BAB I PENDAHULUAN. semakin mendesak. Hal tersebut dikarenakan pada era serba cepat dan serba

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Kebutuhan akan teknologi informasi yang menjanjikan efektifitas dan efisiensi bagi proses pembangunan maupun pemerintahan di Indonesia dirasakan semakin mendesak. Hal tersebut dikarenakan pada era serba cepat dan serba digital seperti sekarang ini, kecepatan dan keakuratan data yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan merupakan hal yang mutlak sebagai bagian dari proses pencapaian tujuan yang diharapkan oleh setiap instansi. Demikian halnya pada salah satu sendi pekerjaan dalam instansi yang tidak kalah pentingnya yaitu masalah arsip dan pengarsipan. Sering terjadi proses pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan menjadi terhambat atau lamban dikarenakan data dan informasi yang dibutuhkan tidak lengkap atau sulit ditemukan kembali. Terlebih jika instansi tersebut merupakan instansi besar yang wilayah cakupannya sangat luas, dimana arsip-arsip penting menjadi bertumpuk dari tahun ketahun. Salah satu solusi yang dianggap mampu mengatasi masalah tersebut adalah sistem informasi yang dinamakan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan. Sistem semacam ini dikembangkan khusus untuk kebutuhan pengarsipan dan bertujuan mempermudah pekerjaan manusia. Pemanfaatan sistem ini perlu didukung oleh banyak faktor penentu, antara lain faktor ketersediaan dan kemampuan Sumber Daya Manusia, yang dalam hal ini meliputi perancang,

2

pengguna, analisis, dan sebagainya. Faktor penting lainnya adalah ketersediaan perangkat yang memadai misalnya hardware dan software, serta faktor-faktor penentu lain seperti perencanaan sistem, implementasi, dan kelengkapan sistem. Namun kehadiran Sistem Informasi Manajemen Kearsipan ini tidak sendirinya dapat berjalan mulus, berbagai hal dan kemungkinan lainnya bisa menjadikan sistem ini tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Diantara kendala tersebut adalah sistem macet atau tidak digunakan secara optimal. Lazimnya segala sesuatu yang baru, tentu membutuhkan adaptasi dan sosialisasi terlebih dahulu. Salah satu instansi yang telah mencoba memanfaatkan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan adalah kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar. Tampilan depan sistem ini terlihat pada Gambar 1.

Diakses tanggal 1 Nopember 2007

Gambar 1. Tampilan depan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan DPRD Kota Makassar

3

Kenyataan menunjukkan, dengan pengeluaran dana yang cukup besar, kehadiran Sistem Informasi Manajemen Kearsipan tersebut ternyata masih belum memenuhi harapan dari segi manfaat yang diperoleh. Hal ini dapat dilihat dari beberapa item-item yang nampak masih kosong atau belum diisi, antara lain seperti terlihat pada Gambar 2.

Diakses tanggal 1 Nopember 2007

Gambar 2. Contoh Kelemahan isi Sistem Informasi Manajemen Kearsipan DPRD Kota Makassar

Dari

screenshot

pada

Gambar

2,

dapat

diindikasikan

berbagai

kemungkinan-kemungkinan, misalnya dapat dikatakan bahwa faktor-faktor penentu keberhasilan sistem ini tidak berjalan atau tidak tersedia seperti yang dibutuhkan. Salah satu faktor yang diidentifikasi memiliki kaitan erat yaitu belum terkoneksinya sistem ini melalui LAN (Local Area Network) ke seluruh unit-unit yang ada di Kantor DPRD Kota Makassar dengan baik, sehingga keberadaan sistem ini kurang tersosialisasi. Hal lain yang turut berpengaruh adalah faktor

4

sumber daya manusia dalam hal ini pegawai Kantor DPRD Kota Makassar yang mengetahui keberadaan dan kemanfaatan sistem ini masih minim. Hal ini dibuktikan dengan kenyataan bahwa komunikasi intensif operator sistem ini hanya kepada kepala perpustakaan dalam hal ini dibawah Bagian Persidangan saja. Selain itu pegawai yang mampu mengoperasikan dan memiliki pengetahuan mengenai teknologi informasi masih terbatas, serta terindikasi pula aspek perencanaan sistem yang masih belum sesuai dengan kebutuhan sehingga fasilitas yang terdapat didalamnya tidak dimanfaatkan maksimal secara keseluruhan. Seluruh aspek-aspek tersebut mempengaruhi kinerja sistem ini, sehingga keberhasilan pemanfaatan dan implementasi sistem ini menarik untuk dikaji melalui sebuah penelitian. Guna meninjau bagaimana kemampuan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan ini membantu proses pengarsipan dalam memudahkan pengambilan keputusan, maka penulis mengangkat judul: Analisis Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar.

B. Rumusan Masalah Berdasar pada latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar?

5

C. Tujuan dan Manfaat 1.

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar. 2. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini, antara lain: a. Bagi dunia akademik, diharapkan dapat meningkatkan pemahaman pembaca maupun penulis mengenai berbagai aspek dari Sistem Informasi Manajemen disektor publik. b. Bagi dunia praktis, diharapkan mampu menjadi sumbangsih pemikiran guna lebih meningkatkan kemampuan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan, utamanya sumber daya manusia yang berperan penting di kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Makassar.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem dan Informasi Pengertian sistem dirumuskan oleh Effendy (1989:15) sebagai ”suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersamasama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan”. Bagian-bagian atau subsistem-subsistem tersebut merupakan kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan, dan berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti. Suatu sistem terdiri dari input, proses, dan output yang merupakan suatu totalitas, yang digerakkan oleh sistemsistem yang lebih kecil yang dinamakan subsistem tadi, yang tidak lepas dari kaitannya dengan sistem yang lebih luas. Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan,

pengolahan,

penyimpanan,

penemuan

kembali,

penyajian

pendistribusian kepada para manajemen atau pengambil keputusan. Sistem tersebut juga mengatur segala hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung, dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran atau organisasi. Ditambahkan pula bahwa apabila terdapat ketidakefektifan pelaksanaan kegiatan dalam mencapai keefektifan tujuan organisasi harus dilihat terjadi pada bagian mana dari sistem. Apakah terjadi pada masukan (input), pada proses (process), atau pada luaran (output). Setelah ditemukan, maka akan mudah bagi

7

organisasi

untuk

menanggulanginya

sehingga

mengembalikan

efektivitas

organisasi (Hardjito, 2001:92). Informasi, sudah tentu, bukanlah tujuan itu sendiri. Informasi adalah bahan dasar bagi pengambilan keputusan. Satu hal yang jelas dalam studi karya manajerial, ialah bahwa manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Dalam kewenangannya yang formal ia dapat melakukan kegiatan-kegiatan yang baru dan penting; dalam kedudukannya sebagai pusat syaraf yang formal ia memperoleh informasi yang lengkap dan aktual untuk mengambil keputusan yang menentukan strategi organisasinya (Effendy, 1989:41). Davis (2002:28) menjelaskan kaitan data dan informasi dalam bentuk sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang”. Eilon (Effendy, 1989:78) mendefinisikan informasi sebagai ”pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (atau suatu obyek, atau suatu konsep) sedemikian rupa sehingga membantu kita untuk membedakan dari yang lain”. Adapun sistem informasi didefinisikan oleh Anton (1999:4) sebagai: Kumpulan yang terdiri dari semua komponen yang meliputi penanggung jawab peremajaan data maupun pengguna informasi yang satu dengan lainnya saling mendukung dan saling memerlukan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan fungsinya atas dasar konsistensi dan keseragaman informasi.

8

B. Manajemen dan Pengambilan Keputusan Banyak definisi manajemen yang telah diketengahkan oleh para ahli yang dapat kita kaji dalam berbagai literatur, yang perumusannya tergantung pada keyakinan dan pandangan para ahli masing-masing. Terry (Effendy, 1989:7) mendefinisikan manajemen dengan memandangnya dari sudut proses: Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggiatan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaransasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Ada yang menyebut manajemen sebagai pengorganisasian suatu usaha disertai pengawasan terhadapnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Ada pula yang menyatakan bahwa manajemen merupakan kekuatan yang menjalankan sebuah perusahaan dan yang bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalannya. Definisi lain menyatakan bahwa manajemen adalah pemuasan kebutuhan-kebutuhan ekonomi dan sosial karena bersifat produktif bagi manusia, bagi perekonomian dan bagi masyarakat (Effendy, 1989:7). Dengan demikian, manajemen memungkinkan terjadinya perpaduan dari semua usaha dan kegiatan mengarah pada tujuan organisasi, menciptakan kerjasama yang baik demi kelancaran dan efektifitas kerja, untuk mempertinggi daya guna semua sumber dan mempertinggi hasil guna (Kartono, 2002:75). Manajemen disisi lain adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.

