BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Permasalahan Permasalahan utama yang dihadapi CV. Jaya Tama adalah untuk menentukan stok minimum,menentukan jumlah pemesanan barang serta menentukan waktu pemesanan barang kembali, hal itu berakibat sering kehabisan barang pada saat ada pesanan dari konsumen, pembelian barang yang berlebihan juga sering terjadi sehingga terjadi penumpukan barang, waktu pemesanan barang juga belum terjadwal. Berdasarkanhasilwawancara yang dilakukan dengan pihak perusahaan, bagian pembelian barang pada CV. Jaya Tama sering merasa kesulitan dalam menentukan stok minimum suatu barang yang harus dipenuhi, bagian pembelian juga memiliki masalah dalam menentukan berapa jumlah pesanan barang yang optimal untuk penjualan periode berikutnya, bagian pembelian kesulitan kapan harus menentukan waktu pemesanan barang kembali. Berdasarkan permasalahan di atas maka dibuat sebuah sistem Pembelian dan Perencanaan Persediaan Barang untuk menentukan stok minimum barang, untuk menentukan waktu pemesanan barang kembali, meramalkan penjualan barang periode berikutnya serta melakukan perhitungan pembelian barang dengan metode EOQ. Penggunaan tiga metode peramalan yang berbeda digunakan yaitu single moving average, double moving average, serta exponential smoothing, pemilihan ketiga metode tersebut dikarenakan pola barang yang ada pada CV. Jaya Tama
bersifat siklus yang berulang secara periodik, ketiga jenis peramalan tersebut juga bisa meramalkan pola barang yang jenisnya musiman ataupun trend. Berikut adalah gambar dari flowchart sistem perencanaan dan persediaan barang.
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Persediaan Barang
Pada Gambar 3.1, Dijelaskan bagaimana alur dari peramalan hingga ke perhitungan EOQ, Peramalan yang dipakai adalah data penjualan barang periode tahun 2010.Semua data penjualan mengalami proses peramalan dengan menggunakan metodeSingle moving average, Double
moving averages,
Exponential smoothing. Menentukan stock minimum dan titik pesan kembali adalah dengan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity).
3.1.1 Hasil Wawancara Berdasarkan wawancara dengan bagian Pembelian didapatkan fakta-fakta berikut: 1. Menentukan stock barang masih berdasarkan barang yang paling sering terjual,sehingga apabila terjadi pembelian dari customer dalam jumlah banyak,bisa menyebabkan kehabisan stock barang. 2. Sering terjadi keterlambatan melakukan pemesanan barang kembali,karena belum bisa menentukan kapan harus melakukan pemesanan barang,kecuali barang itu stocknya tinggal sedikit. 3. Pembelian barang terkadang berlebihan,sehingga terjadi penumpukan barang digudang yang menyebabkan penambahan biaya penyimpanan . 3.1.2 Hasil Observasi Berdasarkan observasi, didapatkan hasil bahwa proses yang ada saat ini, seperti proses penghitungan dan proses pembelian masih menggunakan pencatatan manual. Tentunya hal ini cukup menyita waktu dan tenaga sehingga dapat dikatakan tidak efisien.
3.1.3Dokumen Flow Pembelian Pada dokumen flow pembelian barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dan hasilnya dilaporkan kepada manajer perusahaan. Hasil realisasi dari pengajuan tersebut akan dikirim ke pihak supplier untuk pemenuhan kebutuhan barang, selain itu hasil realisasi pengajuan juga digunakan bagian pembelian untuk melihat perkembangan kinerja perusahaannya. Dokumen flow lama pembelian ditunjukkan pada Gambar 3.2. Bagian Pembelian
Manajer
Supplier
Start
Melakukan Pengecekan Stock
Cek Stock
Tidak
Data Barang
Data Target barang
ACC Kebutuhan Target Barang
Pemenuhan Data Pesanan
Data barang yg habis dan prediksi jumlah untuk periode depan
2 3 2
1 Data Pesanan
1
2
Data Target Barang
1 Data Barang
N 2
N
1
N
Data Target Barang
Data Pesanan
Ya
Mengecek Data Pesanan Data Target Barang
Data pesan = Data Target
Rekap Ulang Data Target Barang
Tidak Ya
Minyimpan Stock Stock Ada
End
Gambar 3.2 Dokumen Flow Pembelian Barang
3.1.4 Dokumen Flow Permintaan Pada dokumen flow permintaan barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dari permintaan konsumen. Apabila barang ada dibuatkan surat jalan dan bila persediaan tidak ada bagian pembelianmenginformasikan kepada konsumen. Selain itu data barang yang habis dilaporkan kepada manajer perusahaan untuk mendapat persetujuan untuk barang yang diorder ulang. Adapun penjelasan dokumen flow lama permintaan ditunjukkan Gambar 3.3. Konsumen
Manajer
Bagian Pembelian
Start
Rencana Data Order
Melakukan Pengecekan
Melakukan Permintaan Barang
Barang = Permintaan
Pertimbangan Data Order
Ya Tidak Data Perminaan barang
Membuat Surat Jalan
Rekap Permintaan Tidak ada
Data Order = Sesuai
Ya
Tidak
2
Surat Jalan 1
