28
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Perancangan Sistem 3.1.1 Tujuan Dan Ruang Lingkup Sistem Perangkat Lunak Perangkat Lunak (software) adalah komponen dalam data processing sistem yang berupa program-program dan teknik-teknik lain untuk mengontrol sistem. Pada umumnya, istilah software menyatakan cara-cara yang menghasilkan hubungan yang lebih efisien antara manusia dan mesin komputer. Sistem perangkat lunak merupakan program atau sekumpulan program komputer yang khusus dirancang untuk menangani fungsi tertentu. Biasanya dikemas sedemikian rupa, sehingga tidak mudah dirubah atau dimodifikasi dan disertai dengan dokumentasi dan maintenance. Tujuan dari sistem perangkat lunak salah satunya adalah agar hasil laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan, mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat, menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna, dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. Saat ini kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Sesuai dengan judul
penulisan yaitu Sistem Informasi Penanganan User Claim, dibutuhkan
aplikasi pendukung dengan tujuan pembuatan aplikasi untuk mempermudah tugas operasional pada bagian Helpdesk yaitu untuk mengelola manajemen administrasi pada ruang lingkup Helpdesk pada proses user claim dari user.
28
29
Gambar 3.1 Diagram Alir Dokumen Sistem Proses user claim
28
30
3.1.2 Analisa perangkat lunak Pada perancangan sistem berbasis komputer, analisis memegang peranan penting dalam membuat sistem baru. Analisis perangkat lunak merupakan langkah pemahaman persoalan sebelum mengambil tindakan atau keputusan penyelesaian hasil utama. Analisis sistem perangkat lunak adalah dokumen rincian atau dokumen sasaran. Langkah selanjutnya dalam penyusunan sistem berbasis komputer ialah perancangan sistem yang bertujuan memberikan gambaran kepada pemakai tentang sistem yang dibuat dan memberikan gambaran yang jelas kepada pemrogram komputer yang akan mengimplementasikan sistem.
3.1.2.1 Pemodelan Use Case Diagram Use case diagram mengambarkan fungsionaliatas yang diharapkan dari suatu sistem, yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana” sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case mengambarkan kata kerja seperti login ke sistem, maintenance user dan sebagainya. Seorang (aktor) adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan–pekerjaan tertentu. Sebuah use case dapat meng-include fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang di-include akan dipanggil setiap kali use case yang meng-include di eksekusi secara normal. Pada aplikasi perancangan sistem aplikasi helpdesk ini dapat di identifikasi bahwa aktor tersebut adalah user, helpdesk, pcsupport dan team asset. Maka akan di dapat suatu diagram use case dan beberapa skenario yang memperlihatkan interaksiinteraksi dari diagram use case dengan actor. Diagram use case ini dapat dilihat dalam gambar 3.2
31
Gambar 3.2 diagram use case aplikasi helpdesk
32
Gambar diagram use case diatas mempresentasikan aplikasi helpdesk. Karikatur manusia mangambarkan aktor, gambar lingkaran oval merepresentasikan use case dan garis-garis merepresentasikan kardinaliatas.
3.1.2.2 Skenario Use Case untuk login pengguna web helpdesk Tabel 3.1 Spesifikasi skenario use case login user Nama Use Case
Login user
Aktor
User
Deskripsi singkat
User harus login terlebih dahulu untuk mencatat problem yang di alami
Skenario
1.
user memilih kolom login user yang berada di halaman utama
2.
Kemudian sistem akan menampilkan form login yang terdiri dari field username dan password
3.
user mengisi username dan password
4.
sistem akan melakukan validasi apakah username dan password valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman user tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login.
5.
Sistem akan menampilkan halaman user
6.
User klik menu new tiket untuk problem yang ingin disampaikan
7.
User memlilih problem type dan menginput detail problem yang ingin disampaikan
8.
User klik submit tiket problem
Kondisi awal
user sudah terdaftar dalam system
Kondisi akhir
user masuk ke halaman user untuk Melaporkan problem yang berkaitan dengan IT.
33
Tabel 3.2 Spesifikasi skenario use case login helpdesk Nama Use Case
Login helpdesk
Aktor
Admin
Deskripsi singkat
helpdesk harus login terlebih dahulu untuk mencatat problem yang di alami user
Skenario
1.
Helpdesk memilih kolom login helpdesk yang berada di halaman utama
2.
