BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:3) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System yang diterjemahkan oleh Kikin Sakinah, Novita Puspasari, mengatakan bahwa pengertian sistem adalah sebagai berikut: “Sistem merupakan serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan”. West Chruchman, yang disadur oleh Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan sistem adalah: “Sistem didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan. Sesuai dengan definisi tersebut,sebuah sistem memiliki tiga karakteristik yaitu: 1. Komponen, yaitu sesuatu yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan 2. Proses, yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem 3. Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut.” Mulyadi (2010:2) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya antara satu dan yang lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.”
Dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan serangkaian komponen yang terkait dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. 2.1.2 Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana. Sebuah sistem memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Komponen (components) Sebuah sistem terdiri dari serangkaian komponen yang saling berinteraksi, bekerjasama membentuk satu kesatuan. 2. Batasan sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem yang satu dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment) Lingkungan luar sistem merupakan bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut 4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem adalah media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain 5. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance) dan sinyal (signal input) 6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem merupajan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan merupakan masukan bagi subsistem yang lain. 7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuan yang telah direncanakan. 2.1.3 Klasifikasi Sistem dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, sistem diklasifikasikan menjadi 4 macam yaitu (Krismiaji, 2015:4): 1. Sistem Tertutup Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungannya. Sistem tertutup tidak memiliki penghubung dengan pihak eksternal sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem. 2. Sistem Relatif Tertutup Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya secara terkendali. Sistem relatif tertutup memiliki penghubung yang menghubungkan sistem dengan lingkungannya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan sistem.
3. Sistem Terbuka Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya dengan tidak terkendali. Disamping memperoleh input dan output dari lingkungannya, sistem terbuka juga memperoleh gangguan yang tidak terkendali yang akan mempengaruhi proses sistem. 4. Sistem Umpan Balik Yaitu sistem yang menggunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama dimasa berikutnya. Sebuah sistem dapat dirancang untuk memberikan umpan balik guna membantu sistem tersebut mencapai tujuannya.
2.2 Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:3) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System yang diterjemahkan oleh Kikin Sakinah, Novita Puspasari, mengatakan bahwa pengertian informasi adalah sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.” Krismiaji (2015:14) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan informasi sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.”
Pengertian lain mengenai informasi diungkapkan oleh Tata Sutabri (2012:22) sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan dan diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.” Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah dan diorganisasi menjadi lebih berguna sehingga dapat digunakan untum proses pengambilan keputusan. 2.2.2 Kualitas Informasi Krismiaji mengatakan bahwa informasi yang bermanfaat harus memiliki kualitas atau karakteristik sebagai berikut: 1. Relevan Sebuah
informasi
dapat
dikatakan
relevan
apabila
menambah
pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan kemampuan untuk memprediksi atau menegaskan dan membenarkan ekspektasi semula 2. Dapat Dipercaya Sebuah informasi dapat dipercaya bila bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi 3. Lengkap Sebuah informasi dikatakan lengkap jika tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai 4. Tepat Waktu
Informasi disajikan pada waktu yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan 5. Mudah Dipahami Informasi disajikan dengan format yang mudah dipahami 6. Dapat Diuji Kebenarannya Informasi dapat diuji kebenarannya jika memungkinkan dua orang yang kompeten
untuk
menghasilkan
informasi
yang
sama
secara
kebenarannya.
2.3 Akuntansi 2.3.1 Pengertian Akuntansi “Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukur aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi tersebut kedalam bentuk laporan-laporan dan
mengkomunikasikannya
kepada
pengambil
keputusan.”
