BAB II PANDUAN PELAKSANAAN PENCAIRAN DANA

14

BAB II PANDUAN PELAKSANAAN PENCAIRAN DANA I.

Aliran Dana Menteri Pendidikan Nasional dapat mendelegasikan kewenangan kepada Kuasa PA untuk menunjuk: a. Pejabat yang diberi kewenangan untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan Pengeluaran Anggaran Belanja/Penanggung Jawab Kegiatan/Pembuat Komitmen; b. Pejabat yang diberi kewenangan untuk menandatangani SPM/menguji SPP; c. Bendahara Pengeluaran untuk melaksanakan tugas kebendaharaan dalam rangka pelaksanaan anggaran belanja. Pejabat yang ditunjuk tersebut pada butir a, b dan c tidak diperkenankan saling merangkap. Sedangkan Pejabat Kuasa PA dapat merangkap jabatan sebagai Pembuat Komitmen (a) dan Pejabat Penandatangan SPM/Penguji SPP (b), bila dalam hal ini pejabat/pegawai pada satuan kerja (Satker) tidak memungkinkan pemisahan fungsi, sebagaimana dimaksud dalam butir a dan b, tetapi tidak boleh merangkap sebagai Pejabat Bendahara Pengeluaran (c). Tembusan Surat Keputusan para Pejabat Perbendaharaan disampaikan kepada Kepala KPPN selaku Kuasa BUN. Selanjutnya, apabila diperlukan sesuai kebutuhan untuk membantu Bendahara Pengeluaran dalam mengelola uang persediaan dapat ditunjuk Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP), di dalam pelaksanaan tugasnya BPP bertanggung jawab kepada Bendahara Pengeluaran. Apabila Pejabat Pembuat Komitmen atau pejabat yang ditunjuk sebagai penanggung jawab kegiatan diberikan kewenangan untuk menandatangani semua bukti pengeluaran atas dana yang dikelolanya, maka Pejabat Pembuat Komitmen atau pejabat yang ditunjuk menyampaikan spesimen tanda tangan dan stempel ke KPPN dan Pejabat Penerbit SPM. Demikian juga dalam hal BPP diberikan kewenangan untuk menandatangani semua bukti pengeluaran atas dana yang dikelolanya, maka BPP menyampaikan spesimen tanda tangan dan stempel ke KPPN dan Pejabat Penerbit SPM.

II. Permintaan Pencairan Dana oleh Peminjam/Penerima Hibah kepada Bank Dunia Penarikan/pencairan dana Pinjaman Bank Dunia untuk HPEQ dilakukan dengan cara Rekening Khusus. Cara Rekening Khusus adalah salah satu cara Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan No.

Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

15 143/PMK.05/2006 tanggal 29 Desember 2006 tentang Tata Cara Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri, dalam rangka pelaksanaan APBN dengan penjelasan sebagai berikut:

a. Rekening khusus (RK)/Special Account Rekening khusus adalah rekening Pemerintah pada Bank Indonesia atau bank pemerintah lainnya yang ditunjuk oleh Menteri Keuangan yang disediakan untuk menampung dana pinjaman/hibah luar negeri dan bersifat revolving fund/berdaur ulang dengan pengertian bahwa dana yang telah digunakan untuk suatu pengeluaran dapat diganti kembali dengan cara mengajukan aplikasi replenishment kepada pemberi pinjaman/hibah luar negeri sehingga jumlah dana awal (initial deposit) menjadi pulih kembali. Proses pengisian kembali dana dilakukan dengan mekanisme Interim Financial Report/IFR yang dibuat dan diajukan oleh satuan kerja setiap 3 bulan sekali ke Dirjen Perbendaharaan dan PPHLN. Penarikan dana dilakukan sesuai kebutuhan proyek. b. Penyusunan Peraturan Dirjen Perbendaharaan mengenai Petunjuk Pelaksanaan Pembayaran berdasarkan Peraturan Dirjen Perbendaharaan tanggal 2 April 1994 No. 53a/A/62/0494 dan tanggal 3 Oktober 1994 No.143/A/61/1094, ditetapkan bahwa seluruh KPPN di Indonesia dapat melakukan pembayaran untuk kegiatan proyek yang dananya bersumber dari PHLN melalui prosedur Rekening Khusus, baik bagi KPPN yang memiliki Kantor Cabang Bank Indonesia (KCBI) di wilayahnya maupun yang Non KCBI. Petunjuk pelaksanaan pembayaran melalui Rekening Khusus untuk setiap PHLN akan diterbitkan oleh Dirjen Perbendaharaan kepada KPPN pembayar berupa Peraturan Dirjen Perbendaharaan. Peraturan tersebut secara khusus mengatur proses pencairan dana pinjaman/hibah dan dana pendamping yang disediakan melalui mekanisme APBN. Untuk dana pendamping APBD proses diatur sesuai ketentuan yang berlaku.

