BAB II LANDASAN TEORI
2.1
Manajemen Operasional Sebelum kita memulai memahami arti dari manajemen oprasional, sebaiknya
kita sebaiknya kita memahami arti setiap kata penyususnan: manajemen dan oprasional. Menurut Andrew F. Sikula yang dikutip oleh Malayu S.P Hasibuan (2011) memberikan pengertian manajemen sebagai berikut: "Manajemen pada umumnya dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi, dam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau jasa secara efisien” Menurut Pangestu subagyo (2000:1) dalam bukunya Manajemen Operasi, mengemukakan bahwa sebagai berikut: "Operasi adalah kegiatan untuk mengubah masukan (yang berupa faktor-faktor produksi/operasi. menjadi keluaran sehingga lebih bermanfaat daripada bentuk aslinya. Dengan kata lain, operasi adalah kegiatan merubah bentuk untuk menambah manfaat atau menciptakan manfaat baru dari suatu barang atau jasa. Keluaran dapat berupa barang atau jasa." Jadi menurut beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen oprasional adalah proses untuk menghasilkan produk secara efektif dan efesien melalui pendayagunaan sumber daya yang ada.
6
7
2.1.1
Komponen-Kompenen Utama Manajemen Operasi Menurut Melnyk (2002:6), manajemen operasional terintegrasi pada 3
komponen utama yang mendukung dalam proses organisasi, diantaranya :
Customer (Pelanggan) Customer merupakan seseorang yang selalu mengkonsumsi kebutuhan pada
sistem manajemen operasional. Customer merupakan orang yang memiliki peran khusus dimana selalu memberikan saran serta pendapat di awal dan di akhir sistem manajemen operasional paling tidak, perusahaan dengan jelas dapat diidentifikasikan pada segmen pasar dan pada segmen customer itu sendiri. Ke-efektifitas serta keefisienan fungsi manajemen operasional tidak dapat terstruktur.
Process (Proses) Sebuah proses dalam perusahaan merupakan hubungan dari semua aktifitas
yang
diperlukan
untuk
mengubah
input
menjadi
output
(hasil).
Proses
menggambarkan keseluruhan input, aktifitas perubahan, dan output pada keseluruhan sistem. Hal itu menandakan hal-hal yang dibutuhkan dalam sebuah kegiatan serta menspesifikasikan bahan apa yang dibutuhkan dan seberapa besar jumlahnya. Proses juga menggambarkan kegiatan yang diperlukan untuk mengubah input mejadi output. Pada akhirnya seluruh kegiatan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa semua memenuhi standar kualitas, kuantitas, lead time, atau pembagian waktu. Proses manajemen operasional dapat melibatkan produksi pada sebuah produk atau jasa. Proses juga menghasilkan informasi.
Capacity (Kapasitas) Saat proses menjelaskan bagaimana sistem manajemen operasional bekerja,
kapasitas mendeterminasikan seberapa besar sistem produksi. Untuk kebanyakan orang, kapasitas mengartikan seberapa besar dari hasil yang diproduksi perusahaan, bahkan membatasi hasil per unit dalam satuan waktu.
8
2.2
Pengertian Manajemen Persediaan Setiap perusahaan apakah itu perusahaan perdagaan ataupun perusahaan
manufaktur serta jasa selalu mengadakan persediaan. Dengan tersedianya persediaan bahan baku dan produk maka diharapkan sebuah perusahaan dapat melakukan kegiatan produksi sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu dengan adanya persediaan bahan baku dan produk yang cukup tersedia digudang juga diharapkan akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan dan dapat menghindari terjadinya kekurangan persediaan. Hal-hal yang sulit untuk dihindari seperti kekurangan persediaan mungkin bias saja terjadi dialami oleh perusahaan. Karena tidak selamanya barang-barang atau jasa tersedia pada setiap waktu. Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan konsumen dapat merugikan perusahaan dalam hal ini image yang kurang baik, yang berarti pula bahwa pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya didapatkan. Agar lebih mengerti maksud dari persediaan, maka penulis akan mengemukakan beberapa pendapat mengenai pengertian dan persediaan menurut teori dari beberapa tokoh diantaranya : Menurut Fien Zulfikarijah (2005:4), “Persediaan secara umum didefinisikan sebagai stock bahan baku yang digunakan untuk memfasilitasi produksi atau untuk memuaskan permintaan konsumen.” Menurut Rosnani Ginting (2007:120), “Mengemukakan pengertian manajemen persediaan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut.” Dari definisi diatas maka penulis dapat menarik kesimpulan, bahwa persediaan merupakan sejumlah stock bahan baku atau sumber daya yang disediakaan untuk produksi dan disimpan dalam gudang untuk dipergunakan kembali atau untuk
9
dijual. Secara umum persediaan terdiri dari bahan baku dan bahan penolong, barang setengah jadi dan barang jadi.
2.2.1
Alasan Pengadaan Persediaan Dalam memproduksi, perusahaan membutuhkan persediaan. Persediaan wajib
untuk diperhitungkan, tidak boleh kekurangan dan tidak boleh kelebihan. Bila persediaan dilebihkan, biaya penyimpanan dan modal yang diperlukan akan bertambah. Bila perusahaan menanam terlalu banyak modalnya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan. Kelebihan persediaan juga membuat modal menjadi tertahan, semestinya modal tersebut dapat diinvestasikan pada sektor lain yang lebih menguntungkan (opportunity cost). Dampak lain, mungkin kosongnya barang dipasaran dapat membuat konsumen kecewa dan beralih ke merk lain. Penyebab timbulnya persediaan Bambang Tri Cahyono (1996:84) yaitu : 1.
Mekanisme pemenuhan atas permintaan Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyimpan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.
2.
Keinginan untuk meredam ketidakpastian Ketidakpastian terjadi akibat: permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu produk dan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak factor yang tidak dapat dikendalikan.
10
3.
Keinginan melakukan spekulasi Bertujuan mendapatkan keuntungan besar dari kenaikan harga dimasa yang akan dating. Persediaan (inventory) menurut Barry Render dan Jay Haizer (2006: 468),
dapat memiliki berbagi fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, yaitu : 1.
Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.
2.
Untuk memasangkan produksi dengan distribusi.
3.
Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah bsar dapat secara substansial menurunkan biaya produk.
4.
Untuk melakukan haedging terhadap invlasi dan perubahan harga.
5.
Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu atau pengiriman yang tidak tepat.
6.
Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan “barang dalam proses” dalam persediaannya.
