BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip Dinamis 2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis Arsip dinamis merupakan dokumen yang bernilai guna tinggi yang membantu kegiatan suatu organisasi. Menurut Wiyasa (2003, 92) “Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi dari suatu organisasi”. Sementara menurut SulistyoBasuki (2003, 13) “Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk informasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang (Wiyasa 2003, 92-93). Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan arsip dinamis merupakan arsip yang masih memiliki nilai guna tinggi yang dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi sebuah organisasi atau lembaga.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis Adapun tujuan dari arsip dinamis, yaitu: untuk menciptakan efisiensi kerja dan untuk mengontrol volume informasi dan atau arsip. Menurut Dasril (2010) tujuan arsip dinamis adalah untuk menciptakan efisiensi kerja dalam hal
6
penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali informasi dalam rangka menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan dan kegiatan organisasi. Temasuklah didalamnya suatu upaya untuk
menjamin
terpeliharanya
legalitas,
profesionalisme
dan
pertanggungjawaban suatu organisasi. Sementara menurut Barthos (2012, 12) tujuan
arsip
dinamis
pertanggungjawaban
adalah
nasional
untuk tentang
menjamin perencanaan,
keselamatan pelaksanaan
bahan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan tujuan adanya arsip dinamis adalah pada efisiensi kerja dan informasi yang bernilai guna juga untuk keselamatan arsip yang nantinya akan memudahkan penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan kembali artinya organisasi memiliki backup data.
2.1.3 Peranan Manajeman Arsip Dinamis Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi dan kebutuhannya. Pada umumnya diletakkan di salah satu unit pasilitatif organisasi bersama dengan bagian personalia atau sumber daya manusia, keuangan dan sistem informasi. Kadangkala, manajemen arsip dinamis bersama dengan perpustakaan diletakkan di bagian layanan informasi atau bahkan berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistem komputer. Pada prinsipnya dimanapun manajemen arsip dinamis berada, sangatlah penting bagi staf unit tersebut untuk bekerja sama dengan staf unit lain yang berkaitan dengan sistem informasi dan perkantoran.
7
Pengaruh perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi yang sedemikian pesat terhadap penciptaan, penggunaan dan penyimpanan informasi menyebabkan adanya pergeseran peranan manajemen arsip dinamis. Peranan manajemen arsip dinamis tidak lepas peranan arsiparis atau staf yang bekerja di lingkungan arsip dinamis untuk: (a) menentukan kebutuhan pengelolaan arsip (recordkeeping) untuk kegiatan bisnis dari unit kerja yang ada, yaitu menentukan arsip apa yang harus diciptakan dan berapa lama masa simpannya; (b) mengembangkan peraturan dan standar bisnis untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (c) mengembangakan sistem dan kontrol untuk menjamin perekaman arsip yang lengkap dan akurat; (d) mengembangkan sistem dan pelayanan yang efisien untuk mengakses arsip; (e) melakukan proses monitoring yang sesuai dengan kebutuhan internal dan eksternal pengelolaan arsip; (f) menjamin organisasi siap menerima audit dari organisasi pengawas (Kustinawati, 2010). Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan manajemen arsip dinamis tidak hanya mengelola fisik arsip namun lebih jauh lagi mengelola informasinya. Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan bagi organisasi, khususnya dalam enam hal efisiensi biaya operasional, efektivitas kegiatan bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan profesinya.
2.1.4 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia dan penerapannya seringkali masih belum sejalan dengan keinginan suatu organisasi. Menurut Hariandja (2002, 2) “Sumber
8
Manusia merupakan salah satu faktor yang penting dalam suatu organisasi”. Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya dalam suatu organisasi (Hasibuan 2003, 244). Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan sumber daya manusia merupakan faktor yang penting dalam suatu organisasi tentang kemampuannya dan keinginannya dalam menjalankan suatu aktivitas kerja.