9

Dalam pengambilan keputusan, tercakup kemahiran menyeleksi dan menentukan keputusan yang paling tepat dari sekian banyak alternatif. Merupakan tugas yang cukup berat, karena dibebani tanggung jawab etis, untuk memutuskan suatu ketentuan ditengah peristiwa-peristiwa yang majemuk/bervariasi, tidak pasti, belum dikenal, dan sering muncul dengan tiba-tiba (Kartono, 2002:88). Definisi pengambilan keputusan menurut Salusu (1996:47) ialah “proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses itu untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi”. Effendy (1989:141) menyatakan bahwa dalam manajemen, pengambilan keputusan (decision making) memegang peranan yang sangat penting, oleh karena keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil pemikiran yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang ia pimpin. Penting, oleh karena menyangkut semua aspek manajemen. Kesalahan dalam mengambil keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian uang. Effendy juga menambahkan bahwa pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir guna dilaksanakan. Disitulah pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil adalah hasil akhir dari pemilihan sejumlah alternatif. Keputusan yang diambil adalah alternatif yang terbaik, atau yang paling kecil resikonya. Dalam menghadapi pilihan itu, setiap alternatif perlu ditunjang oleh informasi selengkaplengkapnya. Semakin lengkap, semakin baik; dengan demikian si pengambil keputusan akan mendapat wawasan yang luas dan dalam. Dengan begitu, maka

10

keputusan yang diambil tidak akan begitu meleset, dibandingkan dengan kalau ia tidak mengusahakan informasi selengkap-lengkapnya. Salah satu penulis yang sangat berpengaruh dalam teori administrasi, Simon (Salusu, 1996:46), mengingatkan betapa besar peranan pengambilan keputusan dalam tubuh organisasi mana pun. Dikatakannya, Kewajiban "memutuskan" menyusupi keseluruhan organisasi administratif sama jauhnya seperti yang dilakukan oleh kewajiban "bertindak" sesungguhnyalah, kewajiban memutuskan itu terikat secara integral dengan kewajiban bertindak. Suatu teori umum mengenai administrasi harus mencakup prinsip-prinsip organisasi yang akan menjamin diambilnya keputusan yang benar, seperti halnya ia harus mencakup prinsip-prinsip yang akan menjamin dilakukannya tindakan yang efektif. Simon (Effendy, 1989:161) mengemukakan sebuah model mengenai proses pengambilan keputusan, yang terdiri dari: 1. Intelegensi; menyelidiki lingkungan bagi kondisi dalam mengambil keputusan. Data mentah diperoleh, diproses, diperiksa untuk petunjuk yang dapat mengidentifikasikan masalah. 2. Rancangan; menemukan, mengembangkan, dan menganalisa kegiatankegiatan yang mungkin dilakukan. Ini mencakup proses memahami masalah, membangkitkan cara pemecahan, dan menguji pemecahan untuk mengetahui mungkin tidaknya dilaksanakan. 3. Pilihan; memilih suatu cara kegiatan khusus dari cara-cara yang telah diperoleh. Suatu pilihan diambil dan dilaksanakan.

Simon (Davis, 2002:126) menambahkan bahwa proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perencanaan dan kemudian pada pemilihan. Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin

11

dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi. Jadi tahapan tersebut merupakan unsur-unsur sebuah proses bersinambung. Sebagai contoh, pilihan mungkin menolak semua alternatif dan kembali ke tahap perancangan untuk menerbitkan pemecahan tambahan. Dari bahasan yang dikemukakan, keterkaitan antara proses manajemen dan pengambilan keputusan dapat kita lihat dari defenisi proses manajemen yang dikemukakan Effendi (1989: 143), yaitu: Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: 1.

Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

2.

Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

3.

Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternatif disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya

12

satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Adapun beberapa elemen dalam proses pembuatan keputusan menurut Husein (2002:214): 1. Intelligence: mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan. 2. Desain: mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan. 3. Pilihan: pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. 4. Persuasi: mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih. 5. Implementasi: pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepat waktu dan efisien. 6. Follow-up:

memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut

dapat bekerja seperti yang diharapkan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.

C. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Kelley (Effendy, 1989:109) menyatakan bahwa SIM adalah perpaduan sumber manusia dan sumber yang berlandaskan komputer yang menghasilkan

13

kumpulan penyimpanan, perolehan kembali, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemen yang efisien dan bagi perencanaan bisnis. Dalam literatur yang sama (Effendy, 1989:112) Holmes mengemukakan pula bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah ”suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna menrencanakan, mengawasi, dan menilai aktivitas

organisasi”.

Dirancangnya

itu

didalam

kerangka

kerja

yang

menitikberakan pada perencanaan keuntungan, perencanaan penampilan, dan pengawasan pada semua tahap. Adapun elemen-elemen Sistem Informasi Manajemen dikemukakan oleh Davis (2002:15) terdiri dari: 1. Hardware, terdiri dari komputer, peripheral (printer) dan jaringan. 2. Software, merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. 4. Manusia, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. 5. Prosedur, seperti dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

14

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM). Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Amsyah (2001:9) menambahkan bahwa didalam SIM data diolah menjadi informasi. Informasi menjadi bahan pertimbangan didalam proses pengambilan keputusan. Keputusan tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk program atau kegiatan. SIM adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan. Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan.

D. Komputerisasi Sistem Informasi Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Komputer dapat menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data-data dasarnya saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang digunakan. Walaupun komputer dapat

15

menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen, agaknya tidaklah perlu kemampuan tersebut dipergunakan secara penuh, karena biaya sangat tinggi. Disamping itu dokumen aslinya pun masih harus tetap disimpan secara manual, karena hanya dokumen asli tersebut yang otentik dipergunakan di pengadilan atau keperluan-keperluan pembuktian lainnya menurut undang-undang (Amsyah, 2001:222). Komputerisasi Informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem kerja komputer pada hakekatnya sinkron dengan proses berlangsungnya Sistem Informasi Manajemen, yang meliputi

kegiatan-kegiatan

pengumpulan

data

(input),

pengolahan

data

(processing) dan penyajian informasi hasil pengolahan (output). Komputer Personal (PC) sudah banyak dipergunakan dan dijual di pasaran dengan harga yang relatif murah. IBM PC/XT/AT kompatibel merupakan jenis yang cukup luas dipergunakan. Komputer Personal tersebut dapat dipergunakan sebagai sarana penyimpan arsip disertai ringkasan isi arsip bersangkutan. Media penyimpanan PC yang lazim dipakai adalah floppy disk/diskette dan hard disk. Dewasa ini sudah banyak dipasarkan media penyimpanan yang disebut CD-ROM (Compact Disc – Read Only Memory). Data disimpan pada compact disc seperti cakram yang berdiameter lebih kurang 120 mm dan berat yang kurang lebih 20 gram. Penulisan dan pembacaan compact disc dilakukan dengan sinar laser. CD_ROM sanggup melakukan penyimpanan apa saja, termasuk teks, tabel, grafik, gambar, video dan suara (Amsyah, 2001:231).

16

Dapat dipastikan bahwa teknologi informasi mempunyai dampak paling kuat dan aplikasi paling beraneka ragam dalam kehidupan dunia bisnis dimasa depan. Telecommuting, teleconferencing, jalan raya informasi, kantor tanpa kertas, electronic mail, faksimili, yang mengawinkan teknologi komunikasi dengan teknologi komputer dan otomatisasi kegiatan kesekretariatan adalah beberapa contoh aktual yang sekarang sudah merupakan kenyataan (Siagian, 2002:8). Pemanfaatan

komputerisasi

sangat

berkaitan

erat

dengan

proses

pengambilan keputusan, paling sedikit dalam arti pemanfaatan teknologi informasi yang dewasa ini semakin banyak jenisnya dan semakin beraneka ragam pula aplikasinya. Kecenderungan yang jelas terlihat ialah desentralisasi pengambilan keputusan karena melalui jaringan informasi yang dimungkinkan oleh teknologi informasi, penanganan informasi tidak lagi menjadi ”domain” para spesialis informasi yang terkumpul dalam satuan kerja yang dikenal sebagai ”satuan kerja pemrosesan data” melainkan sudah meliputi seluruh lapisan organisasi, misalnya berkat makin meluasnya penggunaan ”Personal Computer” dan ”Notebook”. Bahkan dengan telah terciptanya ”jalan raya informasi” dengan jaringan ”Internet”, pemanfaatan teknologi tidak lagi terbatas hanya pada tingkat mikro yaitu disatu perusahaan, melainkan sudah menjangkau jaringan nasional, regional dan bahkan global. Para pengambil keputusan stratejik harus memperhitungkan

perkembangan

ini

dan

menginkorporasikannya

dalam

perumusan misi organisasi atau perusahaan yang dipimpinnya (Siagian, 2002:51).