III. Permintaan Pencairan Dana oleh Pelaksana Proyek/Penerima Bantuan kepada Peminjam/Penerima Hibah a. Mekanisme pengalokasian dana Proyek HPEQ Secara umum mekanisme pelaksanaan pengalokasian dana dapat dilihat pada flowchart sebagai berikut1:

1

Flowchart akan disesuaikan dengan Kepmendiknas tahun berjalan


16

Alur Pengalokasian Anggaran HPEQ

Pencairan

KPKN VI

DIPA Pusat

1

DIPA

HIBAH

DIPA PTN

2

PTN

PTS

BHMN

Berdasarkan gambar tersebut di atas mekanisme pengalokasian dana dari pusat dapat dikelompokan menjadi dua kelompok yaitu untuk PTN dan PTS/PT BHMN. Demikian pula untuk pencairan dana dibagi dalam dua kelompok yaitu: •

Melalui DIPA Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Pusat) Pencairan melalui DIPA pusat yaitu meliputi pendanaan untuk manajemen proyek, komponen 1, komponen 2 dan komponen-3 yang terkait dengan dana bagi penerima hibah untuk perguruan tinggi BHMN dan perguruan tinggi swasta. Pencairan dana bagi komponen 1 dan komponen 2 dilakukan melalui mekanisme pencairan DIPA pada Ditjen Dikti (Satker Pendidikan Akademik dan Kemahasiswaan) sesuai dengan MAK masing-masing. Sedangkan pencairan dana untuk PTS dan PT BHMN dilakukan berdasarkan kontrak antara Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Perguruan Tinggi penerima hibah. Berdasarkan kontrak tersebut Perguruan Tinggi akan mengajukan permintaan dana ke Dikti berdasarkan kebutuhan dana untuk rencana enam bulanan ke depan melalui CPCU. CPCU kemudian akan mengajukan dana ke KPPN (Departemen Keuangan) untuk mentransfer dana ke perguruan tinggi penerima hibah berupa dana block grant (MAK bantuan sosial).

•

Melalui DIPA Perguruan Tinggi untuk PTN Pencairan dana melalui DIPA Perguruan Tinggi dilakukan untuk dana dari komponen 3 bagi Perguruan Tinggi Negeri (PTN). Sistem pencairan dana pada DIPA Perguruan Tinggi secara umum sama dengan mekanisme pencairan dana


17 pada DIPA pusat. Pencairan dana dapat dilakukan pada KPPN daerah dari masing-masing perguruan tinggi penerima hibah.

Proses Pencairan Dana Pada Level CPCU

Gambar 4.1. Proses Pencairan Dana CPCU

Mekanisme Pencairan Dana Melalui DIPA Pengajuan SPP (SPP-UP/SPP-TUP/SPP-GUP/SPP-LS) oleh BPP (dengan persetujuan Penanggung Jawab Kegiatan) ke Bendahara Pengeluaran Dikti. 1. Bendahara Pengeluaran mengajukan SPP (SPP-UP/SPP-TUP/SPP-GUP/SPP-LS) dengan persetujuan atasan langsung bendahara ke pejabat pembuat SPM (Kepala Biro Keuangan Diknas).


18 2. 3. 4. 5.

Biro Keuangan Diknas (sebagai pejabat penerbit SPM) menerbitkan SPM berdasarkan SPP yang diajukan. Berdasarkan SPM (SPM-UP/SPM-TUP, SPM-GUP/SPM-LS) KPPN menerbitkan SP2D. KPPN mentransfer dana kepada bendahara pengeluaran Dikti (untuk UP/TUP/GUP) atau langsung kepada pihak ke-3 (LS) Uang dari bendahara pengeluaran Dikti di didistribusikan kepada Bendahara Pengeluaran pembantu (BPP) kegiatan HPEQ.

