BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Prosedur Sistem yang diajukan S is te m
A d m in is tr a to r
O to m a tis
Id e n s ita s M a h a s is w a
N ila i M a h a s is w a
Start
Olah Data Excel
Save Data Excel
Data Excel
Run Program Otomatis
Open
Menu
Utam a
Open Menu Mahasiswa Open
Tidak
ada data
Menu
New
Cek Data
Nilai
Nilai
Input Kode Mata Kuliah
Ada data New Mahasiswa Tidak Input
NPM
ketemu
Cari Kode Mat. Kul.
Database Mat. Kul.
Ketem u Ketem u
Database MHS
Cari NPM Tidak Input
Input
Nil. Absen
Input
Nil. Tugas
ketemu
Nam a
Input
Jurusan
Input
Alam at
Input
Nil. UTS
Input
Nil. UAS
Database Nilai
Save Input
Tgl Lahir Exit
Input
Input
Nilai
No. Telp
Save
Print Out Nilai
Menu
SLTA
Database MHS
Cetak
Finish
Gambar 1 Flow Chart Sistem
30 30
3.1.1
Penjelasan Gambar 1 Flowchart Sistem User atau administrator menyiapkan atau mengolah data excel lalu disimpan pada folder tertentu.
Kemudian user menjalankan program aplikasi otomatis, dimana sistem atau aplikasi akan membuka menu utama kemudian membuka menu mahasiswa dan selanjutnya akan melakukan pengecekan apakah ada data dari file excel, jika ada data mahasiswa baru akan diinputkan ke form input, jika tidak ada data langsung selesai.
Jika data yang diinputkan itu belum ada dalam data base mahasiswa, maka sistem akan meneruskan proses input : Nama, Jurusan, Alamat, Tanggal lahir, Asal sekolah, No telepon lalu melakukan saving.
Langkah selanjutnya sistem akan membuka menu nilai lalu melakukan proses input kode mata kuliah dan melakukan pengecekan, jika ditemukan maka sistem akan melanjutkan proses input nilai : Absen, Tugas, UTS, UAS kemudian melakukan penyimpanan atau saving.
User melakukan print out.
Selesai.
3.1.2
Diagram Konteks Perancangan dimulai dengan pembuatan diagram konteks, berupa gambaran
sistem algoritma Otomatis secara garis besar. Berikut ini diagram konteks sistem simulasi yang akan dirancang :
31
Gambar 2 Diagram Konteks
3.1.3
Diagram Aliran Data Dari diagram konteks tersebut, diturunkan Diagram Aliran Data (DAD)
level 0 untuk penjabaran sistem yang terdiri dari Proses otomatis dan Proses manual.
Gambar 3 Diagram Aliran Data (DAD) Level 0
3.1.4
Diagram Rinci DAD Level 1 Proses 1 Dari DAD level 0 seperti pada gambar 3 diatas, dapat diturunkan menjadi
DAD level 1 proses 1 yang merupakan rincian proses detil dari Sistem Otomatis.
32
Gambar 4 Rinci Level 1 Proses 1
3.1.5
Diagram Rinci DAD Level 1 Proses 2 Dari DAD level 0 seperti pada gambar 3 diatas, dapat diturunkan menjadi
DAD level 1 proses 2 yang merupakan rincian proses detil dari Sistem Mahasiswa.
