BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

35

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Gambaran Umum Instansi 3.1.1 Profil Umum Direktorat Penilaian Keamanan Pangan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) berdiri pada tahun 2001 melalui Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. Keputusan tersebut telah dirubah beberapa kali dengan perubahan terakhir adalah Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian. Lingkup tugas dan fungsi Badan POM tertuang di Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah dengan perubahan terakhir adalah Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedelapan Atas Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Kementerian. Selanjutnya Kepala Badan POM mengeluarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 02001/SK/KBPOM Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.00.05.21.4231 Tahun 2004. Sistem pengawasan obat dan makanan menerapkan sistem pengawasan full spectrum yang terdiri atas pengawasan sebelum dan sesudah produk obat dan makanan beredar di pasaran. Pengawasan produk sebelum beredar bertujuan untuk menjamin produk obat dan makanan aman, bermanfaat dan bermutu sebelum diedarkan. Selanjutnya setelah produk obat dan makanan beredar, pengawasan dilakukan dengan sampling terhadap produk obat dan makanan yang beredar dan uji laboratorium untuk memastikan apakah produk masih aman, bermanfaat dan bermutu. Direktorat Penilaian Keamanan Pangan sebagai unit yang melakukan pengawasan produk makanan sebelum beredar bertugas melakukan penilaian terhadap berkas pendaftaran makanan yang meliputi penilaian keamanan, mutu, label dan gizi pangan. Disamping kewajiban tersebut, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan juga

http://digilib.mercubuana.ac.id/

36

memiliki kewajiban memberikan pelayanan publik yang baik kepada produsen, importir dan distributor pangan. Untuk mewujudkan hal tersebut Direktorat Penilaian Keamanan Pangan telah menerapkan Quality Management System (QMS) yang telah dimulai sejak tahun 2005 dimana dibuktikan dengan diraihnya sertifikat ISO 9001 : 2000. Pada tahun 2008 dan 2011 dilanjutkan dengan re-sertifikasi ISO 9001:2008. Selanjutnya pada tahun 2012 penerapan QMS Direktorat Penilaian Keamanan Pangan telah berintegrasi dengan Sertifikasi ISO 9001:2008 Badan Pengawas Obat dan Makanan. 3.1.2 Struktur Organisasi Direktorat Penilaian Keamanan Pangan Penyesuaian organisasi dan tata kerja Badan POM dilakukan berdasarkan Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.21.4231 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan POM Nomor 02001/SK/KBPOM tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan. Penyesuaian juga terjadi dengan terbitnya Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.21.4232 tahun 2004 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 05018/SK/KBPOM tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut di atas, dilakukan oleh unit-unit Badan Pengawas Obat dan Makanan termasuk Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Direktorat Penilaian Keamanan Pangan membawahi 3 sub direktorat yang mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : 1. Sub Direktorat Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur evaluasi dan pelaksanaan penilaian makanan dan bahan tambahan pangan. Dalam rangka melaksanakan tugasnya, Sub Direktorat Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan menyelenggarakan fungsi :  Penyusunan rencana dan program penilaian makanan dan bahan tambahan pangan  Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian makanan.  Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian minuman dan bahan tambahan pangan


37

 Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian makanan dan bahan tambahan pangan  Pelaksanaan urusan tata operasional di lingkungan Direktorat Sub Direktorat Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan terdiri dari : a. Seksi Penilaian Makanan : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian makanan. b. Seksi Penilaian Minuman dan Bahan Tambahan Pangan (BTP): mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian minuman dan bahan tambahan pangan. c. Seksi Tata Operasional : mempunyai tugas melakukan urusan tata operasional di lingkungan Direktorat untuk mendukung kegiatan teknis. 2. Sub Direktorat Penilaian Pangan Khusus Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur evaluasi dan pelaksanaan penilaian pangan khusus. Dalam rangka melaksanakan tugasnya, sub direktorat Penilaian Pangan Khusus menyelenggarakan fungsi :  Penyusunan rencana dan program penilaian pangan khusus  Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian Pangan Hasil Rekayasa Genetika (PHRG) dan iradiasi  Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian pangan fungsional  Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian pangan khusus Sub Direktorat Penilaian Pangan Khusus terdiri dari : a. Seksi Penilaian Pangan Hasil Rekayasa Genetika dan Iradiasi : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan


38

penyusunan laporan, serta melakukan penilaian pangan hasil rekayasa genetika (PHRG) dan iradiasi. b. Seksi Penilaian Produk Pangan Fungsional : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian produk pangan fungsional. 3. Sub Direktorat Penilaian Pangan Olahan Tertentu Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur evaluasi dan pelaksanaan penilaian pangan olahan tertentu. Dalam rangka melaksanakan tugasnya, sub direktorat Penilaian Pangan Olahan Tertentu menyelenggarakan fungsi :  Penyusunan rencana dan program penilaian pangan olahan tertentu  Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian makanan bayi dan balita  Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian makanan diet khusus  Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian pangan olahan tertentu Sub Direktrat Penilaian Pangan Olahan Tertentu terdiri dari : a. Seksi Penilaian Makanan Bayi dan Balita : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian makanan bayi dan balita. b. Seksi Penilaian Makanan Diet Khusus : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian makanan diet khusus. Kelompok Jabatan Fungsional Melakukan

kegiatan

sesuai

dengan

jabatan

fungsional

masing-masing

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok Jabatan


39

Fungsional terdiri dari Jabatan Fungsional Pengawas Farmasi dan Makanan (PFM) Ahli, Jabatan Fungsional Pengawas Farmasi dan Makanan (PFM) Terampil, Jabatan Pranata Komputer, dan Jabatan Fungsional Umum. Proses pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan ada dibawah seksi tata operasional untuk mendukung kegiatan teknis Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Agar dapat menjalankan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang ada membutuhkan susunan organisasi yang tepat. Secara lengkap struktur organisasi Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut :

Direktur Penilaian Keamanan Pangan

Subdit Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan

Subdit Penilaian Pangan Khusus

Seksi Penilaian Makanan

Seksi Penilaian Minuman dan Bahan Tambahan Pangan

Subdit Penilaian Pangan Olahan Tertentu

Seksi Penilaian Pangan Hasil Rekayasa Genetika dan Iradiasi

Seksi Penilaian Makanan Bayi dan Balita

Seksi Penilaian Pangan Fungsional

Seksi Penilaian Makanan Diet Khusus

Kelompok Jabatan Fungsional


Seksi Tata Operasional


Gambar 3. 1 Struktur Organisasi


40

3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Penilaian Keamanan Pangan Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 02001/SK/KBPOM tanggal 26 Februari 2001, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan mempunyai tugas pokok :

Menyiapkan pedoman,

perumusan standar,

pelaksanaan

kriteria

pengendalian,

kebijakan, dan

penyusunan

prosedur,

bimbingan

serta

teknis

dan

evaluasi di bidang Penilaian Keamanan Pangan Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut : a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan pengendalian, pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang penilaian makanan dan bahan tambahan pangan b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan pengendalian, pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang penilaian pangan khusus c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan pengendalian, pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang penilaian pangan olahan tertentu d. Penyusunan rencana dan program penilaian keamanan pangan e. Koordinasi kegiatan fungsional pelaksanaan kebijakan teknis di bidang penilaian keamanan pangan f. Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian keamanan pangan g. Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Deputi Bidang Pengawasan Keamanan Pangan dan Bahan Berbahaya 3.2 Analisa Sistem Berjalan Berikut adalah hasil analisa PIECES yang dilakukan pada sistem pengadaan barang / jasa secara langsung pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. a. Analisa kinerja (performance) Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah


41

keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan yang diberikan pada transaksi tersebut. Analisa sistem yang lama adalah sebagai berikut: 1. Semua proses pengadaan barang / jasa secara langsung dan pelaporannya ke pejabat pembuat komitmen masih dilakukan dengan mengetik semua dokumen pengadaan di Ms. Office dan dicetak dengan menggunakan kertas, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan dokumen tersebut lebih besar yang mengakibatkan bolak-balik dokumen, serta masih mengirimkan semua dokumen itu dengan mengantarkan langsung ke ruangan pejabat pembuat komitme sehingga memerlukan waktu yang lebih lama sampai proses peyelesaian pengadaan selesai. 2. Pejabat pembuat komitmen kurang terinformasikan tentang progress pengadaan barang / jasa secara langsung yang sedang berjalan, sehingga sulit untuk memonitoring pengadaan tersebut. b. Analisa informasi (information) Informasi dapat diukur dengan akurat, relevan, dan tepat waktu. Informasi merupakan hal yang sangat penting, dalam sistem yang lama informasi pengadaan barang / jasa secara langsung sering terjadi kesalahan dalam pembuatan dokumen pengadaan dan tidak bisa diakses. Dengan adanya aplikasi ini dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam pembuatan dokumen dan pejabat pembuat komitmen dapat mengetahui informasi progress pengadaan barang / jasa secara langsung dengan realtime. c. Analisis ekonomi (economy) Analisa ekonomi dapat diukur dari biaya dan keuntungan. Pada sistem yang lama biaya untuk proses pengadaan cenderung cukup besar karena harus mencetak semua dokumen pengadaan terlebih dahulu untuk dievaluasi. Dengan adanya aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa ini diharapakan biaya pengadaan dapat dikurangi karena proses evaluasi dokumen pengadaan bisa dilakukan di sistem. d. Analisis keamanan (control) Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan, fungsinya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi internal. Proses pengadaan barang / jasa secara langsung di Direktorat Penilaian Keamanan Pangan masih dilakukan dengan mengetik semua dokumen pengadaan di Ms. Office, sehingga kemungkinan kesalahan dalam pembuatan dokumen pengadaan lebih besar dan proses pelaporan progress pengadaan pun terhambat karena


42

memerlukan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan proses pengadaan tersebut. e. Analisis efisiensi (eficiency) Efisiensi dari aplikasi yang dikembangkan dapat dirasakan manfaatnya oleh user. Dengan memanfaatkan waktu. Informasi, manusia, peralatan, dan pengolahan data. Dari segi user, sistem yang lama kurang efisien, menghabiskan banyak tenaga dan waktu untuk melakukan kegiatan pengadaan. Dengan aplikasi yang akan dibuat user akan memperoleh manfaat dari segi waktu dan tenaga karena proses pengadaan dapat dilakukan di sistem sehingga memudahkan pejabat pembuat komitmen untuk memonitoring pengadaan barang / jasa secara realtime. f. Analisis pelayanan (service) Service atau layanan berhubungan dengan penyediaan informasi bagi pencari informasi. Pada sistem yang lama, untuk mencari informasi pengadaan pejabat pembuat komitmen harus meminta pejabat pengadaan untuk melaporkan progress pengadaan secara manual, akan lebih baik lagi jika pejabat pembuat komitmen dapat memperoleh informasi progress pengadaan pada saat itu juga saat dibutuhkan dengan cukup membuka aplikasi monitoring tersebut.


43

3.2.1 Flowchart Sistem Berjalan Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada sistem yang sedang berjalan yang bertujuan untuk melihat alur proses sistem yang sedang berjalan. Flowchart Pengadaan Langsung Direktorat Penilaian Keamanan Pangan PENANGGUNGJAWAB KEGIATAN

PEJABAT PENGADAAN

PEJABAT PENERIMAAN

PENYEDIA

Pengesahan RUP antara lain : Kerangka Acuan Kerja, HPS, dan Rancangan Kontrak

Mulai

TIDAK Penyusunan RUP antara lain : Pembuatan Kerangka Acuan Kerja, HPS, dan Rancangan Kontrak

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

Melakukan Kajian terhadap RUP YA Pejabat Pengadaan Menyusun Dokumen Pengadaan

Pejabat Pengadaan mengumumkan infomasi pengadaan melalui papan pengumuman, media cetak, maupun website

Penyedia menghadiri undangan pemaparan KAK

Membuat Undangan Pengadaan

Pejabat Pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran

Penyedia Memasukan Dokumen Penawaran

Membuat Dokumen BA Hasil Pengadaan Langsung

Negosiasi Teknis dan Harga

Evaluasi hasil pengadaan dan usulan calon penyedia Persetujuan Penyedia Barang/ Jasa serta Penandatanganan Kontrak

Penetapan Calon Penyedia Barang dan Jasa

Evaluasi pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan dokumen penerimaan

Penerimaan Pekerjaan

Pelaksanaan Pekerjaan

Pekerjaan selesai dikerjakan

TIDAK

YA

Phase

Selesai

Gambar 3. 2 Flowchart Sistem Berjalan Prosedur pengadaan Barang dan Jasa dengan metode langsung di Direktorat Penilaian Keamanan Pangan antara lain sebagai berikut : Penanggung jawab kegiatan menyusun rencana umum pengadaan (RUP) antara lain kerangka acuan kerja, harga perkiraan sendiri (HPS) dan rancangan kontrak. Pejabat pembuat komitmen mengesahkan RUP tersebut dan diserahkan ke pejabat pengadaan. Pejabat pengadaan akan melakukan kajian terhadap RUP tersebut sesuai dengan peraturan. Jika tidak sesuai, maka RUP tersebut dikembalikan ke penanggungjawab kegiatan


44

untuk diperbaiki. Jika telah sesuai, maka pejabat pengadaan akan membuat dokumen pengadaan, mengumumkan infomasi pengadaan melalui papan pengumuman, media cetak, maupun website, membuat undangan pengadaan.Penyedia yang berminat akan menghadiri undangan pemaparan kerangka acuan kerja dan memasukan dokumen penawaran. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen-dokumen penawaran yang masuk dan dipilih minimal 2 (dua) kandidat yang terbaik untuk diundang kembali untuk rapat negosiasi. Pejabat pengadaan, penanggungjawab kegiatan, pejabat pembuat komitmen dan tim teknis melakukan rapat negosiasi teknis dan harga. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi hasil pengadaan dan menyampaikan penatapan calon penyedia barang/jasa. Pejabat pembuat komitmen menyetujuan penyedia barang / jasa tersebut dan penandatangan surat perintah kerja atau kontrak. Penyedia yang dipilih melaksanakan pekerjaan sesuai dengan surat perintah kerja atau kontrak. Penyedia menyelesaikan pekerjaan dan menyerahkan hasil pekerjaannya kepada pejabat penerimaan. Pejabat penerimaan evaluasi pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan dokumen penerimaan. Jika pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi teknis dalam kontrak maka pejabat penerimaan akan mengembalikan pekerjaan tersebut ke penyedia untuk diperbaiki sesuai dengan spesifikasi teknis dalam kontrak. Jika telah sesuai, maka pejabat penerimaan akan menerima pekerjaan pengadaan barang / jasa tersebut. 3.2.2 Analisa Kebutuhan Sistem Analisa kebutuhan sistem dari aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dibedakan menjadi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional sebagai berikut: 3.2.2.1 Kebutuhan Fungsional a. User dapat melakukan masukan data pengadaan meliputi rencana umum pengadaan, surat permohonan pengadaan, kerangka acuan kerja, harga perkiraan sendiri, surat penawaran, spesifikasi teknis, berita acara negosiasi, laporan pengadaan, surat persetujuan penyedia, surat keputusan pemilihan penyedia, surat perintah kerja / kontrak, evaluasi pengadaan, berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara penerimaan pekerjaan, dan berita acara pembayaran. b. Sistem dapat menampilkan data pencarian yang dimasukkan user dengan mengakses database server. c. Sistem dapat menyimpan data masukan dari user ke dalam database server.