Pencairan Dana untuk PT BHMN dan PTS Khusus mekanisme pencairan dana dari CPCU ke PIU dari PT BHMN dan PTS yang mendapatkan hibah dilakukan atas dasar kontrak antara pejabat pemegang komitmen yang ditunjuk untuk menangani CPCU (Penanggung Jawab Kegiatan HPEQ) dengan Rektor/Direktur/Ketua institusi pendidikan tinggi penerima hibah HPEQ. Pencairan dana ini diatur secara rinci sesuai dengan kontrak, sedangkan sistem pembayaran dilakukan berdasarkan Interim Financial Report (IFR) (lihat sub-bab 6.5.8. Laporan IFR). Pencairan I: 1. PIU mengajukan rencana anggaran triwulan I dan II 2. PIU memberikan bukti ketersediaan dana pendamping (IMF) 3. Dokumen yang harus dilampirkan: a. IFR, b. Berita Acara Pembayaran, c. Bukti Rekening untuk DRK, d. Nomor rekening untuk mata uang dollar AS (USD) dan rupiah (IDR). Pencairan II: 1. PIU menyampaikan IFR triwulan I dan II sebagai persyaratan pencairan triwulan III, termasuk di dalamnya kebutuhan dana untuk triwulan III dan IV. 2. CPCU melakukan evaluasi IFR. 3. Dokumen yang harus dilampirkan: a. IFR, b. Berita Acara Pembayaran, c. Bukti Rekening untuk DRK. Untuk memungkinkan pengelolaan keuangan di tingkat perguruan tinggi dapat di kontrol dengan mudah, maka setiap perguruan tinggi diwajibkan membuka 2 rekening atas nama Rektor yaitu satu rekening untuk menyimpan dana yang berasal dari loan, dan satu rekening untuk menyimpan dana yang berasal dari Perguruan Tinggi. Pencairan dana oleh CPCU kepada PIU dilakukan dengan cara pembayaran langsung (SPP-LS) berdasarkan kontrak antara CPCU dan PIU dan rencana


19 penggunaan anggaran enam bulan ke depan yang menggunakan format Implementation Financial Report (IFR). Setelah dana ditransfer ke rekening PIU pencairan dana dilakukan oleh Bendahara PIU dengan persetujuan Direktur PIU. Penggunaan dana di level PIU harus sesuai dengan rencana penggunaan yang tertuang dalam IFR yang telah diajukan ke CPCU baik untuk dana dari loan, GOI maupun dana pendamping dari PIU. Keterlambatan penggunaan dana akan menyebabkan pencairan dana ditunda. Apabila dana tidak digunakan maka akan dikenakan penalti dengan pemotongan dana yang tidak performed. Sedangkan apabila PIU dapat menggunakan dana secara efisien (di bawah pagu) maka dana tersebut dapat digunakan untuk program baru.

Mekanisme Pencairan dana DIPA di tingkat PIU (PTN) Secara umum pencairan dana pada PIU (PTN) dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 4.2. Mekanisme Pencairan Dana DIPA di PTN Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

20

Pencarian dana dari PIU untuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN) yang mendapatkan grant (hibah) dilakukan berdasarkan dana yang ada di DIPA Perguruan Tinggi dan pengajuan dananya berdasarkan RIP proyek tahun berjalan yang telah disepakati oleh Dikti (berdasarkan saran dari reviewer pada saat negosiasi). Untuk menjaga tanggung jawab pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan oleh PIU juga dilakukan kontrak antara CPCU (Penanggung Jawab Kegiatan HPEQ) dengan Rektor/Direktur/Ketua Institusi Pendidikan Tinggi penerima Hibah HPEQ. Akan tetapi kontrak tersebut tidak mengatur secara rinci pencairan dana, karena pencairan dana dari PIU dilakukan sesuai dengan standar pencairan dana dari DIPA.

