BAB III ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM

3.1

Kajian Organisasi Dalam sub bab ini akan dijelaskan menengenai profil perusahaan dimana penulis melakukan

analisa dan perancangan sistem untuk Tugas Akhir ini.

3.1.1 1)

Profil PT Aero System Indonesia Logo Perusahaan

Gambar 3. 1 Logo PT ASYST

2)

Visi Visi Perusahaan adalah menjadi penyedia layanan teknologi informasi dan managed service

company yang mempunyai portfolio lengkap dan terdepan di indonesia 3)

Misi Misi Perusahaan adalah menyediakan layanan yang berkalitas tinggi dan efisien dengan

portfolio yang lengkap, dan memiliki jaringan dukungan yang kuat. 4)

Tujuan Perusahaan Untuk memudahkan pelanggan dalam menggunakan Teknologi Informasi. ASYST dapat

membantu untuk membuat dan berbagi servis yang unik dan otentik yang dapat meningkatkan bisnis anda 5)

Tugas PT Aero System Indonesia Menyediakan layanan managed service untuk pelanggan dan memberikan solusi untuk

pengembangan bisnis pelanggan.

3.1.2

Sejarah PT. Aero System Indonesia PT Aero System Indonesia (ASYST), yang sebelumnya lebih dikenal sebagai PT Lufthansa

Systems Indonesia, terbentuk tahun 2005. Pada awalnya, PT Garuda Indonesia (Persero) memiliki 51% saham pada perusahaan, yang 49% saham lainnya dimiliki oleh Lufthansa System AG (LSY). Pada tahun 2009, 49% saham Lufthansa System berpindah ke PT Aerowisata.

22 http://digilib.mercubuana.ac.id/

3.1.3

Struktur Organisasi PT. Aero System Indonesia Direktur Utama

Direktur Pengembangan dan Operasi

Direktur Keuangan

Internal Audit

Human Resources

Service Delivery

Service Operation

Corporate Secretary

Finance

Solutions Department

Application Support

Sales

Business Support

Program Management Office

Service Assurance and Security

Corporate Planning

SAP

Service Center

Risk Management

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT ASYST

PT ASYST Terbagi menjadi 3 direktorat, dengan detail seperti berikut: a. Direktur Utama atau Chief Executive Officer atau disingkat sebagai CEO. Membawahi beberapa sub departemen antara lain: o

Internal Audit

o

Corporate Secretary

o

Sales

b. Direktur Keuangan atau Chief Finance Officer atau disingkat sebagai CFO Membawahi beberapa sub departemen antara lain: o

Human Resources

o

Finance

o

Business Support

o

Corporate Planning

o

Risk Management

c. Direktur Pengembangan dan Operasi atau Chief Operation Officer atau disingkat sebagai COO. Membawahi beberapa sub departemen antara lain:


o

Service Delivery (OSD)

o

Service Operation (OSO)

o

Solution Departement (OSD)

o

Application Support (OAS)

o

Program Management Office (OPM)

o

Service Assurance and Security (OSM)

o

SAP (OSA)

o

Service Center (OSC)

Berikut adalah penjelasan singkat dari beberapa divisi yang terlibat didalam aplikasi Knowledge Base Management, dalam hal ini terdapat 3 tingkatan level untuk Managed Service pada. PT ASYST. -

Service Assurance and Security (OSM) yang nantinya akan kita sebut sebagai Service Management. Merupakan bagian dari quality control yang mempunyai fungsi pengawasan dan pengembangan terhadap kualitas pelayanan IT Managed Services di PT ASYST.

-

Level 1, sebagai pihak pertama yang berinteraksi dengan user/customer. Dalam hal ini adalah Departemen Service Center (OSC) dengan Sub Departemen IT Service Desk yang kedepannya kita sebut helpdesk. Segala problem yang masuk harus melalui tim helpdesk terlebih dahulu dan kemudian diteruskan kepada engineer level 2 terkait.

-

Level 2, sebagai pihak kedua untuk eskalasi masalah. Dalam hal ini adalah Departemen Application Support (OAS) yang kedepannya akan kita sebut sebagai engineer. Segala masalah yang diteruskan dari bagian helpdesk diselesaikan oleh tim engineer ini. Namun, apabila ada masalah yang berada diluar lingkup atau tidak dapat diselesaikan dari sisi tim engineer, maka masalah tersebut akan diteruskan kepada tim developer level 3.