(Horngren, Harrison Robinson & Secokusumo, 1997:3). Pengertian akuntansi menurut Suwarjono (2002) adalah sebagai berikut: “Seni pencatatan, penggolongan, peringkasan dan pelaporan transaksi yang bersifat keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan.” 2.3.2 Pemakai Informasi Akuntansi Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulkan informasi ekonomi dan melaporkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Pihak yang berkepentingan terhadap informasi akuntansi adalah sebagai berikut
(Rahman Pura, 2012:8) : 1. Investor Investor membutuhkan informasi laporan keuangan untuk membantu menentukan apakah harus membeli, menahan atau menjual investasi pada perusahaan tertentu. Informasi yang dibutuhkan investor mencakup laba yang diperoleh selama beberapa tahun terakhir serta pertumbuhan kekayaan perusahaan. 2. Karyawan Karyawan membutuhkan informasi laporan keuangan untuk menilai kemampuan perusahaan dalam memberikan balas jasa, manfaat pension dan kesempatan kerja karyawan. Informasi yang dibutuhkan karyawan berupa laba yang diperoleh serta balas jasa yang diberikan oleh perusahaan. 3. Kreditor Kreditor membutuhkan informasi laporan keuangan untuk memutuskan apakah jumlah pinjaman yang diberikan akan dibayar pada saat jatuh tempo. Informasi yang dibutuhkan oleh kreditor adalah besarnya kekayaan perusahaan, kemampuan menghasilkan laba serta perbandingan utang dengan kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan. 4. Pemasok (Supplier) Pemasok membutuhkan informasi keuangan untuk menilai apakah perusahaan mampu membayar kredit yang diberikan pemasok. Informasi yang dibutuhkan oleh pemasok serupa dengan informasi yang dibutuhkan
oleh kreditor. 5. Pemerintah Pemerintah
membutuhkan
laporan
keuangan
perusahaan
untuk
menentukan jumlah pajak yang akan dikenakan terhadap perusahaan tersebut sehingga informasi yang dibutuhkan meliputi laba usaha yang diperoleh dan beban-beban yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh pendapatan. 6. Masyarakat Masyarakat
membutuhkan
laporan
keuangan
untuk
mengetahui
kecenderungan dan perkembangan kemakmuran perusahaan serta segala aktivitasnya.
2.4 Sistem Informasi Akuntansi 2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Krismiaji (2002:4) mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses dan transaksi
guna
menghasilkan
informasi
yang
bermanfaat
untuk
merencakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (2010:3) adalah sebagai berikut: “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:10) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System yang diterjemahkan oleh Kikin Sakinah, Novita Puspasari, mengatakan bahwa pengertian sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan”. Dari pengertian sistem informasi akuntansi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengumpulkan, mencatat dan mengolah data transaksi untuk menjadi informasi yang lebih berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkannya dalam rangka mempermudah pengelolaan perusahaan serta mempermudah penilaian hasil operasi perusahaan dalam periode tertentu. 2.4.2 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Tujuan Sistem Informasi Akutansi adalah untuk menyajikan informasi akuntansi kepada berbagai pihak yang membutuhkan informasi tersebut, baik pihak internal maupun pihak eksternal. Menurut Mulyadi (2010:19-20), pengembangan sistem informasi akuntansi memiliki empat tujuan dalam penyusunannya, yaitu : 1.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
3.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi
dan
untuk
menyediakan
catatan
lengkap
mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Fungsi penting sebuah sistem informasi akuntansi dalam organisasi
adalah sebagai berikut (Krismiaji, 2015:26): 1.
Melakukan pemrosesan data tentang transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Pemrosesan transaksi terdiri dari 3 tahap yang dilakukan secara berurutan yaitu: a.
Merekam data transaksi pada sebuah dokumen
b.
Mencatat transaksi ke dalam jurnal, yang merupakan catatan yang bersifat kronologis tentang apa yang terjadi
c.
Membukukan dan memposting data dari jurnal ke dalam rekeningrekening buku besar yang meringkas data berdasarkan jenis rekening.
2.
Memberikan informasi yang bermanfaat untuk pembuatan keputusan oleh manajemen
3.
Melakukan pengawasan yang memadai untuk: a.
Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya
b.