ACC semestara Data Order
Data Permintan Tidak Ada
Pembatal an Data Order Merencanakan Order Barang
N
Data Permintaan Tidak ada
2 1 ACC Data Order 2 1
Rencana Data Order N ACC Data Order
N
End
Gambar 3.3 Dokumen Flow Permintaan Barang
Pembatalan Data Order
3.1.5 Dokumen Flow Persediaan Barang Dokumen flow rancang bangun sistem persediaan barang ditentukan dari ada tidaknya stock barang yang ada pada CV.Jaya Tama. Apabila terjadi kehabisan stock maka bagian pembelian menyerahkan data barang yang dibeli kepada manajer perusahaan untuk mendapat persetujuan terlebih dahulu. Sedangkan prediksi penentuan stock minimum periode berikutnya masih belum ada kepastian yang jelas. Sehingga untuk planing bulan berikutnya, didasarkan atas data barang yang habis dari bagian pembelian yang disetujui oleh manajer perusahaan. Dokumen flow lama persediaan barang ditunjukkan oleh Gambar 3.4. Konsumen
Bagian Pembelian
Manajer
Melakukan Pengecekan Stock
Start
Data Order
Rekap Penambahan Stock Tetap
Jumlah Permintaan
Stock > Permintaan Ya
Tidak Penambahan Stock Tetap
ACC Data Order Order Penambahan Stock 2 kali stock Awal
2
Data Order ACC
1 Rekap Penambahan Stock Tetap 2 1 Data Order
N
N
Gambar 3.4 Dokumen Flow Persediaan Barang
End
3.2 Analisa dan Perencanaan Sistem Dalam pembuatan perancangan dan desain digunakan model – model yang telah ada. Model – model tersebut antara lain dokumen flow, sistem flow ataupun perancangan hubungan relasi antara tabel. Tahap – tahap yang dilakukan dalam merancang sistem persediaan barang dengan menggunakan Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothingdan economic order quantity ini adalah: 1. Membuat sistem flow peramalan dan persediaan barang dengan menggunakan metode Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothing dan economic order quantity. 2. Membuat data flow diagram dan diagram berjenjang. 3. Membuat rancangan hubungan relasional antara entitas atau ERD (Entity Relationship Diagram). 3.2.1 Sistem Flow Pembelian Proses sistem flow pembelian barang dimulai dari bagian pembelian yang melakukan penentuan stock dan jumlah barang yang diorder. Semua data yang berkaitan digunakan untuk penentuan persediaan barang yang dibeli. bagian pembelian juga melaporkan data persediaan yang dibeli kepada manajer perusahaan, untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu manajer perusahaan menentukan target bulan berikutnya berdasarkan data dari bagian pembelian. Data target barang yang telah dibuat oleh manajer perusahaan diserahkan kepada supplier. Sebaliknya supplier memberikan output berupa konfirmasi mengenai data target barang yang diperoleh dari manajer perusahaan. Adapun penjelasannya dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Bagian Pembelian
Manajer
Start
Input Peramalan Periode
Supplier
Data Persediaan Barang
Data Target Barang
Penentuan Rencana Persediaan Bulan Depan
Data Pesan Barang
Perode
Input Jumlah Stock Barang
Jumlah Stock
Persedian Bulan Depan
3 2 1 Data Pesan Barang
Penentuan Stock
Penentuan Target Barang
Data Stock N
2 Data Stock
1 Target Barang
Penentuan Persediaan N N 1 DataPersediaan Barang
2
2 1 Data Barang yg Dipesan
Data Pesan Barang
N End
Gambar 3.5 Sistem Flow Pembelian 3.2.2 Sistem Flow Permintaan Barang Pada sistem flow terkomputerisasi permintaan barang dijelaskan bahwa bagian pembelian melakukan pengecekan barang dari permintaan konsumen. Apabila barang ada dibuatkan surat jalan dan bila persediaan tidak ada bagian pembelian menginformasikan kepada konsumen. Bagian pembelian juga
melakukan rekap order pembelian dari data permintaan barang. Adapun penjelasan sistem flow permintaan ditunjukkan Gambar 3.6. Konsumen
Bagian Pembelian
Manajer Rencana Data Order
Melakukan Pengecekan Barang
Start
Permintaan Barang
Pemrosesan Data Order Ya
Surat Jalan
Tidak
Rekap Permintaan tidak ada
Cetak surat Jalan
1 Data Permintaan Tidak Ada
Data Permintaan Tidak ada
2 1 Hasli data Order
2 N
Barang = Permintaan
Surat Jalan
Rekap RencanaOrder Pembelian
Metencanakan Order Barang
2 1 Rencana Data Order N Hasil Rencana Data Order
End
Gambar 3.6 Sistem Flow Permintaan Barang 3.2.3 Sistem Flow Persediaaan Barang Sistem flow persediaan barang dimulai dari memasukkan jumlah stock
barang pada periode sebelumnya. Kemudian dilakukan peramalan menggunakan Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothing, hasil
dari peramalan tersebut dimasukkan kedalam EOQ (economic order quantity), hasil dari perhitungan EOQ dilaporkan kepada manajer perusahaan yang digunakan untuk menentukan stock minimum dan titik pemesanan kembali pada bulan berikutnya. Sistem flow terkomputerisasi untuk sistem persediaan barang ditunjukkan oleh Gambar 3.7.