2.2.2
Fungsi-Fungsi Pengelolaan Persediaan Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses
produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Efesiensi produksi dapat ditingkatkan melalui pengendalian sistem persediaan. Fungsi pengelolaan persediaan pada tiap perusahaan akan berbeda satu dengan lainnya. Pada umumnya fungsi pengelolaan persediaan yang terpenting Assauri (2008: 259) adalah sebagai berikut :
11
1.
Mempertahankan suatu tingkat persediaan yang ekonomis.
2.
Menyediakan persediaan dalam jumlah secukupnya untuk menjaga agar produksi tidak sampai terhenti bila suatu saat suplai terganggu.
3.
Menyediakan informasi bagi manajemen mengenai keadaan persediaan.
4.
Mengkaitkan pemakaian bahan dengan keadaan keuangan.
5.
Mengalokasikan ruang penyimpanan untuk barang yang sedang diproses dan barang jadi.
6.
Merencanakan penyediaan bahan dengan kontrak jangka panjang berdasarkan program persediaan.
2.2.3
Tujuan Persediaan Perusahaan
memiliki
persediaan
dengan
tujuan
mengendalikan
dan
menemukan solusi yang optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan dengan tujuan umum perusahaan, maka ukuran optimalisasi pengendaliaan persediaan sering kali diukur dengan keuntungan maksimum yang dicapai. Optimalisasi pengendaliaan persediaan biasanya diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu. Adapun tujuan pengelolaan persediaan menurut Assauri (2008: 257) adalah sebagai usaha untuk : 1.
Menjaga agar perusahaan tidak kehabisan persediaan sehingga proses produksi tidak terganggu.
2.
Menjaga agar persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar pula.
3.
Menjaga pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena akan berakibat pada biaya pemesanan yang besar.
12
Di samping itu perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengamanan (safety stock). Adapun alasan diperlukannya persediaan bagi perusahaan juga dibahas oleh penulis, diantaranya Sofyan Assauri (2008:238), yang mengemukakan bahwa alasan diperlukannya persediaaan bagi perusahaan adalah: 1.
Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasional produksi untuk memindahkan produk dari suatu tingkat ke tingkat proses yang lain. Yang disebut persediaan dalam proses pemindahan.
2.
Alasan organisasi, untuk memungkinkan suatu unit atau bagian membuat skedul operasinya secara bebas tidak tergantung dengan yang lainnya. Disamping alasan-alasan diadakannya persediaan ada beberapa keuntungan
menurut Sofyan Assauri (2008:238), diantaranya: 1.
Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.
2.
Menghilangkan risiko material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.
3.
Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.
4.
Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi.
5.
Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
6.
Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya. Dimana keinginan pada satu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.
13
7.
Membuat pengadaan atau produksi, tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya. Selanjutnya keuntungan tersebut menurut T. Hani Handoko (2000:152), ada
beberapa masalah yang harus diperhatikan oleh perusahaan apabila mengadakan persediaan, diantaranya: a.
Persediaan bahan baku terlalu besar, kerugiannya adalah: Biaya penyimpanan atau pergudangan yang menjadi tanggungan perusahaan akan semakin besar, risiko kehilanggan, risiko kerusakan bahan baku, dalam penyimpanan, risiko kadaluarsa, risiko penurunan kualitas barang. Penyelenggaraan persediaan bahan baku yang terlalu besar akan berarti perusahaan tersebut harus mempersiapkan dana yang cukup besar pula untuk mengadakan pembelian bahan baku. Tingginya biaya penyimpanan yang ada di perusahaan tersebut serta investasi didalam persediaan bahan baku dari perusahaan tersebut akan mengakibatkan berkurangnya adanya untuk pembiayaan dan investasi di bidang-bidang yang lain. Apabila persediaan bahan baku yang disimpan dalam perusahaan ini semakin besar, maka terjadinya penurunan harga pasar yang merupakan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan yang bersangkutan.
b.
Persediaan bahan baku yang terlalu kecil juga menyebabkan kerugian diantaranya adalah: Persediaan bahan baku dalam jumlah yang kecil kadang-kadang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang bersangkutan untuk pelaksanaan proses produksi. Apabila perusahaan tersebut seringkali kehabisan bahan baku untuk pelaksanaan proses produksinya, maka pelaksanaannya proses produksi dalam
14
perusahaan yang bersangkutan tidak akan bisa berjalan dengan lancar. Akibatnya kualitas dan kuantitas dari produk akhir yang dihasilkan perusahaan ini menjadi sering berubah pula. Persediaan bahan baku yang rata-rata jumlah unitnya relative kecil akan mengakibatkan frekuensi pembelian-pembelian bahan baku akan menjadi semakin besar seiring dengan bertambahnya frekuensi pembelian bahan baku, maka akan mengakibatkan bertambah besar pula biaya pemesanan. Dari hal-hal tersebut, menurut T. Hani Handoko (2000:155), ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh manajemen perusahaan yaitu: a.
Berapa besarnya jumlah unit persediaan bahan baku
yang akan
diselenggarakan dalam perusahaan. b.
Kapan dan berapa jumlah persediaan bahan baku tersebut akan dibeli oleh perusahaan.
c.
Kapan perusahaan yang bersangkutan tersebut akan mengadakan pembelian kembali, apabila persediaan bahan baku dalam perusahaan tersebut dirasakan sudah semakin habis.
2.2.4
Jenis-Jenis Persediaan Menurut jenis barang dalam pengurutan urutan pengerjaannya, maka
persediaan menurut Barry Render dan Jay Haizer (2006: 470), dapat dikelompokan menjadi emapat jenis, yaitu : a)
Persediaan bahan mentah/bahan baku (raw Material inventory) Yaitu persediaan barang-barang yang akan digunakaan dalam proses produksi. Bahan baku ini didapatkan langsung dari alam atau dari perusahaan dimana bahan baku tersebut dibeli.
15
b)
Persediaan barang dalam proses/barang setengah jadi Yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap bagian suatu pabrik tapi masih perlu diperoses lebih lanjut sehingga menjadi barang jadi.
c)
Persediaan MIRO (maintenance, repair and operation) Persediaan yang khusu untuk perlengkap pemeliharaan atau perbaikan atau operasi.
d)
Persediaan barang jadi Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses. Menurut Rangkuti (1995: 88), jenis-jenis persediaan berdasarkan fusngsinya
antara lain : 1.
Batch stock/lot size inventory Persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat ini. Keuntungannya adalah potongan harga pada harga pembeliaan, efisiensi produksi dan penghematan biaya angkutan.
2.
Fluctuation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
3.
Anticipation stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam suatu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat.
16
2.2.5
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Persediaan Bahan Baku Besar kecilnya persediaan bahan mentah yang dimiliki perusahaan menurut
Bambang Riyanto (2001: 105), ditentukan oleh berbagai factor : a.
Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang akan dapat menghambat jalannya proses produksi.
b.
Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung pada volume sales yang direncanakan.
c.
Besarnya pembelian bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal.
d.
Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan di waktu yang akan datang.
e.
Peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material.
f.
Harga pembelian bahan mentah.
g.
Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanaan di gudang.
h.
Tingkat kecepatan material menjai rusak atau turun kualitasnya.
2.2.6
Pengertian Biaya Persediaan Menurut Fien Zulfikarijah (2005: 14), unsur-unsur biaya yang terdapat dalam
persediaan digolongkan menjadi empat jenis, yaitu : 1.
biaya pembelian Yang dimaksudkan dengan biaya pembelian adalah biaya per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya produksi tiap unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari item dalam
17
persediaan. Untuk pembelian item dari luar, biaya per unit adalah harga beli ditambah dengan biaya pengangkutan. 2.
biaya pemesanan (ordering cost) Biaya pemesanan ini dimaskudkan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan berkenan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual sejak pemesanan sampai barang-barang atau bahan-bahan tersebut dikirim dan diserahkan serta disimpan digudang. Biaya ini berhubungan dengan pesanan, tetapi sifatnya tetap dimana besarnya barang yang dipesan, melainkan berubah sesuai dengan frekuensi dari pada pesanan, yang termasuk didalam biaya pemesanan ini semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengadakan pemesanan bahan tersebut, diantaranya biaya administrasi pembelian (biaya membuat daftar permintaan) dan penempatan pemesanan, biaya pengangkutan dan bongkar muat (shipping and holding cost), biaya permintaan dan biaya pemeriksaan.
3.
Biaya penyimpanan (hoolding cost) Yang dimaksud dengan biaya penyimpanan adalah biaya-biaya yang diperlukan
berkenan
dengan
adanya
jumlah
persediaan.
Biaya
ini
berhubungan dengan tingkat rata-rata persediaan yang selalu terdapat digudang, sehingga besarnya biaya ini bervariasi yang tergantung dari besar kecilnya rata-rata persediaan yang ada. Yang termasuk dalam biaya ini ialah semua biaya yang timbul karena barang disimpan yaitu barang pergudangan yang terdiri dari biaya sewa gudang, upah dan gaji tenaga pengaman dan pelaksana pergudangan biaya peralatan material komoditi digudang, biaya administrasi gudang, biaya pajak, dan semua biaya yang dikeluarkan untuk pemeliharaan persediaan.
18
4.
Biaya kekurangan persediaan (out of stock cost) Yang dimaksud dengan biaya ini adalah konsekuensi ekonomis atau kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen lain. Biaya kekurangan dari pihal luar dapat berupa back order, biaya kehilangan kesempatan penjualan dan biaya kehilangan kesempatan menerima keuntungan. Biaya kekurangan dari dalam perusahaan dapat berupa penundaan pengiriman maupun idlen kapasitas.
2.3
Pengertian Pengendalian Persediaan Seperti sudah kita ketahui bahwa setiap perusahaan perlu mengadakan
persediaan untuk dapat menjamin keberlangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan ini dibutuhkan uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut, oleh sebab itu setiap perusahaan haruslah dapat mengendalikan suatu jumlah persediaan yang optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah tepat serta dengan biaya serendah-rendahnya, karena ini berarti banyak uang atau modal yang tertanam, dan biaya-biaya yang ditimbulkan dengan adanya persediaan tersebut. Sebaliknya jika persediaan yang terlalu kecil akan merugikan perusahaan. Karena kelancaran dari kegiatan produksi dan distribusi akan terganggu. Pengawasan persediaan merupakan salah satu dari urutan kegiatankegiatan yang bertautan erat satu sama lain. Dalam seluruh operasi, produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan terlebih dahulu baik waktu, jumlah kuantitas maupun biayanya.
19
Pengertian pengendalian persediaan menurut Sofyan Assauri (2008:247), dikemukakan sebagai berikut: “Pengendalian persediaan dapat dikatakan sebagai suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari persediaan parts, bahan baku, dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.” Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian persediaan merupakan suatu kegiatan yang dilakukan agar produksi dapat berjalan dengan lancar dan biaya persediaan menjadi minimal.
2.3.1
Peranan Pengendalian Persediaan dalam Manajemen Operasi Pengendalian persediaan merupakan bagian dalam perencaan jangka pendek
yang berarti memiliki peran yang sangat penting dalam proses produksi. Karena berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan persediaan bahan baku yang akan mempengaruhi jalannya proses produksi. Jumlah persediaan bahan baku diatur sedemikian rupa sehingga kekurangan maupun kelebihan bahan baku dapat dihindari. Menurut Sujadi Prawirosentono (2000:72) bahwa: “Bahan baku di gudang harus tetap ada agar proses produksi tidak terhenti, dan apabila ada persediaan dalam gudang hanya sedikit tentu dapat mengancam proses produksi.” Bila persediaan dilakukan sebanyak-banyaknya, memang proses produksi akan terjamin kelancarannya. Namun penyimpanan bahan baku yang terlalu banyak berarti menimbulkan biaya penyimpanan yang besar. Tetapi bila persediaan dalam jumlah kecil akan dapat mengancam proses produksi dan pemenuhan kebutuhan konsumen. Jadi dalam melakukan pengendalian persediaan, perusahaan harus membuat rencana produksi di awal periode produksi. Yang memuat jumlah produksi yang akan dihasilkan (tujuan produksi), jumlah kebutuhan bahan baku untuk dapat
20
mencapai tujuan produksi tersebut serta hal-hal yang harus dipersiapkan untuk mengantisipasi hal buruk yang mungkin terjadi.
2.3.2
Fungsi-Fungsi Pengendalian Persediaan Fungsi-fungsi utama dari suatu pengawasan persediaan yang efektif menurut
Sofyan Assauri (2008:177), adalah: 1.
Memperoleh bahan-bahan, yaitu menetapkan prosedur untuk memperoleh suatu supply yang cukup dan bahan-bahan atau barang yang dibutuhkan baik kuantitas maupun kualitas.
2.
Menyimpan dan memelihara bahan-bahan atau barang dalam persediaan, yaitu mengadakan suatu sistem penyimpanan untuk memelihara dan melindungi bahan-bahan atau barang yang telah dimasukan ke dalam persediaan.
3.
Pengeluaran bahan-bahan atau barang, yaitu mendapatkan suatu pengaturan atas pengeluaran dan penyimpanan bahan-bahan atau barang dengan tepat saat serta tempat dimana dibutuhkan.
4.
