BAB II LANDASAN TEORI
II.1 Komunikasi II.1.1 Defenisi Komunikasi Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin Communis yang berarti sama. Communico, communication, atau communicare yang berarti membuat sama (to maka common). Istilah pertama (communis) paling sederhana disebut sebagai asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang
mirip. Komunikasi
menyarankan suatu pikiran, suatu makna atau suatu pesan yang dianut secara sama. Akan tetapi defenisi-defenisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagi hal-hal tersebut, seperti berbagai pikiran, mendiskusikan makna, dan mengirimkan pesan (Mulyana, 2007:46). Secara epistemologis (istilah) terdapat ratusan uraian eksplisit (nyata) dan implisit (tersembunyi) untuk menggambarkan defenisi komunikasi. Dalam oxford English Dictionary yang ditulis tahun 1989 terdapat 12 defenisi komunikasi. Dance dan Larson (1976) telah mengumpulkan 126 defenisi komunikasi yang berlainan. Beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli sebagai berikut: 1. Carl I. Hovland: Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambanglambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate).
35
2. Gerald R Miller: Komunikasi terjadi ketika suatu sumber manyampaikan suatu pesan kepada penerima dengan niat yang disadari untuk mempengaruhi perilaku penerima. 3. Everett M Roger: Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka (Mulyana, 2007:62) 4. Arni Muhammad: Komunikasi adalah proses pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku. Si pengirim pesan dapat berupa seorang individu, kelompok atau organisasi. Begitu juga dengan si penerima pesan dapat berupa seorang anggota organisasi, seorang kepala bagian, pimpinan, kelompok orang dalam organisasi atau organisasi secara keseluruhan. Proses menunjukkan bahwa komunikasi berlangsung melalui tahap-tahap tertentu secara terus-menerus, berubah-ubah dan tidak ada henti-hentinya. Proses komunikasi merupakan proses yang timbal balik karena antara si pengirim dan si penerima saling mempengaruhi satu sama lain. Perubahan tingkah laku dimaksudkan bahwa perubahan yang terjadi dalam diri individu meliputi aspek kognitif, afektif dan psikomotor (Muhammad, 2007:4-5) 5. Djuarsa Sendjaja, komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat di dalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindakan komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks yaitu konteks
36
antar pribadi (interpersonal communication), konteks kelompok (group communication),
dan
juga
lingkup
organisasi
(organizational
communication) serta tindakan komunikasi dengan memanfaatkan pesan dari media massa (mass communication)(Sendjaja, 2005:4.1).
II.1.2 Unsur-Unsur Komunikasi Dari berbagai pengertian komunikasi, secara mendasar komunikasi mempunyai enam unsur yaitu: 1. Komunikasi melibatkan hubungan seseorang dengan orang lain atau hubungan dengan lingkungannnya, baik dalam rangka pengaturan atau koordinasi. 2. Proses, yakni aktivitas nonstatis, bersifat terus-menerus. Ketika kita berbicara dengan seseorang didalamnya terdapat membuat perencanaan, mengatur nada, menginterpretasikan pesan, merespon atau mengubah posisi tubuh agar terjadi kesesuain dengan lawan bicara. 3. Pesan, yaitu tanda (signal) atau kombinasi yang berfungsi sebagai stimulus bagi penerima tanda. Pesan dapat berupa tanda atau simbol. Sebagian dari tanda bersifat universal yakni dipahami sebagaian besar manusia. 4. Saluran (channel) adalah wahana dimana tanda dikirim. Channel bisa bersifat visual (dapat dilihat) dan aural (dapat didengar)
37
5. Gangguan (noise), segala sesuatu yang dapat membuat pesan menyimpang atau segala sesuatu yang dapat mengganggu diterimanya pesan. Gangguan bersifat fisik, psikis atau semantik (salah paham). 6. Perubahan, yaitu komunikasi menghasilkan perubahan pada pengetahuan, sikap atau tindakan orang-orang yang terlibat dalam proses komunikasi (Mufid, 2005:3-4).
II.2 Komunikasi Organisasi II.2.1 Defenisi Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi di lingkungan organisasi atau dalam lingkungan sistem sosial tertentu yang merupakan kelompok independen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Unit analisisnya mencakup struktur organisasi, dan pola-pola komunikasi yang terjadi di dalam organisasi (Yusuf, 2009:166). Defenisi tradisional komunikasi organisasi cenderung menekankan komunikasi sebagai kegiatan penanganan pertukaran pesan yang terkandung “dalam” atau “untuk” menunjukkan batas-batas organisasional (organizational boundry) dari sebuah struktur organisasi. Komunikasi ditekankan pada metode dan teknik yang memungkinkan orang untuk beradaptasi dengan lingkungan organisasi. Komunikasi
organisasi
sering
pula
diartikan
sebagai
perilaku
pengorganisasian (organizing behaviour) yakni bagaimana para karyawan terlibat dalam proses bertransaksi dan memberikan makna atas apa yang sedang terjadi.