Konsumen
Bagian Pembelian
Manajer Penentuan Persediaan Bulan Berikutnya
Melakukan Pengecekan Barang
Start
Permintaan Barang
Cetak Rekap Data Barang
Barang > Permintaan Ya
Menentukan Jumlah Stock
Tidak
Rekap Data Barang
Menentukan Jumlah Permintaan
Jumlah Stock Peramalan Menggunakan Single moving average
Penentusn Persedian Bulan Berikutnya
Menentukan Persediaan dengan EOQ dari Peramalan
2 1 Penentuan Persediaan Bulan Berikutnya N
Gambar 3.7 Sistem Flow Persediaan Barang
End
3.3 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu alat yang digunakan untuk pemodelan atau menggambarkan sistem yang dibuat sekarang. Peracangan sistem dengan menggunakan DFD diawali dengan arus data yang masuk ke dalam proses dan menghasilkan arus data yang keluar dari proses. Setiap proses dilengkapi dengan penjelasan yang lengkap mengenai identifikasi proses dan nama proses. Adapun penjelasan mengenai DFD adalah sebagai berikut: 3.3.1 Context Diagram Context Diagram merupakan diagram pertama dalam pembuatan rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entitas – entitas yang berhubungan dengan sistem. Context Diagram untuk rancang bangun sistem persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.8. Laporan Pembelian Laporan Penjualan Laporan Peramalan
Manajer
Laporan Stock Barang
Data Order Barang 0 Supplier
Data Supplier List Barang ACC
Nota Peng iriman Rancang Bang un Sistem Pembelian & Perencanaan Persediaan Barang
Data Barang Supplier
Laporan EOQ List Permintaan Barang Stock Barang
+
Data Permintaan Barang Konsumen Barang Permintaan
Hasil Peramalan
Bag ian Pembelian
Hasil EOQ List Permintaan Barang Masuk
Gambar 3.8Context Diagram Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang
Pada Context Diagram rancang bangun sistem persediaan barang terdapat 4 external entity yaitu supplier, konsumen, bagian pembelian dan Manajer. Masing – masing dari entity memberikan input dan oleh sistem diberikan output yang berupa laporan atau data yang diperlukan. Pada proses persediaan barang dimulai dari penentuan peramalan dan stock barang sehingga didapatkan stock minimum bagi perusahaan.
3.3.2 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang DFD level 0 adalah decompose dari context diagram. DFD level 0 menggambarkan tiap – tiap proses yang terdapat dalam rancang bangun sistem persediaan barang. DFD level 0 membentuk semua aliran proses input dan outputyang ada pada context diagram sebelumnya. Tiap – tiap proses tersebut membuat hubungan yang saling terkait sehingga membentuk aliran proses yang menggambarkan proses dari rancang bangun sistem persediaan barang. Adapun secara garis besar, DFD level 0 rancang bangun sistem persediaan barang dapat dilihat pada Gambar 3.9. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses utama yaitu : proses penjualan, proses analisa persediaan barang, proses pembelian dan proses pembuatan laporan. Proses penjualan dimulai dari data permintaan oleh konsumen dan stock barang yang keluar dari bagian pembelian. Proses selanjutnya memasukkan data ramalan permintaan barang pada sistem, yang mana hasilnya disimpan dan digunakan sebagai masukkan dalam proses selanjutnya. Proses analisa persediaan barang dimulai dari membaca file tersimpan dari proses penjualan. File ini digunakan untuk penentuan persediaan barang pada bulan selanjutnya. Peramalan dan persediaan barang pada sistem ini menggunakan
metode Single moving average, Double moving averages, Exponential smoothingdan EOQ (economic order quantity). Hasil dari penentuan persedian barang tersebut dilaporkan kepada manajer perusahaan, dan digunakan untuk penentuan persediaan barang pada bulan berikutnya. Proses pembuatan laporan dimulai dari memasukkan data tersimpan dari proses sebelumnya, seperti data pembelian, penjualan, supplier, hasil peramalan dan stock barang. Hasil dari pembacaan file tersebut diproses untuk menghasilkan laporan yang digunakan manajer perusahaan dalam penentuan kebijakan pada perusahaannya. Semua proses tersebut tergambar jelas pada Gambar 3.9.