45

d. Sistem dapat menampilkan semua dokumen yang diinput dan dapat dicetak oleh user. e. User dapat melihat progress pengadaan barang / jasa secara langsung yang sedang berjalan. 3.2.2.2 Kebutuhan Non Fungsional a. Kinerja Sistem dapat digunakan kapan saja dengan syarat tersedia koneksi jaringan LAN. b. Keamanan Sistem dan database dilengkapi dengan password untuk login sebagai administrator. c. Informasi  Sistem dapat memberi peringatan apabila user salah memasukan username dan password  Sistem juga menyediakan informasi evaluasi penyedia yang baik. d. Operasional Pada user : sistem bekerja pada komputer dan laptop yang terkoneksi dengan jaringan LAN dan perangkat sebagai berikut:  Seperangkat komputer, bisa menggunakan sistem operasi windows ataupun linux, yang dilengkapi dengan browser dan koneksi LAN.  Spesifikasi kompuer minimum pentium IV atau setelahnya  Kebutuhan memory minimal 256MB RAM atau lebih besar 3.2.3 Spesifikasi Sistem 1. Mengelola User dan Master Input

: Admin memasukan data user dan master kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. User dapat melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. 2. User dapat menggunakan data master pada saat proses pengadaan dan penerimaan barang/jasa.

Proses

: Admin dapat menambah, menghapus dan merubah data user dan master sesuai dengan data pegawai yang ada pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.


46

2. Menyusun rencana umum pengadaan Input

: Penangggungjawab kegiatan memasukan data rencana umum pengadaan (RUP) kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

:

1. Pejabat pembuat komitmen dan penanggungjawab kegiatan dapat melihat hasil rencana umum pengadaan (RUP). 2. Pejabat pembuat komitmen dapat mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP). 3. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan

Proses

:

1. Penanggungjawab kegiatan memasukan data rencana umum pengadaan (RUP) sesuai dengan petunjuk operasional kegiatan (POK) dan kerangka acuan kerja yang telah disusun. 2. Pejabat pembuat komitmen akan melihat data input dan melakukan verifikasi kerangka acuan kerja dan harga perkiraan sendiri (HPS) dengan data hasil input.

3. Memasukkan harga perkiraan sendiri (HPS) Input

: Pejabat pembuat komitmen memasukan spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri (HPS) kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri (HPS). 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pembuat komitmen mencari harga perkiraan sendiri (HPS) melalui website atau pengadaan sejenis yang pernah dilakukan serta membandingkan harga tersebut sehingga dapat nilai HPS yang wajar dan efisien.


47

4. Melakukan upload dokumen data dukung RUP Input

: Penangggungjawab kegiatan melakukan upload dokumen data dukung RUP yang telah disusun kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pembuat komitmen dan penanggungjawab kegiatan dan pejabat pengadaan dapat melihat hasil upload dokumen data dukung RUP tersebut. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Penangggungjawab upload dokumen data dukung RUP yang berisi tentang spesifikasi teknis dan perkiraan harga dari kegiatan yang akan dilaksanakan melalui pengadaan secara langsung.

5. Membuat surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis Input

: Penangggungjawab kegiatan memasukan nomor surat, nama kegiatan, nomor dan tanggal daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA), mata anggaran kegiatan (MAK) dan pagu anggarannya kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat

pembuat

komitmen,

pejabat

pengadaan

dan

penanggungjawab kegiatan dapat melihat data yang diinput surat

permohonan

pengadaan

kepada

pejabat

pembuat

komitmen dan spesifikasi teknis. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan. Proses

: Penangggungjawab

membuat

surat

permohonan

pengadaan

kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis berdasarkan daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA) dan petunjuk operasional kegiatan (POK).


48

6. Membuat surat permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan Input

: Pejabat pembuat komitmen memasukan nomor surat, nama kegiatan, nomor dan tanggal daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA), mata anggaran kegiatan (MAK) dan pagu anggarannya kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1.

Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat data inputan surat permohonan untuk melaksanakan pengadaan kepada pejabat pengadaan.

2.

Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat

pembuat

pengadaan

kepada

komitmen

membuat

pejabat

pengadaan

surat

permohonan

berdasarkan

surat

permohonan pengadaan dari penanggungjawab kegiatan. 7. Membuat surat undangan pengadaan Input

: Pejabat pengadaan memasukkan data pengadaan, jadwal penerimaan penawaran dan penandatangan surat perintah kerja (SPK) ke beberapa penyedia, upload instruksi kepada peserta kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan surat undangan pengadaan ke beberapa penyedia. 2. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat lembar data pemilihan (LDP). 3. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat instruksi kepada peserta 4. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pengadaan membuat surat undangan pengadaan ke beberapa penyedia berdasarkan surat permohonan pengadaan dari pejabat pembuat komitmen.


49

8. Membuat berita acara hasil pengadaan langsung Input

: Pejabat pengadaan memasukkan berita acara hasil pengadaan langsung yang berisi tentang negosiasi spesikasi teknis dan harga kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

:

1. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan berita acara hasil pengadaan langsung. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pengadaan membuat berita acara hasil pengadaan langsung berdasarkan surat penawaran yang masuk dari penyedia.

9. Membuat laporan pengadaan Input

: Pejabat pengadaan memasukkan laporan pengadaan yang berisi tentang calon penyedia yang memenuhi syarat untuk dipilih menjadi pemenang oleh pejabat pembuat komitmen kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan laporan pengadaan. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pengadaan membuat laporan pengadaan berdasarkan dokumen penawaran dan berita acara negosiasi yang memenuhi persyaratan.

10. Membuat persetujuan penyedia Input

: Pejabat pembuat komitmen memasukkan nomor, tanggal, data penyedia, nama kegiatan dan harga pada surat persetujuan penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat data inputan surat persetujuan penyedia. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.


50

Proses

: Pejabat

pengadaan

membuat

surat

persetujuan

penyedia

berdasarkan laporan pengadaan dari pejabat pengadaan. 11. Membuat surat keputusan tentang penetapan penyedia Input

: Pejabat pembuat komitmen memasukkan nomor, tanggal, data penyedia, nama kegiatan dan harga pada surat keputusan tentang penetapan penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

:

1. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat data inputan surat keputusan tentang penetapan penyedia. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pengadaan membuat surat keputusan tentang penetapan penyedia berdasarkan surat persetujuan penyedia dan laporan pengadaan dari pejabat pengadaan.

12. Membuat surat perintah kerja (SPK) Input

: Pejabat pembuat komitmen memasukkan nomor, tanggal, data penyedia, nama kegiatan, spesifikasi pekerjaan dan harga pada surat perintah kerja (SPK) kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat data inputan surat perintah kerja (SPK). 2. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat ringkasan kontrak. 3. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat

pengadaan

membuat

surat

perintah

kerja

(SPK)

berdasarkan surat persetujuan penyedia dan dokumen penawaran dari penyedia.


51

13. Melakukan upload dokumen penawaran Input

: Pejabat pengadaan melakukan upload dokumen penawaran dari penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data upload dokumen penawaran dari penyedia. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pengadaan melakukan upload dokumen penawaran dari penyedia berdasarkan dokumen penawaran yang masuk dari penyedia.

14. Menginput dokumen penawaran Input

: Pejabat pengadaan memasukkan dokumen penawaran, lembar evaluasi penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

:

1. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan dokumen penawaran dan lembar evaluasi penyedia. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat pengadaan melakukan evaluasi penyedia berdasarkan dokumen penawaran yang masuk dari penyedia.

15. Membuat berita acara penyelesaian pekerjaan Input

: Pejabat penerimaan memasukkan berita acara penyelesaian pekerjaan kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

:

1. Pejabat penerimaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan berita acara penyelesaian pekerjaan. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat penerimaan mengisi berita acara penyelesaian pekerjaan berdasarkan surat dari penyedia yang menyatakan pekerjaan telah selesai dilaksanakan.


52

16. Membuat berita acara penerimaan Input

: Pejabat penerimaan memasukkan berita acara penerimaan kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

: 1. Pejabat penerimaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan berita acara penerimaan. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat penerimaan mengisi berita acara penerimaan berdasarkan berita acara penyelesaian pekerjaan dari penyedia dan surat perintah kerja (SPK).

17. Membuat berita acara pembayaran Input

: Pejabat penerimaan memasukkan berita acara pembayaran kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output

:

1. Pejabat penerimaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan berita acara pembayaran. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses

: Pejabat penerimaan mengisi berita acara pembayaran berdasarkan berita acara penerimaan.