-

Level 3, sebagai pihak ketiga untuk eskalasi masalah. Dalam hal ini adalah Departemen Solution Departement (OSD) yang kedepannya kita sebut sebagai tim developer. Merupakan bagian yang melakukan pengembangan aplikasi, dalam rantai managed service. Tim developer berada pada tingkatan atas. Salah satu contoh masalah yang tidak dapat diselesaikan dari sisi tim engineer antara lain tim engineer tidak diberikan akses untuk merubah source code sehingga butuh bantuan dari tim developer untuk penyelesaian masalahnya.

3.2

Analisa Proses Bisnis Berjalan Pada sistem berjalan untuk saat ini masih belum ada prosedur untuk penyimpanan informasi

secara terpusat. Seluruh informasi yang ada masih disimpan secara manual oleh masing-masing personel/individu. Berikut adalah alur dari proses bisnis berjalan:


Terjadi Problem

Pegawai Melakukan Handling Problem

Membuat Dokumentasi Problem

Dokumen disimpan secara individual

Gambar 3. 3 Rich Picture Proses Bisnis Berjalan

Dari alur yang terlihat bahwa dari setiap problem yang terjadi, pegawai membuat dokumentasi dari problem tersebut untuk kedepannya apabila problem tersebut terjadi lagi maka akan mempercepat proses handling problem, namun data tersebut disimpan secara individual. Kekurangan dari hal tersebut adalah: -

Informasi yang disimpan tersebut disimpan per-individu, untuk eskalasi ke pegawai lain dalam satu departemen maka akan membutuhkan waktu lama karena pegawai lain tidak memiliki referensi tersebut.

-

Apabila pegawai tersebut berhenti dan digantikan oleh pegawai baru, ada kalanya dokumentasi tersebut tidak terdistribusikan dengan baik yang mana dapat menyebabkan kesulitan pada pegawai baru kedepannya.

3.2.1

Use Case Diagram Berjalan

Use Case diagram dibawah ini menampilkan notasi dari system yang sedang berjalan.dari sudut pandang pengguna.

Membuat Dokumentasi

Karyawan Gambar 3. 4 Use Case Diagram Sistem Berjalan


3.2.1.1 Deskripsi Use Case Berikut adalah penjelasan secara lebih detail dari diagram use case pada sistem berjalan. Tabel 3. 1 Deskripsi Use Case Pada Sistem Berjalan

Use Case Name : Membuat Dokumentasi

ID : UCB-01

Priority : High

Baru

Actor : Karyawan Description : Karyawan Membuat Dokumentasi baru Trigger : Inisiatif Karyawan Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : -

Karyawan menyiapkan segala kebutuhan resolusi masalah (problem)

-

Karyawan mengalami suatu penyelesaian masalah yang berulang-ulang

Normal Conditions : -

Karyawan menyimpan dokumentasi dalam format word/excel/paper

Post-Conditions : -

Dokumen yang ada disimpan didalam harddisk masing-masing karyawan.

3.3

Analisa Proses Bisnis Usulan Jika melihat dari kekurangan yang ada dapat dibuat sebuah sistem usulan dengan alur seperti

berikut:

Terjadi Problem

Pegawai Melakukan Handling Problem

Membuat Dokumentasi Problem

Pegawai B Akses ke Dokumen

Melakukan upload Ke aplikasi

Dokumen disimpan secara terpusat

Gambar 3. 5 Rich Picture Proses Bisnis Usulan


Pegawai C Akses ke Dokumen

3.3.1

Use Case Diagram Usulan Use Case diagram di bawah ini menampilkan tentang notasi UML yang dilihat dari sudut

pandang pengguna sistem informasi Knowledge Management System :

Menerima Laporan

General Manager Melakukan Approval

Service Management

Membuat Dokumen Baru

Membuat Laporan

Maintain Data Karyawan

Karyawan

Admin

Maintain Data Department

Gambar 3. 6 Use Case Diagram Sistem Usulan

3.3.1.1

Deskripsi Use Case

Setiap Use Case dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan bagaimana alur yang harus dilakukan sistem ketika aktor mengaktifkan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gambar 3.6 akan dijelaskan secara lebih detail pada bagian tabel use case spesifikasi sebagai berikut:

Tabel 3. 2 Deskripsi Use Case Membuat Dokumentasi Baru

Use Case Name : Membuat Dokumentasi Baru

ID : UC-01

Actor : Karyawan Description : Karyawan Membuat Dokumentasi baru Trigger : Inisiatif Karyawan Type : ☒External ☐Temporal


Priority : High

Tabel 3. 3 Deskripsi Use Case Membuat Dokumentasi Baru - lanjutan

Pre-Conditions : -

Karyawan harus melakukan login kedalam aplikasi.


