BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Sejarah Perusahaan
Sinar Jaya Motor merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan roda dua bekas pakai. Perusahaan didirikan oleh Bpk. Sugiono pada tanggal 12 September 2008 dan beralamatkan pada Jl. Brigjen Katamso No. 29, Tanjungpinang Kota. Pada Sinar Jaya Motor, sistem penjualan dicatat secara manual dan terkomputerisasi. Meskipun untuk penjualan tunai, telah digunakan aplikasi Microsoft Excel tetapi pencatatannya kadang - kadang terlambat. Sedangkan untuk penjualan kredit, perusahaan melakukan pencatatan secara manual sehingga masih terdapat kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan.
2.2. Struktur Organisasi
Gambar 2.1. Struktur Organisasi
10
11
Adapun fungsi dan tugas masing - masing bagian dalam perusahaan yaitu sebagai berikut : 1. Pimpinan (Pemilik) a. Menentukan tujuan perusahaan yang hendak dicapai dan menetapkan kebijakan. b. Mengawasi pelaksanaan kegiatan perusahaan. c. Mengambil keputusan. d. Menangani masalah yang terjadi. e. Memberi pengarahan kepada karyawan. 2. Administrator a. Membuat faktur. b. Mengarsip bukti - bukti transaksi. c. Menerima pembayaran dari pelanggan. d. Mencatat penerimaan dan piutang usaha yang timbul dari proses penjualan yang terjadi. e. Membuat laporan penjualan dan laporan piutang. f. Melakukan penagihan terhadap piutang yang telah jatuh tempo. 3. Sekretaris a. Berperan sebagai perantara bagi pimpinan dan pihak - pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Menerima tamu. c. Menerima panggilan telepon (call) dari pelanggan atau pihak luar perusahaan.
12
4. Bagian Gudang a. Mengkoordinir,
mengarahkan,
dan
mengawasi
pelaksanaan
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang dari gudang. b. Melakukan pemeriksaan terhadap produk yang diorder untuk memastikan produk tidak bermasalah sebelum produk tersebut diserahkan kepada pelanggan. c. Menghitung jumlah barang yang tersimpan dalam gudang. d. Melaporkan secara berkala jumlah barang di gudang. e. Mengatur tata letak persediaan di gudang untuk memudahkan pengawasan dan pengambilan barang.
Pada bab landasan teori ini akan dibahas mengenai teori - teori dan definisi dari hal - hal yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan dan perkreditan. 2.3. Definisi Sistem
Apabila kita menelusuri literatur tentang teori sistem dan pendekatan sistem, dapat kita temukan puluhan definisi tentang pengertian sistem. Walaupun menunjukkan adanya perbedaan, tetap terdapat persamaan dalam wujud inti yang dimaksud dengan istilah sistem. Mc. Leod mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
13
Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control.1 Perkataan sistem dalam bahasa Indonesia adalah cara, metode atau teknik. Pengertian sistem yang lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit kesatuan yang saling bekerjasama dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan usaha tertentu. Dari berbagai definisi tentang istilah sistem yang dikemukakan di atas, dapat diketahui bahwa para penyaji definisi pada umumnya menekankan hal yang kurang lebih sama walaupun juga terlihat adanya perbedaan. Ada tiga buah kata kunci yang berhubungan dengan pengertian sistem, yakni sistem, elemen sistem, dan tujuan / sasaran. Sistem dapat dikatakan sebagai suatu konglomerasi elemen - elemen atau bagian - bagian yang saling memengaruhi (kadang - kadang secara positif dan kadang - kadang secara negatif) dengan tujuan mencapai atau menciptakan sasaran tertentu yang dikehendaki oleh sistem yang bersangkutan. Di dalam setiap sistem, senantiasa akan kita jumpai adanya unsur masukan, proses, masukan yang ada diubah wujudnya (transformasi atau konversi) menjadi sejumlah keluaran atau output. Penyimpangan penyimpangan
hasil
keluaran
dari
standar
yang
ditetapkan
akan
dikembalikan dalam bentuk informasi ke sisi masukan, berupa tindakan yang dikenal sebagai kegiatan umpan balik. 2
1 2
Mc. Leod, Raymond. Sistem Informasi Manajemen, 1996. J. Winardi, Pemikiran Sistemik dalam Bidang Organisasi dan Manajemen, Hal 131-135, 2005
14
2.4. Definisi Informasi
Data sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Tapi menurut Murdick, dkk (1984), data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Dan menurut Zulkifli Amsyah (1987), data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. (Gultom et al, 2005). Adapun definisi dari kata data adalah suatu istilah majemuk dari datum yang berarti fakta atau bagian dari kata yang mengandung arti, yang berhubungan dengan kenyataan, simbol - simbol, gambar - gambar, kata kata, angka - angka, huruf - huruf atau simbol - simbol yang menunjukkan ide, objek, kondisi atau situasi. Jelasnya data itu dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif dalam proses penyusunan kebijakan dan keputusan. Dalam kaitannya dengan pengolahan data dengan komputer, pengertian data dapat dibatasi pada fakta-fakta yang dapat direkam. Data yang diperoleh suatu organisasi atau perusahaan umumnya didapat dari kegiatan operasional sehari - hari atau hasil dari transaksi. Disini dapat kita simpulkan bahwa data merupakan suatu bentuk keterangan yang belum diolah atau dimanipulasi sehingga belum begitu berarti bagi sebagian pemakai. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai
15
yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan - keputusan yang sekarang atau keputusan - keputusan yang akan datang.3 Informasi akan memiliki arti apabila informasi tersebut memiliki unsur unsur sebagai berikut: a. Relevan artinya informasi yang diinginkan benar - benar ada relevansi dengan masalah yang dihadapi. b. Kejelasan artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan. c. Akurasi artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan lengkap. d. Tepat waktu artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir. Penulis
lain,
Burch
dan
Strater,
menyatakan informasi
adalah
pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.4 Sedangkan George R. Terry, Ph. D. menyatakan bahwa informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna. Jadi, secara umum, informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Untuk memperoleh informasi yang berguna, tindakan yang pertama adalah mengumpulkan data, kemudian mengolahnya sehingga menjadi
3
Gordon B. Davis, Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development, hal 32, 1974 4
Bruch dan Strater, Information System: Theory and Practice, Hal 23, 1974
16
informasi. Dari data tersebut, informasi yang didapatkan lebih terarah dan penting karena telah dilalui berbagai tahap dalam pengolahannya diantaranya yaitu pengumpulan data, data apa yang terkumpul dan menemukan informasi yang diperlukan. George R. Terry, Ph. D. menjelaskan, berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu : a. Tujuan si penerima Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya. b. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan. c. Waktu Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu sendiri. d. Ruang dan tempat Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai. e. Bentuk Dalam
hubungannya
bentuk
informasi
harus
disadari
oleh
penggunaannya secara efektif, hubungan - hubungan yang diperlukan, kecenderungan - kecenderungan dan bidang - bidang yang memerlukan
17
perhatian manajemen serta menekankan informasi tersebut ke situasisituasi yang ada hubungannya. f. Semantik Agar informasi efektif, informasi harus ada hubungannya antara katakata dan arti yang cukup jelas dan menghindari kemungkinan salah tafsir. Jelaslah bahwa informasi menjadi berguna apabila disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula. Tidak semua data merupakan informasi. Ada kantor-kantor yang menyimpan data-data atau catatan yang sebenarnya tidak ada gunanya. Sebaliknya informasi yang diperlukan dilengkapi dengan data. 5
2.5. Definisi Sistem Informasi Menurut Simkin Mark G. dalam bukunya yang berjudul “Computer Information System for Business”. Sistem informasi adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama - sama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan.6
5 6
George R. Terry, Ph.D., Office Management and Control, Hal 21, 1962 SIMKIN Mark G. Introduction to Computer Information Systems for Business, 1987
18
Menurut Burch dan Strater dalam bukunya “Informasi System : Theory and Practice”. Sistem informasi adalah suatu kumpulan fungsi - fungsi yang bergabung secara formal dan sistematis yaitu: 1. Melaksanakan pengolahan data transaksi operasional. 2. Menghasilkan
informasi
untuk
mendukung
manajemen
dalam
melaksanakan aktifitas perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan. 3. Menghasilkan berbagai laporan bagi kepentingan eksternal organisasi. Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi - transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur - prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi. Menurut
John
F.Nash
dan
Martil
B.Robert
(1988:35)
yang
diterjemahkan oleh Jugianto H.M, menyatakan bahwa sistem informasi adalah kombinasi dari orang - orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur -
19
prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen yang lainnya terhadap kejadian - kejadian internal. Dari ketiga pengertian sistem informasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
sistem
informasi
menyediakan
informasi
untuk
membantu
pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaan dari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan. Selain itu, pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) yang dialihbahasakan oleh Krismiaji (2002; 12), adalah cara - cara yang diorganisasi
untuk
mengumpulkan,
memasukkan,
mengolah,
dan
menyimpan data dan cara - cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi - definisi diatas terlihat bahwa sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan) yang bekerjasama secara untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai mengumpulkan, pengolahan, penyimpanan sampai pendistribusiannya.