38
Komunikasi organisasi akan berpusat pada simbol-simbol yang memungkinkan kehidupan organisasi apakah kata-kata, gagasan-gagasan, konstruk yang mendorong, mengesahkan, mengkoordinasikan dan mewujudkan aktivitas yang terorganisir dalam situasi-situasi spesifik (Liliweri, 2004:59-60). Prinsip dan keahlian komunikasi dalam organisasi sangat penting untuk diketahui sehingga dapat dimanfaatkan untuk mewujudkan tujuan organisasi baik organisasi komersial seperti lembaga bisnis dan industri ataupun organisasi sosial seperti lembaga rumah sakit maupun institusi pendidikan. Dalam suatu organisasi mensyaratkan adanya jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. Di samping itu dalam organisasi juga mensyaratkan adanya pembagian kerja dalam arti setiap orang dalam institusi baik komersial maupun sosial memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dengan landasan konsep tersebut maka batasan komunikasi secara sederhana yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam konteks organisasi. Atau sebagaimana defenisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat dan hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of message within a network of interdependent relationships) (Sendjaja, 2005:4.4-4.5). Setiap pesan yang dikomunikasikan diharapkan dapat memberikan efek kepada komunikan. Wilbur Schramm menampilakan apa yang ia sebut ”the condition of success in communication” yaitu kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan membangkitkan tanggapan yang kita kehendaki. Kondisi tersebut dirumuskan sebagai berikut:
39
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian komunikan. 2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama mengerti. 3. Pesan
harus
membangkitkan
kebutuhan
pribadi
komunikan
dan
menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut. 4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok dimana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki (Uchana effendy, 2003:41- 42).
II.2.2 Arus dan Proses Komunikasi dalam Organisasi Arus komunikasi yang berlangsung dalam organisasi ada tiga yaitu arus komunikasi vertikal yang terdiri dari arus komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan arus komunikasi dari bawah ke atas(upward communication) serta arus yang berlangsung antara dan di diantara bagian ataupun karyawan dalam jenjang atau tingkatan yang sama yang disebut komunikasi horizontal. Downward communication merupakan komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tatanan manajemen mengirimkan pesan kapada bawahannya. Fungsi arus komunikasi ini adalah: a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)
40
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionalle) c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirimkan pesan kepada atasan. Fungsi arus komunikasi ini adalah; a. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak diselesaikan oleh bawahan c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya Horizontal communication merupakan tindakan komunikasi yang berlangsung diantara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi ini adalah: a. Memperbaiki koordinasi tugas b. Upaya pemecahan masalah c. Saling berbagi informasi d. Upaya memecahkan konflik
41
e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan mengatakan bahwa proses komunikasi dalam suatu organisasi perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu respon khusus diharapkan oleh pengirim (sender) dari setiap pesan yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut merupakan tindak berbagi informasi atau tidak. Komunikasi organisasi dilihat dari perspektif perilaku digambarkan dengan memulai proses komunikasi oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tandatanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alatalat dimana sumber mengekspresikan gagasannnya dalam bentuk bahasa lisan, bahasa tertulis ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah ataupun gambar-gambar. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui tindakan tertentu. Pada
42
langkah ini dikenal istilah channel atau saluran yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti televisi, kaset video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha membebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan bersifat lisan maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik karena jika penerima tidak mendengar pesan tersebut akan hilang. Dalam pesan ini, penerima melakukan decoding yaitu memberikan penafsiran atau interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana perlu memberikan respon terhadap pesan tersebut. Tahap terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respon dan umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan
tertentu.
Penerima bisa mengabaikan
pesan
menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan mengevaluasi efektivitas komunikasi.
43
tersebut
ataupun
landasan untuk
II.2.3 Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi yang efektif dan efisien mempunyai arti yang sangat penting bagi manajemen di dalam melaksanakan fungsinya untuk merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan dan mengawasi semua kinerja organisasi. Komunikasilah yang menghantarkan manajemen untuk melakukan tugas ataun pekerjaan yang efektif dan efisien. Tidak ada kinerja yang efektif jika mengabaikan komunikasi (Iman dan Siswandi, 2007:154). Dalam suatu organisasi baik berorientasi komersil maupun sosial akan melibatkan empat fungsi komunikasi yaitu: a. Fungsi informatif Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information –processing system). Maksudnya seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi. Sedangkan karyawan atau bawahan membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan disamping itu juga membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
44
b. Fungsi regulatif Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan muntuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan, disamping itu, mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapisan atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana mestinya. Namun demikian sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung kepada: 1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah. 2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. 3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus pribadi. 4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
45
c. Fungsi persuasif Dalam mengatur suatu organisasi kekuasan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanaya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah, sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasan dan kewenangannya.