2.1.5 Pengelolaan Arsip Dinamis Pada suatu organisasi biasanya yang mengelola arsip dinamis adalah arsiparis. Sebelum melakukan pengelolaan arsip, pihak pengelola harus memahami terlebih dahulu apa dan bagaimana cara mengelola arsip. Pengelolaan arsip
dinamis
menurut
Peraturan
Menteri Komunikasi
dan
Informatika
Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip
dinamis
secara
penciptaan, penggunaan,
dan
efisien,
efektif,
pemeliharaan,
dan
sistematis,
meliputi
serta
penyusutan
arsip”. Ada tiga komponen pengelolaan arsip dinamis menurut
Sulistyo-Basuki (2003), yaitu: 1. Input, yaitu seleksi dan pengendalian informasi yang akan diolah, penentuan sumber daya manusia baik jumlah maupun kualitasnya, pemeliharaan peralatan yang tepat dan penggunaan dana atau biaya yang murah.
9
2. Proses, yaitu menyangkut pengendalian kegiatan penciptaan atau penerimaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutannya. 3. Output, informasi yang dihasilkan harus senantiasa memperhatikan mutu dan fungsi informasi tersebut. Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan pengelolaan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam mengelola arsip yang sesuai dengan sistem yang seharusnya agar mudah dalam penemuan kembali arsip.
2.1.6 Siklus Hidup Arsip Dinamis Menurut Suprayitno (2008, 2) pada daur hidup tata arsip dinamis ada ciri pengulangan atas generasi arsip dinamis yang dapat dideskripsikan ke dalam tahap-tahap tertentu. Premisnya adalah bahwa tiap-tiap tahap arsip dinamis dapat diamati selama periode kehidupan arsip dinamis dari kelahiran (penciptaan), kehidupan (penggunaan dan pemeliharaan) dan akhirnya sampai kematian (penyusutan).
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Dinamis Sumber: (Suprayitno 2008)
10
Berawal dari (1) tahap penciptaan, yaitu penciptaan arsip dinamis yang diinput ke dalam aplikasi SKE. Lalu (2) tahap penggunaan, yang dilakukan oleh pengguna aplikasi SKE, yaitu penata arsip di bagian tata usaha di Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Agam Kuantan Sumatera Barat termasuk dalam pemeliharaan arsip pada aplikasi SKE. Terakhir, hingga (3) tahap penyusutan arsip dinamis yang menjadi statis dalam arti sudah tidak digunakan lagi. Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip dinamis terdapat tiga tahapan, yaitu: tahap penciptaan, tahap penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan.
2.2 Konsep Arsip Elektronik Menurut Suprayitno (2008, 5-6) cepatnya pertumbuhan dan perubahan teknologi informasi dan komunikasi serta ketidakstabilan medium arsip menimbulkan permasalahan pada preservasi arsip digital atau elektronik. Dalam bidang Teknologi Informasi, perubahan versi hardware, software berjalan begitu cepat. Pergantian hardware baik mesinnya maupun kemampuannya serta media simpannya hampir setiap tahun berubah. Sementara perkembangan software juga berubah dengan lebih cepat lagi, misalnya: upgrade versi OS ataupun program aplikasi yang lebih baru, upgrade platform hardware, perkembangan dokumen multimedia yang begitu kompleks; serta, migrasi yang ditimbulkan dari perkembangan software dan hardware tersebut. Biasanya, migrasi dilakukan untuk arsip yang current saja ke software atau platforms yang terbaru. Adapun arsip elektronik yang lama, misalnya tahun 1990-an yang disimpan dalam format
11
wordstar akan diabaikan migrasinya, padahal kini wordstar sudah hilang dipasaran. Padahal, semakin lama arsip yang non-current menunggu konversi ke format terbaru, semakin sulit juga sistem upgradenya, sehingga praktis tidak dapat diakses, padahal arsip tanpa akses tidak ada gunanya. Hal ini tentu saja menimbulkan masalah, karena arsip elektronik pada software lama yang tidak dapat dikonversi ke software terbaru akan terhapus begitu saja (writtenoff). Risiko yang biasanya dialami pada arsip elektronik saat ini adalah: 1. Banyaknya data, dokumen dan arsip dinamis yang susah dikendalikan lagi (mountainof records); 2. Terjadinya pemusnahan data, dokumen dan arsip dinamis yang tidak disengaja, misalnya: kesalahan perintah dalam komputer, virus dan lainlain; 3. Terjadinya pemalsuan dokumen dan arsip dinamis dalam lingkungan elektronik; 4. Tidak adanya dokumentasi sistem dan tidak tersedianya metadata yang memadai; dan 5. Tidak adanya tata arsip dinamis yang integral dan adanya duplikasi akibat penyimpanan arsip dinamis elektronik dan arsip dinamis kertas. Kelima hal diatas, akan menimbulkan hal-hal sebagai berikut: 1. Hilangnya akses informasi; 2. Pemborosan dana karena mengharuskan adanya pembelian storage tambahan; 3. Hilangnya arsip dinamis bisnis yang sangat bernilai;
12
4. Terjadinya kebocoran informasi; 5. Hilangnya bukti transaksi organisasi, dimana hal ini merupakan ciri utama arsip dinamis elektronik; dan 6. Hilangnya akuntabilitas publik.
