BAB II DESKRIPSI PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Perusahaan PT Suzuki Finance Indonesia adalah Sebuah Perusahaan yang bergerak di bidang Pembiayaan kendaraan roda empat. Sejak bulan Mei 2005 PT. Suzuki Finance Indonesia telah hadir untuk memberikan kemudahan bagi masyarakat Indonesia dalam memiliki sepeda motor Suzuki. Suzuki Finance merupakan perusahaan hasil kerjasama dari dua perusahaan kelas dunia Itochu Corporation dan Suzuki Motor Corporation Jepang. PT Suzuki Finance Indonesia didirikan sejak tahun 2005 berkantor di Gedung Atrium Mulia Lantai 5, Jalan Hajjah Rangkayo Rasuna Said kavling B-10 Kelurahan setiabudi Kecamatan setiabudi. Merupakan hasil kerja sama dari dua perusahaan yaitu Itochu Corporation suatu perusahaan yang didirikan di jepang yang beralamat di 5-1, 2-Chome, Kita-Aoyama, Minato-ku, Tokyo, Jepang. PT Itochu Indonesia berkantor di Menara Cakrawala Lantai 11, Jl MH Thamrin No 9 Jakarta dan Suzuki Motor Corporation beralamat di 300 Takatsuka-cho, Minamiku, Hamamatsu-shi, Shizouka-ken, Jepang. Memiliki modal dasar 434.500 saham.
2.2. Lingkup dan Bidang Usaha Berdasarkan SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) dengan nomor KEP402/KM.5/2005 yang di keluarkan oleh Kementrian Keuangan Republik Indonesia. Berkantor pusat di kawasan bisnis Jl. HR. Rasuna Said KuninganJakarta, dan untuk kegiatan operasionalnya berada di kantor – kantor cabang yang tersebar di seluruh indonesia. Salah satunya berada di Jl Lapangan Bola no 3A 10
11
Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530, yaitu PT Suzuki Finance Indonesia cabang Kebon Jeruk.
2.3 Sumber Daya Sumber daya manusia senantiasa melekat pada setiap perusahaan sebagai faktor penentu keberadaan dan berperan dalam memberikan konstribusi ke arah pencapaian tujuan perusahaan secara efektif dan efesien. Menyadari hal itu, maka PT. Suzuki Finance Indonesia Cabang Kedoya Mobil membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan berkualitas. Berikut adalah gambar struktur organisasi PT Suzuki Finance Indonesia. BRANCH MANAGER
DCSMH
ADMINISTRATION HEAD
MARKETING
CREDIT
COLLECTION
HEAD
ANALIST
HEAD
MARKETING COORDINATOR COUNTER
FINANCE
INSURANCE & COLLATERAL
REM
RECOVERY
HEAD
HEAD
HEAD
CREDIT PROSESSOR
SERVICE
TELLER
AR
CMO
CRO
CREDIT
ARO
AR ADMIN
REM OFF
ADMIN
INVENTORY
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT Suzuki Finance Indonesia Sumber : Data Internal Perusahaan (2014)
ADMIN
PSO
12
Struktur organisasi yang baik adalah sesuatu yang sangat diperlukan dalam suatu perusahan. Secara umun dapat dikatakan bahwa organisasi adalah sistem kerjasama dari pada sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara skematis yang menjelaskan tentang hubungan kerja, pembagian kerja serta tanggung jawab dan wewenang dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan semula. Struktur organisasi PT Suzuki Finance cabang Kebon Jeruk ditunjukkan pada gambar 2.1 Berikut adalah ilustrasi perkembangan sumber daya manusia di PT Suzuki Finance Indonesia di lihat berdasarkan jenis kelamin dan status.
Tabel 2.1 Jumlah Karyawan Berdasarkan Jenis Kelamin Jenis kelamin
Jumlah
Laki – laki
87
Perempuan
18
Total
105
Sumber : Departemen HRD (2014)
Berdasarkan Tabel 2.1 jumlah karyawan yang ada di cabang kebon jeruk untuk laki – laki berjumlah 87 orang dan perempuan berjumlah 18 orang, jumlah karyawan laki – laki lebih dominan dikarenakan kebanyakan karyawan laki – laki ada didivisi tertentu seperti pemasaran dan penagihan sehingga dibutuhkan karyawan laki – laki lebih banyak dibandingkan karyawan perempuan.
13
Tabel 2.2 Jumlah Karyawan Berdasarkan Status Pekerjaan Status Pekerjaan
Jumlah
Karyawan Tetap
55
Karyawan Kontrak
50
Total
105
Sumber : Departemen HRD (2014)
Berdasarkan Tabel 2.2 karyawan tetap berjumlah 55 orang dan karyawan kontrak berjumlah 50 orang dikarenakan untuk pengangkatan karyawan, perusahaan mengukur dari prestasi kerja, jika karyawan tersebut memiliki prestasi baik maka pengangkatan menjadi karyawan tetap dapat dilakukan walaupun masa kerja 1 tahun.