d. Fungsi integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga maupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. Komunikasi sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
46
Pentingnya komunikasi dalam organisasi dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara: a. Para bawahan dengan atasan/pimpinan. b. Bawahan dengan bawahan. c. Atasan dengan atasan. d. Pegawai dengan organisasi/lembaga yang bersangkutan. 2. Meningkatkan kegairahan kerja para pegawai. 3. Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai. 4. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien. 5. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pimpinan organisasi. 6. Semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh. 7. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua pegawai. 8. Menimbulkan saling pengertian diantara pegawai. 9. Meningkatkan kerja sama (teamwork) diantara pegawai. 10. Meningkatkan semangat korp atau esprit de corp di kalangan pegawai (Wursanto,2002:159). 47
Adapun informasi yang dikomunikasikan dibagi dalam tiga kategori yaitu: 1. Korporasi : membangun kebanggaan dan rasa memiliki 2. Cascade: mengkomunikasikan tujuan 3. Personal: motivasi rutin Informasi yang dikomunikasikan menyangkut; − Tujuan rasional (karyawan memahami bisnis perusahaan dan apa yang harus mereka lakukan). − Tujuan emosional (karyawan merasa dilibatkan). − Tindakan yang diinginkan (karyawan memahami bahwa perilaku mereka mempengaruhi bisnis perusahaan) Informasi yang dikomuniksikan menciptakan perilaku yang benar dengan mengkomunikasikan pesan secara: − Top down (pesan manajemen) − Bottom up (masukan, bukan hanya pesan-pesan karyawan namun segala sesuatu menyangkut karyawan). − Manyamping (melewati semua fungsi atau bagian, yang mempersatukan sebuah organisasi menjadi satu tim) (Gregory, 2004:42) Komunikasi membantu untuk menjelaskan lebih lanjut tujuan-tujuan strategis suatu organisasi karena organisasi memerlukan dukungan dari berbagai kelompok atau publik utama. Untuk itu, maka visi dan nilai-nilai yang dicanangkan eksekutif dan organisasi harus dikomunikasikan secara jelas. Hal 48
yang utama dari komunikasi tidak hanya menyampaikan pesan mengenai visi, tetapi juga membangkitkan keingintahuan atau paling tidak persetujuan terhadap tujuan-tujuan tersebut. Komunikasi dirancang untuk mempengaruhi perilaku.
Komunikasi
yang
baik
akan
membantu
organisasi
untuk
meminimalkan ancaman dengan mengenali masalah dan konflik yang mungkin akan terjadi secara lebih awal. Misalnya dengan mengenali adanya peningkatan jumlah karyawan yang tidak puas dengan tindakan yang diusulkan perusahaan (Anne, 2001:9).
II.3 Manajemen Public Relations Strategi suatu organisasi (yang menentukan arah jangka panjang serta lingkup kerja) ditentukan melalui proses analisi dan pengambilan keputusan yang mendalam. Banyak pihak yang telibat dalam proses ini baik yang berasala dari dalam organisasi maupun yang berasal dari luar organisasi. Setelah strategi ditetapkan, strategi itu perlu untuk dikomunikasikan sehingga dapat mendapat dukungan serta diimplementasikan dengan baik. PR memiliki peran yang penting dalam proses ini, baik dalam proses pengembangan strategi maupun dalam mengkomunikasikannya. PR memiliki nilai lebih dari sekedar alat teknis yang digunakan untuk “mengkomunikasikan” informasi atau untuk menambah kilau terhadap informasi tersebut. PR adalah bagian integral dari proses pengembangan strategik yang didasarkan pada riset menyeluruh serta analisis yang objektif. Praktisi PR adalah orang-orang yang sangat sibuk. Pertama mereka memiliki tanggung jawab operasional seperti yang lainnya yang juga bekerja di
49
suatu lingkungan yang penuh disiplin. Apabila mereka memegang peran dalam manajemen, mereka harus menangani penganggaran dan manusia, mengelola suatu departemen atu jasa konsultan yang efektif, mengontrol pemasok, memastikan standar kualitas penuh dan sebagainya. Sebetulnya semua keahlian yang menjadi persyaratan untuk seorang manajer juga menjadi persyaratan untuk praktisi PR. Deskripsi pekerjaan PR sangatlah kompleks, yaitu mengelola komunikasi antara organisasi dengan seluruh publiknya. Oleh karena itu, membutuhkan pendekatan yang sistematis dan efisien agar pekerjaan berhasil (Gregory, 2001:4-5) Perencanaan strategis dalam PR melibatkan pembuatan keputusan tentang tujuan dan sasaran program, mengidentifikasikan publik kunci, menentukan kebijakan atau aturan untuk memadu pemilihan strategi. Harus ada kaitan erat antara tujuan program keseluruhan, sasaran yang ditentukan untuk masing-masing publik, dan strategi dipilih. Poin utama adalah bahwa strategi dipilih untuk mencapai hasil tertentu (sebagaimana dikatakan dalam tujuan dan sasaran). Praktisi PR bekerja sama dengan manejer lain untuk mengembangkan rencana program strategis. Meskipun masing-masing program membutuhkan elemen induk, namun secara keseluruhan pendekatannya sama dari satu rencana ke rencana lain. Proses perencanaan dan pemrograman biasanya menggunakan langkah-langkah berikut: a. Mendefinisikan peran misi. Menentukan sifat dan cakupan kerja yang akan dilakukan. b. Menentukan
area
hasil
utama.
