21
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1
Gambaran Umum Apartemen Slipi adalah kompleks huni bertingkat di Jakarta yang nyaman, aman, dan
mempunyai lokasi yang cukup strategis. Apartemen Slipi didirikan oleh pengembang PT. Multipanen Kotrindo, yang sekarang telah berganti nama menjadi PT. Grand Soho Slipi, dan berlokasi di Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat. Apartemen ini terdiri dari dua tower dengan masing-masing tower memiliki 26 lantai. Tower pertama mempunyai dua tipe kamar (2 kamar tidur dan 3 kamar tidur). Tower kedua mempunyai satu tipe kamar (3 kamar tidur). Lantai 25 dan 26 memiliki ruangan yang lebih besar, karena didesain menyerupai rumah. Seiring berjalannya waktu, Apartemen Slipi kini sudah semakin berkembang dan terisi 2/3 unit kamar, dari 276 unit kamar yang disediakan. Fasilitas yang disediakan pun sudah sangat lengkap, diantaranya adalah kolam renang, lapangan tenis, pusat kebugaran, sauna dan spa, serta fasilitas pijat untuk penghuni.
3.2
Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Pengelola Apartemen Slipi
22
3.3
Deskripsi Tugas Pembagian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Building Manager : -
Mengelola dana yang diperoleh untuk segala kebutuhan perawatan, pengelolaan, dan keamanan gedung.
-
Mengelola seluruh aset gedung.
-
Menerima laporan dan membuat keputusan untuk kelangsungan dan masa depan gedung.
2. Admin : -
Mengelola hak akses
-
Mengelola data variabel listrik, air, dan pengelolaan maintenance.
-
Mengelola data pemilik apartemen.
3. Operator / kasir : -
Mengelola pembayaran listrik, air, dan pengelolaan maintenance gedung.
-
Membuat laporan.
4. Bag. Finance & Accounting : -
Menerima laporan dari operator/kasir, merekap laporan, kemudian menyerahkan laporan kepada Building Manager.
-
Membuat studi banding mengenai kenaikan service charge dan sinking fund dengan apartemen lain yang setaraf.
3.4
Analisa Sistem Berjalan Proses pembayaran tagihan listrik, air, dan maintenance pada Apartemen Slipi
sekarang ini masih menggunakan MS.Excel. Dengan proses pembayaran menggunakan Excel, data pemilik apartemen yang telah mencapai ratusan orang, serta ribuan data yang harus diolah, membuat pengelolaan pembayaran menjadi lambat dan tidak efektif. Pembuatan laporan pun menjadi sulit dikarenakan data yang sudah sangat banyak dan sulit untuk dikelola menggunakan Excel. Proses bisnis berjalan pada dasarnya sama dengan yang diusulkan, hanya saja proses pembayaran menggunakan tools excell dan yang diusulkan dibuat menggunakan sistem, agar proses pembayaran dan proses pencarian data dapat berjalan lebih efektif dan efisien, serta memudahkan pihak apartemen dalam mengelola data pembayaran.
23
3.5
Use Case Diagram
Diagram Use Case adalah diagram yang menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan dunia luar dan menjelaskan sistem secara fungsional yang terlihat user. 3.5.1 Use Case Diagram Usulan
Mengubah Data
Menghapus Data <<extends>>
Menambah Data
<<extends>>
<<extends>> Melihat data unit
<
> Mengubah Data
Menghapus Data <<extends>> <<extends>>
Menambah Data <<extends>>
Melihat data variabel listrik, air, maintenance
Operator
Menambah Data
Mengubah Data
<<extends>>
Admin
<>
Menghapus Data
<<extends>>
<<extends>>
<>
Login
Melihat Data Pelanggan
Membuat invoice
<> <>
Membuat receipt
Mencetak laporan
Membuat laporan <<extends>>
Gambar 3.2 Use Case Diagram Usulan
Tabel 3.1 Keterangan Use Case Melihat Data Unit
Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Post Kondisi
Melihat data Unit Admin Admin membuat data unit apartemen pada database. Admin dapat merubah, menambah, menghapus data. Admin membuka data master unit Admin berhasil membuka data master unit dan dapat melakukan proses ubah, hapus, atau tambah data.