Dari dokumentasi yang ada, karyawan melakuakn input kedalam aplikasi

-

Karyawan mensubmit dokumentasi tersebut.

Post-Conditions : -

Service Management dan General Manager harus melakukan Approval agar dokumentasi tersebut dapat terpublish.

Tabel 3. 4 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh GM

Use Case Name :

ID : UC-02

Priority : High

Melakukan Approval Actor : General Manager, Karyawan Description : -

General Manager membuka form approval dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan

Trigger : Form Approval telah disetujui oleh bagian Service Management Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : -

General Manager harus melakukan login kedalam aplikasi

-

Form Approval telah disetujui oleh bagian Service Management


General Manager dapat mengecek isi dari dokumentasi.

-

Setelah dilakukan pengecekan, General Manager dapat melakukan approve apabila dokumentasi tersebut diterima dan reject apabila dokumentasi tersebut tidak diterima.

Post-Conditions : -

Dokumentasi terpublish

Tabel 3. 5 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh SM

Use Case Name :

ID : UC-03

Melakukan Approval


Priority : High

Tabel 3. 6 Deskripsi Use Case Melakukan Approval oleh SM - lanjutan

Actor : Service Management, Karyawan Description : -

Service Management membuka form approval dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan

Trigger : Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : -

Service Management harus melakukan login kedalam aplikasi

-

Dokumentasi disubmit oleh Karyawan


Service Management dapat mengecek isi dari dokumentasi.

-

Setelah dilakukan pengecekan, Service Management dapat melakukan approve apabila dokumentasi tersebut diterima dan reject apabila dokumentasi tersebut tidak diterima.

Post-Conditions : -

Dokumentasi Menunggu Approval dari General Manager

Tabel 3. 7 Deskripsi Use Case Membuat Laporan

Use Case Name :

ID : UC-04

Priority : Medium

Membuat Laporan Actor : Karyawan Description : -

Karyawan membuat dokumen baru yang akan terpublish setelah mendapatkan approval dari General Manager.

-

Setelah mendapatkan approval dari General Manager, karyawan lain dapat melihat dokumentasi yang telah dibuat

Trigger : Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : -

Karyawan harus melakukan login kedalam aplikasi


Laporan dapat dihasilkan apabila data tersedia


Tabel 3. 8 Deskripsi Use Case Membuat Laporan - lanjutan

Post-Conditions : -

Karyawan atau General Manager menerima output laporan

Tabel 3. 9 Deskripsi Use Case Menerima Laporan

Use Case Name :

ID : UC-05

Priority : Medium

Menerima Laporan Actor : General Manager Description : General Manager menerima laporan terkait dokumentasi yang ada secara periodic/apabila diperlukan dari karyawan. Trigger : Type : ☒External ☐Temporal Pre-Conditions : -

General Manager harus melakukan login kedalam aplikasi.


Laporan diterima secara periodic atau sesuai dengan permintaan.

Post-Conditions : -

General Manager menerima laporan dalam bentuk softcopy ataupun hardcopy


3.3

Rancangan Activity Diagram

Berdasarkan analisa dan use case sistem usulan di atas, maka berikut adalah activity diagram pada sistem usulan.

3.3.1

Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi

Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pembuatan dokumentasi yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan system Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi Karyawan

Sistem

Menyiapkan Dokumentasi

Menampilkan Form Upload

Mengisi Form Upload

Melakukan Validasi

Tidak valid valid

Phase

Simpan Data dan Lanjutkan Proses

Gambar 3. 7 Activity Diagram Proses Upload Dokumentasi


3.3.2

Activity Diagram Proses Persetujuan General Manager

Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuann dari pembuatan dokumentasi yang melibatkan general manager Activity Diagram Proses Approval Oleh General Manager General Manager

