6
BAB II LANDASAN TEORITIS
A. Pengertian dan Penggolongan Piutang Umumnya, piutang usaha timbul ketika sebuah perusahan menjual barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas dimasa mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan kredit kepada pelanggan, melakukan pengiriman barang, penagihan, dan akhirnya menerima pembayaran piutang usaha tersebut. Menurut Smith dan Skousen (2000) : “Piutang adalah merupakan hak atau klaim atas uang, barang atau jasa. Namun dalam akuntansi, pengertian tersebut dipersempit menjadi klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas”. Jadi yang dimaksud dengan piutang adalah hak atau klaim atas uang, barang atau jasa. Menurut sumber terjadinya, piutang dapat digolongkan dalam dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain. Piutang usaha tersebut, umumnya dibagi atas dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang wessel. Pembahasan dalam penelitian ini lebih ditekankan pada piutang usaha. Piutang usaha merupakan jenis piutang yang secara umum ada dalam setiap perusahaan yang melakukan penjualan barang atau jasa secara kredit. Dyckman, Dukes, dan Davis (1996) mendefinisikan piutang usaha sebagai:
6
Universitas Sumatera Utara
7
“Jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa dalam kegiatan usaha normal”. Penjualan secara kredit terjadi setelah tercapainya kesepakatan tentang jenis barang, harga maupun syarat pembayaran antara si penjual dengan si pembeli. Apabila kesepakatan harga telah tercapai maka sipenjual akan menerbitkan faktur penjualan sebagai dasar pencacatan dan saat itu timbullah piutang usaha.
B. Prosedur Terjadinya Piutang Timbulnya piutang usaha dimulai dengan adanya penjualan barang dagangan ataupun jasa secara kredit. Oleh sebab itu prosedur penjualan kredit dapat menimbulkan piutang usaha dalam dunia usaha. Defenisi prosedur menurut Baridwan (1996) adalah sebagai berikut : Prosedur adalah serangkaian kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang, untuk mencapai keseragaman tindakan dalam melakukan transaksitransaksi yang terjadi. Dari defenisi di atas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa prosedur penjualan kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang dalam menjalankan transksi-transaksi penjualan secara kredit kepada pelanggan. Dalam pelaksanannya, prosedur penjualan kredit melibatkan beberapa bagian penting yakni :
Universitas Sumatera Utara
8
1. Bagian Pesanan 2. Bagian Kredit 3. Bagian Gudang 4. Bagian Faktur 5. Bagian Pengiriman 6. Bagian Akuntansi Adapun fungsi-fungsi dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pesanan Dalam pelaksanannya, pesanan sehubungan dengan penjualan dilakukan sebagai berikut : a. Pihak pelanggan langsung mengirimkan pesanan-pesanan pembelian. Dari pesanan-pesanan tersebut, pihak penjual akan mencatatnya sebagai pesananpesanan penjualan. b. Pihak pelanggan mendatangi pihak penjual atau dapat juga dilakukan melalui hubungan telepon. Bila menggunakan fasilitas telepon, maka pihak penjual akan menggunakan formulir pesanan khusus untuk mencatat informasi. Formulir pesanan ini diisi ragkap dua, selembar diantaranya dikirim kepada pihak pelanggan untuk melaksanakan konfirmasi atau minta penegasan terhadap pesanan tersebut. c. Pihak penjual yang mendatangi pelanggannya, dan bila terjadi kesepakatan, maka tiap pesanan akan dicatat dalam bentuk formulir pesanan dalam
Universitas Sumatera Utara
9
beberapa lembar yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti telah melakukan pesanan pembelian barang. Setelah bagian pesanan menerima pesanan, maka untuk setiap penjual kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit, kemudian bagian kredit akan memeriksa pesanan tersebut, apakahpesanan tersebut diterima atau ditolak, tetapi bisa juga terjadi pesanan hanya diterima untuk sebagian atau jumlah tertentu. Pesanan yang disetujui bagian kredit kemudian dikembalikan kebagian pesanan. Kemudian bagian pesanan membuat surat perintah pengiriman sebanyak tiga lembar yaitu yang pertama untuk tinggal di bagian pesanan, yang kedua diberikan ke bagian gudang sedangkan lembar ketiga diserahkan ke bagian pengiriman. Jika hanya sebagian dari pesanan yang dikirimkan disebabkan terbatasnya jumlah persediaan dari perusahaan maka sisa dari pesanan yang belum dikirimkan akan dimasukkan pada “sisa pesanan penjualan yang harus dipenuhi”. Jika terdapat pesanan yang di tolak maka penolakan tersebut harus disampaikan kepada pelanggan beserta dengan alasan penolakan tersebut.