Kemudian sistem akan menampilkan form login yang terdiri dari field username dan password
3.
helpdesk mengisi username dan password
4.
sistem akan melakukan validasi apakah username dan password valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman helpdesk tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login.
5.
Sistem akan menampilkan halaman helpdesk
6.
Helpdesk mengklik menu ticket status open yang di submit user
7.
Helpdesk mensortir problem type dan menganalisa problem yang ingin di selesaikan atau ditransfer ke pc/aplication support
8.
Helpdesk klik menu transfer atau resolved terkait problem yang di alami user.
9.
Helpdesk mengisi pada kolam solusi description untuk analisa atau solusi yang diberikan.
10. Helpdesk klik submit. Kondisi awal
Helpdesk sudah terdaftar dalam system
Kondisi akhir
helpdesk masuk ke halaman helpdesk untuk mencatat problem yang dialami user
34
Tabel 3.3 Spesifikasi skenario use case login support Nama Use Case
Login support
Aktor
Support
Deskripsi singkat
support harus login terlebih dahulu untuk mengupdate dan menyelesaikan problem yang di alami user
Skenario
1.
support memilih kolom login support yang berada di halaman utama
2.
Kemudian sistem akan menampilkan form login yang terdiri dari field username dan password
3.
support mengisi username dan password
4.
sistem akan melakukan validasi apakah username dan password valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman helpdesk tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login.
5.
Sistem akan menampilkan halaman support
6.
PC/Aplication support mengklik menu ticket status open yang di dikirimkan oleh helpdesk
7.
Support memilih status problem (pending, progress,resolved) dan mengisi solusi/progress yang diberikan
8.
Support klik create IDS jika ada problem yang berkaitan dengan kerusakan hardware
9.
Support mengisi note untuk kerusakan hardware yang dialami user
10. Support klik submit 11. Jika sudah diberikan backup oleh team asse,t support langusng merubah tiket menjadi resolved dan memberikan backup hardware ke user 12. Support klik submit
35
Kondisi awal
support sudah terdaftar dalam system
Kondisi akhir
support masuk ke halaman support untuk mengupdate dan menyelesaikan problem yang di alami user
Tabel 3.4 Spesifikasi skenario use case login team asset Nama Use Case
Login team asset
Aktor
Team asset
Deskripsi singkat
team asset harus login terlebih dahulu untuk mengupdate dan menyelesaikan problem yang di alami user terkait perbaikan hardware IT
Skenario
1.
team asset memilih kolom login team asset yang berada di halaman utama
2.
Kemudian sistem akan menampilkan form login yang terdiri dari field username dan password
3.
team asset mengisi username dan password
4.
sistem akan melakukan validasi apakah username dan password valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman team asset tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login.
5.
Sistem akan menampilkan halaman team asset
6.
Team asset klik menu ticket status open yang di dikirimkan oleh pcsupport
7.
Team asset klik problem type untuk melihat kerusakan hardware yang dialami user
8.
Selanjutnya klik update IDS untuk memberikan backup hardware
36
9.
Team asset klk jenis asset yang mengalami problem dan memberikan backup yang diinginkan
10. Team asset klik submit Kondisi awal
Team asset sudah terdaftar dalam system
Kondisi akhir
team asset
masuk kehalaman team asset
untuk mengupdate
dan
menyelesaikan problem yang di alami user terkait perbaikan hardware IT
Tabel 3.5 Spesifikasi skenario use case menu home Nama Use Case
Menu home
Aktor
Semua pengguna aplikasi helpdesk tools
Deskripsi singkat
Pengguna aplikasi helpdesk tools dapat
mengakses menu home untuk
melihat tampilan utama Skenario
1.
Pengguna aplikasi helpdesk tools melakukan klik terhadap login pada menu home
2.
sistem menampilkan menu tampilan awal aplikasi helpdesk tools
Kondisi awal
Pengguna aplikasi helpdesk dapat mengakses menu home
Kondisi akhir
Pengguna aplikasi helpdesk tools masuk ke halaman home
Tabel 3.6 Spesifikasi skenario use case menu contact us Nama Use Case
Menu contact us
Aktor
Semua pengguna aplikasi helpdesk tools
Deskripsi singkat
Pengguna aplikasi helpdesk tools dapat mengakses menu contact us untuk melihat contact person dan data lengkap helpdesk
Skenario
1.