Meminimalkan investasi dalam bentuk bahan atau barang (mempertahankan persediaan dalam jumlah optimal setiap waktu).
2.3.3
Tujuan Pengendalian Persediaan Pengawasan persediaan yang dijalankan untuk memelihara terdapatnya
keseimbangan antara kerugian-kerugian serta penghematan dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut. Tujuan persediaan secara terperinci menurut Sofyan Assauri (2008:250) dapatlah dinyatakan sebagai usaha untuk:
21
1.
Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi dan operasional.
2.
Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.
3.
Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat terhadap biaya pesanan yang besar. Dari keterangan di atas dapat dikatakan bahwa tujuan dari pengendalian
persediaan adalah untuk memperoleh kualitas dan kuantitas yang tepat dari bahanbahan atau barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan dan kepentingan perusahaan. Dengan kata lain, pengendalian persediaan untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi dapat berjalan dengan lancar dan biaya persediaan yang minimal.
2.3.4
Tipe Pengawasan Persediaan Menurut T. Hani Handoko (2000:230), dalam bukunya yang berjudul
Manajemen Persediaan, mengatakan tipe sistem pengawasan persediaan dibagi menjadi dua, yaitu: 1.
Fixed order size system, yang terdiri dari sistem perusahaan terus-menerus dan sistem dua tempat.
2.
Fixed order quantity system, yang terdiri dari sistem periodik dan sistem penggantian.
22
2.4
Pengertian Bahan Baku Seluruh perusahaan yang berproduksi untuk menghasilkan satu atau
beberapa macam produk tentu akan selalu memerlukan bahan baku untuk pelaksanaan proses produksi. Bahan baku merupakan input yang sangat penting. Bahan baku akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan untuk pelaksanaan proses produksi yang ada didalam perusahaan. Jadi sedikit dapat kita simpulkan untuk menentukan beberapa banyak bahan baku yang akan dibeli oleh perusahaan pada satu periode akan banyak tergantung kepada berapa besarnya kebutuhan perusahaan tersebut akan masing-masing jenis bahan baku untuk keperluan proses produksi yang dilaksanakan perusahaan.
2.5
Metode Pengendalian Persediaan
2.5.1
Economic Order Quantity (EOQ) Pengertian EOQ menurut Fredy Ra (2004), bahwa: “Jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya yang paling rendah.” Sedangkan menurut Sofyan Assauri (2008:256), dalam bukunya yang
berjudul Manajemen Persediaan dan Operasional, mendifinisikan EOQ sebagai berikut: “Jumlah
atau
besarnya
pesanan
yang
diadakan
hendaknya
menghasilkan biaya-biaya yang timbul dalam penyediaan adalah minimal.” Pada pendekeatan Economic Order Quantity (EOQ), tingkat ekonomis dicapai pada keseimbangan antara biaya pemesanan (set-up cost) dan biaya penyimpanan (holding cost). Jika ukuran lot besar maka biaya pemesanan akan turun tetapi biaya penyimpanan naik. Sebaliknya, jika ukuran lot kecil maka biaya pemesanan akan naik tetapi biaya penyimpanan turun.
23
Menurut Chase et al (2004: 560), “Model EOQ menyarankan untuk memelihara lot pesanan yang menyeimbangkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.” Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal ini kita hanya memperhatikan biaya variabel dari penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang bersifat perubahannya searah dengan perubahan jumlah persediaan yang dibeli atau disimpan maupun biaya variabel yang bersifat perubahannya berlawanan dengan perubahan jumlah persediaan tersebut. Biaya variabel pada persediaan pada prinsipnya dapat digolongkan kedalam beberapa jenis, yaitu: 1.
Biaya-biaya yang berubah sesuai dengan tren pesanan, yang kini sering dinamakan procurement cost/setup cost.
2.
Biaya-biaya yang berubah sesuai dengan besarnya average inventory atau yang sering disebut storage/carrying cost. Procurement cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi
pesanan yang terdiri atas: 1.
Biaya selama proses persiapan Persiapan-persiapan untuk pesanan. Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan.
2.
Biaya pengiriman pesanan (besarnya ditentukan oleh perusahaan)
3.
Biaya pengiriman yang dipesan. Biaya pembongkaran dan pemindahan barang ke gudang. Pemeriksaan material yang diterima. Mempersiapkan laporan penerimaan.
24
Mencatat kedalam material reward. 4.
Biaya processing pembayaran. Auditing dan perbandingan antara laporan penerimaan dan pemesanan yang asli. Persiapan pembuatan cheque untuk pembayaran. Peneriman cheque kemudian auditingnya. Pengiriman cheque kemudian auditingnya. Setup cost akan semakin besar apabila order quantity makin kecil. Carrying
cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost didasarkan pada average inventory dan biaya ini dinyatakan dalam persentase nilai rupiah dari average inventory dan biaya-biaya yang termasuk kedalam carrying cost adalah: 1.
Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang.
2.
Biaya pemeliharaan material dan allowance untuk kemungkinan rusak.
3.
Biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibeli.
4.
Biaya asuransi.
5.
Biaya model dan pajak dari persediaan yang ada di dalam gudang. Carrying cost akan semakin kecil apabila jumlah material yang dipesan
semakin kecil. Dari
kutipan-kutipan
diatas,
maka
dapat
dikatakan
bahwa
dengan
menggunakan EOQ, dapat menentukan jumlah pembelian bahan baku mentah yang optimal, yaitu jumlah yang harus dipesan dengan biaya yang paling rendah (ekonomis).
25
Asumsi yang digunakan dalam analisis EOQ ini Lalu Sumayang (2003: 206), adalah : 1.
Kecepatan permintaan tetap dan terus-menerus.
2.
Lead Time yaitu waktu antara pemesanan sampai dengan pesanan datang harus tetap.
3.
Tidak pernah ada kejadian persediaan habis atau Stock Out.
4.
Material dipesan dalam paket atau lot dan pesanan datang pada waktu yang bersamaan dan tetap dalam bentuk paket.
5.
Harga per unit tetap dan tidak ada penguranga harga walaupun pembelian dalam jumlah volume yang besar.
6.
Besar carrying cost tergantung secara garis lurus dengan rata-rata jumlah inventori.
7.
Besar ordering cost atau set up cost tetap untuk setiap lot yang dipesan dan tidak tergantung pada jumlah item pada setiap lot.
8.