b. Pencairan dana Pencairan dana pada level pusat maupun PIU (PT non BHMN) secara umum sama, karena masing-masing PTN merupakan Satker tersendiri dalam pengajuan dana ke Depkeu (KPPN). Secara rinci pencairan dana dapat dikelompokkan menjadi empat cara yaitu: 1. SPP-UP dan SPM-UP (untuk penarikan dana uang persediaan) 2. SPP-TUP dan SPM-TUP (untuk penarikan tambahan uang persediaan) 3. SPP-GUP dan SPM-GUP (untuk pertanggungjawaban UP/TUP/Ganti Uang) 4. SPP-LS dan SPM-LS (untuk pembayaran langsung) Akan tetapi prosedur pengajuan SPP dan SPM harus dilakukan secara terpisah dimana penerbitan SPM dilakukan berdasarkan SPP yang diajukan dan telah diperiksa oleh pejabat pemeriksa SPP. Prinsipnya pencairan dana terdiri dari: 1. Uang muka kerja (UP) dengan jumlah tertentu yang bersifat daur ulang (revolving), yang dikelola oleh Bendahara Pengeluaran hanya untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari perkantoran yang tidak dapat dibayarkan melalui pembayaran langsung (LS).2 2. Pembayaran langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh PA/KPA atas dasar perjanjian kontrak kerja atau Surat Perintah Kerja.

III.1. Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan tata cara pengajuannya Setiap permintaan pembayaran dimulai dengan penyiapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) oleh pejabat yang bertanggung jawab atas aktivitas. Jenis SPP a. SPP-UP

2

Batasan pengeluaran / biaya yang dapat dibayar melalui UP tercantum dalam Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 134/PMK.06/2005 Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

21 • BPP mengajukan rencana kebutuhan kegiatan yang disetujui oleh Penanggung Jawab Kegiatan ke Bendahara Pengeluaran berdasarkan alokasi dana dalam DIPA. Realisasi atas penggunaan dana ini akan menjadi dasar adanya SPP. • SPP-UP harus dilampiri Surat Pernyataan dari Penanggung Jawab Kegiatan yang meyatakan bahwa UP tersebut tidak membiayai pengeluaranpengeluaran yang menurut ketentuan harus dengan LS. • SPP-UP diajukan oleh Bendahara Pengeluaran dan penggunaannya menjadi tanggung jawab Bendahara Pengeluaran. • Pengisian kembali UP segera setelah UP dimaksud digunakan/dipertanggungjawabkan, sepanjang masih tersedia pagu dalam DIPA serta dana UP telah dipergunakan sekurang-kurangnya 90% dari dana UP yang diterima. • Sisa UP yang masih ada pada Bendahara pada akhir tahun anggaran harus disetor kembali ke Rekening Kas Negara selambat-lambatnya tanggal 31 Desember tahun anggaran berkenaan. Setoran sisa UP tersebut dilakukan oleh Bendahara kemudian dilaporkan ke KPPN dan akan dibukukan oleh KPPN sesuai mata anggaran yang ditetapkan. • UP diberikan untuk pengeluaran–pengeluaran dengan Mata Anggaran Keluaran ( MAK ) sebagai berikut: - MAK 512112 Belanja Uang Honorarium Tidak Tetap - MAK 521119 Belanja Barang Operasional Lainnya - MAK 521211 Belanja Bahan - MAK 524112 Belanja Perjalanan Lainnya b. SPP-TUP • Sebelum mengajukan SPP-TUP, satker harus mengajukan dispensasi TUP. • Rincian penggunaan dana TUP dari KPA atau pejabat yang ditunjuk bahwa dana dimaksud untuk kebutuhan mendesak, serta rincian dana MAK yang dimintakan TUP. • Surat pernyataan dari KPA atau pejabat yang ditunjuk bahwa: - Dana tambahan tersebut akan habis dalam waktu 1 bulan terhitung sejak diterbitkannya SP2D. - Tidak untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran dengan LS. - Apabila terdapat sisa dana setelah 1 bulan terhitung sejak tanggal SP2D maka sisa dana tersebut harus disetorkan ke Rekening kas Negara. • Apabila ketentuan diatas tidak dipenuhi kepada Satker yang bersangkutan dapat dikenakan sanksi, yaitu tidak diberikan TUP sepanjang sisa tahun anggaran berkenaan. Pengecualian terhadap kondisi ini dapat diputuskan oleh Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan atas usul Kepala KPPN. • Rekening Koran yang menunjukkan saldo terakhir. c. SPP-GU • Dokumen pendukung untuk mengajukan SPP-GU