Sistem

Melakukan Approval

Membuka Form Approval

Melakukan Pengecekan Dokumentasi

ditolak

Update Status Permintaan ditolak Lanjutkan Permintaan ke Service Management

Phase

diterima

Gambar 3. 8 Activity Diagram Proses Approval GM


3.3.3

Activity Diagram Proses Persetujuan Service Management Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan dari pembuatan

dokumentasi yang melibatkan service management. Activity Diagram Proses Approval Oleh Service Management

Service Management

Sistem

Melakukan Approval

Membuka Form Approval

Melakukan Pengecekan Dokumentasi

ditolak

Update Status Permintaan ditolak Dokumen Terpublish

Phase

diterima

Gambar 3. 9 Activity Diagram Proses Approval oleh SM


3.4

Rancangan Sequence Diagram Diagram yang menjelaskan interaksi antar obyek yang disusun berdasasrkan urutan waktu

serta menampilkan pesan yang disampaikan antar obyek tersebut,

3.4.1

Sequence Diagram Data Karyawan Admin melakukan pendaftaran data karyawan. Untuk itu admin akan melakukan input dari

list karyawan yang didapat dari HRD dengan memasukan beberapa informasi yang terkait.

Admin

formListKaryawan

Form Karyawan

:Karyawan

:Department

1: open()

2: redirect()

3: create() 4: getListGM() ListGM 5: getListDepartment()

ListDepartment 6: insert() 7: insert()

8: update() 9: update()

Gambar 3. 10 Sequence Diagram Data Karyawan

3.4.2

Sequence Diagram Data Department Admin melakukan pendaftaran data department. Untuk itu admin akan melakukan input dari

list department yang ada di perusahaan.


Admin

formListDepartment

formDepartment

:Department

1: open() 2: getListDepartment() ListDepartment

3: create()

4: insert() 5: insert()

6: update() 7: update()

Gambar 3. 11 Sequence Diagram Data Department

3.4.3

Sequence Diagram Proses Upload Dokumentasi Dalam proses ini karyawan melakukan proses upload dokumentasi.

Karyawan

formDokumen

:Dokumen

:Approval

:Karyawan

:Kategori

Department

1: open() 2: open form() 3: getKaryawan() getKaryawan 4: getDepartment()

getDepartment 5: getKategori getKategori

6: submit() 7: submit()

8: submit()

Gambar 3. 12 Sequence Diagram Proses Upload Dokumentasi

3.4.4

Sequence Diagram Proses Persetujuan General Manager Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel dokumentasi berdasarkan

kode dokumen yang akan di-approve oleh General Manager. Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval.


Karyawan

formApproval 1: open()

:Approval

:Dokumen

2: openForm()

3: getApproval() Approval()

4: getDokumen() Dokumen()

5: submit()

6: submit() 7: update() 8: insert()

Gambar 3. 13 Sequence Diagram Proses Approval GM


3.4.5

Sequence Diagram Proses Persetujuan Service Management Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel dokumentasi berdasarkan

kode dokumen yang akan di-approve oleh General Manager. Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval.

Karyawan

formApproval 1: open()

:Approval

2: openForm()

3: getApproval() Approval()

4: getDokumen() Dokumen()

5: submit()

6: submit() 7: update() 8: insert()

Gambar 3. 14 Sequence Diagram Approval SM


:Dokumen

3.5

Rancangan Class Diagram Departemen 1

Karyawan

id_departemen nama_departemen tambah() rubah() hapus() cari()

1..*

Dokumen

1

id_karyawan nama_lengkap no_telepon username password jabatan id_departemen

1..*

1 1..*

tambah() rubah() hapus() cari()

id_dokumen id_karyawan status_app id_kategori judul_dokumen deskripsi_singkat deskripsi_full tgl_upload keyword file

1

Status_Approval status_app statusapp

1..*

Kategori 1

tambah() rubah() hapus()

id_kategori kategori tambah() rubah() hapus()

tambah() rubah() hapus() cari()

Approval

1..* 1..*

id_approval tanggal komentar id_karyawan id_dokumen status_app tambah() rubah() hapus() cari()

Gambar 3. 15 Class Diagram

3.6

Rancangan Basis Data Rancangan Basis Data

3.6.1

Berikut ini merupakan uraian rinci spesifikasi dari tiap-tiap tabel yang jumlah record masingmasing tabel merupakan perkiraan perhitungan dari umur sistem selama tiga tahun.

