BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip Arsip merupakan salah satu bentuk sumber informasi yang sangat penting yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Arsip kemudian dijadikan sebagai sumber data dan informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi, sebagai bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan di masa yang akan datang. Amsyah (2003, 2) mengatakan “salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (seperti loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan”. Menurut UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan Pasal 1, “arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan,
dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Selanjutnya dikatakan oleh Rustam (2009, 1.3) bahwa arsip adalah memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya dan merupakan bukti bagi tindakan, keputusan, komunikasi serta bahan akuntabilitas dari instansi yang memilikinya karena arsip lebih dari sekedar berisi data. Arsip dapat dihasilkandari beberapa kegiatan yang dilakukan oleh organisasi pemerintahan maupun swasta, yang
dapat
dijadikan
sebagai
bukti
7
otentik
kegiatan
tersebut.
Berdasarkan beberapa defenisi mengenai arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu bukti otentik dari hasil kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini berkaitan dengan fungsi arsip di masa yang akan datang sebagai bukti maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. 2.1.1 Kegunaan dan Pembagian Arsip Arsip tidak hanya sebagai sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu organisasi pemerintahan maupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki kegunaan
lainnya bagi suatu organisasi seperti yang disebutkan oleh Taufik
(2011) berikut ini: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Arsip sebagai darah kehidupan organisasi Arsip sebagai tulang punggung organisasi Arsip sebagai manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan) Arsip sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan, penelitian dan lain-lain Arsip sebagai bukti akuntabilitass kinerja organisasi dan aparatur Arsip sebagai memori organisasi Arsip sebagai aset penting organisasi Arsip sebagai identitas organisasi Dan arsip sebagai bukti sejarah.
Berdasarkan poin-poin yang telah dituliskan sebelumnya tentang kegunaan arsip, perlu diketahui bahwa kriteria suatu naskah/dokumen dinyatakan sebagai arsip apabila memiliki (Taufik 2011): 1. Isi Merupakan suatu bagian dalam sebuah arsip yang berisi data, fakta atau pesan yang dikomunikasikan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. 2. Konteks Merupakan bagian dari sebuah arsip yang memiliki lingkup administratif yang meliputi pelaku, dasar otoritas, fungsi kegiatan dan transaksi, lingkup teknologi, dan lingkup sistem pengelolaan. 8
3. Struktur Merupakan bagian dari sebuah arsip yang berupa lingkup media, format fisik, dan format intelektual. Selanjutnya, berdasarkan kegunaan dari arsip yang telah disebutkan, arsip dapat dibagi ke dalam dua kelompok yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Barthos (2007, 4), arsip dinamis dan arsip statis adalah: Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas: a. Arsip aktif Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. b. Arsip inaktif Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari serta dikelola oleh pusat arsip. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Mustari (2009, 4) mengatakan bahwa defenisi dari arsip dinamis dan arsip statis yaitu: Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi dipergunakan di dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Menurut Sulistyo-Basuki (2003, 12) “arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis,
9
administratif, hukum, dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari”. Berdasarkan uraian sebelumnya tentang kegunaan arsip, kriteria arsip, dan pembagian arsip dapat disimpulkan bahwa sebuah dokumen dikatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, dan struktur yang mana arsip tersebut nantinya memiliki nilai kegunaan tersendiri bagi suatu organisasi. Tidak hanya itu arsip juga dibagi kedalam dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua jenis arsip tersebut merupakan arsip yang sama-sama perlu dikelola dengan baik. Kedua jenis arsip tersebut memiliki nilai yang berkelanjutandimasa yang akan datang, sehingga perlu dikelola dengan baik. 2.1.2 Siklus Hidup Arsip Kegiatan yang terjadi dilingkungan kerja organisasi pemerintah maupun swasta dimemorikan kedalam sebuah dokumen atau arsip. Arsip yang dijadikan sebagai memori atau bukti kegiatan akan mengalami sebuah siklus kehidupan mulai dari terciptanya sampai pemusnahannya. Arsip sebagai bukti dari kegiatan yang dilakukan setiap organisasi, seiring dengan perjalanan waktu tentu jumlah arsipnya semakin meningkat. Sehingga arsip-arsip tersebut perlu ditindak lanjuti agar arsip tersebut dapat berfungsi secara efektif dan efesien ketika jumlahnya semkain meningkat. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal (Sedarmayanti 2003, 14).