Item adalah produk satu macam dan tidak ada hubungan dengan produk lain. Pada dasarnya, model EOQ sebaiknya mencari titik optimal kuantitas
pemesanan yang merupakan trade off antara biaya pesan dan biaya simpan. Bila kuantitas terlalu sedikit maka biaya pesan akan besar karena dalam periode waktu tertentu misalnya satu tahun menjadi lebih sering melakukan pemesanan. Adapun bila kuantitas terlalu banyak maka biaya simpan akan menjadi besar. Bila diilustrasikan: Menurut Budi Harsanto (2013:69), Gambaran konsep EOQ terlihat pada gambar:
26
Gambar 2.1 Kurva Economic Order Quantity (EOQ) Jumlah Biaya Biaya Pemesanan Titik EOQ Biaya Total
Biaya Pengelolaan
Jumlah pemesanan Titik pemesanan optimal tersebut sebaiknya dapat disebut sebai Q ini adalah untuk menjawab beberapa unit yang sebaiknya kita pesan setiap kali melakukan pemesanan formula untuk mendapatkan nilai optimal tersebut adalah sebagai berikut: Q= Untuk mengetahui biaya total optimal yang didasarkan pada hasil temuan nilai Q tersebut, formula yang digunakan adalah: Biaya total = Harga barang + Biaya pesan + Biaya simpan TC = DC + S + H
Dimana makna dari setiap simbol tersebut adalah sebagai berikut: TC
= biaya total (total cost)
D
= permintaan tahunan (demand)
27
2.5.2
C
= harga persediaan per unit (inventory cost)
Q
= kuantitas pemesanan (quantity)
S
= biaya pesan (setup cost)
H
= biaya simpan (holding cost)
Safety Stock (Persediaan Pengaman) Dengan adanya model EOQ ini sebenarnya masih ada kemungkinan
terjadinya out of stock atau kekurangan persediaan dalam produksi. Kemungkinan ini dapat disebabkan oleh: 1.
Penggunaan bahan baku didalam produksi lebih besar daripada yang diperkirakan sebelumnya. Hal ini akan mengakibatkan bahan baku akan habis diproduksi sebelum pembelian atau pesanan yang berikutnya dating, sehingga terjadinya out of stock. Hal ini berarti terjadi ketidakpastian dalam pemakaian bahan baku.
2.
Pemesanan atau pembelian bahan baku atau barang itu tidak dapat datang pada waktunya (terlambat) hal ini berarti lead time tidak tepat. Ketidakpastian jumlah dan waktu pengiriman, lead time dan jumlah serta
penyelesaian produksi merupakan masalah yang sering terjadi. Ketidakpastian ini dapat menyebabkan kehabisan persediaan atau sebaliknya, jumlah persediaan yang terlalu banyak. Risiko kehabisan persediaan antara lain disebabkan oleh hal-hal berikut: Permintaan yang lebih besar. Lead time berubah Permintaan terlalu tinggi
28
Untuk mengantisipasi ketidakpastian tersebut, khususnya dalam permintaan dan lead time, maka disediakan suatu jumlah tertentu (safety stock) yang akan mengurangi kehabisan persediaan. Menurut Sofyan Assauri (2008:263), persediaan pengamanan (safety stock) adalah: “Persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang akan diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out).” safety stock (persediaan pengaman) atau sering pula disebut sebagai persediaan besi (iron stoc) adalah merupakan suatu persediaan yang dicadangkan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Dengan adanya persediaan pengaman ini diharapkan proses produksi tidak terganggu oleh adanya ketidak pastian bahan baku. Menurut Ahyari (2008:87), “Persediaan pengaman ini merupakan sejumlah unit tertentu, di mana jumlah unit ini akan tetap dipertahankan, walaupun bahan baku akan berganti dengan yang baru.” Semakin besar tingkat safety stock-nya maka kemungkinan kehabisan persediaan semakin kecil, akan tetapi akibatnya adalah biaya simpan semakin besar karena jumlah total persediaan meningkat. Bila demikian, tujuan minimasi total biaya persediaan tidak tercapai karena total biaya dalam model persediaan didapatkan pada titik keseimbangan antara kelebihan dan kehabisan persediaan. Tetapi dengan diadakannya safety stock akan mengurangi kegiatan yang ditimbulkan karena terjadinya stock out, selain itu safety stock juga berperan untuk menjaga kelangsungan proses produksi dapat berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
29
2.5.3
Reorder Point (Titik Pemesanan Kembali) Titik atau tingkat pemesanan kembali atau reorder point menurut Sofyan
Assauri (2008:277), adalah: “Tingkat pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari dimana persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali.” Dengan demikian diharapkan datangnya material yang dipesan itu tidak akan melewati waktu sehingga akan melanggar safety stock. Apabila pesanan dilakukan sesudah melewati reorder point tersebut, maka material yang dipesan akan diterima setelah perusahaan terpaksa menggambil material dari safety stock. Titik menunjukan kepada bagian pembelian untuk mengadakan pemesanan kembali persediaan untuk mengganti persediaan yang telah digunakan dalam menentukan titik ini, harus diperhatikan besarnya penggunaan bahan selama bahanbahan yang dipesan belum datang dan persediaan minimum. Besarnya penggunaan bahan selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima, ditentukan oleh 2 faktor, yaitu: 1. Lead time 2. Tingkat penggunaan rata-rata Saat pemesanan kembali (reorder point), dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 1. Menentukan jumlah bahan baku selama lead time ditambah dengan satu presentase tertentu. 2. Menentukan jumlah pemakaian bahan selama lead time ditambah dengan persediaan pengaman yang telah ditetapkan. Dalam menghitung reorder point menggunakan rumus sebagai berikut:
30
ROP = D x L + SS Dimana: ROP
= Pemesanan kembali (reorder point)
SS
= Persediaan pengaman (safety stock)
D
= Tingkat pemakaian rata-rata perhari kerja
T
= Lead time
Dalam menentukan pemesanan kembali tersebut, ada empat sistem yang umumnya digunakan dengan beberapa variasi, yaitu sistem tinjauan terus-menerus, sistem tinjauan periodik, sistem jumlah tetap, dan sistem tepat waktu, yang secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Sistem tinjauan terus-menerus (prepetual review system) Dalam sistem ini peninjauan dilakukan terus-menerus, yang berarti setiap kali perlu dipesan, maka harus dipesan. Perhitungan kapan perlu dipesan adalah apabila jumlah persediaan sudah mencapai jumlah atau tingkat tertentu. Jumlah tertentu ini disebut sebagai titik pemesanan kembali atau reorder point. Namun, pendekatan dengan menggunakan titik pemesanan kembali ini tidak hanya digunakan dalam sistem ini, tetapi juga digunakan dalam sistem jumlah tetap. 2. Sistem tinjauan periodik (periodic review system) Dalam sistem ini tinjauan atau perhitungan pemesanan kembali dilakukan setiap waktu tertentu, misalnya setiap 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan, atau setiap periode waktu tertentu yang ditetapkan. Penentuan ini didasarkan atas beberapa pertimbangan seperti jenis barang, kepentingan barang tersebut dalam perusahaan dan sebagainya. Tidak peduli persediaan masih banyak atau tidak, setiap waktu tertentu harus dihitung kembali. Proses perhitungan pemesanan kembali ini tidak berarti berakibat harus memesan kembali, jadi
31
ada tiga kemungkinan, yaitu memesan kembali, tidak memesan lagi karena pesediaan masih banyak, atau membatalkan persediaan yang sedang berjalan karena persediaan kebanyakan. 3. Sistem jumlah tetap (fixed quantity system) Dalam sistem ini yang menonjol adalah setiap kali memesan, jumlah yang dipesan selalu sama, dan apabila harga satuannya sama, maka harga yang dipesan juga sama. Mengenai kapan dipesan, tergantung frekuensi yang paling ekonomis. 4. Sistem tepat waktu (just in time system) Dalam sistem ini andalan diletakkan pada konsep tepat waktu, yang diberlakukan pada semua kegiatan yang berhubungan dengan produksi, yaitu tepat waktu pemesanan, tepat waktu pembelian, tepat waktu kedatangan barang, tepat waktu produksi dan sebagainya.
