BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM), sejak beberapa dekade terakhir
ini telah menjadi obyek diskusi dan penelitian yang sangat menarik dikuatkan oleh fakta bahwa UMKM telah menjadi penyelamat perekenomian Indonesia pada masa krisis tahun 1997. Menurut Data Badan Pusat Statistik (BPS) dan Kementerian UMKM (2010) mengungkap: “Jumlah UMKM saat ini mencapai 49,8% dari jumlah pelaku usaha. Sedangkan jumlah pelaku usaha di Indonesia saat ini masing-masing usaha besar 0,01%, usaha menengah 0,24%, usaha kecil 4,05% dan usaha mikro sebanyak 95, 70%”. Walaupun banyak pernyataan dan fakta bahwa UKM merupakan penyelamat perekonomian bangsa, namun tidak berarti UMKM tidak menghadapi kendala dalam perkembangannya. Dikatakan oleh Menteri Perdagangan Mari Elka Pangestu dalam Tribunnews (2011) bahwa, ‘Ada beberapa masalah yang dihadapi oleh UKM di seluruh dunia, diantaranya adalah: 1. Kurangnya akses terhadap informasi. 2. Kurangnya pemahaman mengenai pasar, bagaimana caranya mendapatkan kesempatan untuk memperoleh akses masuk pasar.
1
3. Masalah permodalan yang selalu menjadi masalah klasik. 4. Masalah kewirausahaan, ini menyangkut operasional perusahaan dan kegiatan praktis di dalam UKM itu sendiri 5. Kesulitan saat mendapatkan order yang besar. 6. Masalah perizinan. Dalam Pertemuan pembina UKM Asean, I Wayan Dipta, Deputi Bidang Pengkajian Sumberdaya KUMKM, mengatakan tiga poin penting yang dihasilkan dalam pertemuan UKM Jakarta, terdiri dari Asean policy index, access to finance, dan access to technology. Penggunaan teknologi bagi sebuah perusahaan baik perusahaan besar ataupun UKM salah satu keuntungannya adalah kemudahan pengelolaan asetaset penting perusahaan. Menurut Nick (2009): ” Tanpa adanya software akuntansi yang memadai, perusahaan tidak bisa mengatasi isu yang muncul, ini penting untuk bisnis apapun, terlepas dari ukurannya”. Dari berbagai pendapat diatas, dapat diketahui bahwa penggunaan teknologi bagi sebuah perusahaan sangat penting. Khususnya bagi sebuah UKM, dimana biasanya sebagian besar harta perusahaan adalah dalam bentuk persediaan, sehingga pengelolaan persediaan dengan tingkat keamanan yang tinggi sangat dibutuhkan untuk menjaga harta perusahaan, karena itu penggunaan teknologi dalam hal tersebut sangat diperlukan. Disamping itu, penggunaan teknologi dapat meningkatkan daya saing UKM tersebut, seperti yang diungkapkan Godwin Udon dalam Business Encyclopedia (2011:2nd ed) menyatakan bahwa, ‘Perusahaan yang mampu menggunakan teknologi dalam pengelolaan persediaan akan lebih siap berhasil daripada perusahaan yang masih mengandalkan
2
manual’. Dengan begitu penggunaan teknologi dapat membantu UKM dalam mempertahankan kelangsungan usahanya. Bandung merupakan salah satu kota yang berkontribusi besar terhadap industri kreatif. Seperti dipaparkan oleh Menteri Perdagangan Mari Elka Pangestu dalam seminar Cetak Biru Industri Kreatif (2008) bahwa: “Industri kreatif Bandung yang termaju berasal dari distro, tekstil, musik, dan film indie. Industri tekstil Bandung fashionable." Salah satu distro yang sedang berkembang di kota Bandung adalah Jigle Clothing. UKM ini menitik beratkan usahanya pada kegiatan distribusi sebagai peusahaan dagang. Jigle menjual berbagai jenis replika kaos dan jaket dari berbagai merk terkenal, keunggulan perusahaan ini adalah mampu menyediakan barang yang mirip, dengan harga hanya 20% nya saja dari produk aslinya. Dengan banyaknya demand, kegiatan penjualan Jigle Clothing menjadi fast moving. Jumlah persediaan yang banyak, jenis produk yang beragam serta transaksi yang juga banyak setiap harinya, membuat pengelola usaha sulit untuk menjaga informasi persediaan tetap update dengan menggunakan sistem manual yang kini digunakan oleh perusahan. Sistem manual yang saat ini diterapkan di perusahaan untuk mengelola informasi persediaan mempunyai banyak kelemahan seperti persediaan habis yang tidak tercatat sehingga menyebabkan konsumen tidak jadi membeli produk tersebut, hal itu berpegaruh signifikan terhadap perolehan laba, padahal memperoleh laba merupakan tujuan utama perusahaan. Permasalahan tersebut menunjukan bahwa sistem pencatatan manual yang dilakukan perusahaan tidak dapat menjamin kesinambungan