10
Bentuk tindak lanjut terhadap arsip dapat dilihat dari siklus kehidupan arsip (life cycle of records) berikut ini: Penciptaan
Penyusutan Penyimpanan arsip inaktif, dan Archieves
Surat menyurat, Formulir, Laporan, Gambar, Duplikat, Microforms, Pengolahan dari komputer
Distribusi Internal dan eksternal
Pemeliharaan
Penggunaan
Pemberkasan, Pencarian (Temu kembali), Pemindahan
Pengambilan keputusan, Dokumentasi, Referensi, Persyaratan hukum
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Sumber: (Mirmani 2011) 2.1.3 Penataan Arsip Penataan arsip merupakan suatu bagian kegiatan penting dalam bidang kearsipan, karena dengan adanya penataan arsip yang baik, pendayagunaan terhadap arsip tersebut dapat dilakukan dengan cepat ketika dibutuhkan. Widodo (2009, 3.26) dalam bukunya mengatakan bahwa penataan arsip merupakan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk membantu dalam penemuan kembali serta pengendalian fisik dan informasi arsip, apabila masih diperlukan oleh lembaga pencipta arsip
dan dengan tujuan
untuk menyelamatkan dan
memanfaatkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut. Dalam terminologi kearsipan nasional yang terdapat dalam buku Widodo (2009, 3.27) juga disebutkan bahwa penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip dalam sebuah sarana kearsipan, yang diawali dengan pengelolaan aspek fisik yang dilakukan setelah arsip tersebut 11
dideskripsikan sesuai dengan ketentuan teknis yang berlaku, hal ini akan berkaitan langsung dengan kemudahan dalam proses temu kembali ketika melakukan identifikasi terhadap arsip yang telah melewati proses penataan. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses penataan arsip merupakan bagian dari proses pengarsipan yang memiliki hubungan dengan proses penemuan kembali arsip ketika diperlukan. Kesimpulan yang bisa disampaikan adalah dengan dilakukannya penataan arsip yang baik tentu secara tidak langsung akan memberikan kemudahan dalam proses temu kembali (reatrival) arsip ketika dibutuhkan. 2.1.4 Penyimpanan Arsip Kegiatan penyimpanan arsip merupakan bagian dari kegiatan penataan arsip. Arsipyang akan ditata tentunya kemudian dimasukan ke dalam sebuah media penyimpanan arsip. Kegiatan penyimpanan arsip ini nantinya juga berkaitan dengan kegiatan temu kembali arsip ketika tiba-tiba dibutuhkan kembali. Dikatakan oleh Martono (2009, 94) bahwa menyimpan arsip berarti melakukan seleksi untuk menetapkan arsip mana yang layak untuk disimpan, dan sedangkan tujuan dari sistem penyimpanan yang dirancang adalah sebagai pengorganisasian
informasi
sedemikian
rupa
sehingga
pengguna
akan
memperoleh jawaban setiap kali memerlukannya. Dikatakan oleh Siagian (2000, 18) “perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa di samping ingatan manusia, terdapat berbagai alat penyimpanan informasi, yang dapat digunakan, misalnya sistem kartu, tape, microfilm, hard disk, floppy disk, dan sebagainya”. Berkaitan dengan 12
penyimpanan arsip, Sulistyo-Basuki (2003, 193) juga mengatakan bahwa pada sistem
pencitraan,
ruang
penyimpanan
merupakan
hal
yang
perlu
dipertimbangkan dengan baik karena memerlukan tempat yang luas karena citra memerlukan tempat yang lebih banyak dari pada dokumen yang diolah dengan pengolah kata, apabila citra disertai dengan gambar, maka ruang yang diperlukan 500 kali kali ruang biasa walaupun sudah dimampatkan (compressed) tetap saja membutuhkan ruang 50 kali dokumen biasa. Uraian di atas telah menjelaskan secara tidak langsung bahwa penyimpanan arsip merupakan suatu hal yang harus di pikirkan baik-baik.Hal ini merujuk kepada tempat penyimpanan yang dibutuhkan apakah itu dari segi medianya maupun besar daya tampungnya. Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpanan informasi
yang sarat teknologi ialah penghematan biaya
penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan tidak lagi merupakan ruangan yang besar (Siagian 2000, 18). Tempat penyimpanan juga mempengaruhi dalam kemudahan proses temu kembali ketika arsip tersebut berada dalam jumlah yang besar. 2.1.5 Temu Kembali Arsip Arsip yang telah disimpan pada berbagai bentuk media penyimpanan suatu waktu juga dibutuhkan kembali, apakah itu untuk pengambilan keputusan atau kepentingan lainnya oleh sebuah organisasi. Agar arsip-arsip dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan, terpelihara, dan terawat dengan baik sehingga tidak mudah rusak dan hilang, maka pengurusan
13
atau pengaturan arsip itu hendaknya mempergunakan suatu sistem (Wursanto 1991,20). Penemuan kembali arsip berawal dari proses peminjaman arsip ketika dibutuhkan oleh organisasi atau perorangan yang membutuhkannya. Ketepatan dan kecepatan proses temu kembali arsip yang dibutuhkan tergantung dari sistem pengelolaan yang dilakukan baik dari segi sistem penataan, sistem penyimpanan, dan sistem temu kembali yang telah digunakan. Martono (1994, 67)mengatakan, tentang ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat bergantung dari beberapa hal sebagaimana berikut ini: 1. Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna. 2. Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam pemberkasan jenis-jenis arsip. 3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks (baik sistem manual maupun mekanik). 4. Ketepatan dan kemantapan sistem klassifikasi. 5. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Sulistyo-Basuki (2003, 144) juga mengatakan kinerja temu balik arsip diukur dengan dua ukuran yaitu perolehan (recall) dan ketepatan (precision) yang mana ukuran diperoleh dengan mengetahui jumlah dokumen relevan yang ditemubaliknya dengan jumlah dokumen relevan yang ada seluruhnya di pangkalan data, yang mana perolehan tersebut pada hakekatnya mengukur seberapa jauh keberhasilan sistem temu balik dalam menemu balik dokumen dalam sebuah pangkalan data.
14
Sedarmayanti (2003, 79) menyebutkan, beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah: 1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan. 2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah: • Kesederhanaan • Ketepatan menyimpan arsip • Memenuhi persyaratan ekonomis • Menjamin keamanan • Penempatan arsip • Sistem yang digunakan harus fleksibel • Petugas arsip yang perlu memahami bidang kearsipan. 3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. 4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjaddi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. 5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu. Penjelasan diatas telah membuktikan bahwa, penemuan kembali arsip sangatlah penting diperhatikan terutama dalam segi sistem maupun alat yang digunakan. Sistem temu kembali arsip yang baik akan membantu arsiparis dalam menemukan arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. Selain itu, dengan adanya sistem temu kembali arsip yang baik akan memberikan pencitraan yang baik terhadap organisasi yang bersangkutan, dan mengurangi hambatan dalam pencapaian tujuan dalam kerja khususnya dalam mendapatkan informasi dari arsip-arsip yang dimiliki.