2.5.4
EOQ Multi Item dengan All Unit Discount Setiap perusahaan industri disengaja maupun tidak, akan selalu memiliki
persediaan bahan baku. Ada beberapa perusahaan yang persediaan bahan bakunya tidak dipersiapkan sama sekali. Keadaan semacam ini antara lain disebabkan oleh bahan baku yang dipergunakan untuk proses produksi tidak dapat dibeli secara satu persatu. Selain itu jenis bahan baku yang dibutuhkan tidak hanya satu item, hal ini hanya membuat jadwal pemesanan bahan baku tidak teratur. Meskipun supplier memberikan diskon pada kuantitas pembelian tertentu, jika penjadwalan pembelian tidak teratur akan menyebabkan mambengkaknya biaya persediaan. Maka diperlukan adanya suatu perencanaan pembelian material, agar dapat diketahui pengaruhnya terhadap pengendalian persediaan. Sehingga perusahaan dapat menentukan kuantitas bahan baku yang akan dibeli sesuai jadwal produksi agar tidak terjadi penumpukan persediaan.
32
Model dasar EOQ tidak membahas adanya permintaan multi-item dan adanya potongan harga yang diberikan oleh supplier. Jadi pada penelitian ini akan dikembangkan model persediaan dengan mempertimbangkan permintaan multi-item dengan unit discount. Sehingga didapatkan total biaya persediaan yang minimal. Untuk mendapatkan model matematis EOQ multi-item dengan all unit discount didapat dengan cara menurunkan ongkos total terhadap periode antara pemesanan (t) dan menyamakannya dengan nol untuk mendapatkan jarak pemesanan optimal (t*) dan ukuran pemesanan optimal yang menyebabkan ongkos total menjadi minimum. Apabila dalam pemesanan terdapat quantity yang ditawarkan oleh penjual atas pembelian dalam jumlah tertentu, maka quantity discount perlu dipertimbangkan dalam penentuan jumlah pesanan ekonomis dilaksanakan, serta perbandingan harga yang terjadi pada keduanya. Jadi analisis quantity discount itu menggunakan perbandingan hasil perhitungan biaya persediaan dan jumlah harga bahan yang dibayar antara pembelian tanpa quantity discount. Perusahaan seringkali mendapat tawaran untuk mendapatkan potongan apabila melakukan pembelian dalam jumlah besar atau sering disebut dengan quantity discount. Menurut Richard B Chase (2004: 560), memberikan pengertian quantity discounts sebagai berikut: “quantity discount merupakan suatu kebijakan dimana harga beli per unitnya akan lebih murah dibandingkan dengan harga beli per unit rata-rata.” Pembelian yang melakukan pembelian dalam jumlah besar akan memperoleh beberapa keuntungan, antara lain : 1. Harga per unit yang lebih rendah. 2. Biaya transportasi yang lebih murah. 3. Biaya pesan yang lebih rendah.
33
4. Terhindar dari kemungkinan kehabisan persediaan (out of stock). Akan tetapi pembelian dalam jumlah besar biasanya juga menimbulkan beberapa akibat yang merugi seperti : 1. Carrying cost menjadi lebih tinggi. 2. Persediaan terlalu lama disimpan sehingga terancap kerusakan kualitas. 3. Perputaran persediaan rendah sehingga ongkos yang tertanam dalam inventory menjadi lebih besar. 4. Dana penyimpanan yang dibutuhkan lebih besar. Masalah yang dihadapi dalam khusus pembelian dengan potongan harga adalah menentukan Q optimal sesuai dengan unit yang terkait dengan harga pembelian sedemikian rupa sehingga akan memberikan Total Inventory Cost minimum. Dalam kondisi adanya potongan harga, perhitungan EOQ mengalami sedikit modifikasi. Dan asumsi-asumsi yang harus dipenuhi untuk mendapatkan biaya total persediaan (total inventory cost) yang minimum : 1. Semua produk diasumsikan sempurna. 2. Pembelian yang dilakukan untuk multi-item. 3. Item tidak memiliki waktu kadaluarsa. 4. Permintaan berlaju konstan dan diketahui dengan pasti, lead time juga diketahui dengan pasti, tidak ada stockout maupun biaya stockout. 5. Periode pemesanan untuk setiap item sama. 6. Semua item yang dipesan akan datang pada satu titik waktu yang sama untuk setiap siklus.