Bag ian Pembeli an
1 List Permintaan Barang Konsumen
Data Permintaan Barang
Penjualan
+
Barang Permintaan
1
Data Permintaan ada
Data_Barang
Rekap Penjualan
2
Data Penjualan
Data Penjualan
2 Bag ian Pembelian
3
Hasil Peramalan
Peramalan
Detail Peramalan Analisa Persediaan Barang
Hasil EOQ Stock Barang
4
EOQ
Detail EOQ
+
5
Data Barang
Data Order Barang
3 Data Permintaan List Permintaan Barang M asuk Order Barang
Data Penjualan Data Supplier Data Barang Supplier
Supplier
Pembelian
6
Data Pembelian
Nota Peng iriman Data Order Barang List Barang ACC
+
Data Stock
8
Data Pembelian
Data Stock Barang
Detail Supplier
7
Supplier
Data Supplier
4 Stock Barang
Laporan Pembelian
Pembelian
Laporan Penjualan Manajer Laporan EOQ
Laporan
Data Perhitung an Data Peramalan
Laporan Stock Barang Laporan Peramalan
+
Gambar 3.9 DFD Level 0 Rancang Bangun Sistem Persediaan Barang 3.3.3 DFD Level 1 Proses Penjualan DFD level 1 proses penjualan menggambarkan proses cek barang, maintenance penjualan dan rekap penjualan. Proses ini dilakukan dengan input data barang yang diminta oleh konsumen pada periode waktu tertentu. Sedangkan untuk menentukan analisa permintaan dilakukan dengan input data tersimpan
permintaan konsumen dan data stock barang yang keluar. Semua proses tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.10. 1.1 Konsumen
[Data Permintaan Barang ] Cek Barang [Barang Permintaan]
[Data Permintaan ada]
1
Data_Barang Baca Data Barang
Bag ian Pembelia n
1.2 Maintenence Penjualan
[List Permintaan Barang]
9
Detail Penjualan
Rekap Detail Penjualan
[Rekap Penjualan]
Rekap Data Penjualan 1.3
2
Data Penjualan
Baca Data Penjualan
Rekap Detil Penjualan
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 1Penjualan 3.3.4 DFD Level 1 Proses Analisa Persediaan DFD level 1 proses analisa persediaan menggambarkan proses dari peramalan penjualan dan perhitungan persediaan. Proses peramalan penjualan dimulai dari membaca file tersimpan dari data penjualan. Hasil dari peramalan disimpan oleh bagian pembelian. Sedangkan proses perhitungan persediaan dimulai dari input stock barang dan peramalan penjualan. Output dari proses perhitungan persediaan berupa data economic order quantity dan data order barang. Proses rekap persediaan dimulai dari membaca file terseimpan data economic order quantity. Data dari proses rekap persediaan digunakan sebagai pembanding data peramalan pada periode berikutnya. DFD level 1 proses analisa persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.11.
2.1 2
Data Penjualan
Meramalan Penjualan
[Data Penjualan]
Rekap Persediaan
Bag ian Pembelian
[Hasil Peramalan]
[Detail Peramalan] 2.3 Merekap Persediaan Barang
3
Peramalan
Has il Peramalan File EOQ Data Barang 2.2 4
EOQ [Detail EOQ] 5
Meng hitung persediaan
[Hasil EOQ] [Stoc k Barang ]
Data Order Barang [Data Barang ]
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses 2Analisa Persediaan 3.3.5 DFD Level 1 Proses Pembelian DFD
level
1
proses
pembelian
menggambarkan
proses
dari
maintenance,order pembelian dan analisa target barang. Proses maintenance digunakan untuk menyimpan barang yang dimiliki supplier. Sedangkan proses order pembelian dimulai dari input data file tersimpan dari proses analisa persediaan. Proses analisa target barang dimulai dari input file tersimpan permintaan barang dan List barang dari bagian pembelian. Proses analisa target barang memiliki output data stock barang yang digunakan untuk acuan proses order pembelian. DFD level 1 proses analisa persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.12.
3.1 Supplier
[Data Supplier] Maintenence
7
[Detail Supplier]
[Data Barang Supplier]
Supplier
Maintence Pembelian
[Nota Peng iriman] 3.2 [Data Order Barang ]
[Data Pembelian]
[List Permintaan Barang Masuk] Stock Barang
[Pemesanan Barang ]
8
6
Data Pembelian
5
Data Order Barang
Order Pembelian
Data Stock Barang
[Data Stoc k]
10 Detail Pembelian
Detail Pembelian
3.3 File Detail Pembelian
Manajer [List Barang ACC]
Analisa Targ et Barang
1
Data_Barang
[Data Permintaan]
Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 3 Pembelian 3.3.6 DFD Level 1 Proses Laporan DFD level 1 proses laporan adalah hasil yang diperoleh dari proses penjualan, analisa persediaan barang dan pembelian. Laporan – laporan yang dihasilkan berupa laporan pembelian, penjualan, peramalan, economic order quantity dan stock barang. Hasil laporan disampaikan kepada manajer perusahaan, yang mana digunakan untuk pemantauan perkembangan perusahaannya pada periode selanjutnya. Laporan yang dihasilkan sistem memberikan gambaran secara umum kondisi perusahaan, sehingga membantu bagian pembelian melihat tingkat pembelian ataupun penjualan. Penjelasan mengenai proses laporan dapat dilihat pada Gambar 3.13.
4.1
Manajer [Laporan Pembelian]
Membuat Laporan Pembelian
7
Supplier
6
Data Pembelian
[Data Supplier]
[Pembelian]
4.2
[Laporan Peramalan]
Membuat Laporan Peramalan
3
[Data Peramalan]
Peramalan
4.3
[Laporan EOQ]
Membuat Laporan EOQ
4
EOQ
2
Data Penjualan
[Data Perhitung an]
4.4 Membuat Laporan Penjualan
[Laporan Penjualan]
[Data Penjualan]
4.5 Membuat Laporan Stock Barang
[Laporan Stock Barang]
[Stock Barang ]
8
Data Stock Barang
Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses 4 Laporan 3.3.6 Diagram Berjenjang Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas dan terstruktur. Pada rancang bangun sistem persediaan barang terdiri dari 4 proses utama yaitu proses penjualan, analisa persediaan barang, pembelian dan proses pembuatan laporan. Masing – masing dari proses utama tersebut dijabarkan kembali kedalam sub proses. Diagram berjenjang berikut ini terlihat dengan jelas masing – masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD). Adapun penjelasan gambar diagram berjejang dapat dilihat pada Gambar 3.14.