Menentukan
menginvestasikan waktu, energi dan bakat.
50
dimana
tempat
c. Mengidentifikasikan dan menspesifikasi indikator efektivitas. Menentukan faktor yang dapat diukur sebagai dasar penentuan sasaran. d. Memilih dan menentukan sasaran. Menentukan hasil yang akan dicapai. e. Menyiapkan rencana aksi. Menentukan hasil yang akan dicapai. 1. Pemrograman. Menentukan urutan tindakan dalam mencapai sasaran. 2. Penjadwalan. Menentukan waktu yang diperlukan untuk langkahlangkah aksi dan sasaran. 3. Anggaran. Menentukan dan menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran. 4. Menetapkan akuntabilitas. Menetukan siapa yang akan mengawasi pencapaian sasaran dan langkah-langkah aksi. 5. Mereview dan merekonsiliasi. Mengetes dan merevisi rencana tentatif jika diperlukan sebelum melakukan aksi. f. Menetapkan kontrol. Memastikan pencapaian sasaran secara efektif. g. Berkomunikasi. Menentukan komunikasi organisasi yang diperlukan untuk mencapai pemahaman dan komitmen dalam enam langkah sebelumnya. h. Implementasi. Memastikan kesepakatan diantara orang-orang penting tentang siapa dan apa yang dibutuhkan untuk upaya itu, pendekatan apa yang paling baik, siapa yang perlu dilibatkan, dan langkah aksi apa yang perlu diambil segera.
51
Misi dan tujuan organisasi secara keseluruhan adalah menjadi tanggung jawab PR untuk mencapainya. Kebanyakan organisasi punya tujuan dan sasaran tertulis baik jangka panjang maupun pendek. Tujuannya adalah untuk menyatakan secara ringkas alasan mengapa organisasi eksis. Pernyataan misi biasanya memberikan komitmen dan kewajiban warga dan tanggung jawab sosial. Pernyataan organisasi seringkali menyebutkan sikap organisasi dalam menghadapi karyawannya, anggotanya, kliennya, tetangganya dan donornya. Pernyataan itu mungkin menyatakan sikap organisasi terhadap regulasi pemerintah atau isu lingkungan, menjelaskan bagaimana ia mengukur kemajuan sendiri dan sebagainya. Ringkasnya, pernyataan misi adalah pernyataan idealistik dan inspirasional yang didesain untuk memberi kepada pihak-pihak dalam organisasi sebuah pemahaman tentang tujuan dan arah organisasi. Pernyataan misi tanpa komitmen dan dukungan manajemen hanya akan menjadi pemanis bibir belaka. Tantangannya adalah menanamkan semacam sense of mission, standar nilai dan perilaku di seluruh organisasi. Setiap organisasi harus mendefenisikan misi masing-masing yang unik, menyesuaikan strategi dan nilainya dan menciptakan kulturnya sendiri. Staff PR harus mengetahui apakah dokumen ini disimpan karena alasan kompetisi atau keamanan atau merupakan pernyataan terbuka tentang misi, standar perilaku atau tujuan spesifik. Dalam organisasi dimana tidak ada pernyataan semacam ini, staf PR harus mengajukan usul pernyataan misi. Pernyataan misi tujuan organisasional, kewajiban organisasional, nilai organisasional dan tanggung jawab organisasi memberikan dua fungsi penting dalam PR; pertama, pernyataan itu mengikat seluruh anggota organisasi untuk
52
mengemban tanggungjawab, dan itu berarti visibilitas atau komunikasi. Kedua, sikap yang diekspresikan pernyataan misi itu menyediakan kerangka dimana PR dapat menentukan tujuan dan sasarannya sendiri, menyusun anggaran, mengarahkan bakat, menyusun program dan menilai dampaknya (Cutlip, 2006;356-357). Dalam menyampaikan visi dan misi hal yang harus diperhatikan adalah bagaimana visi dan misi itu dikemas untuk kemudian disampaikan. Setiap rencana atau kampanye PR membutuhkan sekumpulan pesan yang akan menjadi kekuatan utama dari komunikasi tersebut. Pesan harus disampaiakan dengan jelas, singkat dan mudah dipahami. Pesan menjadi penting karena dua alasan utama. Pertama, pesan adalah bagian esensial dari proses pembentukan sikap. Jika publik memutar kembali pesan yang pertama kali diberikan oleh pemberi pesan, ini merupakan indikasi bahwa (a) pesan tersebut sudah diterima dan (b) pesan sudah dicerna dan telah digunakan. Mungkin ini merupakan bagian dari proses berfikir. Alasan kedua adalah karena pesan menunjukkan komunikasi yang efektif. Pesan adalah bagian esensial dari proses evaluasi. Jika pesan yang terpisah digunakan oleh pers secara langsung atau jika pesan tersebut diulang dalam riset seperti survey sikap, ini menunjukkan bahwa pesan tersebut sudah terasimilasi. Langkah berikutnya adalah melihat apa tindakan yang dilakukan sebagai hasil dari komunikasi tersebut. Pesan seringkali diremehkan, tetapi juga bersifat sangat penting dan tidak dapat dibuang begitu saja atau dielu-elukan. Pesan menjadi penghubung antara organisasi dan publiknya dalam komunikasi. Pesan adalah apa yang diberikan