34
2.5.5
Faktor-faktor yang Menentukan Besarnya Persediaan Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa persediaa pengaman (safety stock)
dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan atau barang (stock out) yang mungkin diberikan oleh pengunaan yang lebih besar daripada perkiraan semula, atau keterlambatan dalam penerimaan bahan atau barang yang dipesan. Menurut Sofyan Assauri (2008:263), faktor-faktor yang menetukan besarnya persediaan adalah: a) Penggunaan bahan baku atau barang rata-rata Salah satu dasar untuk memperkirakan pengunaan bahan baku atau barang selama periode khusunya selama periode pemesanan adalah ratarata pengunaan bahan baku atau barang pada masa sebelumnya. Hal ini harus diperhatikan, karena setelah kita mengadakan pesanan (order) untuk mengganti persediaan yang terpakai, maka pemenuhan kebutuhan atau permintaan dari pelanggan sebelumnya barang yang dipesan datang, harus dapat dipenuhi dari persediaan (stock) yang ada kebutuhan atau permintaan dari pelanggan biasanya turun naik atau berfluktuasi. Oleh karena itu perusahaan harus dapat memperkirakannya. Metode yang bisa digunakan adalah rata-rata hitung (average mean). Disamping rata-rata perlu juga diketahui penyimpangan dan penggunaan yang naik turun. b) Faktor waktu/Lead Time (Procurement System) Didalam pengisian kembali persediaan, terdapat suatu perbedaan waktu yang kadang-kadang cukup lama antara saat mengadakan pemesanan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukan kedalam persediaan waktu ini disebut lead time yang telah diperkirakan,
namun
apabila
kedatangan
barang-barang
tersebut
terlambat, maka persediaan yang ditetapkan semula tidak dapat memenuhi kebutuhan. Oleh karena itu, dibutuhkan adanya persediaan
35
pengaman untuk menghadapi keterlambatan datangnya barang. Terdapat beberapa pendekatan untuk menentukan besarnya persediaan pengaman yang dapat dilakukan oleh perusahaan. Diantaranya adalah: 1. Probability of Stock Out Approach Dalam pendekatan ini dipakai asumsi bahwa lead time adalah konstan dan seluruh barang yang dipesan diserahkan oleh supplier pada saat yang sama, jadi dengan asumsi ini, maka terjadilah stock out. Yang bukan disebabkan karena perubahan dari lead time, penyerahan bahan yang dipesan tidak pada saat yang sama, tetapi stock out terjadi karena adanya penambahan dalam permintaan atau penggunaan presentasi titik pemesanan kembali, sama dengan jumlah dari hasil perkalian besarnya penggunaan setiap harinya dengan panjangnya lead time ditambah dengan safety stock. 2. Level of Service Approach Dalam pendekatan ini penentuan safety stock tergantung dari pemakaian barang selama masa pemesanan kembali pada waktu yang lalu tidak begitu bervariasi, maka persediaan pengaman yang sedikit sudah cukup untuk mempertahankan service level yang lebih tinggi. Dengan mengasumsikan bahwa distribusi permintaan periodik adalah normal dan distribusi permintaan periodik yang diharapkan dalam periode tenggang waktu diasumsikan sama, maka permintaan pengaman dapat dihitung dengan cara sebagai berikut: SD =
∑(
)²
Dimana: SD
= Standar deviasi
X
= Kebutuhan rata-rata
36
X1
= Jumlah kebutuhan barang
N
= Jumlah data
Apabila standar deviasi dari permintaan atau kebutuhan telah diketahui, maka besarnya persediaan pengaman dapat diperoleh dengan mengalikan standar deviasi dari permintaan tersebut dengan service level yang kira inginkan dan lead time-nya. SS = Z x SD x Dimana:
2.5.6
Z
= Tabel z
n
= Periode
t
= Lead time
Biaya yang Timbul dari Adanya Persediaan Dalam menentukan persediaan banyak biaya yang harus dikeluarkan oleh
perusahaan. Menurut Sofyan Assauri (2008:242), unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi 4 golongan, yaitu: 1. Biaya pemesanan (ordering cost) Biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan barangbarang atau bahan-bahan tersebut dari penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim ke pembeli, sampai barang-barang atau bahan-bahan tersebut dikirim dan diserahkan serta diinpeksi digudang atau daerah pengolahan (process area). 2. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (inventory carrying cost) Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adanya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai
37
akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi biaya ini berhubungan dengan terjadinya persediaan dan disebut juga dengan biaya mengadakan persediaan (inventory carrying cost). 3. Biaya kekurangan persediaan (out of stock cost) Biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil dari pada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biayabiaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu barang sedangkan barang yang dibutuhkan tidak tersedia. 4. Biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacity associated cost) Biaya-biaya yang terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, biaya pemberhentian kerja dan biaya-biaya pengangguran (idle time cost). Biayabiaya ini terjadi karena adanya penambahan atau pengurangan kapasitas, atau bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu tertentu.
2.6
Perbaikan dalam Sistem Persediaan Menurut T. Hani Handoko (2000:235), dalam bukunya yang berjudul
Manajemen Persediaan banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk memaksimalkan kinerjanya. Beberapa metode yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Menstandarkan item persediaan Persediaan dapat dikurang dengan merumuskan jumlah setiap item atau dengan mengurangi jenis item. Investasi dalam persediaan dapat diturunkan apabila hanya satu standar item daripada lima standar item yang berbeda.
38
2. Mengurangi waktu tunggu Apabila pemasok berasal dari lokal, maka dapat mengurangi waktu tunggu dan dapat menurunkan jumlah persediaan. 3. Mengurangi waktu siklus Arus material secara terus-menerus dan tidak terputus-putus dapat mengurangi waktu siklus produksi dan akan menaikan perputaran persediaan. 4. Menggunakan beberapa pemasok Dengan menggunakan beberapa pemasok dapat memperoleh kualitas dan harga yang lebih baik. Jumlah pemesanan yang lebih kecil dan frekuensi pengiriman lebih besar dipakai oleh pemasok. 5. Memberitahukan perkiraan permintaan pada pemasok Jika pemasok mengetahui jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan. Maka mereka dapat merencanakan produksi agar persediaan cukup tersedia apabila diperlukan. 6. Kontrak pembelian dengan pemasok untuk jumlah minimum Kontrak pembelian dengan pemasok untuk jumlah tetap dengan pembayaran setelah material diterima, jumlah diskon dapat diperoleh dari kenaikan harga. 7. Mempertimbangkan biaya transportasi Jika salah satu kurang mempertimbangkan biaya transportasi maka akan dapat berpengaruh pada biaya persediaan. 8. Memperbaiki ketepatan catatan Ketidaktepatan catatan persediaan akan menimbulkan masalah. Siklus akuntasi dapat memperbaiki ketepatan catatan dan mengurangi kekacauan operasi.
39
9. Memperbaiki perencanaan kapasitas Mengakibatkan kerugian dan kelemahan pelayanan skedul produksi induk. Harus memperhatikan kapasitas dan fasilitas yang dimiliki. 10. Meminimumkan persiapan Mempersiapkan fasilitas sebelum kegiatan produksi dimulai haru diberi batasan waktu. Karena dengan waktu persiapan yang pendek dapat mengurangi pemborosan. 11. Struktur produk sederhana Terlalu banyak tingkat material yang digunakan dapat menambah siklus waktu produksi dan penanganan material. Oleh karena itu, dengan menyederhanakan standar produk akan menghemat waktu siklus dan penanganan material. 12. Frekuensi pada perbaikan terus-menerus Lakukan perhatian terhadap standardisasi. Penyederhanaan, integrasi, singkronisasi dan mengurangi atau menghilangkan kendala.