3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem yang digunakan untuk merancang aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah dengan mengunakan perancangan UML yang meliputi Use Case, Activity Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram. 3.3.1 Use Case Diagram Dalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan terdapat 5 aktor yang berperan, yaitu admin, penanggungjawab kegiatan, pejabat pengadaan, pejabat pembuat komitmen, dan pejabat penerimaan. Setiap user akan mengakses halaman antar muka user, penanggungjawab kegiatan dapat memasukan rencana umum pengadaan, kerangka acuan kerja, dan spesifikasi


53

pekerjaan. Pejabat pengadaan dapat melihat rencana umum pengadaan, memasukan dokumen penawaran dan semua dokumen pengadaan dan evaluasi terhadap dokumen penawaran yang masuk. Pejabat pembuat komitmen dapat melihat rencana umum pengadaan, monitoring progress status pengadaan, menetapkan pemilihan peyedia dan pembuatan kontrak. Pejabat penerimaan dapat memasukan berita acara penerimaan pekerjaan dan pembayaran. Admini dapat mengelola akun user dan master. Use Case pada aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan yang diusulkan adalah sebagai berikut: 3.3.1.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Gambar 3. 3 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

3.3.1.2 Skenario Use Case Diagram yang diusulkan Tabel 3.1 Skenario Use Case Mengelola user Nama Use Case

Mengelola User

Actor

Admin

Deskripsi

Untuk mengelola akun user

Pra Kondisi

Admin sudah login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa


54

pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Admin mengelola akun user dengan

Skenario

memilih menu Kelola User kemudian pilih untuk tambah dan edit akun. Post Kondisi

Akun user telah diperbaharui, bagi akun baru bisa melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan

Tabel 3.1 menampilkan skenario mengelola akun user, dimana skenario mengelola user digunakan untuk melakukan login, siapa saja yang diperbolehkan untuk mengakses fitur-fitur yang ada dalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Tabel 3.2 Skenario Use Case Mengelola master Nama Use Case

Mengelola Master

Actor

Admin

Deskripsi

Untuk mengelola data master

Pra Kondisi

Admin sudah login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Admin mengelola data master dengan

Skenario

memilih menu Kelola Master maka akan tampil master akun, master DIPA (Daftar Isian Program dan Anggaran) atau master MAK (Mata Anggaran Kegiatan) kemudian pilih untuk tambah dan edit master. Post Kondisi

Data master telah diperbaharui, dapat digunakan dalam proses pengadaan dan penerimaan didalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan


55

Tabel 3.2 menampilkan skenario mengelola akun master, dimana skenario mengelola master terdiri dari master mak, master akun dan master dipa yang digunakan dalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Tabel 3.3 Skenario Use Case Menyusun Rencana Umum Pengadaan (RUP) Nama Use Case

Menyusun Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Actor

Penanggungjawab kegiatan

Deskripsi

Untuk menyusun Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Pra Kondisi

Penanggungjawab kegiatan sudah melakukan login ke aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan 1. Penanggungjawab kegiatan

Skenario

memilih menu Rencana Umum Pengadaan 2. Penanggungjawab kegiatan memasukan data-data rencana umum pengadaan. 3. Penanggungjawab kegiatan menekan tombol “Simpan” Post Kondisi

Penanggungjawab kegiatan bisa melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa penyimpanan berhasil atau gagal.

Tabel 3.3 menampilkan skenario menyusun rencana umum pengadaan (RUP), dimana skenario menyusun rencana umum pengadaan (RUP) digunakan untuk memasukan datadata rencana umum pengadaan (RUP), kerangka acuan kerja dan spesifikasi pekerjaan


56

kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Nama Use Case

Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Actor

Pejabat Pembuat Komitmen

Deskripsi

Untuk Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan (RUP) yang telah disusun oleh penanggungjawab kegiatan.

Pra Kondisi

Pejabat Pembuat Komitmen sudah melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pejabat Pembuat Komitmen

Skenario

memilih menu Rencana Umum Pengadaan Pejabat Pembuat Komitmen menekan tombol “OK” atau mengembalikan rencana umum pengadaan ke penanggungjawab kegiatan Post Kondisi

Pejabat Pembuat Komitmen bisa melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa pengesahan rencana umum pengadaan berhasil atau gagal.

Tabel 3.4 menampilkan skenario mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP), dimana skenario mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP) digunakan untuk mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP) dengan melakukan verifikasi


57

dokumen yang telah diinput oleh penanggungjawab kegiatan kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Tabel 3.5 Skenario Use Case Melihat Monitoring Pengadaan Nama Use Case

Melihat Monitoring Pengadaan barang / jasa

Actor

Pejabat Pembuat Komitmen

Deskripsi

Untuk melihat status progress pengadaan barang / jasa

Pra Kondisi

Pejabat Pembuat Komitmen sudah melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pejabat Pembuat Komitmen

Skenario

memilih menu Monitoring Pengadaan, maka akan muncul status progress pengadaan barang / jasa yang akan dan sedang berjalan. Post Kondisi

Pejabat Pembuat Komitmen dapat melihat bagaimana status progress pengadaan barang / jasa yang akan dan sedang berjalan.

Tabel 3.5 menampilkan skenario melihat monitoring pengadaan barang / jasa digunakan untuk melihat status progress pengadaan barang / jasa yang akan dan sedang berjalan secara realtime, sehingga Pejabat Pembuat Komitmen bisa melakukan monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.


58

Tabel 3.6 Skenario Use Case Mengelola Proses Pengadaan Nama Use Case

Mengelola Proses Pengadaan

Actor

Pejabat Pengadaan

Deskripsi

Untuk mengelola dokumen dokumen pengadaan, memasukan dokumen penawaran, dan mengevaluasi berkas penawaran yang masuk.

Pra Kondisi

Pejabat Pengadaan sudah melakukan login ke aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pejabat Pengadaan memilih

Skenario

menu Dokumen Pengadaan dan memasukkan semua dokumen pengadaan dan surat penawaran serta melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran yang masuk. Post Kondisi

Pejabat Pengadaan bisa melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa dokumen pengadaan dan surat penawaran berhasil atau gagal serta dapat melihat hasil evaluasi penyedia.

Tabel 3.6 menampilkan skenario proses pengadaan barang / jasa digunakan untuk memasukan semua dokumen pengadaan, dokumen penawaraan, dapat melakukan evaluasi dokumen penawaran dan negosiasi speksifikasi teknis dan harga, sehingga mendapatkan satu penyedia yang akan menjadi pemenang yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen.


59

Tabel 3.7 Skenario Use Case Mengelola Penerimaan Pekerjaan Nama Use Case

Mengelola Penerimaan Pekerjaan

Actor

Pejabat Penerimaan

Deskripsi

Untuk Mengelola Penerimaan Pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan kontrak.

Pra Kondisi

Pejabat Penerimaan sudah melakukan login ke aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pejabat Penerimaan memilih

Skenario

menu Penerimaan Pekerjaan dan memasukkan dokumen penerimaan pekerjaan dan tekan tombol “Simpan”. Post Kondisi

Pejabat Penerimaan bisa melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa konfirmasi penerimaan pekerjaan berhasil atau gagal.

Tabel 3.7 menampilkan skenario penerimaan pekerjaan digunakan untuk memasukan semua dokumen penerimaan dan melakukan evaluasi dokumen sesuai dengan spesifikasi teknis dan kontrak yang telah dibuat pada saat pengadaan barang / jasa. 3.3.2 Activity Diagram Activity Diagram memodelkan alur kerja sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas dalam suatu proses. Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada sistem yang diusulkan yang bertujuan untuk melihat alur proses sistem yang diusulkan.


60

Activity diagram dari proses monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut: 3.3.2.1 Activity diagram mengelola user

Gambar 3. 4 Activity Diagram mengelola user Yang diusulkan Gambar 3.4 menampilkan proses mengelola user yang diusulkan, dimulai dari admin melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, memilih menu kelola user kemudian ada pilihan untuk tambah, hapus atau edit user. Setelah memililh tambah atau edit user, admin dapat mengelola user kemudian simpan dan sistem akan menampilkan data user yang telah dikelola.


