-6-
BAB II BAHAN RUJUKAN
2.1
Sistem Informasi Akuntansi Sistem pada dasarnya adalah suatu jaringan yang berhubungan dengan
prosedur – prosedur yang erat hubunganya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan suatu aktivitas perusahaan. Begitu pula dengan sistem informasi akuntansi terdiri atas beberapa unsur akuntansi yang erat hubungan satu dengan yang lainnya yang bertujuan untuk mencapai suatu tujuan akuntansi. Setiap perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi yang khas untuk perusahaan tersebut. Di dalam setiap sistem informasi akuntansi perusahaan, akan meliputi juga berbagai fungsi dan tujuan yang hendak dicapai dari unsur – unsur sistem yang terkandung di dalamnya. Agar lebih jelas maka akan penulis kemukakan pada sub bab di bawah ini.
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Setiap
perusahaan
mempunyai
tujuan
yang
telah
direncanakan
sebelumnya, yaitu untuk memperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut, pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis, rasional alat – alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam suatu wadah yaitu organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas,
-7-
dibantu oleh formulir – formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tersebut Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah "Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis ". Sedangkan menurut Mulyadi (2001 : 3) : “ Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi keuangan yang berisi formulir, catatan dan laporan yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis yang dibutuhkan manajemen dalam pengelolaan perusahaan
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, sistem informasi akuntansi harus terus dikembangkan dengan kemungkinan meluasnya perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan dan sebagainya. Menurut Mulyadi (2001:19) dalam bukunya "Sistem Akuntansi" mengemukakan tujuan umum penyusunan sistem akuntansi adalah
-8-
1. Untuk menyediakan bagi pengelolaan kegiatan usaha baru 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat kendala (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan atas kekayaan perusahaan. Sedangkan menurut Krismiaji (2002:188) tujuan sistem informasi akuntansi adalah : 1. Kemanfaatan
: Informasi yang dihasilkan oleh system harus membantu manajemen dan para pemakai dalam pembuatan keputusan.
2. Ekonomis
: Manfaat sistem harus melebihi pengorbanan.
3. Daya andal
: Sistem harus memproses data secara akurat dan lengkap
4. Ketersediaan
: Para pemakai harus dapat mengakses data senyaman mungkin, kapan saja pemakai menginginkannya.
5. Ketepatan waktu : Informasi penting harus dihasilkan lebih dahulu, kemudian baru informasi lainya. 6. Servis Pelanggan : Servis yang memuaskan kepada pelanggan harus diberikan. 7. Kapasitas
: Kapasitas sistem harus mampu menangani kegiatan pada periode sibuk dan pertumbuhan di masa mendatang.
-9-
8. Praktis
: Sistem harus mudah digunakan
9. Fleksibilitas
: Sistem harus mengakomodasi perubahan – perubahan yang terjadi di lingkungan sistem.
10. Daya telusur
:
Sistem harus mudah dipahami oleh para pemakai dan perancang, dan memudahkan penyelesaian persoalan serta pengembangan sistem di masa mendatang.
11. Daya Audit
: Daya audit harus ada dan melekat pada sistem sejak awal pembuatannya.
12. Keamanan
: Hanya personil yang berhak mengakses atau diijinkan mengubah data sistem.
Berdasarkan kutipan diatas bahwa tujuan sistem informasi akuntansi agar dapat menghasilkan kemanfaatan, ekonomis, daya andal, ketersediaan, ketepatan waktu, servis pelanggan, kapasitas, praktis, fleksibilitas, daya telesur, daya audit, keamanan.
2.1.3
Unsur-unsur Sistem Informasi akuntansi Unsur-unsur sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 3)
adalah : 1. Formulir 2. Catatan yang terdiri dari jurnal 3. Buku besar 4. Buku pembantu 5. Laporan
- 10 -
Berdasarkan unsur-unsur sistem informasi akuntansi di atas maka dapat diuraikan bahwa : 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. 3. Buku Besar Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincianya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
- 11 -
5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi dan lain - lain. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
2.2
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
2.2.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Salah satu kegiatan perusahaan adalah melakukan pembeliaan baik itu
untuk dijual kembali maupun untuk diproses kembali yang selanjutnya untuk dijual. Suatu perusahaan dianggap berhasil melakukan pembeliaan apabila mampu mengadakan barang atau jasa dengan biaya yang rendah, kuantitas dan kualitas yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan serta penyimpanan dan perawatan yang memadai. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem informasi pembelian yang tepat dan berkualitas. Menurut James A. Hall (2001:56), disebutkan bahwa pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah "Sistem Informasi Akuntansi Pembelian ini mengakui kebutuhan untuk pembeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dan membentuk akuntansi hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan." Menurut Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2004 : 74) adalah sebagai berikut :
- 12 -
“ Sistem informasi akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa”. Dari kutipan diatas bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan rangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan pemasok. Dalam
sistem
informasi
akuntansi
pembelian,
fungsi
pembelian
merupakan aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilikan pemasok, menentukan harga yang layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian, serta mengawasi pengiriman barang. Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan organisasi dari formulir – formulir, buku – buku catatan, prosedur – prosedur dan alat – alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai pembelian sehingga pihak – pihak yang berkepentingan dapat memperoleh informasi mengenai pembelian. Dalam sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang mutakhir mengenai sumber – sumber dimana barang – barang diperlukan perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga, mengawasi pelaksanaan kewajiban para pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan syarat pembayaran sistem informasi akuntansi pembelian yang baik akan meliputi organisasi pembelian, prosedur pembelian dan sistem pencatatan dan pelaporan pembelian.