15
2.2 Tata Kearsipan Perguruan Tinggi Perguruan tinggi merupakan salah satu organisasi yang memiliki atau menghasilkan arsip disetiap kegiatannya. Dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 disebutkan bahwa: 1. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. 2. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. 3. Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 4. Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: • Satuan kerja dilingkungan perguruan tinggi; dan • Sivitas akademika dilingkungan perguruan tinggi. Dan dalam Pasal 28, Undang-Undang No 43 Tahun 2009 juga disebutkan bahwa, selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan: a. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika lingkungan perguruan tinggi; dan b. Pembinaan kearsipan dilingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Dari penjabaran Undang-Undang tentang Kearsipan bahwa perguruan tinggi wajib melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan membentuk lembaga kearsipannya sendiri. Arsip perguruan tinggi memiliki nilai yang berkelanjutan bagi kelangsungan kegiatan organisasi perguruan tinggi, sampai pada waktu pelaksanaan jadwal retensi yang telah di atur oleh undang-undang yaitu sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun. Tidak hanya itu, peran dan fungsi unit kearsipan juga sebagai alat administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya sehari-hari dibidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu dikaitkan dengan kemampuan manusia. Faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting peranannya sebab manusia di unit 16
kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya ( Abubakar 1997, 1). 2.2.1 Arsip Perguruan Tinggi Universitas/perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang menjadi pusat pengajaran, penelitian, pengembangan iptek dan pengabdian masyarakat. Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 6 ayat 4 disebutkan bahwa “penyelenggara kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi”. Arsip yang dihasilkan perguruan tinggi merupakan informasi terekam atas pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan, riset, dan pengabdian mayarakat (Taufik 2011). Sebagai salah satu bentuk organisasi yang juga menciptakan arsip disetiap kegiatannya, Perguruan Tinggi juga memiliki beberapa contoh arsip yang perlu dikelola dengan baik diantaranya yaitu (Barthos 2007, 159): 1) Surat Dinas 2) Nota Dinas 3) Memorandum 4) Surat Pengantar 5) Surat Kawat 6) Surat Edaran 7) Surat Undangan 8) Surat Keputusan 9) Instruksi 10) Surat Tugas 11) Pengumuman Maher (dalam Handayani, 32) menyatakan bahwa “Arsip perguruan tinggi terdiri dari arsip yang memuat informasi tentang kebijakan, personalia, 17
kepemilikan dan sarana prasarana. Arsip-arsip tersebut merupakan peninggalan dokumentasi dari suatu institusi pendidikan tinggi yang dilestarikan dan diolah sehingga dapat diakses oleh penggunanya dengan mudah”. Demikianlah beberapa contoh arsip-arsip Perguruan Tinggi yang perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan dalam temu kembali ketika dibutuhkan demi membantu kegiatan organisasi kedepannya, apakah itu sebagai bahan pertimbangan maupun pedoman dalam mengambil keputusan. Masih banyak contoh-contoh arsip Perguruan Tinggi yang perlu dikelola dengan baik, dari beberapa contoh arsip Perguruan Tinggi yang telah disebutkan
diatas cukup
mewakili betapa perlunya dilakukan pengelolaan arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien. 2.2.2 Peranan Kearsipan Perguruan Tinggi Begitu pentingnya keberadaan unit kearsipan di setiap lembaga menunjukkan bahwa informasi yang memiliki nilai berkelanjutan (continuing value) itu perlu diselamatkan dan dilestarikan untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas. Menurut TR.Schelenberg (dalam Widodo 2009, 5.8), secara garis besar ada beberapa alasan penting didirikannya lembaga kearsipan yaitu: 1. Kebutuhan praktis dari efesiensi kepemerintahan yang semakin maju, yang menuntut penyimpanan terhadap arsip. 2. Pertimbangan budaya, lembaga kearsipan merupakan salah satu di antara banyak jenis sumber-sumber informasi kebudayaan dan hal ini merupakan tanggung jawab pemerintah untuk melestarikan kebudayaan bangsanya. 3. Kesadaran pribadi, merasa prihatin akan kehancuran suatu masyarakat lama sehingga dirasakan perlu untuk menyimpan arsip-arsip masyarakat lama untuk dijadikan dasar hubungan sosial maupun dasar perlindungan hak-hak feodal dan hak-hak istimewa. 18
4. Bersifat resmi kedinasan, setiap arsip yang diciptakan pemerintah senantiasa dibutuhkan oleh pemerintah untuk pekerjaannya, baik untuk arrsip yang paling tua maupun yang baru, kesemuanya merupakan rekam jejak kegiatan pemerintah. Taufik (2011) menyebutkan bahwa tujuan dari dibentuknya unit kearsipan perguruan tinggi adalah sebagai berikut: 1. Untuk menilai, menyimpan, mengolah, menyajikan dan merawat arsip yang bernilai guna tinggi untuk kepentingan internal perguruan tinggi dan untuk kepentingan publik 2. Untuk menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan preservasi arsip 3. Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi 4. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa khazanah arsip yang dibutuhkan 5. Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan, program, dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya 6. Memfasilitasi kegiatan kearsipan perguruan tinggi secara efisien 7. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan pengajaran yang lebih kreatif. Sedangkan Barthos (2007, 2) juga menerangkan bahwa “kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya”. Perguruan tinggi merupakan contoh lembaga yang menghasilkan arsip dari waktu ke waktu, maka perlu mendirikan sebuah unit kearsipan. Arsip merupakan bukti dari kegiatan kelembagaan yang telah direkam ke dalam berbagai bentuk media penyimpanan. Dan tidak hanya itu, karena arsip yang tercipta dari kegiatan organisasi tersebut memiliki nilai berkelanjutan (continuoing value), maka diperlukan sebuah sistem kerja pengelolaan arsip yang baik. Dengan kemajuan 19
teknologi informasi yang ada saat ini tentunya sistem pengelolaan arsip tersebut dapat di implementasikan ke dalam sebuah sistem informasi kearsipan. 2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat dan perangkat lunak tersebut (Kristanto 2003, 11). Informasi merupakan alat penunjang untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan, maka untuk mempersiapkan dan mengolah data, diperlukan sebuah sistem informasi (Sedarmayanti 2003,16). Sistem informasi yang menggunakan komputerisasi pada khususnya dapat melakukan integrasi atau memilih elemen informasi sesuai keinginan, melakukan up-date, atau melakukan perubahan terhadap arsip (hal ini telah dapat dilakukan dalam Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi yang diperkenalkan oleh ANRI sejak tahun 2004) (Naina, 90). Kristanto (2003, 12) menyebutkan bahwa yang termasuk kedalam kelompok komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Input Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumendokumen, formulir-formulir dan file-file. 2. Proses Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh sipenerima. 3. Output Output merupakan semua keluaran atau hasil dari semua model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.