2.2.1 Aplikasi Sistem Kearsipan Elektronik Pada komputer terdapat berbagai aplikasi yang dirancang untuk berbagai fungsi, termasuk pengolahan data pada suatu sistem. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, “aplikasi adalah penerapan dan rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakan aturan atau ketentuan bahasa pemograman tertentu” (Yosua 2013, 7). Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (Pengertian Ahli 2013, 8). Arsip sebagai salah satu sumber informasi sangat dibutuhkan oleh siapapun yang membuat dan menerimanya, baik menyangkut badan korporasi atau individu dan disimpan dalam waktu yang singkat atau waktu yang lama ataupun dimusnahkan. Semua pasti awalnya bernilai dan memiliki kepentingan atau kegunaan (Widodo 2009, 1.3). Arsip dibedakan atas dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dikelola dan disimpan oleh lembaga pencipta arsip atau penerima arsip karena masih dibutuhkan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi, sedangkan arsip statis merupakan akumulasi
13
arsip dinamis yang frekuensi kegunaannya sudah mulai menurun (arsip inaktif) untuk diserahkan ke lembaga kearsipan (Widodo 2009, 1.5). Dalam mengelola arsip terdapat beberapa macam sistem kearsipan. Pada setiap Instansi memakai sistem kearsipan yang berbeda-beda. Macam-macam sistem kearsipan, yaitu: (a) sistem abjad adalah sistem penyimpanan memakai metode penyusunan menurut abjad seperti: nama orang, perusahan, tempat dan sebagainya; (b) sistem perihal (pokok isi surat) adalah cara penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat; (c) sistem nomor, yaitu: sistem nomor menurut Dewey (kode surat), sistem nomor menurut Terminal Digit (nomor urut), sistem nomor menurut Middle Digit dan sistem nomor menurut Soundex (penyimpanan
warkat
berdasarkan
pengelompokan
warna);
(d)
sistem
geografis/wilayah adalah penyimpanan berdasarkan wilayah yang menjadi alamat suatu surat; dan (e) sistem tanggal adalah penyimpanan surat yang didasarkan tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar) (Istikomah 2011, 12). Kearsipan
elektonik
merupakan
pengembangan
dari
kearsipan
konvensional yang menggunakan sistem penyimpanan dengan menggunakan media komputer. Kearsipan elektronik arsip/warkat yang disimpan berupa file yang disimpan dalam kabinet virtual dan map virtual. Map virtual berupa folderfolder yang di dalamnya berisi lembaran-lembaran arsip yang dikonversi ke dalam bentuk file gambar atau dokumen (Dian4nggraeni 2013, 1). Sedangkan menurut Judith Read and Mary Leaginn (2011, 342) arsip elektronik adalah sebuah arsip yang tersimpan pada media penyimpanan elektronik yang bisa diakses dan diubah.
14
Ada empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip elektronik menurut International Council on Archives: (1) arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup sistem elektronik yang menciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara; (2) harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik, terpercaya dan terpelihara; (3) adanya proses penilaian arsip elektronik; (4) kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti. Dalam proses temu kembali arsip yang dibutuhkan adalah kode klasifikasi arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Klasifikasi arsip adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip. Kode klasifikasi arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat untuk mengenali masalah yang dikandung arsip (Cibodas 2012, 11). Aplikasi sistem kearsipan elektronik dibangun dengan menggunakan konsep web base, yaitu aplikasi berbasis web. Dengan konsep web base, aplikasi dapat diakses dari mana saja dengan catatan komputer yang digunakan terkoneksi dengan internet. Untuk menjalankan aplikasi sistem kearsipan elektronik, diperlukan internet browser seperti Mozila Firefox, Microsoft Internet Explorer (IE) versi 5.0 keatas atau internet browser lainnya (disarankan menggunakan Mozila Firefox atau Google Chrome) (Kementerian Kehutanan 2012, 1).