3.6.1.1

Tabel Departemen

1. Nama File

: Departemen

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data department

4. Organisasi File : Index Sequential 5. Primary Key

: id_departemen

6. Jumlah Record : Tabel 3. 10 Tabel Department

No. Kolom

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1.

id_departemen

varchar

3

primary key, not null

2.

departemen

varchar

50

3.6.1.2

Tabel Karyawan

1. Nama File

: Karyawan

2. Media

: Hard disk


3. Fungsi

: Menyimpan data karyawan


: id_karyawan

6. Jumlah Record : Tabel 3. 11 Tabel Karyawan

No. Kolom

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1.

id_karyawan

varchar

7


2.

nama_lengkap

varchar

25

3.

username

varchar

15

4.

no_telepon

varchar

15

4.

password

varchar

15

5.

jabatan

varchar

50

6.

id_departemen

varchar

3

3.6.1.3

foreign key, not null

Tabel Dokumen

1. Nama File

: Dokumen

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data dokumentasi


: id_dokumen

6. Jumlah Record : Tabel 3. 12 Tabel Dokumen

No. Kolom

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1.

id_dokumen

varchar

7


2.

id_karyawan

varchar

7

foreign key

3.

status_app

char

1

foreign key

4.

id_kategori

varchar

7

foreign key

5.

judul_dokumen

varchar

75

6.

deskripsi_singkat

varchar

200

7.

deskripsi_full

varchar

250


Tabel 3. 13 Tabel Dokumen - lanjutan

8.

tgl_upload

datetime

9.

keyword

varchar

10.

File

Text

3.6.1.4

50 Lokasi dari dokumen

Tabel Kategori

1. Nama File

: kategori

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data kategori


: id_kategori

6. Jumlah Record : Tabel 3. 14 Tabel Kategori

No. Kolom

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1.

id_kategori

nvarchar

7


2.

kategori

nvarchar

50

not null

3.6.1.5

Tabel Approval

1. Nama File

: approval

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data approval


: id_approval

6. Jumlah Record : Tabel 3. 15 Tabel Approval

No. Kolom

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1.

id_approval

nvarchar

7


2.

id_dokumen

nvarchar

7

foreign key

3.

id_karyawan

nvarchar

7

foreign key

4.

komentar

nvarchar

100


Tabel 3. 16 Tabel Approval - lamjutan

5.

status_app

char

6.

tanggal

datetime

3.6.1.6

1

foreign key

Tabel Status_Approval

1. Nama File

: status_approval

2. Media

: Hard disk

3. Fungsi

: Menyimpan data status approval


: status_app

6. Jumlah Record : Tabel 3. 17 Tabel Status Approval

No. Kolom

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1.

status_app

char

1


2

keterangan

varchar

10

notnull

3.7 3.7.1

Rancangan Dialog Layar Struktur Tampilan

Berikut ini adalah struktur tampilan pada Aplikasi Knowledge Based Management.

Aplikasi Knowledge Based Management

Karyawan

Admin

Service Management

General Manager

Form Input Dokumen

Form Input Pegawai

Form Approval

Form Approval

Form Laporan

Form Input Department

Form Laporan

Form Laporan

Form Input Kategori

Form Laporan

Gambar 3. 16 Struktur Tampilan


3.7.2

Rancangan Layar

Gambar 3. 17 Form Login

Gambar 3. 18 Form Main Page


Gambar 3. 19 Form Input Dokumen

Gambar 3. 20 Form Search Dokumen


Gambar 3. 21 Form Data Karyawan

Gambar 3. 22 Form Data Department


Gambar 3. 23 Form Data Kategori

Gambar 3. 24 Form Approval


Gambar 3. 25 Form Laporan

3.8

Rancangan Arsitektur Diagram Pada sistem usulan, segala bentuk dokumentasi yang ada akan menjadi bentuk digital. Data

akan disimpan pada server database, dan aplikasi akan di-deploy pada server. Kedua server ini harus selalu terhubung agar aplikasi dapat berjalan dengan baik. Aplikasi ini dapat diakses melalui internet, sehingga ketika karyawan yang sedang off-duty juga dapat mengakses aplikasi ini. Selain itu aplikasi ini juga bisa diakses melalui jaringan internal kantor tanpa melalui internet.

Karyawan 1

Application Server

Karyawan 2

Database

Karyawan 3

Gambar 3. 26 Rancangan Arsitektur


Karyawan 4

BAB III ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM

Recommend Documents