20
4. Teknologi Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input, dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. 5. Basis data Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat kerass komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data. 6. Kendali Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Seiring dengan membengkaknya jumlah arsip yang harus dikelola dan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem informasi kearsipan. Sistem informasi kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan, dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien (Sitorus 2012). Mirmani (2011, 4.3) juga mengatakan bahwa komponen utama dalam sistem informasi kearsipan adalah “(1) Informasi tentang rekod/arsip dan organisasi pencipta, (2) Alat yang dapat menyajikan informasi tersebut, dan (3) Standar dan peraturan yang digunakan dalam meciptakan alatnya”. Dalam melakukan sebuah perancangan maupun pengembangan sistem, masih ada satu hal lagi yang perlu dilakukan yaitu evaluasi terhadap sistem yang baru. Evaluasi sistem secara umum bertujuan untuk melakukan pengukuran dalam mengevaluasi keandalan sebuah sistem yang digunakan.
21
Ada beberapa kriteria evaluasi yang dapat ditetapkan (Kristanto 2003, 44): 1. Pencapaian tujuan Sudahkah sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan lainnya. 2. Sudah tepat pada waktunya Tepat pada waktunya bisa dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengolahan secara keseluruhan, waktu jawaban atau operasional lainnya. 3. Biaya yang diperlukan Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya pemeliharaan, atau biaya lainnya. 4. Kualitas yang diperoleh Kriteria dalam hal kualitas adalah dapat dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahkah informasi diperbaiki. 5. Kapasitas produk Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa dekade mendatang. 6. Efesiensi dan produktivitas Kriterianya adalah apakah sistem lebih efesien dari sebelumnya. 7. Kriteria/validitas Yang termasuk dalam kriteria ketelitian adalah sudahkah kesalahankesalahan yang sebelumnya terjaddi dapat diatasi atau ditangani atau berkurangg volumenya. 8. Keandalan/ reabilitas Apakah sistem yang baru dipakai lebih sedikit terdapat kemacetan dibanding dengan sistem sebelumnya. Dengan demikian dapat dibuat kesimpulan bahwa untuk membangun sebuah sistem informasi arsip diperlukan sebuah standar yang dapat dijadikan tolak ukur untuk perancangannya. Sehingga sistem yang baru dibangun dapat berfungsi dengan baik ketika telah siap untuk digunakan. Kemudian juga perlu dilakukannya evaluasi terhadap sistem yang baru agar fungsionalitas dari sebuah sistem yang baru dapat maksimal dan juga mendukung dalam hal pengembangan sistem kedepannya.
22
2.3.1 Alih Media Arsip Perkembangan Teknologi Informasi seperti komputer saat ini, telah memberikan dampak yang cukup baik dalam membantu seorang arsiparis dalam melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang dikelolanya. Arsip tercipta dari waktu ke waktu dengan jumlah yang terus meningkat, sehingga dibutuhkannya alat yang dapat membantu untuk mengatasi hal tersebut. Komputer merupakan contoh media yang dapat membantu seorang arsiparis dalam mengatasi jumlah arsip yang semakin meningkat dengan cara melakukan alih media arsip. Menurut Kusrianto (2010) bahwa semakin bertumbuh dan berkembangnya organisasi akan semakin bertambah dokumen yang dikelola, untuk mencari informasi dibutuhkan kecepatan dan ketepatan penemuan kembali, sehingga menjadi penting dokumen yang dikelola organisasi dialih mediakan kedalam bentuk digital database, dan bukan hanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali saja yang menjadi mudah, namun dengan komputerisasi penyimpanan dokumen akan memudahkan organisasi untuk melakukan penyusutan dokumen. Pemanfaatan teknologi komputer hanyalah sebagai alat bantu kecepatan penemuan kembali, tanpa perlu membongkar informasi kertas yang disimpan, sebagai gambaran ilustrasinya adalah sebagai berikut:
23
Gambar 2.2 Ilustrasi komputer sebagai media temu kembali Sumber:(Kusrianto 2010) Dari ilustrasi gambar komputer sebagai media temu kembali tersebut dapat disimpulkan bahwa ketika arsip yang dalam
bentuk media kertas semakin
meningkat jumlahnya dan memerlukan banyak tempat untuk menyimpanannya, media komputer dapat dijadikan sebagai media penyimpanan yang mampu menyimpan informasi dari arsip-arsip tersebut dalam jumlah yang besar. Kusrianto (2010) juga menyebutkan bahwa banyak manfaat yang diperoleh terutama bagi dokumen yang terbarukan akan dapat terhindar dari inefisiensi kerja, seperti: 1. 2. 3. 4. 5.
Waktu untuk mencari dokumen Tenaga yang terpakai untuk mengelola dokumen Ruang yang dipergunakan untuk penyimpanan Kertas, tinta dan peralatan arsip yang dibeli Kesempatan peluang bisnis
Dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan pengelolaan dokumen atau arsip secara terpadu dan terinregrasi dengan perangkat komputer akan memberikan banyak kemudahan terutama efektivitas dan efesiensi kerja arsiparis.