17

E. Kearsipan dan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil. Arsip dapat diartikan sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Selain itu, arsip sebagai suatu badan (agency) yang melakukan

segala

kegiatan

pencatatan

penanganan,

penyimpanan

dan

pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. (Barthos, 2003: 2) Menurut Undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal

maupun

pemerintahan;

berkelompok

dalam

rangka

pelaksanaan

kegiatan

18

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pada pasal 3 Undang-Undang No.7 Tahun 1971, dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut Manajemen Kearsipan. Amsyah (2001:4) mengungkapkan dengan lengkap bahwa “Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi

pencatatan,

pengendalian

dan

pendistribusian,

penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan”. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran bersangkutan sebagai arsip abadi. Amsyah (2001:8) menambahkan bahwa penataan arsip dapat dikerjakan secara manual maupun komputerisasi. Penataan arsip yang benar niscaya mempercepat penemuan kembali, kendatipun ini masih dilakukan secara manual. Kalau sistemnya sudah benar, maka perubahan dari pengelolaan dengan tangan ke pengelolaan dengan komputer sangat mudah dilakukan. Sebab yang disusun oleh

19

tangan ataupun komputer pada hakikatnya sama, yaitu angka-angka, huruf-huruf, dan tanda-tanda baca. Namun dalam penelitian ini, penulis lebih memfokuskan sistem pengarsipan yang dilakukan secara komputerisasi, dikarenakan manajemen kearsipan

secara manual

mempunyai

banyak

kelemahan,

seperti

yang

dikemukakan PT Yokatta Integra (2007) di sebuah situs. Kelemahan tersebut antara lain : 1. Kesulitan dalam kontrol pengolahan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan, dll) 2. Kesalahan data akibat human error 3. Kesulitan pencarian data 4. Kelambatan dalam pencarian data 5. Ketidakrapian dokumentasi data 6. Proses pembuatan laporan (misalnya laporan pertelaan, dll) membutuhkan waktu lama dan rumit.

Sebagai salah satu sumber informasi terekam, arsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung manajemen modern organisasi pemerintah dan bisnis. Oleh karena itu pengelolaan dokumen merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dilingkungan pemerintahan, arsip adalah sebagai dokumen penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan yang memiliki arti sangat penting dalam pertanggungjawaban tentang perencanaan dan pelaksanaan pemerintahan serta pembangunan selanjutnya. Membengkaknya jumlah dokumen bila tidak ditangani dengan baik

20

akan berakibat tidak hanya pada beban pengelolaan yang sangat besar, akan tetapi juga akan menimbulkan kerugian bagi jajaran pimpinan pemerintahan dalam proses pengambilan keputusan sehubungan dengan ketidakakuratan informasi. Adapun Pengertian sistem informasi manajemen kearsipan oleh Lubis (2007) adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan dan pencarian kembali arsip daerah, baik data kualitatif dan kuantitatif yang terintegrasi sehingga terbentuk manajemen basis data berbasis komputer yang mampu memberikan masukan informasi secara aktual dan akurat dalam pengenalan permasalahan dan perumusan kebijaksanaan, strategi, dan program pembangunan dibidang pengarsipan daerah. Sistem informasi manajemen kearsipan merupakan salah satu sub sistem dalam sistem informasi manajemen daerah yang berfungsi sebagai pengelola keseluruhan arsip di daerah dan berperan sebagai jembatan antara pemerintahan, masyarakat serta pihak lainnya. Ditambahkan pula bahwa dengan adanya perencanaan dan pengembangan sistem informasi manajemen kearsipan diharapkan adanya berbagai perubahan kearah efisiensi dan efektifitas kerja kearsipan di daerah seperti tersedianya informasi kearsipan bagi seluruh lapisan masyarakat yang membutuhkannya, adanya peningkatan kepercayaan terhadap informasi kearsipan, efisiensi dan efektifitas penyampaian informasi kearsipan bagi yang membutuhkannya, terbentuknya sistem database kearsipan yang dapat menghasilkan informasi statistik dan ikhtisar kearsipan secara akurat, adanya kordinasi antara pemerintahan propinsi dengan kabupaten/kota dibidang kearsipan daerah,

21

perubahan kultur kerja pelaksana sistem kearah yang lebih baik dan kemudahan dalam melakukan pengolahan data seiring dengan peningkatan kualitas pelaksana dan pemakai sistem. Selain itu adapun manfaat yang diharapkan dari terbangunnya sistem informasi manajemen kearsipan ini adalah tersedianya informasi kewenangan-kewenangan organisasi dan jabatan, tersedianya informasi mengenai kebijakan-kebijakan pemerintah daerah, peningkatan kepercayaan terhadap informasi kearsipan, peningkatan efisiensi dan efektifitas penyampaian informasi kearsipan dan perubahan kultur kerja pelaksana sistem dan peningkatan sumber daya manusia khususnya para pegawai kearsipan dalam penggunaan teknologi pendukung sistem informasi manajemen kearsipan. Selain itu, manfaat dan keuntungan-keuntungan yang dicapai dengan penggunaan suatu Sistem Informasi Manajemen Kearsipan, yang dikemukakan PT Yokatta Integra (2007) di sebuah situs antara lain: 1. proses pengolahan arsip menjadi lebih mudah dan cepat. 2. kesalahan data akibat human error dapat diminimalkan 3. proses pencarian data cepat 4. dokumentasi rapi 5. proses pencarian mudah 6. penggunaan SDM yang lebih efisien dan efektif 7. proses pembuatan laporan (misalnya laporan pertelaan, dll) 8. cepat dan mudah.

22

F. Aspek Utama Penunjang Sistem Informasi Manajemen Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang keberhasilan sebuah sistem informasi. Berikut adalah beberapa faktor utama tersebut:

1. Aspek Perencanaan Aspek perencanaan menjadi awal dari pemanfaatan sebuah sistem informasi. Organisasi atau perusahaan bisnis membutuhkan visi dan rancangan informasi ketika akan menerapkan teknologi informasi. Menurut Husein (2002: 298) hal ini disebabkan oleh: a.

Penerapan/aplikasi teknologi informasi tidak akan pernah dikelola hanya oleh satu orang saja. Pembicaraan dan kesepakatan bersama tentang bagaimana memanfaatkan aplikasi teknologi informasi dapat memberi pemahaman yang sama tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi terhadap sistem informasinya.

b.

Penentuan

sumber

daya

informasi

perusahaan

dapat

membantu

mengkomunikasikan bagaimana keadaan masa depan dan membantu memberi pemahaman yang konsisten dalam pembuatan keputusan oleh setiap orang. c.

Penentuan rancangan sistem informasi membantu pembuatan keputusan tentang bagaimana bisnis sistem informasi akan dijalankan. Pembicaraan tentang rancangan sistem informasi membantu mendefinisikan style perusahaan.

23

Menurut Martin (Husein, 2002:299), visi informasi adalah ungkapan tertulis tentang keadaan masa depan dan apa yang diharapkan untuk kepentingan penggunaan informasi dan manajemen organisasi. Sedangkan rancangan teknologi informasi adalah cara sumber daya informasi seharusnya digunakan untuk mencapai visi informasi. Perancangan sistem informasi yang ideal untuk masa depan sangat baik dilakukan dengan memikirkan semua sumber daya informasi dalam organisasi sebagai suatu sistem tunggal, yang dipengaruhi oleh sikap dan perilaku manusianya, perubahan teknologi, dan kebutuhan bisnis dimasa depan. Rancangan informasi bagi perusahaan hendaknya menyeluruh, tidak aspek komponen teknologi saja seperti sistem mainframe, aplikasi komputer mikro, atau telekomunikasi. Suatu visi sistem informasi dapat dan seharusnya membantu mengurangi otomasi yang terpisah dalam organisasi. Menurut Husein (2002:306) isi dari keputusan rancangan sistem informasi adalah: a. Aspek manajerial meliputi peran manajer, fungsi kepemimpinan teknologi, produktivitas dan penekanan terhadap kualitas, orientasi terhadap pelayanan dan profesionalisme. b. Aspek sistem manajemen meliputi peran organisasi sistem informasi, besarnya perangkat aplikasi, mekanisme yang mengkaitkan dengan rencana bisnis, mekanisme perencanaan dan pengawasan sistem informasi. c. Aspek infrastruktur meliputi lokasi, workstation dan lain-lain.

24

d. Aspek data meliputi kepemilikan dan penyebaran data, pengelola, keamanan data, siapa yang mengakses data, dan siapa yang mengakses data ke pihak luar. e.

Aspek aplikasi meliputi siapa pengguna, lokasi aplikasi sistem informasi.

