BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

34

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1

Sejarah singkat Kantor Pelayanan Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jakarta Pademangan sebelumnya bernama kantor Pelayanan Pajak Jakarta Pademangan. Perubahan nama ini didasarkan atas Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-86/PJ/2007. Wilayah kerjanya meliputi Kelurahan Pademangan Barat, Pademangan Timur, Ancol Barat dan Ancol Timur yang merupakan pemekaran/ pemecahan dari KPP Jakarta Penjaringan yang secara teknis administratif mulai aktif sejak awal Januari 2002 dan nama KPP Pratama Jakarta Pademangan sekarang beroperasi sejak 3 Juli 2007. Alamat kantor saat ini di jalan Cempaka No. 2 Koja Jakarta Utara yang semula berlokasi di Gedung Datascrip Lantai 1, 10 dan 11 Kawasan Niaga Selatan, Bandar Kemayoran Jakarta Pusat.

3.2

Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak Jakarta Utara terdiri dari : 1. Sub Bagian Umum dan Kepatuhan Internal 2. Seksi Pengolahan Data dan Informasi 3. Seksi Pelayanan 4. Seksi Pemeriksaan 5. Seksi Penagihan 6. Seksi Ekstensifikasi Perpajakan 7. Seksi Pengawasan dan Konsultasi I 8. Seksi Pengawasan dan Konsultasi II 9. Seksi Pengawasan dan Konsultasi III 10. Seksi Pengawasan dan Konsultasi IV 11. Kelompok Jabatan Fungsional.

34

http://digilib.mercubuana.ac.id/

35

KEPALA KANTOR

Subbagian Umum Dan Kepatuhan Internal

Seksi Pengolahan Data dan Informasi

Seksi Pelayanan

Seksi Penagihan

Seksi Pemeriksaan

Seksi Ekstensifikasi

Kelompok Jabatan Fungsional

Gambar 3.1 Struktur Organisasi KPP


Seksi Pengawasan dan Konsultasi

36

3.3

Analisa Sistem Berjalan Sistem informasi pemesanan alat tulis kantor pada Kantor Pelayanan Pajak Jakarta Utara masih dalam bentuk arsip dan masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Bagian yang bertanggung jawab atas informasi pemesanan ATK adalah Tata Usaha dan bagian Rumah Tangga Subbagian Umum. Bagian Rumah Tangga ini bertugas mencatat data pemesanan barang ATK dan membuat laporan data stok barang dengan menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel dan pengarsipannya disimpan ke dalam ODNER dan dimasukan ke lemari yang ada pada bagian Subbagian Umum.

Sistem yang masih bersifat manual membutuhkan banyak pembukuan, membuat pencarian terhadap data pemesanan barang ATK dan data Penambahan barang akan memakan waktu cukup lama. Terutama jika terjadi kebakaran, proses pengarsipan akan terganggu bahkan kehilangan data yang diperlukan. Selain itu dengan sistem yang manual sulit untuk membuat laporan atau rekapiltuasi karena harus menyalin kembali, mengakibatkan waktu yang tidak efisien dan tidak ekonomis. Adapun gambaran analisa sistem berjalan Pemesanan alat tulis kantor ini dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini :

Permintaan ATK

Konfirmasi Permintaan

Pegawai

Kirim Form Permintaan ATK

Kepala Divisi

proses permintaan

Approval

Kabag Umum

Staf Bag Umum

Kirim Barang Pemesanan

Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan


37

3.4

Analisa Sistem Usulan Berdasarkan analisa dari sistem yang berjalan, maka dibangunlah sebuah Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan Alat Tulis Kantor berbasis Web yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan diatas. Sistem ini diharapkan dapat membantu staf Rumah Tangga dalam melakukan pengolahan data pemesanan. Dibawah ini gambaran umum sistem Usulan dapat dilihat pada Gambar 3.3 di bawah ini :

INPUT -

PROSES

Data Master User Data Master Jabatan Data Master Divisi Data Master Satuan Data Master Barang Data Transaksi Pemesanan Data Satuan

- Login - Pengelolaan Data User - Pengelolaan Data Barang - Pengelolaan Data Pemesanan - Laporan

OUTPUT - Laporan Pemesanan - Laporan Barang

Database Pemesanan ATK Gambar 3.3 Gambaran Umum Sistem Usulan Adapun penjelasan dari gambaran analisa sistem baru pada gambar diatas dapat dilihat pada berikut ini : 1. Input, merupakan tahapan penginputan data ke dalam sistem. Adapun data input yang dibutuhkan adalah data user, data barang, data jabatan, data divisi, data satuan, dan data transaksi pemesanan. 2.