53
oleh organisasi dan apa yang diterima oleh publik, begitu pula sebaliknya. Pesan dan bagaimana pesan tersebut disampaikan menjadi titik awal perubahan pemikiran sikap ataupun perilaku yang dikehendaki organisasi. Apabila tidak dikerjakan dengan baik, pesan dapat pula mengakhiri segalanya. Ada 5 hal yang harus diperhatikan dalam mengemas sebuah pesan untuk disampaikan, yaitu: a. Format. Bagaimana pesan disampaikan. Apakah ada gambar-gambar visual yang dapat diasosiasikan dengan pesan tersebut? Kehati-hatian yang diberikan terhadap penyajian identitas sebuah perusahaan adalah contoh yang baik yang berkaitan dengan format ini. Kata-kata yang tepat, bahkan jenis huruf harus digunakan untuk menyampaikan kekuatan dari pesan. Pesan yang lugas dan melucu seringkali menggunakan jenis huruf yang terperinci sedangkan pesan yang serius manggunakan huruf seri serif. b. Nuansa (tone). Pilihan bahasa juga sangat penting. Semua pesan harus memberikan perhatian khusus terhadap suasana hati yaitu suasana ataupun gaya yang ingin digambarkan. Suasana hati yang ingin ditunjukkan mungkin riang atau sendu. Nuansa harus dihubungkan dengan format secara seksama. c. Konteks. Konteks dari pesan juga sangat penting. Jika anda mengumumkan hasil yang dicapai perusahaan pada saat pasar saham mengalami penurunan, kemungkinan besar kinerja perusahaan anda juga akan terpengaruh. d. Waktu. Tidak ada gunanya menyebarkan informasi tentang tawaran spesial untuk hari Natal jika ternyata hari natal telah berlalu.
54
II.4 Visi dan Misi II.4.1 Defenisi Visi dan Misi a. Menurut Warren Bennis dan Michael Mische yang dikutip oleh Trigono, (1999:133) pada abad XXI melalui program penemuan dan rekayasa kembali organisasi: Visi merupakan artikulasi dari citra, nilai, arah dan tujuan aman yang memandu masa depan organisasi. b. M. Fakri Gaffar (1995:22) yang dikutip oleh Dinding Nurdin (1998:16) : Visi sebagai daya pandang jauh ke depan, mendalam dan luas yang merupakan daya pikir abstrak yang memiliki kekuatan amat dasyat dan dapat menerobos segala batas-batas fisik, waktu dan tempat. c. James Whittaker yang dikutip oleh Drs. Triguno, Dipl. EC. LLM (1999:32): Visi memberi arah yang harus ditempuh oleh organisasi dan mempunyai peran penting yang menunjukkan perubahan sepanjang waktu. Adapun pengertian misi menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut: a. Amin Widjaja Tunggal (1994:27) : Misi perusahaan atau organisasi secara luas merupakan pernyataan yang berkerangka luas, akan tetapi berdaya tahan dari maksud suatu perusahaan, singkatnya misi perusahaan mengembangkan produk perusahaan, pasar dan ruang lingkup teknologinya yang ditekankan, dan misi perusahaan melakukan sedemikian rupa, sehingga merefleksikan nilai prioritas–prioritas pengambil keputusan strategi perusahaan. b. Barry Cushway dan Derek Lodge yang mengutip pendapat Peter Drucker dan telah dialihbahasakan oleh Sularno Tjiptowardoyo (1999:47) tentang misi: Suatu bisnis tidak ditentukan oleh nama, dasar hukum, atau undang–
55
undang pembentukannya. Bisnis ditentukan oleh misi bisnis. Hanya rumusan misi dan tujuan organisasi yang jelas yang akan memungkinkan adanya tujuan–tujuan bisnis yang jelas dan wajar. c. Menurut Sondang Misi (1995:43) yang dikutip oleh Dinding Nurdin (1998:25) adalah: Maksud kegiatan utama yang membuat organisasi memiliki jati diri yang khas dan sekaligus membedakannya dari organisasi lain yang bergerak dalam bidang usaha yang sejenis. II.4.2 Manfaat Visi dan Misi Suwarsono-Muhamad (1999:50) menyatakan manfaat dari adanya visi dan misi adalah: 1. Terjaminnya kesatuan dan kebulatan tujuan perusahaan. 2. Tersedianya dasar alokasi sumber daya dan dana. 3. Tersedianya dasar pengembangan iklim organisasi dan motivasi kerja. 4. Tersedianya dasar identifikasi dan evaluasi bagi karyawan. 5. Terfasilitasinya proses penterjemah tujuan ke dalam struktur organisasi. 6.