2.7
Hubungan Pengawasan Persediaan dengan Perencanaan dan Pengawasan Kegiatan Operasional Dapat kita ketahui tujuan perencanaan dan pengawasan kegiatan operasional
adalah untuk dapat berhasil tercapainya tujuan perusahaan yaitu kelancaran operasi dan kelangsungan hidup serta dapat berkembangnya perusahaaan. Dalam tujuan perencanaan dan pengawasan kegiatan operasional ini, peranan pengawasan persediaan sangat penting. Agar perencanaan dan pengawasan persediaan dapat berjalan dengan efektif dan efesien, keduanya harus berjalan bersama-sama. Perencanaan dan pengawasan dilakukan agar proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Sedangkan pengawasan persediaan
40
bahan baku untuk mengatur besarnya persediaan bahan baku atau barang yang dapat meminimalkan biaya sekecil-kecilnya, seperti apa yang diharapkan dalam perencanaan dan pengawasan kegiatan operasional perusahaan. Menurut Sofyan Assauri (2008:177), mengatakan bahwa: “Masalah pengendalian persediaan merupakan masalah yang sangat penting, karena jumlah persediaan masing-masing bahan baku atau barang akan menentukan atau mempengaruhi kelancaran produksi secara keefektifan dan keefisienan perusahaan”. Dengan persediaan bahan baku, perusahaan dapat menentukan jumlah pemakaian bahan baku pada tingkat yang ekonomis, juga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Karena perusahaan dapat beroperasional dengan jumlah barang yang paling ekonomis dan biaya yang paling minimal. Selain itu dengan menentukan tingkat persediaan pengaman (safety stock), perusahaan akan dapat menentukan kapan sebaiknya pemesanan barang dilakukan kembali (reorder point), kegiatan operasional perusahaan akan terjaga kelangsungannya. Tanpa didukung oleh perencanaan yang baik dan sumber daya yang optimal kegiatan operasional perusahaan belum tentu dapat berjalan dengan lancar.
41
2.8
No
1.
2.
3.
2.9
Kajian Penelitian Terdahulu yang Berkaitan dengan Variabel dan Objek yang diteliti Tabel 2.1 Hasil Penelitian Terdahulu yang Berkaitan dengan Variabel dan Objek Judul Penelitian dan Nama Peneliti Rencana Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Terkomputerisasi PT.KPL, Oviliani Yenty Yuliana, Tanti Octavia (2001).
Perencanaan Pengendaliaan Persediaan Bahan Baku Dengan Menggunakan Model Economic Order Quantity (EOQ) Studi Kasus PT. XYZ, Halasan B Sirait, Parapat Gultom, Esther S Nababan (2013) Analisis Perbandingan Perencanaan Persediaan Bahan Baku Menggunakan Metode Just In Time (JIT) Dengan Economic Order Quantity (EOQ) Studi Khusus Pada PT. Pisma Putra Tekstil Pekalongan, Kasmari, Lie Liana (2011)
Variabel
Hasil Penelitian
Persediaan Bahan Baku Plastik
Jumlah pemesanan ekonomis dengan frekuensi pemesanan maksimum untuk setiap bulan menghasilkan biaya total persediaan yang minimum dan apabila pengurangan frekuensi pemesanan akan mengurangi total biaya persediaan sistem informasi. Persediaan bahan baku terkomputerisasi dapat menyajikan informasi yang celevancy, accuaricy, timeliness, dan completeness. Pengendaliaan persediaan dengan model Economic Order Quantity (EOQ) lebih efesien.
Persediaan Bahan Baku
Persediaan Bahan Baku Serat Rayo, Katun dan Polyester
Untuk mendapatkan penghematan biaya yang signifikan manajer produksi dituntut untuk melakukan upaya perbaikan dalam penanganan infentory, metode yang sering digunakan adalah Economic Order Quantity (EOQ) dan Just In Time (JIT).
Kerangka Pemikiran Dalam perusahaan yang sedang mengalami kenaikan jumlah produksi,
perusahaan sering menemui permasalahaan atau keluhan dikarenakan jumlah persediaan yang sulit ditentukan dan peramalan yang kurang akurat dapat menjadi
42
penyabab dari kerugian perusahaan. Karena perusahaan tidak dapat optimal dalam produksi. Dalam permasalahan ini perusahaan sering mengalami kerugian yang cukup membebani perusahaan. Dikarenakan tidak adanya ketepatan dalam menentukan jumlah stok persediaan. Agar proses produksi dapat berjalan lancer tidak terjadi peramalan yang salah dan jumlah persediaan tidak banyak berlebihan. Perusahaan perlu merancang system operasional dalam persediaan yang efektif dan efesien. Metode persediaan sangat perlu di perhatikan karena persediaan adalah aseet yang sangat penting. Perusahaan selalu ingin mengabaikan hal-hal kecil dari jumlah persediaan dikarenakan kurangnya kontrol dari perusahaan. Tetapi apabila perusahaan sering dan terus menerus melakukan kecerobohan ini perusaan dapat mengalami kerugian yang cukup besar, oleh sebab itu persediaan wajib diperhitungkan dengan benar agar perusahaan tidak mengalami kerugian yang terus menerus. Dalam kasus persediaan kita dapat melihat fakto-faktor lain seperti permintaan yang selalu berfluktuasi dan perusahaan cendrung kebingungan saat menentukan jumlah produksi yang diinginkan, dengan metode peramalan faktorfaktor tersebut dapat di perhitungkan, tetapi peramalanpun belum bisa dikatakan akurat dikarenakan metode peramalan yang dipakai dilihat dari periode sebelumnya. Metode yang bisa di pergunakan untuk menghitung jumlah persedian dan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah suatu metode penentuan jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Selain dari penentuan persediaan, sebuah perusahaan dagang juga harus menentukan kapan barang tersebut akan dipesan (reorder point), berapa barang yang dipesan, serta berapa banyak persediaan yang harus tersedia didalam gudang (safety stock).
43
Berdasarkan kerangka pemikiran diatas dapat dilihat bagan kerangka pemikiran sebagai berikut: Gambar 2.2 Skema Kerangka Pemikiran Kebijakan CV. DODO-MIS
Permintaan Pasar Forcesting
Economic Order Quantity (EOQ)
Persediaan Menurut Perusahaan Jumlah Persediaan dan Pesanaan Bahan Baku
Total Biaya Perusahaan
Total Biaya EOQ
Perbandingan Antara Persuhaan dan EOQ
Penentuan / Pemilihan yang Paling Efektif dan Efesien Sumber :Penulis