22 - Lembar A merupakan rekap dari Lembar A dan B yang ditandatangani oleh Penanggung Jawab Kegiatan, Bendahara Pengeluaran. - Lembar B merupakan daftar perincian rekap untuk kuitansi yang ditanda tangani BPP - Lembar C merupakan daftar perincian pembayaran secara swakelola yang ditanda tangani oleh BPP - Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja merupakan rekap untuk kuitansi yang ditanda tangani BPP dan Penanggung Jawab Kegiatan d. SPP-LS • Pembayaran langsung dilakukan untuk: - Keperluan pembayaran yang pelaksanaannya dilakukan untuk rekanan/pihak ketiga dan/atau atas pembayaran dalam rangka pengadaan barang dan jasa - LS diberikan untuk pengeluaran–pengeluaran dengan Mata Anggaran Keluaran (MAK) sebagai berikut: MAK 532111 Belanja Modal Peralatan dan mesin MAK 532112 Belanja Fisik Lainnya MAK 521119 Belanja Barang Operasional Lainnya MAK 521211 Belanja Bahan MAK 524112 Belanja Perjalanan Lainnya • SPP-LS ini harus memuat: - Nomor dan tanggal DIPA yan dibebankan - Nomor pinjaman/hibah, porsi pembayaran, komponen serta nomor registrasi pinjaman/hibah - Kategori pengeluaran/pinjaman - Nomor dan tanggal kontrak - Nilai kontrak - Jenis/lingkup pekerjaan - Jadwal penyelesaian pekerjaan - Nilai pembayaran yang diminta - Identitas penerima pembayaran (nama orang/perusahaan, alamat, nomor rekening dan nama bank) - Tanggal jatuh tempo pembayaran • SPP-LS dilampiri dengan bukti asli yang sah dalam rangkap tiga (satu asli dan 2 tindasan) sesuai dengan peruntukan pembayaran • Pada setiap tahap proses pengadaan barang dan jasa dan tahap penyelesaian pekerjaan perlu dibuatkan Berita Acara Serah Terima/Penyelesaian Pekerjaan. • Berita Acara Hasil Pemeriksaan Penyelesaian Pekerjaan harus memuat sekurang-kurangnya: - Identitas pekerjaan (yang meliputi kantor/satuan kerja pengelola pekerjaan) - Nomor dan tanggal kontrak kerja, tempat/lokasi pekerjaan - Besar nilai kontrak, nomor dan tanggal DIPA yang menjadi dasar pembuatan dan/atau ditunjuk dalam kontrak - Tahap penyelesaian pekerjaan (termin) Panduan Pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) Proyek HPEQ IBRD Loan No. 7737-ID

23 - Pernyataan kesaksian atas prestasi kerja yang telah diselesaikan - Rekomendasi pembayaran hak/tagihan atas penyelesaian pekerjaan. • Berita Acara yang dilampirkan bersama SPP-LS dibuat rangkap 6: - Asli dan dua tembusan untuk penerbit SPM - Masing-masing satu tembusan untuk para pihak yang membuat kontrak - Satu tembusan untuk pejabat pelaksana pemeriksaan pekerjaan

III.2. Surat Perintah Membayar (SPM) dan tata cara pengajuannya Jenis SPM a. SPM-TU • SPM-TU harus diterbitkan selambat-lambatnya 1 hari kerja sejak diterimanya SPP-TU berkenaan. • Setelah melakukan pengujian SPP, SPM diterbitkan sekurang-kurangnya dalam 4 rangkap dengan distribusi sebagai berikut: - Lembar 1 : KPPN pembayar - Lembar 2 : KPPN pembayar - Lembar 3 : Satker yang bersangkutan - Lembar 4 : Arsip PP-SPM b. SPM-GU • SPM-GU diterbitkan atas nama KPA atas beban masing-masing MAK sesuai dengan sifat pengeluaran • SPM-GU hanya dapat diterbitkan apabila untuk pengeluaran tersebut tersedia kredit anggaran untuk masing-masing MAK dalam DIPA/SKO bersangkutan • Setelah melakukan pengujian SPP, SPM diterbitkan sekurang-kurangnya dalam 4 rangkap dengan distribusi sebagai berikut: - Lembar 1 : KPPN pembayar - Lembar 2 : KPPN pembayar - Lembar 3 : Satker yang bersangkutan - Lembar 4 : arsip PP-SPM c. SPM-LS • SPM-LS dibuat atas beban MAK yang tersedia kreditnya pada DIPA atau dokumen pelaksanaan anggaran lainnya yang dipersamakan dengan DIPA. • SPM-LS diterbitkan atas beban APBN dilakukan selambat-lambatnya 1 hari kerja sejak SPP diterima oleh penerbit SPM. • Setelah melakukan pengujian SPP, SPM diterbitkan sekurang-kurangnya dalam 4 rangkap distribusi sebagai berikut: - Lembar 1 : KPPN pembayar - Lembar 2 : KPPN pembayar - Lembar 3 : Satker yang bersangkutan - Lembar 4 : Arsip PP-SPM