24 Tabel 3.2 Keterangan Use Case Melihat Data Variabel Listrik, Air, dan Maintenance
Use Case Actor Deskripsi
Pra Kondisi Post Kondisi
Melihat data variabel listrik, air, dan maintenance Admin Admin membuat variabel data harga listrik, air, dan maintenance pada database berdasarkan keputusan building manager. Admin dapat merubah, menambah, menghapus data tergantung dari keputusan building manager. Admin membuka data master variabel. Admin berhasil membuka data master variabel dan dapat melakukan proses ubah, hapus, atau tambah data.
Tabel 3.3 Keterangan Use Case Melihat Data Pelanggan
Use Case Actor Deskripsi
Pra Kondisi Post Kondisi
Melihat data pelanggan Admin Admin membuat data pelanggan(pemilik apartemen) pada database berdasarkan data dari building manager. Admin dapat merubah, menambah, menghapus data jika terdapat perpindahan kepemilikan unit apartemen. Admin membuka data master pelanggan. Admin berhasil membuka data master pelanggan dan dapat melakukan proses ubah, hapus, atau tambah data.
Tabel 3.4 Keterangan Use Case Membuat Invoice
Use Case Actor Deskripsi
Pra Kondisi Post Kondisi
Membuat Invoice Operator Operator membuat tagihan listrik, air, dan maintenance berdasarkan luas unit dan pemakaian listrik dan air pelanggan, kemudian operator mencetak invoice untuk dikirim kepada masing-masing pelanggan. Operator membuat invoice. Operator berhasil membuat invoice kemudian mencetak invoice yang telah dibuat.
25 Tabel 3.5 Keterangan Use Case Membuat Receipt
Use Case Actor Deskripsi
Membuat receipt Operator Operator membuat dan mencetak bukti pembayaran setelah menerima uang pembayaran dan diserahkan pada pelanggan.
Pra Kondisi
Operator membuat receipt setelah menerima uang pembayaran. Operator berhasil membuat bukti pembayaran untuk kemudian dicetak dan diserahkan pada pelanggan.
Post Kondisi
Tabel 3.6 Keterangan Use Case Membuat Laporan
Use Case Actor Deskripsi
Membuat laporan Operator Operator membuat laporan pembayaran per bulan untuk kemudian dicetak dan diserahkan pada building manager.
Pra Kondisi Post Kondisi
Operator membuat laporan. Operator berhasil membuat laporan untuk kemudian dicetak dan diserahkan pada building manager.
3.6
Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan proses bisnis dan urutan aktivitas
dari sebuah proses. 3.6.1 Activity Diagram Usulan Activity Login Operator
Sistem
Password salah
Memasukkan id dan password
Validasi
Password benar
Phase
Berhasil login
Gambar 3.3 Activity Diagram Login
26
Activity Pembuatan Invoice Operator
Sistem
Memilih form invoice pada menu
Menampilkan form invoice
Input id unit
Menampilkan data unit dan pelanggan
Input start meter,end meter
Menampilkan jumlah tagihan
Menyimpan invoice
Invoice tersimpan
Phase
Mencetak Invoice
Gambar 3.4 Activity Diagram Pembuatan Invoice Tabel 3.7 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Invoice Nama Activity Deskripsi Singkat
Activity Diagram Pembuatan Invoice Menjelaskan proses pembuatan invoice kepada pelanggan
Pra Kondisi
Operator terlebih dahulu memilih form invoice, kemudian input id unit
Tindakan Utama
