional. Selain staf, di beberapa kabupaten juga ditemukan kekurangan akan tenaga KSK sehingga terdapat
kecamatan-kecamatan
yang
tidak
61
memiliki
petugas
statistik
di
kecamatannya. Untuk itu seringkali BPS Tingkat II menunjuk KSK untuk bertugas di dua kecamatan (yang bersebelahan). Namun dikarenakan kegiatan Sensus Penduduk ber skala besar, tidak lah mungkin untuk seorang KSK menangani di dua kecamatan, dan hal ini akhirnya diatasi dengan ’turun nya’ staf ataupun Kasie untuk bertugas sementara sebagai KSK di kegiatan SP2000. Dan tentunya hal ini berimplikasi pada terganggunya tugas-tugas rutin yang harus ditangani oleh staf atau kasie tersebut.
Pada kegiatan SP2000, BPS Propinsi Jawa Timur juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Kegiatan-kegiatan di tahap persiapan dan pelaksanaan dilaksanakan oleh BPS Propinsi dan seluruh BPS Tingkat II di daerah, sedangkan pada kegiatan pengolahan data, BPS Jawa Timur mempunyai lima tempat pusat pengolahan, yang berada di Kantor BPS Propinsi sendiri, dan empat lainnya berada di Kantor BPS Kabupaten Tuban, BPS Kabupaten Kediri, BPS Kabupaten Jember, BPS Kabupaten Madiun. Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi Jawa Timur dilakukan melalui media buku publikasi, dan internet yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi Jawa Timur.
III.6.1 Persiapan di BPS Propinsi Jawa Timur
Dalam mempersiapkan pelaksanaan SP2000, BPS Propinsi Jawa Timur bersama seluruh BPS Propinsi
mengikuti rangkaian pertemuan Rapat Kerja Nasional
(Rakernas) yang diselenggarakan oleh BPS Pusat. Pada tanggal 13-16 Juli 1999 diadakan Rakernas yang berisi Pelatihan Teknis bagi Pimpinan Pelaksana SP2000. Rakernas Pimpinan tersebut dilanjutkan dengan Rapat Teknis yang bertujuan memberikan Pelatihan Teknis SP2000 bagi para Kepala Bidang (Kabid) yang bertanggung jawab langsung pada pelaksanaan SP 2000, yaitu Kabid. Statistik Kependudukan, Kabid. P3S, dan Kepala Bagian Tata Usaha yang diselenggarakan pada tanggal 19-21 Oktober 1999. Sedangkan untuk Kabid. Produksi dan Kabid. Distribusi rapat teknis nya dilaksanakan pada tanggal 17-21 Januari 2000.
62
Selain pelatihan teknis bagi para pejabat, rangkaian pelatihan teknis bagi para staf BPS dan petugas mitra di propinsi dan kabupaten/kota juga dilakukan. Pelatihan teknis tersebut dilakukan secara berjenjang mulai dari pusat lalu ke daerah sampai pada petugas di lapangan. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang diikuti oleh beberapa staf utusan dari seluruh kantor BPS di Indonesia. Dan beberapa staf dari BPS Jawa Timur pun di kirim. Setelah pelatihan untuk para Inas, selanjutnya setiap propinsi melaksanakan pelatihan teknis bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dipandu oleh para Inas yang telah dilatih sebelumnya. Pelatihan teknis untuk para Inda tersebut diselenggarakan oleh BPS propinsi yang diikuti oleh para staf dan KSK BPS Tingkat II. Setelah para Inda dilatih, selanjutnya di setiap BPS Tingkat II melaksanakan pelatihan teknis untuk para petugas di lapangan (PCL, PML dan PKSK) yang diajarkan oleh para Inda. Untuk melatih para petugas di lapangan yang merupakan mitra statistik dimana jumlahnya cukup banyak, BPS Tingkat II menggunakan beberapa Gedung Sekolah baik SD maupun SMP dengan cara meminjamnya kepada pihak sekolah yang sebelumnya sudah dikoordinasi melalui Dinas Pendidikan..
Dalam pelatihan teknis petugas lapangan, para mitra mendapat pelatihan mengenai pelaksanaan pencacahan di lapangan, yaitu bagaimana mengumpulkan data mengenai kependudukan yang kemudian menulisnya di suatu lembar kuesioner. Penulisan data di lembar kuesioner dengan benar dan tulisan dan dengan bentuk tulisan yang bagus menjadi materi tersendiri di kelas.
Untuk pelaksanaan SP2000 lalu, BPS Jawa Timur merekrut puluhan ribu mitra melalui BPS daerah untuk ditugaskan sebagai petugas lapangan (pencacah, dan pengawas). Sehubungan dengan akan digunakannya mesin scanner untuk pengolahan data, Kepala BPS Jawa Timur saat itu mengarahkan agar BPS kab/kota dan para KSK untuk lebih mengutamakan mitra yang berprofesi guru sebagai petugas, dengan pertimbangan bahwa guru memiliki tulisan yang baik dan rapih. Dan lagi dikarenakan kegiatan SP2000 direncanakan akan dilaksanakan pada bulan Juli yang merupakan bulan libur sekolah, sehingga hal ini memungkinkan untuk
63
dilakukan. Namun pada tahap perekrutannya, hal tersebut tidak sepenuhnya dapat dilakukan, beberapa guru menolak dikarenakan adanya kesibukan lain dan sulitnya medan tugas, namun beberapa guru lainnya ada juga yang mau terlibat. Dikarenakan kebutuhan petugas yang besar dan tingkat kesulitan di lapangan para KSK masih menggunakan beberapa mitra lama. Selain itu petugas dari desa-desa yang merupakan aparat di kantor desa juga dilibatkan dengan pertimbangan lebih memahami wilayah tugasnya. Untuk kegiatan berskala besar seperti sensus penduduk, BPS daerah dan para KSK agak ’longgar’ dalam menentukan kriteria petugas seperti pendidikan minimal SLTA, hal ini dikarenakan masih rendahnya tingkat pendidikan rata-rata penduduk Jawa Timur, yaitu pendidikan sekolah dasar, sehingga di beberapa kabupaten Jawa Timur beberapa petugas SP2000 ada yang hanya berpendidikan SD dan SMP.
Saat pelatihan petugas, selain mendapatkan materi tentang kegiatan sensus penduduk dan metode mewawancarai, calon petugas (PCL, PML dan PKSK) juga berlatih menuliskan karakter dan marking dengan benar. Beberapa petugas mengalami kesulitan untuk merubah tulisannya untuk mengikuti bentuk tulisan yang ditentukan, khususnya petugas yang sudah tua yang merupakan aparat desa yang memiliki bentuk tulisan miring dan sambung. Pada akhir dari pelatihan petugas diadakan evaluasi terhadap semua petugas lapangan, namun hal ini dilakukan hanya untuk kembali mengingat hal-hal yang telah diajarkan bukan untuk penyeleksian. Setelah itu para mitra kemudian diminta menandatangani surat perjanjian ”kesanggupan melaksanakan tugas” dan diserahkan Surat Tugas dari Kepala BPS Tingkat II untuk kelengkapan dalam menjalankan tugas di lapangan.
III.6.2 Pelaksanaan SP2000 di Jawa Timur
Pelaksanaan SP2000 di wilayah Jawa Timur dilakukan selama sebulan penuh pada bulan Juli 2000. Setiap PCL bertugas pada dua sampai tiga blok sensus yang diawasi PML yang membawahi 2 sampai 3 PCL. Pendampingan PML hanya dilakukan sesekali saja pada awal pencacahan ketika menunjukkan wilayah kerja dan penarikan dokumen hasil lapangan. Pertemuan seluruh petugas lapangan dengan
64
KSK dilakukan tidak rutin, beberapa kecamatan ada yang melakukan sekali dalam satu minggu di kantor kecamatan atau kantor desa. Ada juga kecamatan yang tidak melakukan pertemuan seluruh petugas dikarenakan jauhnya jarak dan sulitnya transportasi, sehingga KSK dan PKSK membagi tugas melakukan kunjungan ke desa-desa menemui petugas PCL dan PML disana. Dalam pertemuan, petugas lapangan mengungkapkan segala permasalahan di lapangan. Dari catatan dan laporan yang dikumpulkan KSK dari petugas lapangan yang kemudian disampaikan ke BPS Tingkat II, sebagaian besar mengalami kesulitan dalam mengisi lembar kuesioner, baik dalam penulisan maupun pengisian hasil wawancara ke dalam kuesioner. Lamanya jeda waktu antara pelatihan petugas dengan pelaksanaan lapangan diindikasikan menjadi penyebab petugas lupa akan metode pengisian dan sulit untuk kembali mengikuti bentuk tulisan yang diharuskan. Untuk itu, Kepala BPS Jatim mengerahkan semua staf dan jajaran pimpinan di propinsi dan kabupaten/kota untuk membantu KSK khususnya dalam mengontrol petugas dalam pengisian kuesioner dan juga mengatasi masalah-masalah di lapangan. Untuk daerah perkotaan seperti di Surabaya, Sidoarjo, Gresik, dan lainnya, permasalahan yang juga sering ditemui adalah dalam menemui responden, beberapa tidak bisa ditemui pagi atau siang sehingga harus ditemui malam hari, ada juga yang belum pulang dalam waktu yang lama karena sedang di luar kota, bahkan tidak jarang beberapa responden menolak diwawancarai. Kesulitan menemui responden tersebut, menyebabkan upaya penyelesaian lapangan agak terhambat, dan bila pada mingguminggu akhir jadwal pencacahan masih banyak rumahtangga yang belum diperoleh datanya, menyebabkan petugas sering mengabaikan bentuk tulisan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Tentunya hal ini nantinya akan menjadi permasalahan di tahap pengolahan.
Namun, pelaksanaan pencacahan SP2000 dapat diselesaikan sesuai dengan jadwalnya selama sebulan penuh. Pengiriman kuesioner hasil pencacahan dilakukan berjenjang mulai dari PCL ke PML, lalu dilanjutkan dari PML ke KSK atau PKSK yang sebelumnya dilakukan pemeriksaan isian dokumen. Dari KSK dokumen hanya diperiksa secara cepat, dengan alasan banyaknya jumlah lembar kuesioner dan tidak dimungkinkannya diperiksa secara cermat, namun sebelum dikirim ke BPS tingkat
65
2, para KSK melakukan rekap pada jumlah dokumen dan rumah tangga, kemudian lembar-lembar kuesioner disusun menurut blok, desa, dan kecamatan yang selanjutnya dikirim ke BPS tingkat 2. Di BPS Tingkat II dilakukan pemeriksaan kembali oleh para staf, beberapa tingkat dua melakukan editing awal sebelum dikirim ke Pusat Pengolahan (Puslah) seperti di BPS Kab. Mojokerto dan Kota Mojokerto, namun ada juga yang tidak melakukannya hanya melakukan pengecekan kelengkapan dokumen sebelum dikirim ke Puslah.
III.6.3 Pengolahan data SP2000 di Jawa Timur
Sebelum dimulainya pelaksanaan SP2000, di tahap persiapan, Bidang P3S bersama dengan tim dari BPS Pusat mengadakan rapat teknis dan kunjungan ke beberapa daerah tingkat 2 untuk menentukan tempat-tempat yang dimungkinkan untuk menjadi Pusat Pengolahan dokumen SP2000. Mengingat besarnya volume kuesioner yang harus di olah oleh BPS Jawa Timur, maka BPS Propinsi menunjuk 4 BPS kabupaten sebagai Pusat Pengolahan (Puslah), yang diberikan kewenangan untuk mengolah dokumen SP2000 BPS tingkat 2 lainnya. Selain Puslah di BPS propinsi, yang juga menjadi Puslah adalah Kantor BPS Kabupaten Tuban, BPS Kabupaten Kediri, BPS Kabupaten Jember, BPS Kabupaten Madiun. Pertimbangan daerah yang ditunjuk sebagai Puslah diutamakan pada kondisi dari kantor tersebut yaitu apakah cukup luas untuk dijadikan Puslah yang dapat menampung sejumlah peralatan mesin scanner dan beberapa komputer/PC. Selain itu, pertimbangan lainnya adalah letak atau posisi kantor yang mudah dijangkau oleh BPS daerah lain dan juga terdapatnya gudang baik yang berada di kantor atau di luar kantor yang mampu menyimpan dokumen dalam jumlah yang cukup besar.
Di masing-masing Puslah daerah ditempatkan 2 buah mesin scanner dan PC yang berjumlah 8 sampai 10 PC, namun untuk Puslah propinsi ditempatkan 4 buah mesin scanner dengan 20 PC. Banyaknya daerah yang diolah oleh satu Puslah, ditentukan oleh BPS propinsi, seperti pada Puslah Tuban ditargetkan untuk mengolah dokumen dari 5 kabupaten/kota, pada Puslah Madiun, Kediri dan Jember masing-masing ditargetkan mengolah 6 kabupaten/kota, sedangkan Puslah Propinsi mengolah
66
sisanya yaitu dokumen dari 15 kabupaten/kota. Saat pengolahan SP2000 lalu, Puslah Propinsi berada di ruang Bidang P3S gedung kantor BPS Jawa Timur yang saat itu beralamat di Jl. Raya Kendangsari. Namun saat penelitian, ruang P3S sementara berpindah di rumah dinas yang beralamat di Jl. Ngagel Jaya dikarenakan gedung kantor yang beralamat di Jl. Raya Kendangsari sedang dalam renovasi.
Pada tahap persiapan pengolahan data, BPS Jawa Timur mengirim 10 orang staf, yang masing-masing puslah diwakili 2 orang untuk mengikuti pelatihan pengolahan data SP2000 yang diadakan oleh BPS Pusat di Jakarta. Para staf yang mengikuti pelatihan petugas tersebut nantinya akan mengkoordinir atau bertanggung jawab dalam hal teknis pada proses pengolahan di masing-masing Puslah. Pada pelatihan pengolahan, setiap peserta mendapatkan pembekalan teknis tentang pengelolaan dokumen dan perjalanan proses pengolahan data, yaitu mulai dari receivingbatching, lalu editing dan scanning, dan diakhiri dengan verifikasi dan validasi.
Selanjutnya para staf yang dikirim tersebut memandu pelaksanaan pelatihan yang diadakan di masing-masing Puslah yang dilaksanakan bagi seluruh staf yang terlibat pada pengolahan dan juga bagi para mitra pengolahan. Pada SP2000 lalu dalam merekrut mitra pengolahan data, keseluruhan puslah mensyaratkan mitra yang berpendidikan SLTA dan mampu mengoperasikan komputer.
Berikut ini gambaran proses pengolahan data SP2000 dari hasil penelitian di 3 Puslah ; di Puslah Propinsi, Puslah Tuban dan Puslah Madiun. Puslah Tuban dan Puslah Madiun sebagai sampel dari empat puslah yang dilakukan di tingkat dua.
i. Pengolahan data di Puslah Propinsi Jawa Timur.
