BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Dalam bab ini akan menjelaskan tentang analsis sistem dengan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC), dimana didalamnya terdapat tahapan-tahapan.

3.1 Analisis Sistem

Analisa sistem merupakan proses yang harus dilaksanakan untuk menentukan permasalaha yang harus dihadapi. Tahap ini adalah tahap yang sangat penting, agar hasil penggunaan perangkat lunak memuaskan penggun. Menurut Jogiyanto (2009), analis sistem adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara profesional. Di dalam metode SDLC digunakan analis sistem dikarenakan

sistem

teknologi informasi itu kompleks dan diperlukan orang yang ahli dalam memecahkan permasalahan dan diidentifikasi dengan benar oleh pemakai. Menurut Jogiyanto (2009) tahap di analisis sistem terdiri dari kegiatankegiatan sebagai berikut: 1. Studi pendahuluan 2. Studi kelayakan 3. Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan informasi pemakai 4. Memahami sistem yang ada 5. Menganalisi hasial penelitian

a.

Kebutuhan Organisasi PT Bangun Persada Regatama (BPR) adalah salah satu perusahaan yang

bergerak dalam bidang jasa transportasi laut menggunakan Tugboat dan Tongkang untuk transportasi muatan curah seperti batubara, pasir, biji nikel, dan

43

http://digilib.mercubuana.ac.id/

atau muatan lainnya. PT.BPR berkantor pusat di Jakarta sedangkan kantor cabang berada di Morowali Sulawesi Utara dan kota Padang Sumatra Barat. PT.BPR mempunyai visi perusahaan yang dapat memberikan hasil dan layanan yang terbaik dalam bidang yang dijalankan. Adapun misi PTBPR adalah meningkatkan kenerja, prosedur, manajemen dan sistem pekerjaan untuk mencapai hasil yang terbaik dan terukur sesuai dengan standar internasional. Visi PT.BPR Perusahaan jasa dan logistik maritim untuk muatan pertambangan dan muatan umum yang berkualitas standar Internasional

Misi PT.BPR Ikut serta secara aktif dalam usaha memajukan transportasi laut, khususnya dalam bidang jasa dan logistik maritim dengan sistem dan standar internasional sebagai berikut: 1. Mengutamakan keselamatan ara pekerja dan ABK, kapal-kapal, peraltan dan aset perusahaan serta aset milik perusahaan-perusahaan terkait, dan turut serta dalam proses pengendalian dan pencegahan polusi terhadap lingkungan. 2. Meningkatkan kinerja, prosedur, manajemen dan sistem pekerjaan untuk mencapai hasil yang terbaik dan terukut sesuai standar internasional. 3. Bekerja sama dengan perusahaan, instansi dan penduduk terkait dalam pencapaian hasil dan kesejahteraan yang maksimum

Struktur Organisasi

PT. Bangun Persada Regatama di pimpin oleh Seorang Direktur dan juga terdapat 4 dewan komisaris. Direktur Utama membawahi direktur dan direktur membawahi manager, dan juga beberapa cabang dan anak perusahaan.

44


Direktur Utama Capt. M. Yusran

Direktur

Direktur

Jumadil Johar

Hendri Gustian

Keuangan

Tehnikal Manager

GM Sales dan Operasional

Corporate HRD

Manager Region 1

Manager Region 2

Farman Husain

GM. Transhipment

Manager Keuangan

Suyono

Suri

Ka. Cab. Morowali

Untuk mengelola data pegawai di PT. Bangun Persada Regatama diperlukan perhatian khusus dalam pelaksanaannya. Salah satunya adalah dalam pengelolaan permohonan izin cuti. Pengelolaan permohonan izin cuti yang selama ini di laksanakan masih konvensional. Belum memanfaatkan teknologi komputer yang maksimal dengan keterbatasan sumber daya manusia, ternyata mempunyai pengaruh yang besar terhadap kelancaran proses dari permohonan hingga persetujuan dari atasan.

b. Masalah yang dapat diidentifikasi Beberapa

kendala

atau

permasalahan

yang

muncul

dan

cara

pengelolaannya permohonan izin cuti yang terjadi selama ini, menyebabkan proses permohonan izin cuti menjadi berjalan dengan kurang lancar. Adapun beberapa kendala atau dihadapi selama ini sebagai berikut: 1. Sistem perizinan yang berjalan sekarang masih bersifat manual. 2. Administrasi periizinan belum terintegrasi dalam satu sistem informasi berbasis komputerisasi 3. Surat permohonan izin sering terlambat diterima kembali oleh pemohon.