3
perusahaan dalam penjualan. Permasalahan lainnya adalah tidak sesuainya jumlah persediaan yang terdapat di gudang dengan catatan saat dilakukannya stock opname, banyaknya jumlah barang yang hilang itu menunjukan bahwa sistem manual tersebut masih rendah tingkat keamanannya sehingga menyebabkan terjadinya fraud. Selain itu, keputusan krusial bagi perusahaan seperti keputusan untuk pemesanan kembali suatu barang (Reorder Point) didasarkan hanya kepada ‘feeling’ dan kebiasaan, tanpa adanya data yang reliable mengenai hal terebut, hal itu tentunya dapat menyebabkan kesalahan seperti overstock, padahal kelebihan persediaan dapat menimbulkan biaya baru, yaitu biaya pemeliharaan persediaan. Sistem persediaan manual ini juga memiliki basis data pelanggan yang dicatat secara manual, sehingga kemungkinan terjadinya pencatatan ganda, hal tersebut dapat mempengaruhi efisiensi perusahaan dalam menghemat alat tulis. Kesulitan untuk mengakses data kerapkali dialami oleh orang-orang dalam perusahaan karena akses data mengandalkan catatan yang dimiliki oleh satu orang saja. Permasalahan lainnya adalah tidak sesuainya jumlah barang yang terjual dengan pendapatan yang seharusnya diperoleh, hal ini mengindikasi adanya kesalahan catat ataupun kemungkinan penyelewengan dana. Bagi perusahaan dagang seperti Jigle, sistem pengelolaan yang baik terhadap persediaan sangat penting juga dikarenakan persaingan industri yang kian pesat saat ini menuntut efektifitas perusahaan dalam berlomba-lomba memenuhi permintaan pasar, karena itu suatu sistem yang cepat, efisien dan efektif dalam mengelola persediaan guna memastikan pemenuhan permintaan sangat dibutuhkan. Untungnya, perkembangan teknologi pada masa sekarang semakin meningkat, sehingga peran
4
teknologi dapat dimanfaatkan untuk menjawab kebutuhan efektifitas pengelolaan persediaan tersebut, salah satu cara yaitu dengan menggunakan komputer karena sistem terkomputerisasi dapat dengan signifikan mengurangi biaya pegawai, mengurangi waktu dan mengurangi kesalahan karena komputer merupakan sistem yang otomatis. Hal itu sejalan dengan pernyataan dalam Encyclopedia of Business yang menyatakan bahwa: Penggunaan suatu sistem otomatis dalam pengelolaan persediaan akan dapat memberikan perubahan yang dramatis terhadap peningkatan laba, karena sistem ini memberikan dampak terhadap segala aspek yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan, seperti menghitung dan memonitor jumlah barang, merekam perubahan jumlah barang juga dapat mengantisipasi kebutuhan akan suatu barang.( Encyclopedia of Business, 2011) Berdasarkan uraian di atas maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian dan merancang sebuah sistem terkomputerisasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan membangun aplikasi bertema: “Perancangan Program Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Menggunakan Microsoft Visual Basic Pada Usaha Kecil ( Studi Kasus Pada Jigle Clothing, Bandung)”. Pengembangan sistem dilakukan berdasarkan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC) yang meliputi tahapan-tahapan perencanaan, analisis, desain, dan implementasi sistem. Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, studi pustaka, terjun langsung dalam kegiatan perusahaan. Sistem terkomputerisasi ini akan menggunakan Microsoft visual basic dan dikoneksikan dengan software Microsoft Access sebagai basis penyimpanan datanya.