Di awal persiapan pengolahan SP2000, pada Puslah Propinsi diadakan rapat-rapat pertemuan staf dan kasie baik di internal Bidang P3S maupun untuk semua bidang di propinsi yang dikoordinir Bidang P3S. Pada pertemuan seluruh bidang disepakati bahwa proses editing dokumen dilaksanakan oleh seluruh staf dan kasie di propinsi, dikarenakan para staf dan kasie di propinsi merupakan para Inda SP2000, sehingga
67
diperkirakan bahwa editing dapat berjalan dengan maksimal. Masing-masing kabid ditugaskan mengkoordinir proses editing pada bidangnya. Pada Bidang P3S, dilakukan pembagian tugas untuk tahapan pengolahan yang dimulai dari scanning, recoqnize, verifikasi dan validasi, dimana keseluruhan tahapan tersebut dikoordinir oleh Kasie.Jaringan (Pak Rizky), dibawah pengawasan Kabid. P3S. Namun saat itu Kabid.P3S tidak melibatkan seluruh staf P3S untuk terlibat di pengolahan. Untuk pengelolaan dokumen baik pengiriman dan penerimaan ke dan dari daerah serta mem-batching-nya dilaksanakan oleh tim pengelola dokumen yang terdiri dari 4 orang staf Bagian TU (Tata Usaha) dan dibantu 2 orang staf Bidang Kependudukan.
Proses pengolahan data SP2000 di Puslah Propinsi diawali dengan tahapan receiving batching dokumen hasil pencacahan dari BPS Tingkat II yang ditangani oleh tim pengelola dokumen. Setelah menerima dokumen, tim menandatangani tanda terima dokumen dari BPS Tingkat II tersebut. Untuk mengontrol kelengkapan dokumen, tim pengelola dokumen menggunakan master blok yang juga digunakan sebagai dasar memberikan penomoran pada proses batching. Keseluruhan dokumen dihitung, baik dus blok maupun lembar yang didasarkan pada data-data yang tertulis di cover dus blok, kemudian hasil penghitungan tersebut dicatat di lembar master blok. Dokumen yang telah di batch kemudian dimasukkan ke dalam dus-dus besar, yang kemudian didistribusikan ke bidang-bidang untuk dilakukan proses editing, namun beberapa dokumen disimpan sementara di rak-rak dan sebagian di lantai pada suatu ruang yang terbuka di belakang kantor, untuk menunggu masuk proses editing.
Proses editing dilakukan di seluruh bidang yang letak ruangannya terpisah. Saat SP2000, gedung BPS Propinsi yang berada di Jl. Raya Kendangsari berlantai dua. Bidang Kependudukan dan P3S berada di lantai pertama, sedangkan Bidang Statistik Produksi, Bidang Statistik Distribusi, Bidang Neraca dan Bagian TU berada di lantai dua. Dokumen yang hendak di edit, dikirim tim pengelola dokumen ke ruangan bidang-bidang tersebut. Meskipun seluruh staf terlibat dalam kegiatan editing, namun banyak kegiatan tersebut yang tidak dilakukan di kantor, sejumlah besar staf mengeditnya di rumah mereka masing-masing. Hal tersebut dikarenakan mereka juga tetap harus mengerjakan pekerjaan rutin di bidang mereka, sehingga untuk
68
mengedit mereka lakukan di rumah. Hal ini terlihat bahwa editing dokumen SP2000 tidak diprioritaskan, selain itu beberapa staf juga melalaikan edit, sehingga pencapaian penyelesaian edit berjalan lambat. Saat itu, strategi yang diambil Kabid P3S untuk mempercepat proses edit adalah dengan mengarahkan agar editor lebih memfokuskan pada content dan konsistensinya terutama pada variabel-variabel yang rawan seperti jenis kelamin, umur anggota rumah tangga, dan lainnya, bukan terhadap perapihan tulisan, hal ini dikarenakan banyaknya dokumen yang harus diedit dan tidak dimungkinkannya untuk melakukan perapihan tulisan per lembar dokumen. Meskipun awalnya, disepakati bahwa Kabid sebagai koordinator yang melaporkan dokumen-dokumen yang telah selesai edit ke pihak tim pengelolan dokumen untuk ditarik, namun dalam pelaksanaannya, tim lebih sering mendapatkan perintah mengambil dokumen justru dari Bidang P3S yang menghendaki agar dokumen yang selesai edit untuk segera dikirim agar proses pengolahan tidak terhambat. Untuk itu beberapa staf P3S juga ditugaskan oleh kasie saat itu untuk melakukan pengecekan dan juga penarikan terhadap dokumen yang telah selesai edit di bidang-bidang, .
Pada Bidang P3S, dokumen yang telah diedit tersebut masuk ke tahapan scanning. Operator scanner ditargetkan untuk mengolah sebanyak 40 dus/boks dalam 1 hari. Proses scanning relatif berjalan lancar dan cepat. Setiap hari operator diharuskan untuk membersihkan lampu dan kaca pada scanner agar tetap mendapatkan cahaya yang cukup untuk jelas menangkap image dari kuesioner. Permasalahan yang cukup besar terlihat di tahap verifikasi, yaitu sejumlah besar file hasil baca scan yang telah di recoqnize banyak tidak terbaca, tidak dikenali dan salah baca, sehingga harus diperbaiki di tahap verifikasi. Untuk memperbaiki kesalahan tersebut, petugas kembali membuka dus-dus dokumen untuk memperbaiki data yang sesuai dengan isian dalam kuesioner. Selain itu, perbaikan juga dilakukan dengan kembali menebalkan tulisan dalam kuesioner baik dengan pinsil ataupun spidol yang kemudian dokumen tersebut di scan ulang. Proses di tahap inilah yang sangat menyita banyak waktu di Puslah Propinsi, dikarenakan sangat besarnya kesalahankesalahan yang harus diperbaiki dan sulitnya mengambil dokumen untuk pebaikanperbaikan, karena letak dokumen yang tersebar. Seorang staf P3S (Pak Kusdiono),
69
menyatakan bahwa dari 40 boks yang di scan rata-rata hanya 2 sampai 3 boks saja yang clean yang tidak perlu diperbaiki. Setiap hari nya dokumen yang harus diperbaiki semakin besar, seperti yang diungapkan Pak Kusdiono berikut : “sehari itu kita ditargetkan harus selesai men-scan 40 boks, tapi yang clean itu paling hanya 2-3 boks, jadinya waktu itu dokumen yang belum clean itu numpuk, ga karu-karuan. Bahkan ada dus dan dokumen yang di makan rayap. Ya itu mungkin karena kelamaan ditumpuk nya di belakang, ada yang di rakrak, tapi ada juga yang di lantai karena nggak cukup raknya. Bahkan ada yang naruhnya dimuka musholah, di lorong-lorong dan di depan kamar mandi. Jadinya sampai nyari-nyarinya susah.”
Sejumlah staf dan pimpinan meresponi permasalahan yang ada dengan mengkaitkannya pada bentuk penulisan yang dilakukan oleh petugas pencacah dalam mengisi kuesioner tidak sesuai dengan bentuk penulisan yang telah ditentukan.
Untuk waktu pengolahan data SP2000, BPS Pusat menetapkan jadwal mulai 1 Agustus 2000 sampai dengan 31 Januari 2001. Namun target pengolahan yang baru dicapai di Puslah Propinsi sampai dengan bulan Desember baru sebagian yang selesai. Tumpukan tinggi dokumen yang menunggu diproses di tahapan verifikasi masih berada di sekitar ruangan P3S. Bahkan sejumlah besar dokumen masih ditangan editor. Ditengah permasalahan teknis yang belum terselesaikan tersebut, sejumlah aksi mundur dari pekerjaan dilakukan sejumlah besar petugas pengolah (yang pada umumnya mitra), dimana hal ini membuat proses pengolahan sempat terhambat. Para petugas mengambil langkah mengundurkan diri dikarenakan mekanisme pengupahan saat itu dinilai tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati di awal pekerjaan (atau tidak sesuai dengan honor yang dianggarkan di pusatt). Pada bulan Desember tersebut, Kabid P3S (Bapak Gunadi) pindah ke BPS Pusat. Melihat belum selesainya proses pengolahan di bulan tersebut, Kepala BPS Jawa Timur (Bapak Mukadi) ‘turun tangan’ merangkap atau mengambil alih jabatan kepala bidang P3S untuk mengkoordinir jalannya proses pengolahan selanjutnya.
70
Di bawah kendali Pak Mukadi, beberapa perubahan dilakukan ; sejumlah staf yang dinilai beliau dapat bekerja keras dilibatkan pada proses pengolahan di P3S. Saat itu Pak Mukadi menunjuk staf-staf yang bertanggungjawab di setiap tahap pengolahan (yang disebut koordinator). Selain itu, proses editing yang semula dilakukan di bidang-bidang, oleh Pak Mukadi diperintahkan untuk dilakukan di ruang pengolahan P3S. Saat itu para editor diberikan kesempatan untuk mengundurkan diri dari kegiatan editing bila mereka tidak lagi mampu mengerjakan, namun apabila mereka tetap ingin membantu editing maka mereka diharuskan melakukannya di ruang Bidang P3S. Dikarenakan beberapa staf saat itu mengundurkan diri dan juga untuk mengejar selesai nya editing dan kegiatan pengolahan lainnya, maka sejumlah besar mitra kembali direkrut, dimana sebelumnya mekanisme pengupahan kembali diperbaiki dan menjamin mitra akan menerima upah yang sesuai dengan rate upah yang dianggarkan di pusat.
Pekerjaan pengolahan kembali dilanjutkan, semangat untuk bekerja keras sangat jelas terlihat di bawah kendali Pak Mukadi. Setiap hari pimpinan mengawasi langsung jalannya proses pengolahan, bahkan beliau juga ikut lembur malam bersama para petugas yang bertugas malam. Untuk mempercepat jalannya proses pengolahan (yang saat itu memang sudah terlambat) jadwal seluruh tahap pengolahan ditetapkan untuk berjalan selama sehari penuh 24 jam yang waktunya dibagi kedalam 3 shift. Petugas pun (baik mitra dan staf) dijadwalkan dan dibagi kedalam 3 shift, terkecuali koordinator dimana mereka diharuskan memantau terus jalannya proses tahapan pengolahan. Setiap petugas diwajibkan mengisi buku laporan petugas setiap kali menyelesaikan satu batch dokumen. Pengaturan jam kerja yang baik ini tidak dilakukan di awal proses pengolahan. Pengolahan di setiap tahapan berjalan tidak teratur, terkadang lembur sampai larut malam, namun terkadang juga tidak.
Para koordinator diwajibkan untuk membuat target perhari dan memberikan laporan setiap hari kepada Kepala Kantor. Dengan laporan harian tersebut, koordinator dan kepala kantor dapat mengendalikan jalannya proses pengolahan, dimana bila target per hari tidak tercapai, langsung dapat dicari penyebabnya dan dilakukan
71
pembenahan, misalnya apabila di proses verifikasi target dokumen yang selesai verifikasi tidak tercapai, dilakukan pengecekan apakah kerena dokumen atau mesin atau petugas yang tidak hadir. Proses pengolahan selanjutnya berjalan lebih dari dua bulan, pada akhir triwulan pertama yaitu akhir bulan ketiga, proses meng- clean kan data selesai. Dokumen yang sudah selesai di proses dikembalikan kepada tim pengelola dokumen, selanjutnya tim pengelola meletakkan dan menyimpannya di dalam Gudang yang telah berisi rak-rak kayu untuk menata dokumen berdasarkan urutan batch nya dalam satu kabupaten. Gudang penyimpanan dokumen hasil pelaksanaan SP2000 letaknya terpisah, yang jaraknya kurang lebih satu kilo, yang beralamat di Jalan Kutisari.
ii. Pengolahan data di Puslah Kabupaten Tuban.
Puslah Tuban bertempat di gedung kantor BPS Kabupaten Tuban. BPS Jawa Timur menentukan 5 daerah yang diolah pada Puslah Tuban, yaitu Kabupaten Tuban, Kabupaten Lamongan, Kabupaten Bojonegoro, Kabupaten Jombang, dan Kabupaten Gresik. Saat tahap persiapan, dua orang staf yaitu Yudhi dan Wicaksono, diutus untuk mengikuti pelatihan pengolahan data SP2000 di Jakarta. Saat pengolahan mereka berdua mengkoordinir jalannya proses pengolahan yang dimulai dari tahap scanning, recoqnize, verifikasi sampai validasi. Di tahun 2000, yaitu ketika kegiatan sensus penduduk, struktur seksi P3S di BPS Tingkat II belum lah terbentuk, sehingga untuk mengkoordinir proses pengolahan data SP2000 di Puslah Kabupaten, Kepala BPS Tingkat II menunjuk dua orang staf yang dipertimbangkan mampu untuk menjalankan tugas tersebut.
Tahap receiving- batching dilaksanakan oleh Seksi TU (seorang kasie dan staf) yang menerima dokumen dari tingkat dua lainnya. Pada Puslah Tuban, proses batching telah dilakukan oleh masing-masing kabupaten/kota sebelum dikirim ke puslah, sehingga di puslah, TU tidak melakukan batching hanya melakukan pengecekan terhadap banyaknya dokumen yang dikirim dan juga mengecek penomoran batching dengan mencocokkan nya pada master blok yang ada di puslah dan tanda terima yang dibuat daerah pengirim. Setelah pengecekan, dokumen sementara disimpan dan
72
disusun di dalam gudang kantor untuk menunggu diproses. Di gudang, puslah telah menyediakan rak-rak untuk masing-masing kabupaten/kota. Dua orang seksi TU bertanggung jawab pada keluar masuk dokumen di gudang. Saat SP2000, Puslah Tuban memiliki dua buah gudang; satu berada di kantor dan lainnya menggunakan rumah dinas yang saat itu tidak digunakan. Saat pengolahan selesai sebagian besar dokumen disimpan di rumah dinas, dikarenakan kapasitas gudang kantor yang terbatas yang hanya dapat menampung sebagian kecil dokumen.
Proses editing di Puslah Tuban dilakukan pada pasca scanner, hal ini dikarenakan BPS Tingkat II pengirim dokumen telah melakukan proses edit sebelum dokumen dikirim ke puslah, sehingga ketika di puslah petugas pengolah langsung memasukkan dokumen pada proses scanning. Proses scanning juga berjalan relatif lancar, permasalahan yang timbul hanya berasal dari lampu dan karet pada mesin, namun hal ini dapat diatasi. Ketika masuk pada tahap recoqnize dan verifikasi, sejumlah permasalahan muncul, yaitu pada file hasil baca scan banyak salah diartikan oleh program pengolahan sehingga harus diperbaiki. Beberapa perbaikan yang dilakukan adalah dengan meng-entry atau memasukkan data yang benar untuk memperbaiki data yang salah tersebut yaitu dengan melihat kembali pada kuesioner. Namun apabila kesalahan yang terjadi terdapat dalam sebagian besar lembar dalam suatu dus dokumen maka editing dilakukan. Proses editing dijalankan oleh seluruh staf Kabupaten Tuban, yang dikoordinir oleh seorang kepala seksi. Editor memfokuskan untuk memperbaiki bentuk tulisan dalam kuesioner. Setelah di edit, dokumen di scan kembali.