2. Bagian Kredit Dengan melihat saldo kredit dan batas kredit yang tercatat dalam kartukartu piutang maka dapat diketahui apakah pelanggan
masih layak untuk
diberikan kredit atau permohonan ditolak. Apabila pesanan pembelian serta kredit disetujui maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
10
a. Bila persediaan di gudang cukup untuk memenuhi pesanan maka pesanan yang telah disetujui dikirimkan ke bagian faktur, bagian ini akan membuat faktur terlebih dahulu sebelum barang dikirimkan. b. Bila persediaan di gudang belum diketahui secara pasti maka pesanan yang telah disetujui akan dikirimkan ke bagian pengiriman, dan bagian pengiriman akan membuat laporan tentang pengiriman barang yang telah dilakukan ke bagian faktur agar dibuat faktur penjualannya. 3. Bagian Gudang Setelah menerima Surat Perintah Pengiriman dari bagian pesanan maka bagian gudang akan memeriksa stok yang ada di gudang, bila jumlahya mencukupi maka bagian gudang akan memberitahukannya ke bagian pesanan sehingga bagian pesanan akan memasukkan dalam “sisa penjualan yang harus dipenuhi”. 4. Bagian Faktur Ada beberapa cara yang dapat dipergunakan dan umumnya tergantung pada situasi perusahaan itu sendiri, antara lain : Cara 1. Jika pesanan diterima, maka faktur penjualan, nota pengiriman barang dan dokumen pengiriman barang dapat dilakukan secara serentak. Nota pengiriman serta dokumen pengiriman dikirimkan kebagian pengiriman dan faktur penjualan ditahan sampai barang-barang selesai dikirimkan ke
Universitas Sumatera Utara
11
pelanggan dan selembar lagi ke bagian piutang untuk dicatat dalam kartu piutang yang bersangkutan. Cara 2. Bagian faktur berdasarkan surat perintah pengiriman dan surat tanda muat, membuat faktur dalam rangkap tiga. Lembaran asli beserta surat tanda muat dikirimkan kepada pelanggan, lembaran kedua ke bagian pesanan dan lembaran ketiga sebagai pertinggal. 5. Bagian Pengiriman Bagian ini harus mendapat autorisasi terlebih dahulu, bisa dalam bentuk pesanan penjualan yang telah disetujui atau bisa juga melalui tembusan dari faktur penjualan. Bagian pengiriman mengecek barang yang diterima gudang apakah sesuai dengan surat perintah. Bagian pengiriman membuat laporan rangkap tiga, yaitu berdasarkan pesanan penjualan dari faktur penjualan. Lembar pertama untuk bagian faktur, lembar kedua digunakan sebagai slip pengepakan dan lembar ketiga untuk bagian pengiriman. 6. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi menerima faktur penjualan dari bagian pesanan. Berdasarkan faktur penjualan ini, bagian akuntansi mengadakan pencatatan ke buku harian penjualan, buku besar piutang usaha dan buku tambahan piutang usaha. Bila piutang usaha tersebut telah jatuh tempo, maka faktur penjualan asli tersebut akan dijadikan sebagai bukti penagihan piutang pada para pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
12
Bagan 1 ARUS DOKUMEN DALAM PENJUALAN KREDIT
Keterangan : SPP = Surat Perintah Penerimaan Sumber : Zaki Baridwan, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kelima, Penerbit BPFE – UGM, Yogyakarta, 1996.