Menjamin bahwa aktifitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan
sesuai dengan tujuan manajemen serta sejalan dengan peraturan yang telah digariskan c.
Melindungi dan menjaga asset organisasi termasuk data lain yang dimiliki oleh perusahaan
2.4.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Marshall B. Romney, Paul John Steinbart (2014:11), berpendapat bahwa sistem informasi akuntansi memiliki 6 komponen. Kompenen tersebut adalah: 1. Orang yang menggunakan sistem 2. Prosedur
dan
instruksi
yang
digunakan
untuk
mengumpulkan,
memproses dan menyimpan data 3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya 4. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data 5. Infrastruktur
teknologi
informasi,
meliputi
computer,
perangkat
peripheral dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi 6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data sistem informasi akuntansi Enam komponen tersebut memungkinkan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting sebagai berikut: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personel organisasi.
2. Mengubah
data
merencanakan,
menjadi
informasi
mengeksekusi,
sehingga
mengendalikan
manajemen dan
dapat
mengevaluasi
aktivitas, sumber daya, dan personel 3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan asset dan data organisasi 2.4.4 Sistem Informasi Akuntansi Menambah Nilai Untuk Organisasi Sebuah sistem informasi akuntansi yang didesiain dengan baik dapat menambah nilai untuk organisasi dengan: 1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa 2. Meningkatkan efisiensi 3. Berbagi pengetahuan 4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas rantai pasokannya 5. Meningkatkan struktur pengendalian internal 6. Meningkatkan pengambilan keputusan 2.4.5 Ancaman Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan yang menggunakan sistem informasi akuntansi menghadapi ancaman sebagai berikut: 1.
Bencana alam dan bencana politik, misalnya kebakaran, banjir, gempa bumi, angina topan dan lainnya.
2.
Kesalahan software dan tidak berfungsinya perangkat keras seperti kegagalan hardware, fluktuasi listrik dan instalasi yang tidak benar.
3.
Tindakan yang tidak disengaja seperti kecelakaan, kecerobohan kerja, tidak diikutinya standar dan prosedur, karyawan yang kurang terlatih,
kesalahan menempatkan data dan sistem yang ridak memenuhi kebutuhan perusahaan. 4.
Tindakan yang disengaja seperti sabotase, kecurangan komputer atau korupsi
2.5 Bagan Alir Data Sistem Penjualan Gambar 2.1 Diagram Aliran Data Sistem Penjualan (DFD)
Gambar 2.1 mengilustrasikan diagaram aliran data sistem penjualan. Diagram aliran data tersebut memuat prosedur yang tercakup dalam
penerimaan order pengiriman pesanan pelanggan hingga diterimanya pembayaran dari pelanggan.
2.6 Prosedur Penjualan Salah satu tujuan dibuatnya sistem infromasi akuntansi penjualan adalah mendukung kinerja dan aktivitas perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pemrosesan data transaksi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka penulis akan merinci 4 aktivitas perusahaan selama siklus penjualan berlangsung yaitu aktivitas penanganan pesanan pelanggan, pengiriman barang, penagihan dan penerimaan pembayaran dari pelanggan. 1. Penanganan Pesanan dari Pelanggan Tahap pertama dalam siklus pendapatan adalah penanganan pesanan dari pelanggan. fungsi ini mencakup seluruh aktivitas mulai dari menerima pesanan dari pelanggan sampai dengan memproses pesanan. Fungsi penanganan order adalah memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai ketersediaan barang dari fungsi gudang dan mengetahui status kredit pelanggan dari bagian akuntansi. Aktivitas yang dilakukan dalam penanganan order pelanggan adalah sebagai berikut: a. Merespon Permintaan Informasi dari Pelanggan Permintaan informasi dari pelanggan dapat direspon langsung oleh departemen order penjualan yang diinformasikan kepada wakil presiden pemasaran. Permintaan tentang saldo rekening atau status pesanan dijawab dengan mengambil informasi dari file pelanggan.
