BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi bagi kebutuhan para manajer dalam mengevaluasi dan mengambil keputusan dalam rangka mengendalikan seluruh aktivitas organisasi (Jogiyanto, 1989). Sistem informasi manajemen ditujukan untuk menghasilkan informasi yang berkaitan dengan seluruh aktivitas organisasi usaha, seperti perencanaan, pemasaran, produksi, personalia dan manajemen proyek. Keluaran dari sistem ini utamanya ditujukan bagi manajemen tinggi di tingkat taktis. Informasi yang disajikan dari sistem informasi manajemen biasanya dalam bentuk laporan–laporan yang formatnya telah ditentukan sebelumnya, baik yang dipresentasikan dalam bentuk laporan tertulis maupun tampilan–tampilan pada layar komputer. Untuk lebih jelasnya, maka perlu kiranya diketahui pengertian dari masing–masing unsur pembentuk istilahnya. Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Jogiyanto, 1989). Suatu sistem terdiri dari sistem–sistem bagian, subsistem–subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
7
8
Sedangkan definisi yang lain tentang sistem yang umum dalam dunia manajemen menurut Jogiyanto H.M. ( 1992 ) adalah “ Kumpulan elemen–elemen yang saling berkaitan dan bertanggungjawab memproses masukan (input) sehingga memperoleh keluaran (output) “. Kerangka dasar sistem dapat digambarkan dengan model sistem sederhana, seperti terlihat pada gambar berikut:
PROSES
MASUKAN
KELUARAN
Gambar 2.1. Model Sistem Sederhana Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen–komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Karakteristik tersebut diuraikan sebagai berikut : 1. Komponen Sistem Komponen–komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian– bagian dari sistem. Setiap sistem betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen–komponen
atau
subsistem–subsistem.
Setiap
subsistem
mempunyai sifat–sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. Kalau
9
perusahaan dianggap sebagai suatu sistem maka bagian customer relationship management adalah subsistemnya. 2. Batas Sistem Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruh
operasi
sistem.
Lingkungan
luar
sistem
yang
dapat
menguntungkan tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kinerja dari sistem. 4. Penghubung Sistem Penghubung merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini data mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Masukan Sistem Masukan adalah input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini berupa database termasuk file–file, laporan, metode–metode dan
10
media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen– dokumen dasar. 6. Keluaran Sistem Keluaran adalah produk dari sistem informasi berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah adalah suatu bagian sistem yang merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem informai customer relationship management akan mengolah data–data order dan data hasil pekerjaan agen menjadi laporan– laporan yang dibutuhkan oleh manajemen dan pemberi order. 8. Sasaran Sistem Suatu sistem pasti mempunyai tujuan, kalau sebuah sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi dari sistem tersebut tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sebuah sistem akan sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila sasarannya tercapai. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk format yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan
suatu
pengambilan keputusan.
kejadian–kejadian
nyata
yang
digunakan
untuk
11
Sumber informasi adalah data. Sedangkan data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan nyata. Informasi adalah hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan untuk sekarang dan yang akan datang ( Jogiyanto, 1992 ). Data dan informasi mempunyai arti yang berbeda, data menunjukkan fakta–fakta baik berupa angka–angka, teks, dokumen, gambar dan lain–lain. Apabila data–data tersebut diolah dan disaring melalui sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi. Hubungan data dengan informasi dapat dilihat pada gambar 2.2.
Penyimpanan Data
Data
Pengolah Data
Informasi
Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol–simbol semacam huruf–huruf atau alphabet, angka–angka, bentuk–bentuk suara, sinyal–sinyal, gambar–gambar dan sebagainya.
12
Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sebuah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Pengertian dari tiga hal tersebut antara lain : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan–kesalahan dan jelas dalam mencerminkan maksudnya, karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merusak atau merubah informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat karena dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai yang sama. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi dari suatu informasi untuk setiap orang akan berbeda. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari suatu informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
13
Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang pimpinan / manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dari prinsip–prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer mencakup : planning, organizing, staffing, directing, controlling dan budgeting. Lebih ringkas lagi kegiatan manajemen tercakup dalam tiga jenis kegiatan, yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing) dan pengendalian (controlling) ( Kumorotomo dan Margono, 1998 ). Di dalam kegiatan perencanaan, para manajer mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi serta menetapkan langkah– langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi yang disepakati oleh anggota– anggota organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata kegiatan–kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuan–satuan organisasi dan sebagainya. Sedangkan dalam pengendalian, manajer mengadakan evaluasi apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan apabila ada ketidaksesuaian dan penyimpangan ditetapkan pula cara–cara untuk mengatasinya.