Tersedianya dasar evaluasi kinerja karyawan. (Majalah Ilmiah Unikom, Vol.4, hlm. 49—56)
Untuk mendapatkan manfaat dari visi dan misi perlu diambil langkahlangka sosialisasi yang kemprehensif dan mantap sehingga visi dimaksud bukan hanya sekedar pernyataan kebijaksanaan oleh manajemen, melainkan menjadi “milik” setiap orang dalam organisasi. Jika proses sosialisasi berhasil, pada gilirannya akan timbul aktualisasi dan personalisasi. Yang dimaksud dengan aktualisasi adalah kesediaan para anggota organisasi untuk menerjemahkan visi
56
tersebut kedalam tindakan operasional sehari-hari yang secara bertahap mendekatkan organisasi pada “posisi” organisasi menurut visi yang telah ditetapkan itu. Sedangkan yang dimaksud dengan personalisasi ialah bahwa setiap orang dalam organisasi menghayati dan menerima visi tersebut seolah-olah dia sendiri yang menentukannya dan bukan sekedar merupakan perintah yang datang dari eselon yang lebih tinggi dari hirearki organisasi (Siagian, 2002;4-5). Visi perusahaan dapat memusatkan, mengarahkan manyatukan bahkan memberi inspirasi suatu bisnis untuk mencapai kinerja yang superior. Tugas perumus strategi adalah mengidentifikasi dan meramalkan visi dengan jelas (John Keane). Suatu bisnis tidak didefenisikan berdasarkan namanya, deklarasi, atau ayat pendirian perusahaan. Akan tetapi didefenisikan oleh misi bisnis. Hanya defenisi yang jelas dari misi dan tujuan organisasi yang mungkin yang akan membuat tujuan bisnis yang jelas dan objektif (Peter Drucker). Adapun manfaat visi adalah ; a. Menciptakan minat yang sama b. Menurunkan aktivitas keseharian yang monoton c. Memberi peluang dan tantangan. Pernyataan misi yang efektif adalah pernyataan misi yang secara aktif membantu setiap orang dalam organisasi untuk bertindak sesuai nilai-nilai yang dinyatakan.dalam menyatakan nilai-nilai yang dipahami dan dianut setiap orang dalam organisasi dapat dipastikan bahwa setiap orang dalam organisasi: a. Berusaha keras untuk mencapai tujuan yang sama b. Bekerja sesuai prinsip yang sama
57
c. Taat kepada standar yang sama d. Mendorong semangat kerja organisasi e. Mengamankan reputasi organisasi f. Menentukan ciri organisasi (Talbot, 2005:xiii-xiv) II.5 Produktivitas Kerja II.5.1 Defenisi Produktivitas Produktivitas berasal dari kata produktif. Produktif yaitu mengembangkan dan mnerapkan apa yang terbaik dari sesuatu ataupun seseorang. Menurut Sedarmayanti (2004) dalam bukunya Pengembangan kepribadian Pegawai produktivitas kerja adalah ukuran daya guna melaksanakan pekerjaan, yang menyentuh aspek ketepatan, kecermatan dan sikap terhadap pekerjaan. Produktivitas adalah perbandingan antara output dengan input dimana outputnya harus mempunyai nilai tambah dan teknik pengerjaannya yang lebih baik (Hasibuan, 2005:76) Secara sederhana dapat disebutkan bahwa dalam organiasasi terdiri dari tiga elemen yaitu: a. Aktiva tetap seperti bangunan, perabot kantor, mobil dan produk-produk. b. Aktiva lancar atau uang yang memperlancar usaha. c. Karyawan. Aktiva tetap dan aktiva lancar dapat dihitung. Jumlah karyawan juga dapat dihitung tetapi dalam berbagai segi karyawan adalah asset yang tidak dapat diukur nilainya. Kemampuan yang mereka miliki pada dasarnya tidak mengenal batas
58
(unbounded). Merekalah yang menghidupi karyawan serta menciptakan nilai tambah. Merekalah yang menggunakan kreativitas serta keahliannya untuk merancang produk-produk baru dan menjualnya. Mereka menyediakan layanan kepada pelanggan serta membuat organisasi berjalan. Oleh karena itu sebuah perusahaan membutuhkan orang-orang yang produktif (Gregory, 2001:4). Pribadi yang produktif adalah pribadi yang kreatif, inisiatif dan memiliki sikap kerja yang tepat. Efisiensi kerjanya dapat dilihat dari disiplin atau dedikasi/loyalitas kerja dan moral/semangat kerja pegawai dalam bekerja. Produktivitas adalah tujuan umum kelompok yang dijalani oleh setiap anggota kelompok dengan bekerja secara terpadu dan tetap mengarah untuk mencapai tujuan yang dimaksud (Yusup, 2009:162)