- 13 -
Dari kutipan di atas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa. Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang mengatur cara – cara dalam melakukan pembelian, baik barang maupun jasa yang dibutuhkan perusahaa. Aktivitas pembelian pada umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian oleh perusahaan yang membutuhkan suatu barang yang dilajutkan dengan pemesanan melaui pemasok / pengawasan ketika penerimaan barang, berakhir dengan adanya pembayaran barang dan yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan tanggal perjanjian yang telah ditetapkan.
2.2.2
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tujuan sistem informasi akuntansi pembelian harus dapat menyajikan
informasi akuntansi yang memadai mengenai barang, harga, dan pemasok. Sistem informasi akuntansi pembelian didukung oleh prosedur permintaan barang, prosedur pelaksanaan pembelian, dan prosedur permintaan barang. Tujuan sistem informasi akuntansi pembelian secara lebih luas menurut Muhammad Fakrie Husein (2004 : 206) adalah : 1. Menjamin bahwa semua barang yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. 2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang diterima dalam kondisi yang baik. 3. mengamankan barang hingga barang dibutuhkan. 4. menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar.
- 14 -
5. mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. 6. mengirimkan uang ke pemasok yang tepat. 7. menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diizinkan. 8. mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.
Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Unsur-unsur yang menunjang terlaksananya sistem informasi akuntansi pembelian yang baik menurut Mulyadi (2001 : 303) adalah : 1. Formulir atau dokumen Formulir atau dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaanya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian
- 15 -
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Faktur Pembelian Formulir ini merupakan golongan formulir yang dikirim dari pihak luar (pemasok) sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. 2. Catatan Catatan-catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : 1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register) Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu Hutang Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu Persediaan
- 16 -
Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. 5. Jurnal Retur dan Potongan Harga Jurnal ini pada dasarnya sama dengan jurnal pembelian untuk mencatat retur dan potongan harga. 3. Laporan Sedangkan laporan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah : 1. Laporan Pengiriman Barang Laporan ini merupakan laporan yang dibuat oleh fungsi penerimaan untuk mengirimkan barang yang diterima dari pemasok kepada bagian gudang. 2. Laporan Posisi Saldo Hutang Merupakan laporan yang memuat sisa hutang yang belum dibayar pada setiap periode laporan yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Laporan Hutang yang Jatuh Tempo Merupakan laporan yang berisi berbagai hutang yang telah jatuh tempo untuk dibayar. 4. Laporan Pembelian Laporan ini merupakan laporan yang dibuat oleh bagian akuntansi yang digunakan untuk diketahui jurnal pembeliannya.