61

3.3.2.2 Activity diagram mengelola master

Gambar 3. 5 Activity Diagram mengelola master Yang diusulkan Gambar 3.5 menampilkan proses mengelola master yang diusulkan, dimulai dari admin melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, memilih menu kelola master maka akan tampil master akun, master DIPA (Daftar Isian Program dan Anggaran) dan master MAK (Mata Anggaran Kegiatan) kemudian ada pilihan untuk tambah atau edit master. Setelah memililh tambah atau edit master, admin dapat mengelola master tersebut kemudian simpan dan sistem akan menampilkan data master yang telah dikelola.


62

3.3.2.3 Activity diagram login

Gambar 3. 6 Activity Diagram login Yang diusulkan Gambar 3.6 menampilkan proses login yang diusulkan, dimulai dari user memasukkan username, password dan tahun anggaran kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, kemudian sistem akan memvalidasi data yang dimasukkan tersebut, jika data yang dimasukkan tersebut sudah benar, maka login berhasil dan akan menampilkan halaman dashbord aplikasi namun jika data yang dimasukkan salah, maka akan ada pemberitahuan username dan password salah dan diminta untuk memasukkan data yang benar.


63

3.3.2.4 Activity diagram menyusun rencana umum pengadaan

Gambar 3. 7 Activity Diagram menyusun rencana umum pengadaan yang diusulkan Gambar 3.7 menampilkan proses menyusun rencana umum pengadaan (RUP) yang diusulkan, dimulai dari penanggungjawab kegiatan melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu rencana umum pengadaan (RUP), kemudian sistem akan menampilkan rencana umum pengadaan (RUP). Pilih tambah rencana umum pengadaan (RUP) kemudian sistem akan menampilkan form input rencana umum pengadaan (RUP). Lakukan input data rencana umum pengadaan (RUP) dan upload kerangka acuan kerja dan spesifikasi pekerjaan.


64

3.3.2.5 Activity diagram mengesahkan rencana umum pengadaan

Gambar 3. 8 Activity Diagram mengesahkan rencana umum pengadaan yang diusulkan Gambar 3.8 menampilkan proses mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP) yang diusulkan, dimulai dari pejabat pembuat komitmen melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu rencana umum pengadaan (RUP), kemudian sistem akan menampilkan rencana umum pengadaan (RUP). Pilih nama kegiatan kemudian verifikasi data rencana umum pengadaan (RUP). Jika data sudah sesuai maka akan disetujui,

namun

jika

data

belum

sesuai

maka

akan

dikembalikan

ke

penanggungjawab kegiatan untuk melakukan revisi rencana umum pengadaan (RUP) dengan pilihan untuk edit atau hapus data. Data rencana umum pengadaan (RUP) yang sudah diperbaharui dikirim kembali ke pejabat pembuat komitmen. Data rencana umum pengadaan (RUP) dapat dilihat dan dicetak.


65

3.3.2.6 Activity diagram monitoring pengadaan

Gambar 3. 9 Activity Diagram monitoring pengadaan yang diusulkan Gambar 3.9 menampilkan proses monitoring pengadaan yang diusulkan, dimulai dari pejabat pembuat komitmen melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu monitoring pengadaan, sistem akan menampilkan halaman monitoring pengadaan dan dapat dicetak.


66

3.3.2.7 Activity diagram mengelola proses pengadaan

Gambar 3. 10 Activity Diagram mengelola proses pengadaan yang diusulkan


67

Gambar 3.10 menampilkan proses pengadaan yang diusulkan, dimulai dari penanggungjawab kegiatan melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu pengadaan, sistem akan menampilkan halaman pengadaan, kemudian pilih nama kegiatan dan sistem akan menampilkan detail dokumen pengadaan yang akan diinput. Pilih input surat permohonan pengadaan ke pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis pekerjaan. Pejabat pembuat komitmen akan melakukan input harga perkiraan sendiri (HPS), surat permohonan pengadaan ke pejabat pengadaan. Pejabat pengadaan akan melakukan input surat undangan kepada calon penyedia, upload instruksi kepada peserta, input lembar data evaluasi pengadaan, input dan upload dokumen penawaran yang masuk, input berita acara hasil pengadaan langsung, dan laporan pengadaan. Pejabat pembuat komitmen akan melakukan input surat persetujuan penyedia berdasarkan laporan pengadaan dari pejabat pengadaan, surat keputusan pengadaan, surat perintah kerja (SPK) / kontrak. Semua data yang diinput dapat dilihat dan diedit oleh pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat data dan cetak dokumen pengadaan tersebut. 3.3.2.8 Activity diagram mengelola penerimaan pekerjaan

Gambar 3. 11 Activity Diagram mengelola penerimaan pekerjaan yang diusulkan


68

Gambar 3.11 menampilkan proses penerimaan yang diusulkan, dimulai dari pejabat penerimaan melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu penerimaan, sistem akan menampilkan halaman penerimaan, kemudian pilih nama kegiatan dan sistem akan menampilkan detail dokumen penerimaan yang akan diinput. Pilih input berita acara penyelesaian pekerjaan, input berita acara penyelesaian pekerjaan dan input berita acara pembayaran. Pejabat pembuat komitmen dapat melihat data yang telah diinput tersebut dan melakukan edit data dan dokumen penerimaan tersebut dapat dicetak oleh pejabat penerimaan. 3.3.3 Sequence Diagram Sequence diagram menjelaskan interaksi object yang disusun dalam suatu urutan waktu. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan Use Case. Sequence Diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu di dalam Use Case. Sequence diagram dari aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut: 3.3.3.1 Sequence Diagram Melakukan Login

Gambar 3. 12 Sequence Diagram Melakukan Login


69

3.3.3.2 Sequence Diagram Mengelola User

Gambar 3. 13 Sequence Diagram Mengelola User

3.3.3.3 Sequence Diagram Mengelola Master

Gambar 3. 14 Sequence Diagram Mengelola Master


70

3.3.3.4 Sequence Diagram Monitoring Pengadaan

Gambar 3. 15 Sequence Diagram Monitoring Pengadaan

3.3.3.5 Sequence Diagram Menyusun Rencana Umum Pengadaan

Gambar 3. 16 Sequence Diagram Menyusun Rencana Umum Pengadaan


71

3.3.3.6 Sequence Diagram Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan

Gambar 3. 17 Sequence Diagram Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan


72

3.3.3.7 Sequence Diagram Mengelola Proses Pengadaan

Gambar 3. 18 Sequence Diagram Mengelola Proses Pengadaan


73

3.3.3.8 Sequence Diagram Melakukan Penerimaan

Gambar 3. 19 Sequence Diagram Mengelola Proses Penerimaan

3.3.4 Class Diagram Class diagram membantu kita dalam visualisasi struktur kelas-kelas dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai. Class diagram memperlihatkan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas didalam model desain (dalam logical view) dari suatu Sistem. Selama proses analisa, class diagram memperlihatkan aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem. Selama tahap desain, class diagram berperan dalam menangkap struktur dari semua kelas yang membentuk arsitektur yang dibuat. Class diagram dari aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut:


74

Gambar 3. 20 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan


75

3.3.5 Spesifikasi Database Spesifikasi database pada Aplikasi Monitoring Pengadaan pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Nama tabel

: user

Isi

: data user Tabel 3.8 Tabel user Tipe Data

No Nama Field 1 2 3 4 5 6 7 8

kduser nip nama

varchar char varchar varchar varchar varchar

username password job_title role is_active

2. Nama tabel

int int

Panjang

Keterangan

6 18 100

primary key

50 15 50 1 1

: dipa

Isi

: data tahun dipa Tabel 3.9 Tabel dipa

No Nama Field 1 2 3

nodipa tgldipa tahun

3. Nama tabel

Tipe Data char date year

Panjang Keterangan 20

primary key

4

: mak

Isi

: data mata anggaran kegiatan Tabel 3.10 tabel mak

No Nama Field 1 2 3 4 5

kdmak nodipa tahun kegiatan namapaket

Tipe Data char char year text text

Panjang Keterangan 21 20 4 300 300


primary key foreign key

76

4. Nama tabel Isi

: akun : data nama akun Tabel 3.11 tabel akun Tipe Data char

No Nama Field 1 2

kdakun jenisbelanja

5. Nama tabel Isi

varchar

Panjang Keterangan 6 100

primary key

: rup : data rencana umum pengadaan (RUP) Tabel 3.12 tabel rup

No Nama Field 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

kdrup nodipa kdmak kegiatan namapaket kdakun jenisbelanja jenispengadaan metodepengadaan lokasi volume satuan sumberdana deskripsi pagu tanggalawalpengadaan tanggalakhirpengadaan tanggalawalpelaksanaan tanggalakhirpelaksanaan uploadkak uploadhps catatan status kduser

