HOME
DAFTAR ISI
A2 OPERASIONAL SISTEM APLIKASI Sasaran : 1. Memahami gambaran umum Aplikasi General Ledger yang mencakup contoh program, sistem file, pengguna sistem, dan prosedur-prosedur operasionalnya; dan 2. Memahami gambaran umum Aplikasi Tabungan dan Aplikasi Giro yang mencakup contoh program, sistem fiIle, pengguna sistem, struktur menu, dan prosedur-prosedur operasionalnya.
2.1. APLIKASI GENERAL LEDGER Aplikasi General Ledger di sini hanya bersifat muara dari transaksitransaksi yang terjadi di front office, yaitu melalui Aplikasi Sistem Deposit (Deposit Application System).
Walaupun demikian, sebagai suatu
subsistem dari sistem aplikasi terintegrasi, sistem Aplikasi General Ledger mempunyai fasilitas yang juga bisa diakses langsung dalam bentuk transaksi atau posting. Hal ini bisa dilakukan jika tidak ada aplikasi di front office yang berkaitan dengan pos-pos ledger atau subledger di neraca. Misalnya, untuk pencatatan pembelian aktiva tetap atau pembayaran gaji apabila
bank
tersebut
tidak
memiliki
aplikasi
khusus
mengenai
pengelolaan aktiva tetap atau sistem penggajian (payroll). Dalam sebuah sistem yang bersifat full integrated banking system, pemasukan transaksi langsung melalui sistem aplikasi general ledger umumnya tidak dilakukan, sehingga sistem ini hanya bersifat penampung yang membuat berbagai laporan-laporan yang terkait dengan aspek keuangan bank. 2.1.1. Program-Program Operasional Sistem Aplikasi General Ledger yang akan dijelaskan di sini adalah sistem yang berjalan di platform PC Local Area Network, yang dirancang dengan Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
B/S hal. A 10
TSI Perbankan
bahasa
pemrograman
dan
database
clipper.
Program
yang
dioperasionalkan dan terpasang di mesin produksi (production machine) adalah program yang sudah di-compile sehingga menjadi executable file dengan ekstension EXE.
Dengan pertimbangan keamanan dan
pengendalian, source programnya tidak berada di mesin operasional tetapi biasanya berada pada mesin pengembangan atau mesin pengujian yang berada di bawah kewenangan bagian EDP atau Teknologi Informasi. Beberapa contoh program yang digunakan pada sistem Aplikasi General Ledger yang akan dibahas di sini adalah sebagai berikut: OBJECT PROGRAM 1. Program yang digunakan untuk Posting/Delete Mutasi adalah: GMS_GSL (untuk otorisasi 1 menu 41) GMD_GSL 2. Program-program yang digunakan untuk proses Akhir Hari adalah: GMS_GSL GMH_GSL
(untuk otorisasi 9 menu 43)
GMD_GSL 3. Contoh program-program lainnya yang digunakan berbagai fasilitas menu di aplikasi ini (Menu 61 sampai menu 65) adalah: GMP_REP
GMR_REP
GMS_REP
SISTEM FILE (yang akan dipakai) 1. File untuk nomor rekening (ledger atau subledger) MAST_GSL.DAT MAST_GSL.IND 2. File untuk Tabel-tabel (parameter sistem) C01
: Tanggal Proses
C16
:
Likuiditas Valas
C02
: Kode Cabang
C07
:
Kode Valas
C05
: Kode Departemen
C20
:
Sandi 01 & 02
C08
: Nomor Nota
L01
:
Sandi 01
Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
B/S hal A.11
TSI Perbankan
T08
: Nomor Nota
L02
:
Sandi 02
C13 : Likuiditas Rupiah 3. Mutasi Harian dan mutasi kumulatif MUTZ_DAY.DAT MSTZ_MUT.DAT 4. Saldo MSTZ_SLD.DAT MPRT_XXX.DAT
(File Sementara)
MAST_TMP.DAT
(File Sementara)
2.1.2. Pengguna Sistem Sistem Aplikasi General Ledger bersifat multiuser yang penggunanya ditentukan sesuai dengan kebijakan manajemen yang tercermin dalam pembagian tugas atau aktivitas operasional di bank. Pengguna tersebut
harus
penggunaan
mempunyai
mempunyai
wewenang
atau
able otoritas
able , yang ditetapkan berdasarkan kebijakan atau
prosedur dari manajemen bank, dengan memperhatikan aspek-aspek pengendalian internal atau aspek keamanan dan pengendalian pengguna able
lainnya.
