BAB II KAJIAN LITERATUR
2.1. Arsip 2.1.1. Pengertian Arsip Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh beberapa tokoh: Menurut Waluyo (2010:2) secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Menurut Gie dalam Sutarto (1983:168) pengertian arsip adalah ”suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat diperlukan kembali”. Sedangakan menurut Wursanto (1991:12) ”Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan warkat, surat, dokumen, yang berisi informasi yang perlu pengolahan, penyimpanan, sampai pada penemuan kembali arsip. Sedangkan menurut UU No.7 tahun 1971, mengenai ketentuanketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b dalam Widjaja (1990) ,yang dimaksud dengan arsip adalah; a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari beberapa pendapat diatas maka dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau dokumen yang berisikan informasi yang penting dan harus
dikelola kembali agar mudah untuk ditemukan kembali apabila diperlukan. Selain itu dapat diketahu juga bahwa arsip merupakan sumberdaya berharga karena informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.
2.1.2. Jenis Arsip Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda.Menurut Widjaja (1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu: 1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi.: a. Arsip aktif yaitu: arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi. b. Arsip semi aktif yaitu: arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dari arsip aktif. c. Arsip in-aktif yaitu: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja. 2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik. Sedangkan menurut Irna (2010:2) arsip dibedakan menurut fungsinya, tempat penyimpanannya, bendanya dan lamanya penyimpanan berikut adalah penjelasannya: 1. Menurut Fungsinya 1. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. a) Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terusmenerus bagi pelasksanan kelangsungan pekerjaan dalam penyelenggaraan administrasi.
b) Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang dan tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus karena penyelengaraan administrasinya. 2. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. 2. Menurut Tempat Penyimpanannya 1. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum. 2. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus 3. Menurut Bendanya 1. Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya. 2. Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm. 4. Menurut Lamanya Penyimpanan 1. Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain. 2. Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja. Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa jenis-jenis arsip dapat dilihat berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanannya, bendanya dan lamanya penyimpanan.
2.1.3. Peranan Arsip Didalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut: a. Alat utama ingatan organisasi b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Dari pendapat diatas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi. Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak mengerti tentang kearsipan.
2.2. Manajemen Arsip 2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip Manajemen arsip merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan arsip dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam mengelola arsip organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip. Manajemen arsip adalah proses dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya
dalam
berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, dan penyusutan. Menurut Amsyah (1992:4) “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”. Menurut Wursanto (1991:216) “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumendokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan”.
Dari pendapat diatas maka dapat dikatakan pengertian manajemen arsip adalah suatu kegiatan atau pekerjaan yang meliputi : pengendalian, penyimpanan dan pemeliharaan arsip. Menurut Barthos dalam glossary for Archivist, Manuscript Curators and Record manager manajemen kearsipan diartikan sebagai ”A field of management responsible for the systematic control of the creation, maintenance, use, and disposition of records” ( surat bidang manajemen yang bertanggungjawab pada pengendalian sistematis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip). Sedangkan menurut Patricia dalam Martono (1997:23) bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate disposition or permanent storage of a records” Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa arsip sebagai pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsi secara permanen Dari kedua pernyataan diatas mengenai pengertian manajemen kearsipan maka dapat kita ketahui bahwa manajemen kearsipan merupakan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan daur hidup arsip.
2.2.2. Tujuan Manajemen Arsip Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut: •
Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien.
•
Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.
•
Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Menurut Wursanto dalam basari (2010:4) kearsipan “merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau suratsurat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan”. 2.2.3. Daur Hidup arsip Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja. Menurut Diamond, (1983) arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : 1) first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, 2) Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access. 3) The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, 4) The final stage in the cycle is destruction.
1) pertama adalah penciptaan, bila pena diletakkan pada data kertas yang dihasilkan oleh sebuah komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya, 2) Penggunaan aktif, yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering mereferensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat. 3) Periode ketiga pada siklus yang tidak aktif, ketika catatan di gudang, 4) Tahap terakhir dalam siklus pemusnahan.