Ditambahkan pula oleh Lubis (2007) bahwa untuk mendukung pengembangan sistem tersebut perlu direncanakan perangkat lunak yang tidak tergantung pada sistem operasi dan perangkat keras yang digunakan oleh pengguna. Untuk itu direkomendasikan menggunakan pembangunan perangkat lunak dengan model arsitektur tiga lapisan (three-tierd architecture) yang membagi perangkat lunak menjadi tiga komponen yang satu sama lain tidak saling bergantung yaitu lapisan satu berinteraksi dengan penyimpanan data, lapisan kedua berfungsi sebagai pemroses operasi logika yang merupakan representasi prosedur dan proses kerja suatu sistem dan proses standar dalam pengelolaan data dan informasi dan lapisan ketiga berfungsi sebagai pemroses logika presentasi untuk penyediaan antarmuka pengguna. Berdasarkan paradigma dan metode pengembangan dari perangkat lunak tersebut diatas, maka dirancang modul-modul yang diharapkan menjadi standar untuk pengembangan secara detail dari sistem tersebut yaitu modul profil dan kebijakan arsip daerah, modul pengelolaan dan pelestarian, modul pengolahan dan layanan serta modul evaluasi dan pengembangan. Setiap modul ini nantinya dijabarkan dalam bentuk aplikasi untuk melakukan pengolahan dan pengelolaan data dan informasi makro serta dalam bentuk penyampaian informasi berbasis web. Setiap modul tersebut harus dapat mencerminkan suasana masing-masing sub sistem informasinya serta tujuan dan

25

fungsi perangkat lunaknya. Dalam pengembangan perangkat lunak tersebut perlu adanya suatu struktur modul, struktur ini ditujukan untuk memberikan ilustrasi mengenai lingkungan fasilitas yang tersedia disuatu perangkat lunak aplikasi. Setiap modul perangkat lunak perlu digambarkan struktur logis dengan modul lainnya dalam bentuk diagram hirarkis sederhana serta sekaligus menggambarkan muatan-muatan informasi dalam kaitannya dengan output dan input sistem. Modul tambahan lainnya yang harus ada disetiap modul perangkat lunak adalah antarmuka untuk pengaturan lingkungan, antarmuka untuk kebijakan serta antar muka untuk fasilitas pemeliharaan. Adapun menurut Davis (1999:193), kedudukan atau fungsi utama yang ada dalam organisasi sistem informasi, antara lain meliputi: a. Analis informasi; Bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan persyaratan informasi. Mengembangkan prosedur dan instruksi pemakai. Memahami fungsi organisasi, manajemen dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Memiliki kecakapan untuk kerjasama dengan orang lain. b. Pendesain (perancang) sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi. Memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi. Bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data. c. Pembuat program sistem; Menulis perangkat lunak yang khusus seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data. Memiliki kecakapan teknis dalam perangkat keras dan lunak.

26

d. Pembuat program aplikasi; Mendesain, membuat kode, menguji dan memperbaiki program untuk aplikasi. Beberapa instalasi memisahkan program dalam: aplikasi komersial / bisnis aplikasi ilmiah dengan kelompok program yang terpisah untuk kedua jenis itu. e. Pembuat

program

pemeliharaan;

Menyelenggarakan

pemeliharaan

(perubahan dan perbaikan) atas program yang ada. f. Administrator pangkalan data; mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan. g. Operator komputer; Mengoperasikan peralatan computer h. Pustakawan (librarian); Menyimpan dan mengeluarkan "file" komputer pada pita dan piringan magnetik. Pendokumentasian file. Pencatatan pemakaian "file". i. Kerani Pengawas (Control clerk); Mencatat pengawasan informasi dan meneliti (review) pelaksanaan prosedur pengawasan. j. Perencana sistem informasi; Merencanakan masa depan sistem informasi.

2. Aspek Kelengkapan Fasilitas Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teoritisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat dengan komponen-komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan

27

budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah. Dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali (redesign) organisasi (Husein, 2002:315). Adapun komponen/fasilitas sebuah sistem, dikemukakan oleh Davis (1999:3) yaitu: a.

Perangkat keras; Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran, unit penyimpanan file, dan sebagainya), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

b.

Perangkat lunak; Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama: 1) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data, yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk tiap aplikasi.

c.

File; File yang berisikan program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan fisik (pita komputer, paket piringan, dan sebagainya), yang disimpan dalam perpustakaan file. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain atas kertas, mikro film, dan sebagainya.

d.

Prosedur; Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yakni: 1) instruksi untuk pemakai 2) instruksi untuk penyiapan masukan

28

3) instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. e.

Personalia pengoperasian; Operator komputer, analis sistem, pembuat program, personalia penyiapan data (operator mesin pons, operator mesin piringan, dan sebagainya), pimpinan sistem informasi.

Husein (2002:179) menambahkan, komponen penting dari sebuah sistem maupun sistem telekomunikasi adalah: a.

Komputer untuk memproses informasi

b.

Terminal atau media input/output lainnya untuk mengirim atau menerima data

c.

Jalur komunikasi, hubungan data atau suara yang dikirim dengan media pengiriman atau penerimaan dalam suatu jaringan. Jalur komunikasi ini bisa dalam bentuk jalur telepon, kabel serat optik, kabel coaxial, dan transmisi wireless.

d.

Pemroses komunikasi, seperti modem, multiplexers, controllers dan front end processor, yang berfungsi untuk membantu pengiriman dan penerimaan data.

e.

Perangkat lunak komunikasi yang mengontrol kegiatan input, output data dan mengelola fungsi jaringan komunikasi lainnya.

3.

Aspek Implementasi

Aplikasi sistem informasi dalam perusahaan umumnya akan berhasil jika sistem dan lingkungannya mendukung. Keberhasilan suatu sistem informasi baru dapat dirasakan setelah pada tahap implementasi. Masalah yang berkaitan dengan teknologi sistem informasi tidak hanya berkaitan dengan kesuksesan atau

29

kegagalan dari sistem itu sendiri. Faktor manajerial dan organisasi juga berperan terhadap hasil akhir sistem (Husein, 2002:313). Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan terhadap adopsi, manajemen, dan inovasi rutin. Yang harus diyakini adalah organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok, sebagaimana memilih "produk yang paling unggul" untuk kesuksesan inovasinya. Secara umum literatur yang berkaitan dengan hal ini memfokuskan pada adaptasi tingkat awal dan inovasi dari manajemen. Kelompok pemikiran yang lain dalam literatur implementasi memfokuskan pada strategi inovasi. Contohnya saja, organisasi yang tidak terdapat dukungan dari manajemen puncak untuk proyekproyek yang inovatif semenjak dari awal, dan pada saat yang sama tanpa dorongan yang kuat dari bawahan, partisipasi dari pengguna akhir, sehingga proyek sistem informasi dapat saja gagal. Pendekatan ketiga dari implementasi memfokuskan pada faktor-faktor yang menyebabkan perubahan organisasi secara umum sebagai sesuatu yang berlebihan terhadap inovasi yang bersifat rutin dalam jangka panjang (Husein, 2002: 319). Pada penelitian ini, penulis lebih menekankan implementasi berdasarkan SDLC (system development life cycle), seperti yang dikemukakan Klasiber.net (2008) bahwa, tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini : a. Menerapkan rencana implementasi. Rencana Implementasi dimaksudkan

30

terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implementasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi. b. Melakukan kegiatan implementasi 1) Pemilihan dan pelatihan personil 2) Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak 3) Pemrograman dan pengetesan program 4) Pengetesan sistem 5) Konversi sistem c.

Tindak lanjut implementasi. Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya setelah sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.

31

Adapun beberapa tindakan kunci yang diperlukan untuk jangka waktu yang panjang, suksesnya implementasi, dan indikator-indikator kesuksesan menurut Laudon (Husein, 2002:320): a. Dukungan dana dari dalam b. Penyusunan organisasi baru c. Ketersediaan dan perbaikan yang terus menerus d. Klasifikasi personel yang baru e. Perubahan otoritas organisasi f. Internalisasi program-program pelatihan g. Updating sistem secara rutin h. Promosi orang-orang kunci i. Daya tahan sistem setelah berubah dari bentuk aslinya j. Tercapainya tujuan penggunaan sistem

Selanjutnya Husein (2002: 322) menambahkan bahwa tidak ada satupun rumus agar suatu sistem dapat berhasil. Namun begitu, riset telah menemukan bahwa hasil implementasi secara luas dapat ditentukan oleh faktor-faktor berikut: a. Peran pengguna dalam proses implementasi b. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi c. Tingkat kompleksitas dan resiko implementasi proyek. d. Kualitas manajemen dalam proses implementasi.

Selain itu, ditambahkan pula oleh Lubis (2007) bahwa dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan dibutuhkan berbagai

32

standarisasi agar dalam pelaksanaannya nanti dapat berjalan dengan baik dan lancar. Berikut adalah beberapa rekomendasi teknis yang perlu diperhatikan: 1. Arsitektur Sistem. Diharapkan Gubernur sebagai pimpinan tertinggi di daerah menetapkan sebuah keputusan yang berhubungan dengan tata kearsipan di tingkat. Selanjutnya, atas dasar itu direncanakan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Badan Kearsipan Daerah agar menjadi standar utama pengembangan sistem. 2. Perangkat Lunak Sistem. Perangkat lunak yang harus dikembangkan adalah perangkat lunak aplikasi yang mendukung bagi pengelolaan data kearsipan secara menyeluruh dan terintegrasi dalam bentuk data dan informasi makro yang desainnya harus disesuaikan dengan kebijakan yang ada. Adapun beberapa standarisasi yang harus diperhatikan seperti pengembangan yang ada harus sesuai dengan perencanaan sistem yang ditetapkan, menggunakan metode aliran data atau metode berorientasi objek serta metodologi dan arsitektur perangkat lunak yang sudah standar, seoptimal mungkin terintegrasi dengan perangkat lunak pendukung lainnya dan harus kompatibel terhadap perangkat keras yang ada, menyediakan fasilitas untuk melakukan pemeliharan data dan informasi data (back up dan restore), menyediakan representasi informasi dalam berbagai bentuk (teks, tabel, grafik dan image), membangun sistem tingkat penggunaan untuk setiap lapisan pengguna lainnya sesuai dengan tingkatan dan kapasitas akses yang akan ditentukan kemudian.