Process, merupakan tahapan pemrosesan data inputan untuk menjadi data outputnya. sistem ini memiliki proses utama yaitu login, pengolahan data master, pengolahan data barang, pengolahan data pemesanan, dan pengolahan laporan.

3. Output, merupakan hasil akhir dari data yang sudah diproses dalam sistem. Adapun data output yang dihasilkan adalah laporan transaksi pemesanan dan laporan barang. 4. Database, merupakan penyimpanan data yang telah diproses untuk kemudian dapat proses ulang lagi dalam sistem. Database yang digunakan adalah mysql, dan tabel-tabel yang ada : tabel user, barang, transaksi pemesanan, jabatan, divisi, satuan.


38

Sistem ini mempunyai satu jenis hak akses yakni Administrator merupakan pengguna utama perangkat yang dapat menambah, mengubah, menghapus data master dan data lainnya. 3.4.1 Data Masukan (Input)

Data masukan (input) yang terdapat pada Sistem Informasi Pemesanan Alat Tulis Kantor berbasis Web bisa dilihat pada tabel 3.7 dibawah ini : Tabel 3.1 Data Masukan No

Data Input

Field

Deskripsi

1

Login

-Username -Password

-Menginputkan Nama Pengguna -Menginputkan Password

2

Master User

- Id_User - Username - Password - Nama_User - Id_Jabatan - Id_Divisi - Tipe - Gambar - Tgl dibuat - Dibuat oleh

-Menginputkan Username -Menginputkan nama pengguna -Menginputkan Password -Menginputkan nama user -Menginputkan id_jabatan -Menginputkan id_divisi - Menginputkan type pengguna -Menginputkan Gambar -Menginputkan tgl_dibuat -Menginputkan dibuat_oleh

3

Master Barang

-Id Barang -Nama barang -Stok -Gambar -Id_Satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh

-Menginputkan Id barang -Menginputkan nama barang -Menginputkan Stok Barang -Menginputkan Gambar Barang -Menginputkan Id Satuan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh

4

Master Jabatan

-Id Jabatan -Nama Jabatan -tgl dibuat -dibuat oleh

-Menginputkan Id jabatan -Menginputkan nama jabatan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh

5

Master Divisi

-Id Divisi -Nama Divisi -tgl dibuat -dibuat oleh

-Menginputkan Id divisi -Menginputkan nama divisi -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh

6

Master Satuan

-Id_Satuan -Nama_Satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh

-Menginputkan Id satuan -Menginputkan nama satuan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh

7

Transaksi Pemesanan

-Id_Trans_Pemesanan -tgl_Trans_Pemesanan -Id_User -Jumlah_Pemesanan -Status -tgl_dibuat -dibuat_oleh

-Menginputkan transaksi pemesanan -Menginputkan tgl transaksi pemesanan -Menginputkan Id user -Menginputkan jumlah pemesanan -Menginputkan status -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh


39

3.4.2 Proses

Proses yang terjadi pada sistem dapat dilihat pada tabel 3.8 dibawah ini : Tabel 3.2 Proses Pengguna

Proses yang dilakukan

Admin (Admin ATK)

1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login admin dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data master, barang ATK, penerimaan barang ATK, pengaturan user dan laporan. 3. Admin dapat melakukan penambahan, penghapusan, pengubahan dan pencarian data 4. Admin dapat mencetak laporan Untuk keluar sistem admin dapat melakukan logout

Pegawai

Kepala Divisi

Kepala Subbagian Umum

1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login pegawai dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data pemesanan dan pengaturan user. 3. Pegawai hanya bisa melakukan pemesanan ATK dan pengaturan user merubah password. 4. Untuk keluar sistem pegawai dapat melakukan logout 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login kepala divisi dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data konfirmasi pemesanan dan pengaturan user 3. Kepala divisi hanya bisa mengkonfirmasi pemesanan yang dilakukan staf pegawainya saja, tanpa bisa mengubah atau menghapus data pemesanan barang ATK

1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem 2. Setelah login kasubbag umum dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data laporan dan pengaturan user. 3. Kepala Subbagian umum hanya bisa melihat laporan pemesanan dan melihat laporan stok barang. 4. Kepala subbagian umum bisa mencetak laporan pemesanan dan stok barang.