Selesai tahap verifikasi, petugas masuk ke dalam tahap validasi untuk meng-clean kan seluruh data sehingga kemudian dapat di tabulasi. Di Puslah Tuban proses pengolahan dilaksanakan oleh staf dan mitra. Dikarenakan Tuban memiliki staf yang cukup banyak (dibandingkan tingkat dua lainnya), maka mitra yang direkrut saat itu jumlahnya sangat sedikit, hanya 8 orang dan mereka memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer. Mesin scanner yang digunakan berjumlah 2 buah dilengkapi dengan 8 buah PC. Puslah Tuban beroperasi seharian penuh (24 jam) yang terbagi dalam 3 shift. Seluruh staf dan mitra dapat bekerja sama dengan baik
73
dan menjalankan tugas yang ditargetkan dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab penuh. Pimpinan saat itu pun sering turun mengontrol dan memotivasi petugas dalam melaksanakan pekerjaan. Setiap hari Pak Yudi dan Pak Wicak membuat laporan tentang pencapaian pengolahan di setiap tahapnya. Laporan tersebut dibuat berdasarkan rekap yang dilakukan pada buku kontrol, dimana buku tersebut merupakan daftar isian dokumen yang telah diproses, yang diisi petugas ketika menyelesaikan tahapan kegiatan. Laporan yang di susun tersebut kemudian disampaikan ke Kepala Kantor sebagai penanggung jawab keseluruhan proses pengolahan di Puslah Tuban. Saat SP2000 lalu, Puslah Tuban dapat menyelesaikan keseluruhan proses pengolahan dengan baik di bulan Desember yaitu satu bulan sebelum jadwal pengolahan selesai.
iii. Pengolahan data di Puslah Kabupaten Madiun
Puslah Madiun bertempat di gedung kantor BPS Kabupaten Madiun. BPS Jawa Timur menentukan 6 daerah yang diolah pada Puslah Madiun, yaitu Kabupaten Madiun, Kabupaten Pacitan, Kabupaten Ngawi, Kabupaten Magetan, Kabupaten Ponorogo, dan Kota Madiun. Di tahap persiapan, BPS Jawa Timur menunjuk dua orang staf ; seorang dari Kabupaten Madiun yaitu Sasongko yang saat itu masih menjadi Staf Seksi Statistik Produksi, dan yang lain staf dari Kabupaten Magetan. untuk mengikuti pelatihan pengolahan data SP2000 di Jakarta. Dua orang staf tersebut nantinya menjadi koordinator pada proses pengolahan di Puslah Madiun.
Tahap receiving- batching dilaksanakan oleh Seksi TU Kabupaten Madiun (seorang kasie dan staf) yang menerima dokumen dari tingkat dua lainnya. Setelah mengecek dan menghitung banyaknya dokumen yang dikirim yang dicocokkan dengan tandateima pegiriman, kemudian TU melakukan batching terhadap seluruh dus dokumen dengan memberikan nomor batch pada setiap blok sensus yang diurutkan dari blok sensus pertama pada desa dan kecamatan dengan nomor urut terkecil. Setelah batching selesai, dokumen sementara disimpan dan disusun di dalam gudang untuk menunggu diproses. Saat SP2000, gudang Puslah Madiun menggunakan sebuah rumah yang dulunya adalah gedung kantor BPS Kota Madiun. Di rumah
74
tersebut BPS Kabupaten Madiun telah menyediakan rak-rak untuk tempat penyimpanan dokumen masing-masing kabupaten/kota pengirim. Jarak gudang dari kantor sejauh 4 kilo meter, dan untuk mengantar dan mengembalikkan dokumen, pimpinan kantor menyediakan kendaraan mobil untuk mengantar dan mengangkut. Saat itu seksi TU bertanggung jawab pada keluar masuk dokumen dari gudang.
Sebelum mengirimkan dokumen ke Puslah Madiun, BPS Tingkat II lain melakukan editing terhadap isian kuesioner hasil pencacahan. Sehingga ketika di puslah petugas pengolah langsung memasukkan dokumen pada proses scanning. Proses scanning berjalan relatif lancar, permasalahan yang timbul hanya dari lampu dan kaca pada scanner yang mudah sekai kotor sehingga petugas setiap kali mau menggunakan scanner harus membersihkannya terlebih dahulu, dan ketika pembersih untuk lampu habis, petugas menggunakan bahan lain yaitu dengan odol/pasta gigi.
Seperti pada Puslah Tuban, permasalahan yang cukup berarti dihadapi petugas yaitu ketika masuk pada tahap recoqnize dan verifikasi, yaitu pada file hasil baca scan banyak salah diartikan oleh program pengolahan sehingga harus diperbaiki. Menurut petugas saat itu banyaknya kesalahan tersebut disebabkan bentuk tulisan (huruf) pada kuesioner tidak sesuai dengan bentuk tulisan yang ditentukan. Selain itu, faktor lampu yang sering kotor menyebabkan cahaya yang dihasilkan kurang terang sehingga menyebabkan hasil scan tidak jelas terbaca. Indikasi adanya pinsil yang bermasalah juga ditemukan di Puslah Madiun, pada tulisan di kuesioner yang sudah jelas, namun tetap tidak jelas pada hasil scanning nya. Ketiga hal tersebut akhirnya membuat waktu untuk proses verifikasi menjadi lama, dikarenakan petugas harus memperbaiki kesalahan-kesalahan yang muncul yang jumlahnya sangat banyak dengan cara meng-entry kembali data-data di kuesoner dan memperbaiki bentuk penulisan dengan spidol. Menurut Pak Sasongko; saat itu semua dus dokumen harus kembali dibuka sebagai acuan perbaikan data yang salah tersebut. Selesai verifikasi, petugas masuk ke dalam tahap validasi untuk meng-clean kan seluruh data sehingga kemudian dapat di tabulasi. Di setiap tahap pengolahan, setiap petugas mencatat dokumen yang telah selesai diolah. Selanjutnya dari catatan-catatan tersebut, koordinator membuat laporan mingguan untuk disampaikan kepada kepala kantor.
75
Mesin scanner yang digunakan di Puslah Madiun berjumlah 2 buah dilengkapi dengan 10 buah PC. Proses pengolahan berjalan dalam dua shift, shift pagi dimulai dari jam 8 pagi sampai 3 siang, dan shift sore dimulai dari jam 3 siang hingga 9 malam. Proses pengolahan dilaksanakan oleh seluruh staf dan mitra. Selain staf Kabupaten Madiun, semua BPS Kabupaten yang dokumennya diolah di Puslah Madiun (terkecuali BPS Kabupaten Ngawi) mengirimkan seorang stafnya untuk membantu pelaksanaan pengolahan di Puslah Madiun. Banyaknya mitra yang direkrut saat itu berjumlah 20 orang yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer. Namun demikian, semua mitra dilatih dan berlatih dulu sebelum mereka bekerja, dan mereka ditugaskan pada tahapan verifikasi dan validasi. Sebagian besar dari mitra yang direkrut tersebut masih merupakan kerabat keluarga dengan beberapa pegawai di BPS Kabupaten Madiun, dan mereka pun sudah sering terlibat bekerja pada kegiatan pengolahan di BPS Kabupaten Madiun.
Puslah Madiun dapat menyelesaikan kegiatan pengolahan di bulan Desember. Semangat kerja sama yang baik dan rasa tanggung jawab yang tinggi terhadap pekerjaan yang ditunjukkan seluruh petugas baik mitra, staf dan juga pimpinan, diungkapkan Pak Sasongko sebagai kunci keberhasilan pada pelaksanaan pengolahan SP2000 di Puslah Madiun.
III.6.4 Sosio-Teknogram Penyelenggaraan SP2000 di BPS Jawa Timur
Berdasarkan deskripsi yang telah diuraikan, selanjutnya dibentuk Diagram Sosioteknis (Tabel III.3) untuk memperhatikan aktor-aktor dan objek teknis serta aksi-aksi yang dilakukan secara terstruktur. Tabel III.3 Diagram Sosioteknis pada Penyelenggaraan SP2000 di Jawa Timur Sosiogram BPS Jawa Timur, Pem.Prov. Jawa Timur.
Aksi-aksi
Teknogram
Koordinasi antara BPS Jawa Timur Rencana kegiatan, dengan Pemerintah Provinsi dalam Surat Instruksi mempersiapkan pelaksanaan SP2000 Gubernur.
P E
BPS Kab/Kota, R Pemerintah Kab/Kota.
Koordinasi antara BPS Kab/Kota Surat Instruksi dengan Pemerintah Kab/Kota dalam Bupati/ Walikota. mempersiapkan pelaksanaan SP2000
76
S BPS Kab/Kota, Kecamatan, A Desa/Dusun. I
P A N
P E L A K S A
BPS Kab/Kota bersama KSK Daftar mitra lama. merekrut mitra statistik untuk petugas lapangan, dengan mengutamakan mitra-mitra lama dahulu. Kekurangan petugas yang banyak direkrut dengan berbagai cara : koordinasi dengan desa untuk merekrut perangkat desa/ dusun, merekrut tenaga guru dan lainnya. KSK agak longgar dalam mensyaratkan calon petugas baik tingkat pendidikan atau bentuk tulisan. Beberapa BPS Kab/Kota menunjuk staf untuk ditugaskan pada wilayah kecamatan yang tidak memiliki KSK.
BPS Pusat, BPS Jawa Timur, BPS Kab/Kota, Inas, Inda, Petugas lapangan.
Sejumlah staf Propinsi mengikuti pelatihan Inas di BPS Pusat. Selanjutnya Inas meneruskan materi pelatihan SP2000 tersebut kepada para Inda melalui Pelatihan Inda. Kemudian Inda meneruskannya kepada petugas lapangan, mencakup prosedur kerja, metode wawancara, pengisian kuesioner, dan bentuk penulisan pada kuesioner.
Buku pedoman, Materi pelatihan, Kuesioner, Peralatan tulis (pinsil,dll), Surat Tugas.
PCL , PML , KSK, PKSK.
PCL melakukan pencacahan ke setiap penduduk/ rumahtangga. PML melakukan pendampingan sesekali di awal pelaksanaan untuk menunjuk wilayah kerja.
Peta wilayah kerja, Daftar Kuesioner, Peralatan tulis , Catatan-catatan lapangan.
KSK, PKSK, PML, PCL.
Pertemuan petugas dilakukan tidak rutin. Ada yang melakukan sekali dalam satu minggu di kantor kecamatan atau kantor desa. Ada juga kecamatan yang tidak melakukan pertemuan seluruh petugas dikarenakan jauhnya jarak dan sulitnya transportasi, sehingga KSK dan PKSK berbagi tugas melakukan kunjungan ke desa-desa menemui petugas PCL dan PML. Pada pertemuan terungkap permasalahan di lapangan yang sebagian
Ruang Pertemuan kecamatan/ desa, Laporan temuan dan permasalahan di lapangan.
77
N
besar mengalami kesulitan dalam mengisi lembar kuesioner, baik dalam penulisan maupun pengisian hasil wawancara ke dalam kuesioner
A A N PML, PKSK, KSK
Selesai pencacahan lapangan, PML Lembar rekap mengambil dokumen dari PCL, dokumen hasil selanjutnya dilakukan pemeriksaan pencacahan. dokumen. Selanjutnya dokumen diserahkan ke KSK untuk diperiksa ulang secara sampel dan direkap sebelum dikirim ke BPS Kab/Kota.
TAHAP PENGOLAHAN DATA (Pada Puslah Propinsi, yang terdiri dari tahap persiapan dan proses pengolahan) Kabid. P3S Tim BPS Pusat
P E R S Kabid. P3S, I Seluruh staf A bidang-bidang. P A N Bidang P3S, mitramitra.
R E C E I V
Tim pengelola dokumen. (tim receivingbatching).
Kabid. P3S bersama Tim BPS Pusat melakukan rapat teknis perencanaan pengolahan dan kunjungan ke beberapa kab./kota, selanjutnya menentukan 4 daerah sebagai Puslah dan melengkapinya dengan 2 mesin scanner dan jaringan PC.
Mekanisme penentuan puslah, Mesin scanner, Jaringan PC.
Kabid. P3S mengumpulkan seluruh Rencana kerja staf bidang-bidang untuk menugas- pengolahan. kan seluruh staf propinsi sebagai editor, kecuali staf-staf P3S.
Bidang P3S melakukan pembagian tugas dan pelatihan kepada staf-staf P3S sebagai operator scanner, petugas verifikasi dan validasi yang semuanya dikoordinir seorang Kasie. Bidang P3S juga merekrut dan melatih mitra-mitra untuk membantu pengolahan.
Ruang Pengolahan, Buku pedoman pengolahanSP2000, Sistem pelatihan petugas.
Tim pengelola dokumen menerima dokumen dari daerah dengan menandatangani tanda terima dan mencatatnya pada master blok. Setiap blok dokumen di batching, dan kemudian disimpan pada dus besar dan disusun
Tanda terima dokumen, Master blok, Sistem penomoran batch, Dus besar
78
I N G
pada rak yang berada di suatu dokumen, ’ruangan terbuka’ di belakang Rak-rak. kantor. Kemudian dokumen dikirim ke seluruh bidang untuk diedit.
E Editor D I T I N G
Editor menerima dokumen dari tim pengelola dokumen. Proses edit lebih banyak dikerjakan di rumah daripada di kantor. Kabid P3S memerintahkan untuk fokus pada content kuesioner bukan pada tulisan untuk mempercepat proses edit.
Ruangan bidangbidang, Kuesioner, Pinsil, Penghapus, Spidol.
S Operator scanner C A N N I N G
Ruang pengolahan, Kuesioner, 4 Mesin scanner, Suku cadang mesin (lampu,karet,roda),
V E R I F Petugas verifikasi + I validasi K A S I + V A L I D A S I
Tim pengelola dokumen dibantu staf P3S mengambil dokumen yang telah diedit di bidang-bidang dan menyerahkan ke operator scanner. Dalam sehari operator men-scan 40 batch dokumen. Operator diwajibkan membersihkan lampu dan kaca scanner untuk menjaga tingkat pencahayaan scanner. Setelah di scan, dokumen diletakkan di suatu tempat/ lantai yang terpisah dengan dokumen yang belum di scan.
Petugas verifikasi menjalankan proses recognize untuk masuk ke tahapan verifikasi. Saat verifikasi ditemukan banyak kesalahan baca tulisan, dikarenakan Nestor Reader yang terbatas dalam mengenali bentuk tulisan dalam kuesioner. Perbaikan dilakukan dengan mengentry dan juga dengan menebalkan tulisan. Setelah verifikasi, dilanjutkan validasi. Laporan kegiatan pengolahan dibuat per minggu oleh Kasie yang disam-paikan ke Kabid. P3S. Belum ada pembagian waktu pengolahan dalam shift-shift.
Ruang pengolahan, Kuesioner, Peralatan tulis, Spidol, Jaringan PC(20 PC) Nestor Reader, Aplikasi verifikasi dan validasi. Laporan kegiatan pengolahan.