33

3. Perangkat Keras Sistem. Untuk menunjang implementasi perangkat lunak, diperlukan perangkat keras dan infrastruktur yang memadai. Perangkat keras komputer yang diperlukan terdiri dari sejumlah komputer yang digunakan untuk server dan workstation dengan kemampuan tertentu yang digambarkan dalam sebuah spesifikasi komputer optimal agar sistem yang dikembangkan dapat beroperasi secara optimal. 4. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia dan Pendukung. Operasional sistem yang dikembangkan harus didukung dengan adanya personil yang sesuai dengan kemampuan dan disesuaikan dengan kerja setiap personil yang ada. Penyesuaian tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan pengarahan khusus bagi semua personil yang terlibat dalam sistem yang dikembangkan. Secara umum ada dua bagian sumber daya manusia yang harus dipersiapkan yaitu operator dan pendukung perangkat lunak dan keras. Pengembangan infrastruktur yang ada terutama ruangan pengolahan data harus disesuaikan dengan

standarisasi

dari

pengamanan

perangkat-perangkat

teknologi

informasi seperti keamanan dari resiko force majeure (api, air), kelemahan organisasi (peraturan yang tidak ketat), kegagalan teknis (gangguan pada power supply) dan tindakan yang disengaja (manipulasi/perusakan peralatan TI, data, software).

4.

Aspek Efektifitas Pemanfaatan

Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal

34

sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama. Banyak

faktor

yang

dapat

dijadikan

ukuran

keberhasilan

penerapan/pemanfaatan suatu sistem. Faktor-faktor yang dapat dipertimbangkan menurut Laudon (Husein, 2002:317) adalah: a.

Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (high levels of system use) yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.

b.

Kepuasan para pengguna terhadap sistem (users satisfaction with the systems) yang diukur melalui kuesioner atau interview. Dalam konteks ini dapat dimasukkan opini dari para pengguna tentang akurasi, ketepatan waktu, relevansi informasi, kualitas pelayanan yang diberikan, dan jadwal operasi menjadi sangat penting. Hal lain yang tidak kalah penting adalah sikap manajer terhadap bagaimana informasi-informasi yang diperlukan bisa memuaskan serta opini para pengguna tentang bagaimana sistem dapat mencapai peningkatan terhadap performance pekerjaan mereka.

c.

Sikap yang menguntungkan (favourabel attitude) para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.

d.

Tujuan yang dicapai. Pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuantujuan yang spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan sistem.

35

e.

Imbal balik keuangan (financial payoff) untuk organisasi, baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit.

Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan. Juga, manfaat yang tampak nyata tidak dapat secara mudah ditunjukkan dalarn aplikasi-aplikasi sistem pendukung pengambilan keputusan. Meskipun metodologi biaya/manfaat secara luas telah dipakai, pengalaman menunjukkan bahwa estimasi-estimasi realistik selalu saja sulit diformulasikan. Peneliti dalam bidang Sistem Informasi Manajemen lebih menyukai untuk mengkonkritkan pengukuran kesuksesan pada aspek manusia dan organisasi, seperti kualitas informasi, sistem kualitas, dan dampak sistem pada kinerja organisasi. (Husein, 2002:318)

G. Kerangka Konseptual Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) merupakan salah satu instansi yang mewadahi berbagai kepentingan masyarakat dimana cakupan bidang pekerjaan didalamnya sangat beraneka ragam. Setiap kegiatan, kebijakan maupun aturan-aturan baru yang keluar berupa Perda, memerlukan pemikiran yang panjang melalui data dan informasi yang beruntun dari tahun ke tahun. Sehingga menjadi mutlak apabila arsip-arsip yang menyangkut hajat hidup rakyat banyak tersebut dibutuhkan dari waktu ke waktu untuk menetapkan kebijakan atau pengambilan keputusan yang berlaku umum.

36

Merujuk pada tujuan penelitian, penulis dapat menarik suatu alur pemikiran bahwa Sistem Informasi Manajemen Kearsipan memang perlu diterapkan secara maksimal, guna mengefisienkan pekerjaan pegawai dan membantu proses pengambilan keputusan. Hasil yang diperoleh dari tinjauan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan ini akan diolah menjadi suatu kesimpulan yang dapat menggambarkan beberapa aspek yang dianggap penting antara lain: aspek perencanaan, aspek kelengkapan fasilitas, aspek implementasi, serta efektifitas pemanfaatan sistem tersebut, yang kemudian akan berdampak sebagai umpan balik kepada DPRD Kota Makassar untuk lebih memaksimalkan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan sehingga lebih optimal. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambaran kerangka konseptual sebagaimana terlihat pada Gambar 3.

37

DPRD Kota Makassar

Aspek Perencanaan

Aspek Implementasi

Sistem Informasi Manajemen Kearsipan Kelengkapan Fasilitas

Efektifitas Pemanfaatan

Pengambilan Keputusan

Gambar 3. Kerangka Konseptual Penelitian

H. Pertanyaan Penelitian Adapun beberapa pertanyaan penelitian yang dijawab pada penelitian ini, adalah: 1.

Bagaimana perencanaan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di DPRD Kota Makassar?

2.

Bagaimana kelengkapan fasilitas SIMKAD yang terdapat di Kantor DPRD Kota Makassar?

38

3.

Bagaimana implementasi Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di DPRD Kota Makassar?

4.

Bagaimana efektifitas pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan di DPRD Kota Makassar?

39

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif untuk mendapatkan pemahaman mendalam mengenai berbagai aspek sistem informasi manajemen yang diteliti. Hal ini ditempuh melalui pendekatan deskriptif, yaitu menguraikan gambaran, mencatat, menganalisa dan menginterpretasikan secara jelas tentang Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada kantor DPRD Kota Makassar berdasarkan fakta dan informasi yang diperoleh dilapangan. Penelitian ini dilaksanakan pada Sekretariat DPRD Kota Makassar, Jl. Andi Pangerang Pettarani No.12 E, sejak Oktober hingga Desember 2007.

B. Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, digunakan teknik pengumpulan data yaitu melalui :

1. Observasi Observasi (pengamatan langsung), berupa peninjauan secara langsung pada ruangan penempatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan, dimaksudkan untuk memperoleh data pokok yang bersumber dari perilaku orang-orang yang terkait dengan sistem informasi yang diteliti serta berbagai benda atau peralatan yang menunjang sistem informasi tersebut. Cara ini digunakan untuk melihat dan mengamati sendiri kemudian mencatat dan memotret perilaku dan kejadian serta

40

obyek sebagaimana yang terjadi di lokasi penelitian. Dengan cara ini pula disempatkan untuk mempelajari ruang lingkup, pengelolaan, implementasi dan pemanfaatan serta berbagai hal mengenai Sistem Informasi Manajemen Kearsipan.

2. Wawancara Wawancara dilaksanakan secara langsung dengan informan yang relevan sebanyak 10 orang. Sebagai sumber informasi yang dapat memberikan penjelasan yang memadai, operator Sistem Informasi Manajemen Kearsipan dijadikan sebagai informan utama. Informan lainnya adalah: a.

Kepala SubBagian Perpustakaan

b.

Kepala Bagian Persidangan

c.

Staf Perpustakaan

d.

Staf Persidangan

e.

Staf Administrasi dimasing-masing komisi (Komisi A, B, C, D, dan E masing-masing 1 orang). Wawancara dilaksanakan guna memperoleh informasi yang berkaitan

dengan masalah penelitian untuk mendukung data yang telah diperoleh melalui observasi. Pedoman wawancara telah disediakan lebih dahulu sehingga informasi yang ingin diperoleh telah disusun sesuai dengan kebutuhan.

3. Telaah Dokumen Membaca dan mempelajari beberapa dokumen-dokumen baik yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan Sistem Informasi Manajemen

41

Kearsipan, misalnya dokumen pengadaan, proposal, laporan-laporan, maupun situs-situs yang berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen. C.

Prosedur Pengolahan Data Untuk mengolah data yang terkumpul, maka tahapan pengolahan data

dilaksanakan

dengan

cara:

mengklasifikasi

data-data

awal

yang

telah

dikumpulkan, dalam hal ini berupa catatan observasi, hasil wawancara, foto, dan sebagainya, untuk kemudian dikelompokkan dan diolah berdasarkan keterkaitan antar komponen, dan selanjutnya dideskripsikan secara keseluruhan dan sistematik keterkaitan antara satuan-satuan gejala yang diteliti.