b. Persetujuan Kredit Penjualan kredit harus mendapat persetujuan terlebih dahulu sebelum diproses. Untuk pelanggan lama dengan reputasi yang baik tidak perlu dilakukan pengecekan secara formal untuk setiap transaksi. Proses otorisasi dilakukan secara umum dengan membandingkan sisa jatah kredit dengan transaksi yang diajukan. Cara seperti ini menuntut catatan piutang kepada setiap pelanggan selalu akurat dan menunjukkan informasi terkini. c. Pengecekan Ketersediaan Barang Kuantitas barang yang tersedia untuk dijual juga harus diperiksa sehingga pelanggan dapat memperoleh informasi mengenai ketersediaan barang dan taksiran pengiriman. Fungsi ini penting karena jika catatan ketersediaan tidak akurat maka pelanggan akan dikecewakan karena terjadi penundaan pemenuhan pesanan secara mendadak. Jika persediaan barang cukup, maka order penjualan dipenuhi dan departemen gudang, departemen pengiriman, dan departemen penagihan harus diberi informasi mengenai hal tersebut. Jika persediaan barang tidak mencukupi maka pesanan diberi status back order yang artinya pesanan ditunda sampai ketersediaan barang tersedia untuk memenuhi pesanan. 2.
Prosedur Pemrosesan Pesanan Dokumen yang digunakan, catatan dan prosedur yang dapat mendukung
terlaksananya aktivitas penanganan order. Untuk lebih memahami arus kerja
dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau Flowchart aktivitas pemrosesan pesanan dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Prosedur Pemrosesan Pesanan
Secara deskriptif, prosedur pemrosesan pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut: Petugas Penjualan 1. Petugas penjualan menerima order atau pesanan dari pembeli kemudian menuliskan order dalam formulir order. Formulir kemudian dikirimkan kepada departemen order penjualan. Departemen Order Penjualan 2.
Menerima
order
atau
pesanan
dari
petugas
penjualan
dan
mengumpulkannya kedalam batch yang terdiri dari beberapa transaksi. 3.
Sebelum melakukan entry data, membuat jumlah kelompok (total batch) untuk 50 transaksi kedalam secarik kertas secara manual.
4.
Memasukkan data pesanan pembeli kedalam komputer mecakup elemen data sebagai berikut: no. rekening pelanggan, nomor petugas penjualan, kode produk, kuantitas produk dan tanggal pengiriman yang diminta.
Departemen Pengolahan Data 5.
Setelah komputer menerima input data pesanan pembeli, bagian ini menjalankan program edit dengan menggunakan file induk dari pelanggan dan file induk persediaan. Kode pelanggan digunakan untuk mengakses record dalam file pelanggan. Setelah kode dimasukkan, sistem akan menayangkan data nama dan alamat pelanggan, untuk dilengkapi dengan data order penjualan. Kode produk digunakan untuk mengakses record dalam file persediaan dan menayangkan nama produk dan harga. Pada tahap
ini dilakukan edit check untuk menjamin akurasi input. Seluruh informasi yang telah lulus tahap cek ini dianggap telah akurat dan valid. 6.
Menjalankan program penggabungan kelompok untuk kelompok transaksi yang telah valid.
7.
Menjalankan program pemrosesan order penjualan dengan menggunakan file induk pelanggan dengan file induk persediaan. Pertama-tama program akan menghitung nilai penjualan dan membandingkannya dengan sisa jatah kredit. Order yang tidak lolos tahap ini akan ditampung kedalam laporan penolakan kredit yang akan diserahkan kepada manajer kredit. Manajer akan mengevaluasi laporan dan menentukan apakah batas kredit dapat dinaikkan.
8.
Keluaran yang dihasilkan dari tahap ini adalah Laporan penolakan kredit, tiket pengambilan barang (picking Ticket) untuk diteruskan kepada bagian gudang, file back order dan order penjualan sebanyak 4 lembar yang diserahkan kepada departemen order penjualan.