P Kepala Kantor, E Koordinator+ M petugas edit,
Kepala Kantor menunjuk beberapa Ruang Pengolahan, staf sebagai Koordinator di setiap Mesin scanner, tahapan (edit, scanning, verifikasi Jaringan PC(20 PC)
79
B A H A R U A N
Koordinator+ petugas scanning, Koordinator+ petugas verifikasivalidasi.
dan validasi) dan memerintahkan membuat target dan laporan harian. Sejumlah editor yang tidak mampu dikeluarkan, dan staf-staf yang sebelumnya tidak diikutkan dilibatkan dalam pengolahan karena dinilai Kepala Kantor mampu bekerja keras. Sejumlah besar mitra kembali direkrut untuk editor dan verifikasi+ validasi. Kegiatan pengolahan terpusat di ruang pengolahan P3S. Selesai menghasilkan data ’clean’, dokumen dikirim ke gudang yang berada di Jalan Kutisari untuk disimpan dan dan disusun menurut kab./kota dan urutan nomor batch.
Peralatan tulis, Spidol, Nestor Reader, Program aplikasi verifikasi dan validasi, Target dan Laporan harian, Buku laporan petugas, Sistem pembagian jam kerja; 3 shift, Sistem editing baru. Gudang dan rak-rak
Jejaring relasi sosio-teknis yang terbentuk : Pemprov-PemKab/Kota- Kecamatan-Desa/Dusun-BPS Jawa Timur-BPS Kab/KotaBPS Pusat-Inas,Inda-PCL,PML,KSK,PKSK-Kabid.P3S-mitra-tim pengelola dokumen-Editor-Operator scanner-Petugas verifikasi dan validasi + Surat Instruksi-Daftar mitra lama-Buku Pedoman-Kuesioner-Peralatan PetugasSurat Tugas-Peta wilayah kerja-Catatan lapangan-Laporan temuan lapangan-Lembar rekap hasil pencacahan-Sistem pelatihan petugas-Tanda terima dokumen-Master blok- Sistem penomoran batch-Dus dokumen-Rak-rak-Gudang-scanner-suku cadang mesin-Jaringan PC, Program aplikasi verifikasi/validasi-Laporan pengolahan
III.7 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi DI Yogyakarta
Daerah Istimewa Yogyakarta adalah salah satu propinsi di wilayah Indonesia yang terletak di Pulau Jawa bagian tengah. DI Yogyakarta di bagian selatan dibatasi oleh Lautan Indonesia, sedangkan di bagian timur laut, bagian tenggara, bagian barat dan barat laut dibatasi oleh wilayah Propinsi Jawa Tengah. DI Yogyakarta terletak antara 7°33' hingga 8°12' Lintang Selatan dan 110°0' hingga 110°5' Bujur Timur.
Jumlah penduduk DI Yogyakarta berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 3.122.268 jiwa. Dengan luas wilayah yang mencapai 3.133,15 km2, secara administratif DI Yogyakarta terbagi menjadi 4 kabupaten yaitu Kulonprogo, Bantul, Gunungkidul, Sleman, dan 1 kotamadya yaitu Yogyakarta.
80
BPS DI Yogyakarta bertanggung jawab terhadap seluruh data dan kegiatan statistik di wilayah Propinsi DI Yogyakarta yang meliputi daerah pantai, pegunungan dan perkotaan. Seluruh wilayah DI Yogyakarta telah terhubungkan oleh infrastruktur jalan raya yang baik (menggunakan hot mix) dan ruas jalan raya yang cukup luas. Dengan kondisi yang demikian, menurut penuturan pegawai BPS dan mantri statistik, seluruh daerah DI Yogyakarta telah dapat dicapai dengan mudah dengan menggunakan kendaraan bermotor.
Dalam pelaksanaan SP2000, BPS Propinsi DI Yogyakarta bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Untuk kegiatan persiapan dan pelaksanaan, baik BPS Propinsi maupun BPS Kabupaten/ Kota terlibat secara penuh. Sedangkan untuk pengolahan data, kegiatan dipusatkan di tingkat propinsi. Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi DI Yogyakarta dilakukan melalui media buku publikasi, media komputer yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi DI Yogyakarta, sedangkan data hasil SP2000 untuk masing-masing Kabupaten/Kota di sosialisasikan oleh BPS Tingkat II masing-masing.
III.7.1 Persiapan di BPS DI Yogyakarta
Tahap persiapan pelaksanaan SP2000 BPS Propinsi DI Yogyakarta dilakukan bersama antara BPS Pusat dan seluruh BPS propinsi lainnya melalui rangkaian pertemuan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) yang diselenggarakan oleh BPS Pusat. Pada tanggal 13-16 Juli 1999 diadakan Rakernas yang berisi Pelatihan Teknis bagi Pimpinan Pelaksana SP2000. Rakernas Pimpinan tersebut dilanjutkan dengan Rapat Teknis yang bertujuan memberikan Pelatihan Teknis SP2000 bagi para Kepala Bidang (Kabid) yang bertanggung jawab langsung pada pelaksanaan SP 2000, yaitu Kabid. Statistik Kependudukan, Kabid. P3S, dan Kepala Bagian Tata Usaha yang diselenggarakan pada tanggal 19-21 Oktober 1999. Sedangkan untuk Kepala Bidang Produksi dan Kepala Bidang Distribusi rapat teknis nya dilaksanakan pada tanggal 17-21 Januari 2000.
81
Selain pelatihan teknis bagi para pejabat, rangkaian pelatihan teknis bagi para staf BPS dan petugas mitra di propinsi dan kabupaten/kota juga dilakukan. Pelatihan teknis tersebut dilakukan secara berjenjang mulai dari pusat lalu ke daerah sampai pada petugas di lapangan. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang diikuti oleh beberapa staf utusan dari seluruh kantor BPS di Indonesia. Pelatihan Inas ini ditujukan untuk memberikan pelatihan kepada staf-staf daerah yang bertanggung jawab untuk meneruskan pelaksanaan pelatihan (mereka akan menjadi instruktur) bagi petugas-petugas SP2000 di daerahnya. Dan beberapa staf dari BPS DI Yogyakarta pun di kirim. Salah satu staf yang mewakili BPS DI Yogyakarta adalah Siswi Harini, yang saat ini menjabat sebagai Kepala Seksi Pengolahan Data di BPS Propinsi DI Yogyakarta. Menurut Siswi Harini, dalam Pelatihan Inas yang diikuti semua materi dapat diterima dengan baik. Para peserta yang dikirim umumnya adalah staf yang sudah memiliki pengalaman baik pengalaman mengolah data maupun pengalaman terlibat dengan pelaksanaan sensus. Hampir seluruh peserta sudah memahami gambaran umum pelaksanaan sensus baik dari sisi metodologi maupun dari sisi teknisnya. Hal yang asing bagi para peserta pelatihan adalah mengenai pelaksanaan pencacahan berkenaan dengan akan digunakannya scanner pada pengolahan data. Pada pelatihan ini peserta dihadapkan pada hal-hal baru seperti bentuk kuesioner baru, cara penulisan yang berbeda dan ekstra hati-hati, penanganan kuesioner harus ekstra hatihati sesuai dengan dengan alur dan prosedurnya.
Setelah mengikuti pelatihan Inas, para Inas tersebut kembali ke unit kerja. Tahap selanjutnya BPS DI Yogyakarta mulai mempersiapkan pelaksanaan pelatihan bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dalam hal ini adalah mantri-mantri statistik (KSK) dan beberapa staf daerah. Para staf dan KSK yang mengikuti pelatihan Inda ini nantinya akan memberikan pelatihan bagi para petugas lapangan yaitu PKSK, PML dan PCL tentang teknis pelaksanaan SP2000. Menurut Agus Hendriyanto, salah seorang staf BPS Kota Yogyakarta, para petugas lapangan mendapat pelatihan mengenai pelaksanaan pencacahan di lapangan. Pelatihan ini menekankan pada bagaimana agar data yang dikumpulkan dapat diolah dengan baik oleh scanner.
82
Pada sesi khusus para peserta dilatih untuk belajar menulis secara benar9 pada lembar kuesioner.
Selama masa persiapan pelaksanaan SP2000, para KSK melakukan rekrutmen mitra petugas pencacah lapangan (PCL) di wilayah kecamatan masing-masing. Menurut Agus Purwanto salah seorang KSK Kota Yogyakarta, dalam merekrut calon petugas ia cukup berhati-hati. Untuk itu ia meminta bantuan RT atau RW juga kelurahan agar bisa memberikan informasi siapa-siapa saja yang bisa ikut membantu pelaksanaan pencacahan pada SP2000. Sebelum merekrut para mitra baru, Agus mengumpulkan terlebih dahulu mitra-mitra yang sudah lama atau sudah terbiasa bekerja sama dengan BPS pada kegiatan-kegiatan sebelumnya. Jika jumlah yang ada masih kurang (dikarenakan pada SP2000 tenaga pencacah yang dibutuhkan cukup banyak), maka Agus baru merekrut mitra baru yang diusahakan dari daerah setempat. Mitra yang direkrut terdiri dari petugas pemerintahan setempat (staf kelurahan dan kecamatan), tokoh setempat yang berpengaruh, para mahasiswa, dan ibu rumah tangga. Berikut ungkapan Agus Hendriyanto untuk rekrutmen petugas : “Jadi rekrutmen petugas untuk pendataan SP diusahakan adalah penduduk setempat yang mengenal wilayah dan diutamakan yang pernah menjadi mitra BPS pada pencacahan Sakernas (Survei Angkatan Kerja Nasional), Susenas (Survei Sosial Ekonomi Nasional), maupun survei-survei yang lain. Ada yang dari masyarakat, unsur pemerintahan setempat yaitu kecamatan dan kelurahan, mahasiswa maupun pegawai negeri lain diluar BPS. Satu orang pengawas akan mengawasi 5 orang pencacah dan pengawas pun diusahakan dari daerah setempat.”
Penyeleksian para calon petugas lapangan lebih diutamakan pada kualitas dan kemampuan individu yang diketahui berdasarkan informasi yang diterima dari pejabat pemerintah setempat (kecamatan atau kelurahan). Penyeleksian secara administratif dilakukan dengan menetapkan kriteria tingkat pendidikan yang minimal berpendidikan SLTA. Selain itu, KSK juga mengutamakan kualitas tulisan petugas, dimana penyeleksiannya dilakukan dengan : calon petugas disuruh untuk 9
Yang dimaksud dengan ‘menulis benar’ adalah sesuai dengan panduan BPS Pusat yang terdapat di dalam Buku Pedoman Instruktur Nasional mengenai cara-cara menulis yang benar.
83
mengisi lembar biodata petugas dengan tulisan tangan sendiri. Dengan demikian, KSK mengetahui kualitas tulisan petugas yang direkrutnya, dan bila tulisannya jelek, petugas tersebut tidak diikutsertakan KSK pada pelaksanaan SP2000.
Para calon mitra BPS setelah dinyatakan lulus seleksi administrasi kemudian mengikuti pelatihan yang diadakan oleh BPS Propinsi Yogyakarta selama 3 hari. Setelah
dinyatakan
lulus
pelatihan
maka
para
mitra
kemudian
diminta
menandatangani surat perjanjian ‘kesanggupan melaksanakan tugas’. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi petugas yang mangkir pada saat pelaksanaan pencacahan. “Selain dengan menandatangani surat perjanjian, untuk menghindari petugas yang mangkir karena berbagai alasan, hal utama yang ditanyakan oleh para KSK kepada calon mitra adalah : “apakah pada waktu pelaksanaan kegiatan mereka dapat bekerja?”. Jadi yang menjadi dasar pertimbangan bukan kesanggupan calon mitra untuk mengikuti pelatihan yang sudah dijadwalkan tetapi kesanggupan calon mitra untuk melaksanakan tugas di lapangan pada saat kegiatan SP2000 dilaksanakan.”
Menurut Agus Purwanto dan Agus Hendriyanto, para mitra BPS khususnya mitra yang cukup lama bekerjasama dengan BPS, dapat dengan cepat menyelesaikan tugasnya. Mereka juga dapat diandalkan untuk membantu pekerjaan yang ada di luar wilayah tugasnya. Hal ini terjadi khususnya jika ada petugas pencacah lain yang secara mendadak tidak dapat melaksanakan tugas atau adanya petugas yang dianggap kurang cakap dalam pekerjaannya. Jika hal ini terjadi maka petugas tersebut akan diganti atau dibantu oleh petugas lain yang cakap dan berpengalaman.
Dalam berelasi dengan para staf BPS, menurut Agus Purwanto dan Agus Hendriyanto para mitra/petugas sering datang mengunjungi kantor BPS dengan membawa berbagai makanan dan buah-buahan yang jika dinilai nominalnya bisa melebihi honor yang mereka terima dari hasil pekerjaan mereka. Para mitra ini juga tidak memilih-milih pekerjaan berdasarkan honor yang akan diterima.10 10
Tiap kegiatan proyek sensus ataupun survei di BPS memiliki ketentuan upah/honor yang berbeda.
84
“Mereka dengan senang hati menerima tugas-tugas itu berapapun honor yang akan mereka terima. Sebaliknya para KSK dan staf BPS pun dengan senang hati mengantarkan dan mendampingi para mitra dalam menjalankan tugasnya. Menurut Agus Purwanto dan Agus Paryadi (Kepala Seksi Jaringan BPS Kota Yogyakarta) mereka merasa hubungan yang terjalin dengan mitra bersifat sangat kekeluargaan.”
Dalam merekrut mitra, BPS Kota Yogyakarta cukup selektif. Mitra yang dianggap tidak disiplin atau tidak dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik tidak akan dilibatkan kembali dalam kegiatan-kegiatan BPS selanjutnya. Sehingga jika ada mitra yang cukup lama bekerja sama dengan BPS berarti mitra tersebut mampu menyelesaikan tugasnya dengan baik dan dapat menjalin komunikasi dan relasi dengan baik dengan para KSK maupun para staf BPS. Hal yang cukup unik adalah bahwa dari mitra-mitra yang cukup lama bekerja sama dengan BPS, sebagian adalah ibu-ibu rumah tangga. Menurut staf BPS Kota Yogyakarta mereka cukup dapat diandalkan untuk tugas dimanapun, bahkan dengan beban pekerjaan yang cukup banyak, dan umumnya mereka juga mampu menyelesaikan tugasnya lebih cepat dibanding dengan mitra lainnya.