Operator menginput start meter dan end meter, dan bulan tagihan kemudian muncul jumlah tagihan
Tindakan Alternatif Post Kondisi
Jika invoice telah dibuat, maka setelah itu invoice akan dicetak untuk dikirimkan kepada pelanggan
27
Activity Pembuatan Receipt Operator
Sistem
Memilih form receipt pada menu
Menampilkan form receipt
Input id invoice
Input jumlah pembayaran
Menyimpan receipt
Menampilkan data tagihan
Menampilkan jumlah pembayaran dan data pelanggan
Receipt tersimpan
Phase
Mencetak Receipt
Gambar 3.5 Activity Diagram Pembuatan Receipt
Tabel 3.8 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Receipt Nama Activity Deskripsi Singkat
Activity Diagram Pembuatan Receipt Menjelaskan proses pembuatan receipt kepada pelanggan
Pra Kondisi
Operator memilih form receipt pada menu, kemudian menginput id invoice
Tindakan Utama
Operator menerima pembayaran, kemudian menginput jumlah pembayaran
Tindakan Alternatif Post Kondisi
Jika receipt telah dibuat, maka setelah itu receipt akan dicetak untuk diberikan kepada pelanggan
28
Activity Pembuatan Laporan Operator
Sistem
Memilih form laporan pada menu
Menampilkan form laporan
Memilih laporan yang diinginkan
Menginput periode
Menampilkan laporan
Phase
Mencetak laporan
Gambar 3.6 Activity Diagram Pembuatan Laporan
Tabel 3.9 Keterangan Activity Diagram Pembuatan Laporan Nama Activity Deskripsi Singkat
Activity Diagram Pembuatan Laporan Menjelaskan proses pembuatan laporan
Pra Kondisi
Sebelum membuat laporan, operator terlebih dahulu memilih form laporan pada menu
Tindakan Utama
Operator memilih laporan yang diinginkan kemudian menginput periode
Tindakan Alternatif Post Kondisi
Laporan kemudian dicetak untuk diserahkan kepada building manager
29
Activity Pengolahan Data Master Admin
Sistem
Login
Memilih form master pada menu
Menampilkan form master
Memilih data master
Pelanggan
Unit
Variabel
Menampilkan data master yang dipilih Memilih Perintah
Menambah
Mengubah
Menghapus
Data tersimpan
Phase
Logout
Gambar 3.7 Activity Diagram Pengolahan Data Master
Tabel 3.10 Keterangan Activity Diagram Pengolahan Data Master Pelanggan Nama Activity Deskripsi Singkat
Activity Diagram Pengolahan Data Master Menjelaskan proses admin mengolah data master pelanggan
Pra Kondisi
Tindakan Utama
Sebelum masuk ke menu master, admin diharapkan untuk login terlebih dahulu untuk diverifikasi, kemudian admin memilih menu data master yang diinginkan Admin mengolah data master yang telah dipilih
Tindakan Alternatif Post Kondisi
Data master tersimpan ke dalam database
30
3.7
Class Diagram
Class diagram digunakan untuk menampilkan kelas-kelas di dalam system. Class diagram memberikan gambaran sistem dan relasi antar mereka. 3.7.1 Class Diagram Usulan
User
Unit
- id_user: string - password : string - role : string - nm_user: string - email: string - no_tlp_user: string - alamat: string +verfikasi() +akses()
- id_unit: string - id_pelanggan: string - no_unit: string 1..* - luas_unit: int - tower : string - lantai: string - tipe: string - daya_listrik: int + tambah() + hapus() + ubah() + tampil()