2.6. Definisi Aplikasi
Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu.
20
Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus, klasifikasi luas ini dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu : 1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu. 2. Aplikasi paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk jenis masalah tertentu.
2.7. Definisi Pembelian
Istilah purchasing atau pembelian sinonim dengan procurement atau pengadaan barang. Berikut adalah definisi procurement menurut Bodnar dan Hopwood (2001:323), yaitu : “Procurement is the business process of selecting a source, ordering, and acquiring goods or services.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti : “Pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa. Brown dkk. (2001:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian bisa didefinisikan sebagai: “Managing the inputs into the organization’s transformation (production process).”, yang mempunyai arti pembelian merupakan pengelolaan masukan ke dalam proses produksi organisasi. Sedangkan pendapat Galloway dkk. (2000:31) mengenai fungsi pembelian adalah : “The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at
21
the right time and at the right place.”, yang berarti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk menghasilkan bahan dan bagian dari kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
2.8. Definisi Penjualan dan Perkreditan
Secara umum, terdapat 2 macam penjualan yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai terjadi apabila pengiriman barang diikuti dengan adanya penyerahan uang tunai sepenuhnya atau pembayaran kontan oleh pembeli. Sedangkan penjualan kredit terjadi apabila pelanggan meminta tenggang waktu atau perusahaan memberikan tenggang waktu antara penyerahan barang dengan penerimaan pembayaran. Menurut J. B. Heckert (1981; 263), pengertian penjualan adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi yang nantinya akan menimbulkan penambahan uang kas organisasi itu sendiri. Dari pernyataan tersebut maka dapat dikatakan bahwa penjualan adalah : 1. Suatu kegiatan utama perusahaan yang dapat menyebabkan timbulnya pendapatan ataupun piutang dagang. 2. Suatu transaksi usaha yang meliputi penyerahan barang ataupun jasa kepada pelanggan yang ditukarkan dengan alat pembayaran yang sah.
22
3. Suatu kegiatan utama perusahaan yang dapat mendatangkan keuntungan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli, yang dapat dilakukan secara tunai ataupun kredit. Istilah kredit berasal dari kata bahasa latin “credere” yang berarti percaya. Dalam istilah sehari - hari, kredit disamakan artinya dengan pinjaman. Jadi dalam pemberian kredit atau pinjaman harus ada kepercayaan pemberi kredit terhadap penerima kredit. Raymond. P. Kent berpendapat bahwa kredit adalah hak untuk menerima pembayaran dan kewajiban untuk melakukan pembayaran pada waktu diminta, atau pada waktu yang akan datang. Sedangkan menurut Undang - Undang Republik Indonesia No. 7 tahun 1992 Pasal 1 tentang perbankan, sebagaimana telah diubah dengan Undangundang No, 10 tahun 1998, pengertian kredit adalah penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam meminjam antara bank dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan pemberian bunga. Terdapat tiga faktor utama dari perkreditan yaitu : 1. Melibatkan sejumlah uang, atau nilai sejumlah uang. 2. Jangka waktu. 3. Menimbulkan biaya, yang lebih dikenal sebagai bunga.
23
2.9. Karakteristik Sistem
Dari buku Analisis dan Desain Sistem Informasi karangan Jogiyanto H.M (1990; 4-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat - sifat tertentu yaitu : a. Komponen (Components) Suatu sistem terdiri dari komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen - komponen dari suatu sistem biasanya dikenal dengan subsistem. Subsistem ini mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri dalam menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem juga mempunyai sistem yang lebih besar yang dikenal dengan Suprasistem. b. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Dengan adanya batas sistem ini maka sistem dapat membentuk suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Dengan kata lain, batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dari sistem / subsistem itu sendiri.