Departemen Order Penjualan 9.
menerima hasil perhitungan jumlah kelompok kemudian membandingkan dengan hasil perhitungan jumlah kelompok yang dilakukan dengan manual. Selanjutnya kedua dokumen diarsipkan urut tanggal.
10. Menerima order penjualan kemudian didistribusikan sebagai berikut: a.
Lembar ke 1 diteruskan ke departemen penagihan
b.
Lembar ke 2 dikirimkan ke pembeli sebagai respon pemesanan
c.
Lembar ke 3 diproses ke departemen pengiriman dan berfungsi sebagai slip pengiriman
d.
Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad nama pelanggan.
Contoh dokumen order penjualan dapat dilihat pada gambar 2.3 Gambar 2.3 Contoh Dokumen Order Penjualan
3.
Prosedur Pengiriman Barang Tahap kedua adalah memenuhi dan mengirimkan barang pesanan. Bagian
gudang bertanggung jawab memenuhi order pelanggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan instruksi yang tercantum dalam tiket
pengambilan barang (picking ticket) sementara departemen pengiriman bertanggung jawab mengirimkan pesanan pelanggan. departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat mengenai jenis barang yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Untuk lebih memahami arus kerja dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau Flowchart aktivitas pengiriman pesanan dapat dilihat pada Gambar 2.3. Gambar 2.3 Prosedur Pengiriman Pesanan
Secara deskriptif, prosedur pengiriman pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut: Departemen Pengiriman 1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. 2. Selanjutnya, departemen ini akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditunjukkan pada slip pengepakan (lembar ke 3 dari order penjualan) yang telah diterima sebelumnya. 3. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari bagian gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan terminal online. Pada tahap ini juga dilakukan pengecekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin bahwa data pengiriman valid, akurat dan lengkap. Departemen Pengolahan Data 4. Setelah komputer menerima input data pengiriman, departemen ini menjalankan program edit data dan pencetakan dokumen pengiriman dengan menggunakan file induk persediaan dan file induk pengiriman. Proses ini akan memutakhirkan field kuatitas dalam file induk persediaan dan file pengiriman. Keluaran dari proses ini adalah surat muat dan seluruhya diserahkan kepada departemen pengiriman. Departemen Pengiriman
5. Setelah menerima surat muat, departemen ini akan mendistribusikannya sebagai berikut: a. Lembar 1 diteruskan ke departemen penagihan untuk memberitahu departemen penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan b. Lembar ke 2 diserahkan ke perusahaan pengiriman c. Lembar ke 3 beserta barang dan slip pengepakan dikirim ke pembeli d. Lembar ke 4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang 4.
Prosedur Penagihan/ Pembuatan Faktur Penjualan Tahap selanjutnya adalah penagihan. Aktivitas yang dilakukan pada tahap
ini adalah membuat faktur penjualan dan memelihara catatan piutang kepada setiap pelanggan. Penagihan atau pembuatan faktur penjualan yang akurat merupakan hal yang sangat penting. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan informasi dari departemen pengiriman mengenai jenis dan jumlah barang yang dikirim dan harga serta syarat penjualan yang disepakati. Faktur penjualan berisi rincian jumlah yang harus dibayar oleh pembeli serta kemana pembayaran harus dilakukan. Contoh faktur penjualan dapat dilihat pada gambar 2.4. Pada aktivitas ini juga dilakukan pemeliharaan catatan piutang kepada setiap pelanggan. salah satu cara agar catatan piutang selalu menunjukkan informasi yang akurat, terkini dan lengkap, setiap bulan perusahaan akan mencetak dan mengirimkan laporan bulanan. Laporan ini berisi ringkasan transaksi dan saldo piutang yang belum dilunasi yang dirinci menurut umurnya. Contoh laporan ini dapat dilihat pada gambar 2.5.