24
2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip Amsyah (2003, 222) mengatakan “untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat membantu”. Komputer dapat dijadikan sebagai sebuah sistem temu balik informasi atau arsip yang efektif dan efesien. Sistem temu balik adalah suatu proses kegiatan di dalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara tertentu. Menurut Mirmani (2011, 6.32) ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam sistem temu balik informasi yaitu: 1. Kebutuhan informasi dari pengguuna 2. Dokumen atau informasi yang tersedia 3. Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang tersedia, 4. Mediatory atau intermediatory, yaitu mekanisme kerja penelusuran dan penemuan informasi. Mirmani (2011, 6.32) juga menyebutkan bahwa pada hakikatnya dalam proses penelusuran informasi ada beberapa kegiatan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pendekatan pemakai dalam penggunaan kata indeks/ query. Klasifikasi kata indeks dan cakupannya. Pemilihan database yang tepat (berkas atau seri arsip) yang tepat Perumusan kata indeks yang tepat Pemilihan sarana operator. Penyajian hasil openelusuran yang terseleksi Penyerahan hasil penelusuran (hasil tersebut dalam bentuk informasi dan fisik arsip).
Kemudian dikatakan juga oleh Abubakar (1997, 32) bahwa saat ini penggunaan komputer sebagai media otomatisasi untuk penemuan kembali surat dengan cepat dan tepat semakin meningkat, akan tetapi sistem komputer tidak dapat berfungsi dengan baik jika file/record yang secara manual tidak tertata 25
dengan baik juga. Dengan kesimpulan bahwa sistem penataan yang manual telah terbentuk maka penemuan kembali dengan sistem komputerisasi juga akan menjadi baik. Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem temu kembali arsip berbasis komputer yang dirancang oleh seseorang juga harus dikondisikan dengan sistem manual. Dengan kata lain, sistem penemuan secara manual menjadi pedoman ketika sebuah sistem temu kembali berbasis komputer dirancang. Mulai dari sistem penataan, pengklasifikasian, sampai ke sistem penyimpanan yang manual harus disesuaikan kedalam sistem yang dirancang ke dalam media komputer. 2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu harus ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu: 1. Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, keterangan, nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, media arsip, bahasa dan tulisan, fungsi, nama berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas. 2. Elemen data yang bersifat opsional untuk kebutuhan aplikasi yang digunakan meliputi nama aplikasi, retensi aktif, dan retensi inaktif.
26
3. Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi, tingkat urgensi, penerima/pengirim, jabatan unit pengolah, dan nama pimpinan unit pengolah. 4. Elemen data untuk pengelolaan arsip statis meliputi riwayat administratif, riwayat kearsipan, sumber akuisisi atau penyerahan langsung, informasi jadwal retensi, penambahan, sistem penataan, ketentuan akses, ketentuan reproduksi, karakteristik fisik, sarana temu balik, keberadaan lokasi arsip asli, keberadaan lokasi arsip salinan, arsip terkait, publikasi, catatan arsiparis, peraturan-peraturan, dan waktu deskripsi. 5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan pencipta, riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat (sumber wewenang), struktur internal, konteks umum, kode unik pencipta, kategori keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi penerbit daftar nama pencipta arsip, peraturan atau konvensi, status, tingkat kerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan tulisan, sumber, penjelasan mengenai pemeliharaan. 6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi fungsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi. 7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan meliputi kode unik lembaga kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resminya, alamat, nomor telepon, faks, email, petugas yang dapat dihubungi, informasi mengenai khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area publik. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh the International Council on Archieves (ICA), meliputi: 1. ISAD (G) (General International Standart Archieval Description), Second Edition, 1999 2. ISAAR (CPF) (International Standart Archival Authority Record For Corporate Bodies, Person, and Families), Second Edition, 2003 27
3. ISDF (International Standart for Describing Functions), First Edition, 2007 4. ISDIAH (International Standart for Describing Institutions with Archival Holdings), First Edition, 2008 Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional juga disebutkan bahwa, dengan adanya standar elemen data arsip ini diharapkan: 1. 2. 3. 4.
terjaminnya pendeskripsian arsip yang konsisten, sesuai dan jelas; memudahkan temu balik dan pertukaran informasi tentang arsip; memungkinkan penggunaan data bersama; memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem informasi yang terpadu.
2.4 Pengertian Aplikasi Open Source Perkembangan teknologi open source saat ini menjadi salah satu bentuk perkembangan teknologi komputer khususnya dalam bidang perkembangan teknologi
informasi.Lembaga
nirlaba
Open
Source
Initiative
(OSI)
mengemukakan bahwa “open source software is software that can be freely used, changed, and shared (in modified or unmodified form) by anyone”. Perangkat lunak open source adalah perangkat lunak yang dapat digunakan secara bebas, dapat di ubah atau dimodifikasi dan mudah diperoleh setiap orang.Open Source Initiative (OSI) juga mengemukakan bahwa aplikasi open sourcetidak hanya bermakna kebebasan akses ke source code-nya saja, tetapi juga harussesuai dengan kriteria berikut ini :
28
1. Free Redistribution.The license shall not restrict any party from selling or giving away the software as a component 2. Source Code. The program must include source code, and must allow distribution in source code as well as compiled form. 3. Derived Works. The license must allow modifications and derived works, and must allow them to be distributed under the same terms as the license of the original software. 4. Integrity of The Author's Source Code. The license may restrict source-code from being distributed in modified form only if the license allows the distribution of "patch files" with the source code for the purpose of modifying the program at build time.. 5. No Discrimination Against Persons or Groups. The license must not discriminate against any person or group of persons. 6. No Discrimination Against Fields of Endeavor. The license must not restrict anyone from making use of the program in a specific field of endeavor. 7. Distribution of License. The rights attached to the program must apply to all to whom the program is redistributed without the need for execution of an additional license by those parties. 8. License Must Not Be Specific to a Product. The rights attached to the program must not depend on the program's being part of a particular software distribution. 9.License Must Not Restrict Other Software. The license must not place restrictions on other software that is distributed along with the licensed software. 10.License Must Be Technology-Neutral. No provision of the license may be predicated on any individual technology or style of interface. Hal di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Free Redistribution Lisensi yang digunakan tidak boleh membatasi siapa pun untuk menjual atau mendistribusikan ulang. Baik distribusi ulang secara terpisah maupun digabungkan dengan program lain. Lisensi tidak boleh mesyaratkan royalti atau semacamnya bila program tersebut akan dijual. 2. Source Code Distribusi program harus menyertakan source code, dan harus mengizinkan distribusi source code sebagaimana halnya bentuk yang sudah dikompilasi (bentuk binari/executable). Jika program tidak didistribusikan bersama source code, harus ada publikasi/penjelasan yang memadai bagaimana caranya mendapatkan sorce codenya. Biaya yang diperlukan untuk mendapatkan source code tida boleh lebih dari biaya reproduksinya atau tersedia untuk didownload (diunduh) melalui internet. 3. Derived Works Lisensi harus mnegijinkan modifikasi atau pembuatan turunan dari program tersebut, dan harus mengizinkan program yang diturukan untuk dilisensikan dengan lisensi yang sama dengan program aslinya.