Variabel - harga_listrik: int - harga_air: int - sc:int - sf: int - admin_listrik:int - admin_air: int - ppju:int + tambah() + hapus() + ubah() + tampil()
Pelanggan - id_pelanggan: string - nm_pelanggan: string 0..1 - pekerjaan: string - email: string - no_telp:string + tambah() + hapus() + ubah() + tampil()
Invoice
1
- id_invoice: string - id_unit: string 1..* - tgl_invoice: date - tagihan_bulan: string - start_m_listrik: int - end_m_listrik: int - pemakaian_listrik : int - jam_nyala : int - tagihan_listrik: int - start_m_air: int - end_m_air: int - pemakaian_air:int - tagihan_air: int - sc: int - sf: int - total_tagihan: int - status : string + tambah() + hapus() +ubah() + tampil() + cetak() 1
0..* Receipt - id_receipt: string - id_invoice: string - tggl_receipt: date
+ tambah() + hapus() + ubah() + tampil() + cetak()
Catatan: -Variabel = berisikan data harga dasar service
Gambar 3.8 Class Diagram Usulan
31
3.8
Sequence Diagram
Sequence diagram adalah gambaran tahap demi tahap yang seharusnya dilakukan untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan use case diagram. 3.8.1 Sequence Diagram Usulan
Form Login
Data User
user Input id,password
verify Berhasil login
Gambar 3.9 Sequence Diagram Login
Form Invoice
Data Pelanggan
Data Variabel
Operator Buka Input id_unit
Get id_pelanggan,nm,alamat,id_unit,email, no_tlp
id_pelanggan,nm,alamat,id_unit,ema il,no_tlp Input start_meter,end_meter Get total_tagihan Total_tagihan Simpan Cetak
Gambar 3.10 Sequence Diagram Pembuatan Invoice
32
Form Receipt
Data Invoice
Operator Buka Input id_invoice
Get id_invoice,id_pelanggan,tggl_invoice,to tal_tagihan id_invoice,id_pelanggan,tggl_invoice, total_tagihan
Input jumlah_pembayaran
Simpan Cetak
Gambar 3.11 Sequence Diagram Pembuatan Receipt
Form Laporan
Data receipt
Data Invoice
Operator Buka Pilih laporan Input periode
Get id_receipt id_receipt
Get id_invoice id_invoice
Cetak
Gambar 3.12 Sequence Diagram Pembuatan Laporan
33
Form Pelanggan
Data Pelanggan
Admin Buka Tampilkan data pelanggan
Get id_pelanggan,nm,alamat,pekerjaan,em ail,no_tlp id_pelanggan,nm,alamat,pekerjaan,e mail,no_tlp
Tambah Tambah Ubah
Ubah
Hapus Hapus Simpan
Simpan
Gambar 3.13 Sequence Diagram Olah Data Pelanggan
Data variabel
Form Variabel Admin Buka Tampilkan data variabel Get variabel
variabel
Tambah Tambah Ubah
Ubah
Hapus Hapus Simpan
Simpan
Gambar 3.14 Sequence Diagram Olah Data Variabel
34
Form Unit
Data Unit
Admin Buka Tampilkan data unit
Get id_unit,no_unit,luas_unit,daya,tower,la ntai,tipe id_unit,no_unit,luas_unit,daya,tower ,lantai,tipe
Tambah Tambah Ubah
Ubah
Hapus Hapus Simpan
Simpan
Gambar 3.15 Sequence Diagram Olah Data Unit
3.9
Spesifikasi Basis Data Dalam pembuatan Aplikasi, digunakan spesifikasi tabel sebagai berikut : a. Rancangan Tabel User Nama Tabel
: User
Primary Key
: id_user
Tabel 3.11 Spesifikasi Tabel User No
Nama field
Type
Width Ket
1
Id_user
String
10
ID User
2
Password
String
30
Password
3
Role
String
10
Role
4
Nm_user
String
30
Nama User
5
Email_user
String
30
Email user
6
No_telp_user
String
20
No.Telp User
35
7
Alamat
String
30
Alamat User
b. Rancangan Tabel Unit Nama Tabel
