BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1.
Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT Adicipta Inovasi Teknologi (AdIns) adalah perusahaan yang memberikan solusi bisnis melalui integrasi inovatif teknologi terbukti dengan kreativitas. Visi perusahaan adalah untuk menjadi penyedia terkemuka solusi IT di pasar regional. AdIns didirikan pada bulan April 2000 dengan visi dan komitmen untuk memberikan solusi yang cocok dan inovatif untuk meningkatkan keunggulan kompetitif pelanggan. Dalam beberapa tahun terakhir, telah menjadi AdIns terpercaya dan dihormati penyedia solusi berbasis IT dengan menyediakan produk dan layanan yang terutama memiliki fitur yang paling fungsional dalam kategori. AdIns memiliki staf yang ramah terdiri dari profesional yang sangat terampil dan terlatih dengan baik. Pengalaman dari lima belas tahun berdiri telah membantu AdIns untuk tidak hanya memahami karakteristik proses bisnis tetapi juga mengetahui saat sulit sehingga dapat membetikan solusi inovatif dengan layanan kualitas terbaik, pertemuan antara batas waktu dengan harga yang masuk akal tanpa pendekatan konvensional untuk memecahkan masalah.
11Gambar 3.1 Logo PT Adicipta Inovasi Teknologi 35
http://digilib.mercubuana.ac.id/
36
3.1.2. Visi Perusahaan Menjadi berkat bagi masyarakat melalui penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. 3.1.3. Misi Perusahaan a. Bagi pelanggan Membantu pelanggan merasakan solusi teknologi informasi terbaik melalui kreativitas dan inovasi, terintegrasi dengan teknologi yang teruji. b. Bagi Karyawan Memberikan kesempatan yang sama bagi para karyawan untuk tumbuh maju dan berkembang. c. Bagi Komunitas Menjadi asset bagi bangsa d. Bagi Pemegang Saham Memberikan hasil yang terbaik untuk pemegang saham.
3.1.4. Core Value Perusahaan a. Kejujuran Perusahaan menghargai kejujuran dan praktek dalam pekerjaan dan kehidupan b. Disiplin Perusahaan percaya disiplin diri merupakan faktor penting dalam mencapai keberhasilan komunal c. Saling Menghargai Perusahaan menghargai setiap individu dan mengenali perbedaan harta perusahaan d. Kerjasama Perusahaan
rela
berbagi,
melindungi,
mendukung
dan
bekerjasama untuk memenuhi setiap kebutuhan dan kemajuan orang lain.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
37
e. Inovatif Perusahaan selalu mencari, mencapai dan mewujudkan semua hal yang berguna dan bermanfaat dalam pola pikir sebaik metode kerja dan hasil.
3.1.5. Produk Perusahaan Produk dari PT. Adicipta Inovasi Teknologi adalah sebagai berikut :
12Gambar 3.2 Produk Perusahaan
3.1.6. Lokasi Perusahaan AdIns selalu berusahan memberikan kenyamanan dan pelayanan terbaik bagi karyawan. Berikut adalah gambaran kantor yang terletak di gedung Grha Adicipta, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 80 Jakarta Barat
http://digilib.mercubuana.ac.id/
38
13Gambar 3.3 Kantor Pusat AdIns 3.1.7. Struktur Organisasi Secara garis besar struktur organisasi pada PT Adicipta Inovasi Teknologi dapat digambarkan sebagai berikut:
14Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT Adicipta Inovasi Teknologi
3.2.
Analisa Sistem Pada penelitian ini, penulis merancang dan membangun sistem untuk
mencatat aktivitas harian karyawan di departemen CONFINS. Setiap karyawan selesai melakukan pekerjaannya, mengirim data aktivitas dalam satu hari tersebut ke email kemudian ada windows service yang me-retrieve email
http://digilib.mercubuana.ac.id/
39
tersebut dan memasukkan ke dalam basis data. Pada penelitian ini, penulis juga membangun web aplikasi untuk menyajikan laporan data yang telah diterima melalui email.
3.3.