45


4. Informasi

permohonan

izin

sering terlambat

sampai ke bagian

kepegawaian

3.1.1 Identifikasi Peluang

Peluang adalah situasi dimana penganalisis yakin peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Selain peluang, ada beberapa hal penting yang dapat dipertimbangkan dalam melakukan analisis dan perencanaan sistem yaitu kekuatan, kelemahan dan tantangan. a.

Kekuatan 

Perangkat keras komputer di PT Bangun Persada Regatama sudah dapat dikatakan sebagai alat bantu yang utama dala menjalankan aktivitas pekerjaan para pegawainya



Infrastruktur jaringan komputer sudah sangat mendukung dalam rencana perancangan

sistem

informasi

perizinan

pegawai

dilingkungan

perusahaan b.

Kelemahan 

Jaringan komputer tidak dimanfaat secara maksimal oleh para pegawai



Kesadaran pegawai yang kurang dalam hal administrasi



Perancang sistem masih belum berpengalaman dalan permbuatan aplikasi diperusahaan

c.

Peluang 

Perangkat lunak yang dapat ditemukan dan didapat dengan mudah dan relatif murah, sangat mendukung terhadap rencana perancangan sistem yang hendak dibangun ini.



Ketertarikan pegawai dalam menggunakan sistem terkomputerisasi yang memangkas waktu dan tenaga dalah hal permohonan izin.



Program perusahan dalam melakukan efektifitas dan efisiensi dalam segala bidang

d.

Ancaman

46




Kebijakan manajemen perusahaan, yang menentukan sistem ini bisa diaplikasikan dalam lingkungakan perusahaan.



Terdapat banyak konsultan yang membuat aplikasi sistem yang sudah berpengalaman

Hasil analisis berdasarkan aspek kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman hal yang sangat berpengaruh akan terlaksananya pembangunan sistem informasi perizinan pegwai ini adalah kebijakan dari seorang pimpinan. Karena dari kebijakan pimpinan inilah yang menentukan sistem perizinan pegawai ini bisa dibangun dan diaplikasikan di lingkungan PT. Bangun Persada Regatama

3.2 Menganalisa Kebutuhan Sistem

Dalam tahap ini adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu menganalisis dalam menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud adalah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun data input, proses dan output fungssi bisnis dalam bentuk terstruktur

3.2.1 Analisa Input Dokumen masukan yang berjalan dari sistem permohonan cuti yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: a.

Dokumen masukan permohonan cuti pegawai Dokumen masukan yang berhubugan dengan proses permohonan cuti

pegawai yang sedang berjalan sekarang ini dapat dilihat dibawah ini :

47


Gambar 3.1 form permohonan yang berjalan

Berikut penjelasan gambar berikut: 

Nama, adalah nama pegawai yang akan mengajukan cuti



Jabatan, adalah posisi kedudukan si pegawai yang mengajukan cuti



Divisi, adalah bagian dari institusi perusahaaan tempat si pegawai bekerja



Jenis permohonan, adalah jenis-jenis cuti yang terdapat di perusahaan seperti cuti tahunan, cuti sakit cuti melahirkan.

48




Tanggal periode cuti, adalah tanggal waktu dimana si pegawai melaksanakan dan hak cuti yang sudah didapat karyawan setelah 1 tahun



Keterangan, adalah alasan pegawai mengajukan cuti, mendelegasikan kerjaan dan kapan kembali bekerja setelah cuti.