Universitas Sumatera Utara
13
C. Pencatatan dan Penilaian Piutang Pencatatan piutang dilakukan pada saat hak atas barang telah berpindah kepada pembeli, atau pada saat pengiriman, (kecuali penjualan barang konsinyasi), sesuai dengan syarat penjualan yang telah ditetapkan. Pencatatan dilakukan dari dokumen asli perusahaan atau faktur penjualan. Berdasarkan faktur penjualan ini dicatat kedalam buku harian dan selanjutnya diposting kedalam buku besar dan buku pembantu piutang oleh bagian akuntansi (Mulyadi, 2001). Buku besar merupakan himpunan perkiraan sejenis, misalnya perkiraan piutang usaha berbagai pelanggan dikumpulkan jumlahnya di dalam satu buku besar yang disebut buku besar piutang usaha. Sedangkan buku tambahan piutang usaha merupakan penjelasan kepada siapa kita berpiutang dan berapa saldo masing-masing pelanggan. Dalam pencatatan piutang usaha juga perlu diperhatikan apakah dalam pencatatan tersebut ada kesepakatan pemberian potongan atau tidak. Umumya dalam dunia perdagangan potonan-potongan yang diberikan antara lain : 1. Potongan Kas Perusahaan sering kali menawarkan potongan kas atau pembayaran yang dilakukan dalam periode yang telah ditentukan. Potongan kas digunakan untuk meningkatkan penjualan dan mendorong pelanggan untuk membayar lebih awal. Apabila ditetapkan syarat penjualan 2/10, n/30 berarti perusahaan akan memberikan potongan kas sebesar 2 % jika pembeli melunasinya dalam jangka
Universitas Sumatera Utara
14
waktu yang tidak lebih dari sepuluh hari sejak tanggal terjadinya penjualan. Seandainya pembeli tidak melunasi hutangnya dalam jangka waktu
tersebut
potongan tidak akan berlaku lagi bagi pembeli dan pembeli dapat melunasi hutangnya dalam jangka waktu 30 hari sejak penjualan. Menurut Harahap (2003), pencatatan untuk potongan kas dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Piutang dan penjualan dicatat sebesar brutonya. Potongan penjualan baru diakui pada saat pembayaran diterima dalam periode potongan (discount period), dan dilaporkan dalam perhitungan rugi laba sebagai pengurang terhadap jumlah penjualan. b. Piutang dan penjualan dicatat sebesar netto. Pos potongan penjualan yang tidak dimanfaatkan disajikan sebagai pedapatan lain-lain dalam perhitungan laba-rugi. 2. Potongan Dagang Potongan dagang yang diberikan akan mengurangi harga penjualan kotor atau daftar harga penjualan sebesar potongan yang diberikan sehingga harga yang dibebankan kepada pembeli menjadi lebih kecil. Potongan ini berubah sesuai dengan volume pemesanan.
Universitas Sumatera Utara
15
3. Retur dan Penyesuaian Penjualan Retur penjualan adalah barang yang dikembalikan, sedangkan penyisihan penjualan adalah pengurangan harga atas barang yang mengalami kerusakan umtuk mendorong pelanggan tetap membeli barang walaupun tidak sesuai dengan kemauan pelanggan atau barang sedikit cacat. Ayat jurnal untuk mencatat retur dan penyisihan penjualan adalah : Retur penyisihan penjualan Piutang usaha
Rp. xxx Rp. xxx
D. Metode Penaksiran Piutang usaha Tidak Tertagih Piutang usaha yang timbul dari penjualan barang atau jasa, secara teoritisnya harus dilaporkan menurut nilai bersih yang dapat direalisasikan atau menurut nilai tunainya, yaitu jumlah yang diharapkan dengan mengurangkan jumlah piutang dangan dengan jumlah yang diperkirakan tidak dapat ditagih. Jumlah piutang usaha yang tidak tertagih, pada dasarnya merupakan kerugian bagi perusahaan. Dan untuk menentukan taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih harus dipergunakan cara yang tepat, sehingga memungkinkan diketahuinya jumlah piutang usaha yang tidak tertagih. Menurut Niswonger, Fress dan Waren, (2001) ada dua metode akuntansi yang diterima umum mengenai pengukuran piutang usaha yang diperkirakan tidak tertagih yaitu :
Universitas Sumatera Utara
16