III.7.2 Pelaksanaan SP2000 di DI Yogyakarta
Tahap pelaksanaan SP2000 di BPS Kota Yogyakarta diawali dengan pembekalan bagi para PCL yang sudah mengikuti pelatihan dua bulan sebelumnya. Pembekalan ini diberikan oleh Bupati Kota Yogyakarta yang dilaksanakan di Aula Kantor Bupati Kota Yogyakarta. Pada pembekalan ini, sesungguhnya BPS Kota Yogyakarta tidak memiliki dana khusus untuk peyediaan konsumsi, penyediaan peralatan dan lainlain. Inisiatif untuk mengadakan pembekalan disambut baik oleh Bupati sehingga akhirnya peralatan seperti kursi, sound sistem dan lain-lain dapat dipinjam dari kantor pemerintah Kota Yogyakarta, bahkan dana konsumsi diambilkan dari dana rutin Kota Yogyakarta. Pada pembekalan itu 608 PCL dikumpulkan dan diingatkan kembali tugas-tugas dan tanggung jawabnya. Dalam pesannya Bupati meminta agar
85
kegiatan SP2000 dapat dijalankan sebaik-baiknya oleh para petugas. Menurut Bupati, SP2000 adalah program pemerintah yang diamanatkan pada BPS.
Pada pelaksanaan pencacahan, setiap PCL mendapat tugas beberapa blok sensus untuk dicacah. Seperti yang sudah ditentukan oleh BPS, pada 10 rumahtangga pertama yang dicacah maka tiap PCL akan dievaluasi untuk melihat kemungkinan adanya kesalahan dalam pencacahan di lapangan, khususnya yang berkaitan dengan cara pengisian dan penulisan di kuesioner. Dengan evaluasi 10 rumah tangga pertama maka diharapkan selanjutnya para PCL dapat melakukan tugasnya dengan baik dan benar.
Di BPS Kota Yogyakarta, evaluasi tidak hanya berhenti pada 10 rumahtangga pertama. Secara rutin dan formal diadakan pertemuan di kantor kecamatan setiap 5 hari sekali selama masa pencacahan dilaksanakan. Dalam pertemuan rutin itu, para PCL dikumpulkan untuk diskusi bersama mengenai hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan pencacahan. Para PCL dan PML dapat menceritakan pengalamannya selama melakukan pencacahan, kesulitan-kesulitan apa yang ditemui di lapangan dan bagaimana pemecahannya. Para PCL juga diminta mengisi laporan kerja mereka masing-masing, dan menuliskannya pada daftar yang sudah disiapkan oleh kantor BPS Kota Yogyakarta. Kesempatan ini sekaligus dijadikan saat monitoring oleh BPS terhadap progress kerja para PCL. Pada daftar tersebut tercatat berapa blok sensus dan blok sensus mana saja yang sudah dilakukan pencacahan. Dari daftar tersebut diketahui PCL yang cepat dan yang lambat dalam bekerja. Untuk PCL yang lambat dalam bekerja akan dibantu oleh PCL lain, namun hal ini menjadi catatan tersendiri bagi para KSK dalam menilai cara kerja dan kualitas kerja para PCL.
Pada pertemuan rutin tersebut, para KSK dan staf BPS yang hadir juga menceritakan proses pengolahan data yang akan berlangsung, mendiskusikan kaitan antara proses pengolahan data dengan kondisi hasil lapangan seperti kualitas tulisan (bentuk tulisan yang tidak dapat dibaca oleh mesin, tebal tipisnya tulisan dan lain-lain), kondisi lembar kuesioner, sampai pada kelengkapan isian kuesioner. Secara umum petugas tidak mengalami kesulitan yang berarti pada penulisan ke dalam kuesioner
86
baik bentuk tulisan maupun isiannya, hal ini sudah diatasi sebelumnya saat masih di lapangan dalam pertemuan informal antara PML dengan PCL, namun jika ditemukan kuesioner yang isian data nya dianggap tidak logis maka pada pertemuan ini kuesioner tersebut akan dikembalikan pada PCL untuk di cek dan diperiksa kembali ke lapangan. Dalam hal pengumpulan data, Agus Paryadi mengatakan : ”Dalam pengumpulan data, saya selalu mempunyai daftar data yang lama, jadi data yang baru selalu saya cocokkan dengan data yang lama, jika ternyata ada perbedaan yang terlalu jauh maka saya akan tanyakan kepada petugas atau KSK untuk diperiksa kembali. Yang pernah terjadi adalah ada suatu daerah yang tiba-tiba penduduk nya menurun drastis. Data semacam ini menimbulkan pertanyaan dan saya minta KSK untuk memeriksa. Ternyata setelah diperiksa di daerah tersebut terjadi penggusuran untuk pembangunan mall.”
Untuk pertemuan rutin yang diadakan 5 hari sekali, dibutuhkan dana untuk penyediaan konsumsi. Dana tersebut terkadang ditanggung oleh kantor kecamatan. Sesekali para petugas yang merupakan mitra BPS, secara sukarela memberikan sebagian honornya untuk dikumpulkan bersama-sama dan digunakan untuk penyediaan
konsumsi.
Kebersamaan
dalam melaksanakan
pekerjaan
telah
menumbuhkan rasa kekeluargaan di antara para mitra yang bukan pegawai BPS dengan para KSK serta staf BPS.
Dalam melaksanakan pencacahan, para petugas lapangan di DI Yogyakarta memiliki berbagai pengalaman. Untuk pencacahan di daerah pedesaan, mereka seringkali disambut hangat oleh penduduk, bahkan sering disuguh makanan dan minuman. Dalam pengalaman ini KSK Agus Purwanto mengatakan : ”Wah ya seringkali kalau kita pas mencacah itu, disuguh. Satu dua rumah tidak apa-apa tapi kalau semuanya ya bisa kembung nanti. Lagi pula satu harian bisa cuma dapat lima rumah.” (Pak Agus bercarita sambil tertawa) Namun untuk daerah kota sering kali mereka perlu menjelaskan terlebih dahulu tujuan pencacahan, karena penduduk yang akan dicacah (khususnya warga keturunan Cina) merasa takut identitas mereka terbuka dan dapat disalah gunakan untuk pemerasan terhadap mereka.
87
Untuk wilayah pengawasan, setiap KSK mengawasi satu kecamatan yang dibantu satu sampai dua PKSK. KSK dan PKSK mengawasi PML dan PCL di seluruh desa dalam satu kecamatan secara berglir, dan PML mengawasi dan mendampingi PCL di lapangan. Untuk wilayah Propinsi DI Yogyakarta, jarak tiap-tiap kecamatan tidak terlalu jauh. Rata-rata hanya antara 7 sampai 8 kilometer. Yang terjauh hanya di Kabupaten Gunung Kidul, yang berjarak 70 km. Hal ini dijelaskan oleh Agus Paryadi sebagai berikut : ”Sebenarnya kami juga diuntungkan dengan jarak yang tidak terlalu jauh dalam satu wilayah kecamatan. Ya rata-rata hanya 7 sampai 8 km. Yang terjauh dan pernah saya kunjungi ada di wilayah Kabupaten Gunung Kidul yang berjarak 70 km dari Kota Yogya, tetapi tidak lebih dari 100 km. Waktu saya tanya kecamatan berikutnya, mereka bilang : ”mung kaleh puntuk saking mriki” (hanya dua gundukan dari sini), ternyata dua gundukan bukit. Tapi masih terjangkau juga karena jalannya bagus.”
Setelah pencacahan selesai, tahap selanjutnya adalah pengumpulan kuesioner yang berisi hasil pencacahan PCL. Masing-masing PCL akan mengumpulkan kuesioner pada PML, kemudian oleh PML setiap lembar kuesioner diperiksa kelengkapan isian dan melakukan perbaikan petugas. Dari tangan PML, kuesioner selanjutnya diserahkan pada PKSK dan KSK. Kemudian KSK juga melakukan pemeriksaan, menata dan merekap seluruh dokumen sebelum dikirim ke kantor BPS Tingkat II. Kuesioner yang sudah dikumpulkan diperiksa kembali. Pemeriksaan ini lebih mengarah pada kelengkapan kuesioner (yaitu identitas kuesioner dan lain-lain), tahap pemeriksaan ini merupakan saat proses batching dan receiving.
Menurut Agus Paryadi dan Agus Hendriyanto, walaupun yang dilakukan sebenarnya adalah proses batching, namun mereka juga memeriksa tulisan yang ada pada lembar kuesioner. Jika ada tulisan yang terlalu tipis atau bentuk huruf tidak sesuai dengan contoh yang ada di lembar kuesioner, maka kuesioner akan langsung diperbaiki oleh staf BPS. Bagi mereka walaupun mereka hanya dibayar untuk honor proses batching, namun editing kuesioner juga mereka lakukan. Hal ini untuk
88
menghindari dikembalikannya kuesioner, karena tidak bisa diolah oleh scanner. Mereka lebih berfikir bagaimana keseluruhan sensus ini dapat berjalan lancar. Hal ini diungkapkan oleh Agus Hendriyanto sebagai berikut : ”Ya kita itu mikirnya bagaimana semua ini lancar sampai selesai. Walaupun tanggung jawabnya dan honornya batching, tapi ya editing kita juga lakukan. Kalau kita yang sudah terbiasa melihat data, terus ada yang tidak beres ya rasanya bagaimana ya kalau itu didiamkan, tidak bisa sepertinya.” Setelah proses batching selesai, maka kuesioner-kuesioner yang ada (dalam dus-dus batch) dikirim ke Pusat Pengolahan di BPS propinsi.
III.7.3 Pengolahan data SP2000 di DI Yogyakarta
Pelaksanaan pengolahan data SP2000 di BPS DI Yogyakarta dipusatkan di Kantor BPS Propinsi. Hal ini sesuai dengan scanner yang dialokasikan oleh BPS Pusat untuk DI Yogyakarta hanya satu buah. Alokasi scanner oleh BPS Pusat untuk pengolahan data disesuaikan dengan jumlah kuesioner yang akan diolah.
Penanggungjawab pelaksanaan pengolahan adalah Bidang Pengolahan, Penyajian dan Pelayanan Statistik (P3S). Tugas dari Bidang P3S meliputi penyediaan tempat penampungan kuesioner yang akan diolah dengan scanner (dokumen SP2000-L2 dan SP2000-KBL2), pengolahan data sampai dengan penyerahan data clean ke Direktorat SIS di BPS Pusat Jakarta. Untuk melaksanakan pengolahan data, BPS DI Yogyakarta membentuk suatu tim khusus pengolahan yang terdiri dari para staf BPS DI Yogyakarta. Dalam melaksanakan pengolahan data SP2000, BPS DI Yogyakarta tidak menggunakan tenaga mitra, proses pengolahan dijalankan sepenuhnya oleh para staf yang ada mulai dari proses editing sampai dengan validasi dan tabulasi. Khusus untuk pengoperasian scanner, Kepala Seksi Pengolahan sekaligus penanggungjawab pengolahan, yang saat itu dijabat oleh Siswi Harini, menunjuk tiga orang staf yang sebelumnya sudah mengikuti pelatihan pengolahan SP2000 untuk mengoperasikan mesin scanner pada tahapan scanning kuesioner. Tiga orang staf tersebut bertanggung jawab terhadap pengoperasian mesin scanner yang bekerja dalam tiga shift; pagi-siang, siang-sore, dan sore sampai malam. Selain tiga orang
89
petugas ini, orang lain tidak diijinkan untuk mengoperasikan mesin scanner. Hal ini menurut Siswi dimaksudkan agar tidak terlalu banyak orang yang mengoperasikan mesin scanner, sehingga jika ada permasalahan pada mesin dapat dengan mudah ditelusuri sumber-sumber masalahnya. Dengan diberlakukannya aturan demikian diharapkan mesin scanner tidak sampai mengalami kerusakan yang parah yang dapat mengganggu jalannya proses pengolahan. Untuk proses recognize, verifikasi dan validasi dilakukan oleh staf-staf BPS lainnya.
Proses pengolahan data dimulai dengan penerimaan kuesioner dari BPS Tingkat II ke Bagian TU BPS Tingkat I. Kuesioner yang sudah diterima (dalam bentuk batch) kemudian disimpan di dalam gudang I (gudang Tata Usaha). BPS DI Yogyakarta membuat peraturan bahwa tidak setiap orang diijinkan keluar masuk gudang, sehingga di pintu gudang diberi tulisan: ‘yang tidak berkepentingan dilarang masuk’. Petugas yang bertugas mengambil dan mengembalikkan kuesioner dari dan ke dalam gudang hanya orang tertentu (staf Bagian Tata Usaha) yang telah ditunjuk dan diberi tanggug jawab. Hal ini dimaksudkan untuk mengawasi sirkulasi kuesioner selama masa pengolahan agar rapi dan aman.
Di dalam gudang, dus-dus dokumen yang berisi kuesioner disusun secara horisontal, kemudian Bagian Pengolahan menuliskan pada sisi bawah (sisi yang terlihat dari depan) nomor batch dokumen seperti nomor yang ada di cover muka kotak, sehingga dengan cukup dilihat, maka identitas nomor batch bisa diketahui dan hal ini mempermudah dalam pengambilan kotak kuesioner yang diinginkan.
Perintah pengambilan kuesioner dari dalam gudang I dilakukan oleh Kepala Seksi Pengolahan. Kuesioner diambil sesuai dengan nomor urut batch. Petugas gudang harus mengambil kuesioner sesuai dengan nomor urut yang diminta, jika tidak maka kuesioner akan dikembalikan kedalam gudang. Pengurutan dalam proses pengolahan digunakan untuk memudahkan pengontrolan aliran kuesioner yang diolah.
Kuesioner yang sudah dikeluarkan di dalam gudang kemudian dimasukkan dalam rak tertentu (rak 1) di ruang pengolahan. Dalam kondisi demikian, proses scanning
90
kuesioner siap dilaksanakan. Kuesioner yang sudah siap di-scan ini kemudian diserahkan kepada petugas scanning. Ketika kuesioner diambil untuk proses scanning maka petugas scanning tersebut harus mengisi daftar pengambilan kuesioner untuk tahap scanning. Setelah kuesioner selesai di-scan, kuesioner diletakkan kembali di sebuah rak yang berbeda (rak 2), tetapi masih dalam ruang yang sama.
Gambar III.10 Kuesioner yang berada pada dus-dus diletakkan secara horisontal dan berkelompok pada rak-rak dalam gudang dan diberi keterangan. Nomor batch pada dus kuesioner diberikan di permukaan dus dan dibagian bawah, memudahkan petugas melihat nomor batch Setelah proses scanning selesai dilakukan maka tahap selanjutnya adalah proses recognize. Untuk melakukan tugas ini, petugas harus menandatangani pula daftar untuk proses recognize. Pada proses recognize lembar kuesioner tidak dibutuhkan dan tetap ada di rak ke 2. Setelah proses recognize selesai, maka dilakukan proses verifikasi, untuk pelaksanaannya petugas kembali harus mengisi daftar pengambilan dokumen. Menurut Siswi, ketika proses recognize dan verifikasi membutuhkan waktu yang lama, yang menyebabkan proses berjalan lambat, untuk itu proses scanning yang berjalan lebih cepat harus dihentikan terlebih dahulu. Prosedur ini dilakukan untuk menghindari kuesioner menumpuk di ruang pengolahan. Setelah proses recognize dan verifikasi yang menggunakan software Nestor Reader selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah proses validasi menggunakan software yang dikembangkan oleh Direktorat SIS. Pada proses validasi, kuesioner diambil kembali dari rak 2 untuk pencocokan data yang dianggap ‘tidak lolos validasi’ atau dengan kata lain tidak memenuhi rule validation yang ditentukan. Untuk melaksanakan tahap ini petugas kembali harus mengisi daftar untuk pencatatan proses validasi dan pengambilan kuesioner dari rak 2.