2.2. Sistem Informasi Customer Relationship Management Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama–sama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan,
14
pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan ( Jogiyanto, 1989 ). Secara umum fungsi utama sistem informasi ada tiga yaitu : 1. Mengambil data. 2. Mengolah, mentransformasi dan mengkonversi data menjadi informasi. 3. Mendistribusikan informasi. Proses dari sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar berikut :
Proses Input Data Order
Penyusunan Pendistribusian
Output Informasi
Pengerjaan Penyimpanan Pelaporan
Gambar 2.3. Model Input Output
Customer Relationship Management merupakan subsistem dari call center yang mengelola bisnis marketing malalui telepon. Bisnis yang dikembangkan oleh Customer Relationship Management untuk saat ini antara lain: 1.
Bisnis teleselling
15
Menawarkan produk-produk kepada pelanggan melalui telepon, bisa berupa produk TELKOM dan bisa juga produk perusahaan lain yang membayar jasa agen marketing untuk memasarkan produknya. 2.
Bisnis telesurvey Melakukan survey kepada pelanggan tentang produk yang telah dipasarkan untuk mengetahui jika terdapat kekurangan-keurangan pada produk tersebut.
3.
Bisnis telecollecting yaitu melakukan penagihan kepada pelangan yang menunggak pembayaran tagihan telepon.
4.
Bisnis telesosialisasi, yaitu melakukan sosialisasi kepada pelanggan mengenai produk baru, bisa produk milik TELKOM dan bisa juga produk perusahaan lain.
5.
Bisnis Complain Handling,
yaitu menerima pengaduan pelanggan
mengenai produk perusahaan dan memberikan solusinya. Customer relationship management mempunyai sebuah proses sistem untuk menjalankan bisnis-bisnisnya.
Proses dari sistem ini adalah untuk
mengumpulkan, menyimpan data order dan data hasil pekerjaan, mendistribusikan order secara cepat dan merata, serta mengolah data-data tersebut agar bisa menjadi informasi bagi pemakainya. Secara garis besar sistem informasi customer relationship management ini mempunyai tiga modul utama yaitu : 1. Modul Workforce
16
Merupakan
bagian
yang
menangani
penyimpanan
data
order
dan
pendistribusiannya secara tepat dan merata, apabila perlu dilakukan juga redistribusi. 2. Modul Worksheet Merupakan bagian yang terdiri dari menu–menu untuk melaksanakan pekerjaan sesuai order yang telah ditentukan oleh modul Workforce. Modul ini cenderung dinamis karena tergantung dari data–data dari pemberi order dan informasi apa yang diperlukan oleh pemberi order. 3. Modul Reporting Merupakan bagian yang menyimpan dan mengolah data–data dari modul workforce dan modul worksheet menjadi informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dan pemberi order. Data yang diolah sistem customer relationship management ini terdiri dari elemen–elemen data order dan aktivitas, yaitu : 1. Elemen data order relatif lebih permanen dibandingkan dari data aktivitas, biasanya berupa data pelanggan / customer yang berisi Jenis layanan, Pemberi order, Nomor telepon, Nama customer, Alamat, Segmen, Tagihan, Keterangan. Elemen–elemen data ini distandarkan oleh workforce berdasarkan data–data order yang selama ini diterima dan akan terus berkembang sesuai kebutuhan dan permintaan pemberi order. 2. Elemen data aktivitas cenderung lebih dinamis karena akan sangat bergantung sekali dengan kebutuhan informasi dari pemberi order, elemen dari data aktivitas ini antara lain Kontak person, Nomor telepon, Status call, Agen,
17
Tanggal, Waktu, Keterangan dan Data–data informasi yang tergantung pada jenis order dan pemberi order.
