BAB II OPERASIONAL SISTEM APLIKASI 2.1 APLIKASI GENERAL LEDGER Aplikasi General Ledger disini hanya bersifat muara dari transaksitransaksi yang terjadi di front office, yaitu melalui deposit application
system. Walaupun demikian, sebagai suatu sub sistem dari sistem aplikasi terintegrasi, sistem aplikasi general ledger mempunyai fasilitas yang juga bisa diakses langsung dalam bentuk transaksi atau posting. Hal ini bisa dilakukan jika tidak ada aplikasi di front office yang berkaitan dengan pospos ledger atau sub ledger di neraca, misalnya untuk pencatatan terhadap pembelian aktiva tetap atau pembayaran gaji seandainya bank tersebut tidak memiliki aplikasi khusus mengenai pengelolaan aktiva tetap atau sistem penggajian (payroll).
Dalam sebuah sistem yang bersifat full
integrated banking system, pemasukkan transaksi langsung melalui sistem aplikasi general ledger umumnya tidak dilakukan, sehingga sistem ini hanya bersifat penampung yang membuat berbagai laporan-laporan yang terkait dengan aspek keuangan bank.
1. Program-Program Operasional Sistem aplikasi general ledger yang akan dijelaskan disini adalah sistem yang berjalan di platform PC Local Area Network, yang dirancang
Operasional Sistem Aplikasi
10
Banking Audit wirh ACL
dengan bahasa pemrograman dan database clipper.
Program yang
dioperasionalkan dan terpasang di mesin produksi (production machine) adalah program yang sudah di- compile sehingga menjadi executable file dengan
ekstension
EXE.
Dengan
pertimbangan
keamanan
dan
pengendalian, source programnya tidak berada di mesin operasional tetapi biasanya berada pada mesin pengembangan atau mesin pengujian yang berada di bawah kewenangan bagian EDP atau Teknologi Informasi. Beberapa contoh program yang digunakan pada sistem aplikasi general ledger yang akan dibahas disini adalah sebagai berikut:
OBJECT PROGRAM 1. Program yang digunakan untuk Posting / Delete Mutasi adalah : GMS_GSL
(untuk otorisasi 1 menu 41)
GMD_GSL 2. Program-program yang digunakan untuk proses Akhir Hari adalah GMS_GSL GMH_GSL
(untuk otorisasi 9 menu 43)
GMD_GSL 3.
Contoh program-program lainnya yang digunakan berbagai fasilitas menu di aplikasi ini (Menu 61 sampai menu 65) adalah GMP_REP
GMR_REP
Operasional Sistem Aplikasi
GMS_REP
11
Banking Audit wirh ACL
SISTEM FILE (yang akan dipakai) 1. File untuk nomor rekening (ledger atau sub ledger) MAST_GSL.DAT MAST_GSL.IND 2. File untuk Tabel-tabel (parameter sistem) C01 :
Tanggal Proses
C16
:
Likuiditas Valas
C02 :
Kode Cabang
C07
:
Kode Valas
C05 :
Kode Departemen
C20
:
Sandi 01 & 02
C08 :
Nomor Nota
L01
:
Sandi 01
T08 :
Nomor Nota
L02
:
Sandi 02
C13 :
Likuiditas Rupiah
3. Mutasi Harian dan mutasi kumulatif MUTZ_DAY.DAT MSTZ_MUT.DAT 4. Saldo MSTZ_SLD.DAT MPRT_XXX.DAT
(File Sementara)
MAST_TMP.DAT
(File Sementara)
2. Pengguna Sistem Sistem
aplikasi
General
Ledger
bersifat
multiuser
yang
penggunanya sesuai dengan kebijakan manajemen yang tercermin dalam
Operasional Sistem Aplikasi
12
Banking Audit wirh ACL
pembagian tugas atau aktifitas operasional di bank. tersebut
harus
mempunyai
mempunyai
Pengguna sistem
wewenang
atau
otorisasi
penggunaan sistem, yang ditetapkan berdasarkan kebijakan atau prosedur dari manajemen bank, dengan memperhatikan aspek-aspek pengendalian internal atau aspek keamanan dan pengendalian pengguna sistem lainnya. Pengguna sistem yang akan dipraktekkan disini ditetapkan berdasarkan departemen-departemen yang ada di sebuah bank, misalnya dengan pengkodean sebagai berikut: Kode
Departemen
Kode
Departemen
01
Departemen Personalia
05
Departemen Tabungan
02
Departemen Umum
06
Departemen Loan / Pinjaman
03
Departemen Giro dan PRK
07
Departemen CIS / Kas
(Pinjaman Rekening Koran)
08
Departemen Sundries
Departemen Deposito
09
Departemen Transfer
04
3. Contoh Prosedur Operasional Awal Hari Proses ini digunakan untuk men-set-up (memeriksa) tanggal proses, memasukkan besarnya kurs valuta asing yang berlaku dan mencetak daftar kurs valuta asing yang diinput tersebut pada hari yang bersangkutan.Untuk lebih jelasnya prosedur awal hari dari Aplikasi General Ledger dapat dilihat pada gambar 2.1. berikut ini
Operasional Sistem Aplikasi
13
Banking Audit wirh ACL
Mulai
Apakah tanggal sudah benar
Tidak Input tanggal proses
Ya Input kurs Valuta Asing
Cetak kurs Valuta Asing
Ya sudah benar ? Ya
Tidak
Selesai
Gambar 2.1. Flowchart awal hari General Ledger
Operasional Sistem Aplikasi
14
Banking Audit wirh ACL
Transaksi Mulai
Buka Sistem
Proses Awal Hari
Input Passwor d Opr
Terintegrasi ?
Tidak
Input Jurnal Manual dari GL
Ya Posting Otomatis
Data sudah benar ?
Tidak
Perbaikan Transkasi
Ya Proses Akhir Hari
Selesai
Gambar 2.2. Flowchart Transaksi General Ledger
Operasional Sistem Aplikasi
15
Banking Audit wirh ACL
Aplikasi General Ledger secara umum merupakan muara data dari aplikasi-aplikasi lainnya melalui mekanisme posting otomatis. Namun jika ada transaksi dari suatu departemen yang tidak memiliki aplikasi tersendiri, user pada departemen tersebut dapat memasukkan secara manual jurnalnya ke dalam aplikasi general ledger. Prosedur transaksi pada aplikasi general ledger dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan 2.3.
Mulai
Input Password Ka. Dept
Hapus Data yang salah
Selesai
Index File
Posting Mutasi Manual
Gambar 2.3. Diagram alir perbaikan transaksi
Akhir Hari Proses akhir hari adalah serangkaian kegiatan atau langkah-langkah yang harus dilaksanakan secara teratur dan berurutan, yang melibatkan beberapa menu operasional lain yang berhubungan. Kegiatan operasional dari proses akhir hari ini meliputi kegiatan pemeriksaan data, perbaikan kesalahan, dan pencetakan laporan-laporan.
Diagram alir proses akhir
hari ini selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.4. berikut ini.
Operasional Sistem Aplikasi
16
Banking Audit wirh ACL
Mulai
Apakah semua dept.
Tidak
Posting mutasi dan transaksi
Ya
1
2
Cetak rekap Cetak trial balance
Cetak neraca Cetak laporan lain
Ya Apakah sudah balance ?
Tidak
1
Combine
Backup data Delete data Backup data update master GL
Rek. Selisih saldo nol
Selesai
Tidak
Restore data
1
Ya 2
Gambar 2.4. Flowchart Proses Akhir Hari General Ledger
Operasional Sistem Aplikasi
17