Dibawah ini dapat dilihat gambar daur hidup arsip :
Gambar 1: Daur Hidup Arsip (sumber: Diamond, 1983)
Gambar diatas menjelaskan bahwa daur hidup arsip terdiri dari: 1) Creation (Penciptaan Arsip) Merupakan kegiatan awal yaitu dimana kegiatan penciptaan merupakan kegiatan awal dari terbentuknya sebuah arsip yang perlu disimpan dan dilestarikan informasi yang tekandung didalam arsip tersebut. 2) Maintenance & Use ( Pemeliharaan Arsip) Maintenance adalah kegiatan pemeliharaan arsip agar arsi tersebut tidak mudah rusak sehingga dijaga perawatan dari arsip tersebut. 3) Disposition (Penempatan Arsip) Kegiatan penempatan arsip adalah kegiatan dimana arsip tersebut ditepatkan sesuai dengan fungsinya atau jenis arsip tersebut.sesuai dengan peraturan masingmasing organisasi. 4) Preservation (Pelestarian Arsip) Kegiatan preservation adalah kegiatan untuk melestarikan arsip yang sudah tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan mudah untuk melakukan penemuan kembali informasi yang suatu saat jika diperlukan.
5) Temporary Storage (Penyimpanan Sementara) Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip yang sudah tidak aktif lagi dan arsip yang masih dipakai akan disimpan namun arsip yang sudah tidak terpakai lagi dan jika perlu dimusnahkan harus dimusnakan. 6) Destruction (Pemusnahan Arsip) Kegiatan pemusnahan arsip adalah kegiatan terakhir dalam kegiatan daur hidup arsip dimana kegiatan ini bertujuan untuk mengefisien tempat. Arsip yang harus dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul tidak berfungsi lagi. Sedangkan menurut Wallace, (1992: 2) ”Manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (record distribution), penggunaan arsip (record utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip in aktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal), penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage). Dari kedua pengertian diatas maka dapat kita ketahui bahwa daur hidup arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses awal penciptaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.
2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dalam pemilihan peralatan ataupun perlengkapan arsip banyak hal yang harus diperhatikan. Ini dikarenakan arsip yang sangat sensitif dan dapat rusak kapan saja apabila penyimpananya tidak sesuai dengan bentuk arsip tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan orang yang ahli dalam hal ini seorang arsiparis untuk mengelola sebuah kearsipan didalam suatu organisasi ataupun instansi. Memurut Sedarmayanti (2003: 44) Peralatan dan Perlengkapan untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1) Secara manual (Manual System) Yaitu, penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dilakukan dengan tangan biasa, atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya: a) Penggunaan map. b) Penggunaan filing cabinet
c) dll 2) Secara elektronik (Elektronic System) Yaitu, Penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya: a) Penggunaan komputer. b) Penggufaan mikrofilm. c) dll Mecam-macam peralatan dan perlengkapan arsip untuk menyiipan dan menemukan kembaldi arsip antara lain : 1. Filling Cabinet 2. Ordner 3. Dettep Tray 4. Safe Keeping Documnet 5. Rak Bukt 6. Demari Arsip 7. Visible Recgrd Cabinet 8. Compact Rolling Shelving 9. Rotary Fillinbg System Dari uraian tersebut maka dapat kita ketahui peralatan dan perlengkapan arsip yang dibutuhkan untuk penyimpanan suatu arsip karena ada arsip yang tersimpan sebara manual dan secara elektronik maka peralatan yang dibutuhkan juga harus berbeda-beda
2.2.5. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip Kerusakan pada Arsip menunjukan bahwa menurunnya kualitas yang dimiliki oleh suatu bahan pustaka sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal, yang dapat disebabkan oleh faktor Internal dan eksternal. Adapun yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor Internal menurut Susetyo (1993:3) adalah sebagai berikut : 1) Kertas Arsip yang disimpan dalam kertas sangat mudah sekali mengalami kerusakan beberapa penyebab kerusakan arsip dari kertas yaitu:
a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yang sensitif dengan cahaya. b. Kekuatan panas, kelembaban, cahaya, senyawa (substansi) biologi (jasad renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat), c. Manusia dan polutan atmosfir d. Bencana Material Fotografi Cakupan dari Material Fotografi yaitu: film gambar hidup, bentuk mikro, cetakan fotografis seperti salt paper, albumen, kolodion dan cetakan gelatin. Penyebab Kerusakan dari material Fotografi antara lain: a. Proses material foto yang tidak memadai b. Proses pencucian yang tidak benar c. Polutan atmosfir pada material foto seperti hidrogen sulfida, amoniak, sulfur oksida, dan ozon d. Temperatur, kelembaban , dan keasaman yang tinggi e. Penyimpanan di dalam atau dengan material yang mengandung asam 2) Optical Discs Jenis dari Optical Disc adalah : Videodisc, Compact disc, Disket Kelangsungan optical disc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidak selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini 3) Sound Discs Soun Discs atau sering kita katakan dengan perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh : a. Tekanan fisik b. Temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi. c. Jamur d. Debu 4) Magnetic Media Jenis Magnetic Media adalah : Disket, Reel-to-reel tape, Kaset Penyebab dari kerusakan Magnetic Media antara lain adalah : a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif b. Debu c. Goresan d. Pengaruh magnet