15
Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan aplikasi sistem kearsipan elektronik merupakan penerapan pengolahan data arsip secara digital berbasis web. Diakses di komputer yang terkoneksi dengan internet. Berguna untuk mendukung proses pemindahan arsip, penataan sistem kearsipan elektronik sehingga masih dapat dipertahankan dan terjaga informasi pada arsip. Apabila dibutuhkan, lebih cepat ditemukan kembali dengan menggunakan kode klasifikasi surat atau arsip pada aplikasi.
2.2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip Siklus hidup arsip merupakan suatu rangkaian kegiatan kearsipan yang terorganisir, terstruktur dan adanya pendekatan-pendekatan yang logis untuk fase penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip. Suatu siklus hidup arsip identik dengan pengelolaan arsip dinamis. Berikut model siklus hidup sistem arsip menurut Raymon.M:
Gambar 2.2 Siklus Hidup Sistem Arsip Sumber: (Bondanoctavian 2013) 16
Siklus hidup sistem arsip merupakan proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Ada beberapa tahapan: (1) tahapan pencanaan, yaitu proses merencanakan aplikasi sistem kearsipan elektronik yang bertujuan untuk mendukung proses pemindahan arsip, penataan, sehingga masih dapat dipertahankan; (2) tahapan analisis, yaitu proses penelitian atas aplikasi sistem kearsipan elektronik yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui; (3) tahapan rancangan, yaitu penentuan proses dan data yang diperlukan oleh aplikasi sistem kearsipan elektronik karna berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan; (4) tahap penerapan, yaitu kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual apakah aplikasi sistem kearsipan elektronik akan menghasilkan dan bekerja; (5) tahap penggunaan, yaitu bagaimana pengguna aplikasi sistem kearsipan elektronik menggunakan sistem, audit sistem, memelihara sistem, menyiapkan usulan rekayasa ulang dan menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem. Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan siklus hidup sistem arsip terdapat lima tahapan, yaitu: tahapan perencanaan, analisis, rancangan, penerapan dan penggunaan untuk rangkaian kegiatan membuat sistem arsip.
2.3 Model Evaluasi Sistem Aplikasi Untuk mengevaluasi sistem aplikasi arsip berbasis elektronik dalam mengelola arsip dinamis terdapat beberapa model evaluasi seperti:
17
2.3.1 PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang menyangkut ketersediaan informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi. Masalah tersebut dapat diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yang diusulkan oleh James Wetherbe dalam bukunya Systems Analysis and Design: Traditional, Best Practices 4th Ed. James Wetherbe menyebutkan bahwa tujuan dari analisis PIECES adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem dalam hal yang telah disebutkan diatas (Yaqin, 2013). Menurut Nuryati (2015) dalam menganalisa suatu sistem informasi terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan dan dilihat, yaitu: aspek kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan pelayanan. Dalam hal ini analisis yang digunakan adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service). Analisis PIECES digunakan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan digunakan sebagai bahan referensi dan kontrol untuk perubahan sistem itu sendiri. Teknik analisa ini dijelaskan oleh Whitten, dkk (2007) untuk membuat sebuah sistem yang dibuat secara prototyping dengan melakukan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui permasalahan dan kebutuhan untuk membuat sistem. Sebuah sistem perlu ditemukan permasalahan yang ada agar sistem dapat berjalan dengan baik dan bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun beberapa aspek yang dapat dilihat dari analisa ini adalah sebagai berikut:
18
2.3.1.1 Performance Performance (kinerja) adalah suatu kemampuan kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem informasi yang telah dirancang. Aspek kinerja terdiri dari: 1. Throughput (produksi), dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja (output) yang dilakukan pada beberapa periode waktu dalam memenuhi kebutuhan; 2. Respon time (waktu respon), yaitu waktu yang diperlukan oleh sistem informasi untuk melakukan proses kerja; 3. Audibilitas, yaitu kesesuian dimana keselarasan terhadap standar dapat diperiksa; 4. Kelaziman komunikasi, yaitu terkait userinterface yang digunakan dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami; 5. Kelengkapan, yaitu derajat dimana sistem informasi mempunyai fungsi yang penuh dalam mendukung pekerjaan; dan 6. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program mengalami kesalahan.