24 • SPM-LS dinyatakan sah apabila sudah ditandatangani oleh PP-SPM serta didukung oleh bukti-bukti pengeluaran yang telah disetujui dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. • Kriteria penerbitan SPM-LS untuk pengadaan barang dan jasa harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: - Dokumen kontrak harus memenuhi syarat-syarat dalam pembuatan dokumen kontrak - Pembayaran uang muka harus dicantumkan dalm kontrak serta melampirkan jaminan bank yang masih berlaku - Pembayaran kontrak harus sesuai prestasi penyelesaian pekerjaan dengan sistem termin dengan memperhitungkan besarnya uang muka yang telah dibayar dan kewajiban perpajakan

III.3 Surat Perintah Pencairan Dana Membayar (SP2D) dan tata cara pengajuannya Tata cara, syarat dan ketentuan pengajuan masing-masing jenis SPP diuraikan pada users guide/peraturan yang berlaku. Tata cara pengajuannya: • Penerbitan SP2D dilakukan setelah melewati tahap pengujian sebagai berikut: - Menguji kebenaran perhitungan tagihan yang tercantum dalam SPM - Menguji ketersediaan dana pada kegiatan/sub kegiatan/MAK dalam DIPA yang ditunjuk dalam SPM tersebut - Menguji dokumen sebagai dasar penagihan (kontrak, SPK, dan lain-lain) - Menguji bukti pengeluaran dan/atau SPTB dari Kepala Kantor/Satker atau pejabat lain yang ditunjuk mengenai tanggung jawab terhadap kebenaran pelaksanaan pembayaran - Faktur pajak beserta SSP-nya - Mencocokkan tanda tangan PP-SPM (berdasarkan contoh/spesimen) - Memeriksa cara penulisan/pengisian jumlah uang dalam angka dan huruf (termasuk tidak boleh cacat dalam penulisan) • Penerbitan SP2D wajib diselesaikan oleh KPPN dalam batas waktu sebagai berikut : - SP2D UP/TUP/GUP dan LS paling lambat 1 hari kerja setelah diterima SPM secara lengkap. - SP2D ditandatangani oleh Seksi Perbendaharaan dan Seksi Bank/Giro Pos atau Seksi Bendum. • SP2D diterbitkan dalam 3 rangkap dan didistribusikan sebagai berikut: - Lembar 1 : Bank Operasional - Lembar 2 : Penerbit SPM dengan dilampiri SPM yang telah dibubuhi cap “Telah diterbitkan SP2D tanggal … Nomor..” - Lembar 3 : Arsip KPPN (Seksi Verifikasi dan Akuntansi) dilengkapi SPM asli dari Satker yang bersangkutan beserta bukti-bukti pengeluaran asli.


25 III.4. Prosedur pengajuan SPP sampai dengan SP2D •

Uang Persediaan (UP)/Tambahan UP (TUP) PROSES

DOKUMEN

MULAI

DIPA

# Menteri Departemen Terkait

DIPA

# Menteri Departemen Terkait Via Sekjen

Menerima DIPA dari Ditjen Anggaran Menyerahkan DIPA ke semua Satker terkait Membuat SPP-UP/SPPTUP

Disetujui ?

TIDAK

PIC/Keterangan

DIPA ROK

SPP-UP /TUP

# Bendahara Pengeluaran Berdasarkan DIPA yg didapat dari KPA # PK

YA Pembuatan SPM SPP-UP /TUP Pengajuan SPM ke KPPN Menerima SP2D dari KPPN

SPM -UP /TUP SPM -UP /TUP

SP2D SELESAI

# PP-SPM

# PP-SPM

# Bendahara Pengeluaran


26 Uang Ganti Persediaan (GU)

•

PROSES

DOKUMEN

MULAI

Menerima Tanda Bukti Pengeluaran

Tagihan/Invoice Faktur Pembelian Faktur Pajak

Kembali ke Pembawa/ Pihak ke III TIDAK

Lengkap YA

Prosedur Pertanggu ngjawaban PUMK

Tagihan/Invoice


Faktur Pajak

SPP-GU Menyiakan SPP-GU

Revisi

# Bendahara Pengeluaran/ pembuat komitmen Berita Acara Terdiri dari: 1. BA Pemeriksaan Pekerjaan 2. BA Serah terima 3. BA Penyelesaian Pekerjaan