Pengguna
able
yang akan dipraktekkan di sini
ditetapkan berdasarkan departemen-departemen yang ada di sebuah bank, misalnya dengan pengkodean sebagai tampak pada
able berikut.
Tabel 2.1. Pengkodean pengguna Aplikasi General Ledger Kode
Departemen
Kode
Departemen
01
Departemen Personalia
05
Departemen Tabungan
02
Departemen Umum
06
Departemen Loan/ Pinjaman
Departemen Giro dan PRK
07
Departemen CIS / Kas
(Pinjaman Rekening Koran)
08
Departemen Sundries
Departemen Deposito
09
Departemen Transfer
03 04
Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
B/S hal A.12
TSI Perbankan
2.1.3. Contoh Prosedur Operasional Awal Hari Proses ini digunakan untuk men-set-up (memeriksa) tanggal proses, memasukkan besarnya kurs valuta asing yang berlaku, dan mencetak daftar kurs valuta asing yang di-input tersebut pada hari yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya prosedur awal hari dari Aplikasi General Ledger dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut. Mulai
Apakah tanggal sudah benar?
Tidak Input tanggal proses
Ya Input kurs Valuta Asing
Cetak kurs Valuta Asing
Ya Sudah benar?
Tidak Ya Selesai
Gambar 2.1. Bagan Alir Awal Hari Aplikasi General Ledger Aplikasi General Ledger secara umum merupakan muara data dari aplikasi-aplikasi lainnya melalui mekanisme posting otomatik. Jika ada Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
B/S hal A.13
TSI Perbankan
transaksi dari suatu departemen yang tidak memiliki aplikasi tersendiri, pengguna (user) pada departemen tersebut dapat memasukkan secara manual jurnalnya ke dalam Aplikasi General Ledger. Prosedur transaksi pada Aplikasi General Ledger dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan 2.3. Transaksi Mulai
Gambar 2.2. Bagan Alir Transaksi Aplikasi General Ledger Buka Sistem
Proses Awal Hari
Input Password Opr
Terintegrasi?
Tidak
Input Jurnal Manual dari General Ledger
Ya Posting Otomatik
Data sudah benar?
Tidak
Perbaikan Transkasi
Ya Proses Akhir Hari
Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
Selesai B/S hal A.14
TSI Perbankan
Mulai
Input Password Ka. Dept
Hapus data yang salah
Selesai
Index File
Posting Mutasi Manual
Gambar 2.3. Bagan Alir Perbaikan Transaksi Aplikasi General Ledger Mulai
Apakah semua dept. sudah posting?
Tidak
Posting mutasi dan transaksi
Ya
1
2
Cetak rekap Cetak trial balance Cetak neraca Cetak laporan lain Apakah sudah balance?
Tidak
1
Combine
Backup data Delete data Backup data update master General Ledger
Rek. Selisih Ya saldo nol
Ya
Selesai
Tidak
Restore data
1
Gambar 2.4. Bagan Alir proses Akhir Hari General Ledger
2
Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
B/S hal A.15
TSI Perbankan
Akhir Hari Proses akhir hari adalah serangkaian kegiatan atau langkah-langkah yang harus dilaksanakan secara teratur dan berurutan, yang melibatkan beberapa menu operasional lain yang berhubungan. Kegiatan operasional dari proses akhir hari ini meliputi kegiatan pemeriksaan data, perbaikan kesalahan, dan pencetakan laporan-laporan.
Prosedur pembuatan akhir
hari selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.4. pada halaman sebelumnya.
Operasional Sistem Aplikasi, Universitas Gunadarma
B/S hal A.16