Tipe Data char char char text text char varchar varchar varchar varchar int varchar varchar text decimal date date date date varchar varchar varchar varchar varchar

Panjang Keterangan 7 20 21 300 300 6 100 20 50 50 3 5 4 500 11,0

255 255 300 30 18


primary key foreign key foreign key

foreign key

foreign key

77

6. Nama tabel Isi

: detailrup : data detail transaksi rencana umum pengadaan (RUP) Tabel 3.13 tabel detailrup

kddetailrup tanggalprosesrup

Tipe Data char date

status catatan posisi kdrup

varchar varchar varchar char

No Nama Field 1 2 3 4 5 6

7. Nama tabel Isi


primary key

30 200 50 7

foreign key

: permohonanpjt : data surat permohonan penanggungjawab kegiatan kepada pejabat pembuat komitmen Tabel 3.14 Tabel permohonanpjt

nosuratpjt tanggalsuratpjt

Tipe Data char date

perihal kdrup pagu terbilang kduser

No Nama Field 1 2 3 4 5 6 7

8. Nama tabel Isi


primary key

text char

300 7

foreign key

decimal text varchar

11,0 300 18

foreign key

: permohonanppk : data surat permohonan pejabat pembuat komitmen kepada pejabat pengadaan Tabel 3.15 Tabel permohonanppk

nosuratppk tanggalsuratppk nosuratpjt

Tipe Data char date char

perihal kdrup kduser

text char char

No Nama Field 1 2 3 4 5 6


primary key

22

foreign key

300 7 18

foreign key


foreign key

78

9. Nama tabel Isi

: spek : data spesifikasi teknis pekerjaan Tabel 3.16 Tabel spek Tipe Data char text

No Nama Field 1 2 3 4 5

kdspek uraian volume satuan kdrup

10. Nama tabel Isi

int varchar varchar

Panjang Keterangan 10 1000 3 5 7

primary key

foreign key

: hps : data harga perkiraan sendiri (HPS) Tabel 3.17 Tabel hps

nohps Tanggalhps kdrup subtotal ppn totalhps

Tipe Data Char Date Char decimal decimal decimal

terbilang kduser

Text Char

No Nama Field 1 2 3 4 5 6 7 8

11. Nama tabel Isi


primary key

7 11,0 11,0 11,0

foreign key

300 18

foreign key

: detailhps : data detail harga perkiraan sendiri (HPS) Tabel 3.18 Tabel detailhps

No Nama Field 1 2 3 4 5 6 7 8

kddetailhps nohps kdspek uraianspek volume satuanvolume hargasatuan jumlah

Tipe Data Char char char text varchar varchar decimal decimal

Panjang Keterangan 12 22 10 1000 3 5 11,0 11,0


primary key foreign key foreign key

79

12. Nama tabel Isi

: undangan : data surat undangan permintaan penawaran kepada calon penyedia

Tabel 3.19 Tabel undangan Tipe No Nama Field Panjang Keterangan Data 1 noundangan char 22 primary key 2 tanggalundangan date 3 perihal text 300 4 namacalonpenyedia varchar 50 5 alamat text 500 6 kdrup char 7 foreign key 7 nohps char 12 foreign key 8 tanggalmulaidokumenmasuk date 9 tanggalakhirdokumenmasuk date 10 tanggaldokumendibuka date 11 tanggalnegosiasi date 12 tanggalttdspk date 13 uploadinstruksi varchar 255 14 kduser char 18 foreign key 13. Nama tabel Isi

: spekpenawaraan : data spesifikasi teknis penawaran dari calon penyedia Tabel 3.20 Tabel spekpenawaraan

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

kdspekpenawaran

char

10

2

uraian

text

1000

3

volume

int

3

4

satuan

varchar

5

5

kdrup

varchar

7

foreign key

6

nopenawaran

char

30

foreign key


primary key

80

14. Nama tabel

: penawaran

Isi

: data penawaran dari calon penyedia Tabel 3.21 Tabel penawaran

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

nopenawaran

char

30

2

tanggalpenawaran

date

3

namacalonpenyedia

varchar

50

4

namajelas

varchar

50

5

alamat

text

500

6

npwp

varchar

20

7

hargapenawaran

decimal

11,0

8

terbilang

text

300

9

kdrup

char

7

10

norek

int

25

11

namabank

[p

100

12

cabang

varchar

100

13

keterangan

varchar

100

14

catatan

text

500

15

spesifikasi

varchar

50

16

kesesuaiankak

varchar

50

17

kduser

char

18

primary key

foreign key

foreign key

15. Nama tabel : uploaddatapenawaran Isi

: data upload dokumen penawaran Tabel 3.22 Tabel upload data penawaran

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

kduploaddatapenawaran

char

30

primary key

2

nopenawaran

char

30

foreign key

3

kdrup

char

7

foreign key

4

namasurat

varchar

50

5

uploadsurat

varchar

255


81

16. Nama tabel Isi

: bahpl : data berita acara hasil pengadaan langsung Tabel 3.23 Tabel bahpl

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

nobahpl

char

2

tanggalbahpl

date

3

hari

varchar

6

4

kdrup

varchar

7

foreign key

5

noundangan

varchar

22

foreign key

6

nopenawaran

varchar

22

foreign key

7

nohps

varchar

14

foreign key

8

totaldisepakti

decimal

10,0

9

terbilang

text

300

10

kduser

char

18

17. Nama tabel Isi

22

primary key

foreign key

: laporanpengadaan : data laporan pengadaan Tabel 3.24 Tabel laporan pengadaan

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

nolappengadaan

varchar

22

2

tanggallappengadaan

date

3

perihal

text

300

4

kdrup

varchar

7

foreign key

5

nosuratppk

varchar

22

foreign key

6

nopenawaran

varchar

22

foreign key

7

kduser

char

18

foreign key


primary key

82

18. Nama tabel Isi

: persetujuan : data surat persetujuan pengadaan Tabel 3.25 Tabel persetujuan

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

nopersetujuan

varchar

2

tanggalpersetujuan

date

3

perihal

text

300

4

nolappengadaan

varchar

22

foreign key

5

kdrup

varchar

7

foreign key

6

nopenawaran

varchar

22

foreign key

7

namapenyedia

varchar

50

8

alamat

text

500

9

npwp

varchar

20

10

jangkawaktu

varchar

3

11

tipehari

varchar

8

12

mulaipelaksanaan

date

13

akhirpelaksanaan

date

14

tempatpenyerahan

text

300

15

kduser

char

18

19. Nama tabel Isi

22

primary key

foreign key

: skppb : data surat keputusan penetapan penyedia barang/jasa Tabel 3.26 Tabel skppb

No Nama Field

Tipe Data

1

noskppb

varchar

2

tanggalskppb

date

3

kdrup

4 5


primary key

varchar

7

foreign key

nopersetujuan

varchar

22

foreign key

kduser

char

18

foreign key


83

20. Nama tabel

: spk

Isi

: data surat perintah kerja (SPK) atau kontrak Tabel 3.27 Tabel spk Tipe

No Nama Field

Data

1

nospk

varchar

2

tanggalspk

Date

3

noundangan

4


primary key

Char

22

foreign key

nobahpl

varchar

22

foreign key

5

kdrup

varchar

7

foreign key

6

noPersetujuan

varchar

22

foreign key

7

terminPembayaran

varchar

10

8

noPenawaran

Char

30

foreign key

9

kdspekpenawaran

Char

10

foreign key

10

subtotal

decimal

11,0

11

ppn

decimal

11,0

12

totalKontrak

decimal

11,0

13

terbilang

Text

300

14

kduser

Char

18

21. Nama tabel Isi

foreign key

: penyelesaian : data berita acara penyelesaian pekerjaan Tabel 3.28 Tabel penyelesaian