Gambar 2.4 Faktur Penjualan
Gambar 2.5 Laporan Piutang Bulanan
Sebagian besar perusahaan menyelenggarakan sistem penagihan dengan metoda pre-billing atau post-billing untuk menghasilkan faktur penjualan. Dalam sistem post-billing, faktur penjualan dibuat setelah bill of lading diterima
dari bagian pengiriman sedangkan dalam sistem pre-billing, faktur penjualan segera setelah pesanan penjualan disetujui sedangkan file persediaan, piutang dan buku besar dimutakhirkan pada saat yang sama. Untuk lebih memahami arus kerja dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau Flowchart aktivitas penagihan dapat dilihat pada Gambar 2.6. Gambar 2.6 Prosedur Penagihan
Secara deskriptif, prosedur pengiriman pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut: Departemen Penagihan 1. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order penjualan, lalu mengarsipkannya urut nomor. Selanjutnya departemen ini juga menerima tembusan surat muat dari departemen pengiriman. 2. Atas dasar kedua dokumen tersebut, departemen ini akan mencocokkan dan membandingkan kedua dokumen tersebut kemudian mengarsipkannya urut nomor, membuat jumlah kelompok secara manual dan memasukkan data penagihan ke komputer. Departemen Pengolahan Data 3. Setelah komputer menerima data penagihan, departemen ini menjalankan program pembuatan faktur penjualan dengan menggunakan file open sales order, file induk persediaan dan file induk pelanggan. Keluaran dari proses ini adalah hasil perhitungan untuk departemen penagihan, faktur penjualan 3 lembar serta file faktur penjualan, file sejarah penjualan dan file buku besar. Departemen Penagihan 4. Departemen ini mula-mula menerima hasil perhitungan jumlah kelompok kemudian membandingkannya dengan hasil perhitungan manual. Jika terdapat perbedaan, dilakukan pembetulan. Selanjutnya kedua dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal. 5. Selanjutnya departemen ini menerima faktur penjualan dari departemen pengolahan data kemudian mendistribusikannya sebagai berikut: a. Lembar ke 1 dan ke 2 dikirimkan ke pembeli
b. Lembar ke 3 bersama-sama dengan tembusan order penjualan dan surat muat diarsip urut abjad nama pembeli. 5. Penerimaan Pembayaran Tahap terakhir dari siklus penjualan adalah diterimanya pembayaran dari pembeli. Departemen yang terlibat dalam aktivitas ini adalah kasir yang berada dibawah departemen keuangan. Kasir bertugas menangani penerimaan kas dan menyetorkannya ke bank. Disamping kasir, bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah departemen piutang untuk mencatat pelunasan piutang pelanggan. Pemisahan semacam ini cukup efektif untuk mengurangi resiko pencurian kas. Penerimaan kas harus dicatat secara akurat dan rekening pelanggan harus di kredit secara tepat jika ada pelunasan. Untuk melaksanakan hal ini, fungsi piutang dagang harus mengidentifikasi sumber-sumber penerimaan kas, dan faktur yang berhubungan untuk dikreditkan ke rekening piutang yang bersangkutan. Untuk lebih memahami arus kerja dan tujuan digunakannya setiap jenis dokumen, maka Bagan alir atau Flowchart aktivitas penagihan dapat dilihat pada Gambar 2.7.
Secara deskriptif, prosedur pengiriman pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut: Petugas Penanganan Surat Masuk 1. Departemen ini mula-mula menerima amplop pelunasan dari pelangganm kemudian dua orang petugas membuka dan mengeluarkan cek beserta bukti kas masuk.