24
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem disebut lingkungan luar sistem (environment). Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang bersifat menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya. Sedangkan lingkungan yang bersifat merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan suatu media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber - sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem lainnya. Dengan kata lain output dari suatu subsistem akan menjadi input dari subsistem lainnya melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e. Masukan (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk diperoleh keluarannya.
25
f. Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukan untuk sistem yang lain atau suprasistem. g. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem pengolahan akan mengolah berupa bahan baku dalam hal ini adalah data serta bahan bahan lainnya untuk menghasilkan keluaran berupa laporan dan informasi yang berguna. h. Sasaran sistem (Objective) dan Tujuan sistem (Goal) Setiap
sistem
pasti
mempunyai
tujuan
ataupun
sasaran
yang
mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Dengan kata lain, suatu sistem akan dikatakan berhasil jika pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya.7
2.10. Konsep Permodelan Sistem
Tiga alasan kenapa pemodelan sistem perlu dilakukan, yaitu : a. Dapat melakukan perhatian pada hal - hal penting dalam sistem tanpa harus terlibat terlalu jauh.
7
Jogiyanto H.M. Analisis dan Desain Sistem Informasi, hal 4-6 1990
26
b. Mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai dengan resiko dan biaya minimal. c. Menguji pengertian penganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu pendesain sistem dan pemrogram membangun sistem. Perangkat yang digunakan untuk memodelkan suatu sistem diantaranya adalah : a. Bagan Alir (Flowchart) b. Diagram Konteks (Context Diagram) c. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) d. Entity Relationship Diagram (ERD) e. Kamus Data (Data Dictionary)
2.10.1. Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart adalah gambaran atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian, setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart, urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan proses maka dapat dilakukan dengan lebih mudah. Setelah flowchart selesai disusun, selanjutnya
27
programmer menerjemahkannya ke dalam bentuk program dengan bahasa pemrograman. Dalam pembuatan flowchart, tidak ada rumus atau patokan yang bersifat mutlak. Karena flowchart merupakan gambaran hasil pemikiran dalam menganalisa suatu masalah dengan komputer. Sehingga flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu pemrogram dengan pemrogram lainnya. Namun secara garis besar, setiap pengolahan selalu terdiri dari tiga bagian utama, yaitu : 1. Input berupa bahan mentah 2. Proses pengolahan 3. Output berupa bahan jadi. Untuk pengolahan data dengan komputer, dapat dirangkum urutan dasar untuk pemecahan suatu masalah, yaitu : 1. START: berisi instruksi untuk persiapan perlatan
yang
diperlukan sebelum menangani pemecahan masalah. 2. READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input. 3. PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan sesuai dengan data yang dibaca. 4. WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke perlatan output. 5. END: mengakhiri kegiatan pengolahan.
28
Gambar 2.2. Kegiatan Dasar Flowchart
2.10.2. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks merupakan diagram yang berada pada tingkat paling tinggi (level nol) di mana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Diagram konteks harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan - masukan dasar, sistem - sistem dan keluaran. Diagram konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
29
Diagram
konteks
menggarisbawahi
sejumlah
karakteristik
penting dari suatu sistem : a. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. b. Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu. c. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar. d. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita. e. Batasan antara sistem kita dan lingkungan. Diagram konteks dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol penyimpanan, dan proses tunggal yang menunjukkan
keseluruhan
sistem.
Bagian
termudah
adalah
menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi. Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan
30
komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam diagram konteks. Context Diagram memiliki aturan sebagai berikut: a. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#). b. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah walaupun personil yang berfungsi untuk melakukan itu berganti diagram konteks harus tetap. Alasan kedua adalah seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran. c. Karena fokus utama adalah mengembangkan model, maka penting untuk membedakan sumber (resource) dan pelaku (handler), pelaku adalah mekanisme, perangkat atau media fisik yang mentransportasikan data ke / dari sistem, karena pelaku seringkali familier dengan pemakai dalam implementasi sistem berjalan, maka sering menonjol sebagai sesuatu yang harus digambarkan lebih dari sumber data itu sendiri. Sedangkan
31
sistem baru dengan
konsep pengembangan
teknologinya
membuat pelaku menjadi sesuatu yang tidak perlu digambarkan.