29
4. Integrity of The Author's Source Code Lisensi dapat melarang source code untuk didistribusikan dalam bentuk yang sudah dimodifikasi bila mengijinkan distribusi patch beserta source codenya untuk memodifikasi program pada saatbuild time. Lisensi harus secara eksplisit mengijinkan distribusi program yang dibangun dari source code yang telah dimodifikasi. Lisensi dapat mensyaratkan program turunan agar menggunakan anma atau vesi yang berbeda dengan program yang asli. 5. No Discrimination Against Persons or Groups Tidak ada diskriminasi terhadap orang atau kelompok. 6. No Discrimination Against Fields of Endeavor Lisensi tidak boleh membatasi seseorang menggunakan program dalam bidang tertentu. 7. Distribution of License Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi tambahan. 8. License Must Not Be Specific to a Product Lisensi tidak boleh spesifik terhadap suatu produk. 9. License Must Not Restrict Other Software Lisensi tidak boleh mempengaruhi software lain. 10. License Must Be Technology-Neutral Lisensi tidak boleh membatasi software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open source, Open Source Initiative (The Open Source Definition). Open source merupakan bentuk kemajuan teknologi informasi yang ada saat ini yang dapat dimanfaatkan oleh semua masyarakat dalam menunjang kegiataanya sehari-hari, seperti masyarakat dalam lingkungan organisasi perkantoran. Dengan menggunakan dan memanfaatkan program open source, masyarakat lingkungan perkantoran dapat mengurangi anggaran yang dibutuhkan dalam mengadakan perangkat untuk menunjang kegiatan pekerjaannyakarena anggaran yang dibutuhkan dalam pengadaan aplikasi open sourcerelatif lebih rendah dibandingkan dengan program closed source. Dan khusus untuk penanganan arsip, saat ini aplikasi open source ICA-AtoM merupakan sebuah aplikasi open source pengelolaan arsip berbasis web dengan menggunakan standar
30
internasional, guna membantu memudahkan pengelolaan arsip baik di dalam sebuah perusahaan maupun lembaga pemerintahan dan pendidikan. 2.4.1 ICA AtoM sebagai Aplikasi Open SourceKearsipan ICA-AtoM adalah singkatan dari “International Council on ArchivesAccess to Memory” yang merupakanaplikasiopen source kearsipan berbasis webyang dirancang pembuatannya untuk mendeskripsikan arsip dengan menggunakan perangkat komputer. Aplikasi ini dibuat dalam bentuk multilingual atau lebih dari satu bahasa yang terdiri dari bahasa Arab, Belanda, Inggris, Persia, Perancis, Jerman, Yunani, Italia, Islandia, Korea, Jepang, Portugis, Slovenia, Spanyol, dan Polandia. Aplikasi ini juga bersifat multi repositoryatau lebih dari satu tempat penyimpanan. Lembaga ICA menyebutkan bahwa dalam situs resmi ica-atom.org dijelaskan: ICA-AtoM comprisesHTML pages served to a web browser from a web server. Apache is used in development but ICA-AtoM is also compatible with IIS. A database on a database server. MySQL is used in development but ICA-AtoM uses a database abstraction layer and is therefore also compatible with Postgres, SQLite, SQLServer, Oracle, etc. PHP software code that manages requests and responses between the web clients, the application logic, and the application content stored in the database. Pernyataan di atas dapat dijelaskan bahwa ICA-AtoM terdiri dalam bentuk halaman HTML dan dapat dioperasikan dengan menggunakan aplikasi web browser. Apache sebagai bahasa pemrograman juga digunakan dalam membangun aplikasi ICA-AtoM. MySQL digunakan sebagai server pada database aplikasi ICA-AtoM, akan tetapi Postgres, SQLite, SQLServer, Oracle,juga dapat digunakan sebagai database server. Berikut gambaran dari bentuk arsitektur sistem aplikasi ICA-AtoM. 31
Gambar 2.3 Arsitektur Sistem Aplikasi ICA-AtoM Sumber: http://ica-atom.org Aplikasi ICA-AtoM dapat diakses secara online melalui www.ica-atom.org yang merupakan halaman awal dari projek ICA-AtoM. ICA-AtoM menyediakan online demo bagi praktisi ilmu kearsipan untuk mencoba langsung melalui www.ica-atom.org/demo, sehingga arsiparis dapat masuk dan mencoba fitur yang ada pada demo online. 2.4.2 Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA AtoM ICA-AtoM dikembangkan dengan standar deskripsi yang disusun oleh ICA dan beberapa standar penting yang mendukungfungsionalitas aplikasi ini. Dalam masa pengembangannya aplikasi ini dapat diunduh dan diinstal pada perangkat komputer untuk kemudian dilakukan tes akan aplikasi ini. Pengelola dengan log-in khusus sebagai administrator dapat melakukan penambahan dan perubahan data deskripsi arsip. Dalam pembuatannya ICA-AtoM dibuat dengan memperhatikan standar deskripsi yang dibuat oleh ICA.