2.3.1.2 Information Information (informasi) merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah
19
selanjutnya. Informasi diperlukan untuk menilai informasi yang dihasilkan dan data yang digunakan. Aspek informasi terdiri dari: 1. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi hendaklah memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang tinggi; 2. Relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan; 3. Penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang sesuai; dan 4. Aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan.
2.3.1.3 Economic Economic (ekonomi) merupakan pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan
informasi.
Peningkatan
terhadap
kebutuhan
ekonomis
mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Ekonomi diperlukan untuk menilai sistem informasi dari aspek ekonomi. Aspek ekonomi terdiri dari: 1. Reusabilitas, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari program tersebut dapat digunakan kembali didalam aplikasi yang lain; dan 2. Sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang digunakan dalam pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumber daya ekonomi. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memori, ruang penyimpanan, listrik, personil dan lain-lain.
20
2.3.1.4 Control Control (pengendalian), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan informasi tersebut serta ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat, sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Kontrol diperlukan untuk menilai sistem informasi dari aspek kontrol dan keamanan data. Aspek kontrol terdiri dari: 1. Integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol; dan 2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi program dan data dalam sistem informasi.
2.3.1.5 Efficiency Efficiency (efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Efisiensi diperlukan untuk menilai sistem informasi. Aspek efisiensi terdiri dari: 1.
Usabilitas, yaitu usaha yang dibutuhkan untuk mempelajari, mengoperasikan, menyiapkan input dan menginterpretasikan output suatu program; dan
21
2.
Maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program.
2.3.1.6 Service Service (pelayanan), pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Pelayanan diperlukan untuk mengetahui bagaimana meningkatkan kepuasan pelanggan, pegawai dan manajemen. Aspek pelayanan terdiri dari: 1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol; 2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta; dan 3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat dipahami tanpa kesukaran.
2.3.2 International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) Menurut Sacafirmansyah (2011) International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) merupakan standard yang digunakan untuk pengembangan aplikasi deskripsi arsip yang berbasis open source dengan menggunakan perangkat komputer. Open Source dapat didefinisikan tidak hanya sebagai aplikasi yang gratis dan dapat dengan mudah didapatkan sumber kodenya (source code), akan tetapi sebuah aplikasi komputer dapat dikategorikan open source apabila memenuhi kriteria berikut ini:
22
1. Free Redistribution. Lisensi software tersebut tidak boleh membatasi suatu pihak untuk menjual atau memberikan software, baik software yang berdiri sendiri maupun software yang menjadi komponen software lain. 2. Source Code. Program harus menyertakan kode sumber dan harus memungkinkan pendistribusian dalam bentuk kode sumber maupun terkompilasi. 3. Derived Works. Lisensi harus memungkinkan modifikasi dan pekerjaan turunan, serta harus memungkinkan mereka didistribusikan berdasarkan syarat-syarat yang sama dengan yang ada pada lisensi software awal. 4. Integrity of The Author’s Source Code. Lisensi dapat membatasi distribusi kode sumber dalam bentuk termodifikasi hanya jika lisensi memungkinkan distribusi patch files. Patch files adalah perbaikan-perbaikan kode sumber yang
didistribusikan
untuk
memperbaiki
software
yang
telah
didistribusikan dahulu. Patch files ini biasanya tidak berukuran besar. Dengan adanya patch files maka seseorang tidak perlu mengambil ulang seluruh software sehingga menghemat waktu download serta kode sumber demi pemodifikasian program pada saat kompilasi. Lisensi harus secara eksplisit mengijinkan distribusi software yang dibangun dari kode sumber termodifikasi. Derived works harus mengenakan nomor versi atau nama yang berbeda dari software aslinya. 5. No Discrimination Against Persons or Groups. Tidak ada diskriminasi terhadap orang atau kelompok.