2.3
Klasifikasi dari Transaksi Pembelian
- 17 -
Menurut Krismiaji (2002:121) adapun klasifikasi dari transaksi pembelian yang mendukung sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : 1) Pembelian secara kontan yaitu pembelian dilaksanakan secara cash and carry. Kebiasan yang umum pada waktu sekarang
yaitu jangka waktu 1 bulan
dianggap kontan. 2) Pembelian secara kredit yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan. 3) Pembelian secara tender yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar bagi perusahaan. 4) Pembelian dengan cara import yaitu pembelian yang menggunakan prosedur import dengan memanfaatkan Letter of Credit (L/C). 5) Pembelian di pasar berjangka atau future trading, yaitu pembelian atas barang – barang yang telah memiliki standar kualitas yang ditawarkan di pasar berjangka antara lain di pasar dunia. 6) Pembelian secara komisi atau konsinyasi yaitu pembelian barang bersifat titipan, atas barang – barang yang terjual yang kemudian dibayar. 7) Pembelian secara cicilan pada sewa guna usaha (Leasing), yaitu cara pembelian dimana harga dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank. 8) Pembelian kontrak yaitu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak – hak dan kewajiban masing – masing pihak. Pembelian ini dapat dilaksanakan apabila ada penjualan secara kontrak. Prosedur Pembelian
- 18 -
Adapun prosedur prosedur pembelian menurut Krismiaji (2002:126) dalam pembelian secara kredit di dalam praktek dapat diuraikan secara naratif, antara lain: 1) Bagian produksi atau bagian gudang dalam perusahaan industri, Berdasarkan kebutuhan mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian (purchase requitition), SPP tersebut dibuat rangkap dua, setelah dicatat pada buku surat permintaan pembelian yang dibuka, kemudian didistribusikan sebagai berikut : 1.1 Asli , dikirim ke bagian pembelian 1.2 Tembusan sebagai arsip pada bagian yang memesan 2) Bagian pembelian setelah menerima SPP (surat permintaan pembelian) kemudian dicatat pada buku surat permintaan yang diterima. Apabila barang yang diminta tersebut belum ada pada daftar langganan, kemudian bagian pembelian membuat surat permintaan penawaran (Purchase for quotation), dan surat tersebut dibuat rangkap dua, kemudian didistribusikan sebagai berikut : 2.1 Asli dikirim kepada calon vendor/pemasok 2.2 Tembusan sebagai arsip pada bagian pembelian Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku surat permintaan penawaran yang dikeluarkan. Adapun alamat vendor diperoleh antara lain dari halaman kuning buku telepon dan sumber lainya. Apabila dari vendor (pemasok) diterima jawabannya, bagian pembelian kemudian dicatat pada daftar langganan baru dan daftar harga sebelum dipesan.
- 19 -
Apabila atas barang yang diminta tersebut telah ada pada daftar langganan dan daftar harga bagian pembelian selanjutnya membuka surat pesanan pembelian atau order pembelian (purchase order). Kemudian surat order pembelian (SOP) dibuat rangkap 4 (empat) dan didistribusikan setelah dicatat dalam buku order pembelian yang dibuka, sebagai berikut : 1. Asli dikirim ke vendor/pemasok 2. Tembusan pertama dikirim ke bagian Gudang 3. Tembusan kedua dikirim ke bagian penerimaan 4. Tembusan ketiga sebagai arsip bagian pembelian Bagian gudang dan penerimaan atas dasar order pembelian kemudian mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang tersebut. 3) Apabila barang tiba dari vendor bersama – sama Surat Pengantar Barang (SPB) dalam rangkap dua, maka barang tersebut oleh bagian penerimaan diperiksa, mengenai : 1. Kuantitas barang 2. Kualitas barang 3. Tanggal ketepatan tibanya barang Apabila terdapat kesusaian antara hasil pemeriksaan dengan order pembelian dan SPB, maka dibuatkan laporan penerimaan barang (receiving report) dalam rangkap lima, kemudian SPB ditanda tangani oleh bagian penerimaan dan diserahkan lembar ke dua ke vendor Laporan penerimaan barang (LPB) dan didistribusikan sebgai berikut :
- 20 -
1. Asli dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan barang yang dipesan telah tiba. 2. Tembusan kesatu, dikirim ke bagian yang memerlukan barang tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta telah ada. 3. Tembusan kedua, dikirim kebagian akuntansi untuk dicatat pada kartu persediaan (stock card) kolom diterima mengenai kuantitas. 4. Tembusan ketiga, dikirim ke gudang bersama – sama barangnya. 5. Tembusan keempat, sebagai arsip pada bagian penerimaan. Bagian gudang setelah mengadakan pengecekan sepenuh – penuhnya dan menyimpan barang tersebut kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang/Bin Card atat tag kolom diterima mengenai kuantitas seterusnya LPB diarsip. 4) Apabila faktur (invoice) dalam rangkap empat diterima oleh bagian pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan SOP dan LPB kemudian didistribusikan sebagai berikut : Asli dikirim ke bagian akuntansi umum untuk diperiksa sepenuhnya kemudian dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya dicatat ke buku besar :
- 21 -
Bagi perusahaan yang menggunakan metode persediaan periodik, maka pembelian persediaan barang-barang dicatat dengan jurnal sebagai berikut : Dr Pembelian Cr
Rp XX
Utang Dagang
Rp XX
Jika perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual dicatat: Dr Persediaan Cr
Rp XX Utang Dagang
Rp XX
Tembusan kesatu, dikirim ke bagian akuntansi (hutang) dicatat pada kartu hutang vendor yang bersangkutan. Tembusan kedua, dikirim ke bagian akuntansi (persediaan Kantor) untuk dicatat dalam kartu persediaan kantor. 5) Apabila pembayaran utang diterima oleh bagian akuntansi maka bagian akuntansi melakukan pencatatan pembelian, pembayaran utang berdasarkan penerimaan barang dan berdasarkan surat bukti pengeluaran kas dari bagian keuangan.