Lembaga ICA
menyebutkan dalam situs resmi ica-atom.org dijelaskan bahwaICA-AtoM is built around International Council on Archives (ICA) descriptive standards: 32
1. General International Standard Archival Description (ISAD) - 2nd edition, 1999 This standard provides general guidance for the preparation of archival descriptions. It is to be used in conjunction with existing national standards or as the basis for the development of national standards. 2. International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR) - 2nd edition, 2003 This standard provides guidance for preparing archival authority records which provide descriptions of entities (corporate bodies, persons and families) associated with the creation and maintenance of archives. 3.
International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings (ISDIAH) - 1st edition, March 2008 This standard provides general rules for the standardisation of descriptions of institutions.
4.
International Standard For Describing Functions (ISDF) - 1st edition, May 2007 This standard provides guidance for preparing descriptions of functions/activities of corporate bodies associated with the creation and maintenance of archives.
4 poin di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. International Standard Archival Description (ISAD(G)) Standar untuk deskripsi arsip yang dibuat oleh ICA dengan rekan jaringannya yang tersebar diseluruh dunia. Standar ini menyediakan panduan umum untuk membuat sebuah deskripsi tentang arsip. Standar ini dibuat untuk menjadi pelengkap akan standar nasional yang dipakai oleh sebuah instansi atau negara. Sehingga masih sangat mungkin untuk dikembangkan oleh masing-masing penggunanya. 2. International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR(CPF)) Menyediakan panduan untuk ArchivalAuthority Record Standar yang memberikan deskripsi sebagai sebuah entitas (badan hukum, orang-orang dan keluarga) yang terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip. 3. International Standard for Describing Institution with Archival Holdings (ISDIAH) Standar ini memberikan aturan umum untuk standarisasi deskripsi lembaga yang mengelola atau menyimpan arsip. Memberikan panduan praktis untuk mengidentifikasi dan menghubungi lembaga-lembaga yang memiliki arsip memberikan akses dan layanan yang tersedia, membuat direktori lembaga dengan kepemilikan arsip dan/ atau daftar inventori arsip, pembuatan hubungan antar lembaga (link) dengan perpustakaan dan museum dan/ atau mengembangkan direktori umum dari lembaga warisan budaya di regional, 33
nasional dan tingkat internasional dan produksi statistik pada lembaga dengan kepemilikan arsip, di sebuah daerah, nasional atau tingkat internasional. 4. International Standard For Describing Function (ISDF) ICA-AtoM juga dilengkapi dengan data-entry template untuk DublinCore dan The Canadian Rules for Archival Description. Semua data arsip pada setiap sectionnya langsung berdasarkan pada standar yang digunakan. Sebagaimana dalam aplikasi ini terdapat titik akses (aksespoint) yang bisa digunakan dalam penelusuran deskripsi arsip, objek fisik arsip juga dapat dihubungkan dengan aplikasi ini untuk menyatakan dimana material arsip tersebut disimpan. Pada aplikasi ICA-AtoM terdapa menu pencarian yang terdiri dari 7 kategori kata kunci pencarian deskripsi arsip yang telah di-inputkan ke dalam database aplikasi ICA-AtoM . Adapun 7 kategori pencarian yang ada pada menu search box aplikasi ICA-AtoM yaitu pencarian berdasarkan archieval description, authority record, archieval institution, functions, subjects, places, dan digital object.
Adapun bentuk model data dari aplikasi ICA-AtoM adalah sebagai
berikut:
Gambar 2.4 Desain Model Data ICA-AtoM Sumber: http://ica-atom.org ICA-AtoM memiliki fitur-fitur yang telah dirancang guna membantu dalam pengelolaan maupun penelusuran informasi arsip. Berikut adalah fungsi dari 34
beberapa fitur yang ada pada aplikasi open source ICA-AtoM (PeterVanGarderen, 2011): 1. Archival description provide contextual information about archieval materials; they are representations of the archival materials. Archival description are arranged into hierarchical levels (e.g. fonds, series, files, items). This is done in ICA-AtoM using a flexible and sophisticated nested set hierarchy model. Each archival description may be linked to a physical object or a digital object describing location, physical characteristic, structure and technical information about the archieval material or record itself. 2. Authority record provide description of the actors that interact with the archival materials represented by archival description. The primary actor in an ISAD (G) description is a creator. ICA-AtoM authority record include the data elements found in the ICA’s ISAAR (CPF) standar. 3. Archival institution entities provide description of repositories that preserve and provide access to archival materials. An archival institution is a type of actor. Like all actors, an archival institution has its own ISAAR authority record. But its characteristics as a repository (e.g its opening hours, research service, contact information) are described separately in an ISDIAH institution records. In other words, an archival institution record inherits all the applicable fields from the actor’s authority records (e.g authorized form of name, history, etc) and extends the repositoryspecific fields in an ISDIAH record. 4. Term entities organized into separate taxonomies provide controlled vocabularies used throughout the system (e.g as subjects points or as drop-down menu option for levels of descriptions or authority type, for example). Pernyataan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Archival Description Deskripsi arsip memberikan informasi tentang konteks dari material arsip; deskripsi ini adalah perwakilan dari material arsip. Arsip yang dideskripsikan pada ICA-Atom sudah disusun berdasarkan pada level hirarki (contoh, fonds, series, files, item). Data-data dari setiap element pada deskripsi arsip ICA-AtoM menggunakan ISAD(G) Standar. Setiap arsip yang sudah dideskripsikan mungkin memiliki data yang berhubungan dengan objek fisik arsip, digital objek, lokasi, karakter fisik, struktur, informasi teknis mengenai material/ rekod itu sendiri, semua ini dapat dideskripsi dan ditampilkan oleh ICA-AtoM. 2. Authority Record Description Deskripsi tentang pembuat rekod/ arsip menyediakan informasi mengenai orang/ badan yang bertanggung jawab atas material yang dideskripsikan dalam deskripsi arsip. Dalam ISAD(G) orang/ badan yang bertanggung 35