II. 5.2 Sumber Produktivitas Sumber produktivitas adalah manusia sebagai tenaga kerja, baik secara individual maupun di dalam kelompok, yang sepenuhnya terarah pada upaya mencari cara yang memungkinkan manusia meningkatkan produktivitasnya dalam bekerja, terutama berkenaan dengan peningkatan kualitas dalam melaksanakan pekerjaannya. Di samping itu, juga berkenaan dengan sikap mental terhadap pekerjaan yang telah dipilihnya dengan segala sesuatu ketentuan yang berhubungan dengan pekerjaannya itu. Manusia sebagai tenaga kerja harus mampu mendayagunakan lima sumber kerja baik yang terdapat pada dirinya maupun lingkungan sekitanya yaitu penggunaan pikiran, penggunaan tenaga jasmani/fisik, penggunaan waktu, penggunaan ruangan dan penggunaan materi/bahan atau uang.
59
Selain penggunaan unsur tersebut, sumber lain terletak pada diri sendiri berupa keterampilan dan keahlian atau kemampuan bekerja yang selalu dapat ditingkatkan. Demikian juga faktor sikap terhadap pekerjaan yang selalu dapat diperbaiki agar menjadi tenaga kerja yang produktif. Dalam kedudukan atau posisi masing-masing yang berbeda didalam suatu organisasi kerja, ternyata produktivitas kerja tidak sekedar tergantung pada pegawai yang bertugas secara operasional dalam upaya mengahasilkan sesuatu. Peran tersebut juga ditentukan oleh pimpinan sebagai pihak yang berwenang menetapkan kebijakan termasuk juga dalam mendorong dan membantu pegawai agar meningkatkan produktivitas kerja melalui langkah berikutnya (Sedarmayanti, 2004:152-154).
II.5.3 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja a.
Motivasi kerja Produktivitas kerja seseorang dipengaruhi oleh adanya motivasi kerja.
Konsep motivasi kerja yang diterapkan dalam sebuah perusahaan berbeda antara satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat dipengaruhi oleh jenis tugas, tingkat persaingan, struktur dan kepemimpinan sebuiah perusahaan. Setiap manusia mempunyai lingkungan hidup dan kebutuhan yang berbeda-beda. Dalam sebuah perusahaan juga seseorang berjumpa dengan rekan kerjanya dengan harapan yang berbeda prioritasnya. Apabila harapan itu terpenuhi, maka mereka akan mendapatkan kepuasan sebaliknya perusahaan tempat mereka bekerja mempunyai tujuan tertentu yang mungkin berbeda dari tujuan karyawan perusahaan.
60
Motivasi didefenisikan sebagai kondisi mental yang mendorong aktivitas dan member energi yang mengarah kepada pencapaian kebutuhan, memberi kepuasan ataupun mengurangi ketidakseimbangan. Tidak akan ada motivasi jika tidak dirasakan adanya kebutuhan dan kepuasan serta ketidakseimbangan tersebut. Dan motivasi yang tumbuh akan merupakan motor dan dorongan untuk mencapai tujuan pemenuhan kebutuhan dan pencapaian keseimbangan. Produktivitas dapat dicapai dengan mulai menumbuhkan dorongan atau motivasi supaya sukses dalam melakukan pekerjaan berdasarkan kesadaran. Apabila motivasi telah dimiliki maka diharapkan akan berkembang perasaan bertangggung jawab terhadap pekerjaannya kemudian menumbuhkan kesediaan ikut berpartisipasi dalam mencapai tujuan organisasi kerja melalui pelaksanaan tugas secara maksimal. Motivasi akan memperngaruhi kepada komitmen karyawan dalam bekerja. Robert Walton, penulis Amerika yang menyoroti tentang pentingnya komitmen menyatakan bahwa kinerja perusahaan akan meningkat apabila organisasi meninggalkan model pengendalian tradisional dalam memanajemen karyawan. Pendekatan tersebut sebaiknya diganti dengan strategi komitmen. Ia menyarankan bahwa karyawan akan memnerikan respon terbaik dan menjadi sangat kreatif apabila diberi tanggungh jawab yang lebih luas, dorongan untuk berkontribusi serta bantuan untuk mencapai kepuasan kerja. Orang yang tidak akan bekerja secara mandiri dengan penuh semangat apabila pengawasan karyawan terlalu ketat oleh manajemen, serta ditempatkan dalam pekerjaan yang lingkupnya sempit, diperlakukan sebagai orang yang tidak bermanfaat.