Gambar 5 Rinci Level 1 Proses 2
33
3.1.6
ERD ( Entity Relationship Diagram ) Diagram ini menggambarkan hubungan antara file-file yang dipergunakan
dalam sistem. Adapun diagramnya adalah sebagai berikut :
Gambar 6 Diagram ERD
34
3.1.7
Kamus Data
a. Kamus Data untuk Data Store 1. Nama Data Store
:
MasMHS
Alias
:
Data Master Mahasiswa
Komposisi
:
{ @ NoNPM + NmMahas + TglLahr + Alamt + Telp + SekAlta + Jurusan }
2. Nama Data Store
:
MataKUL
Alias
:
Data Master Matakuliah
Komposisi
:
{ @ KdMatKul + NmMatKul + Sks }
:
Nilai
Alias
:
Data Nilai Mahasiswa
Komposisi
:
{@ NoNPM + KdMatKul + Description +
3. Nama Data Store
NilAbsen + NilTugas + NilUts + NilUas + Hasil}
b. Kamus Data untuk Elemen Data 1. Nama Elemen Data
: NoNPM
Type
: Character
Panjang
: 15
2. Nama Elemen Data
: NmMahas
Type
: Character
Panjang
: 50
3. Nama Elemen Data
: TglLahr
Type
: Date
Panjang
: 10
35
4. Nama Elemen Data
: Alamt
Type
: Character
Panjang
: 50
5. Nama Elemen Data
: Telp
Type
: Character
Panjang
: 15
6. Nama Elemen Data
: SekSlta
Type
: Character
Panjang
: 50
7. Nama Elemen Data
: Jurusan
Type
: Character
Panjang
: 50
8. Nama Elemen Data
: KdMatKul
Type
: Character
Panjang
: 6
9. Nama Elemen Data
: NmMatKul
Type
: Character
Panjang
: 50
10. Nama Elemen Data
: Sks
Type
: Character
Panjang
: 1
11. Nama Elemen Data
: NilAbsen
Type
: Numeric
Panjang
: 3
36
12. Nama Elemen Data Type
: Numeric
Panjang
: 3
13. Nama Elemen Data
: NilUts
Type
: Numeric
Panjang
: 3
14. Nama Elemen Data
: NilUas
Type
: Numeric
Panjang
: 3
15. Nama Elemen Data
3.1.8
: NilTugas
: Hasil
Type
: Character
Panjang
: 1
Strukture Data
Nama File
: MasMHS
Format
: Microsoft Access
Media
: Disk
Organisasi
: Index
Field Kunci
: NoNPM
Total Pajang Karakter
: 240
Fungsi
: Sebagai penyimpan data Mahasiswa
37
Field
Type
Size Remark
NoNPM
Char
15
Nomor Induk Mahasiswa
NmMahas
Char
50
Nama Mahasiswa
TglLahr
Date
10
Tanggal Lahir Mahasiswa
Alamt
Char
50
Alamat Mahasiswa
Telp
Char
15
Telpon Rumah atau Handphone
SelSlta
Char
50
Nama Sekolah asal atau SMU Jurusan
Jurusan
Char
50
yang
diambil
Mahasiswa
Nama File
: MataKUL
Format
: Microsoft Access
Media
: Disk
Organisasi
: Index
Field Kunci
: KdMatKul
Total Pajang Karakter
: 57
Fungsi
: Sebagai penyimpan data Matakuliah
Field
Type
Size
Remark
KdMatKul
Char
6
Kode Matakuliah
NmMatKul Char
50
Nama Matakuliah
Sks
1
Tanggal Lahir Mahasiswa
Char
38
Nama File
: Nilai
Format
: Microsoft Access
Media
: Disk
Organisasi
: Index
Field Kunci
: NoNPM+KdMatKul
Total Pajang Karakter
: 88
Fungsi
: Sebagai penyimpan data Nilai Mahasiswa
Field
Type
Size
Remark
NoNPM
Char
15
Nomor Induk Mahasiswa
KdMatKul
Char
6
Kode Matakuliah
Description
Char
50
Nama Matakuliah
NILaAbsen
Char
4
Nilai Absen
NilTugas
Numeric
4
Nilai Tugas
NilUts
Numeric
4
Nilai Ujian Tengah Semester
NilUas
Numeric
4
Nilai Ujian Akhir Semester
Hasil
Char
1
Total Nilai
39
3.1.9
Rancangan Input Input yang akan digunakan adalah file data Excel dengan format seperti ini :
Gambar 7 Format Excel keseluruhan
40
a. Proses Input Tahap 1 ( Kolom Data Mahasiswa ) Data yang akan diproses untuk tahap 1 adalah 10 baris pertama pada kolom A sampai D yang isinya merupakan data idensitas mahasiswa. Setelah tahap 1 selesai akan dilanjutkan tahap 2.
Gambar 8 File Data Excel Mahasiswa
b. Proses Input Tahap 2 ( Kolom Data Nilai ) Pada tahap ini yang akan diproses adalah mulai dari baris awal lagi pada kolom E sampai dengan K yang isinya data nilai mahasiswa.
Gambar 9 File Data Excel Nilai Mahasiswa
Sehingga untuk melakukan proses pada satu mahasiswa program akan melakukan proses tahap 1 kemudian tahap 2 dan kemudian akan ganti ke
41
mahasiswa kedua maka program akan memproses tahap 1 lagi kemudian tahap 2 begitu seterusnya sampai data mahasiswa habis.
3.1.10 Rancangan Output Output yang akan dihasilkan akan berbentuk print Out. Proses ini akan dibuat menggunakan program aplikasi Crystal Report dan report ini dijalankan dengan mengklick menu Print pada program “Master Mahasiswa”. Contoh hasil preview dari report ini bisa dilihat pada halaman berikutnya.