a. Metode penghapusan langsung (direct write-off method) b. Metode penyisihan (allowance method) a. Metode peghapusan langsung Jika perusahaan mengunakan metode penghapusan lansung dalam mencatat kerugian perusahaan yang timbul akibat tidak tertagihnya piutang usaha, maka kerugian tersebut baru dicatat jika piutang usaha sudah dapat dipastikan benar-benar tidak tertagih. Dalam metode penghapusan langsung tidak dibuat taksiran piutang usaha tidak tertagih bila perusahaan menerima pemberitahuan dari pihak instansi yang berwenang mengenai kepailitan debitur, tetapi dapat juga debitur sendiri yang langsung memberitahukan pada perusahaan bila debitur benar-benar sudah tidak mampu untuk melunasi kewajibannya. Ketika piutang usaha tertagih maka menurut metode penghapusan langsung dicatat sebagai berikut : Beban piutang tidak tertagih Piutang usaha
Rp. xxx Rp. xxx
Metode penghapusan langsung bersifat sederhana sehingga mudah dalam penggunaannya. Selain itu, metode ini dianggap lebih akurat karena diperkirakan tidak terdapat kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan dalam penaksiran. Dengan menggunakan metode penghapusan langsung, daftar laba-rugi menunjukkan beban piutang
dagang tidak tertagih tidak dicatat pada waktu
Universitas Sumatera Utara
17
pendapatan itu diperoleh dari penjualan kredit, sehingga nilai pendapatan bersih akan lebih rendah dalam periode tercatatnya beban piutang tidak tertagih, sedangkan neraca akan menunjukkan jumlah yang sebenarnya saat piutang yang tidak tertagih tersebut dihapuskan.
b. Metode Penyisihan Jika perusahan mengunakan metode penyisihan untuk mencatat piutang usaha tidak tertagih, maka setiap akhir periode perusahaan perlu menaksir besarnya jumlah piutang usaha yang tdak tertagih. Penaksiran ini dilakukan karena pada saat timbulnya piutang, pihak perusahaan belum dapat menentukan jumlah piutang usaha yang tidak tertagih. Cara yang dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk menaksir besarnya piutang usaha tidak tertagih adalah dengan mengunakan pengalaman perusahaa lain yang bergerak dalam bidang usaha yang sejenis. Untuk menentukan dasar taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih dapat digunakan dengan dua cara, yaitu : 1. Jumlah penjualan selama satu periode fiskal penuh 2. Jumlah dan umur piutang usaha pada akhir periode fiskal
1. Jumlah penjualan selama satu periode Piutang usaha diperoleh dari hasil penjualan kredit. Oleh karenanya, jumlah penjualan kredit dapat dipergunakan sebagai dasar untuk menghitung
Universitas Sumatera Utara
18
taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih. Jumlah piutang usaha yang tidak tertagih dalam satu periode ditentukan dengan mengalikan taksiran persentase piutang usaha yang tidak tertagih dengan jumlah penjualan kredit untuk satu periode yang bersangkutan. Dalam menentukan jumlah persentase ini, biasanya didasarkan atas pengalaman di masa lalu. Piutang usaha yang tidak tertagih merupakan beban bagi perusahaan untuk periode tersebut yaitu dengan mendebet perkiraan beban piutang usaha yang tidak tertagih dan mengkredit perkiraan penyisihan piutang usaha tertagih. Contohnya adalah sebagai berikut : Saldo piutang usaha awal
Rp.
Penjualan kredit selama tahun 1999
Rp. 100.000.000,00 Rp.
50.000.000,00
150.000.000,00
Penerimaan piutang usaha
Rp. 110.000.000,00
Saldo piutang usaha akhir
Rp.
40.000.000,00
Berdasarkan pengalaman masa lalu, ditaksir 2 % dari saldo piutang usaha tidak tertagih. Taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih yaitu : 2 % x Rp. 40.000.000,00 = Rp. 800.000,00. Maka ayat jurnal peyesuaian untuk piutang usaha tak tertagih adalah sebagai berikut : Beban piutang usaha tak tertagih
Rp. 800.000,00
Penyisihan piutang usaha tak tertagih
Rp. 800.000,00
Universitas Sumatera Utara
19
2.