61
Komitmen adalah kecintaan dan kesetiaan yang terdiri dari penyatuan dengan tujuan dan nilai-nilai perusahaan, keinginan untuk tetap berada dalam organisasi serta kesediaan bekerja keras atas nama organisasi. Komitmen karyawan dapat ditingkatkan dengan melibatkan karyawan untuk mendiskusikan tujuan, nilai-nilai organisasi dan harapan bersama sehingga mereka akan merasa memiliki organisasi dan melaksanakan tujuan tersebut. Sealain itu, perlu membangun kepercayaan dari karyawan. Hal ini dapat dibangun dengan memperlakukan karyawan tidak sebatas sebatas faktor produksi tetapi sebagai asset utama perusahaan dan menghargai karyawan (Sunarto, 2005:25-27) b.
Desain Kerja Desain kerja adalah spesifikasi isi, metode dan hubungan berbagai
pekerjaan untuk memenuhi tuntutan bisnis dan kebutuhan pribadi pemegang pekerjaan
secara
individu
maupun
tim.
Desain
pekerjaan
bertujuan
mengoptimalkan: − efisiensi operasional, produktivitas dan kualitas pelayanan. − Fleksibilitas dan kemampuan melaksanakan proses kerja horizontal secara hirearkis dan terpisah-pisah. − Minat, tantangan dan prestasi − Tangggung jawab tim yang ditetapkan sedemikian rupa sehingga bias meningkatkan kerja sama dan efektivitas tim. − Integrasi
kebutuhan
individu
organisasi(Sunarto, 2005:99).
62
karyawan
dengan
kebutuhan
Desain pekerjaan harus menyesuaikan dengan bakat dan kemampuan individu karyawan agar tujuan organisasi tercapai. Selain itu perlu menyesuaikan pekerjaan dengan karyawan sehingga akan meningkatkan kinerja dan fleksibilitas. Jika pekerjaan dibangun berdasarkan keterampilan dan bakat yang dikuasai karyawan maka karyawan dapat lebih mudah untuk dikembangkan untuk menjalankan
peran-peran
baru.
Crania,
mereka
diminta
menggunakan
keterampilan dan kemampuan yang sudah dikuasai pada situasi yang berlainan sehingga mereka tidak harus mempelajari pekerjaan baru dari awal. c.
Semangat kerja Semangat kerja adalah istilah yang menjelaskan perasaan dan sikap
sekelompok karyawan terhadap organisasi dan pekerjaan. Semangat kerja kadangkala diartikan sebagai semangat kelompok yaitu perasaan yang dimiliki bersama oleh anggota kelompok mengenai situasi yang dihadapinya. Perasaan bersama apa yang harus dilakukan dalam hal-hal yang umumnya diyakini sebagai sesuatu yang layak dan sebaiknya didukung oleh usaha bersama. Apabila semangat kerja tinggi maka komitmen, antusiasme, kerja satu tim akan menjadi tinggi, minat dan dedikasi terhadap tugas serta kesediaan berdiskusi dan memecahkan permasalahan secara terbuka tanpa melibatkan emosi yang tidak sepantasnya. Apabila semangat kerja rendah, karyawan menjadi tidak kooperatif, cenderung berargumen secara negative dan mudah berkonflik baik diantara mereka sendiri maupun dalam manajemen. Untuk meningkatkan semangat juang dibutuhkan identifikasi terhadap penyebab masalah. Hal ini dapat dilakukan dengan menjalin komunikasi dengan karyawan (Sunarto, 2005:28).
63
d.
Disiplin kerja Disiplin kerja merupakan hal yang sangat penting dalam upaya
menciptakan keteraturan dalam perusahaan yang ingin bekerja dalam suasana tertib dan teratur. Jika suatu perusahaan yang tidak ditopang oleh tegaknya disiplin, maka akan terlihat gejala tingkat kemangkiran tinggi, produktivitas menurun, tujuan perusahaan yang telah ditetapkan tidak akan dapat dicapai dan sebagainya (Saydam, 2000:452) e. Hubungan kerja yang harmonis Hubungan kerja yang harmonis yaitu hubungan kerja antar karyawan memegang peranan penting untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis antar karyawan, sehingga mereka dapat merasa satu keluarga dalam melaksanakan pekerjaan untuk pencapaian tujuan perusahaan. Salah satu faktor yang mempengaruhi hubungan kerja adalah komunikasi. Dimana komunikasi dapat memberikan informasi, mempengaruhi perilaku, memberi dukungan, serta menyamakan persepsi dan pengertian antar orang berkomunikasi. Hubungan kerja yang harmonis ini akan menghasilkan kedekatan serta kekompakan antar karyawan (Saydam, 2000:450).
64