2.3. Konsep Perancangan Basis Data Basis data dapat terdiri dari dua atau lebih file / tabel yang saling berhubungan dengan syarat dan kondisi tertentu.
2.3.1. Sistem Manajemen Basis Data Basis data ( database ) adalah kumpulan file–file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instasi dalam batasan tertentu (Kristanto, 1996). Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan / dihubungkan dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari suatu basis data, ia akan membentuk suatu basis data sendiri. Beberapa definisi–definisi yang terdapat dalam suatu perancangan basis data : a. File atau Tabel, adalah kumpulan record–rekord sejenis yang mempunyai panjang elemen dan atribut yang sama, namun berbeda–beda nilai datanya. b. Record atau Tuple, adalah kumpulan elemen–elemen yang saling berkaitan dan menginformasikan suatu entitas secara lengkap. c. Entity (entitas), adalah obyek (orang, tempat, kejadian, konsep) yang informasinya direkam. d. Atribute (atribut), adalah menerangkan suatu entitas atau sebutan untuk mewakili suatu entitas. Atribut juga disebut field, element, item.
18
e. Data value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada setiap atribut atau data field. Suatu kumpulan file yang saling berkaitan, berelasi bersama dengan satu set program untuk mengakses data atau untuk pengelolaannya disebut sebagai Sistem Manajemen Basis Data ( Data Base Management System ). Pemahaman mengenai struktur data yang tepat dan penciptaan sistem manajemen basis data yang baik akan mengandung manfaat–manfaat berikut : a. Integrasi data Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang hubungan–hubungan diantara entitas pengolah data dalam organisasi tersebut. b. Aksesbilitas data Yang dimaksud aksesbilitas adalah kemudahan bagi seorang pemakai untuk mendapatkan informasi yang diperlukan di dalam basis data. Suatu DBMS biasanya dilengkapi dengan bahasa query tingkat tinggi seperti Structured Query Language ( SQL ) yang memungkinkan diperolehnya data dari suatu basis data tanpa harus menulis program aplikasi. c. Kontrol atas data Satu basis data memuat setumpuk file yang terintegrasi. Kelebihan data ( data redudancy ) dapat dihindari karena sumber–sumber data dikendalikan oleh satu program saja. Dengan demikian inkonsistensi yang diakibatkan pengelolaan file yang bervariasi dapat dikurangi. d. Kemudahan pengembangan aplikasi dan manajemen
19
Dengan adanya DBMS, seorang programer tidak harus memikirkan persoalan struktur, organisasi dan lokasi sebuah file. e. Keamanan data Setiap organisasi akan memerlukan perlindungan dari akses data yang tidak sah. Karena DBMS akan memungkinkan kontrol yang terpadu atas akses ke dalam basis data, maka fungsi keamanan data akan terpusat dan lebih mudah dilaksanakan dengan pemakaian sebuah sistem manajemen basis data. Sedangkan tujuan dari basis data itu sendiri adalah : a. Standarisasi data dan komponen yang ada. b. Menghindari adanya duplikasi data. c. Memudahkan manipulasi data. d. Keterkaitan antara program aplikasi dengan file penyimpan data. Menurut logika penyimpanan data, model DBMS atau arsitektur penyimpanan data, teknik penanganan data juga dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu : a. Struktur data hirarki Dalam struktur hirarki, data disimpan dalam sistem yang diibaratkan sebagai pohon–pohon terbalik dengan satu akar tunggang dan di bawahnya ada dahan dan cabang–cabangnya. Satu simpul data hanya mempunyai satu induk data, sebaliknya satu induk data dapat mempunyai beberapa simpul data. b. Struktur data jaringan ( network ) Struktur data jaringan (network) disebut juga struktur plex. Sistem yang dikembangkan oleh CODASYL ( Confrence on Data System Language ) pada
20
tahun 1971 dan diberi nama DBTG ( Data Base Task Group ) dari suatu bahasa COBOL ini merupakan salah satu sistem basis data yang pertama kali menggunakan arsitektur yang berlapis. Model struktur data jaringan memiliki ciri bahwa data memiliki beberapa atribut, dan satu “anak” dapat memiliki lebih dari satu “induk” data. Maka hubungan antar data mungkin tidak hanya memiliki satu kaitan tetapi mungkin beberapa kaitan ( multiplex ). Dengan struktur data jaringan, pemakai dapat memperoleh file–file data sesuai dengan atribut yang dikehendaki. Dalam program aplikasi, atribut–atribut itu ditentukan dari baris–baris tabel disebut tuples atau record dan kolom– kolomnya disebut atributes atau fields. c. Struktur data dan relasional Contoh dari struktur data yang bersifat relasional tampak di dalam DBMS yang dikembangkan dari bahasa SQL. Teknologi basis data relasional adalah yang paling menarik saat ini karena mudah digunakan dan kemungkinan aplikasinya
begitu
luas.