Gambar 10 Layout Crystal Report
3.1.11 Tehnik Membaca data Excel dengan Array oleh Wintask Source program yang diambil dari help aplikasi wintask, fungsinya untuk membaca data dalam format excel.
42
‘// Program Baca Excel //’ dim x$(10) fileexcel$="C:\ContohData.xls") j=1 repeat readexcel(fileexcel$,"a"+str$(j)+":h"+str$(j),x$()) j=j+1 until x$(0)="#" Keterangan Source Program Source Program dim x$(10)
Keterangan X$ (array 1..10) X$(1),X$(2)…, X$(10)
fileexcel$="C:\ContohData.xls")
FileExcel$ = data excel Penghubung ke data excel
j=1
Baris 1 = baris pertama
Repeat
Mulai perulangan
readexcel(fileexcel$,"a"+str$(j)+":h"+str$(j),x$()) Short kolom A sampai Kolom H pada baris ke J, jika J=1 maka akan dishort A1:H1,index j=j+1
Baris = baris + 1
until x$(0)="#"
Perulangan berakhir jika nilai yang terdapat pada index ke 0 adalah “#”
43
Bentuk pembacaan pada file Excel jika J = 2 dan X$ = 4 adalah sebagai berikut : Source = FileExcel$,"a"+str$(2)+":h"+str$(2),x$(4)) Dibaca = NamaData, Kolom Start : Kolom End, Index
1. NamaData = “ContohData.xls”
2. KolomStar : KolomEnd = A2:H2
3. Index = 4 ( dimulai dari 0 )
4. Hasil = ContohData, A2:H2, 4 adalah 500
5. Until Index 0 = (“#“)
44
3.2 Analisa Hasil Percobaan Analisa yang dilakukan adalah membandingkan proses entry data yang dilakukan oleh user atau administrator dengan yang berjalan secara otomatis. Penilaian ambil dari segi Kecepatan entry, Tingkat kesalahan input dan Efisiensi waktu. Pelaksanaan
percobaan entry data dilakukan selama 1 jam. Akan
melakukan proses entry identitas mahasiswa dan entry nilai mahasiswa seperti rancangan proses yang diajukan ( pada 1 data mahasiswa terdiri dari data identitas dan 10 nilai ) seperti dibawah :
Data yang harus dientry dalam satu Mahasiswa terdiri dari :
45
Test yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Proses yang dilakukan user atau administrator Proses
Waktu rata-rata
Entry 1 Data Identitas Mahasiswa
55 detik
Entry 1 Data Nilai Mahasiswa
35 detik
Entry 10 Data Nilai Mahasiswa
350 detik
Entry 1 Data Identitas & 10 Nilai Mahasiswa
450 Detik
Sehingga untuk melakukan 1x entry data membutuhkan waktu 450/60 = 6,75 detik. Dalam waktu 1 jam data yang bisa dientry ada 3600/450 = 8 data mahasiswa. Bisa diambil kesimpulan : -Tingkat kecepatannya entry data hanya 8% dari 100 data yang dientry -Tingkat keakuratan data bisa di bilang 95 % tidak terjadi kesalahan entry -Efisiensi tenaga : (60 – (8*6,75) = 6) (6/60)*100 = 10% )
Proses yang dilakukan secara Otomatis Proses
Waktu rata-rata
Pengolahan Format Excel
10 menit
Entry 1 Data Identitas Mahasiswa
7 detik
Entry 1 Data Nilai Mahasiswa
3 detik
Entry 10 Data Nilai Mahasiswa
30 detik
Entry 1 Data Identitas & 10 Nilai Mahasiswa
37 detik
46
Sehingga untuk melakukan 1x entry data membutuhkan waktu 37 detik. Dalam waktu 1 jam data yang bisa dientry ada (3600-(10*60))/37 = 81 data mahasiswa. Bisa diambil kesimpulan : -Tingkat kecepatannya 81% lebih cepat dari entry manual -Tingkat keakuratan data bisa di bilang 100 % tidak terjadi kesalahan entry -Efisiensi tenaga : 60 – (10) = 50 (50/60)*100 = 83 % lebih efisien
Hasil yang didapat dari percobaan ini bisa dilihat pada grafik dibawah ini.
100 K ec epatan entr y M anual
90 80
K ec epatan entr y Otom atis
70 60
K eak uratan Data M anual
50
K eak uratan Data Otom atis
40 30
E f is iens i Tenaga M anual
20 10
E f is iens i Tenaga Otom atis
0 1
Gambar 23 Grafik hasil Percobaan
47