2.10.3. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah : a. External Entity (Entitas) / Terminator Simbol ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem. Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas - batas sistem. Entitas - entitas tersebut harus diberi nama dengan suatu kata benda entitas yang sama bisa digunakan lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antara jalur - jalur aliran data. Bentuk dari eksternal entity diantaranya adalah sebagai berikut: a. Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan.
32
b. Orang / sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang sedang dikembangkan. c. Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok, dll. d. Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan. e. Sumber asli dari suatu transaksi. f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem b. Data Flow / Arus Data Arus data menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maka harus digambarkan dalam kata benda. Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut : a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem. d. Masukan untuk komputer. e. Komunikasi ucapan. f. Surat - surat atau memo. g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.
33
h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda. i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain. c. Process / Proses Proses digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi. Proses - proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam di dalam atau perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses - proses yang menunjukkan hal itu di dalam sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan. Pemberian nama pada proses: 1. Menetapkan nama sistem secara keseluruhan saat menamai proses pada level yang lebih tinggi. Contoh: sistem kontrol inventaris. 2. Menamai suatu subsistem utama, menggunakan nama - nama seperti : Sistem pelaporan inventaris atau Sistem pelayanan konsumen internet. 3. Menggunakan format kata kerja - kata sifat - kata benda untuk proses - proses yang mendetail. Kata kerja yang menggambarkan jenis kegiatan yang seperti ini, misalnya menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak atau
34
menambahkan. Contoh – contoh nama proses yang lengkap adalah: menghitung pajak penjualan, memverifikasi status rekening
konsumen,
menyiapkan
invoice
pengapalan,
mencetak laporan yang diurutkan ke belakang, mengirim konfirmasi email ke konsumen, memverifikasi neraca kartu kredit dan menambah record inventaris. d. Data Store / Penyimpanan Data Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file / sebuah file / basis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatan / sebuah file komputer sementara tidak dimasukkan ke dalam diagram aliran data. Bentuk dari penyimpanan data diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Suatu file atau database di sistem komputer. 2. Suatu arsip atau catatan manual. 3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. 4. Suatu tabel acuan manual. 5. Suatu agenda atau buku. Dalam penggambaran penyimpanan data perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain:
35
a. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang mengggunakan / merubah data di simpanan data adalah suatu proses. b. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses: i. Menambah / menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data. ii. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data iii. Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di simpanan data c. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. d. Untuk suatu proses yang melakukan kedua - duanya yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran. i. Menggambarkan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data. ii. Menggunakan arus data yang terpisah
36
A. Diagram Nol Diagram nol adalah pengembangan dari diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut sebelah kanan bawah. Penyimpanan data utama dari sistem (mewakili file - file master) dan semua entitas eksternal dimasukkan ke dalam diagram nol. B. Diagram Detail Setiap proses dalam diagram nol dapat dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram nol yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak adalah keseimbangan vertikal, dimana menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak dapat menghasilkan keluaran / menerima masukkan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak.
2.10.4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah ilustrasi dari entitas entitas dalam bisnis dan relationship (hubungan) antar entitas. ERD
37
memisahkan antara informasi yang dibutuhkan dalam bisnis dari aktivitas - aktivitas yang dilakukan dalam bisnis. Jadi, meskipun terjadi perubahan proses bisnis, jenis informasi hampir tetap konstan. Oleh karena itu, struktur data juga hampir tidak berubah. Tujuan menunjukkan
utama
dari
struktur
penggambaran objek
data
ERD
(entity)
adalah dan
untuk
hubungan
(relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi profesional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antara data store pada Data Flow Diagram (DFD). A. Entitas (Entity) Menurut Edhy Sutanta (2004:80), entitas merupakan objek objek dasar yang terkait di dalam sistem. Objek dasar dapat berupa orang, benda, atau hal yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data. Untuk menggambarkan entitas dilakukan dengan mengikuti aturan sebagai berikut: 1. Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang. 2. Nama entitas dituliskan di dalam simbol persegi panjang. 3. Nama entitas berupa : kata benda, tunggal. 4. Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan maknanya dengan jelas.