Pendekatan
relasional
pada
DBMS
tidak
mengharuskan bahwa pemakai data memikirkan struktur penyimpanan data secara fisik seperti di dalam struktur hirarkis atau jaringan. Sebuah model data relasional akan dapat memperlihatkan semua relasi antar bentukan atau entitas data, sehingga data relatif lebih mudah dipahami. Yang dimaksud dengan relasi adalah sebuah file dua dimensi yang mewakili sebuah entitas. Seperti halnya aplikasi basis data dengan struktur jaringan, aplikasi struktur data relasional memungkinkan pemakai untuk melihat relasi data dengan atribut
21
penanda kolom dan record penanda baris, bahkan kekuatan utama basis data relasional adalah pada pemanfaatan atribut–atribut ini. Pada perancangan model konseptual ini digunakan beberapa konsep pendekatan relasional, namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan ke model relasional saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model network. Pada perancangan model konseptual penekanan tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antar file. Tidak perlu dipikirkan tentang terapan dan operasi yang akan dilakukan pada basis data. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relasional.
2.3.2. Entity Relationship Entity relationship adalah suatu model perancangan basis data yang dibuat berdasarkan persepsi atau pengamatan dunia nyata yang terdiri dari entitas dan relationships (hubungan antar entitas–entitas yang lain). Pada teknik ini terdapat tiga macam model relasi dalam hubungan atribut dalam satu entitas dengan entitas yang lain, yaitu : a. One to One Relationships (Satu – Satu) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding satu. b. One to Many Relationships (Satu – Banyak) Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu. c. Many to Many (Banyak – Banyak)
22
Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak.
2.3.3. Konsep Bagan Alir (Flowchart) Bagan alir atau biasa disebut flowchart merupakan suatu model yang menggambarkan alur suatu proses sistem secara pisikal. Dalam bagan alir, arus dokumen berjalan dari atas ke bawah (Mulyadi, 1997). Manfaat dari bagan alir adalah sebagai berikut : a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir. c. Kelemahan–kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang–bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan–urutan dari prosedur–prosedur yang ada dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan dalam sistem. Simbol–simbol yang seringkali digunakan dalam program bagan alir dapat dilihat pada Gambar 2.4.
23
Terminator
Untuk memulai atau mengakhiri suatu proses.
Data
Menggambarkan proses masukan atau keluaran data.
Process
Menggambarkan
proses
pengolahan
data. Decision
Menggambarkan kondisi untuk proses pengambilan keputusan.
Document
Menggambarkan
suatu
dokumen
multi
dokumen
keluaran. Multi Document
Menggambarkan keluaran
Connector
Digunakan sebagai penghubung pada halaman yang sama.
Off-page
Digunakan sebagai penghubung pada
connector
halaman yang berbeda.
Stored data
Menggambarkan proses penyimpanan data
Data Base
Menggambarkan suatu basis data
Gambar 2.4. Simbol-simbol bagan alir
24
2.4. Konsep Database dalam Lotus Notes Software Lotus Notes membuat komputer (User) dapat berkomunikasi dengan komputer (User) lain, berkolaborasi melalui pembagian dokumen, dan men-generate
workflow
aplikasi
sesuai
kebutuhan.