Pengguna aplikasi helpdesk tools melakukan klik terhadap menu contact us
2.
sistem menampilkan menu tampilan contact us aplikasi helpdesk
37
tools Kondisi awal
Pengguna aplikasi helpdesk dapat mengakses menu contact us
Kondisi akhir
Pengguna aplikasi helpdesk tools masuk ke halaman contact us
Tabel 3.7 Spesifikasi skenario use case menu system device Nama Use Case
Menu system device
Aktor
Semua pengguna aplikasi helpdesk tools
Deskripsi singkat
Pengguna aplikasi helpdesk tools dapat
mengakses menu system device
untuk melihat software dan hardware yang dibutuhkan Skenario
1.
Pengguna aplikasi helpdesk tools melakukan klik terhadap login pada menu system device
2.
sistem menampilkan menu tampilan system device aplikasi helpdesk tools
Kondisi awal
Pengguna aplikasi helpdesk dapat mengakses menu system device
Kondisi akhir
Pengguna aplikasi helpdesk tools masuk ke halaman system device
Tabel 3.8 Spesifikasi skenario use case menu tips and triks Nama Use Case
Menu tips and triks
Aktor
Semua pengguna aplikasi helpdesk tools
Deskripsi singkat
Pengguna aplikasi helpdesk tools mengakses menu tips and triks untuk melihat panduan singkat mengenai penggunaan aplikasi helpdesk tools
Skenario
1.
Pengguna aplikasi helpdesk tools melakukan klik terhadap menu tips and triks
2.
sistem menampilkan menu tips and triks aplikasi helpdesk tools
Kondisi awal
Pengguna aplikasi helpdesk dapat mengakses menu tips and triks
Kondisi akhir
Pengguna aplikasi helpdesk tools masuk ke halaman tips and triks
38
3.1.2.3 Pemodelan Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika procedural, proses bisnis, dan aliran kerja. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaanya dengan flowchart adalah activity diagram mendukung perilaku parallel sedangkan flowchart tidak bisa (Munawar, 2005:109). Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas.
Gambar 3.3 Activity Diagram Menu Home Pada gambar diagram aktifitas menu home ini mengambarkan kegunaan dari sistem helpdesk tools dalam penangan problem yang berhubungan dengan IT.
Gambar 3.4 Activity Diagram Menu Contact Us
39
Pada gambar diagram aktifitas menu contact us ini mengambarkan contact person yang dapat dihubungi ketika user mengalami problem yang berkaitan dengan IT (Information Technology).
Gambar 3.5 Activity Diagram Menu System Device Pada gambar diagram aktifitas menu system device ini menjelaskan mengenai software dan hardware yang dapat digunakan untuk mengakses aplikasi helpdesk tools.
Gambar 3.6 Activity Diagram Menu Tips and Triks Pada gambar diagram aktifitas menu tips and triks ini menjelaskan mengenai cara menggunakan aplikasi helpdesk tools.
40
Gambar 3.7 Activity Diagram Login User Pada gambar diagram aktifitas login user ini mengambarkan aktifitas user, sebelum masuk ke halaman user. User harus melakukan login dengan memilih kolom login yang ada pada halaman utama. Setelah itu user mengisi username dan password. Sistem akan melakukan pengecekkan data, apakah data yang di masukkan valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman user tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login, setelah user berhasil masuk ke halaman user, maka user dapat membuat/menyampaikan problem yang dialami ke helpdesk dengan cara create tiket problem yang nantinya sistem akan mengeluarkan nomor antrian notifikasi tiket untuk dibantu oleh support atau helpdesk.
41
Gambar 3.8 Activity Diagram Login Helpdesk Pada gambar diagram aktifitas login helpdesk
ini mengambarkan aktifitas
helpdesk, sebelum masuk ke halaman helpdesk. helpdesk harus melakukan login dengan memilih kolom login yang ada pada halaman utama. Setelah itu helpdesk mengisi username dan password. Sistem akan melakukan pengecekkan data, apakah data yang di masukkan valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman user tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login, setelah helpdesk berhasil masuk ke halaman helpdesk, maka helpdesk dapat membuat/memproses problem yang dialami user dengan cara create tiket problem atau update tiket problem maupun assign tiket problem ke pc/aplication support untuk dibantu progressnya.