38
B. Atribut (Attributes / Properties) Menurut Edhy Sutanta (2004:87), atribut sering pula disebut sebagai properti (property), merupakan keterangan - keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis data. Misalnya nama, alamat, nomor telepon adalah atribut dari entitas pelanggan. Atribut berfungsi sebagai penjelas sebuah entitas. C. Relasi Antar Entitas (Entity Relationship) Menurut Edhy Sutanta (2004:91-93), kerelasian antar entitas mendefinisikan hubungan antar dua entitas. Kerelasian adalah kejadian atau transaksi yang terjadi di antara dua entitas yang keterangannya perlu disimpan dalam basis data. Kejadian atau transaksi yang tidak perlu disimpan dalam basis data (sekalipun benar - benar terjadi) bukan termasuk kerelasian. Relasi antar dua file atau dua tabel dapat dikategorikan menjadi tiga macam, yaitu : 1. One to One Relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. Kejadian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi di antara dua entitas yang berhubungan hanya memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi pada kedua entitas. 2. One to Many Relationship
39
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi di antara dua entitas yang berhubungan hanya memungkinkan terjadi satu kali dalam entitas pertama dan dapat terjadi lebih dari satu kali kejadian atau transaksi pada entitas kedua. 3. Many to Many Relationship Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Kerelasian jenis ini terjadi jika kejadian atau transaksi diantara dua entitas yang berhubungan memungkinkan terjadi lebih dari satu kali dalam entitas pertama dan entitas kedua.
2.10.5. Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah daftar organisasi semua elemen yang ada dalam sistem secara lengkap dengan definisi yang baku sehingga member (anggota) dan analisis sistem akan memiliki pengertian yang sama
untuk
input,
output,
komponen
penyimpanan
dan
perhitungannya. Kamus data dapat digunakan pada saat analisis sitem atau perancangan sistem, kamus data digunakan untuk mencatat terminologi bisnis, aturan standar (batasan panjang karakter, nilai, system field).
40
2.11. Konsep Basis Data
Basis data menurut Yuswanto dan Subari, (2005:1) dapat diartikan sebagai sekumpulan data / informasi yang teratur berdasarkan kriteria tertentu yang saling berhubungan secara logik dan terpelihara serta disimpan secara bersama-sama dalam pengontrolan terhadap kerangkapan data untuk melayani satu atau lebih aplikasi secara optimal. Secara umum pengelolaan data secara manual hanya cocok untuk mengelola data dalam jumlah kecil dan informasi yang diharapkan terhadap data tersebut bersifat monoton dan tidak banyak berulang. Kelemahan yang terdapat dalam pengelolaan data secara manual adalah : a. Redundansi dan konsistensi data. b. Kesulitan pengaksesan data. c. Isolasi data untuk standarisasi. d. Banyak pemakai (multiply user). e. Masalah keamanan (security). f. Masalah keaslian / integrasi data. g. Masalah kebebasan data (data independence). Pengguna sistem basis data dapat melakukan berbagai operasi, antara lain : 1. Menambah file baru ke sistem basis data. 2. Mengosongkan berkas. 3. Menyisip data ke suatu berkas. 4. Mengambil data yang ada pada suatu berkas.
41
5. Mengubah data pada suatu berkas. 6. Penghapus data pada suatu berkas. 7. Menyajikan suatu informasi yang diambil dari sejumlah berkas. Ada tiga kelompok perintah yang digunakan dalam mengelola dan mengorganisasikan data dalam RDBMS (Relational Database Management System), yaitu : 1. Data Definition Language Merupakan perintah - perintah yang digunakan untuk mendefinisikan struktur dari database, baik membuat tabel baru, menentukan struktur penyimpanan tabel, model relasi antar tabel, validasi data, dan lain sebagainya. 2. Data Manipulation Language (DML) Perintah - perintah yang digunakan untuk memanipulasi dan mengambil data pada suatu database. Manipulasi yang dapat dilakukan terhadap data adalah : -
Penambahan data
-
Penyisipan data
-
Penghapusan data
-
Pengubahan data DML merupakan bahasa yang memudahkan pengguna dalam
mengakses database. Ada dua jenis DML :
42
a. Prosedural, mengharuskan pengguna untuk menentukan spesifikasi data apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara mendapatkannya. Contoh : dBase III, FoxBase, FoxPro. b. Non-Prosedural, pengguna hanya menentukan data apa yang dibutuhkan tanpa harus tahu bagaimana cara mendapatkannya. Contoh : Structural Query Language (SQL). 3. Data Control Language Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data, seperti siapa saja yang bisa melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan lain - lain. Lebih mengarah ke segi sekuritas data.
Dalam prakteknya, untuk kemudahan dalam mengakses data, data disusun dalam suatu struktur logis yang menjelaskan bahwa: a. Kumpulan tabel menyusun basis data, b. Tabel tersusun atas sejumlah record, c. Sebuah record mengandung sejumlah field, dan d. Sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit. Pengertian masing-masing istilah diatas adalah seperti berikut: a. Field Field menyatakan data terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field yaitu kolom nama, kolom jumlah barang yang dibeli, dan kolom tanggal lahir.
43
b. Record Record menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling terkait. Sebagai contoh, nama, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin dari seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga menyatakan record yaitu tuple dan baris. c. Tabel Tabel terdiri dari sejumlah record. Sebagai contoh, data pribadi dari semua pegawai disimpan dalam sebuah tabel. d. Basis Data (Database) Basis data adalah pengorganisasian sekumpulan data yang saling berkaitan sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Sebagai contoh, basis data akademis mengandung tabel-tabel yang berhubungan dengan data mahasiswa, data jurusan, data mata kuliah, data pengambilan mata kuliah pada suatu semester, dan nilai yang diperoleh mahasiswa.
D. Teknik Normalisasi Menurut Linda Marlinda (2004:115-119), normalisasi adalah proses pengelompokan atribut - atribut dan suatu relasi sehingga membentuk Well-Structure Relation (sebuah relasi dengan jumlah kerangkapan datanya sedikit (Minimum Amount Of Redundancy) serta modifikasi terhadap baris - baris data pada relasi tersebut, yang tidak berakibat terjadinya error atau inkonsistensi data, yang disebabkan oleh operasi -
44
operasi tersebut). Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel - tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Dalam normalisasi terdapat beberapa jenis key / kunci, yaitu : 1. Field / Atribut Kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. 2. Candidate Key Candidate key (kunci kandidat) adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entitas. 3. Primary Key Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidenifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. 4. Alternative key Alternative key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key dan biasa dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan. 5. Composite Key Composite key adalah satu atribut atau lebih yang bila berdiri sendiri tidak menjadi identitas record, tetapi bila dirangkaikan menjadi satu kesatuan yang dapat mengidentifikasi.
45
6. Foreign Key Foreign key adalah satu atribut (satu set atribut) yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Biasanya di tempatkan pada entitas anak dan sama dengan kunci primeri induknya.
2.12. Perangkat Lunak yang Digunakan
2.12.1. Microsoft Visual Studio 6.0
Microsoft Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC dan terdiri dari banyak statement, fungsi dan keyword yang beberapa diantaranya terhubung ke Windows GUI. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu produk pilihan untuk membuat aplikasi yang berbasiskan Windows, karena dapat dibuat dengan cepat dan mudah serta memiliki kecepatan eksekusi yang tinggi. Microsoft Visual Basic 6.0 juga memiliki kemampuan untuk memanfaatkan teknologi di Windows. Salah satu kemampuan penting dari Microsoft Visual Basic 6.0 adalah mengakses basis data atau database. Microsoft Visual Basic 6.0 mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya adalah kemampuan untuk mengkompilasi program dalam bentuk native code, yaitu optimasi pada saat prosesor mengkompilasi dalam menjalankan program tersebut. Keuntungan
46
yang didapat dari native code adalah kecepatan dalam mengakses program, dimana hal itu hanya dapat ditemui pada aplikasi-aplikasi yang dikompilasi dengan bahasa pemrograman bahasa C++. Untuk dapat menyusun dan membuat suatu program aplikasi dari Microsoft Visual Basic 6.0, tentunya harus mengetahui fasilitas – fasilitas yang disediakan agar proses penyusunan dan pembuatan program tersebut berjalan dengan baik.
Gambar 2.3. Tampilan Microsoft Visual Studio 6.0
47
2.12.2. Microsoft Office Access 2003
Microsoft Office Access 2003 adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain Microsoft Word, Microsoft
Excel,
dan
Microsoft
PowerPoint.
Aplikasi
ini
menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga
menggunakan
tampilan
grafis
yang
intuitif
sehingga
memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna / programmer yang
mahir
perangkat
dapat
lunak
menggunakannya
aplikasi
yang
untuk
kompleks,
mengembangkan sementara
para
programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
48
Gambar 2.4. Tampilan Microsoft Office Access 2003