Jumlah dan umur piutang usaha pada akhir periode fiskal Ada dua metode penetapan penyisihan untuk piutang usaha tidak tertagih
apabila piutang usaha digunakan sebagai dasar untuk membuat penyesuaian, yaitu: 1. Penyisihan disesuaikan dengan suatu persentase tertentu dari piutang usaha 2. Penyisihan disesuaikan dengan suatu jumlah yang ditentukan dengan menentukan umur dari piutang usaha
Penyisihan disesuaikan dengan suatu persentase tertentu dari piutang Dalam metode ini, biasanya taksiran jumlah piutang tidak tertagih diperoleh dengan cara mengalikan persentase piutang tidak tertagih dengan jumlah piutang yang ada pada akhir periode berjalan. Saldo penyisihan piutang usaha tidak tertagih kemudian disesuaikan melalui ayat jurnal penyesuaian sehingga sama jumlahnya dengan saldo yang seharusnya. Beban piutang usaha tidak tertagih didebet sebesar jumlah penyesuaian ini. Jadi beban piutang usaha tertagih dihitung secara langsung. Contoh adalah sebagai berikut : Saldo piutang usaha awal
Rp.
Penjualan kredit selama tahun 1999
Rp. 100.000.000,00 Rp.
50.000.000,00
150.000.000,00
Penerimaan piutang usaha
Rp. 110.000.000,00
Saldo piutang usaha akhir
Rp.
40.000.000,00
Universitas Sumatera Utara
20
Dimisalkan saldo perkiraan penyisihan piutang usaha
tidak tertagih
sebelum penyesuaian Rp. 500.000,00. Berdasarkan pengalaman masa yang lalu ditaksir 2 % dari saldo piutang usaha tidak tertagih yaitu, 2 % X Rp. 40.000.000,00 = Rp. 800.000,00. Jumlah ini merupakan penyisihan piutang usaha tidak tertagih yang diperkirakan, tetapi karena ada jumlah saldo kredit penyisihan piutang usaha tak tertagih sebesar Rp. 500.000,00 maka jumlah yang akan ditambah pada perkiraan penyisihan piutang usaha tidak tertagih adalah Rp. 300.000,00 (Rp. 800.000,00 – Rp. 500.000,00 ) dan ayat jurnalnya adalah sebagai berikut : Beban piutang usaha tak tertagih
Rp. 300.000,00
Penyisihan piutang usaha tak tertagih
Rp. 300.000,00
Penyisihan disesuaikan dengan suatu jumlah yang ditentukan dengan menentukan umur dari piutang Dalam menggunakan metode ini, taksiran jumlah piutang yang tidak tertagih berdasarkan persentase tertentu atas umur piutang usaha. Dalam hal ini harus diadakan analisa piutang yaitu pengolongan piutang usaha berdasarkan kelompok umur sehingga dapat dengan mudah ditentukan jumlah piutang usaha tidak tertagih. Analisa umur piutang dagang memberikan gambaran bahwa semaikin lama piutang usaha melewati tanggal jatuh temponya maka akan semakin besar pula kemungkinan piutang usaha menjadi tidak tertagih. Jumlah tafsiran piutang usaha tidak tertagih ialah jumlah perkalian masing-masing
Universitas Sumatera Utara
21
persentase piutang usaha tidak tertagih dengan jumlah masig-masing piutang usaha berdasarkan kelompok umurnya. Untuk mendapatkan angka tafsiran piutang usaha tidak tertagih dari masing-masing golongan umur dikalikan dengan persentase tertentu berdasarkan atas pengalaman, perhitugan digambarkan sebagai berikut :
KLASIFIKASI UMUR SALDO PIUTANG USAHA (Rp) Belum jatuh tempo 25.000.000,00 Lewat Jatuh tempo 1 – 60 Hari 8.000.000,00 61 – 120 Hari 3.000.000,00 121 – 180 Hari 1.500.000,00 181 – 365 Hari 1.500.000,00 Lebih dari 365 Hari 1.000.000,00 TOTAL 40.000.000,00 Sumber: Niswonger, Fress dan Waren, (2001).
Taksiran piutang tidak tertagih Persentase (%) Jumlah (Rp) 2
500.000,00
3 5 10 20 50
240.000,00 150.000,00 150.000,00 300.000,00 500.000,00 1.840.000,00
Perhitungan ini menunjukkan jumlah piutang usaha sebesar
Rp.