Rancangan Sistem Usulan Pada sistem yang hendak dibangun, user menginput data aktivitas
harian melalui email dengan domain ad-ins.com ke alamat email tertentu dengan format sebagai berikut: a. Subject Email Subject yang digunakan untuk pengiriman adalah “DA” sedangkan untuk
pengisian
aktivitas
backdated
maka
pada
subject
ditambahkan tanggal aktivitas seharusnya dengan format “
” b. Body Email Format penulisan body email yang digunakan dalam pengisian aktivitas harian agar masuk ke dalam sistem adalah sebagai berikut: [Start] [Account], [Project], [Activity], [FlagOvertime], [Remark], [ManHour] [Account], [Project], [Activity], [FlagOvertime], [Remark], [ManHour] [Account], [Project], [Activity], [FlagOvertime], [Remark], [ManHour] [End] Berikut penjelasan dari masing – masing bagian:
1. [Start] Start email daily activity menggunakan kode /* 2. [Account] Merupakan daftar klien yang ada pada department CONFINS. Berikut daftar kode account yang dapat dituliskan: 5Tabel 3.1 Daftar klien CONFINS Kode Account BFI
Nama BFI Finance
http://digilib.mercubuana.ac.id/
40
BIIF
BII Finance
BAF
Bussan Auto Finance
CSUL
Candra Sakti Utama Leasing
SGF
CIMB Niaga Finance
CFI
Clipan Finance
FIAL
First Indo Finance
FMF
Finansia Multi Finance
IBF
Intan Baruprana Finance
IAF
ITC Auto Finance
KMF
Kembang 88 Finance
MPM
MPM Finance
SAF
Sasana Artha Finance
3. [Project] Merupakan kode proyek yang ada pada departemen CONFINS yaitu sebagai berikut: 6Tabel 3.2 Daftar Proyek Kode Proyek
Nama
PROD
CONFINS Production Support Enhancement / Change
CR
Request PRJT
Project
OTHER
Other
4. [Activity]
http://digilib.mercubuana.ac.id/
41
Merupakan kode aktivitas yang ada pada departemen CONFINS. Berikut adalah daftar kode aktivitas yang dapat dituliskan: 7Tabel 3.3 Daftar Aktivitas Kode Aktivitas
Nama
DEV
Development
DOC
Documentation
DSGN
Design
IMPLN
Implementation
MAINT
Maintenance
MEET
Meeting
R&D
Research & Development
TRAIN
Training
EXAM
Exam
OTHER
Other
5. [FlagOvertime] Merupakan tanda apakah aktivitas tersebut dilakukan diluar jam kerja atau tidak. Bisa dituliskan 0 jika dilakukan di jam kerja dan dituliskan 1 apabila dilakukan diluar jam kerja. 6. [Remark] Merupakan deskripsi hal yang sedang dikerjakan secara detail 7. [ManHour] Merupakan lama waktu dalam satuan jam yang dihabiskan. 3.3.1. Rancangan Windows Service Dengan format email yang sudah dijelaskan sebelumnya, penulis hendak membangun windows service untuk me-retrieve email yang secara garis besar bisa digambarkan dengan flowchart berikut:
http://digilib.mercubuana.ac.id/
42
15Gambar 3.5 Flowchart Windows Service Mail Retriever
3.3.2. Rancangan Web Report Data yang sudah kirim email dan dimasukkan ke dalam database dapat dilihat pada aplikasi web report. Dalam pengembangan aplikasi web report ini, penulis menggunakan metode
UML
untuk
menggambarkan
rancangan
sistem,
menjelaskan spesifikasi sistem dan mendokumentasikan rancangan sistem tersebut.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
43
3.3.2.1.
Class Diagram
16Gambar 3.6 Class Diagram
3.3.2.2.
Use Case Diagram Berikut adalah use case diagram yang menggambarkan fungsi aplikasi web report daily activity:
http://digilib.mercubuana.ac.id/
44
17Gambar 3.7 Use Case Diagram
a. Use Case Login Berikut adalah tabel penjelasan use case login dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:
8 Tabel 3.4 Deskripsi Use Case Login Use Case Name
Login
Actors
User
Description
Precondition
Use
menggambarkan
aktor
melakukan login ke dalam sistem. Aktor telah masuk ke halaman login web report daily activity Aktor
Flow of events
Case
memasukkan
username
password Aktor menekan tombol login
http://digilib.mercubuana.ac.id/
dan
45
-
Sistem memeriksa apakah username dan password sudah diisi
-
Sistem memeriksa apakah username dan password yang diinput actor sudah sesuai dengan yang ada di database
Post Condition
Aktor masuk ke halaman utama web report daily activity
b. Use Case Detail Activity Berikut adalah tabel penjelasan use case detail activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:
9Tabel 3.5 Deskripsi Use Case Detail Activity Use Case Name
Detail Activity
Actors
User
Description
Precondition
Use Case menggambarkan aktor melihat report detail activity Aktor telah berada pada aplikasi web report daily activity Aktor
Flow of events
memasukkan
kriteria
yang
dibutuhkan Aktor menekan tombol search Aktor menekan tombol export
Post Condition
Sistem
menampilkan
report
bentuk tabel maupun excel
http://digilib.mercubuana.ac.id/
dalam
46
c. Use Case Project Activity Berikut adalah tabel penjelasan use case detail activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:
10Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Project Activity Use Case Name
Project Activity
Actors
User
Description
Precondition
Use Case menggambarkan aktor melihat report project activity Aktor telah berada pada aplikasi web report daily activity Aktor
memasukkan
kriteria
yang
dibutuhkan Flow of events
Aktor menekan tombol search Aktor menekan tombol export
Post Condition
Sistem
menampilkan
report
dalam
bentuk tabel maupun excel