Gambar 2.7 Prosedur Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
2. Setelah dilakukan pemeriksaan visual, departemen ini akan mengesahkan (endorse) cek dengan cara membubuhkan tanda tangan diruang khusus dibalik lembar cek dan membuat daftar penerimaan kas sebanyak 3 lembar. 3. Selanjutnya departemen ini akan mendistribusikan daftar penerimaan kas sebagai berikut: a. Lembar ke 1 bersama-sama dengan cek diserahkan ke bagian kasir yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan setoran ke bank b. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian internal audit yang akan digunakan sebagai dasar untuk membuat rekonsiliasi bank.
c. Lembar ke 3 bersama-sama dengan bukti kas masuk diteruskan ke bagian piutang untuk digunakan sebagai dasar memutakhirkan catatan piutang. Bagian Piutang 4. Bagian ini mula-mula menerima daftar penerimaan kas dan bukti kas masuk kemudian memasukkan data penerimaan kas ke komputer dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut tanggal. Bagian ini menggunakan terminal online untuk memasukkan jumlah daftar penerimaan kas sebagai batch total, nomor pelanggan, nomor faktur dan nilai pelunasan. Departemen Pengolahan Data 5. Setelah komputer menerima data penerimaan kas, departemen ini akan menjalankan program edit untuk memverifikasi akurasi entry data, yaitu sebagai berikut: a. Cek validitas terhadap nomor pelanggan dan nomor faktur. b. Closed loop verification untuk menjamin bahwa rekening pelanggan yang dikredit tepat. Setelah petugas memasukkan nomor rekening pelanggan, sistem menayangkan nama pelanggan yang berhubungan dengan nomor tersebut dan menayangkan untuk konfirmasi bahwa nama yang ditayangkan sudah benar. c. Cek field data untuk menjamin bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk field nilai pembayaran. d. Penjumlahan seluruh nilai yang dimasukkan dan pembandingan total tersebut dengan total batch yang telah dimasukkan sebelumnya. Jika
kedua kedua angka tersebut cocok, maka batch diterima dan file-file yang berhubungan dimutakhirkan. 6. Selanjutnya departemen ini akan menjalankan program pembaruan catatan piutang, untuk mengkreditkan file induk pelanggan sebesar nilai pelunasan, mencap lunas faktur dan mencatatnya ke file sales history, dan mencatat seluruh kas yang diterima file penerimaan kas. Selanjutnya komputer akan mencetak bukti setor bank sebanyak 2 lembar dan diserahkan kepada kasir. Kasir 7. Bagian ini mula-mula menerima daftar penerimaan kas dan cek dari petugas penanganan surat masuk. Selanjutnya bagian ini menerima 2 lembar bukti setoran bank. Selanjutnya bagian ini akan membandingkan bukti setor bank dengan cek dan daftar penerimaan kas setelah memverifikasi dokumendokumen tersebut. 8. Selanjutnya kasir melakukan penyetoran kas dan mengarsipkan daftar penerimaan kas urut tanggal. Bagian piutang 9. Setiap bulan, bagian ini akan membuat dan mencetak laporan pelanggan bulanan dan mengirimkannya kepada setiap pelanggan. Dokumen dan catatan yang telah diuraikan memiliki peranan penting dalam pencapaian tujuan sistem informasi akuntansi. Dengan dijalankannya dokumen dan catatan yang telah diuraikan, perusahaan telah membantu tercapainya fungsi penting dari sistem informasi akuntansi.