91
Setelah proses validasi selesai, maka kuesioner yang sudah selesai diolah diletakkan di rak ke 3 (masih di dalam ruang pengolahan). Kuesioner-kuesioner ini oleh petugas gudang akan disusun kembali di dalam gudang 1. Ketika kuesioner kembali diletakkan di gudang 1, kuesioner yang sudah diolah diletakkan pada rak yang berbeda dengan kuesioner yang belum diolah.
Pembagian kerja pengolahan data diatur oleh Kepala Seksi Pengolahan. Setiap hari dilakukan monitor terhadap seluruh pekerjaan petugas. Tiap orang yang mengolah diberi tanggung jawab beberapa batch. Dan sebelum batch yang ditugaskan selesai, maka pengolah tidak akan mendapatkan batch yang baru. Selanjutnya, melalui Daftar Pengolahan (daftar penyelesaian batch) yang diisi oleh petugas, Kepala Seksi membuat progress report untuk melihat persentase data yang sudah diolah.
Data-data yang sudah clean validasi kemudian dicetak. Hasil print out kemudian diperiksa kembali oleh petugas. Pemeriksaan ini dilakukan untuk memeriksa jika ada data yang masih lolos dalam proses validasi. Menurut Siswi Harini, dengan sistem kerja seperti diatas, BPS Propinsi DI Yogyakarta tidak mengalami kesulitan dalam pengolahan data, dan seluruh data dapat diolah tepat waktu.
III.7.4 Sosio-Teknogram Penyelenggaraan SP2000 di BPS DI Yogyakarta
Berdasarkan deskripsi yang telah diuraikan, selanjutnya dibentuk Diagram Sosioteknis (Tabel III.4) untuk memperhatikan aktor-aktor dan objek teknis serta aksi-aksi yang dilakukan secara terstruktur. Tabel III.4 Diagram Sosioteknis pada Penyelenggaraan SP2000 di DI Yogyakarta Sosiogram BPS DIY, Pemerintah Provinsi DIY. P
BPS Kab/Kota, E Pemerintah Kab/Kota. R
Aksi-aksi
Teknogram
Koordinasi antara BPS DIY dengan Rencana Kegiatan Pemerintah Provinsi DIY dalam Sensus. mempersiapkan pelaksanaan SP2000
Koordinasi antara BPS Kab/Kota Rencana Kegiatan dengan Pemerintah Kab/Kota dalam Sensus. mempersiapkan pelaksanaan SP2000
92
BPS Kab/Kota bersama KSK melakukan perekrutan mitra untuk petugas lapangan, dengan mengutamakan mitra-mitra lama terlebih dahulu. Kekurangan petugas yang banyak direkrut dengan berbagai cara : koordinasi dengan RT/RW, pihak desa. Mitra yang direkrut: dari staf kecamatan / desa / kel, tokoh setempat yang berpenga-ruh, para mahasiswa dan ibu rumah tangga. Tingkat pendidikan minimal SLTA dan kualitas tulisan yang bagus disyaratkan dalam merekrut mitra. Pengisian di lembar biodata dengan tulisan tangan sendiri merupakan metode dalam menyeleksi mitra. Untuk kecamatan yang tidak memiliki KSK, dirangkap oleh KSK kecamatan terdekatnya.
Daftar mitra lama, Lembar Biodata, Metode penyeleksian tulisan petugas.
BPS Pusat, BPS DIY, BPS Kab/Kota, Inas, Inda, Petugas lapangan
Sejumlah staf Propinsi dan Kab/ Kota diutus mengikuti pelatihan Inas SP2000 di BPS Pusat. Selanjutnya Inas terlatih tersebut meneruskan materi pelatihan tersebut kepada para Inda di daerah di Pelatihan untuk Inda (staf dan KSK). Dan akhirnya Inda meneruskan materi pelatihan SP2000 kepada petugas lapangan, mencakup prosedur kerja, metode berwawancara, pengisian kuesioner, dan bentuk penulisan pada kuesioner.
Buku pedoman, Materi pelatihan, Ruang Pertemuan, Kuesioner, Peralatan tulis (pinsil,dll), Konsumsi, Surat Perjanjian.
Pemerintah Kab/Kota, BPS Kab/Kota, Kecamatan
Pembekalan oleh Bupati dan Peralatan penyediaan peralatan penunjang, penunjang penyediaan dana konsumsi yang diambil dari dana rutin Pemda.
PCL , PML , KSK, PKSK.
PCL melakukan pencacahan ke setiap penduduk/ rumahtangga. PML melakukan pendampingan dan diskusi-diskusi dengan. Evaluasi dilakukan pada 10 rumahtangga pertama pada pengisian dan penulisan ke dalam kuesioner. KSK dan PKSK
S BPS Kab/Kota, KSK, I Kecamatan, A Desa/Dusun. P A N
P E L A
93
Peta wilayah kerja, Kuesioner, Peralatan penunjang , Lembar catatan lapangan.
melakukan kunjungan ke desa-desa untuk menemui petugas dan menanyai kesulitan yang dialami saat pelaksanaan SP2000 di lapangan.
K S A N A KSK, PKSK, PML, PCL, Staf BPS A DIY. N
PML, PKSK, KSK
Pertemuan petugas dilakukan rutin setiap 5 hari di kantor kecamatan untuk mendiskusikan permasalahan pada pencacahan. Kendala utama petugas yaitu dalam menghadapi masyarakat baik yang menolak maupun ’sambutan dengan suguhan’ yang membuat pencacahan rumah tangga memakan waktu lama. PCL diminta mengisi laporan lapangan. KSK dan staf BPS mendiskusikan kaitan pengolahan data dengan kondisi hasil lapangan yaitu isian dan tulisan di kuesioner. Kuesioner yang isiannya tidak logis dikembalikan pada PCL untuk dicek kembali.
Ruang Pertemuan kecamatan, Daftar Laporan lapangan.
Selesai pencacahan, PCL menyerahkan kuesioner ke PML. PML Lembar rekap memeriksa setiap lembar kuesioner. dokumen hasil Setelah itu dokumen diserahkan ke pencacahan. KSK/PKSK untuk diperiksa ulang secara sampel dan direkap sebelum dikirim ke BPS Kab/Kota.
TAHAP PENGOLAHAN DATA (yang terdiri dari tahap persiapan dan proses pengolahan) P Bidang P3S, E Seluruh staf BPS R DIY. S I A P A N
Bidang P3S menghimpun seluruh staf Propinsi untuk terlibat pengolahan, mulai receiving batching, edit, verifikasi dan validasi dilakukan seluruh staf, namun untuk scanning ditunjuk 3 orang khusus. Bidang P3S menyediakan tempat penampungan dokumen; Gudang dan rak-rak
B Bagian TU A T C
Pengolahan data dimulai dengan Gudang dan rak-rak penerimaan kuesioner dari BPS Sistem penomoran Tingkat II ke Bagian TU. Kuesioner batch, yang sudah diterima (dalam bentuk
94
Ruang Pertemuan kantor BPS DIY, Rencana kerja pengolahan. Gudang dan rak-rak
batch) disimpan pada gudang tata usaha. Kuesioner disusun dengan nomor batch dokumen.
H I N G Editor E D I T I N G S C Operator scanning A N V E R I Petugas verifikasi + F validasi I K A S I + V A L I D A S I
Petugas gudang mengeluarkan kuesioner dari gudang dan menyerahkan ke para editor yang terdiri dari staf BPS DIY untuk meng-edit seluruh dokumen. Setelah kuesioner di edit, petugas mengumpulkan kuesioner dan meletakannya di rak 1 di ruang pengolahan.
Operator scanner mengambil kuesioner yang hendak di scan dari rak 1 dan mengisi daftar pengambilan kuesioner, dan ketika selesai kuesioner diletakkan di rak 2.
Proses recognize dan verifikasi dilakukan dengan menggunakan software Nestor Reader. Proses pengolahan verifikasi dan validasi dijalankan dengan program aplikasi yang dikembangkan oleh Dir. SIS. Pada proses validasi, kuesioner diambil dari rak 2 dan ketika selesai validasi diletakkan di rak 3. Pencatatan dilakukan kembali ketika kuesioner diambil untuk proses validasi. Ketika data sudah clean, maka kuesioner yang sudah diolah kembali masuk ke gudang 1 namun pada rak yang berbeda.
Daftar pengambilan kuesioner, Kuesioner, Pinsil, Penghapus. Rak 1.
Ruang pengolahan, Kuesioner, Mesin scanner, Daftar pengambilan kuesioner, Rak 2.
Ruang pengolahan, Kuesioner, Jaringan PC, Nestor Reader, Program aplikasi verifikasi dan validasi, Daftar pengambilan kuesioner, Rak 3, Daftar Pengolahan.
Jejaring relasi sosio-teknis yang terbentuk : Pemprov-PemKab/Kota-Kecamatan-Desa/Dusun-BPS DIY-BPS Kab/Kota-BPS Pusat-Inas,Inda-PCL,PML,KSK,PKSK-Staf BPS DIY-Editor-Operator scannerPetugas verifikasi dan validasi + Daftar mitra lama-Lembar Biodata-Metode Penyeleksian-Buku PedomanKuesioner-Peralatan Petugas-Surat Perjanjian-Peralatan Penunjang-Peta wilayah kerja-Catatan lapangan-Laporan lapangan-Lembar rekap hasil pencacahan-Daftar Pengambilan Kuesioner-Sistem penomoran batch-Rak-rak-Gudang-scanner-suku cadang mesin-Jaringan PC, Program aplikasi verifikasi/validasi-Daftar Penyelesaian olah batch dokumen.
95
III.8 Deskripsi Penyelenggaraan SP2000 di Propinsi Jawa Barat
Propinsi Jawa Barat adalah salah satu propinsi yang terletak di Pulau Jawa bagian barat. Jawa Barat terletak antara 5°50' sampai 7°50' Lintang Selatan dan 104°48' sampai 108°48' Bujur Timur. Jumlah penduduk Propinsi Jawa Barat berdasarkan hasil Sensus Penduduk 2000 adalah 35.729.537 jiwa. Dengan luas wilayah yang mencapai 36.925,05 km2, pada tahun 2000 Propinsi Jawa Barat terbagi menjadi 22 kabupaten/kota yaitu 16 kabupaten dan 6 kotamadya. Berikut Tabel III.5 wilayah administrasi Kabupaten /Kotamadya di Propinsi Jawa Barat: Tabel III.5. Wilayah Administratif Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat No
Kabupaten
Kotamadya
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Bogor Sukabumi Cianjur Bandung Garut Tasikmalaya Ciamis Kuningan Cirebon Majalengka Sumedang Indramayu Subang Purwakarta Karawang Bekasi
Bogor Sukabumi Bandung Cirebon Bekasi Depok
Batas daerah Propinsi Jawa Barat di sebelah utara berbatasan dengan Laut Jawa dan DKI Jakarta, di sebelah timur berbatasan dengan Propinsi Jawa Tengah, di sebelah selatan berbatasan dengan Samudra Indonesia, di sebelah barat berbatasan dengan Selat Sunda. Kawasan utara Jawa Barat merupakan daerah berdataran rendah, di kawasan selatan berbukit-bukit dengan sedikit pantai sedangkan di kawasan tengah adalah dataran tinggi bergunung-gunung. Dengan wilayah yang cukup luas dan karakteristik dataran yang beragam, meliputi pegunungan, lembah dan pantai banyak daerah-daerah di Jawa Barat yang masih sulit dijangkau. Mohamad Soleh salah satu
96
staf BPS yang sering mendampingi KSK ke daerah-daerah yang sulit dijangkau, mengatakan : ”Di Jawa Barat masih banyak daerah yang sulit dijangkau, kadang untuk mencacah di suatu desa, kami pernah harus masuk keluar hutan sampai 3 kali. Walaupun siang ya sudah gelap saja seperti malam hari. Dan petugas yang datang harus menginap, tidak mungkin ditempuh pulang balik. Kadang harus melewati sungai atau jalan dengan batu-batu besar. Kalau seperti itu lebih baik naik ojek karena kita tidak mengenal medannya. Biayanya cukup besar, satu ojek bisa sampai 50.000 sampai 60.000 rupiah. Kadang untuk mempermudah perjalanan kami ambil jalan memutar yang cukup jauh karena harus melewati kabupaten lain.”
Letak wilayah yang berbatasan langsung dengan ibu kota negara DKI Jakarta membuat akses Propinsi Jawa Barat ke Jakarta mudah yang ditunjang dengan adanya berbagai jenis transportasi mulai dari angkutan kota, bis antar kota, kereta api dan lain-lain. Selain itu infrastruktur jalan seperti jalan tol yang menghubungkan Kota Jakarta dan kota-kota lain di Jawa Barat juga tersedia. Bagi BPS Propinsi Jawa Barat kemudahan akses ini membuat kerjasama BPS Jawa Barat dengan BPS Pusat lebih mudah, sehingga salah satu BPS Tingkat II yaitu Kota Bandung, kuesioner SP2000 nya diolah di BPS Pusat Jakarta.
Kantor BPS Propinsi Jawa Barat terletak di Jalan Moh.Toha Kota Bandung. Kantor dengan gedung berlantai 3 tampak tertata rapi dengan lobi ruang tamu yang cukup lengang. Pada lantai 2 terdapat ruang-ruang yang cukup besar, didalamnya terdapat banyak komputer yang tersusun berjajar. Ruang-ruang tersebut adalah bagian dari ruang pengolahan data BPS Propinsi Jawa Barat. Sedangkan persis di bawah ruang pengolahan terdapat ruang besar yang sering digunakan sebagai gudang.
Pada kegiatan SP2000, BPS Propinsi Jawa Barat bertanggung jawab untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengolahan data sampai pada diseminasi data hasil kegiatan SP2000. Kegiatan-kegiatan di tahap persiapan dan pelaksanaan dilaksanakan oleh BPS Propinsi dan seluruh BPS Tingkat
97
II, sedangkan pada kegiatan pengolahan data, BPS Jawa Barat Timur mempunyai enam tempat pusat pengolahan; satu berada di Kantor BPS Propinsi sendiri, dan lima lainnya berada di Kantor BPS Tingkat II yaitu Kabupaten Bandung, Kabupaten Serang, Kabupaten Bogor, Kabupaten Cirebon, Kabupaten Tasikmalaya.
Diseminasi data hasil kegiatan SP2000 di Propinsi Jawa Barat dilakukan melalui media buku publikasi, media komputer yang dapat diakses langsung secara on-line, dan juga dengan sosialisasi oleh BPS Propinsi kepada instansi-instansi di jajaran Propinsi Jawa Barat.