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

nopenyelesaian

varchar

22

2

tanggalpenyelesaian

date

3

hari

varchar

6

4

kdrup

varchar

7

foreign key

5

nopersetujuan

varchar

22

foreign key

6

tanggalmulaipelaksanaan

date

7

tanggalakhirpelaksanaan

date

8

persentase_pekerjaan

int

3

9

tempat

varchar

30


primary key

84

Tipe

No Nama Field 10

Data

kduser

22. Nama tabel Isi

char


foreign key

: penerimaan : data berita acara penerimaan pekerjaan Tabel 3.29 Tabel penerimaan Tipe

No Nama Field

Data

Panjang Keterangan

1

nopenerimaan

varchar

2

tanggalpenerimaan

date

3

hari

varchar

6

4

kdrup

varchar

7

foreign key

5

nospk

varchar

22

foreign key

6

nopersetujuan

varchar

22

foreign key

7

tempat

varchar

30

8

persentase_pekerjaan

int

3

9

kduser

char

18

23. Nama tabel Isi

22

primary key

foreign key

: pembayaran : data berita acara pembayaran Tabel 3.30 Tabel pembayaran

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

1

nopembayaran

varchar

22

2

tanggalpembayaran

date

3

hari

varchar

6

4

kdrup

varchar

7

foreign key

5

nopenyelesaian

varchar

22

foreign key

6

nospk

varchar

22

foreign key

7

nilaipembayaranterminlalu

decimal

11,0

8

persentasepekerjaan

int

3

9

nilaipembayaransaatini

decimal

11,0

10

nilaidibayarkan

decimal

11,0


primary key

85

No Nama Field

Tipe Data

Panjang Keterangan

11

nilaisisapembayaransaatini

decimal

11,0

12

nilaipembayaranbap

decimal

11,0

13

nopersetujuan

varchar

22

14

tempat

varchar

30

15

kduser

char

18

foreign key

foreign key

3.4 Perancangan Antar Muka 3.4.1 Halaman Login Pada halaman login, pengguna harus mengisi username, password dan tahun untuk mengakses halaman-halaman berikutnya. Apabila pengguna salah mengisi alamat username dan password maka akan muncul pesan kesalahan dan akan tetap menampilkan form login. Sedangkan apabila username dan password telah diisikan dengan benar maka akan muncul halaman utama sesuai role pengguna. Tahun menunjukkan data tahun anggaran yang akan diakses.

Gambar 3. 21 Tampilan Halaman Login


86

3.4.2 Kelola User Pada halaman kelola user, admin dapat pilih button tambah, hapus atau edit data user yang akan digunakan untuk bisa masuk dalam aplikasi monitoring pengadaan ini.

Gambar 3. 22 Tampilan Halaman Kelola User

3.4.3 Tambah User Pada halaman tambah user, admin dapat menambah data user yang baru untuk bisa masuk dalam aplikasi monitoring pengadaan ini. Adapun data yang harus diisi yaitu kode user, Nomor Induk Pegawai (NIP), nama, username, password, dan level. Pada aplikasi ini ada 5 level user yang bisa akses aplikasi, yaitu Admin, Penanggungjawab kegiatan, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan dan Pejabat Penerimaan.

Gambar 3. 23 Tampilan Halaman Tambah User


87

3.4.4 Kelola Master Akun Pada halaman kelola master akun, admin dapat pilih button tambah atau edit data akun yang sesuai dengan data akun yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA).

Gambar 3. 24 Tampilan Halaman Kelola Master Akun 3.4.5 Tambah Master Akun Pada halaman tambah master akun, admin dapat menambah data master akun yang baru sesuai dengan data akun yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA). Adapun data yang harus diisi yaitu kode akun dan nama akun.

Gambar 3. 25 Tampilan Halaman Master Akun


88

3.4.6 Kelola Master DIPA Pada halaman kelola master DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggran), admin dapat pilih button tambah atau edit data DIPA tahun berjalan yang sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tersebut.

Gambar 3. 26 Tampilan Halaman Master DIPA

3.4.7 Tambah Master DIPA Pada halaman tambah master DIPA, admin dapat menambah data master DIPA sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) yang baru. Adapun data yang harus diisi yaitu nomor DIPA, tanggal disahkannya DIPA dan tahun anggaran untuk DIPA tersebut.

Gambar 3. 27 Tampilan Halaman Master DIPA


89

3.4.8 Kelola Master MAK Pada halaman kelola master MAK (Mata Anggaran Kegiatan), admin dapat pilih button tambah atau edit data MAK tahun berjalan yang sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA).

Gambar 3. 28 Tampilan Halaman Kelola Master MAK

3.4.9 Tambah Master MAK Pada halaman tambah master MAK, admin dapat menambah data master MAK sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tahun berjalan. Adapun data yang harus diisi yaitu kode MAK, nomor DIPA, tahun anggaran, nama kegiatan, nama paket, kode akun dan jenis belanja.

Gambar 3. 29 Tampilan Halaman Tambah Master MAK


90

3.4.10 Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Penanggunggungjawab Kegiatan Pada halaman rencana umum pengadaan (RUP), penanggungjawab kegiatan dapat pilih button tambah, edit atau hapus data RUP pada tahun anggaran berjalan, serta dapat melihat status rencana umum pengadaannya apakah telah disetujui atau dikembalikan oleh pejabat pembuat komitmen untuk diperbaiki.

Gambar 3. 30 Tampilan Halaman Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Penanggunggungjawab Kegiatan 3.4.11 Tambah Rencana Umum Pengadaan (RUP) Pada halaman tambah rencana umum pengadaan (RUP), penanggungjawab kegiatan dapat menambah data rencana umum pengadaan (RUP) yang menjadi tanggungjawabnya sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tahun berjalan. Adapun data yang harus diisi yaitu kode RUP, kode MAK, nama kegiatan, nama paket, lokasi, kode akun, jenis belanja, jenis pengadaan, metode pemilihan, volume, satuan volume, sumber dana, pagu, tanggal awal dan akhir pengadaan, tanggal awal dan akhir pelaksanaan, upload file kerangka acuan keraj (KAK) dan spesifikasi pekerjaan.

Gambar 3. 31 Tampilan Halaman Tambah Rencana Umum Pengadaan (RUP)


91

3.4.12 Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Pejabat Pembuat Komitmen Pada halaman rencana umum pengadaan (RUP), pejabat pembuat komitmen dapat melihat data rencana umum pengadaan (RUP) yang telah diisi oleh penanggungjawab kegiatan dan dapat melakukan verifikasi data rencana umum pengadaan

(RUP)

tersebut,

apakah

disetujui

atau

dikembalikan

ke

penanggungjawab kegiatan untuk diperbaiki. Jika data rencana umum pengadaan (RUP) disetujui maka akan dilaksanakan proses pengadaan.

Gambar 3. 32 Tampilan Halaman Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Pejabat Pembuat Komitmen 3.4.13 Pengadaan Halaman pengadaan bisa diakses oleh 3 level user yaitu penanggungjawab kegiatan, pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan.

Gambar 3. 33 Tampilan Halaman Pengadaan


92

3.4.14 Detail Dokumen Pengadaan Pada role Penanggunggungjawab Kegiatan Halaman detail dokumen pengadaan dirole penanggungjawab kegiatan, ada 2 jenis dokumen yang dikelola oleh penanggungjawab kegiatan yaitu surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi pekerjaan.

Gambar 3. 34 Tampilan Halaman Detail Dokumen Pengadaan Pada role Penanggunggungjawab Kegiatan 3.4.15 Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pembuat Komitmen Pada halaman form input permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen diisi oleh penanggungjawab kegiatan. adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat, tanggal surat, dan perihal.