Menurut
Rusidi
(2010:1)
Sebab-sebab
kerusakan
arsip
sebelum
mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus mengetahui dan memahami mengenai sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh :
1. Faktor Biologis Yang termasuk dalam kategori penyebab kerusakan arsip karena faktor biologis adalah : mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lainnya. 2. Faktor Fisika Kerusakan terjadi karena cahaya, panas dan air. Faktor-faktor ini menyebabkan perubahan photochemical, hydrolytic/oxidatic di dalam kertas. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip. Energi panas di ruang penyimpanan menyebabkan arsip menjadi rapuh. 3. Faktor Kimia Zat-zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah. 4. Faktor Lain seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk preservasi. Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa terdapat faktor internal dan faktor eksternal yang menyebabkan kerusakan arsip. Dengan adanya penjelasan diatas maka dapat dilakukan untuk langkah pencegahan.
2.2.6. Niai Guna Arsip Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk mene ntukan jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya. Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi. Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. 1. Nilai Guna Primer Adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi. 2. Nilai Guna Sekunder Adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui nilai guna sebuah arsip itu dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu nilai guna sekunder dan nilai guna primer. Nilai guna tersebut juga ditepatkan pada masingmasing fungsi arsip.
2.2.7. Penyusutan Arsip Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a) Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Menurut Martono (1994:35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Angka pemakaian b) Jadwal retensi c) Nilai kegunaan arsip d) Pemindahan arsip e) Pemusnahan arsip Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip. 2.2.8. Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan penting untuk dilakukan dalam memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003:103) jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan : 1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif) 2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing/ sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional. Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah: 1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif 2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen. 5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
2.2.9. Sistem Temu Kembali Informasi Manajemen kearsipan yang baik akan mempermudah didalam kegiatan sistem temu kembali arsip waktu yang lama.Tidak selalu arsip yang dibutuhkan adalah arsip yang masih aktif karena ada saatnya organisasi tersebut ingin melihat kembali informasi yang terdapat pada arsip yang sudah tidak aktif lagi karena nilai guna dari setiap arsip berbeda-beda. Sehingga dibutuhkan manajemen arsip yang baik untuk mempermudah sistem temu balik arsip dalam sebuah informasi. Menurut Sulistyo-Basuki dalam Surachman, pengertian sistem temu kembali informasi yakni: ”Sistem temu kembali Informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok Informasi bagi Pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dapat dinyatakan bahwa sistem temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya”. Definisi
lain
menurut
Taque-sutcliffe
dalam
Lubis
(2007:5)
mengemukakan bahwa: ”Sistem temu kembali informasi adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan demikian sasrn akhir dari sistem temu kembali informasi dlh kepusan pemakai”. Dari pernyataan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan suatu kegiatan ataupun sistem yang dilakukan dalam penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pengguna sesuai dengan permintaan pengguna agr dapat memberikan kepuasan terhadap pengguna.
2.2.10. Pemindahan Arsip Kegiatan pemindahan arsip dilakukan apabila arsip sudah kebanyakan. Biasanya arsip yang dipindahkan adalah arsip yang sudah memiliki nilai guna yng berkurang. Tujuan pemindahan Arsip adalah: 1. adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan kembali arsip aktif 2. Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif 3. Mengurangi biaya perawatan Ada 2 Metode dalam pemindahan arsip yaitu : 1. Secara rutin/Berulang (perpetual method) begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah, 2. Secara periodik (periodic method) dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pada tengah atau akhir tahun) Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan: 1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif 2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik. 3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk DIPINDAHKAN 4. beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan arsip 5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir (kontrak telah kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup) 6. membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.