III.8.1 Persiapan di BPS Propinsi Jawa Barat
Persiapan yang dilakukan oleh Jawa Barat dalam pelaksanaan SP2000 sama seperti yang dilakukan oleh BPS propinsi lain. BPS Pusat sudah menetapkan prosedur pelaksanaan untuk tiap-tiap tahap kegiatan yang dituangkan dalam buku pedoman dan disosialisasikan pada rapat pimpinan, rapat-rapat teknis serta pelatihan-pelatihan petugas. Pada tahap awal, BPS Jawa Barat juga mengirimkan para stafnya untuk mengikuti setiap kegiatan sosialisasi dan pelatihan baik di tingkat nasional maupun propinsi dalam rangka persiapan pelaksanaan SP2000. Pelatihan bagi para Instruktur Nasional (Inas) dilaksanakan oleh BPS Pusat yang juga diikuti oleh beberapa staf dari BPS Jawa Barat. Setelah pelatihan untuk para Inas, selanjutnya BPS Jawa Barat melaksanakan pelatihan teknis bagi para Instruktur Daerah (Inda) yang dipandu oleh para Inas yang telah dilatih sebelumnya. Pelatihan teknis untuk para Inda tersebut diikuti oleh para staf dan KSK dari BPS Tingkat II. Setelah para Inda dilatih, selanjutnya di setiap BPS Tingkat II melaksanakan pelatihan teknis untuk para petugas di lapangan (PCL, PML dan PKSK) yang diajarkan oleh para Inda.
Pada pelatihan petugas yang diadakan di kabupaten/kota para peserta bersungguhsungguh mengikuti materi pelatihan, khususnya pada sesi dimana peserta berlatih menuliskan karakter huruf dan angka dengan benar. Di dalam pelatihan tersebut, sebagian peserta khususnya yang sudah cukup tua (yang pada umumnya berasal dari aparat pedesaan) harus bekerja keras untuk dapat menuliskan karakter sesuai dengan
98
aturan yang ada agar kuesioner dapat diolah. Umumnya karakteristik tulisan mereka adalah miring ke kanan dengan cara penulisan tebal-tipis.
Pada perekrutan mitra lapangan SP2000, Jawa Barat merekrut mitra puluhan ribu orang. Kebutuhan mitra yang sangat besar tersebut tidak cukup hanya mengadalkan mitra-mitra lama, hal ini menyebabkan para KSK tetap membutuhkan tenaga luar BPS. Dalam perekrutan mitra, menurut salah seorang KSK Kec. Pangalengan (Pak Ikin) tidak terlalu mensyaratkan tingkat pendidikan calon petugas, namun lebih kepada pemahaman mitra pada wilayah kerja nya. Keputusan ini sebagian besar dilakukan para KSK di Jawa Barat, sehingga banyak ditemui petugas-petugas yang tingkat pendidikannya hanya SMP dan pada umumnya juga sudah cukup tua.
III.8.2 Pelaksanaan SP2000 di Jawa Barat
Pelaksanaan SP2000 di Propinsi Jawa Barat berlangsung di setiap kabupaten/ kota dalam pengawasan dan monitoring tim dari BPS Propinsi. Menurut Mohamad Soleh, salah seorang penanggungjawab kegiatan SP2000 dan sering melakukan dialog dengan para KSK juga petugas PCL, PML dan PKSK mengenai pelaksanaan sensus di lapangan, mengungkapkan kesulitan yang dihadapi para petugas di daerah perkotaan seperti Kota Bandung adalah menemui responden. Walaupun sosialiasi SP2000 sudah dilakukan, namun banyak responden yang sulit ditemui dengan berbagai alasan. Terkadang pencacahan harus dilaksanakan pada malam hari agar petugas dapat menemui responden. Selain itu penjelasan mengenai tujuan sensus harus disampaikan secara detail. Sedangkan di daerah pedesaan kesulitan lebih pada bagaimana mencapai lokasi pencacahan, khususnya untuk mencapai daerah yang berada di daerah pegunungan. Beberapa KSK harus bermalam ketika melakukan monitoring terhadap petugas yang tersebar di seluruh desa dalam satu kecamatan. Kesulitan lain yang dihadapi adalah jika petugas kekurangan ATK, khususnya pinsil yang harus berjenis 2B. Di pedesaan tidak mudah untuk mendapatkan pinsil yang berjenis 2B yang sama dengan apa yang didistribusikan oleh BPS Pusat.
99
Selama masa pencacahan para petugas (KSK,PKSK,PML,PCL) mengadakan pertemuan-pertemuan informal untuk membahas kesulitan-kesulitan yang ada di lapangan khususnya mengenai pengisian kuesioner, namun pertemuan-pertemuan ini tidak dilakukan secara rutin, hanya sesekali saja. Dari diskusi-diskusi yang ada, banyak petugas bahkan KSK yang merasa bingung, sebenarnya tulisan bagaimana yang bisa diolah oleh scanner. Hal ini diungapkan oleh Mohamad Soleh, salah satu anggota tim monitoring, seperti dalam kutipan berikut : ”Ya bagaimana ya, walaupun sudah ada pelatihan tetapi ternyata masih banyak petugas yang bingung sebenarnya tulisan yang bagaimana yang bisa diolah oleh scanner. Saya pernah ya datang, saya lupa di kabupaten mana, kebetulan staf disana bilang ada petugas yang sedang berkumpul di kecamatan, lalu saya dan tim kesana, ternyata mereka sedang berkumpul untuk mendiskusikan sebenarnya tulisan yang bagaimana yang dapat dibaca oleh scanner. Padahal ya di kuesioner sudah ada contohnya tapi ternyata sulit juga karena kuesioner yang harus ditulis banyak sekali. Ketika di pelatihan mereka bisa menuliskan dengan hati-hati tapi itu kan butuh waktu yang cukup lama, lalu kalau kuesioner yang harus diisi banyak, mereka ternyata pada akhirnya secara tidak sadar kembali pada bentuk tulisan masing-masing. Dan ketika mereka harus memperbaiki tulisan seperti yang ada di kuesioner mereka juga merasa kesulitan karena banyaknya kuesioner dan waktu yang dibutuhkan.”
Kesulitan lain pada pelaksanaan pencacahan adalah kurangnya tenaga KSK yang ada. Di Propinsi Jawa Barat cukup banyak wilayah yang tidak mempunyai KSK. Daerah-daerah yang tidak memiliki KSK umumnya adalah daerah-daerah yang jauh dan terpencil. Banyak KSK yang menolak untuk ditempatkan di daerah terpencil karena sulitnya keadaan yang harus dihadapi. Untuk menangani daerah-daerah seperti ini, terpaksa beberapa KSK merangkap membawahi beberapa kecamatan.
Dari hasil wawancara yang dilakukan, pemeriksaan kuesioner baik kelengkapan dokumen dan identitas kuesioner maupun cara penulisan serta konsistensi data lebih banyak dilakukan oleh PML. Para KSK lebih mengandalkan pada pemeriksaan yang dilakukan oleh PML. Seperti diungkapkan oleh salah satu KSK BPS Kota Bandung:
100
”Kuesioner yang diperiksa kita ambil cukup sampel saja, tidak mungkin lagi memeriksa satu per satu karena banyaknya kuesioner. Kuesioner sudah diperiksa oleh PML.” Setelah tiap blok sensus yang ada sudah dianggap lengkap dan sudah diperiksa oleh PML, maka kuesioner dimasukkan dalam dus-dus dokumen lalu dikirim ke Kantor BPS Tingkat II.
III.8.3 Pengolahan data SP2000 di Jawa Barat
Sebelum pelaksanaan SP2000, untuk persiapan pengolahan data, BPS Jawa Barat secara khusus ditinjau oleh tim dari BPS Pusat untuk melihat kemungkinan penempatan scanner pada pusat pengolahan di Jawa Barat. Mengingat besarnya jumlah kuesioner yang akan diolah oleh BPS Jawa Barat, maka Tim dari BPS Pusat menetapkan enam pusat pengolahan (puslah) di Jawa Barat, yaitu Kantor BPS Propinsi Jawa Barat, Kantor BPS Kabupaten Bandung, Kantor BPS Kabupaten Bogor, Kantor BPS Kabupaten Cirebon, Kantor BPS Kabupaten Tasikmalaya, dan Kantor BPS Kabupaten Serang. Pertimbangan daerah yang ditunjuk sebagai Puslah diutamakan pada jumlah dokumen yang berasal dari tingkat II tersebut yang cukup besar, sehingga diputuskan BPS tingkat II tersebutlah yang mengolah sendiri dokumen nya. Namun untuk kabupaten yang tidak ditunjuk sebagai Puslah, diolah di Puslah Propinsi. Khusus kuesioner Kota Bandung diolah di BPS Pusat.
Di masing-masing Puslah tingkat II ditempatkan satu buah mesin scanner ditambah 2 buah PC untuk menambah PC di daerah, sehingga setiap puslah rata-rata memiliki 6 buah PC. Sedangkan pada puslah propinsi ditempatkan 5 buah mesin scanner dengan 21 PC. Dalam pelaksanaan pengolahan, karena dalam satu propinsi terdapat enam tempat pusat pengolahan, maka BPS Propinsi Jawa Barat melakukan koordinasi dalam pelaksanaan pengolahan. Koordinasi ini dilakukan dalam rapat teknis
daerah
maupun
pertemuan
informal
yang
ada.
Namun
dalam
implementasinya, setiap daerah melakukan perubahan-perubahan sesuai dengan kondisi dan ide yang muncul pada masing-masing pusat pengolahan.
101
Sebelum pelaksanaan pengolahan, BPS Propinsi Jawa Barat mengirimkan beberapa staf propinsi dan staf tingkat II untuk mengikuti pelatihan pengolahan yang dilakukan di BPS Pusat. Para staf tersebut nantinya menjadi penanggung jawab teknis proses pengolahan di setiap puslah. Setelah itu di setiap puslah dibentuk timtim kerja untuk pelaksanaan pengolahan yang melibatkan para staf BPS dan mitramitra pengolahan. Pada Puslah Propinsi pembentukan tim melibatkan seluruh staf Bidang P3S, seluruh staf Bidang Statistik Kependudukan, beberapa staf dari Bidang Statistik Produksi, Bidang Statistik Produksi dan Bagian Tata Usaha. Selain itu Bidang P3S merekrut sejumlah mitra pengolahan yang berasal dari kerabat atau keluarga staf P3S sendiri, hal ini dilakukan untuk mempermudah pengawasan pekerjaan mitra tersebut. Tim-tim kerja yang dibentuk terdiri dari tim receiving dan batching (disingkat tim batching) yang terdiri dari para staf TU dibantu dengan para mitra dimana mitra itu ditugaskan untuk mengangkat-angkat dokumen, tim editing terdiri dari para staf Bidang Sosial, tim scanning terdiri dari staf bidang P3S yang dibantu dengan staf bidang lain, dan tim verifikasi dan validasi terdiri dari para mitra pengolahan. Seluruh petugas dibagi dalam tiga shift dan di setiap shift terdapat dua orang supervisor yang mengawasi seluruh proses pengolahan pada shift tersebut.
Proses pengolahan data SP2000 pada Puslah Propinsi diawali dengan proses receiving dan batching yang dilakukan oleh tim batching yang menerima dokumen kuesioner dari BPS Tingkat II. Setelah dokumen diterima tim batching melakukan pengecekan terhadap jumlah dokumen yang diterima. Menurut Muhamad Soleh, saat itu diketahui terdapat kuesioner yang hilang yang jumlahnya sampai ratusan batch. Jika rata-rata pada satu batch berisi 80 sampai 100 lembar, maka jumlah kuesioner yang hilang dapat mencapai puluhan ribu lembar. Hal ini menjadi masalah tersendiri bagi BPS Propinsi Jawa Barat. Menanggapi hal ini, Muhamad Soleh salah satu penanggungjawab pengolahan mengatakan : “Kalau kuesioner-kuesioner itu hilangnya di propinsi, jangankan ratusan batch setengah batch saja pasti saya tahu. Bagaimana ya, SDM di daerah (kabupaten) agak kurang bagus. Kalau menerima kuesioner mereka tidak mencek lagi, hanya mencatat Desa A sudah masuk, Desa B sudah masuk, padahal kuesioner yang diserahkan belum lengkap tapi mereka tidak mencek atau memeriksa
102
kembali jumlah kuesioner atau blok sensus yang seharusnya diserahkan. Dan ketika sampai di propinsi atau pusat pengolahan yang lain, baru ketahuan.”
Apabila dokumen yang dilakukan lengkap, tim mem-batching dokumen dengan memberi nomor batch untuk setiap blok sensus. Setelah itu tim meletakkan batchbatch dokumen tersebut pada rak-rak dalam gudang yang letaknya bersebelahan dengan ruang Bagian Tata Usaha tempat tim batching bekerja. Tim batching tersebut bertanggung jawab pada sirkulasi dokumen baik keluar masuk gudang. Setiap petugas, baik editor, operator scanner dan petugas verifikasi-validasi mendatangi tim batching untuk mengambil dan menyerahkan dokumen yang hendak diolahnya. Untuk mengontrol setiap dokumen yang diambil dan petugas yang mengolah, BPS Jabar menerapkan tiga strategi, pertama, dengan lembar kendali yang ditempel di muka cover dus batch dokumen. Lembar kendali ini untuk mengontrol tahapan edit dan scanning yang dilakukan oleh petugas. Kedua, yaitu dengan lembar/daftar yang dipegang oleh masing-masing petugas, agar petugas dapat juga mengontrol berapa batch dokumen yang sudah diselesaikannya, dimana hal ini berkaitan dengan honor yang akan diterimanya. Dan yang ketiga, setiap petugas wajib meng-entry nomor batch dokumen yang diambilnya dari tim batching pada sebuah PC yang difungsikan tim batching untuk merekam sirkulasi dokumen dan siapa petugas yang pengolahnya. Dengan strategi perekaman arus dokumen tersebut, memudahkan bagi supervisor dalam mengontrol arus dokumen dan mengetahui / mendeteksi keberadaan atau posisi suatu batch dokumen, sedang diapakan dan oleh siapa. Selain itu juga memudahkan dalam membuat laporan tertulis setiap harinya kepada Kabid. P3S untuk melaporkan pencapaian pekerjaan pengolahan setiap hari nya. Pembentukan tim-tim kerja dan penerapan mekanisme kerja pada puslah propinsi juga dilakukan pada puslah-puslah daerah, dimana hal ini memang diarahkan oleh Kepala Bidang P3S sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan pengolahan SP2000 di Jawa Barat.
Proses pengolahan data di Puslah Propinsi pada umumnya berjalan lancar. Proses editing di lakukan di Bidang Kependudukan, sedangkan proses scanning dan verifikasi-validasi dilakukan di ruang pengolahan yang terdiri dari dua kamar. Pada
103
satu kamar yang dikhususkan untuk scanner, kuesioner yang akan di scan dan sesudah di scan dipisahkan dalam kelompok yang berbeda dengan menggunakan rak-rak yang sudah disiapkan. Permasalahan baru muncul di tahap recoqnize, dikarenakan tidak maksimalnya software Nestor Reader dalam membaca tulisan pada kuesioner, menyebabkan hasil scan berupa image banyak yang tidak sempurna dibaca
oleh
scanner.