Pemohon, adalah nama pegawai dengan tanda tangan yang bersangkutan



Approve, adalah nama dan tanda tangan atasan pegawai yang menyetujui permohonan cuti



Mengetahui, adalah tanda tangan bagian kepegawaian

3.2.2 Analisa Output

Dokumen keluaran yang dihasilkan dari sistem permohonan cuti yang sedang berjalan adalah sama dengan dokumen masukannya. Perbedaannya adalah pada dokumen keluaran, sudah ditandatanganinya dokumen yang menandakan bahwa permohonan sudah disetujui. Adapun bentuk dari dokumen keluaran dari sistem permohonan cuti pegawai yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:

49


Gambar 3.2 form Permohonan yang disetujui

50


3.2.3 Hasil Analisis Sistem yang sedang berjalan Dalam suatu sistem, tentunya terdapat kelebihan dan kekurangan. Begitu juga pada sistem pengajuan cuti pegawai yang sedang berjalan. Dan dari kekurangan sistem inilah yang terjadi langkah awal untuk pengembangan sistem tersebut supaya menjadi lebih baik.

Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan Kelebihan dari sistem permohonan cuti yang sedang berjalan diantaranya adalah terdapatnya waktu perntemuan antra pegawai dengan atasan. Sehingga akan mempererat silaturahmi antara atasan dan bawahan.

Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan Pada sistem permohonan cuti yang sedang berjalan ini, terdapat kekurangan dari sistem tersebut diantaranya: a. Proses persetujuan memerlukan waktu yang lama b. Surat permohonan cuti sering terlambat sampai ke bagian kepegawaian c. Adanya kesulitan minta persetujuan, jika pihak atasan tidak hadir atau berada di luar kantor.

3.2.4 Analisis Sistem yang Akan Di Bangun Analisis dapat didefinisikan sebagai pengurain dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

51


Gambar 3.3 alur kerja pengajuan cuti

Pada sistem yang akan dibangun ini, sudah terdapat database, sudah terhubung dengan infrastruktur jaringan kantor perusahanaan, jadi semua kegiatan sudah tersimpan di database terpusat yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan.

52


3.2.4.1 Hasil Analisis Sistem yang Akan Di Bangun Sistem permohonan cuti yang akan dibangun merupakan sistem yang bisa dikatakan jauh dari kata sempurna. Pada sistem tersebut, terdapat juga beberapa kekurangan yang tidak bisa dihindari, disamping beberapa kelebihan. Kelebihan Sistem yang Akan Di Bangun Kelebihan dari sistem permohonan cuti yang akan dibangun ini yaitu: a.

Administrasi perizinan pegawai dapat terintegrasi dengan baik, sehingga informasi tentang perizinan pegawai terdapat dalam satu sistem informasi berbasis komputerisasi.

b.

Terdapat efisiensi waktu perizinan pegawai, mulai dari permohonan surat izin hingga sampai ke bagian kepegawaian.

Kebutuhan Hardware Hardware atau perangkat keras yang dibutuhkan dalam sistem perizinan pegawai berbasiskan jaringan ini, adalah perangkat komputer yang support dengan jaringan dan rata-rata semua perangkat komputer di PT. Bangun Persada Regatama sudah support dengan sistem perizinan yang akan dibuat ini. Untuk spesifikasi minimum perangkat komputer yang dibutuhkan sistem perizinan ini adalah: Tabel 3.1 kebutuhan hardware NO.

Nama Hardware

Spesifikasi PC Client

Spesifikasi PC Server

1.