Faktur Pembelian

Memverifikasi Tanda Bukti

Meminta Persetujuan dari KPA

PIC/Keterangan

Tagihan/Invoice

# Bendahara Pengeluaran Pada Proses tahap ini termasuk SPTByg didapatkan dari penanggungjawab PUMK (lihat Prosedur pertanggungjawaban PUMK pada Bab 6 Pembukuan)

Faktur Pembelian Faktur Pajak

# KPA dan Bendahara Pengeluaran

Disetujui

Menyerahkan SPPGU dan Dokumen Pendukung ke Bagian Keuangan

SPP-GU


1


27 • Uang Ganti Persediaan (GU) PROSES

DOKUMEN

1

Verifikasi Dokumen Pembuatan dan Penandatangan Dokumen

PIC/Keterangan # Bagian Keuangan, yaitu: - Penguji SPP - Pejabat Pembuat SPM

SPP-GU SPM-GU

Penerusan Pinjaman (on Lending)/Hibah (on Granting)

2 Mengajukan SPMGU ke KPPN

SPP-GU Tagihan

Menerbitkan SP2DGU ke BI Cabang dan Menyerahkan Copy ke Ditjen Perbendaharaan

SPM-GU

# Pejabat Pembuat SPM Mengirim Copy SPM dan Dokumen Pendukungnya Ke KPPN tiap tanggal 10 bulan berikutnya.

# KPPN

SP2D-GU

Tagihan SELESAI


28 • Uang Ganti Persediaan (GU)-lanjutan Proses

Dokumen

Penanggung Jawab (PIC)/Keterangan

2

Mengajukan SPMGU ke Kas daerah

Menerbitkan SP2D-GU

SPM-GU Tagihan

SPM-GU

SP2D-GU

# Pejabat pembuat SPM mengirim kopi SPM dan dokumen pendukungnya ke Kas Daerah dilampiri dengan DIPA-SKPD

# Kas Daerah

Tagihan

Mengambil SP2D dari Kas Daerah

Mengajukan penggantian dana (reimbursement) ke KPPN

SP2D-GU

SPM-GU

# Bendahara

SP2D-GU

# Bendahara

DIPA

Mengganti dana kas daerah

# KPPN

Selesai


29 • Langsung (LS) Proses

Dokumen

Penanggung jawab ( PIC ) / Keterangan

Mulai

Kembali ke rekanan

Menerima tagihan / invoice dari rekanan

Tagihan / Invoice Berita Acara

# Bendahara Pengeluaran / Pembuat Komitmen Berita Acara terdiri atas : 1. BA Pemeriksaan Pekerjaan 2. BA Serah Terima 3. BA Penyelesaian Pekerjaan

Lengkap ?

Memverifikasi invoice dari rekanan

# Bendahara Pengeluaran Dokumen kontrak / SPK didapatkan dari Pembuat Komitmen ( PK )

Tagihan / Invoice Berita Acara Kontrak / SPK

Menyiapkan SPP LS

Meminta persetujuan dari KPA

Revisi


SPP - LS

# KPA dan Bendahara Pengeluaran Tagihan / Invoice Berita Acara Kontrak / SPK SPP - LS

Disetujui ?

# Bendahara Pengeluaran Menyerahkan SPP - LS dan dokumen pendukung ke bagian keuangan

Tagihan / Invoice Progress Report Kontrak / SPK SPP - LS

1


30 • Langsung (LS)-lanjutan Proses

Penanggung jawab ( PIC ) / Keterangan

Dokumen

1 Tagihan / Invoice Berita Acara Verifikasi dokumen, pembuatan dan penandatangan SPM

Kontrak / SPK SPP - LS

# Bagian Keuangan, yaitu : - Penguji SPP - Pejabat Pembuat SPM

SPM - LS

SPM - LS

SP2D - LS

Mengajukan SPM - LS ke KPPN

# Pejabat Pembuat SPM

Tagihan

Menerbitkan SP2D - LS RK ke BI Cabang dan menyerahkan copy ke Ditjen Perbendaharaan