Pada hakikatnya arsip yang mengalami pemindahan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang nilai pakai atau keguanaannya telah menurun. Untuk memindahkan arsip inaktif maka ada prosedur atau ketentuan yang digunakan. Berikut adalah proses ketentuannya. 1. Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif. Jadwal retensi arsip (records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara pencipta, pengguna,
dan
manajer
arsip
dinamis
untuk
menyimpan
atau
memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif dan kapan arsip bisa dimusnahkan. 2. Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk pemindahan arsip inaktif. 3. Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Bok Arsip. 4. Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti pertanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke pimpinan pusat arsip. 5. Prosedur pemindahan arsip inaktif, tahapan kerja pemindahan arsip inaktif dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan, penataan fisik arsip yang akan dipindahkan sampai pada
serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif. 6. Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi. 7. Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan. 8. Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir (Massofa, 2009: 3) 2.2.11. Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipan.Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-sanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retansi in`jtif dengan nasib akhir mtsnah.
(pada
umumnya
memiliji
jangka
simpan
kurang
dari
2
tahun).Pemusnahan arsip da unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang memiliki retensi `ktif dan inaktif dengan nas)b akhir musnah. Menurut Sadarmayanti (0003* 103) ”Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancerkan secara fisik arcip yang cudah berakhir fungsinya, septa yafg tidak memilika filai guna”
Dari pangertian tersebut dapaD dikatakan bahwa pemusnahan arsip adalah kegiatan
yang
dilakukan
dengan
tujuan
untuk
menghancurkan
atau
menghilangkan arsip secara fisik sehingga tidak ada lagi arsip yang sudah tidak memiliki fungsi.
2.3. Pelestarian Informasi 2.3.1. Pengertian Pelestarian Informasi Pelestarian informasi ataupun pelestarian arsip dilakukan supaya informasi yang terkandung didalam arsip dapat tersimpan dengan baik dan dapat memperpanjang usia pendayagunaan informasi arsip tersebut untuk kepentingankepentingan tertentu seperti: Ilmu pengetahuan, kepentingan sejarah/ budaya, kepentingan administrasi, arsip juga perlu dilestarikan agar bisa menjadi kenangan untuk kedepannya apabila suatu saat dapat diperlukan lagi. Menurut Hazen sebagaimana dikutip oleh Gardjito (1991:91), istilah pelestarian meliputi 3 ragam kegiatan, yaitu: a. kegiatan-kegatan yang ditujukan untuk mengontrol lingkungan perpustakaan agar dapat memenuhi syarat-syarat pelestarian bahanbahan pustaka yang tersimpan di dalamnya; b. berbagai kegiatan yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk memperpanjang umur bahan pustaka, misalnya dengan cara deasidifikasi, restorasi, atau penjilidan ulang; dan c. seluruh kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk mengalihkan isi informasi dari satu bentuk format atau matrik ke bentuk lain. Setiap kegiatan menurut kategori-kategori tersebut itu tentu saja masih dapat dikembangkan lagi ke dalam berbagai aktivitas lain yang lebih khusus dan rinci.
Dari pernyataan diatas dapat dikemukakan bahwa pengertian pelestarian arsip merupakan tata cara pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip yang didalamnya terdapat berbagai unsur kegiatan dari awal penciptaan sampai dengan pelestariannya Dalam The American Heritage Dictionary disebutkan bahwa preservasi sebagai usaha untuk melindungi dari segala macam kerusakan, resiko dan bahaya