23
6. No Discrimination Against Fields of Endeavor. Tidak ada diskriminasi terhadap fields of endeavor. Lisensi tidak boleh membatasi seseorang menggunakan program dalam bidang tertentu. 7. Distribution of License. Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi tambahan. 8. License Must Not Be Specific to a Product. Lisensi tidak boleh spesifik terhadap suatu produk. 9. License Must Not Restrict Other Software. Lisensi tidak boleh mempengaruhi software lain. 10. License Must Be Technology-Neutral. Lisensi tidak boleh membatasi software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open source. Open Source Initiative (The Open Source Definition). Aplikasi ICA AtoM dibuat dalam bentuk multilingual atau lebih dari satu bahasa yang terdiri dari bahasa Arab, Belanda, Inggris, Persia, Perancis, Jerman, Yunani, Italia, Islandia, Korea, Jepang, Portugis, Slovenia, Spanyol dan Polandia. Aplikasi ini juga bersifat multirepository atau lebih dari satu tempat penyimpanan. Aplikasi ICA AtoM terdiri dalam bentuk halaman HTML dan dapat dioperasikan dengan menggunakan aplikasi web browser. Aplikasi ICA AtoM diakses secara online melalui www.ica-atom.org.
2.3.3 Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) merupakan Standar Elemen Sistem Informasi Kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI. Menurut Taufik (2013)
24
aplikasi pengolahan arsip dinamis berbasis teknologi informasi atau yang dikenal dengan nama SIKD adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Instansi/Lembaga/Perguruan Tinggi. Aplikasi ini berbasis web dan dapat diakses melalui jaringan intranet maupun internet menggunakan browser, seperti: Mozilla Firefox, Google Chrome, dan lain-lain. Menurut Taufik (2013) Fungsionalitas SIKD, yaitu: 1. Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna; 2. Pengaturan Klasifikasi Arsip; 3. Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip; 4. Registrasi Arsip; 5. Penggunaan; dan a. Registrasi; b. Pemberkasan; c. Disposisi; d. Balas; e. Usulan; f. Relasi; g. Tracking (jejak arsip); dan h. Pencarian. 6. Penyusutan dan Pelaporan. Kelompok pengguna SIKD, yaitu: 1. Administrator Pusat a. Unit TI Instansi; dan
25
b. Unit Kearsipan Instansi. 2. Administrator Unit a. Para pejabat struktural di instansi yang bersangkutan. 3. Pengguna Umum (End Users) a. Para pejabat fungsional dan staf Unit Kerja. Tugas Kelompok Pengguna SIKD, yaitu: 1. Administrator Pusat a. Memelihara sistem; b. Mengatur account pengguna baru; c. Mem-backup data secara rutin; d. Helpdesk sistem aplikasi; e. Pengaturan umum (jenis naskah, media naskah, bahasa, sifat naskah, tingkat perkembangan, tingkat urgensi, status arsip, jenis extensifile, situs); f. Pengaturan struktur organisasi dan pengguna; g. Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip; h. Pengaturan berkas; i. Reregistrasi naskah (masuk/keluar); j. Menghapus usulan hapus arsip dari unit; k. Tracking (jejak arsip); l. Menyimpan dan menangani arsip; m. Membuat laporan; n. Mengelola penyusutan arsip; dan
26
o. Helpdesk penggunaan aplikasi. 2. Administrator Unit a. Menindaklanjuti arsip
yang diregistrasi dari Administrator
Pengguna Pusat; b. Membuat berkas unit kerja dan menetapkan retensi; c. Registrasi/memberkaskan naskah masuk; d. Menggunakan untuk: 1) Membuat disposisi 2) Membuat balasan 3) Membuat usulan 4) Menentukan hak akses arsip 5) Melakukan ralat salah berkas 6) Melihat jejak arsip (tracking) 7) Melihat naskah digital 8) Melihat naskah keluar yang dikirim 9) Mencari 10) Membuat relasi 11) Usul hapus 12) Mengubah meta data 13) Melakukan tutup berkas; dan e. Membuat registrasi naskah keluar. Berdasarkan uraian tersebut dapat dinyatakan model evaluasi untuk sistem aplikasi terdapat beberapa model, yaitu: PIECES (Performance, Information,
27
Economic, Control, Efficiency, Service), International Council on Archives Access to Memory (ICA AtoM) dan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Namun, yang lebih tepat digunakan untuk mengevaluasi aplikasi SKE adalah PIECES karena model evaluasi PIECES memiliki elemen dan sub elemen yang lebih lengkap dan rinci untuk mengoreksi dan memperbaiki sebuah sistem aplikasi apakah sudah efektif dan efisien dalam hal kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Dari hal-hal yang telah diidentifikasi tersebut dapat diambil beberapa masalah yang sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah tersebut dapat dipahami dengan baik.
28