42
Gambar 3.9 Activity Diagram Login Support Pada gambar diagram aktifitas login support
ini mengambarkan aktifitas
support, sebelum masuk ke halaman support, support harus melakukan login dengan memilih kolom login yang ada pada halaman utama. Setelah itu support mengisi username dan password. Sistem akan melakukan pengecekkan data, apakah data yang di masukkan valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman support tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login, setelah support berhasil masuk ke halaman support, maka support dapat mengupdate tiket yang diassign oleh helpdesk, jika problem terkait hardware dan ditemukan adanya kerusakan hardware maka support langsung melakukan create IDS dimana sistem akan menuju keteam asset untuk perbaikannya. Jika tidak ada kerusakan hardware maka support dapat mengupdate tiket user dengan mencantumkan analisa dan solusi yang diberikan.
43
Gambar 3.10 Activity Diagram Login Team Asset Pada gambar diagram aktifitas login team asset ini mengambarkan aktifitas team asset , sebelum masuk ke halaman team asset, team asset harus melakukan login dengan memilih kolom login yang ada pada halaman utama. Setelah itu team asset mengisi username dan password. Sistem akan melakukan pengecekkan data, apakah data yang di masukkan valid datanya, jika ya maka sistem akan menampilkan halaman team asset tetapi jika tidak maka sistem akan menampilkan kembali form login, jika team asset berhasil masuk ke halaman team asset, maka team asset dapat
44
mengupdate tiket yang diassign oleh pcsupport untuk segera diperbaiki atau dilakukan pergantian hardware
3.1.2 Arsitektur Perangkat Lunak Arsitektur perangkat lunak mencakup struktur keseluruhan perangkat lunak dan cara dimana struktur memberikan integrasi konseptual bagi suatu sistem. Dalam bentuknya yang paling sederhana, arsitektur merupakan struktur hirarki dari komponen program (modul), cara bagaimana komponen tersebut berinteraksi dan struktur data yang digunakan oleh komponen.Tujuan desain perangkat lunak adalah untuk mendapatkan gambaran arsitektural sebuah sistem dimana gambaran tersebut berfungsi sebagai kerangka kerja untuk aktivitas desain yang dilakukan. Arsitektur dasar dari web ini adalah arsitektur client/server. Artinya pemrosesan aplikasi ini dijalankan melibatkan kedua sisi yakni sisi mesin server pusat dan sisi client. Aplikasi pendukung yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Penanganan User ini adalah penggunaan software Macromedia dreamweaver 8.0 sebagai tampilan layoutnya, Mysql 5.0.21 sebagai database, phpMyadmin versi 2.8.1 sebagai pengolahan data, PHP versi 5.1.4 sebagai bahasa pemprograman sekaligus pembuatan report, Apache versi 2.0 web server, serta Adobe photo shop CS untuk pengeditan gambar.
3.1.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Terdiri dari lima file master yaitu User, UserHelpdesk, UserClaim, BackupRequest, BackupAsset. Dimana satu user memiliki satu account user Helpdesk, kemudian satu user dapat mengajukan banyak userclaim. Selanjutnya satu userclaim dapat memerlukan satu backup request dimana backup request tersebut hanya memiliki satu backup asset. File master tersebut merupakan file inti yang terlibat dalam sistem penanganan userclaim. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada keterangan berikut ini :
45
a.
Relationship
Gambar 3.11 Entity Relationship Diagram Sistem Informasi Penanganan User Claim b.
Atribute
1)
Entity User
Gambar 3.12 Entity User
46
Tabel : User Keterangan : Berisi field-field yang digunakan untuk identitas user. Table 3.9 user .db
2)
Entity UserHelpdesk
U s e rn a m e
C u s tID
P a s s w o rd
U s e r H e lp d e s k
Gambar 3.13 Entity User Helpdesk Tabel : UserHelpdesk
E m a il I D
47
Keterangan : Berisi field-field yang digunakan untuk identitas user (yang dijadikan sebagai userhelpdesk) untuk dapat akses ke aplikasi helpdesk toolls.