: Unit
Primary Key
: id_unit
Tabel 3.12 Spesifikasi Tabel Unit No
Nama field
Type
Width Ket
1
Id_unit
String
10
ID Unit
2
Id_Pelanggan
String
10
ID Pelanggan
3
No_unit
String
5
Nomor Unit
4
Luas_unit
Int
6
Tower
String
1
Tower Unit
7
Lantai
String
2
Lantai Unit
8
Tipe
String
20
Tipe Unit
9
Daya_listrik
Int
Luas Unit
Daya Listrik
c. Rancangan Tabel Pelanggan Nama Tabel
: Pelanggan
Primary Key
: id_pelanggan
Tabel 3.13 Spesifikasi Tabel Pelanggan No
Nama field
Type
Width Ket
1
Id_pelanggan
String
10
ID Pelanggan
2
Nm_pelanggan
String
30
Nama Pelanggan
3
Pekerjaan
String
20
Pekerjaan
4
Email
String
30
Email Pelanggan
36
5
No_telp
String
20
No.Telp Pelanggan
Width Ket
d. Rancangan Tabel Variabel Nama Tabel
: Variabel
Primary Key
: id_unit
Tabel 3.14 Spesifikasi Tabel Variabel No
Nama field
Type
1
Harga_listrik
Int
Harga Listrik
2
Harga_air
Int
Harga Air
3
Sc
Int
Service Charge
4
Sf
Int
Sinking Fund
5
Admin_listrik
Int
Administrasi Listrik
6
Admin_air
Int
Administrasi Air
7
Ppju
Int
PPJU
e. Rancangan Tabel Invoice Nama Tabel
: Invoice
Primary Key
: id_invoice
Tabel 3.15 Spesifikasi Tabel Invoice No
Nama field
Type
Width Ket
1
Id_invoice
String
10
ID Invoice
2
Id_unit
String
10
ID Unit
3
Tgl_invoice
date
4
Tagihan_bulan
String
Tanggal invoice 20
Bulan tagihan
37
5
Start_m_listrik
Int
Start Meter Listrik
6
End_m_listrik
Int
End Meter Listrik
7
Pemakaian_listrik
int
Jumlah Pemakaian
8
Jam_nyala
Int
Jam Nyala
9
Tagihan_listrik
Int
Tagihan Listrik
10
Start_m_air
Int
Start Meter Air
11
End_m_air
Int
End Meter Air
12
Pemakaian_air
Int
Jumlah Pemakaian
13
Tagihan_air
Int
14
sc
Int
Total SC
15
sf
Int
Total sinking fund
16
Total_tagihan
Int
Total tagihan
17
Status
String
20
\
Total air
Status
f. Rancangan Tabel Receipt Nama Tabel
: Receipt
Primary Key
: id_receipt
Tabel 3.16 Spesifikasi Tabel Receipt No
Nama field
Type
Width Ket
1
Id_receipt
String
10
ID Receipt
2
Id_invoice
String
10
ID Invoice
3
Tggl_receipt
date
Tanggal Receipt
38
3.10
Desain Sistem Sistem Pengelolaan Pembayaran
Login
Transaksi
Master
Laporan
Logout
Pelanggan
Invoice
Data Invoice
Unit
Receipt
Data Receipt Tunggakan
Variabel
Gambar 3.16 Desain Sistem
3.11
Rancangan Layar
1.
Rancangan Layar Form Login
Apartemen Slipi
Logo Apartemen
User ID : Password :
Login
Gambar 3.17 Rancangan Layar Form Login
Cancel
39
2.
Rancangan Layar Menu
Master
Transaksi
Laporan
Logout
Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat
Gambar 3.18 Rancangan Layar Menu
3.
Rancangan Layar Master
Master Pelanggan Unit Variabel
Transaksi
Laporan
Logout
Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat
Gambar 3.19 Rancangan Layar Master
40
4.
Rancangan Form Pelanggan Data Pelanggan ID Pelanggan: Nama Pelanggan: Pekerjaan: Email: No. Telp :
Tambah
ID Pelanggan
Ubah
Nama Pelanggan
Gambar 3.20 Rancangan Form Pelanggan
Hapus
Keluar
Pekerjaan
Email
No. Telp
41
5.
Rancangan Form Unit Data Unit Lantai :
ID Unit: ID Pelanggan:
Tipe :
Cari
Daya Listrik :
Nama: No Unit: Luas Unit : Tower : Tambah
ID Unit
ID Plggn
Ubah
Nama
Hapus
No
Keluar
Luas
Tower
Lantai
Tipe
Gambar 3.21 Rancangan Form Unit
6.