0 Rancang Bangun SistemPersediaan Barang
1
2
3
4
Menjual Barang
Analisa Persediaan barang
Membeli Barang
Membuat Laporan
1.1
1.2
Maintenance Rekap Penjualan Penjulan
2.1
2.2
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3
4.4
Meramal Penjualan
Mengitung Persediaan
Maintenance Pembelian
Order Pembelian
Analisa Target Barang
Membuat Laporan Pembelian
Membuat Laporan Peramalan
Membuat Laporan EOQ
Membuat Laporan Penjualan
2.3
4.5
Merekap Persediaan Barang
Membuat Laporan Stock Barang
Gambar 3.14 Diagram Berjenjang Sistem Persediaan Barang 3.4 Pemodelan Basis Data 3.4.1 Conceptual Data Model Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau aplikasi. Pada CDM masih belum tergambar dengan jelas bentuk tabel – tabel penyusun basis data beserta field – field yang terdapat pada setiap tabel. Tabel – tabel penyusun tersebut sudah mengalami relationship atau sebuah hubungan, tetapi hubungan tersebut tidak terlihat pada kolom antar tabel tersebut. Pada sebuah Conceptual Data Model sudah didefinisikan kolom mana yang menjadi kunci atau yang
disebut sebagai primery key. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3.15. Supplier Id_s upplier Nama_Supplier A lamat Kota Prov ins i Kode_A rea No_Telp No_Hp
Menghasilkan
Data Pembelian Id_Pembelian NoNota Jumlah_Total_Beli
Memiliki
Membeli
Detail Pembelian Id_DetilPembelian Jumlah_Beli Total_Beli
Data_Barang Kode_Barang Nama_Barang Harga_Jual Harga_Beli Biay a_Simpan Biay a_Pesan Lead_Time Periode
Data Penjualan Id_Penjualan No_Nota_Jual Jumlah_Total
Menjual
Menyimpan
Peramalan Id_Peramalan Januari Pebruari Maret A pril Mei Juni Juli A gus tus September Oktober Nopember Des ember
Menghitung
Data Order Barang Id_OrderBarang Nota_Order
Menghasilkan
EOQ Id_EOQ Bulan_Ramalan Permintaan EOQ Reorder_Point Total_Cost
Meramalkan
Memiliki
Data Stock Barang Id_Stoc k Start_Stock Stoc k_In Stoc k_Out Stoc k_End
Detail Penjualan Id_DetilPenjualan Kode_Barang Harga Jumlah Total
Gambar 3.15 Conceptual Data Model 3.4.2 Physical Data Model Sebuah Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detil konsep rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program. Aplikasi Physical Data Model sendiri merupakan hasil generate dari Conceptual Data Model. Pada Physical Data Model tergambar jelas tabel – tabel penyusun basis
data besertafield – fieldyang terdapat pada setiap tabel. Adapun Physical Data Model untuk aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.16.
Gambar 3.16 Physical Data Model 3.4.3 Struktur Database Struktur Database dalam aplikasi ini adalah: 1.
Tabel Supplier Primary key
: Id_Supplier
Foreign key
:-
Fungsi
: Untuk Menyimpan data supplier.
No 1 2 3 4 5 6 7 8 2.
Description Identitas Supplier Nama Supplier Tempat Tujuan Wilayah Komunikasi Komunikasi Kota Asal Provinsi
Tabel Data Stock Barang Primary key
: Id_Stock
Foreign key
: Id_Barang
Fungsi
: Untuk menyimpan data stock barang.
No 1 2 3 4 5 3.
Field Id_Supplier Nama_Supplier Alamat Kode_Area No.Telpon No.HP Kota Provinsi
Tabel 3.1 Tabel Supplier Data Type Length Varchar 5 Varchar 20 Varchar 40 Varchar 4 Integer Integer Varchar 10 Varchar 15
Tabel 3.2 Tabel Stock Barang Data Type Length Varchar 5 Integer Integer Integer Integer -
Field Id_Stock Start Stock Stock IN Stock OUT Stock END
Description Identitas Stock Stock Awal Stock Masuk Stock Keluar Stock Terakhir
Tabel Data Barang Primary key
: Id_Barang
Foreign key
:-
Fungsi
: Untuk Menyimpan Data barang.
No 1 2 3 4 5
Field Kode_Barang Nama_Barang Satuan Harga_Jual Harga_Beli
Tabel 3.3 Tabel DataBarang Data Type Length Varchar 5 Varchar 15 Varchar 10 Integer Integer -
Description Identitas Barang Nama Barang Ukuran Barang Harga Jual Barang Harga Beli Barang
No 6 7 8 9 4.