2.7 Kerangka Pemikiran Keberadaan sebuah sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan semakin dirasakan penting. Perkembangan dunia usaha menuntut sebuah perusahaan untuk dapat meningkatkan kemampuan kompetitifnya. Kemampuan memberikan informasi dengan cepat dan akurat sudah menjadi keharusan bagi setiap perusahaan. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh setiap perusahaan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat adalah dengan menggunakan sistem informasi akuntansi. Seperti yang diungkapkan Krismiaji (2015:4) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, definisi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Dari pengertian sistem informasi akuntansi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi dapat membantu manajemen dalam merencanakan bisnis, mengendalikan dan mengoperasikan segala kegiatan yang dijalankan serta menjaga aktiva yang dimiliki oleh perusahaan. Penggunaan sistem infomasi akuntansi tentunya diharapkan memberikan manfaat bagi perusahaan. Pencapaian tujuan dari sistem informasi itu sendiri bergantung pada terpenuhinya fungsi dari sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan. Dengan fungsi yang terpenuhi maka tujuan dari sistem informasi akuntansi akan tercapai. Namun sayangnya tidak sedikit perusahaan mengesampingkan manfaat dari sebuah sistem informasi akuntansi. Adanya pemikiran bahwa sistem informasi
akuntansi merupakan fasilitas yang memberikan manfaat lebih rendah dibangdingkan biaya yang dikeluarkan mengakibatkan banyak perusahaan mengabaikan keberadaan sistem informasi akuntansi dalam menjalankan operasionalnya. Namun ada juga perusahaan yang memberikan perhatian yang memadai terhadap perlindungan dan pengamanan data dengan menggunakan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi dalam suatu siklus penjualan memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan. Siklus penjualan diawali dengan penerimaan pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan, pengiriman pesanan sampai dengan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Serangkaian siklus penjualan tersebut tentunya membutuhkan informasi yang akurat seperti halnya informasi mengenai ketersediaan barang pesanan, informasi batas kredit pelanggan atau informasi pelanggan lainnya yang dapat menunjang penjualan. Disamping membutuhkan informasi yang akurat, serangkaian siklus penjualan juga akan menghasilkan informasi yang penting bagi perusahaan seperti informasi total penjualan, informasi total piutang perusahaan serta informasi pelunasan piutang dari pelanggan. Seluruh data yang dibutuhkan dan dihasilkan seluruhnya terekam dalam sistem informasi akuntansi penjualan. Untuk membantu tercapainya fungsi dari sistem informasi akuntansi, seluruh unsur dari sistem informasi akuntansi mutlak harus dipenuhi. Selain itu seluruh dokumen dan prosedur penjualan harus dilaksanakan dengan baik. Perusahaan yang berorientasi pada pencapaian prestasi dan posisi keuangan akan mengendalikan biaya dan resiko yang mungkin terjadi. Perusahaan akan
meminimalisir resiko yang dapat mengancam pendapatan perusahaan. Sebagai bahan perbandingan dan gambaran untuk mendukung kegiatan penelitian ini, penulis sertakan hasil penelitian terdahulu. Hasil penelitian terdahulu sangan penting sebagai dasar pijakan dalam rangka penyusunan penelitian ini.
Tabel 2.1 Hasil Penelitian Terdahulu No
Judul Penelitian
Peneliti
Tujuan Penelitian
1
Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas Pada Perusahaan Manufaktur PT. Gracia Kreasi Rotan
Rendy Hilmawan
Untuk mengetahui dan mengevaluasi sistem informasi yang diterapkan perusahaan dalam kegiatan penjualan tunai
2
Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Efektifitas Pelaksanaan Pengendalian Internal
H. Moermahad i Soerja Djanegara
Mengetahui Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Peningkatan Efektifitas Pelaksanaan Pengendalian Intern Penjualan
Metode Penelitian Deskriptif 5.
Deskriptif
Hasil Penelitian Hasil evaluasi sistem dan prosedur akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas yang dijalankan perusahaan sudah memadai Sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh PT. Astra International Sudah Cukup baik untuk membantu efektifitas pelaksanaan pengendalian internal
Pada penelitian ini, penulis akan melakukan penelitian deskriptif analitis yaitu metode yang memusatkan perhatianna pada pemecahan masalah aktual dan berusaha mengumpulkan, menyajikan serta menganalisis data sehingga dapat diperoleh suatu gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti, dan kemudian
dapat ditarik kesimpulan serta rekomendasi yang diperlukan. Data yang akan digunakan adalah data primer yang langsung diperoleh dari perusahaan yang diteliti sehingga dapat memberikan gambaran keadaan yang terjadi secara nyata untuk kemudian ditarik kesimpulan yang dapat dijadikan dasar untuk memberikan saran.