d. Use Case Overtime Activity Berikut adalah tabel penjelasan use case overtime activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:
11Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Overtime Activity Use Case Name
Overtime Activity
Actors
User
Description
Use Case menggambarkan aktor melihat report overtime activity Aktor telah berada pada aplikasi web
Precondition
report daily activity
http://digilib.mercubuana.ac.id/
47
Aktor Flow of events
memasukkan
kriteria
yang
dibutuhkan Aktor menekan tombol search Aktor menekan tombol export
Post Condition
Sistem
menampilkan
report
dalam
bentuk tabel maupun excel
e. Use Case Summary Activity Berikut adalah tabel penjelasan use case summary activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:
12Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Summary Activity Use Case Name
Summary Activity
Actors
User
Description
Precondition
Use Case menggambarkan aktor melihat report summary activity Aktor telah berada pada aplikasi web report daily activity Aktor
Flow of events
memasukkan
kriteria
yang
dibutuhkan Aktor menekan tombol search Aktor menekan tombol export
Post Condition
Sistem
menampilkan
report
dalam
bentuk tabel maupun excel
f. Use Case Logout Berikut adalah tabel penjelasan use case logout dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:
http://digilib.mercubuana.ac.id/
48
13Tabel 3.9 Deskripsi Use Case Logout Use Case Name
Logout
Actors
User
Description
Precondition
Flow of events
Post Condition
3.3.2.3.
Use
Case
menggambarkan
aktor
melakukan logout keluar sistem. Aktor telah berada pada aplikasi web report daily activity Aktor menekan tombol logout Sistem menghapus session login. Keluar dari aplikasi web report daily activity
Sequence Diagram Berikut ini adalah sequence diagram masing-masing menu pada aplikasi web report daily activity a. Sequence Diagram Login Berikut adalah gambar dari sequence diagram login yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS
18Gambar 3.8 Sequence Diagram Login
http://digilib.mercubuana.ac.id/
49
b. Sequence Diagram Logout
Berikut adalah gambar dari sequence diagram logout yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS
19Gambar 3.9 Sequence Diagram Logout
c. Sequence Diagram Detail Activity
Berikut adalah gambar dari sequence diagram detail activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS
20Gambar 3.10 Sequence Diagram Detail Activity
http://digilib.mercubuana.ac.id/
50
d. Sequence Diagram Project Activity Berikut adalah gambar dari sequence diagram project activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS
21Gambar 3.11 Sequence Diagram Project Activity e. Sequence Diagram Overtime Activity Berikut adalah gambar dari sequence diagram overtime activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS
22Gambar 3.12 Sequence Diagram Overtime Activity f. Sequence Diagram Summary Activity Berikut adalah gambar dari sequence diagram summary activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS
http://digilib.mercubuana.ac.id/
51
23Gambar 3.13 Sequence Diagram Summary Activity
3.3.2.4.
Activity Diagram Berikut ini adalah activity diagram dari aplikasi web report daily activity
24Gambar 3.14 Activity Diagram
3.3.3. Rancangan Basis Data Berikut adalah spesifikasi dari tabel MailReceipt pada aplikasi web report daily activity 14Tabel 3.10 Struktur tabel MailReceipt Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data Message_Uid BigInt
Kode dari MailReceipt dan merupakan primary key dari tabel
http://digilib.mercubuana.ac.id/
52
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data Subject
Varchar
DateSent
Datetime
DABody
Varchar
200
Judul email Tanggal email dikirim
500
Isi email yang dikirim
Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_DailyActH pada aplikasi web report daily activity
15Tabel 3.11 Struktur tabel DA_DailyActH Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data DailyActH_ID
BigInt
Kode
dari
DailyActivityH
dan
merupakan primary key dari tabel Tanggal
DailyAct_Date Date
aktivitas
karyawan DayAct
Varchar
3
Hari aktivitas karyawan
UserAccount
Varchar
150
Email
domain
dari
karyawan IsError
Bit
1
Tanda
apakah
email
diterima dengan format yang benar dan sukses masuk ke database atau tidak
Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_DailyActD pada aplikasi web report daily activity
http://digilib.mercubuana.ac.id/
53
16Tabel 3.12 Struktur tabel DA_DailyActD Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data DailyActD_ID BigInt, Identity
Kode
dari
DailyActivityD
dan
merupakan primary key dari tabel DailyActH_ID BigInt
Kode
dari
DailyActivityH
dan
merupakan foreign key dari
tabel
DailyActivityH Account
Varchar
20
Kode dari list client yang sedang dikerjakan. Contoh jika karyawan mengerjakan task dari client
Bussan
Auto
Finance maka bisa isi BAF di kolom ini Project
Varchar
20
Kode
dari
project
seorang karyawan. Activity
Varchar
20
Kode
aktivitas
dilakukan. sedang
yang Contoh
melakukan
design, exam, develop, maintenance, overtime Remark
Varchar
Max
Keterangan
detail
tentang aktivitas yang sedang dikerjakan. ManHour
Decimal
4,2
Lama aktivitas tersebut dikerjakan dalam satuan jam.