40

3.4.3 Data Keluaran (Output) Adapun keluaran (output) yang akan ditampilkan dari sistem ini berupa laporan pemesanan barang ATK. Dengan adanya laporan ini, bagian Rumah Tangga dapat membuat laporan pemesanan barang ATK dan stok barang dengan mudah tanpa membongkar arsip lama untuk kemudian dicetak.

3.5

Perancangan Sistem Usulan Dari hasil analisa penulis membuat aplikasi berbasis web dengan fitur yang lebih interaktif dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL, penulis akan membuat pemodelan diagram UML seperti, usecase diagram,

sequence diagram, activity diagram, class diagram. perancangan

database, perancangan antarmuka dan perancangan layar. 3.5.1 Use Case Diagram Usulan Login

Permintaan Barang

Approval Permintaan

Pegawai

Kepala Divisi

Cek Stok

Approval Proses Admin ATK

Update Master Data Admin ATK

Kasubbag Umum Kirim Barang

Stock Opname

Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Usulan


41

Tabel 3.3 Permintaan Barang

Use Case

Permintaan Barang

Aktor

Pegawai dan Kepala Divisi

Deskripsi

Pegawai meminta barang untuk kebutuhan kerja Permintaan barang dengan menulis nama barang dan

Pra Kondisi

jumlah yang diminta pada kertas

Tindakan

Input permintaan barang dengan aplikasi

Post Kondisi

Permintaan barang sudah langsung tersimpan dalam sistem

Tabel 3.4 Approval Permintaan Use Case

Approval Permintaan

Aktor

Kepala Divisi

Deskripsi

Divisi memberikan persetujuan atas permintaan barang yang dibuat oleh Pegawai Pegawai harus menemui kepala divisi di ruangannya untuk meminta persetujuan sehingga memakan banyak waktu Dibuatkan menu di sistem untuk menangani permintaan approval Status permintaan barang langsung bisa dilihat di sistem

Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi

Tabel 3.5 Cek Stok Use Case

Cek stok

Aktor

Admin atk Admin melakukan pengecekan stok untuk

Deskripsi

menyesuaikan jumlah barang agar tidak mengalami defisit

Pra Kondisi

Tindakan Post Kondisi

Pengecekan stok manual dengan melihat barang di gudang Membuat master part yang berisi informasi semua barang yang ada termasuk jumlah stok Cek stock dengan sistem secara real time


42

Tabel 3.6 Approval proses admin atk Use Case

Approval proses Admin atk

Aktor

Kasubbag Umum

Deskripsi

Kasubag umum mensetujui pemrosesan admin atk berdasarkan pemesanan pegawai.

Pra Kondisi

Konfirmasi persetujuan kasubbag umum

Tindakan

Mensetujui proses yang dilakukan admin atk Tanpa disetujui kasubag umum, maka proses

Post Kondisi

pemesanan barang oleh admin atk tidak akan berjalan.

Tabel 3.7 Update Master Data Use Case

Update Master Data

Aktor

Admin ATK

Deskripsi Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi

Admin melakukan perubahan master data seperti, data jabatan, divisi, satuan. Masih manual Begitu ada pegawai masuk atau keluar langsung diinput didalam system. Informasi pegawai up to date

Tabel 3.8 Stock Opname Use Case

Stock Opname

Aktor

Admin atk

Deskripsi Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi

Admin melakukan penghitungan jumlah barang secara manual di gudang kemudian hasil perhitungan dibandingkan dengan stok di komputer Hasil perhitungan jumlah barang secara manual harus dikalkulasi lagi dengan jumlah stok di komputer Pembuatan sistem stok opname untuk kalkulasi barang secara otomatis Data dari jumlah barang hasil stock opname dapat diperoleh dengan cepat


43

3.5.2 Activity Diagram Sistem Usulan Login

User

Sistem

Login sistem

Cek User dan Password

-Gagal Validasi

[Berhasil]

menampilkan menu utama

Gambar 3.5 Activity Diagram Sistem Usulan Login

Tabel 3.9 Deskripsi Activity Diagram Memilih Menu login Aktor

Admin ATK

Deskripsi

Admin memilih menu login kemudian sistem menampilkan menu login, admin memasukan username dan password, sistem meng validasi, jika berhasil maka sistem akan menampilkan menu utama, dan jika gagal maka sistem akan menampilkan menu login.