Biaya Pesan Lead Time Periode
Integer Integer Integer
Length Description Biaya Penyimpanan -
Biaya Pemesanan Waktu Tunggu Banyaknya Permintaan
Primary key
: Id_Pembelian
Foreign key
: Supplier
Fungsi
: Untuk menyimpan semua pembelian kepada supplier. Tabel 3.4 Tabel Pembelian Data Type Length Description Varchar 10 Identitas Pembelian Integer Nomer Nota Integer Jumlah Barang
Field Id_Pembelian No Nota Jumlah Beli
Tabel Order Barang Primary key
: Id_Order
Foreign key
:
Fungsi
: Untuk menyimpan semua transaksi order barang.
No 1 2 6.
Data Type Integer
Tabel Pembelian
No 1 2 3 5.
Field Biaya Simpan
Field Id_Order Nota_Barang
Tabel 3.5 Tabel Order Barang Data Type Length Varchar 10 Varchar 10
Description Identitas Order Nota
Tabel EOQ Primary key
: Id_EOQ
Foreign key
: Barang
Fungsi
: Untuk menyinpan perhitungan EOQ
No 1 2
Tabel 3.6 Tabel EOQ Field Data Type Length Id_EOQ Varchar 10 Bulan_Ramalan Date -
Description IdentitasTarget Tanggal Perhitungan
3 4 5 6 7.
Reorder_point Permintaan EOQ Total_Cost
10 -
Order point Banyak Permintaan Hasil EOQ Total cost
Tabel Peramalan Primary key
: Id_Peramalan
Foreign key
:
Fungsi
: Untuk menyimpan semua data .peramalan.
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 8.
Integer Integer Varchar Integer
Field Id_Peramalan Kode_Barang Bulan ke 1 Bulan ke 2 Bulan ke 3 Bulan ke 4 Bulan ke 5 Bulan ke 6 Bulan ke 7 Bulan ke 8 Bulan ke 9 Bulan ke 10 Bulan ke 11 Bulan ke 12
Tabel 3.7 Tabel Peramalan Data Type Length Varchar 10 Varchar 5 Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer Integer -
Description Identitas Peramalan Kode Barang Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan Jumlah Ramalan
Tabel Penjualan Primary key
: Id_Penjualan
Foreign key
: Barang
Fungsi
: Untuk menyimpan transaksi penjualan.
No 1 2 3
Field Id_Penjualan No_Nota_Jual Jumlah Total
Tabel 3.8 Tabel Penjualan Data Type Length Varchar 10 Varchar 5 Integer -
Description Identitas Penjualan Nomer Nota Total Jual
9.
Tabel Detail Penjualan Primary key
: Id_Detail Penjualan
Foreign key
:
Fungsi
: Untuk menyimpan semua detail transaksi penjualan.
No 1 2 3 4 5
Tabel 3.9 Tabel Detail Penjualan Field Data Type Length Id_DetailPenjualan Varchar 10 Kode_Barang Varchar 5 Jumlah Integer Harga Integer Total Integer -
Description Identitas Penjualan Kode Barang Banyaknya Barang Harga barang Total Penjulan
10. Tabel Detail Pembelian Primary key
: Id_Detail Pembelian
Foreign key
: Supplier
Fungsi
: Untuk menyimpan semua detail transaksi pembelian
kepada supplier.
No 1 2 3
Tabel 3.10 Tabel Detail_Pembelian Field Data Type Length Description Id_Detail_Pembelian Varchar 10 Identitas Pembelian Jumlah_beli Integer Jumlah Barang Jumlah_total Integer Total Beli
3.5 Perancangan Desain Input dan Output Desain input adalah bagian dari perencanaan form – form yang digunakan untuk mendukung rancang bangun sistem persediaan barang. Berikut adalah desain input tersebut:
3.5.1
Desain Input Form Master Supplier Desain form master supplier berfungsi untuk menyimpan data supplier
seperti nama, alamat, kota dan nomer telpon atau nomer handphone. Supplier merupakan orang yang memberikan dan menyediakan barang kepada perusahaan. Supplier merupakan aspek yang berpengaruh dalam perkembangan perusahaaan sehingga data – data terkait dengan supplier harus disimpan. Semua data supplier tercatat dalam form master supplier sehingga pihak perusahaan mudah dalam pencarian data supplier, yang mana untuk melakukan pemesanan barang. Adapun desain dari master supplier dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Gambar 3.17 Form Master Supplier Controlid_supplieryang digunakan pada form supplieradalah textbox. id_supplier adalah generate2 (dua) huruf pertama dari nama supplierkemudian
ditambah 000-baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: SUPPLIER maka id_supplier = SP0001. Control Kota yang digunakan pada form supplier adalah combobox. Sedangkan controllainnya yang digunakan adalahtextbox.Nama ,alamat, nomer telpon dan HP dari supplierdisimpan pada tabel Master_Supplier. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form master supplier dapat dilihat pada Tabel 3.11.
No 1 2 3 4 5 6
3.5.2
Tabel 3.11 Fungsi Obyek Desain Form Supplier Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Simpan Button Menyimpan data supplier Ubah Button Mengubah data supplier Hapus Button Menghapus supplier Batal Button Membatalkan data supplier Keluar Button Menutup formsupplier Cari Button Mencari data supplier
Desain Input Form Master Barang Desain form master barang berfungsi untuk mencatat dan menyimpan
data barang. Adapun desain master barang dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Gambar 3.18 Form Master Barang Controlid_barangyangdigunakan pada form master barang adalah textbox.