lainnya, menjaga agar tetap utuh dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran. Sedangkan pengertian pelestarian bahan pustaka berdasarkan International of Federation Library Association (IFLA) dan ditetapkan sebagai pedoman pelestarian oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, mencakup 3 aspek, yaitu: 1. semua aspek usaha untuk melestarikan bahan-bahan, cara-cara untuk pengelolaan, keuangan, sumberdaya manusia pelaksananya, metode, dan teknik-teknik penyimpanan bahan-bahan pustaka; 2. semua kebijakan dan kegiatan yang bersangkutan dengan pengawetan atau konservasi, yaitu cara-cara khusus untuk melindungi bahan-bahan pustaka demi kelestarian bahan-bahan pustaka tersebut; 3. semua langkah untuk mempertimbangkan dan melaksanakan pemugaran atau restorasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan-bahan pustaka yang rusak (Soedarsono, 1989) dan Sulistyo Basuki (1991)”.. Dari beberapa pengertian diatas maka dapat di katakan bahwa kegiatan pelestarian informasi atau preservasi adalah: bentuk kegiatan yang mendukung adanya pencegahan kerusakan dari informasi tersebut sehingga dilakukan kegiatan pelestarian arsip ataupun preservasi. Untuk mencegah adanya kerusakan yang terjadi pada informasi khususnya pada arsip maka perlu dilakukan pelestarian yang baik serta pelestarian tersebut harus sesuai dengan jenis arsip nya. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat tabel 1 berikut :
Tabel 1: Syarat-Syarat Preservasi Yang Baik Kondisi Lingkungan Media
Temperatur
Kelembaban Relatif Pencahayaan Debu
Level
Flungtuasi
Level
Flungtuasi
Intensiti
°C
°C
%
% per 24 jam
Lux *
Sulfur dioksida Kelas
Faktor-faktor kimia dan biologi
Polusi Nitrogen dioksida
Medan magnet
Goncangan
Ozon
Parts/billions/volume
A/m
Dokumen-dokumen Tradisional Parchment dan kulit
18
2
Papyrus
18
2
Kertas
18
2
50– 60 50– 60 45– 55
5
50–200 *
5
50 *
5
50–200 *
5 à 10
5 à 10
5à 10
Isolasi terhadap media yang terkontaminasi, pemeliharaan yang baik
Perlindungan yang tepat, penanganan yang baik
Idem
Idem
Idem
Idem
Perlindungan yang tepat, penanganan yang baik
Dokumen-dokumen Foto Foto dan negative hitam/putih
Foto dan negative berwarna Negatif pada plate glass
<21
2
<2
2
<21
2
25– 35
25– 35 30– 50
5
50 *
Isolasi terhadap media yang terkontaminasi, pemeliharaan yang baik
5
50 *
Idem
Idem
5
50 *
Idem
Idem
Isolasi terhadap media yang terkontaminasi, pemeliharaan yang baik
Perlindungan yang tepat, penanganan yang baik
Dokumen-dokumen Audio-visual Dokumen-dokumen Audio-visual Silinder
18
2
40
5
Mechanical discs
18
2
40
5
Pita magnetik (audio dan video)
18
CD (replicated) CD (recordable)
20
2
2
30
40
Filter
5
5
Sangat sensitif
Idem
Idem <400 AC
<100 000
Idem
<10 000
Idem
Idem <800 DC
Sumber: Safeguarding Our Documentary Heritage, UNESCO, 2001
Idem
2.3.2. Tujuan Pelestarian informasi Pelestarian informasi merupakan salah satu hal penting bagi keberadaan sebuah instansi baik pemerintahan maupun swasta. Keberadaan informasi yang patut dilestarikan merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sinstansi selain ruangan atau gedung, peralatan/perabot, tenaga, dan anggaran. Unsur-unsur tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik (Martoatmodjo, 1993:1). Informasi dilestarikan memiliki tujuan- tujuan yang berbeda-beda sesuai dengan informasi yang dibutuhkan atau sesuai dengan informasi yang diperoleh seorang pengguna. Menurut Damayani, (2007)Tujuan Pelestarian Informasi adalah : 1. Untuk meletarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dengan mengalihkan kebentuk media lain, dan 2. Untuk melestarikan bentukfisik asli koleki pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.
1. 2. 3. 4.
Sedangkan menurut Ajick (2010:1) menyebutkan tujuan pelestarian informasi adalah : Menyelamatkan nilai informasi dokumen Menyelamatkan fisik dokumen Mengatasi kendala kekurangan ruangan Mempercepat perolehan informasi
Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa pelestarian informasi penting dilakukan karena informasi yang terkandung dalam arsip itu harus disimpan dan dilestarikan dengan baik untuk menyelamatkan informasi atau nilai-nilai sejarah yang terkandung dalam arsip.
2.3.3. Pedoman pelestarian Arsip Pedoman untuk pelestarian arsip diperlukan sebagai dasar hukum penyelenggaraan pelestarian arsip. Sehingga dalam rencana pelestarian arsip ada pedoman atau tata cara yang harus diikuti dalam pelestarian arsip Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor:06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana ”sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti
penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana”. Dari pernyataan diatas maka dapat kita ketahui bahwa untuk melestarikan sebuah arsip diperlukan pedoman yang khusus ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang terdapat didalam arsip tersebut.