Tabel 2.3 Jumlah Karyawan Ber dasarkan Unit Kerja Karyawan Unit Kerja
Jumlah
Divisi Pemasaran
44
Divisi Credit
8
Divisi Operasional
12
Divisi Penagihan
41
Total
105
Sumber : Departemen HRD (2014) Berdasarkan Tabel 2.3 jumlah karyawan pada divisi pemasaran berjumlah 44 orang, divisi credit berjumlah 8 orang, divisi operasional berjumlah 12 orang, divisi penagihan (Collection) berjumlah 41 orang. Divisi pemasaran dan
14
penagihan lebih dominan karena untuk menunjang proses bisnis perusahaan kedua divisi ini yang paling berperan dan merupakan ujung tombak perusahaan. Saat ini PT Suzuki Finance Indonesia memiliki
cabang yang tersebar di seluruh
indonesia, pada tahun 2011 PT Suzuki Finance Indonesia melakukan expansi yaitu membuka pembiayaan kendaraan roda 4 dengan menggandeng kurang lebih 20 rekanan dealer mobil Suzuki, Asuransi terkemuka, dan vendor – vendor yang kualified dibidang jasa pembiayaan kendaraan. Saat ini memiliki lebih dari 4000 lebih profesional di seluruh cabang yang berkualitas dibidangnya masing.
2.4. Tantangan Bisnis Perusahaan Saat ini telah banyak menjamur Perusahaan Pembiayaan mulai dari kendaraan roda 2 (Motor Baru dan Motor Bekas), Pembiayaan kendaraan Roda 4 (Mobil Baru dan Mobil Bekas), List Back (Refinancing/Pembiayaan dengan jaminan BPKB). Persaingan ini membuat bisnis ini sangatlah member prospek yang baik bagi PT Suzuki Finance Indonesia cabang Kebon Jeruk yang mengembangkan bisnisnya dari pembiayaan roda 2 (motor baru & Motor bekas). Kinerja karyawan yang menurun di PT Suzuki Finance Indonesia disebabkan karna kurangnya sikap pemimpin dan dapat memberikan arahan dan kurangnya motivasi terhadap karyawan. Kompetensi SDM diharapkan dapat menjamin terwujudnya peningkatan kinerja yang lebih baik dari kondisi sebelumnya. Hal ini dimungkinkan bila ada perhatian terhadap kepentingan karyawan dan orientasi terhadap prestasi karyawan.
15
2.5. Proses Fungsi Bisnis Kegiatan operasional mengacu kepada kebijakan yang dibuat oleh kantor pusat secara standarisasi yang wajib dijalankan oleh seluruh cabang dibagi menjadi 4 yaitu : pemasaran, operasional, kredit Analisa, dan penagihan.
2.5.1.Divisi Pemasaran Pintu gerbang divisi pemasaran berada pada atribut yang dikenakan oleh tim marketing secara antusias melakukan pendekatan terhadap marketing dealer Suzuki karena dari merekalah konsumen biasanya datang untuk membeli mobil dengan adanya fasilitas pembiayaan, konsumen dapat membeli mobil dengan pembayaran secara kredit. Berikut merupakan bagian dari divisi pemasaran : a. Marketing Head 1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager 2. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan. 3. Membuat strategi pemasaran, program bunga, kontes bagi sales dealer yang mencapai target tertinggi. 4. Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan perjamuan. 5. Mengamati perkembangan pasar. b. Marketing Coordinator Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Marketing Head 2. Melaksanakan strategi pemasaran yang telah di tetapkan Marketing Head 3. Menentukan target penjualan.
16
4. Mengawasi dan bertanggung jawab ata pelaksanaan kegiatan promosi dan pemasaran. c. Credit Marketing Officer (CMO) Tugas dan Tanggung Jawabnya : 1. Melakukan pendekatan terhadap sales dealer untuk bisa mengarahkan konsumen menggunakan fasilitas pembiayaan dari Suzuki Finance 2. Melakukan analisa awal apakah konsumen layak atau tidak untuk dibiayai. 3. Melakukan survey dan cek lingkungan ke rumah dan kantor atau tempat usaha konsumen. 4. Mengumpulkan data – data yang dibutuhkan untuk proses persetujuan pembiayaan.
2.5.2 Divisi Operasional Divisi operasional berfungsi untuk mengelola semua kegiatan operasional di kantor cabang dengan berkoordinasi dengan divisi – divisi lain agar operasional cabang bisa berjalan dengan baik sesuai target yang di harapkan oleh manajemen. Berikut merupakan bagian dari divisi operasional : a. Administration Head Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager 2. Bertanggung jawab mengawasi report tim operasional sesuai jadwal yang di tentukan. 3. Menyusun anggaran operasional cabang 1 (satu) tahun ke depan 4. Mengontrol penggunaan anggaran agar tidak over.