# KPPN SPM - LS

SP2D - LS Tagihan

# Bank Dunia / Pemberi Pinjaman Mengirimkan PA ke KPPN

Payment Advice

# KPPN Khusus Jakarta VI Menerbitkan SP3 dan mengirimkan ke BI

SP3

Membuat Nota Perhitungan Rek. BUN dan mengirimkan ke KPPN

Nota Perhitungan

# Bank Indonesia Nota Perhitungan dibuat berdasarkan SP3

SP3

Selesai


31 III.5. Dokumen yang disyaratkan untuk validasi pembayaran Pengajuan pembayaran harus disertai dokumen-dokumen pendukung, dimana untuk tiap-tiap pembayaran membutuhkan dokumen pendukung yang berbeda-beda. Untuk itu pada tabel di bawah ini diuraikan dokumen pendukung yang harus disertakan untuk tiap jenis pengeluaran: Jenis Pengeluaran

Pembelian Barang/ATK/ fotokopi

Pengadaan Barang dan Jasa

Pelatihan

Pembangunan infrastruktur dan pekerjaan kecil lainnya

Dokumen yang dipersyaratkan untuk validasi Pembayaran Kuitansi Faktur penjualan Tanda terima barang Berita acara penerimaan barang Faktur pajak SSP PPN SSP PPh Invoice asli dari supplier dengan kop surat dan alamat lengkap dan nomor NPWP Faktur pajak beserta SSP yang telah ditanda tangani oleh WP Fotokopi SPK/Kontrak yang mencantumkan nomor rekening rekanan Surat pernyataan KPA mengenai penetapan rekanan Jaminan Bank atau yang dipersamakan yang dikeluarkan oleh Bank atau lembaga keuangan non Bank Bukti penerimaan barang (packing list atau surat jalan) Berita Acara Pemeriksaan Barang Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Berita Acara Pembayaran Daftar hadir peserta dengan nama, tanda tangan dan alamat Agenda dan laporan hasil pelatihan Kwitansi asli dari pihak III Perjanjian kontrak Fotokopi dari rencana arsitektur dan desain Perjanjian pelaksanaan yang mencakup: - Pembayaran langsung, jumlah harga pasti berdasarkan perkiraan tertulis atas biaya tenaga kerja dari kelompok masyarakat - Penjelasan rinci yang cukup yaitu spesifikasi dasar waktu penyelesaian yang dibutuhkan dan


32

Konsultan Perorangan (Individual consultants)

gambar-gambar yang relevan Untuk barang-barang konstruksi invoice pajak asli atau invoice di atas kop surat Kontrak resmi dengan konsultan dan dengan jelas mencantumkan nama konsultan, alamat dan nomor rekening bank Kuitansi pihak ke-3 asli atas pengeluaran yang digantikan (reimbursable) Laporan Kegiatan Bulanan Fotokopi KTP

Consultant firm

Workshop, seminar dan training (Lokakarya dan pelatihan)

Perjalanan dinas

Surat tugas dari atasan langsung Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari PK SK pelaksanaan kegiatan dari KPA Daftar rincian perhitungan perjalanan dinas : transport dan lumpsum sesuai kebutuhan Bukti tiket darat/laut /udara dan boarding pass TOR kegiatan Kuitansi pihak III di mana workshop/seminar/ training dilaksanakan Daftar peserta dan tanda tangan Agenda dan laporan atau hasil akhir

Untuk kegiatan training, penyelenggara training perlu memberikan keterangan bahwa pelaksanaan telah selesai dan memuaskan sebelum biaya training diganti. Bukti yang diberikan sehubungan dengan training dan perjalanan yang terjadi, diperlukan sebelum pembayaran ke rekanan disetujui. Surat tugas dari atasan langsung Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari PK Bukti tiket darat/laut/udara dan boarding pass Daftar rincian perhitungan perjalanan dinas: transpor dan lumpsum sesuai kebutuhan Laporan perjalanan, tugas dan kegiatan

Dokumen-dokumen ini harus diverifikasi/dikonfirmasi kebenarannya oleh PP-SPM: • Konfirmasi secara acak kepada pihak ketiga/rekanan yang memberikan jasa kepada proyek. • Konfirmasi secara acak kepada peserta pelatihan/workshop. • Konfirmasi secara acak kepada penerima bantuan. Kunjungan ke lokasi bila diperlukan.


BAB II PANDUAN PELAKSANAAN PENCAIRAN DANA

Recommend Documents