44

3.5.3

Activity Diagram Membuat transaksi pemesanan ATK Pegawai

Admin ATK

Permintaan barang

Kepala Divisi

Konfirmasi Permintaan

Kasubbag Umum

Konfirmasi

Cek Stock

-kosong

-ada

Input Data Barang

Cetak Permintaan

-Tidak Approve

-Ya

Tanda tangan diterima

Barang diberikan

Gambar 3.6 Activity Diagram Membuat Transaksi Pemesanan ATK


45

3.5.4 Activity Diagram Stock Opname

Admin ATK

Sistem

Penghitungan stock baranag fisik

Membuat rekap

Login sistem

Cek User dan Password

-<> Validasi

Menginput Data penghitungan manual -<

Sistem memproses penyesuaian stok

Cetak Laporan

Gambar 3.7 Activity Diagram Stock Opname


46

3.5.5 Sequence Diagram

Halaman Utama

Form User

User 1 : Input Username dan Password ()

2 : Valid () 3 : Salah ()

4 : Menampilkan Menu User ()

Gambar 3.8 Sequence Diagram Login

Tabel 3.10 Deskripsi Sequence Diagram Login Nama Sequence Aktor Deskripsi

Sequence Diagram Login Pegawai, admin ATK, Kepala Divisi, Subbagian umum. Memasukkan Username dan password kemudian klik tombol login.


47

3.5.6 Sequence Diagram Pemesanan ATK

Barang

Pegawai

Kepala Divisi 1 : Input data barang

Admin ATK

Kasubbag Umum

2 : Konfirmasi pemesanan

6 : Konfirmasi 3 : Cek Stok

4 : Stock tersedia

7 : Kirim barang

Gambar 3.9 Sequence Diagram Pemesanan atk

Tabel 3.11 Deskripsi Sequence Diagram Pemesanan Nama Sequence

Sequence Diagram Transaksi pemesanan ATK

Aktor

Pegawai

Deskripsi

Memilih menu pemesanan, mengisi data transaksi pemesanan dengan lengkap, kemudian menyimpan kedatabase


48

3.5.7 Sequence Diagram Stock Opname

Gudang

Barang

Admin ATK 1 : Menghitung stock barang()

2 : Membuat rekap stok barang()

3 : Menginput data hasil penghitungan stok()

4 : Menyesuaikan stok barang()

5 : Mencetak Laporan()

Gambar 3.10 Sequence Diagram Stok Opname

Tabel 3.12 Deskripsi Sequence Diagram Laporan Pemesanan Nama Sequence

Sequence Laporan Pemesanan ATK

Aktor

Kasubbag Umum

Deskripsi

Kasubbag login sistem terlebih dahulu, kemudian pilih menu laporan, kemudian pilih periode dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.


49

3.5.8 Class Diagram

Jabatan

Satuan

-id_jabatan -nama_jabatan -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete()

-id_satuan -nama_satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete() 1 1

User -id_user -usernanme -password -nama_user -id_jabatan -id_divisi -tipe -gambar -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Update() +Delete()

transaksi_pemesanan

1

-id_transaksi_pemesanan -tgl_transaksi_pemesanan -id_user 1 -jumlah_pesanan -status -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete()

Barang

1

1

1 detail_transaksi_pemesanan -id_dtransaksi_pemesanan -id_transasksi_pemesanan -id_barang -jumlah_barang -jumlah_barang_diberikan -tgl_dibuat -dibuat_oleh

Gambar 3.11 Relasi Antar Tabel


1

-id_barang -nama_barang -stok -Gambar -id_satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete()

50

3.6

Rancangan Basis Data Tujuan dari perancangan database ini adalah untuk mengetahui serta untuk dapat memahami permasalahan dari rancangan yang akan diciptakan. Dari hasil perancangan yang telah dilakukan, diharapkan dapat menjadi masukan untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya.

Spesifikasi Basis Data Berikut ini adalah struktur-struktur tabel yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini.