Processor

Intel Pentium IV

1.5 Gh dual core

2

RAM

256

4GB

3

HDD

80GB

250GB

4

Optical Drive

CD-Rom 48x

CD-Rom 48x

5

VGA

Onboard

Onboard

6

LAN

Onboard

2x Onboard

6

Keyboard

Standar

standar

7

Mouse

standar

standar

8

Monitor

Resolusi 1028 x 768

Resolusi 1028 x 768

53


Kebutuhan Software Dalam proses perancangan sistem atau aplikasi cuti yang berbasiskan intranet, yang dirancang dengan metode SDLC atau memerlukan perangkat lunak pendukung yang digunakan. Adapun perangkat yang digunakan antara lain: 1. Microsoft Windows 7 sebagai software sistem operasi. 2. XAMPP, yang merupakan software gabungan yang berisi program aplikasi Apache, MySQL dan PHP. 3. Notepad ++ dan adobe dreamweaver sebagai software pendukung untuk membuat antar muka aplikasi 4. phpMyAdmin, sebagai software pendukung untuk mengolah database. 5. Microsoft Office VISIO 2016 dan Lanflow, sebagai software pendukung untuk membuat laporan seperti flowmap, DFD dan lain sebagainya. 6. Software

pendukung lainnya yang diperlukan baik untuk proses

perancangan sistem maupin proses pembuatan laporan.

Kebutuhan Brainware Brainware atau manusia yang terlibat dalam perancangan sistem perizinan pegawai berbasiskan jaringan dalam lingkungan intranet, secara umum membutuhkan beberapa elemen sumber daya manusia sebagai berikut: a. Analis dan perancang sistem, yang berupaya menganalisa input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. b. Programer, seorang programer dibutuhkan untuk melaksanakan tugas menyusun dan menterjemahkan algoritma kedalam sintaks bahasa pemrograman tertentu termasuk mendesain antar muka sistem c. User atau pengguna, yang meliputi para pegawai diperusahaan, atasan yang menyetujui izin dan bagian kepegawaian.

54


3.3 Data Flow Diagram Setelah melakukan analisi terhadap data dan informasi yang terlibat dalam sistem aplikasi cuti pegawai ini, maka untuk perancangan sistem yang baru diajukan DFD usulan.

3.3.1 Diagram Konteks Diagram konteks memberikan gambaran ruang lingkup sistem yang akan dibangun secara keseluruhan dan dihubungkan dengan kesatuan luar( (external entry) yang terlibat dalam proses utama.

Gambar. 3.4 diagram konteks

55


3.3.2 Data Flow Diagram level 0 Diagram level 0 dari sistem permohonan cuti pegawai yang dirancang sebagai berikut:

Gambar: 3.5 diagram level 0 Pada diagram level 0 sistem perizinan pegawai yang dirancang terdapat tiga proses, yaitu proses entry data, proses cuti, proses persetujuan 3.3.3 Diagram Rinci 1.0 level 2 Diagram rinci 1.0 level 2 adalah diagram yang menguraikan proses entry data pada diagram ). Terdapat dua proses pada diagram rinci 1.0 level 2 ini, yaitu proses entry data pegawai dan entry data jabatan. Diagram rinci 1.0 level 2 dapat dilihat pada gambar:

56


Gambar 3.6 Diagram rinci 1 3.3.4 Diagram Rinci 2.0 Level 2 Diagram rinci 2.0 level 2 adalah diagram yang menguraikan proses cuti pada diagram 0. Terdapat empat proses pada diagram rinci 2.0 level 2, yaitu proses permohonan cuti, proses dokumen cuti, proses permohonan cuti masuk dan proses dokumen cuti yang disetujui. Diagram rinci2.0 level 2 dapat dilihat pada gambar berikut:

57


Gambar 3.7 diagram rinci 2 3.3.5 Diagram Rinci 3.0 Level 2 Diagram rinci 3.0 level 2 adalah diagram yang menguraikan proses permohon izin masuk telat atau keluar kantor pada diagram 0. Terdapat empat proses pada diagram rinci 3.30 level 2 ini, yaitu proses permohonan izin, proses dokumen permohonan izin, proses permohonan izin masuk dan proses dokumen permohnan izin yang disetujui. Diagram rinci 3.0 level 2 dapat dilihat pada gambar berikut:

58


Gambar 3.8 Diagram Rinci 3

3.4 Kamus Data Pada kamus data ini dijelaskan secara lebih detail tentang proses-proses, dataflow dan data store yang terdapat pada sistem yang dirancang.