40.000.000,00 dan taksiran piutang usaha tidak tertagih Rp. 1.840.000,00 dan bila saldo awal penyisihan piutang usaha tidak tertagih sebesar Rp. 500.000,00 maka yang menjadi beban sebesar Rp. 1.340.000,00. Beban piutang usaha tidak tertagih
Rp. 1.340.000,00
Penyisihan piutang usaha tidak tertagih
Rp. 1.340.000,00
Metode penafsiran piutang usaha tidak tertagih berdasarkan analisa umur piutang usaha lebih baik daripada penafsiran piutang yang didasarkan pada persentase penjualan tertentu dari penjualan kredit. Hal ini disebabkan pimpinan
Universitas Sumatera Utara
22
perusahaan dapat meningkatkan pengawasan penjualan kredit dan juga melakukan penghapusan piutang usaha yang sudah berumur lama. Penghapusan yang dilakukan dengan cara ini ialah dengan mendebet perkiraan penyisihan piutang usaha tidak tertagih dan mengkredit perkiraan piutang usaha yang dihapuskan, dengan jurnal : Penyisihan piutang usaha tidak tertagih Piutang usaha
Rp. xxx Rp. xxx
Bila menggunakan metode penghapusan langsung, maka piutang usaha yang benar-benar tidak tertagih pembayarannya akan langsung dibebankan pada perkiraan biaya piutang usaha tidak tertagih dan mengkredit perkiraan piutang pelanggan yang dihapuskan, dengan jurnal : Beban piutang usaha tidak tertagih Piutang
Rp. xxx Rp. xxx
E. Penyajian Piutang Pada Neraca Perusahaan menyusun laporan keuangan pada akhir tahun buku dan umumnya laporan keuangan ini terdiri dari neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Neraca perusahaan disajikan sedemikian rupa yang menunjukkan berbagai unsur posisi keuangan yang diperlukan bagi penyajian secara wajar. Menurut Supangkat (2005) neraca, minimal mencakup pos-pos berikut: aktiva berwujud,
Universitas Sumatera Utara
23
investasi yang diperlukan mengunakan metode ekuitas, persediaan piutang usaha dan piutang usaha lainnya, kas dan setara kas, kewajiban jangka pendek, kewajiban jangka panjang, kewajiban yang diestimitasi, hak minoritas, modal saham dan pos ekuitas lainnya. Pos, judul, dan sub judul lainnya disajikan dalam neraca apabila penyajian tersebut diperlakukan untuk menyajikan posisi keuangan perusahaan secara wajar. Sehubungan dengan penyajian piutang usaha pada neraca, piutang dinyatakan sebesar jumlah piutang harus tetap disajikan pada neraca diikuti dengan penyisihan untuk piutang yang diragukan atau ditaksir jumlah yang tidak dapat ditagih. Dengan demikian penyajian piutang usaha pada neraca dapat digambarkan sebagai berikut : PT. ABC NERACA Per 31 Desember 1999 Aktiva Aktiva lancar Piutang usaha Penyisihan piutang usaha tidak tertagih Total aktiva lancar
Rp. xxx Rp. xxx Rp. xxx
Sumber: Mulyadi, 2004.
Universitas Sumatera Utara
24
F. Pengawasan Piutang usaha 1. Pengertian Pengawasan Pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manejemen perusahaan. Hongren (1999) menyatakan “Pengawasan (kontrol) adalah segala sesuatu yang termasuk dalam aktivitas penentuan apakah pelaksanaan perusahaan sesuai dengan perencanaannya dan apakah terhadap harta benda perusahan telah diadakan pengamanan sebaik-baiknya”. Dari definisi di atas dapat dilihat bahwa pengawasan merupakan fungsi pimpinan untuk menilai bawahan, yaitu membandingkan rencana dengan hasil yang diperoleh. Pengawasan juga mencegah kemungkinan-kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. Bagi perusahaan besar dengan jaringan yang semakin kompleks, pengawasan mutlak diperlukan dan dipelihara sebaik-baiknya. Pengawasan dapat dilaksanakan dengan beberapa cara antara lain: a. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pribadi-pribadi anggota, pimpinan atau oleh pihak luar yang ditunjuk oleh perusahaan. Apabila organisasi perusahaan semakin luas, maka pengawasan langsung sulit dilaksanakan oleh pihak luar tersebut. b. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan yang disebut dengan sistem pengawasan intern.