17
b. Counter service Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Administration Head 2. Memberikan pelayanan kepada konsumen yang datang dengan baik 3. Menanyakan kebutuhan yang di harapkan konsumen ketika datang ke cabang. 4. Menerima dan menjawab telepon yang masuk. 5. Mencatat surat masuk. c. Finance Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Administration Head 2. Mencatat pembayaran angsuran yang masuk melalui bank ke dalam sistem. 3. Membuat laporan yang berhubungan dengan keuangan. 4. Membuat laporan harian petty cash atau kas kecil. 5. Membuat pengajuan pencairan dana untuk pelunasan mobil ke dealer. 6. Membuat laporan harian rekon kas dan bank d. Teller Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Administration Head 2. Menerima dan mencatat angsuran yang di terima secara tunai 3. Menyetorkan angsuran yang di terima ke bank 4. Membuat laporan penerimaan kas. e. Insurance and collateral Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Administration Head
18
2. Melakukan pendaftaran asuransi bagi konsumen yang menggunakan fasilitas kredit. 3. Mengirimkan polish melalui kurir. 4. Membuat rekapan klaim asuransi dan melaporkan ke pihak asuransi 5. Mengurus dokumen klaim ke pihak asuransi 6. Melakukan stock opname BPKB yang telah di serahkan dealer 7. Membuat report penerimaan BPKB 8. Membuat report klaim
2.5.3 Divisi Kredit Analisa Divisi kredit merupakan divisi yang berperan menyaring setiap aplikasi yang masuk untuk apakah konsumen layak diberikan pembiayaan atau tidak. Berikut merupakan bagian dari divisi kredit : a. Credit Analist Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager 2. Melakukan pengecekan kelengkapan data 3. Melakukan konfirmasi melalui telepon kepada konsumen 4. Menggali kebenaran data yang di berikan konsumen 5. Melaporkan aplikasi yang direkomendasikan atau ditolak kepada Branch Manager. b. Credit Prosessor Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Credit Analist
19
2. Melakukan penginputan data kedalam sistem 3. Mensortir kelengkapan data 4. Membuat laporan aplikasi masuk 5. Membuat laporan aplikasi yang disetujui dan ditolak c. Credit Admin Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Credit Analist 2. Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan adminitrasi divisi Kredit 3. Filling data yang sudah diinput dan mengirim ke divisi operasional 4. Membuat laporan rekapan data konsumen 5. Mencetak copy contrak dan mengirimkan kepada konsumen 6. Mendaftarkan fiducia ke notaris untuk didaftarkan ke Kementrian Hukum dan HAM.
2.5.4. Divisi Penagihan Selain divisi pemasaran divisi penagihan juga merupakan ujung tombak perusahan karena baik buruk perputaran keuangan berada pada divisi penagihan. Berikut merupakan bagian dari divisi penagihan : a. Collection Head Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager 2. Bertanggung jawab atas pembayaran konsumen tepat waktu agar tidak lewat dari perjanjian awal. 3. Membuat strategi pembagian wilayah kepada tim penagihan.
20
4. Membuat kerjasama dengan pihak kepolisian 5. Membuat kerjasama dengan pihak external atau profesional collection 6. Membuat target penagihan. b. AR Head Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Collection Head 2. Melakukan kontrol pembayaran nasabah dengan jangka waktu keterlambatan 1 – 30 hari. 3. Membuat strategi penagihan kepada konseumn telat bayar 1 – 30 hari. 4. Membuat laporan penagihan. c. Remedial Head Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Collection Head 2. Melakukan kontrol pembayaran nasabah dengan jangka waktu keterlambatan 30 – 60 hari. 3. Membuat strategi penagihan kepada konseumn telat bayar 30 – 60 hari. 4. Membuat laporan penagihan. d. Recovery Head Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Collection Head 2. Melakukan kontrol pembayaran nasabah dengan jangka waktu keterlambatan 60 – 90 hari. 3. Membuat strategi penagihan kepada konsumen telat bayar 60 – 90 hari. 4. Membuat laporan penagihan.
21
5. Membuat proposal penarikan unit e. ARO Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada AR Head 2. Melakukan kunjungan ke rumah konsumen 3. Mengambil angsuran konsumen 1 – 30 hari keterlambatan 4. Membuat laporan penagihan. f. AR Admin Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada AR Head 2. Membagikan jawdal penagihan 1 – 30 hari keterlambatan 3. Menghubungi konsumen melalui telepon. 4. Membuat laporan hasil penagihan ARO g. Remedial Officer Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Remedial Head 2. Melakukan kunjungan ke rumah konsumen yang telat bayar 30 – 60 hari 3. Mengambil angsuran konsumen 4. Membuat laporan penagihan 30 – 60 hari. h. Remedial Admin Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Remedial Head 2. Membagikan jawdal penagihan 30 – 60 hari keterlambatan 3. Menghubungi konsumen melalui telepon.
22
4. Membuat laporan hasil penagihan Remedial Officer i. Problem Solving Officer (PSO) Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab kepada Remedial Head 2. Melakukan kunjungan ke rumah konsumen yang telat bayar 30 – 60 hari 3. Mengambil angsuran konsumen 4. Membuat laporan penagihan 30 – 60 hari. 5. Membantu konsumen mencari solusi keterlambatan dengan merubah jatuh tempo atau mengalihkan kendaraan kepada orang lain (over credit). 6. Menarik kendaraan konsumen yang sudah tidak lagi mampu melakukan pembayaran. 7. Membuat estimasi harga kendaraan untuk dilelang.