Tabel 3.10 User Helpdesk.db
3)
Entity UserClaim C a llID
C u s tI D
C a ll S ta tu s
ID S
C a ll Type C a ll D esc
H e lp d e s k
C lo s e D esc
I te m s U s e r C la im
R ecvBy
P r o b le m T ype
R e c v D a te M o d T im e M o d D a te
M odBy
R e c v T im e
Gambar 3.14 Entity User Claim Tabel : UserClaim Keterangan : Berisi field-field ikhtisar dari proses pencatatan User Claim
48
Tabel 3.11 User Claim.db
4)
Entity BackupRequest
Gambar 3.15 Entity BackupRequest Tabel : BackupRequest
49
Keterangan : Berisi field-field ikhtisar dari proses permohonan backup request
Tabel 3.12 BackupRequest.db
5)
Entity BackupAsset
Gambar 3.16 Entity BackupAsset
50
Tabel : BackupAsset Keterangan : Berisi field-field untuk record master data asset dan status asset
Tabel 3.13 Backup Asset.db
3.2
Desain Tampilan
3.2.1 Desain Layout menu a.
Nama : Menu Home Fungsi : Untuk melihat sejarah perusahaan Rancangan :
Gambar 3.17 Menu Home
51
b.
Nama : Menu contact us Fungsi : Untuk melihat identitas Admin helpdesk Rancangan :
Gambar 3.18 Menu Contact Us
c.
Nama : Menu sistem Device Fungsi : mengetahui jenis software dan hardware yang diperlukan Rancangan :
Gambar 3.19 Menu Sistem Device
d.
Nama : Menu tips and triks Fungsi : sebagai menu pembantu pengoperasian pada web helpdesk
52
Rancangan :
Gambar 3.20 Menu Tips and Triks
3.2.2 Desain Masukan a.
Nama
: Login web Helpdesk
Fungsi
: Untuk menginputkan hak akses
Rancangan :
Gambar 3.21 Login Web Helpdesk
53
b.
Nama
: Creating Ticket Problem
Fungsi
: Menyampaikan problem yang berhubungan dengan IT ke
helpdesk Rancangan :
Gambar 3.22 Creating Ticket Problem
c.
Nama Fungsi
: Assign tiket ke Support : Pembuatan assignment ke Helpdesk Support dan Application
Support Rancangan :
54
Gambar 3.23 Assign Tiket ke Support
d.
Nama
: resolved tiket problem
Fungsi
: memberikan solusi atas problem yang terjadi.
Rancangan :
55
Gambar 3.24 Resolved Tiket Problem e.
Nama
: Assignment IDS
Fungsi
: Proses perbaikan kerusakan Hardware ke Team Asset
Rancangan :
Gambar 3.25 Assignment IDS
f.
Nama
: Editing IDS
Fungsi
: Proses update/editing dari Team Asset terhadap IDS
56
Rancangan :
Gambar 3.26 Editing IDS g.
Nama
: Create BackupAsset
Fungsi
: Proses update/editing BackupAsset
Rancangan :
Gambar 3.27 Create Backup Asset
3.2.3 Desain Keluaran a.
Nama : Report User Claim Rancangan :
57
Gambar 3.28 Report User Claim
b.
Nama Menu : Report Backup Request Rancangan :
Gambar 3.29 Report Backup Request
3.3
Implementasi sistem. Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) dan desain sistem terinci (detailed systems design).
58
Desain sistem secara umum (general systems design) disebut juga dengan desain konseptual (conseptual design) atau desain logikal (logical design) atau design secara makro (macro design) sedangkan sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau design internal (internal design).
3.3.1 Physical Data Model Sketsa dari physical sytem dapat menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan prosedurprosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan.
59
Gambar 3.30 Physical Data Model
Entity adalah obyek yang dapat diidentifikasi secara unik, Entity dikarakterisasi dan dipresentasikan menjadi suatu tabel pada database, Pada Perancangan Sistem Informasi Penanganan User Claim dan User Request adalah sebagai berikut :
60
Tabel 3.14 Entity Perancangan Sistem Informasi Penanganan User Claim Entity User UserHelpdesk UserSupport UserClaim Backup Request Backup Asset
Menjadi
Tabel User.db UserHelpdesk.db 2level.db UserClaim.db BackupRequest.db BackupAsset.db
Penambahan tabel dari Entity pada Perancangan Sistem Informasi Penanganan User Claim dibawah ini adalah :
Gambar 3.31, Tabel IDS pada Proses User Claim untuk Backup Request
Tabel 3.15 Entity IDS pada Perancangan Sistem Informasi Penanganan User Claim dan User Request Relasi UserClaim Memerlukan Backup Request
Menjadi
Tabel IDS.db