Universitas Sumatera Utara
25
2. Pengawasan langsung atas piutang usaha Pengawasan terhadap piutang usaha seharusnya dimulai sebelum adanya persetujuan atas penjualan kredit terhadap pelanggan. Oleh karenanya pimpinanperusahaan perlu memperhatikan hal-hal berikut: a. Menentukan batas maksimum kredit dari setiap pelanggan. b. Menentukan batas waktu pembayaran c. Memberikan potongan pembayaran, untuk pembayaran yang lebih cepat dari batas waktu yang ditetapkan. Selanjutnya Weston dan Bringham (1998) meyatakan ada tiga kebijaksanaan dalam penjualan kredit, yaitu : a. Standar kredit (credit standard) b. Persyaratan kredit (terms of credit) c. Kebijaksanaan penagihan (collection policy)
a. Standar kredit (Credit standard) Dalam penjualan kredit perusahaan dapat menetapkan batas maksimum penjualan kredit kepada pelanggan. Semakin besar volume penjualan kredit berarti semakin besar modal kerja yang tertanam. Oleh karena itu harus diperhatikan berapa jumlah atau batas maksimal penjualan kredit yang diberikan kepada pelanggan, agar perusahaan terhindar dari resiko kerugian yang mungkin terjadi.
Universitas Sumatera Utara
26
b. Persyaratan Kredit (Terms of credit) Persyaratan kredit menentukan jangka waktu kredit dan adanya potongan (discount) bila dibayar lebih cepat. Perusahaan harus mempertimbangkan jangka waktu pembayaran yang harus dilaksanakan oleh pelanggan. Penjualan kredit dengan waktu yang ketat akan memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan, tetapi ada kemungkinan penjualan akan semakin kecil. Untuk merangsang pelanggan agar membayar kewajibannya lebih cepat, perusahaan dapat menawarkan potongan. Biasanya perusahaan memberikan potongan tersebut berdasarkan syaratsyarat penjualan kredit. Misalnya perusahaan menawarkan penjualan kredit dengan syarat 2/10, n/30. Tiap pelanggan diberikan potongan sebesar 2 % apabila pelanggan membayar kewajibannya lebih cepat dari batas yang telah ditetapkan yaitu tidak lebih dari 10 hari sejak dilakukan penjualan.
c. Kebijaksanaan penagihan (Collection policy) Hal ini merupakan kebijaksanan dari perusahaan dalam penagihan atau pengumpulan piutang usaha apabila telah jatuh tempo. Penagihan ini dilakukan secara aktif dan pasif. Penagihan secara aktif misalnya menggunakan agen pengumpul piutang atau juru tagih. Hal ini biasanya dilakukan pada perusahaan yang mempunyai jumlah piutang usaha yang besar. Untuk melakukan penagihan terhadap piutang usaha yang telah jatuh tempo, perusahaan memiliki prosedur
Universitas Sumatera Utara
27
yang lazim digunakan. Usaha penagihan pertama dilakukan dengan sopan, dan jika dengan cara ini piutang usaha masih tidak tertagih, maka diambil tindakan yang tegas. Selain kebijaksanaan tersebut, masih ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dari para pelanggan. Hal ini penting untuk mengurangi resiko kerugian karena tidak tertagihnya piutang. Faktor tersebut disebut dengan 5 (lima) C, yaitu : 1. Character, menunjukkan kemungkinan dari pelanggan untuk secara jujur berusaha untuk memenuhi kewajibannya. 2. Capacity, ialah pendapat subjektif mengenai kemampuan dari pelanggan. Hal ini diukur dengan catatan di waktu yang lalu, dilengkapi dengan observasi fisik pada pelanggan. 3. Capital, diukur oleh posisi finansial perusahaan secara umum, dimana hal ini ditunjukkan oleh analisa ratio finansial, yang khususnya ditekankan pada bukti fisik dari perusahaan. 4. Collateral, dicerminkan oleh aktiva dari pelanggan yang dikaitkan atau dijadikan jaminan bagi keamanan kredit yang diberikan kepada pelanggan tersebut. 5. Conditions, menunjukkan impact (pengaruh langsung) dari trend kondisi perekonomian pada umumnya terhadap perusahaan yang bersangkutan agar perkembangan khusus suatu bidang ekonomi tertentu yang mungkin
Universitas Sumatera Utara
28
mempunyai
efek
terhadap
kemampuan
pelanggan
untuk
memenuhi
kewajibannya.