Tabel 3.13 Struktur Tabel User No

Nama Field

Tipe

Ukuran

Ket

1

Id_user

Integer

11

Pk

2

Username

varchar

65

3

password

varchar

65

4

Nama_user

varchar

100

5

Id_Jabatan

Integer

11

fk

6

Id_Divisi

Integer

11

fk

7

Tipe

varchar

15

8

Gambar

varchar

150

9

Tgl_dibuat

Date

10

Dibuat_oleh

varchar

25

Tipe

Ukuran

Ket PK

Tabel 3.14 Struktur Tabel Barang No

Nama Field

1

id_Barang

Integer

11

2

Nama_barang

varchar

30

3

Stok

4

Gambar

varchar

150

5

Id_satuan

Integer

11

6

Tgl_dibuat

date

7

Dibuat_oleh

varchar


25

fk

51

Tabel 3.15 Struktur Transaksi_Pemesanan No

Nama Field

Tipe

Ukuran

Ket

Integer

11

Pk

fk

1

id_trans_pemesanan

2

Tgl_trans_pemesanan

3

Id_user

Integer

11

4

Jumlah_pemesanan

varchar

15

5

status

varchar

10

6

Tgl_dibuat

Date

7

Dibuat_oleh

varchar

date

25

Tabel 3.16 Struktur Tabel Detail transaksi_pemesanan No

Nama Field

Tipe

Ukuran

Ket Pk

1

Id_dtrans_pemesanan

integer

11

2

id_transaksi_pemesanan

varchar

11

3

Id_barang

integer

11

4

Jumlah_barang

varchar

15

5

Jumlah_barang_diberikan

varchar

15

6

Tgl_dibuat

date

7

Dibuat_oleh

varchar

25

Tipe

Ukuran

Ket Pk

fk

Tabel 3.17 Struktur Tabel Divisi No

Nama Field

1

Id_Divisi

integer

11

2

Nama_Divisi

varchar

32

3

Tgl_dibuat

date

4

Dibuat_oleh

varchar

25

Tipe

Ukuran

Ket Pk

Tabel 3.18 Struktur Tabel Satuan No

Nama Field

1

id_satua

integer

11

2

nama_satuan

varchar

15

3

Tgl_dibuat

date

4

Dibuat_oleh

varchar


25

52

Tabel 3.19 Struktur Tabel Jabatan No

Nama Field

Tipe

Ukuran

Ket Pk

1

id_jabatan

integer

11

2

nama_jabatan

varchar

32

3

Tgl_dibuat

date

4

Dibuat_oleh

varchar

3.6.1

25

Rancangan Menu Sistem 1.

Rancangan Menu Level Admin Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan ATK

Dashboard

Barang

Konfirmasi Penerimaan

Laporan

Master Data

Pengaturan User

Gambar 3.12 Rancangan Menu Level Admin

2. Rancangan Menu Level User Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan ATK

Dashboard

Pengaturan User

Pemesanan

Gambar 3.13 Rancangan Menu Level User


Logout

53

3.8.5 Rancangan Layar 1. Rancangan Layar Form Login

Header

Username Password

: :

Remember me Login

Gambar 3.14 Rancangan Layar Halaman Login

4 Rancangan Layar Form Admin

Header Dashboard Barang Pemesanan Konfirmasi Pemesanan ATK Konfirmasi Penerimaan Barang Laporan Mater Data Pengaturan User Gambar 3.15 Rancangan Layar Form Admin


54

5 Rancangan Layar Form Pegawai

Header Dashboard Pemesanan Pengaturan User

Gambar 3.16 Rancangan Layar Form User

6 Rancangan Layar Form Transaksi Pemesanan ATK

Header No

Dashboard

Kode Barang

Nama Barang

Pemesanan

Jumlah

Opsi

Tambah

Konfirmasi pemesanan

Kurang

Hapus

Total Pemesanan

Pengaturan User Keterangan Pemesanan Enter ...

Selesai Transaksi Lanjut Transaksi

Gambar 3.17 Rancangan Layar Form Pemesanan


55

7

Rancangan Layar Form Daftar User Header Dashboard Barang

Tambah User

Konfirmasi Penerimaan Master Data Laporan

Username Password

Pengaturan User Nama User Jabatan Divisi Tipe User

Gambar Choose File

No File Chosen

Submit

Gambar 3.18 Rancangan Layar Form Daftar User


56

8 Rancangan Layar Form tambah barang Header Dashboard Barang ATK

Barang

Back

Pemesanan Konfirmasi Pemesanan

Nama Barang

Konfirmasi Penerimaan Laporan Satuan Master Data Pengaturan User Gambar Choose File

Stok

Submit

Gambar 3.19 Rancangan Layar Form tambah Barang

9 Rancangan Layar Form Ubah Password

Header

Dashboard

Ubah Password

Barang

Username

Back

Pemesanan Konfirmasi Penerimaan

Password

Master Data Laporan Submit Pengaturan User

Gambar 3.20 Rancangan Halaman Layar Ubah Password


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents