BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1
Sistem Informasi Akuntansi Setiap perusahaan baik perusahaan pemerintah maupun swasta memiliki
tujuan yg sama, yaitu menghasilkan laba semaksimal mungkin. Salah satu cara untuk memperoleh laba yang maksimal adalah dengan membuat prosedur yang baik yaitu terhadap pengendalian intern. Disamping itu perusahaan juga harus mampu mengefektifkan dan mengefisiensikan kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan. Sistem akuntansi yang menghasilkan informasi yang andal ditujukan untuk membantu manajemen dalam mengkoordinir dan mengelola perusahaan serta menghindari adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi hingga merugikan perusahaan.
2.1.1
Pengertian Sistem Sistem
pada dasarnya
merupakan sekelompok unsur
yang erat
hubungannya satu sama lain, yang berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem diciptakan untuk menangani suatu yang berulang kali secara rutin terjadi. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka penulis mengutip pengertian dari sistem. Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2009:26), yaitu menyatakan sebagai berikut:
6
7
“System is a set of two or more interrelated components that interact to achive a gool”. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2008:22), yaitu menyatakan sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem / bagian / komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Pada dasarnya sistem terdiri dari tiga unsur yaitu input (masukan), proses, output (keluaran). Input merupakan komponen penggerak atau pemberi tenaga kerja dimana sistem itu dioperasikan, sedangkan output merupakan hasil operasi. Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagianbagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
2.1.2
Pengertian Informasi Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data dan memiliki nilai
tambah. Informasi yang dihasilkan adalah informasi yang berguna untuk mengambil keputusan perusahaan. Pengertian data dan informasi menurut Cushing dalam bukunya Accounting Information and Business Organization yang dialihbahasakan oleh La Midjan dan Susanto (2008:8) adalah sebagai berikut:
8
“Data dapat dianggap bahwa sekumpulan karakter yang diterima sebagai masukan (input) untuk suatu sistem informasi dan diolah serta disimpan”. “Informasi diartikan sebagai keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima”.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang berguna, yang diolah sehinga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi yang bersumber dari pengolahan data harus relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami, dan dapat diverifikasi. Karakteristik dari informasi yang berguna tersebut adalah : 1. Relevan Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan
pengambilan
keputusan
untuk
membuat
prediksi,
mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat waktu Informasi tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.
9
5. Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. 6. Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan informasi yang sama.
2.1.3
Pengertian Akuntansi Secara
sederhana
peranan
akuntansi
didalam
perusahaan
adalah
menghasilkan informasi yang digunakan manajer untuk menjalankan operasi perusahaan. Akuntansi juga memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahui kinerja ekonomi dan kondisi perusahaan. Pengertian akuntansi menurut Wing Wahyu Winarno (2006:18) adalah sebagai berikut: “akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan”. “Selain itu juga akuntansi menginterprestasikan (atau “membaca”) informasi akuntansi yang diterimanya”. Menurut Kieso dan Weygandt yang diterjemahkan oleh Dr. Winwin Yadianti (2007:2), yaitu menyatakan bahwa: “Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian ekonomi dari suatu organisasi kepada pihak yang berkepentingan”.
10
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Marshall B. Romney dan
Paul John Steinbart (2009:28), menyatakan bahwa: “Accounting information system is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for makers”. Sedangkan pengertian sistem informasi akuntansi menurut George H.Bodnar dan William S. Hopwood (2010:1), menyatakan bahwa: “Accounting information system is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information”. Kemudian R. L. Hurt (2008:4) menyatakan bahwa: “Accounting information system is a set of interrelated activities, documents, and technologies designed to collect data, process it, and report information to, diverse group of internal and external decision makers in organizations”. Dari defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
11
2.1.5
Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Azhar susanto (2008:8), tujuan utama dibangun sistem
informasi akuntansi adalah untuk mengolah data akauntansi yang berasal dari berbagai sumber menjadi informasi yang diperlukan oleh berbagai macam pemakai untuk mengurangi resiko saat mengambil keputusan. Para pemakai informasi tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan seperti manajer atau dari luar perusahaan seperti pelanggan dan pemasok. Ada tiga fungsi atau peran sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk mencapai tujuan utama diatas. Ketiga fungsi tersebut sangat erat hubunganya satu sama lain sehingga harus dilihat secara bersamaan. Ketiga fungsi tersebut adalah : 1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari Suatu perusahaan agar tetap eksis perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan jumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut dengan transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan. Ada dua macam transaksi yaitu transaksi akuntansi dan nonakuntansi. transaksi akuntansi adalah kejadian atau transaksi yang dilakukan oleh perusahaan yang berakibat adanya pertukaran antara sesuatu yang memiliki nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut, seperti pristiwa terjadinya penjualan dan pembelian barang oleh perusahaan. Transaksi nonakuntansi adalah kejadian atau transaksi yang dilakukan oleh perusahaan tapi peristiwa tersebut tidak menimbulkan dampak pertukaran nilai ekonomi bagi perusahaan yang
12
melakukanya. Seperti memasukan data order pembelian ke komputer dan menyiapkan barang untuk dikirim. Akuntansi adalah kejadian atau transaksi yang dilakukan oleh perusahaan yang berakibat adanya pertukaran antara sesuatu yang memiliki nilai ekonomi bagi perusahaan tersebut, seperti pristiwa terjadinya penjualan dan pembelian 2. Mendukung proses pengambilan keputusan Tujuan yang sama pentingnya dalam sistem informasi akuntansi adalah untuk memberi informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan harus dibuat dalam kaitanya dengan perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan. Informasi yang tidak dapat diperoleh dari sistem informasi akuntansi tapi diperlukan dalam proses pengambilan keputusan biasanya berupa informasi kuantitatif yang tidak bersifat uang dan data kualitatif. Informasi ini dapat dipeoleh apabila perusahaan menerapkan informasi manajemen, karena sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi perusahaan keseluruhan sedangkan sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen dan informasi akuntansi yang dihasilkan bersifat detail. 3. Membantu mengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal Setiap perusahaan harus memenuhi tanggung jawab hukum. Salah satu tanggung jawab penting adalah keharusan member informasi kepada pemakai yang berada diluar perusahaan atau stakeholder yang meliputi pemasok,
13
pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor besar, serikat kerja, analisis keuangan, asosiasi industri, atau bahkan publik secara umum. 2.1.6
Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Dilihat secara umum dari definisi diatas bahwa selain faktor manusia ada
unsur-unsur lain yang melekat pada sistem akuntansi tersebut, adapun unsur-unsur suatu sistem akuntansi sebagai berikut: 1. Formulir Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut sebagai istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir juga sering disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. 2. Jurnal Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan meringkas data keuangan dan data yang lainnya. Seperti yang telah disebutkan diatas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal data keuangan pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini juga terdapat kegiatan peringkasan
14
data, yang hasil peringkasannya (berupa hasil rupiah) transaksi tersebut kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 3. Buku Besar Buku besar (General Ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi terakhir yang berarti tidak ada catatan akuntansi lainnya sesudah data transaksi kas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan
15
yang lambat penjualannya, Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak computer dan tayangannya pada monitor computer.
2.1.7
Peranan Sistem Akuntansi Bagi Manajemen Peranan sistem akuntansi dalam suatu perusahaan seharusnya membantu
terlaksananya fungsi-fungsi manajemen. Organisasi perusahaan modern yang dilayani oleh sistem akuntansi merupakan suatu badan atau lembaga yang sangat kompleks. Organisasi perusahaan mungkin memperkerjakan beribu-beribu orang dengan tugas-tugas yang bervariasi sampai pada manajemen dengan tenaga penjual yang sangat besar. Posisi seperti ini dalam dunia modern menimbulkan ketertarikan pihak-pihak yang berkepentingan antara lain adalah para pelanggan, supplier, pegawai, kreditur, pemegang saham, dan berbagai instansi pemerintah yang berkepentingan dalam hal tersebut. Sistem informasi akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya. Manajemen organisasi perusahaan menerima informasi ini dan memanfaatkannya sebagai dasar pengambilan keputusan. Keputusan manajemen sebaliknya akan mempengaruhi operasi intern organisasi perusahaan untuk sistem informasi akuntansi dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.
16
2.2
Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku
2.2.1
Pengertian Prosedur Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan
yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”. Pengertian prosedur menurut Mulyadi menyatakan bahwa: “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam pada transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Kegiatan klerikal itu sendiri terdiri dari : 1. Menulis 2. Menggandakan 3. Menghitung 4. Member kode 5. Mendaftar 6. Memilih (mensortir) 7. Memindahkan 8. membandingkan
2.2.2
Pengertian bahan baku Dalam suatu proses produksi, bahan baku merupakan bahan utama yang
digunakan. Beberapa bahan baku di peroleh secara langsung dari alam, adapun yang diperoleh dari perusahaan lain berupa barang setengah jadi yang nantinya di
17
olah menjadi barang jadi. Untuk lebih jelasnya, berikut ini definisi mengenai bahan baku : Menurut Mulyadi (2001 : 295) : “Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufactur dapat diperoleh dari pembelian local, import, atau ari pengolahan sendiri.” Bahan baku mencerminkan hasil akhir sebuah produk, untuk itulah bahan baku diprioritaskan menjadi hal penting, apabila bahan baku memiliki kualitas yang baik maka produk yang dihasilkan akan sesuai dengan harapan perusahaan.
2.2.3
Pengertian dan Tujuan Sistem dan Prosedur Pembelian Bahan Baku Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan
semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah: 1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan. 2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan. 3. Mencegah pembelian fiktif. 4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.
18
2.2.4
Fungsi- Fungsi Yang Terkait Dalam Pembelian Bahan Baku Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku
adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih. 3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
19
2.2.5
Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian
bahan baku adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang.
20
5. Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI (Electronic Data Interchange) atau melalui internet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 7. Prosedur Pembayaran Dalam prosedur ini, jika pembelian secara kredit maka bagian kas membayar ke pemasok sesuai dengan faktur pembelian yang sudah disahkan oleh bagian hutang dagang sedangkan pembelian secara tunai maka bagian kas membayar ke pemasok setelah mendapat konfirmasi dari bagian pembelian.
2.2.6
Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut: 1. Surat Permintaan Pembelian (SPP). 2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). 3. Surat Order Pembelian (SOP). 4. Laporan Penerimaan Barang (LPB). 5. Surat Perubahan Order (SPO).
21
6. Bukti Kas Keluar (BKK)
2.3
Perlakuan Akuntansi Terhadap Pembelian Bahan Baku Bagi perusahaan yang menggunakan metode persediaan periodik, maka
pembelian persediaan barang-barang dicatat dengan jurnal sebagai berikut: Dr
Pembelian
Cr
Rp xxx
Utang dagang/kas
Rp xxx
Jika perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual dicatat sebagai berikut: Dr Cr
2.4
Persediaan
Rp xxx
Utang dagang/kas
Rp xxx
Flowchart Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam
suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem. Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuanketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan
sistem.
Dalam
sistem
informasi
akuntansi
diperoleh
kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart.
22
Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu
Tabel 2.4 Simbol Bagan Alir Dokumen
Simbol
Nama
Keterangan
Dokumen
Digunakan jenis
untuk
semua
dokumen.
yang
merupakan formulir untuk merekam transaksi Dokumen rangkap
Menggambarkan
dokumen
asli dan tem busannya Catatan
Menggambarkan akuntansi
yang
caiatan digunakan
untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen Display
Informasi yang ditampilkan oleh perangkat output online seperti terminal, monitor, atau layar
Keying, Typing
Menggambarkan data
ke
dalam
pemasukan komputer
melalui on-line terminal Terminal pribadi
atau
komputer Menggambarkan simbol
keying
digunakan untuk
layar
dan online
bersama-sama
mewakili
terminal,
23
komputer
pribadi,
dan
perangkat elektronik lainnya mampu baik input / output
Pita transmittal
Disiapkan
secara
manual
kontrol total digunakan untuk tujuan
kontrol
untuk
membandingkan jumlah total yang
dihasilkan
oleh
komputer Pengolahan computer
Menggambarkan sebuah komputer melakukan fungsi pengolahan;
biasanya
mengakibatkan
perubahan
pada data atau informasi Drive manetik
Menggambarkan data yang tersimpan pada pita magnetik
Auxiliary operation
fungsi pengolahan dilakukan oleh perangkat yang tidak komputer
Pita magnetik
Menggambarkan komputer
arsip
yang berbentuk
pita magnetik Manual operation
Menggambarkan
Operasi
pengolahan dilakukan secara manual File
Menggambarkan file dokumen disimpan dan diambil secara
N
manual; tertera menunjukkan file - urutan pemesanan
24
N=Numerically, A=Alphabetically, D=By date Dokumen atau proses aliran
Menggambarkan arah aliran pemrosesan atau dokumen; aliran normal ke bawah dan ke kanan
Data arus informasi
Menggambarkan arah aliran data
/
informasi;
sering
digunakan
untuk
menunjukkan
data
yang
disalin dari satu dokumen ke yang lain Link komunikasi
Menggambarkan
transmisi
data dari satu lokasi ke lokasi lainnya
melalui
jalur
komunikasi Penghubung
pada
yang sama
halaman Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol
penghubung
memungkinkan
yang aliran
dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama. Penghubung yang berbeda
pada
halaman Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman
25
Terminal
Sejak akhir, atau titik dari gangguan dalam proses atau program; untuk
juga
digunakan
menunjukkan
pihak
eksternal Keputusan
Menggambarkan
langkah
pembuatan keputusan;digunakan flowchart
dalam
program untuk
menunjukkan
percabangan
untuk alternatif Anotasi
penambahan deskriptif
komentar pada
catatan
penjelasan sebagai klarifikasi Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2009 Sistem Informasi Akuntansi. hal. 93-94
2.5
Sistem Pengendalian Intern
2.5.1
Pengertian Sistem Pengendalian Intern Pengertian sistem pengendalian intern menurut Jones Rama (2006:13),
menyatakan bahwa: “Sistem pengendalian adalah peraturan, kebijakan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk memastikan bahwa data keuangan perusahaan yang akurat dan dapat diandalkan untuk melindungi aset perusahaan dari kehilangan atau pencurian”. Sedangkan menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2010:27), menyatakan bahwa: “Internal coontrol is a process designed to provide reasonable assurance recording the achievement of objective in: Reliability of financial reporting Efectiveness and efficiency of operations
26
Compliance with applicable laws and regulations”
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Internal kontrol juga menekankan untuk suatu tujuan yaitu, keandalan pelaporan keuangan, efektifitas dari efesiensi operasi, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer. 2.5.2
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Marshall B. Romney dan paul John Steinbart (2009:222),
tujuan sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut: 1. Pengamanan aktiva, termasuk mencegah atau mendeteksi, secara tepat waktu, akuisisi yang tidak sah, menggunakan, atau disposisi aset perusahaan. 2. Memelihara catatan, rincian yang memadai untuk secara akurat dan cukup mencerminkan aktiva perusahaan 3. Memberikan informasi yang akurat dan terpercaya 4. Memberikan keyakinan memadai bahwa laporan keuangan disajikan sesuai dengan GAAP. 5.
Mempromosikan dan meningkatkan efisiensi operasional, termasuk membuat perusahaan memastikan penerimaan dan pengeluaran yang dibuat sesuai dengan manajemen dan direksi.
6. Mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditentukan. 7. Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.
27
2.5.3
Unsur-Unsur Pengendalian Intern Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi. 4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan
cara-cara
untuk
menjamin
praktek
yang
sehat
dalam
pelaksanaannya. 5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.
28
2.5.4
Pengendalian Intern Sistem Dalam Prosedur Pembelian Bahan Baku Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi
pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang. 2. Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah sebagai berikut: a. Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi.
29
3. Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku. a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. g. Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar. i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
30
j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok.