Id_barang adalah
generate2 (dua)
huruf
pertama
dari
nama
barangkemudian ditambah 000-baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: BARANG maka id_barang = BR0001. Control yang digunakan untuk nama, harga jual, harga beli, persen, biaya simpan, biaya pesan dan lead time dari form barang menggunakan textbox.Lead time digunakan untuk menyimpan waktu tunggu pemesanan barang, sedangkan control satuan pada form barang menggunakan combobox. Control ini digunakan untuk menyimpan satuan barang pada tabel barang. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form master barang dapat dilihat pada Tabel 3.12.
No 1 2 3 4 5 6 3.5.3
Tabel 3.12 Fungsi Obyek Desain Form Barang Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Simpan Button Menyimpan data barang Ubah Button Mengubah data barang Hapus Button Menghapus barang Batal Button Membatalkan data barang Keluar Button Menutup formbarang Cari Button Mencari data barang Desain Input Form Penjualan Desain form penjualan digunakan untuk mengetahui penjualan barang
dan jumlah barang yang telah dijual. Adapun desain form penjualan dapat dilihat pada gambar 3.19.
Gambar 3.19 Form Penjualan Contol .id_penjualanyang digunakan adalah textbox.Id_penjualan adalah generate2 (dua) huruf pertama dari penjualankemudian ditambah bulan dan tahun dilakukannnya transaksi penjualan tersebut. Selain itu juga ditambah 0000baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: PENJUALAN maka id_penjualan = PJ0920100001.
Controltanggal
pada
form
penjualan
digunakan
adalahdatetimepicker.Control ini digunakan untuk menyimpan tanggal transaksi penjualan secara generate.Controlnama yang digunakan adalah textbox. Digunakan untuk menyimpan nama customer yang melakukan transaksi penjualan.
Data barang pada form penjualan menggunakan controlgroupbox.
Dalam groupbox terdapat data barang yang meliputi kota, nama barang, ukuran, satuan dan harga, semuanya itu generate langsung.Control Jumlah yang digunakan adalah numericupdown. numericupdown digunakan untuk menambah jumlah barang.Controltotal yang digunakan adalahtextbox. Digunakan untuk barangmenyimpan total harga dari barang. Total barang ini diperoleh dari perkalian textbox harga dengan textbox jumlah. Textbox total dilakukan secara generate. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi penjualan dapat dilihat pada Tabel 3.13.
No 1 2 3 4 5 6 3.5.4
Tabel 3.13 Fungsi Obyek Desain Form Penjualan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Simpan Button Menyimpan data penjualan + Button Memasukkan data penjualan Button Membatalkan entry data penjualan Batal Button Membatalkan data penjualan Keluar Button Menutup formpenjualan Cari Button Mencari data barang Desain Input Form Pembelian Form pembelian digunakan untuk menyimpan data pembelian dari
supplier. Pembelian dilakukan karena adanya persediaan barang yang kurang akibat adanya permintaan dari pelanggan. Adapun desain form pembelian tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.20.
Gambar 3.20 Form Pembelian Controlid_pembelian yang digunakan adalah textbox. Id_pembelian adalah generate2 (dua) huruf pertama dari pembeliankemudian ditambah bulan dan tahun dilakukannnya transaksi pembelian tersebut. Selain itu juga ditambah 0000-baris(row)
keberapa
dari
tabel
itu.Contoh:
PEMBELIAN,
maka
id_pembelian = PB-0920100001. Controltanggal yang digunakan pada form pembelian adalahdatetimepicker.Control ini digunakan untuk menyimpan tanggal transaksi pembelian secara generate.Control nota yang digunakan adalah textbox. Digunakan untuk menyimpan nota transaksi pembelian dari supplier. Control data supplier dan data barang yang digunakan adalah groupbox. Dalam groupbox terdapat data supplier yang meliputi nama, alamat dan no.telpon semuanya itu dilakukan secara generate langsung. Groupbox data barangterdapat data barang yang meliputi kota, nama barang, ukuran, satuan dan harga, semuanya itu generate langsung. Control jumlah beli yang digunakan adalah numericupdown. Digunakan untuk menambah jumlah beli. Control yang digunakan pada total adalahtextbox.Textbox total digunakan untuk menyimpan total harga dari
barang.Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi pembelian dapat dilihat pada Tabel 3.14.
No 1 2 3 4 5 6 7 3.5.5
Tabel 3.14 Fungsi Obyek Desain Form Pembelian Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Simpan Button Menyimpan data pembelian + Button Memasukkan data pembelian Button Membatalkan entry data pembelian Batal Button Membatalkan data pembelian Keluar Button Menutup formpenjualan Cari Button Mencari data barang dan supplier Detail Pembelian Linklabel Menampilkan detil pembelian Desain Input Form Perhitungan Peramalan Form perhitungan peramalan ini digunakan untuk menghitung rata-rata
jumlah barang yang dibeli pada bulan beikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan metode Single moving average, Double moving average & Exponential smoothing. Desain dari perhitungan peramalan dapat dilihat pada Gambar 3.21.