http://digilib.mercubuana.ac.id/
54
Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Employee pada aplikasi web report daily activity 17Tabel 3.13 Struktur tabel DA_Employee Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data UserAccount
Varchar
50
Email domain karyawan yang merupakan primary key
dari
table
DA_Employee Name
Varchar
Birthdate
Datetime
100
Nama dari karyawan Tanggal
lahir
dari
karyawan Address
Varchar
100
Alamat dari karyawan
Department
Varchar
5
Kode departemen dari karyawan
Position
Varchar
JoinDate
Datetime
10
Jabatan dari karyawan Tanggal
masuk
dari
karyawan Varchar
Password
100
Sandi
untuk
login
karyawan Bit
IsActive
Kode
keterangan
karyawan
masih
aktif
atau tidak
Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Client pada aplikasi web report daily activity 18Tabel 3.14 Struktur tabel DA_Client Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data ClientID
Varchar
5
Kode dari klien
Name
Varchar
100
Nama dari klien
http://digilib.mercubuana.ac.id/
55
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data Email
Varchar
IsActive
Bit
50
Email IT dari klien Kode keterangan klien masih aktif atau tidak
Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Project pada aplikasi web report daily activity
19Tabel 3.15 Struktur tabel DA_Project Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data ProjectID
Varchar
5
Kode dari proyek
Name
Varchar
100
Nama dari proyek
IsActive
Bit
Kode keterangan proyek masih ada atau tidak
Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Activity pada aplikasi web report daily activity
20Tabel 3.16 Struktur tabel DA_Activity Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data ActivityID
Varchar
5
Kode dari aktivitas
Name
Varchar
100
Keterangan dari aktivitas
IsActive
Bit
Kode
keterangan
aktivitas masih aktif atau tidak
Berikut adalah spesifikasi dari tabel GeneralSetting pada aplikasi web report daily activity
http://digilib.mercubuana.ac.id/
56
21Tabel 3.17 Struktur tabel GeneralSetting Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
Data GSID
Int
GSName
Varchar
Kode dari general setting 50
Nama atau keterangan dari
general
setting
tersebut GSValue
Varchar
50
Nilai atau isi dari general setting
3.3.4. Rancangan Antarmuka
3.3.4.1.
Halaman Login Berikut ini adalah rancangan layar untuk login pada web report daily activity:
25Gambar 3.15 Halaman Login
3.3.4.2.
Halaman Home Berikut ini adalah rancangan layar default setelah user klik login pada web report daily activity:
http://digilib.mercubuana.ac.id/
57
26Gambar 3.16 Halaman awal
3.3.4.3.
Halaman Activity Detail Pada halaman ini user bisa mencari data aktivitas berdasarkan nama, bulan dan tahun. Berikut ini adalah rancangan layar activity detail yang berisi tentang aktivitas harian per karyawan. User juga dapat meng-export data ke dalam file excel dengan menekan tombol export.
27Gambar 3.17 Halaman Detail Activity
3.3.4.4.
Halaman Project Activity
Halaman ini digunakan untuk melihat berapa jumlah mandays yang digunakan tiap project ataupun client (account). User bisa mencari data berdasarkan tahun, bulan, account dan project. User juga dapat meng-export data ke dalam file excel. Berikut merupakan rancangan layar di menu project activity:
http://digilib.mercubuana.ac.id/
58
28Gambar 3.18 Halaman Project Activity
3.3.4.5.
Halaman Overtime Activity Pada halaman ini menampilkan data aktivitas yang flag overtime nya 1. Perhitungan tunjangan makan diberikan kepada karyawan per hari (tidak dihitung per jam) sehingga nilai parameter tunjangan dikali dengan jumlah hari lembur. Berikut adalah perancangan layar overtime activity pada web report daily activity:
29Gambar 3.19 Halaman Overtime Activity
3.3.4.6.
Halaman Summary Activity Halaman ini digunakan untuk mengetahui mandays per bulan, tahun, account dan karyawan. Data mandays karyawan
http://digilib.mercubuana.ac.id/
59
ditampilkan per project. Berikut perancangan layar report summary activity:
30Gambar 3.20 Halaman Summary Activity
http://digilib.mercubuana.ac.id/
60
http://digilib.mercubuana.ac.id/