jawab tersebut disebut sebagai Creator-pembuat rekod/ arsip. Pada ICAAtoM data elemen yang mendeskripsi tentang hal ini menggunakan standar ICA ISAAR(CPF). 3. Archival Institution Lembaga yang menyimpan, melestarikan, dan membuat akses informasi tentang material fisik dari arsip yang sedang dideskripsikan. Deskripsi untuk lembaga arsip ini diatur juga dalam ISAAR akan tetapi ciri khusus sebagai tempat penyimpanan arsip, dengan karakretistik seperti jam operasional, layanan peneliti, dan juga kontak informasi lembaga dideskripsikan dengan standar ISDIAH. Dengan begitu lembaga arsip untuk penyimpanan ini menggunakan standar ISAAR namun untuk beberapa hal diatur dalam standar ISDIAH. 4. Term Istilah dalam proses input data di organisasikan kedalam taksonomi yang merupakan sebuah kontrol terhadap kosakata yang digunakan dalam sistem arsip (contoh akses point: subjek, creator, level deskripsi). 2.4.3 SIKD dan SIKS sebagai Aplikasi Open Source dikembangkan ANRI Perkembangan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, sehingga memberikan peran yang cukup baik dalam dunia pekerjaan khususnya. Dengan semakin meningkatnya tuntutan dunia kerja akan kecepatan dan ketepatan melaksanakan pekerjaan, peran teknologi informasi yang ada saat ini memberikan nilai yang cukup baik untuk hal itu. Seperti dalam dunia kerja kearsipan contohnya, peran kemajuan teknologi informasi telah sangat membantu arsiparis dalam mengelola arsip-arsip yang dikelolanya. Peran komputer sebagai sarana teknologi informasi yang sedang berkembang saat ini diperlukan karena kecepatan, ketepatan, daya tampung data yang besar, dan andal terutama untuk proses yang berulang-ulang. Berkaitan dengan hal itu, komputer tidak berdiri sendiri dalam membantu pekerjaan seorang arsiparis dalam mengelola arsipnya, akan tetapi juga dibantu oleh beberapa perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
36
Perangkat keras yang digunakan seperti PC, CD-ROM, Floppy Disk, dan lainlainnya, sedangkan perangkat lunak dapat berupa windows, server, aplikasi open source, dan lainnya. Berbicara mengenai aplikasi open source, aplikasi ini merupakan bentuk kemajuan teknologi dalam kategori perangkat lunak yang sedang banyak dikembangkan oleh para ahlinya. Dalam bidang kearsipan, seperti dalam bahasan sebelumnya telah disebutkan contoh aplikasi open source yang sedang berkembang dalam dunia internasional dan telah sesuai dengan standar internasional pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi adalah ICA-AtoM. Sedangkan dibidang kearsipan di Indonesia, saat ini ada dua aplikasi open source yang sedang dikembangkan oleh ANRI adalah SIKD dan SIKS. SIKD merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. SIKD merupakan sistem pengolahan arsip berbasis teknologi informasi yang dikembangkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Aplikasi ini dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan MySQL. Surtikanti (2014) menyebutkan bahwa “Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, penggunaan seperti pencarian, check-in dan checkout, pembuatan versi, dan peminjaman (modul file tracker), dan penyusutan”. Kelompok pengguna SIKD terbagi menjadi tiga yaitu administrasi sistem, administrator pengguna, dan pengguna umum. Selain itu, dalam SIKD juga 37
terdapat pemberitahuan apabila ada naskah masuk yang baru diterima dan yang sudah dibaca atau belum. Namun, dalam SIKD belum ada riwayat peminjaman arsip. Sedangkan SIKS merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Statis.Aplikasi Pengolahan Arsip Statis berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKS ini adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip Statis di lingkungan Instansi/Lembaga / Perguruan Tinggi. Taufik
(2013) menyebutkan
bahwa proses-proses
pengelolaan
arsip
berdasarkan ISO/TR 15849: Record Management adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem Penentuan berapa lama arsip harus disimpan Registrasi Klasifikasi (klasifikasi arsip (bussiness classification scheme) dan klasifikasi keamanan dan akses (security and access class scheme) 5. Pengaksesan 6. Pelacakan 7. Penyusutan Taufik (2013) juga menyebutkan fungsionalitas dari aplikasi SIKD dan SIKS adalah sebagai berikut: 1. Fungsionalitas SIKD a. Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna b. Pengaturan Klasifikasi Arsip c. Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip d. Registrasi Arsip e. Penggunaan • Registrasi • Pemberkasan • Disposisi • Balas • Usulan • Relasi • Tracking (jejak arsip) • Pencarian • Penyusutan dan Pelaporan 38
2. Fungsionalitas SIKS a. Pengolahan b. Penyimpanan c. Preservasi d. Dan layanan publik Berdasarkan uraian diatas telah jelas bahwa banyak saat ini aplikasi open source yang dikembangkan khususnya dalam bidang kearsipan yang dapat membantu seorang arsiparis dalam mengelola arsip-arsip yang dikelolanya. Dengan memanfaatkan aplikasi open source yang gratis setidaknya pekerjaan seorang arsiparis dalam mengelola maupun menemukan kembali arsipnya dalam jumlah yang besar, tidak menjadi suatu masalah yang mendasar lagi dalam pengambilan sebuah keputusan maupun bahan pertimbangan. Pekerjaan arsiparis menjadi lebih efektif dan efesien, dan juga instansi ataupun organisasi yang memanfaatkan aplikasi open source tersebut mendapatkan citra yang cukup baik dalam hal kinerjanya.
39