3.4.1 Proses a. Modul

: 1.1

 Nama Modul

: Entry Data

 Masukan

: Form Data karyawan

 Keluaran

: File karyawan

Proses ini dilakukan oleh admin yang dalam hal ini adalah bagian kepegawaian, sebagai data master

59


b. Modul

: 1.2

 Nama Modul

: Entry Data

 Masukan

: Form Data Jabatan

 Keluaran

: File Jabatan

Proses ini dilakukan oleh admin yang dalam hal ini adalah bagian kepegawaian, sebgai data master. c. Modul

: 2.1

 Nama Modul

: Proses Cuti

 Masukan

: Form Pengajuan Cuti, Tahun cuti, Tanggal Cuti, lama dan Alasan Cuti

 Keluaran

: File Pengajuan Cuti

Proses ini dilakukan oleh pemohon cuti yang akan tersimpan didalam data master

d. Modul

: 2.0

 Nama Modul

: Proses Cuti

 Masukan

: Form Pengajuan Cuti, Tahun cuti, Tanggal Cuti, Jenis Cuti, Lama Cuti dan Alasan Cuti

 Keluaran

: File Pengajuan Cuti

Proses ini dilakukan oleh pemohon cuti yang akan tersimpan didalam data master e. Modul

: 3.0

 Nama Modul

: Persetujuan

 Masukan

: Form Pengajuan Cuti

 Keluaran

: File Permohonan_cuti

60


Proses ini dilakukan oleh pemohon cuti dan menunggu konfirmasi dari atasan pemohon untuk menerima tau menolak persetujuan cuti yang dia ajukan 3.4.2 Data Flow a. Nama Data Flow : Form Data Pemakai  Dari Proses

:-

 Ke Proses

: 1.1

 Penjelasan

:

Merupakan daftar yang berisi data pemakai  Struktur Data

:

id_pemakai + nik + pass_id + level b. Nama Data Flow : Form Data Jabatan  Dari Proses

:-

 Ke Proses

: 1.2

 Penjelasan

:

Merupakan daftar yang berisi data Jabatan  Struktur Data

:

Kd_jabatan + nm_jabatan + keterangan c. Nama Data Flow : Form Pengajuan Cuti  Dari Proses

:-

 Ke Proses

: 2.0

 Penjelasan

:

Merupakan daftar yang berisi data pengajuan cuti  Struktur Data

:

Kd_cuti + nik + tahun + kd_jcuti + tgl_pengajuan + tgl_mulai + tgl_akhir + lama_cuti + alasan + koordinasi + status_pengajuan d. Nama Data Flow : Form persetujuan  Dari Proses

:-

 Ke Proses

: 3.0 61


 Penjelasan

:

Merupakan daftar yang berisi data pengajuan cuti dan persetujuan dari atasan  Struktur Data

:

Id_cuti + kd_pcuti + tgl_sah + lama_sah + tgl_mulai + tgl_akhir + tgl_aktif + catatan

3.4.3 Data Store a.

Nama Data Store

: File Jabatan

 Struktur Data

:

Kd_jabatan + nm_jabatan + keterangan  Penjelasan

:

Berisi data mengenai jabatan pegawai b.

Nama Data Store

: File Jenis Cuti

 Struktur Data

:

Kd_jcuti + nama_cjcuti + lama_cuti + keterangan  Penjelasan

:

Berisi data mengenai jenis cuti c.

Nama Data Store

: File Karyawan

 Struktur Data

:

Nik + nama + kd_jabatan + kelamin + status_kawin + pendidikan + alamat_tinggal + alamat_asal + tgl_masuk + tgl_input + status_upah + stastis_karyawan  Penjelasan

:

Berisi data mengenai informasi karyawan d.

Nama Data Store

: File Permohonan Cuti

 Struktur Data

:

Kd_pcuti + nik + tahun + kd_jcuti + tgl_pengajuan + tgl_mulai + tgl_akhir + lama_cuti + alasan + koordinasi + status_pengajuan  Penjelasan

:

Berisi data mengenai permohonan cuti

62


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Recommend Documents