42

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Gambaran Umum Sekretariat DPRD Kota Makassar Sekretariat DPRD Kota Makassar yang berlokasi di Jl. Andi Pangerang Pettarani No.12 E, merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris yang diangkat dan diberhentikan oleh Walikota Makassar dengan persetujuan DPRD, dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana yang dimaksud, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi: 1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD; 2. Menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD; 3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD; dan 4. Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan fungsinya sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Susunan organisasi Sekretariat DPRD Kota Makassar (bagan dapat dilihat pada Lampiran 4) terdiri dari: 1. Sekretaris DPRD 2. Bagian Umum, terdiri dari: a. Subbagian Tata Usaha

43

b. Subbagian Humas dan Protokol 3. Bagian Persidangan, terdiri dari: a. Subbagian Persidangan dan Risalah Rapat b. Subbagian Hukum dan Dokumentasi 4. Bagian Keuangan, terdiri dari: a. Subbagian Anggaran/Perbendaharaan b. Subbagian Pembukuan 5. Bagian Perlengkapan, terdiri dari: a. Subbagian Pengadaan dan Penyimpanan; b. Subbagian Inventarisasi, Analisa Kebutuhan dan Distribusi

Adapun uraian tugas pokok dan fungsi jabatan dari masing-masing bagian menurut Perda Nomor 5 Tahun 2005, terjabarkan sebagai berikut: 1. Bagian Umum; mempunyai tugas melaksanakan penyiapan fasilitas rapat, fasilitas perjalanan dinas, surat menyurat, penyusunan kepegawaian Sekretariat DPRD serta menyiapkan pembinaan pengembangan humas, Keprotokolan, penerimaan aspirasi serta penyiapan dan penyebarluasan informasi. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Umum menyelenggarakan fungsi: a. penyiapan bahan bimbingan persiapan tempat rapat, pertemuan, penerimaan tamu-tamu b. penyiapan bahan bimbingan fasilitasi termasuk konsumsi

yang

diperlukan untuk rapat, pertemuan atau penerimaan tamu c. penyiapan bahan bimbingan persiapan perjalanan dinas Pimpinan dan

44

Anggota DPRD serta Sekretaris dan staf Sekretariat DPRD d. Penyiapan bahan bimbingan urusan pengembangan humas, penerimaan aspirasi, pengkajian data dan penyajian informasi e. Penyiapan bahan bimbingan penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan DPRD dan Sekretariat DPRD. f. Pengelolaan administrasi urusan tertentu. 2. Bagian

Persidangan;

mempunyai

tugas

melaksanakan

penyiapan

penyelenggaraan rapat-rapat, materi rapat, risalah/kesimpulan rapat, produkproduk hukum, pengkoordinasian, peninjauan/kunjungan kerja DPRD. Dalam menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Persidangan menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan bahan bimbingan penyelenggaraan kegiatan rapat-rapat. b. Penyiapan bahan bimbingan pengkoordinasian pelaksanaan rapat-rapat. c. Penyiapan bahan bimbingan rancangan agenda/jadwal rapat. d. Penyiapan bahan bimbingan pembuatan risalah rapat-rapat DPRD e. Penyiapan bahan bimbingan pengkoordinasian Rancangan Peraturan Daerah yang akan diajukan oleh DPRD f. Penyiapan bahan bimbingan penghimpunan dan pendokumentasian hasilhasil sidang/rapat. g. Penyiapan bahan bimbingan penataan dokumen kegiatan DPRD, pengelolaan data dan informasi serta pembinaan perpustakaan. h. Pengelolaan administrasi urusan tertentu. 3. Bagian Keuangan; mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan

45

rencana

anggaran

DPRD

dan

Sekretariat

DPRD,

mengurus

dan

menatausahakan keuangan serta menyiapkan laporan pertanggungjawaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi: a. Penyiapan bahan bimbingan penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD b. Penyiapan bahan bimbingan penyiapan pengkoordinasian jadwal kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, peruntukan dan penggunaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD c. Penyiapan bahan bimbingan pengurusan dan penatausahaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD d. Penyiapan bahan bimbingan dan pengendalian teknis penyusunan pembukuan/pertanggungjawaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD e. Pengelolaan administrasi urusan tertentu. 4. Bagian Perlengkapan; mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan pengadaan

perlengkapan

kebutuhan

DPRD

dan

Sekretariat

DPRD,

pemeliharaan/pengawasan gedung/kantor, rumah jabatan Pimpinan DPRD, kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bagian Perlengkapan menyelenggarakan fungsi: a.

Penyiapan bahan bimbingan penyusunan pedoman dan teknis pembinaan perlengkapan pimpinan anggota DPRD serta Sekretariat DPRD

b. Penyiapan

bahan

penyusunan

rencana

dan

program

perlengkapan dan kebutuhan DPRD dan Sekretaris DPRD

pengadaan

46

c. Penyiapan bahan bimbingan dan petunjuk teknis pendistribusian barang d. Penyiapan bahan bimbingan teknis penyimpanan dan pemeliharaan barang e. Melakukan pemeliharaan/pengawasan gedung/kantor, rumah jabatan pimpinan DPRD, kendaraan dinas dan barang inventaris lainnya f. Pengelolaan administrasi urusan tertentu.

B. Analisis Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor DPRD Kota Makassar Kompleksnya cakupan kegiatan suatu instansi dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan visinya akan berkonsekuensi pada peningkatan aneka ragam hubungan kerja, baik internal antara Bagian, Subbagian, serta Badan Usaha secara vertikal dan horisontal maupun hubungan eksternal antar instansi. Hubungan kerja tersebut sebagian besar tentu dilaksanakan melalui komunikasi tertulis dalam bentuk surat dinas. Dalam suatu organisasi besar, seperti halnya Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD), peranan surat, dokumen, atau arsip dalam administrasi perkantoran dipandang sangat penting mengingat bahwa fungsinya sebagai salah satu media pemberitahuan, penjelasan, permintaan pendapat baik untuk kalangan internal kantor DPRD maupun bagi masyarakat yang ingin mendapatkan informasi tentang produk DPRD misalnya PERDA. Membengkaknya jumlah dokumen bila tidak ditangani dengan baik akan berakibat tidak hanya pada beban pengelolaan yang sangat besar, akan tetapi juga akan menimbulkan kerugian bagi

47

jajaran pimpinan dalam proses pengambilan keputusan sehubungan dengan ketiadaan informasi yang tepat dan akurat. Bagi organisasi strategis seperti Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, hal yang kecil secara umum misalnya penanganan surat yang terlambat, atau pengabaian suatu surat karena human error, kemungkinan besar akan menimbulkan implikasi kerja maupun biaya, yang peka dan tidak berkesudahan. Padahal dalam kenyataannya kejadian seperti ini adalah hal yang umum terjadi. Selain itu, dalam organisasi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang besar, pemantauan atas surat-surat yang telah diberi disposisi oleh Pimpinan Dewan maupun Sekretaris Dewan, Kepala Bagian, dan jajaran manajemen lainnya akan sulit dilakukan. Ditambah lagi dengan rentang waktu cukup panjang yang umumnya dilalui oleh suatu dokumen, situasi jalur monitoring menjadi beban berat bagi pimpinan maupun rekanan pengusaha. Disamping persuratan, jadwal kegiatan sidang maupun hasil-hasil keputusan dari setiap sidang membutuhkan pengelolaan yang lebih teratur, begitu pula pemantauan aspirasi masyarakat, pembaharuan profil dari tiap fraksi maupun komisi dan para anggota dewan, serta jawaban dan kebijakan-kebijakan Walikota tentunya membutuhkan penanganan sistem yang baik. Kondisi-kondisi demikian menjadi bagian dari pertimbanganpertimbangan dalam perancangan maupun pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada lingkup DPRD. Pada Bab Pembahasan ini, penulis menganalisis beberapa aspek penting yang dianggap berpengaruh terhadap pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor DPRD Kota Makassar. Keempat aspek yang telah

48

tergambarkan pada kerangka konseptual tersebut sekaligus menjawab pertanyaanpertanyaan penelitian yang telah diajukan pada bab sebelumnya, antara lain:

1.

Aspek Perencanaan

Perencanaan menjadi starting point atau landasan awal yang merupakan acuan dalam perancangan sistem informasi. Aspek perencanaan yang diterapkan pihak DPRD terhadap Sistem Informasi Manajemen Kearsipan (SIMKAD), meliputi pendeskripsian secara umum maksud dan tujuan yang hendak dicapai dengan melakukan komputerisasi Sistem Informasi Manajemen Kearsipan, kemampuan-kemampuan yang diperoleh dalam fitur SIMKAD, setup aplikasi, hingga teknis item SIMKAD tersebut. Adapun pemaparan deskripsi mengenai maksud dan tujuan pemanfaatan SIMKAD tertuang dalam bentuk tabel perbandingan antara sistem pengelolaan pengarsipan yang dilakukan secara manual sehari-hari dan penggunaan sistem komputerisasi jaringan, sebagaimana terlihat pada Tabel 1. Tabel 1. Deskripsi Perencanaan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan DPRD Deskripsi Kegiatan

Sebelum Implementasi SIMKAD pada kantor DPRD Bentuk pengelolaan Bentuk Fisik

Secara Elektronis dalam bentuk

Arsip

file dan Gambar.

Penyimpanan arsip

Dengan Implementasi SIMKAD pada kantor DPRD

Setiap bagian menyimpan

Arsip Dokumen ditempatkan

arsip sehingga ruangan

pada satu bagian yang khusus

menjadi tidak kondusif dan

menangani pengarsipan, baik

mengurangi kenyamanan

secara fisik maupun elektronis.

dalam bekerja,

Arsip akan tertata dengan baik,

49

mengakibatkan pula

sehingga proses pencarian arsip

kemungkinan duplikasi data

akan menjadi lebih mudah

yang bisa mengelirukan

karena arsip diberi kode masing-

dalam proses perencanaan

masing sesuai dengan kategori

dan pengambilan keputusan

arsip dan bagian. Arsip dalam bentuk file akan tersimpan secara otomatis pada komputer server SIMKAD.

Jaringan komputer

Setiap komputer dari bagian

Komputer akan terhubung

yang ada tidak terhubung

secara Local Area Network

dengan komputer bagian

sehingga memungkinkan antar

yang lain (komputer berdiri

bagian dapat saling mengirim

sendiri).

dan menerima file/dokumen. Ini akan menghemat waktu dan tenaga bagi staf maupun pimpinan. Dengan adanya LAN ini maka Pimpinan Dewan maupun Sekwan dapat melihat arsip yang ada setiap bagian maupun komisi.

Monitoring surat

Surat yang masuk ke DPRD

Setiap surat yang masuk akan

dan telah didisposisi oleh

diinput ke program SIMKAD

Pimpinan membutuhkan

dimana dalam program tersebut

waktu yang lama untuk

informasi masuk, disposisi surat

mengetahui posisi surat dan

dan tindak lanjut akan cepat

tindak lanjut surat tersebut.

diketahui. Menghasilkan berbagai laporan monitoring secara akurat seperti laporan jenis surat sesuai klasifikasi permasalahan, laporan statistik,

50

laporan status kegiatan, dan lain sebagainya. Pengarsipan

Dibutuhkan waktu yang

Informasi lengkap PERDA

PERDA

cukup lama untuk

dapat dilihat cukup dengan

mengetahui jumlah dan jenis

mengklik di komputer. Bagi

PERDA yang telah

Pimpinan Dewan dan Sekwan

dihasilkan oleh DPRD.

cukup berada diruangannya saja untuk dapat mengetahui secara akurat PERDA yang telah dibuat.

Keamanan Data

Kemungkinan kehilangan

Arsip dan data tersimpan pada

dan Arsip

data maupun arsip cukup

satu bagian yang khusus

tinggi karena faktor

menangani pengarsipan. Semua

penyimpanan data kurang

arsip akan diback-up dan ditata

tertata serta kesesuaian data

sesuai dengan jenisnya. Arsip

yang satu dengan lainnya

dalam bentuk file akan

kurang terjamin

tersimpan dalam Server dengan tingkat keamanan yang tinggi karena setiap arsip hanya dapat diakses oleh orang yang diberi hak akses, misalnya Pimpinan Dewan dan Sekwan.

Visualisasi Sistem

-

SIMKAD

Sistem SIMKAD dibuat dengan desain yang menarik dan informatif. Dengan sistem Intranet, SIMKAD dapat diakses oleh semua bagian (dengan hak akses yang berbeda sesuai dengan jabatan penggunanya).

Sistem SIMKAD

-

Bagi masyarakat yang ingin

51

secara On Line

mendapatkan Informasi PERDA maupun data-data anggota DPRD serta informasi lainnya, hanya dengan mengklik web site dari DPRD maka segala informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh.

Sumber : dokumen perencanaan SIMKAD

Kelengkapan fasilitas SIMKAD yang terdapat di Kantor DPRD Kota Makassar disediakan guna menunjang efektifitas pemanfaatan sistem tersebut. Pada dokumen perencanaan, hal-hal yang dipersiapkan antara lain: a. Setiap ruangan (Pimpinan Dewan, Sekwan, Komisi, dan Bagian dalam kantor DPRD) dilengkapi dengan fasilitas komputer. b. Satu ruang sebagai ruang arsip, dimana sebagai pusat penyimpanan arsip dan pusat dari jaringan komputer (Server SIMKAD). c. Adapun komponen hardware (perangkat keras) yang mendukung sistem tersebut, antara lain: 1) Satu buah Server IBM, dengan spesifikasi: Server x-series 206 (848225x) + IBM Monitor E-54 Black 15”. Intel P4 3.0 Ghz/1Mb L2 cache FSB 800 Mhz /RAM 1 Ghz/HD 80Gb swap simple 7200rpm/Integrated server RAID 7e/Gigabyte ethernet/VGA ATI Radeon 7000 16mb/CD ROM 48x/FDD 1,44”. 2) Lima buah PC Client – P4.2.2 Ghz Memory 256 MB/HD 20Gb/CD ROM/Monitor 15”, Non OS. 3) Perangkat Local Area Network (LAN), printer dan scanner.

52

Selain itu, pada dokumen pengadaan sistem informasi tersebut dapat diketahui bahwa pihak DPRD Kota Makassar menganggarkan biaya sebesar Rp. 249.500.00,- (dua ratus empat puluh sembilan juta lima ratus ribu rupiah) yang terdapat pada tahun anggaran 2006, dan pada tahun anggaran 2007 telah dipersiapkan anggaran pemeliharaan sebesar Rp. 45.000.000,- (empat puluh lima juta rupiah) untuk jaminan pemeliharaan selama satu tahun. Dari keseluruhan gambaran tersebut, dapat dianalisis bahwa perencanaan yang merupakan landasan awal pengembangan sistem memang diarahkan untuk memberikan solusi pada beragam masalah administrasi perkantoran dan menghadirkan suatu pola kerja baru bagi pegawai dengan kecanggihan alat dan teknologi terkini. Melalui jaringan Local Area Network (LAN) yang menghubungkan antara komputer server dan unit-unit dibeberapa komisi tentunya akan sangat mempermudah penataan dan pengelolaan arsip sehari-hari.

2. Aspek Kelengkapan Fasilitas Pada pembahasan Aspek Perencanaan sebelumnya, telah disebutkan bahwa kelengkapan fasilitas SIMKAD yang terdapat di Kantor DPRD Kota Makassar disediakan guna menunjang efektifitas pemanfaatan sistem tersebut. Pada dokumen perencanaan, fasilitas-fasilitas yang dipersiapkan antara lain: a. Setiap ruangan (Pimpinan Dewan, Sekwan, Komisi, dan Bagian dalam kantor DPRD) dilengkapi dengan fasilitas komputer. b. Satu ruang sebagai ruang arsip, yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip dan pusat dari jaringan komputer (Server SIMKAD).

53

c. Adapun komponen hardware (perangkat keras) yang mendukung sistem tersebut, antara lain: 1) Satu buah Server IBM, dengan spesifikasi: Server x-series 206 (848225x) + IBM Monitor E-54 Black 15”. Intel P4 3.0 Ghz/1Mb L2 cache FSB 800 Mhz /RAM 1 Ghz/HD 80Gb swap simple 7200rpm/Integrated server RAID 7e/Gigabyte ethernet/VGA ATI Radeon 7000 16mb/CD ROM 48x/FDD 1,44”. 2) Lima buah PC Client – P4.2.2 Ghz Memory 256 MB/HD 20Gb/CD ROM/Monitor 15”, Non OS. 3) Perangkat Local Area Network (LAN), printer dan scanner.

Menurut hasil wawancara dan observasi penulis, dapat diketahui bahwa: a. Setiap ruangan Pimpinan, Komisi maupun Bagian telah terdistribusi fasilitas komputer sehingga memenuhi standar untuk menjalankan sistem yang telah direncanakan. b. Kelengkapan perangkat keras telah sesuai dengan perencanaan sebelumnya, yaitu terdapatnya 1 unit server IBM sesuai spesifikasi yang terdapat dalam dokumen perencanaan, didukung dengan sebuah printer yang dapat berfungsi sebagai fotocopy, scanner dan printer (three in one), dan sebuah scanner dengan kecepatan hingga 100 lembar permenit. c. Satu ruang khusus yang disebut sebagai ruang arsip belum tersedia, sehingga server SIMKAD dioperasionalkan di ruang perpustakaan yang disekitar lokasi tersebut dapat terlihat tumpukan arsip dalam lemari. Lokasi penempatan server SIMKAD dapat dilihat pada Gambar 4.