Komputer–komputer
disambungkan kedalam satu jaringan LAN (Local Area Network) atau mungkin dapat disambungkan melalui modem / remote access. Informasi umumnya disimpan pada scaleable notes server dalam bentuk form yang direlasikan kedalam suatu basis data (terdapat beberapa tipe data yang dapat disimpan). Para User dapat membuat form–form serta menyediakan tampilan data sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan untuk fax, voice mail dan gateway pager sehingga data dapat diperoleh dimanapun, merupakan interface ke aplikasi jaringan internet dan memungkinkan penggunaan mainframes untuk perkembangan data yang lebih besar. User / client dapat melihat notes / daftar basis data pada sebuah window yang
disebut
workspace
(Gambar
2.5)
yang
berisi
icon–icon
yang
menggambarkan database. Database mungkin disimpan pada notes server atau pada local hardisk, namun biasanya database secara sentralistik disimpan dalam notes server. Database yang dibuka oleh user / client dapat dilihat pada tampilan database (Gambar 2.6) dan aplikasi dokumen pada Gambar 2.7. Tampilan dapat disorting / diurutkan dan dapat disearch sesuai dengan field yang ada.
25
Gambar 2.5. Aplikasi Workspace pada Notes Client
26
Gambar 2.6. Aplikasi Tampilan Database pada Notes Client
27
Gambar 2.7. Aplikasi Dokumen pada Notes Client
28
2.4.1. Lotus Notes Lotus Notes dibagi kedalam empat bagian penting, yaitu : 1. Database Replication Replikasi hampir sama / mirip dengan sinkronisasi file–file atau sama dengan sistem mirroring pada web dan server FTP (File Transfer Protocol), hanya saja mempunyai kelebihan–kelebihan (lebih powerfull). Replikasi ini dapat dibuat secara dua arah artinya server 1 meng-update server 2 begitu juga sebaliknya, juga mendukung untuk merubah, menambah dan menghapus data. Kelebihan ini memungkinkan database yang sama disimpan ke dalam beberapa server dan kemudian di-update, juga semua database beserta isi, struktur dan akses kontrolnya. Database yang akan direplikasi dapat dipilih secara selektif, ini dapat diaplikasikan pada level dokumen bahkan level field. Replikasi pada level field biasanya digunakan pada jaringan dengan modem / remote access karena data yang ditransfer tidak terlalu besar ketika mengerjakan replikasi level dokumen. Lotus notes memelihara histori replikasi, menjaga jejak ketika data diubah (di-update) dan menyiapkan data source untuk replikasi selanjutnya. Database notes dapat disinkronisasikan dengan database lain. Kelebihan ini dapat diimplementasikan pada sebuah bagian sistem informasi untuk menjaga data dan beberapa aplikasi pada sebuah mainframe, pengguna dapat mengakses dan memodifikasi data maupun aplikasi dari komputer sebagai client.
29
2. Database Design Database dapat didesain menggunakan template atau form–form sesuai kebutuhan, beberapa aplikasi view, fungsi–fungsi atau formula–formula biasa maupun logikal, navigators yang berupa icon atau link pada database, agents (untuk membuat schedule / jadwal), hotspot semacam buttons, doclinks untuk menghubungkan antar beberapa dokumen pada beberapa database yang berbeda dan URLs yaitu untuk menghubungkan ke halaman web melalui internotes server. 3. Cross Platform Support Lotus Notes didukung oleh beberapa Platform Operating System antara lain : a. Mac Operating Sistem, hanya sebagai client. b. Windows 16 bit, hanya sebagai client. c. Windows 32 bit, dapat sebagai server dan client. d. Operating System / 2 Warp, dapat sebagai server dan client. e. Netware hanya sebagai server. f. Beberapa platform Unix antara lain Solaris Hp / Ux dan Aix. Notes client dapat mengakses beberapa notes server dan tidak tergantung pada platform dengan menggunakan beberapa macam Protokol jaringan. Pemilihan platform sebaiknya melihat fungsi dan penggunanya. 4. Aplication Development Ada dua cara untuk membuat aplikasi dalam Lotus Notes, cara pertama dengan menggunakan Lotus Script yang merupakan program object oriented,
30
dapat digunakan pada
aplikasi Notes dan merupakan produk dari Notes
sendiri. Metode yang kedua untuk membuat sebuah program stand alone dengan menggunakan Notes C API (Aplication Program Interface), program ini dapat dijalankan berdiri sendiri dan tidak tergantung pada aplikasi Lotus Notes. Notes mempunyai mempunyai pilihan pengembangan untuk para programer yang mempunyai level pengalaman yang berbeda dan kebutuhan pengembangan yang berbeda pula. Gambar 2.8 menggambarkan perbedaan lingkungan, level orientasi objek dan target penggunanya.