Gambar 3. 35 Tampilan Halaman Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pembuat Komitmen


93

3.4.16 Form Input Spesifikasi Teknis Pekerjaan Pada

halaman

form

input

spesifikasi

teknis

perkerjaan

diisi

oleh

penanggungjawab kegiatan. adapun data yang harus diisi yaitu kode spesifikasi, uraian pekerjaan, volume dan satuan volume.

Gambar 3. 36 Tampilan Halaman Form Input Spesifikasi Teknis Pekerjaan 3.4.17 Detail Dokumen Pengadaan pada role Pejabat Pembuat Komitmen Pada halaman detail dokumen pengadaan dirole pejabat pembuat komitmen, ada 13 jenis dokumen yang bisa dikelola oleh pejabat pembuat komitmen yaitu surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen, spesifikasi pekerjaan, harga perkiraan sendiri, surat permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan, undangan pengadaan, lembar data pemilihan, lembar data evaluasi pengadaan, berita acara negosiasi, laporan pengadaan, persetujuan penyedia, surat keputusan pengadaan, dan surat perintah kerja / kontrak. Pejabat pembuat komitmen dapat melakukan edit dokumen pengadaan, jika diperlukan.

Gambar 3. 37 Tampilan Halaman Detail Dokumen Pengadaan Pada role Pejabat Pembuat Komitmen


94

3.4.18 Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pengadaan Pada halaman form input permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat, tanggal surat dan perihal.

Gambar 3. 38 Tampilan Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pengadaan 3.4.19 Form Input Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pada halaman form input harga perkiraaan sendiri diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor HPS, tanggal HPS, harga satuan dan pilih kode speksifikasi

Gambar 3. 39 Tampilan Form Input Harga Perkiraan Sendiri (HPS)


95

3.4.20 Detail Dokumen Pengadaan Pada user Pejabat Pengadaan Pada halaman detail dokumen pengadaan dilevel pejabat pengadaan, ada 4 jenis dokumen yang bisa dikelola yaitu undangan pengadaan, dokumen penawaran, berita acara negosiasi dan laporan pengadaan.

Gambar 3. 40 Tampilan Halaman Detail Dokumen Pengadaan Pada Level Pejabat Pengadaan 3.4.21 Form Input Undangan Pengadaan Pada halaman form input undangan pengadaan diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat undangan, tanggal surat, perihal, nama calon penyedia, alamat, tanggal mulai dan akhir dokumen masuk, tanggal dokumen dibuka, tanggal negosiasi, dan tanggal tanda tangan surat perintah kerja / kontrak.

Gambar 3. 41 Tampilan Form Input Undangan Pengadaan


96

3.4.22 Form Input Spesifikasi Penawaran Pada halaman form input spesifikasi penawaran diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu kode spesifikasi pekerjaan, uraian pekerjaan, volume, satuan volume, harga satuan dan jumlah.

Gambar 3. 42 Tampilan Form Input Spesifikasi Penawaran 3.4.23 Form Input Dokumen Penawaran dan evaluasi terhadap penawaran Pada halaman form input dokumen penawaran dan evaluasi terhadap penawaran diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat penawaran, tanggal penawaran, nama calon penyedia, nama jelas, alamat, npwp, harga penawaran, nomor rekening, nama bank, kantor cabang, catatan, dan keterangan.

Gambar 3. 43 Tampilan Form Input Dokumen Penawaran dan evaluasi terhadap penawaran


97

3.4.24 Form Upload Dokumen Penawaran Form upload dokumen penawaran diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diupload terdiri dari 2 jenis dokumen yaitu dokumen adminstrasi dan dokumen teknis. Dokumen administrasi terdiri dari surat penawaran, pakta integritas, surat kuasa, SIUP, TDP, Surat keterangan domisili perusahaan, akte perusahaan, NPWP, surat perusahaan kena pajak (PKP), SPT tahun terakhir, rekening koran dan referensi bank. Dokumen teknis terdiri dari spesifikasi teknis, daftar kualitas barang dan kerangka acuan kerja.

Gambar 3. 44 Tampilan Form Upload Dokumen Penawaran 3.4.25 Form Input Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL) Pada halaman form input berita acara hasil pengadaan langsung diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BAHPL, tanggal BAHPL, hari, pilih nomor surat undangan dan nomor penawaran, dan harga yang disepakati.

Gambar 3. 45 Tampilan Form Input Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung


98

3.4.26 Form Input Laporan Pengadaan Pada halaman form input laporan pengadaan diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor laporan pengadaan, tanggal, perihal, dan pilih nomor penawaran.

Gambar 3. 46 Tampilan Form Input Laporan Pengadaan 3.4.27 Form Input Persetujuan Penyedia Pada halaman form input persetujuan penyedia diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat persetujuan penyedia, tanggal persetujuan penyedia, perihal, pilih nomor penawaran, jangka waktu pekerjaan, tipe hari, dan tanggal mulai dan akhir pelaksanaan pekerjaan.

Gambar 3. 47 Tampilan Form Input Persetujuan Penyedia


99

3.4.28 Form Input Surat Keputusan Penetapan Penyedia Pada halaman form input surat keputusan penetapan penyedia diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor SK penetapan pemenang dan tanggal SK penetapan pemenang.

Gambar 3. 48 Tampilan Form Input Surat Keputusan Penetapan Penyedia 3.4.29 Form Input Surat Perintah Kerja (SPK) atau Kontrak Form input surat perintah kerja (SPK) atau kontrak diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor SPK, tanggal SPK, pilih nomor surat penawaran dan kode spesifikasi penawaran.

Gambar 3. 49 Tampilan Form Input Surat Perintah Kerja (SPK) atau Kontrak


100

3.4.30 Penerimaan Halaman penerimaan bisa diakses oleh 2 level user yaitu pejabat pembuat komitmen dan pejabat penerimaan.

Gambar 3. 50 Tampilan Halaman Penerimaan 3.4.31 Detail Dokumen Penerimaan Pada halaman detail dokumen penerimaan terdiri dari 3 jenis dokumen penerimaan yang bisa dikelola yaitu berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara penerimaan hasil pekerjaan dan berita acara pembayaran.

Gambar 3. 51 Tampilan Halaman Detail Dokumen Penerimaan


101

3.4.32 Form Input Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP) Pada halaman form input berita acara penyelesaian pekerjaan diisi oleh pejabat penerimaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BAPP, tanggal BAPP, hari, dan tanggal akhir pelaksanaan.

Gambar 3. 52 Tampilan Form Input Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan 3.4.33 Form Input Berita Acara Penerimaan Hasil Pekerjaan (BAPHP) Pada halaman form input berita acara penerimaan pekerjaan diisi oleh pejabat penerimaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BAPHP, tanggal BAPHP dan hari.

Gambar 3. 53 Tampilan Form Input Berita Acara Penerimaan Hasil Pekerjaan


102

3.4.34 Form Input Berita Acara Pembayaran Pada halaman form input berita acara pembayaran diisi oleh pejabat penerimaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BA pembayaran, tanggal BA pembayaran, hari, nilai pembayaran termin lalu, persentase penyelesaian pekerjaan, nilai pembayaran saat ini, nilai yang dibayarkan, nilai sisa pembayaran saat ini dan nilai pembayaran BA pembayaran.

Gambar 3. 54 Tampilan Form Input Berita Acara Pembayaran 3.4.35 Monitoring Pengadaan Pada halaman monitoring pengadaan, pejabat pembuat komitmen dapat melihat progress status dari proses pengadaan dan penerimaan. Jika ada kendala dengan pengadaan tersebut bisa diketahui dan dapat segera diambil keputusan untuk penyelesaian kendala tersebut.

Gambar 3. 55 Tampilan Halaman Monitoring Pengadaan


103

3.4.36 Laporan Pada halaman laporan dapat diakses oleh pejabat pengadaan untuk melakukan laporan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen, Direktur Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dan stake holder lain yang berkepentingan (seperti Badan Pemerikasa Keuangan).

Gambar 3. 56 Tampilan Halaman Laporan 3.4.37 Tampilan Lainnya Selain menu utama diatas, ada tambahan menu berupa dashboard, perubahan data pengadaan dan penerimaan dilevel pejabat pembuat komitmen.


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Recommend Documents