Selain
software,
permasalahan
pada
lampu
yang
pencahayaannya sering tidak maksimal menyebabkan image yang dihasilkan pun tidak begitu jelas. Hal-hal ini membuat operator sering mengulangi proses scanning terhadap kuesioner tersebut. Selain itu indikasi kualitas pinsil yang berbeda dengan yang ditentukan muncul, dikarenakan meskipun tulisan dan kondisi scanner sudah baik namun image yang dihasilkan juga tidak jelas, dan oleh operator dilakukan perbaikan tulisan dengan menggunakan spidol dan scanning ulang pun dilakukan. (pengulangan scan membuat waktu pengolahan menjadi panjang). Menurut Pak Soleh, hampir tidak ada batch dokumen yang tidak terdapat kesalahan, selain dengan scan ulang perbaikan juga dilakukan dengan meng-entry pada data-data yang salah di tahap verifikasi. Berikut ungkapan Pak Soleh : ”Karena software yang kualitasnya masih lemah, lampu yang juga sering bermasalah, dan juga pinsil yang kualitas nya berbeda-beda, menyebabkan banyaknya kesalahan yang harus diperbaiki baik dengan men-scan ulang ataupun dengan meng-entry di tahap verifikasi, dan kayaknya hampir semua batch itu harus diperbaiki, ini yang paling membuat terlambat, dan hal ini juga terjadi pada puslah-puslah daerah.”
Pada tahap validasi di Puslah Propinsi ditemukan banyak data yang tidak valid dan tidak logis, dimana hal ini terjadi akibat belum sempurna nya program validasi yang ada, maka Puslah Propinsi membuat sebuah program yang disisipkan pada program validasi,
dimana
program
ini
berfungsi
sebagai
filter
tambahan
dalam
memberlakukan rule validation.
Seperti Puslah Propinsi, pada puslah-puslah daerah juga melakukan pembentukan tim kerja, pembagian jam kerja dan penerapan kontrol atau kendali arus dokumen. Hanya saja, pada puslah daerah permasalahan terbatasnya staf dan mitra-mitra
104
pengolahan yang kualitasnya memadai menjadi kendala utama dalam pelaksanaan pengolahan. Seperti Puslah Kabupaten Bandung, saat itu hanya memiliki 10 staf, mereka cukup mengalami kesulitan dalam melakukan receiving dan batching ini. Penerimaan kuesioner dilakukan oleh staf bagian Tata Usaha. Kuesioner dengan mencatat identitas setiap dokumen yang masuk. Namun pengecekan jumlah dokumen hanya dilakukan dengan sampel dan tidak semua dus dokumen dibuka dan dihitung kembali. Kabupaten Bandung merupakan Tingkat II di Propinsi Jawa Barat dengan jumlah kuesioner terbanyak. Selain banyaknya kuesioner, karena keterbatasan ruang kantor yang ada, maka BPS Kabupaten Bandung menyewa sebuah rumah yang berjarak sekitar 1 km dari lokasi kantor untuk difungsikan sebagai gudang. Walaupun sudah menyiapkan gudang, ternyata gudang yang ada belum mampu menampung seluruh kuesioner yang ada, sehingga kuesioner yang banyaknya sampai 4 kontainer sebagian disimpan di tengah-tengah ruangan staf, di koridor bahkan sampai di beranda samping kantor. Untuk menghindari rusaknya kuesioner maka dus-dus yang ada dibungkus oleh plastik.
Pengolahan data pada Kabupaten Bandung dilakukan dengan cara yang berbeda. Karena kabupaten ini merupakan kabupaten dengan jumlah kuesioner terbesar (penduduk Kabupaten Bandung kurang lebih 10% dari jumlah penduduk propinsi), maka menurut Zarah (salah seorang staf BPS Kabupaten Bandung) keseluruhan data di scan terlebih dahulu, kuesioner dipilih yang kira-kira dapat langsung diolah tanpa banyak memerlukan editing. Ketika proses scanning berlangsung, sebagian data yang dianggap kurang layak atau bermasalah ketika diolah langsung diperbaiki (editing baru dilakukan setelah scan dengan menggunakan pinsil atau spidol). Ketika seluruh proses scanning selesai, maka baru dilakukan proses recognation, verifikasi dan validasi.
Di tahap recognize terlihat banyak sekali dokumen yang tidak bisa dibaca oleh scanner, untuk itu diputuskan untuk dilakukan proses editing pada kuesionerkuesioner yang ‘bermasalah’ tersebut. Dan karena banyaknya jumlah kuesioner yang harus di proses editing, maka Kepala BPS Kabupaten Bandung mengambil kebijakan untuk mengeluarkan dana tambahan untuk pembayaran honor editing
105
kuesioner, dan merekrut mitra. Proses editing ini berjalan 24 jam, bahkan menurut Hardy salah seorang staf BPS Kabupaten Bandung, Kepala BPS Kabupaten Bandung ikut pulang sampai tengah malam bahkan sampai pagi hari. Jumlah dana yang dikeluarkan untuk proses editing ini mencapai 40 juta rupiah (termasuk untuk penyediaan makan siang).
Menurut Pak Soleh, hampir seluruh puslah daerah mengalami keterlambatan, selain Puslah Propinsi hanya Puslah Tasikmalaya dan Puslah Cirebon saja yang berhasil menyelesaikan pekerjaan pengolahan sesuai waktunya. Untuk mempercepat proses pengolahan di puslah-puslah daerah tersebut, saat itu BPS Propinsi mengambil kebijakan penarikan dokumen dari puslah daerah bersama dengan scanner nya untuk diselesaikan di Puslah Propinsi. Secara keseluruhan, proses pengolahan SP2000 di BPS Jawa Barat berakhir pada pertengahan tahun 2001.
III.8.4 Sosio-Teknogram Penyelenggaraan SP2000 di BPS Jawa Barat
Berdasarkan deskripsi yang telah diuraikan, selanjutnya dibentuk Diagram Sosioteknis (Tabel III.6) untuk memperhatikan aktor-aktor dan objek teknis serta aksi-aksi yang dilakukan secara terstruktur.
Tabel III.6 Diagram Sosioteknis pada Penyelenggaraan SP2000 di Jawa Barat Sosiogram BPS Jawa Barat, Pem.Prov. Jawa Barat.
BPS Kab/Kota, P Pemerintah Kab/Kota. E
Aksi-aksi
Teknogram
Koordinasi antara BPS Jawa Barat Rencana Kegiatan dengan Pemerintah Provinsi dalam sensus mempersiapkan pelaksanaan SP2000
Koordinasi antara BPS Kab/Kota Rencana Kegiatan dengan Pemerintah Kab/Kota dalam sensus mempersiapkan pelaksanaan SP2000
R BPS Kab/Kota, KSK, I Desa/Dusun. S
A
BPS Kab/Kota bersama KSK Daftar mitra lama, melakukan perekrutan mitra-mitra statistik untuk petugas di lapangan, selain tetap menggunakan mitramitra lama, kebutuhan petugas yang
106
banyak direkrut dengan berbagai cara : koordinasi dengan desa untuk merekrut perangkat desa/ dusun, KSK juga mencari secara pribadi mitra-mitra dari daerah setempat baik tokoh atau masyarakat biasa. Namun KSK agak longgar dalam mensyaratkan calon petugas baik tingkat pendidikan atau bentuk tulisan, namun lebih kepada pemahaman atas wilayah kerjanya. Untuk kecamatan yang tidak memiliki KSK dirangkap oleh KSK kecamatan terdekatnya.
P A N
BPS Pusat, BPS Jawa Barat, BPS Kab/Kota, Inas, Inda, Petugas lapangan
Sejumlah staf Propinsi dan Kab/ Kota diutus mengikuti pelatihan Inas SP2000 di BPS Pusat. Selanjutnya Inas meneruskan materi pelatihan tersebut kepada para Inda di daerah pada Pelatihan untuk Inda (staf dan KSK). Dan akhirnya Inda meneruskan materi pelatihan kepada petugas PCL,PML,PKSK, mencakup prosedur kerja, metode berwawancara, pengisian kuesioner, dan bentuk penulisan pada kuesioner.
Buku pedoman, Materi pelatihan, Kuesioner, Peralatan tulis (pinsil,dll), Surat Perjanjian.
PCL , PML.
PCL melakukan pencacahan ke setiap penduduk/ rumahtangga. PML melakukan pendampingan sesekali di awal pelaksanaan untuk menunjuk wilayah kerja.
Peta wilayah kerja, Daftar Kuesioner, Pinsil, Penghapus, Lembar catatan lapangan.
Dilakukan pertemuan informal tidak rutin. KSK dan PKSK melakukan monitoring terhadap PML dan PCL. Sebagian petugas melakukan diskusi pelaksanaan pencacahan dan cara penulisan di Kantor BPS Tingkat II. Selesai pencacahan lapangan, PCL menyerahkan kuesioner ke PML untuk diperiksa. Kemudian kuesioner diserahkan ke KSK. KSK lebih mengandalkan pada pemeriksaan yang dilakukan PML, setiap blok sensus ’dianggap’ sudah diperiksa
Daftar Evaluasi Petugas, Dus-dus dokumen, Kuesioner.
P PCL , PML , KSK, PKSK. E L A K S A N A
107
A
dan lengkap. Kuesioner langsung memasukkan dokumen dalam dusdus lalu dikirim ke BPS Kab/Kota.
N
TAHAP PENGOLAHAN DATA (Pada Puslah Propinsi, yang terdiri dari tahap persiapan dan proses pengolahan) Tim BPS Pusat, P BPS Jawa Barat. E R S I A P A N
BPS Jawa Barat bersama Tim dari BPS Pusat menentukan lokasi pusatpusat pengolahan (Puslah), yang terdiri dari enam puslah. Setiap puslah dilengkapi satu buah mesin scanner dan tambahan dua buah PC untuk instalasi scanner. Setiap puslah juga disediakan anggaran untuk menyewa Gudang dan membeli Rak-rak yang akan digunakan untuk penyimpanan dokumen SP2000 selama dua tahun.
Rencana kerja pengolahan, Lokasi-lokasi pilihan, Gudang dan rakrak, Mesin scanner, Jaringan PC,
Kabid. P3S, Seluruh staf bidang-bidang, Para mitra pengolahan, Supervisor.
Kabid. P3S mengumpulkan seluruh staf Bidang IPDS dan Bidang Kependudukan dan beberapa staf Bidang lainnya serta para mitra pengolahan untuk membentuk timtim kerja, yang terdiri dari tim receiving-batching (staf TU), tim editing (staf Bidang Kependudukan), tim scanning (staf IPDS dan staf bidang lain), tim verifikasi-validasi (para mitra pengolahan). Selain itu juga menunjuk beberapa kasie sebagai supervisor. Pengolahan ditetapkan berjalan dalam 3 shift.
Rencana kerja pengolahan, Sistem Pembagian tugas pengolahan, Buku pedoman pengolahan.
R Tim receivingE batching C E I V I N G B A
Pengolahan data dimulai dengan penerimaan kuesioner dari BPS Tingkat II ke Bagian TU BPS Propinsi atau Pusat Pengolahan lainnya. Saat pengecekan terhadap jumlah dokumen dalam setiap dus, ditemukan banyak kuesioner yang hilang. Dus dokumen yang isiannya lengkap lalu di beri nomor batch untuk setiap blok sensus dan diberi lembar kendali pada cover dus dokumen. Setelah di batch dokumen
Gudang, rak-rak, Sistem penomoran batch, Laporan pemasukan dokumen, Lembar kendali.
108
T C H I N G
disimpan di rak-rak dalam gudang. Sebagian puslah tingkat II, lokasi gudang terpisah dengan tempat Puslah, dan sebagian gudang tidak dapat menampung seluruh dokumen, sehingga sebagian dokumen diletakkan disekitar kantor BPS Tingkat II.
E Tim editing D I T I N G
Setiap editor mengambil dan mengembalikan batch dokumen yang diolahnya dengan mendatangi tim batching di ruang TU. Saat mengambil dokumen, editor wajib meng-entry identitas dokumen yang diambilnya pada sebuah PC yang diawasi tim batching. Selain itu editor diberikan lembar laporan yang nantinya dipegang sendiri untuk menulis setiap batch dokumen yang diolahnya. Pada Puslah Bandung tidak dilakukan editing dokumen, namun langsung men-scan dokumen.
S C A N N Tim scanning I N G
V E R I F I Tim verifikasi + K validasi, A Supervisor S I + V A L I D A
Setiap operator scan mengambil dan mengembalikan batch dokumen juga dengan mendatangi tim batching, dan juga wajib meng-entry identitas dokumen yang diambilnya pada sebuah PC. Operator juga diberikan lembar laporan yang dipegang sendiri untuk menulis setiap batch dokumen yang diolahnya.
Proses recognize dan verifikasi dilakukan dengan menggunakan software Nestor Reader, data proses validasi dilakukan dengan software yang dikembangkan oleh Dir. SIS. Beberapa batch dokumen harus diambil dibuka kembali untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan. Setelah data clean dikirimkan ke Dir SIS dalam bentuk CD. Di setiap shift supervisor mengawasi jalannya seluruh proses pengolahan
109
Daftar laporan per petugas, PC kontrol, Batch Kuesioner+ Lembar Kendali, Peralatan edit (pinsil dan penghapus)
Daftar laporan per petugas, PC kontrol, Ruang pengolahan, Batch Kuesioner+ Lembar Kendali, Mesin scanner.
Program aplikasi verifikasi dan validasi, Nestor Reader, Jaringan PC(21 PC) PC kontrol, Batch Kuesioner+ Lembar Kendali, Ruang pengolahan, Daftar laporan per petugas,
S I
dan setiap hari wajib membuat Laporan harian laporan hasil kinerja pengolahan Pengolahan. kepada Kabid. P3S.
Jejaring relasi sosio-teknis yang terbentuk : Pemprov-PemKab/Kota-Desa/Dusun-BPS Jawa Barat-BPS Kab/Kota-BPS PusatInas,Inda-PCL,PML,KSK,PKSK-Staf BPS DIY-mitra pengolahan-tim receivingbatching-tim editing-tim scanning-tim verifikasi dan validasi + Daftar mitra lama-Buku Pedoman-Kuesioner-Peralatan Petugas-Surat PerjanjianPeta wilayah kerja-Catatan lapangan-Daftar Evaluasi Petugas-Dus dokumen-Sistem penomoran batch-Laporan pemasukan dokumen- Lembar kendali-Rak-rak-Gudangscanner-suku cadang mesin-Jaringan PC-PC Kontrol-Program aplikasi verifikasi/validasi-Daftar Laporan per petugas.
III.9 Rangkuman
Bab III merupakan deskripsi kasus penyelenggaraan SP2000 yang melibatkan berbagai aktor sosial dan aktor teknis yang ada di empat daerah dengan realita sosial yang berbeda. Dengan diagram sosioteknis yang telah disusun, maka di bab selanjutnya dilakukan analisis kegiatan sensus tersebut dengan melihat aksi-aksi para aktor yang saling terelasi membentuk jejaring lokal.
110