Rancangan Form Variabel
Data Variabel Harga Listrik:
Admin Listrik:
Harga Air/m3:
Admin Air:
Service Charge:
PPJU :
Sinking Fund: Tambah
Harga Listrik
Harga Air
Ubah
Service Charge
Gambar 3.22 Rancangan Form Variabel
Hapus
Keluar
Sinking Fund
Admin Listrik
Admin Air
42
7.
Rancangan Layar Transaksi
Master
Transaksi
Laporan
Logout
Invoice Receipt Apartemen Slipi Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat
Gambar 3.23 Rancangan Layar Transaksi
8.
Rancangan Layar Laporan
Master
Transaksi
Apartemen Slipi
Laporan Data Invoice Data Receipt Tunggakan
Jl. Letjen S. Parman, Slipi, Jakarta Barat
Gambar 3.24 Rancangan Layar Laporan
Logout
43
9.
Rancangan Form Invoice Invoice ID Invoice: Cari
ID Unit: Nama Pelanggan:
Tanggal :
dd-mm-yy
Tagihan Bulan :
Desember
Tower:
No. Unit : Listrik Start Meter:
Jam Nyala PPJU
End Meter:
Tagihan Listrik: Rp Catatan: tagihan Listrik=Jam nyala x harga x daya + ppju + admin listrik
Jumlah Pemakaian:
Air
Start Meter:
Harga/m3:
Rp
End Meter:
Tagihan Air:
Rp
Jumlah Pemakaian:
Catatan: Tagihan Air= Jumlah pemakaian x Harga/m3 + Admin air
Service Charge: Rp
Total Tagihan: Rp
Sinking Fund:
Status:
Rp
Catatan: Service Charge dan Sinking Fund= Harga/m2 x Luas Unit Tambah
Hapus
Gambar 3.25 Rancangan Form Invoice
Cetak
Keluar
44
10.
Rancangan Form Receipt Receipt ID Receipt: ID Invoice: ID Unit:
Tanggal :
dd-mm-yy
Tagihan Bulan :
Desember
Tower:
Nama Pelanggan
No Unit :
Service Charge: Rp Sinking Fund: Rp
Tagihan Listrik: Rp Tagihan Air:
Rp
Tambah
Hapus
Gambar 3.26 Rancangan Form Receipt
Cetak
Keluar
45
11.
Rancangan Form Laporan Data Invoice
Laporan Data Invoice
Bulan:
s/d
Tahun:
Tampilkan
Keluar
Gambar 3.27 Rancangan Form Laporan Data Invoice
Laporan Data Invoice Apartemen Slipi Periode Januari 2013 ID Invoice I001
ID Pelanggan Nama Pelanggan ID Unit P001 Satria U001
Jumlah Tagihan Rp1.150.000
Bulan Tagihan Januari
I002
P002
Rp1.500.000
Januari
Andi
U002 Cetak
Gambar 3.28 Rancangan Tampilan Laporan Data Invoice
46
12.
Rancangan Form Laporan Data Receipt
Laporan Data Receipt
Bulan:
s/d
Tahun:
Tampilkan
Keluar
Gambar 3.29 Rancangan Form Laporan Data Receipt
Laporan Data Receipt Apartemen Slipi Periode Januari 2013 ID Receipt R001
ID Invoice I001
ID Pelanggan P002
Nama Pelanggan Satria
ID Unit U001
Cetak
Gambar 3.30 Rancangan Tampilan Laporan Data Receipt
Jumlah Tagihan Rp1.150.000
Bulan Tagihan Status Januari Lunas
47
13.
Rancangan Form Laporan Data Tunggakan
Laporan Data Tunggakan
Bulan:
s/d
Tahun:
Tampilkan
Keluar
Gambar 3.31 Rancangan Form Laporan Data Tunggakan
Laporan Data Receipt Apartemen Slipi Periode Januari 2013 ID Receipt ID Invoice R001 I001
ID Pelanggan P002
Nama Pelanggan Satria
ID Unit U001
Jumlah Tagihan Bulan Tagihan Status Rp1.150.000 Januari BelumLunas
Cetak
Gambar 3.32 Rancangan Tampilan Laporan Data Tunggakan