Gambar 2.8. Notes Programming Methods
Notes C API adalah bagian terbesar dalam Lotus Notes sehingga Notes C API disebut juga Lotus Notes. Ini berarti API adalah bagian sangat penting dalam
31
Lotus untuk mendevelop. Lotus Notes dibuat dengan menggunakan beberapa API yang sama yang sering disebut dengan Notes API. Beberapa bagian dari notes client dan server aplication menggunakan beberapa fungsi yang tidak disediakan oleh API, jadi API tidak dapat menulis program pada notes client. Salah satu contohnya adalah apabila kita mempunyai file tetapi tidak mempunyai form maka notes client tidak dapat membaca dokumen tersebut tetapi API dapat membaca file tanpa form yang digunakan untuk membuat dokumen tersebut. Layer dari fungsi–fungsi dalam arsitektur Lotus Notes dapat dilihat pada Gambar 2.9.
Gambar 2.9. Arsitektur Notes dan Kelompok API
API yang diimplementasikan adalah library lebih dari 1000 fungsi bahasa pemrograman C, data struktur, konstanta simbolik untuk mengakses database Notes, network service dan menu administrasi. Jumlah fungsi–fungsi
32
yang dikembangkan dari Notes Release 3 ke Notes Release 4 mencapai lebih dari 50 %. API disupport oleh setiap platform yang support pada Notes client dan Notes server.
2.4.2. Tipe Data Semua struktur data pada API adalah struktur logikal dan bukan sebagai struktur pisikal. Pembuat program tidak boleh mengasumsikan setiap struktur data dalam API mempunyai format file tersendiri. Jadi baik
form, halaman dan
tampilan data–data itu sendiri menjadi satu file yang berextention NsF (NotesFormat). Berikut ini beberapa tipe data, antara lain : 1. Database Header Setiap database mempunyai header yang berisi title database, kategori, daftar akses kontrol, histori replikasi dan catatan aktivitas user / pengguna. 2. Note (dokumen) Sebuah note atau lebih sering disebut dokumen, berisi header pemilik yang diikuti oleh jumlah item yang merupakan field atau item nyata. 3. Tipe data sederhana Yang termasuk dalam tipe data sederhana antara lain Text dan text list, number dan number list, time/date dan time/date range atau list. 4. Composite data type Yang termasuk tipe data ini adalah Rich text, object, tables dan user data.
33
2.4.3. Searching Database Ada empat jalan untuk mencari (search) data dalam database, yaitu : 1. Linear Mencari semua dokumen dalam database sesuai kriteria yang diberikan, tipe ini digunakan apabila kriteria pencarian tidak diketahui sampai akhir program. 2. Indexed Menggunakan view untuk diurutkan dengan kategori dari dokumen, tipe pecarian ini digunakan ketika hubungan kriteria dan item sangat penting. 3. Fulltext Digunakan untuk mencari kata kunci yang mungkin terdapat dalam field. 4. Direct access Bukan sebuah cara pencarian tetapi merupakan ID dari dokumen atau field yang berada dalam dokumen, ini dapat diakses secara langsung.
2.4.4. Notes Security Setiap user / pengguna menginginkan data yang mereka miliki terjamin keamanannya, dan sebuah departemen sistem informasi mutlak memerlukan keamanan bagi servernya. Lotus Notes menyediakan identifikasi kontrol akses pengguna dan proteksi password, antara lain : 1. User ID Setiap user / pengguna diberi user ID yang sering disebut dengan ‘Notes ID’, sebuah user ID berisi nama user, nomor lisensi notes, sebuah sertifikat yang
34
bisa mengakses server. Untuk mengakses sebuah database, user memerlukan file user ID dan password. 2. Access Control List Sebuah daftar akses kontrol adalah berisi daftar user dan spesifikasi level akses setiap user ke database, yang berada dalam ACL adalah nama user, level akses, flag dan aturan. Setiap database harus berisi sebuah ACL.