5
Software ini dipilih karena tidak perlu dibeli lagi sebab sudah merupakan program yang disediakan oleh operating system windows, mempunyai tampilan yang menarik, mudah digunakan, dapat mengolah data dalam jumlah yang banyak, hal yang terpenting adalah bahwa sistem ini dapat dirancang dan di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sistem pengelolaan persediaan terkomputerisasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0 ini akan memberikan banyak manfaat jika nantinya diterapkan di perusahaan, diantaranya adalah: -
Kemudahan dalam mencatat perubahan posisi persediaan karena otamatisasi sistem, dengan begitu kemungkinan terjadinya pencurian terhadap persediaan dengan manipulasi terhadap jumlah persediaan dapat dihindari pula.
-
Mengetahui laporan akhir posisi persediaan pada akhir periode
-
Pelaku usaha bisa memperoleh peringatan jika kuantitas suatu barang sudah hampir habis dan memerlukan restock sehingga kehabisan persediaan suatu barang dapat dihindari
-
Penghematan terhadap alat tulis dan efektifitas kerja sudah tentu dapat diperoleh dengan penggunaan sistem terkomputerisasi ini.
6
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka rumusan
masalah yang akan dibahasa dalam penelitian ini, diantaranya adalah: 1. Bagaimana sistem pengelolaan persediaan yang saat ini diterapkan di Jigle Clothing. 2. Apa sajakah yang menjadi kelemahan dari sistem pengelolaan persediaan yang saat ini diterapkan di perusahaan. 3. Apa alternatif solusi yang dibutuhkan untuk mengatasi kelemahan yang terjadi di perusahaan.
Agar penelitian yang dilakukan dapat terfokus, maka fokus masalah dalam penelitian ini, adalah: 1. Ruang lingkup penelitian hanya mencakup kepada sistem pengelolaan persediaan saja, tidak mencakup proses posting sampai dengan laporan keuangan. 2. Aplikasi sistem persediaan ini tidak menggunakan sistem jaringan akan tetapi lebih kepada sistem single user. 3. Penelitian ini hanya dilakukan hingga uji penggunaan sistem yang akan dibuat, tidak sampai menganalisis hasil penggunaan sistem yang baru.
7
1.3
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari dilaksanakannya penelitian ini diantaranya adalah: 1. Untuk mengetahui sistem pengelolaan persediaan yang saat ini diterapkan di Jigle Clothing. 2. Untuk mengetahui kelemahan dari sistem pengelolaan persediaan yang saat ini diterapkan di perusahaan. 3. Untuk mengetahui dan memberikan alternatif solusi yang dibutuhkan dalam mengatasi kelemahan yang terjadi di perusahaan, melalui pembuatan aplikasi sistem informasi akuntansi persediaan terkomputerisasi.
1.4
Manfaat Penelitian Pelaksanaan penelitian ini tentunya diharapkan memiliki manfaat dan
kontribusi untuk berbagai pihak. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi: 1. Perusahaan: Dapat memberikan tawaran solusi bagi perusahaan, sebagai masukan untuk mengatasi kelemahan yang ada serta meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang diterapkan di perusahaan. 2. Ilmu Pengetahuan: Sebagai tambahan pilihan alat dan solusi bagi permasalahan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang sistem informasi akuntansi.
8
3. Peneliti selanjutnya: Dapat dijadikan referensi bagi peneliti-peneliti selanjutnya dalam melakukan penelitian yang serupa ataupun melanjutkan penelitian mengenai perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi.
9