3. Pengawasan Intern Piutang usaha 3.1.
Pengertian Sistem Pengawasan Intern Laporan
dari
Committee
Of
Sponsoring
Organization
(COSO)
menyebutkan internal control is a process : - Reliability of financial reporting - Compliance with aplicable law regulations - Effectiveness and efficiency of operations
3.2.
Konsep Struktur Pengawasan Intern Maksud dari konsep struktur menurut COSO adalah bahwa pengawasan
intern merupakan suatu proses yang terdiri dari serangkaian tindakan yang sifatnya dapat meresap dan berinteraksi dengan kegiatan satuan (unit) usaha. Pengawasan intern tersebut dilaksanakan oleh manusia dan tidak semata-mata merupakan pedoman kebijaksanaan dari formula tetapi dilakukan semua orang pada setiap tingkatan dalam organisasi termasuk dewan direksi, manejemen dan personalia berperan didalamnya.
Universitas Sumatera Utara
29
3.3. Komponen Pengawasan Intern Pengawasan intern suatu organisasi terdiri dari kebijaksanaan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai. Oleh karena itu perusahaan perlu membuat suatu sistem pengawasan intern yang baik. Dalam penyusunan sistem pengawasaan intern ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan. yaitu : - Control Environment - Risk Assessment - Information and Communication - Control Activities - Monitoring.
a. Lingkungan Pengawasan Lingkungan pengawasan akan menentukan sifat dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran anggota akan pentignya pegawasan intern. Lingkungan pengawasan piutang meliputi tindakan, kebijakan, prosedur yang menunjukkan sikap manajemen dan pemilik perusahaan yang terdiri dari beberapa faktor, yaitu : 1. Falsafah manajemen dan gaya operasinya 2. Struktur organisasi satuan usaha 3. Berfungsinya dewan komisaris, dan komite yang dibentuk 4. Metode pemberian wewenang dan tanggung jawab 5. Metode pengawasan manajemen
Universitas Sumatera Utara
30
6. Kebijakan dan praktek personalia 7. Berbagai faktor ekstern yang mempengaruhi operasional dan praktik satuan usaha seperti pemeriksaan yang dilakukan oleh badan legislatif.
b. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, manganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha. Penyelenggara pertanggungjawaban aktiva sistem akuntansi yang efektif harus mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan yang dipergunakan untuk membuat metode dokumen dan catatan yang diperlukan.
c. Prosedur Pengawasan Prosedur pengawasan adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pegendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manejemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengawasan mempunyai beberapa tujuan dan diterapkan pada berbagai tingkatan organisasi dan pemrosesan data.
d. Monitoring terhadap piutang usaha Monitoring terhadap piutang usaha dalam kegiatan untuk menilai sampai sejauh mana pelaksanaan struktur pengawasan intern piutang yang telah diterapkan sebelumnya. Monitoring meliputi penilaian oleh pegawai yang
Universitas Sumatera Utara
31
berwenang yang telah ditunjuk untuk mendisain dan mengawasi kegiatan operasi secara cepat dan tepat waktu dalam menentukan struktur pengawasan intern telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Monitoring dapat dilakukan secara terus menerus dan secara periodik.
3.4. Tujuan Pengawasan Intern Piutang Ada beberapa tujuan yang harus dicapai oleh suatu perusahaan perhadap pengawasan intern piutang usaha yaitu sebagai berikut :
Untuk menguji keabsahan piutang.
Untuk melihat apakah pengotorisasian telah dilakukan dengan tepat dan benar
Untuk kelengkapan dari transaksi piutang yang terjadi
Untuk mengklasifikasikan piutang dengan tepat dalam laporan keuangan
Untuk mencatat transaksi piutang tepat pada waktunya
Untuk mencatat piutang yang tepat di dalam buku besar.
Universitas Sumatera Utara