Gambar 3.21 Form Perhitungan Peramalaan
Controlkode peramlan yang digunakan adalah textbox.Kodenyaadalah generate2 (dua) huruf pertama dan ketiga dari nama ramalan yang dimasukkankemudian ditambah 00-baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: Ramalan, maka kode ramalan= RM0001. Control tanggal yang digunakan adalahdatetimepicker.Control ini digunakan untuk menyimpan tanggal transaksi pembelian secara generate.Id_barang dan nama brang control yang digunakan adalahtextbox.Control ini digunakan untuk menyimpan id barang dan nama barang secara generate.Data barang dan hasil ramalan control yang digunakan adalah groupbox. Digunakan untuk menyimpan data barang dan hasil ramalan secara generate. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi pembelian dapat dilihat pada Tabel 3.15.
No 1 2 3 4 5 3.5.6
Tabel 3.15 Fungsi Obyek Desain Form Peramalan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Simpan Button Menyimpan data peramalan + Button Memasukkan data peramalan Button Membatalkan entry data peramalan Keluar Button Menutup formperamalan Gridview Linklabel Menampilkan data peramalan Desain Input Form Perhitungan Economic Order Quantity Form perhitungan economic order quantity digunakan untuk menghitung
jumlah stock barang pada bulan berikutnya. Dalam Perhitungan ini digunakan metode economic order quantity yang mana inputnya diambil dari hasil peramalan. Perhitungan ini juga digunakan untuk menentukan titik pemesanan kembali dan total biaya. Adapun desain dari perhitungan EOQ ini dapat dilihat pada Gambar 3.22.
Gambar 3.22 Form Perhitungan EOQ ControlId_EOQ yang digunakan adalah textbox. Id_EOQ adalah generate dari table EOQ yang dimasukkan kemudian ditambah 000-baris(row) keberapa dari tabel itu.Contoh: Economic order, maka id_EOQ= EOQ0001. Sedangkan controlid barang yang digunakan adalah combobox. Control ini digunakan untuk menyimpan id_barang secara generate. Control nama barang, permintaan, EOQ dan reorder point yang digunakan adalah textbox. Nama barang digunakan untuk menyimpan nama barang secara generate saat combobox id_barang ditekan. Permintaan digunakan untuk menampung hasil ramalan sebelum dimasukkan ke perhitungan EOQ. EOQ sendiri digunakan untuk menyimpan hasil perhitungan EOQ.Reorder point digunakan untuk menyimpan waktu melakukan order barang
atau titik dimana barang harus dipesan kembali. Sedangkan fungsi–fungsi obyek ada pada desain form transaksi persediaan dapat dilihat pada Tabel 3.16.
No 1 2 3 4 5 3.5.7
Tabel 3.16 Fungsi Obyek Desain Form EOQ Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Simpan Button Menyimpan data persediaan Eoq Button Memproses data persediaan + Button Memasukkan data persediaan Batal Button Membatalkan data persediaan Keluar Button Menutup formpersediaan Desain Input Form Kondisi Persediaan Form kondisi persediaan digunakan untuk melihat stock persediaan
apakah dalam kondisi aman atau dalam kondisi kurang. Adapun desain dari form kondisi persediaan ini dapat dilihat pada Gambar 3.23.
Gambar 3.23 Form Kondisi Persediaan
No 1 2 3 4 5
Tabel 3.17 Fungsi Obyek Desain Form Kondisi Persediaan Nama Obyek Tipe Obyek Fungsi Ambil Data Button Mengamil data persediaan Update Data Button Konversi data persediaan Tampilkan Button Menampilkan data persediaan Batal Button Membatalkan data persediaan Keluar Button Menutup formpersediaan Desain Output adalah bagian dari hasil form–form yang dibangun untuk
pembuatan program rancang bangun sistem persediaan barang. Semua laporan untuk output program hampir sama, tetapi isi dari laporan itu yang menjadi pembeda. Berikut adalah desain output untuk laporan yang digunakan.
3.5.8 Desain Output Laporan Pembelian Laporan pembelian digunakan untuk menampilkan data barang yang dibeli dari supplier. Desain laporan pembelian barang dapat dilihat pada Gambar 3.24.
Gambar 3.24 Desain Output Laporan Pembelian
3.5.9 Desain Output Laporan Penjualan Laporan penjualan digunakan untuk menampilkan data barang yang telah dijual. Desain laporan penjualan barang dapat dilihat pada Gambar 3.25.
Gambar 3.25 Desain Output Laporan Penjualan 3.5.10 Desain Output Laporan Peramalan Laporan peramalandigunakan untuk menampilkan data barang, sehingga manager pembelian dapat membuat acuan barang yang dipesan pada periode berikutnya. Desain laporan peramalan barang dapat dilihat pada Gambar 3.26.
Gambar 3.26 Desain Output Laporan Peramalan
3.5.11 Laporan Desain Output Perhitungan EOQ Laporan EOQ digunakan untuk menampilkan data perhitungan barang, yang mana digunakan untuk menetukan titik optimal dan reorder point. Desain laporan EOQ dapat dilihat pada Gambar 3.27
Gambar 3.27 Desain Output Laporan EOQ
