BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1
Landasan Teori
2.1.1 Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2008: 5) Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan sedangkan prosedur adalah suatu unit kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulangulang. Akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, pemeriksaan dan penyajian dengan cara-cara tertentu, transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi lain serta penafsiran terhadap hasilnya
(Mulyadi,
2008: 2). Dari uraian tersebut di atas maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk pencatatan, penggolongan, pemeriksaan dan penyajian informasi yang dipakai perusahaan atau pihak-pihak yang berkepentingan.
2.1.2 Pengertian Kas Kas adalah segala sesuatu, (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya (Soemarso S.R., 2009: 296).
6
Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti sering berubah hampir setiap transaksi dengan pihak ektern maupun intern. Kas meliputi saldo uang tunai dan saldo rekening giro Bank yang dimiliki perusahaan, serta elemen–elemen lainnya yang dapat disamakan dengan kas. Syarat suatu elemen yang dapat disamakan dengan kas adalah dapat diterima setiap saat sebagai alat pembayaran, khususnya didalam lingkungan Business dan dapat disetorkan sebagai atau kedalam rekening giro dan Bank pada setiap saat sesuai dengan nilai nominalnya.
2.1.3 Pengertian Pengeluaran Kas Menurut Mulyadi (2008: 543), Pengeluaran kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan pengeluaran baik dengan cek maupun dengan uang tunai yang digunakan untuk kegiatan umum perusahaan.
2.1.4 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil Sistem akuntansi pengeluaran kas adalah kesatuan yang melibatkan bagianbagian, formulir- formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang saling berkaitan satu sama lain yang digunakan perusahaan untuk menangani pengeluaran kas. Pengeluaran Kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua sistem yakni sistem pengeluaran kas dengan check dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan check (biasanya karena jumlahnya relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem: fluctuating- fund-balance system dan imprest system (Mulyadi, 2008: 509).
7
1. Prosedur sistem kas kecil Menurut Mulyadi (2008: 529), penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan 2 cara, yaitu : 1) Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: (1) Pembentukan kas kecil dicatat dengan mendebit rekening kas kecil. (2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. (3) Pengisian kembali kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening- rekening kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening berfluktuasi dari waktu ke waktu. 2) Sistem saldo tetap (imprest system) Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: (1) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau dikurangi. (2) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. (3) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian
8
kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. 2. Fungsi yang terkait Menurut Mulyadi (2008: 534), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas kecil: 1) Fungsi Kas Bagian ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali kas kecil. 2) Fungsi akuntansi Bagian ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil, serta pencatatan pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. 3) Fungsi pemegang dana kas kecil Bagian ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil sesuai otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai Bagian ini bertanggung jawab atas pemakaian dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukungnya. 5) Fungsi pemeriksaan intern Bagian ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokan hasil penggunaannya dengan catatan kas.
9
3. Dokumen yang digunakan Pada sistem akuntansi pengeluaran kas dengan uang tunai menggunakan beberapa dokumen sebagaimana dikatakan oleh Mulyadi (2008: 530) sebagai berikut: 1) Bukti pengeluaran kas kecil: Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk memepertanggungjawabkan pemakai dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 2) Permintaan pengeluaran kas kecil: Dokumen ini digunakan pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. 3) Permintaan pengisian kembali kas kecil: Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
4. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat pengeluaran tunai dengan kas kecil (Mulyadi, 2008: 532) yaitu: 1) Jurnal pengeluaran kas: Catatan akuntansi ini dalam sistem dana kas kecil, digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. 2) Register cek: Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil.
10
3) Jurnal pengeluaran kas kecil: Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini hanya digunakan dalam sistem dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi.
2.1.5 Flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil Bagan alir atau flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Kecil dengan Sistem Dana Tetap dapat dilihat pada Gambar 2.1 dan flowchart Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dengan Sistem Dana Fluktuasi dapat dilihat pada Gambar 2.2:
11
12
13
2.1.5 Pengendalian Internal Kas Kecil Untuk dapat membuat sebuah sistem akuntansi yang kuat, perlu dibuat sistem pengendalian intern yang baik. Dengan sistem pengendalian intern yang baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur pengeluaran kas yang harus ada dalam sistem pengeluaran kas menurut Mulyadi (2008: 518) adalah: 1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas 3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 4. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 5. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 6. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. 7. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan.
2.2
Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Tri Adhi Nugraha (2007), “Analisis Sistem Penerimaan dan Pengeluaran
Kas PT. PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Region Jawa
14
Tengah dan DIY (RJTD)”. Obyek dari penelitian ini adalah Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Region Jawa Tengah dan DIY (RJTD). Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem dan prosedur pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban (P3B) Region Jawa Tengah dan DIY (RJTD) di Ungaran. Pada penelitian ini menggunakan jenis data kualitatif. Sumber data pada penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder dengan metode observasi, metode dokumentasi dan metode wawancara kepada responden. Teknik analisis data pada penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Berdasarkan penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) telah dilaksanakan melalui proses komputerisasi, melibatkan fungsi atau bagian keuangan dan akuntansi dalam setiap transaksi pembayaran, pembayarannya dilakukan dengan dua cara yaitu: secara tunai melalui dana kas kecil dan melalui Bank dengan cek atau Bilyet Giro (BG), permintaan cek. Prinsip – prinsip pengedalian intern kas adalah verifikasi dan persetujuan dokumen, sehingga tidak ada penerimaan dan pengeluaran kas baik secara tunai maupun berupa cek / BG tanpa terlebih dahulu melewati proses verifikasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang. Prinsip pengendalian intern kas sudah baik karena terdapat pemisahan fungsi antara pemroses (keuangan) atau kasir dan fungsi pencatatan dan akuntansi, sesuai dengan teori. Ditayana Juliyanti Siregar (2014), “Prosedur Pengeluaran Kas pada PT PLN (Persero) P3BS UPB Sumbagut”. Obyek dari penelitian ini adalah pengeluaran kas yang dilakukan pada PT PLN (Persero) P3BS UPB Sumbagut. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur pengeluaran kas pada PT PLN
15
(Persero) P3BS UPB Sumbagut. Pada penelitian ini meggunakan jenis data kualitatif. Sumber data pada penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder dengan metode observasi, dokumentasi dan wawancara langsung kepada responden. Teknik analisis data pada penelitian ini adalah deskriptif. Berdasarkan analisis ini dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas yang terjadi pada PT PLN (Persero) P3BS UPB Sumbagut dengan dana kas kecil menggunakan sistem dana tetap. Prosedur pengeluaran kas menggunakan nota dinas sebagai dokumen bukti pengeluaran kas yang diotorisasi oleh Asisten Manajer Administrasi dan Keuangan. Fird Pangkey, Jantje Tinangon, Harijanto Sabijono (2015), “Evaluasi Penerapan Akuntansi Kas Kecil pada PT. Sinar Pure Foods Bitung” Objek dalam penelitian ini yaitu penerapan akuntansi kas kecil, penelitian ini dilakukan pada PT. Sinar Pure Foods Bitung. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana penerapan akuntansi kas kecil pada PT. Sinar Pure Foods Bitung. Dalam penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data kualitatif. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Semua dokumen tersebut dikumpulkan dengan metode lapangan berupa metode wawancara, observasi, dan metode kepustakaan. Teknik analisis data yang digunak an dalam penelitian ini adalah teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukan bahwa metode yang digunakan dalam penyelesaian kas kecil oleh PT. Sinar Pure Foods Bitung yaitu metode fluktuasi, dimana dalam metode ini saldo rekening kas kecil tidak tetap berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaranpengeluaran kas kecil.
16