54

Gambar 4. Lokasi Penempatan Server SIMKAD

Server SIMKAD ditempatkan di ruang perpustakaan, dimana perpustakaan merupakan salah satu Subbagian dari Bagian Persidangan, memudahkan pengguna arsip untuk mencari dokumen yang dibutuhkan, utamanya para anggota dewan yang membutuhkan bahan-bahan rapat, umumnya telah mengetahui bahwa Bagian Persidangan memang memberikan pelayanan untuk itu. Namun dikarenakan lokasi perpustakaan berada di lantai tiga (3), terletak disudut gedung antara Bagian Persidangan dan Bagian Keuangan, menyebabkan kurang tersosialisasinya penggunaan SIMKAD secara luas. Informasi yang diberikan oleh operator SIMKAD, bahwa pihak-pihak yang memanfaatkan SIMKAD sebagian besar hanya meminta dokumen dalam bentuk fisik, sedangkan file dokumen digunakan hanya ketika dokumen fisik sulit ditemukan atau terdapat kendala pada mesin penggandaan sehingga file dokumen dalam SIMKAD harus di printout. Adapun pihak-pihak yang menggunakan layanan SIMKAD antara lain: anggota dewan melalui staf di

55

masing-masing Komisi, wartawan, mahasiswa, dan sebagainya. Keseluruhan pengguna layanan SIMKAD tersebut tidak menelusuri dokumen sendiri melainkan hanya melalui operator SIMKAD di lokasi penempatan server SIMKAD, karena belum optimalnya jaringan Local Area Network (LAN) disetiap Komisi.

3. Aspek Implementasi Implementasi menjadi bagian dari sebuah sistem, dimana pada aspek ini juga akan menggambarkan sejauh mana keberhasilan sebuah sistem informasi. Secara umum, Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor DPRD Kota Makassar telah membantu menyediakan kebutuhan-kebutuhan dokumentasi rapat para anggota dewan, sehingga dapat dikatakan telah mempunyai andil dalam pengambilan keputusan. Adapun hal-hal yang dilaksanakan pihak DPRD Kota Makassar pada tahap implementasi, meliputi: a. Pemilihan dan pelatihan personil. Untuk menunjang operasional SIMKAD pada Kantor DPRD Kota Makassar, telah dilaksanakan pelatihan awal kepada seorang operator dan seorang staf dimasing-masing Komisi. Operator yang dipilih merupakan seorang yang mempunyai dasar pengetahuan mengenai ilmu komputer sehingga tidak sulit baginya untuk mengoperasionalkan SIMKAD, sedangkan staf atau personil dimasing-masing Komisi merupakan staf biasa yang sehari-hari membantu pekerjaan administrasi di Komisi. b. Pemilihan tempat untuk instalasi sistem. Lokasi yang dipilih yaitu pada ruangan perpustakaan didasarkan pada kesesuaian fungsi SIMKAD

56

menunjang aktifitas di Subbagian Hukum dan Dokumentasi dibawah Bagian Persidangan. Namun karena terletak dilantai tiga, yang berdampingan dengan ruangan Kepala Bagian Persidangan sehingga sebagian besar hanya staf-staf Bagian Persidangan saja yang memanfaatkan SIMKAD dengan optimal, misalnya untuk mencari Perda yang dibutuhkan untuk sidang Anggota Dewan maupun memonitor Perda yang baru disahkan. Namun jika SIMKAD terhubung dengan koneksi internet maka penempatan ruangan server SIMKAD sebaiknya pada lokasi yang lebih aman. c. Pengetesan / uji coba sistem. Sebelum dimanfaatkan, SIMKAD telah diuji coba terlebih dahulu sehingga fitur-fitur yang terdapat didalamnya telah sesuai dengan kebutuhan Sekretariat DPRD. Sebagai bahan perbandingan SIMKAD juga telah diterapkan di Sekretariat DPRD Propinsi Sulawesi Selatan yang dapat dilihat melalui website.

Pada pembahasan Aspek Implementasi ini juga, penulis menganalisis dan menyimpulkan data dari berbagai sumber yaitu wawancara, observasi dan telaah dokumen, selanjutnya hubungan informasi-informasi tersebut digambarkan melalui beberapa elemen, antara lain: a. Peran pengguna dalam proses implementasi. SIMKAD menjadi salah satu media yang turut mendukung lancarnya keberlangsungan musyawarah atau rapat-rapat para anggota dewan. Dengan keberadaan

SIMKAD,

berbagai

dokumen

yang

dibutuhkan

untuk

pengambilan keputusan dewan dapat segera terbantu serta pengarsipan hasil rapat atau keputusan sidang dapat segera terdokumentasikan dengan baik.

57

Pengguna dalam hal ini operator dimasing-masing Komisi maupun berbagai pihak yang memanfaatkan keberadaan SIMKAD, mutlak membutuhkan suatu pengetahuan mengenai komputerisasi agar SIMKAD dapat termanfaatkan dengan maksimal. Peran pengguna sangat menentukan keberhasilan implementasi SIMKAD untuk mencapai tujuan utama Sekretariat DPRD yaitu memberikan pelayanan kepada Anggota DPRD. b. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi. Implementasi SIMKAD pada Sekretariat DPRD Kota Makassar, belum ditunjukkan

dengan

dukungan

yang

serius

dari

pihak-pihak

yang

berkompeten dalam hal ini para Pimpinan. Dari informasi yang diperoleh, dapat penulis gambarkan bahwa pemanfaatan jaringan atau Local Area Network (LAN) sedianya dapat kembali diefektifkan, mengingat biaya yang telah dikeluarkan akan menjadi sia-sia jika penggunaannya tidak maksimal. Selain itu kebutuhan internet merupakan salah satu elemen SIMKAD yang belum dianggarkan, serta pengembangan keterampilan staf di Komisi masih belum optimal.

4. Aspek Efektifitas Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan DPRD (SIMKAD) di Kantor Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Kota Makassar diadakan sejak September 2006. Dengan penempatan seorang operator, sistem ini berjalan dan dimanfaatkan untuk kegiatan pengarsipan digital berbagai perda, keputusan sidang, jawaban walikota, dan sebagainya.

58

Berdasarkan dokumen perencanaan, manfaat yang diharapkan diperoleh melalui penerapan SIMKAD, terjabarkan sebagai berikut: a. Penghematan ruang penyimpanan arsip / dokumen dari segi operasional karena menggunakan media penyimpanan elektronik b. Pencarian kembali dokumen dapat dilakukan dengan cepat karena menggunakan sistem yang memanfaatkan “user definable key”, yaitu kombinasi gabungan beberapa kunci, indeks, dan ditambah dengan operator logika ‘dan’ dan ‘atau’ (Boolean Searching Methode). c. Keamanan dan keutuhan dokumen lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi berlapis sehingga tidak setiap pengguna dapat mengambil atau melihat arsip. Selain itu dengan digunakannya media penyimpanan optical disk atau hardisk berkapasitas tinggi, sehingga arsip yang disimpan lebih aman dari gangguan rayap, tikus, cuaca, ataupun gangguan lain d. Distribusi dokumen dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi diterapkan pada suatu jaringan kerja lokal (Local Area Network). e. Tercipta suatu suasana kerja yang lebih nyaman dan menyenangkan karena ruang kerja tertib dan rapi tanpa dokumen yang berserakan.

Berikut ini adalah gambaran umum posisi pemanfaatan SIMKAD dalam dokumen perencanaan SIMKAD:

59

SERVER SIMKAD

KETUA DPRD

WK. KETUA DPRD

WK. KETUA DPRD

KOMISI A

KOMISI B

SEKWAN

KOMISI C

KOMISI D

KOMISI E

Gambar 5. Bagan Posisi SIMKAD dalam struktur kantor DPRD

Adapun pemaparan umum mengenai kemampuan SIMKAD yang tercakup dalam dokumen perencanaan, antara lain: a. Internet; Dapat berintegrasi dengan aplikasi E-mail (Outlook, Windows Messaging, dll). Hasil pencarian arsip yang disimpan dapat didistribusikan langsung memalui e-mail, artinya arsip dapat segera dikirim kepada setiap pengguna dimanapun berada. b. Kemudahan penggunaan bahasa; SIMKAD dirancang dengan menggunakan Bahasa Indonesia. c. Direct View; dapat menampilkan secara seketika seluruh file yang disimpan baik itu arsip citra maupun arsip dalam bentuk file aplikasi Under Windows. d. Point & Klik; Sebagian pekerjaan di SIMKAD dapat dilaksanakan dengan hanya memindahkan pointing device (seperti mouse, trackball, atau lainnya) dan mengklik tombol Menu pada speedbar SIMKAD. e. Drag & Drop; Sementara sedang menjalankan apliksi lain, pengguna dapat menyimpan dokumen bersangkutan ke SIMKAD dengan hanya menunjuk

60

nama file tersebut (didalam File manager atau Windows Explorer), menggeser kedalam icon SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DPRD (SIMKAD) yang selalu tampil di layar bagian atas, dan memasukkannya ke dalamnya. File tersebut akan langsung disimpan ke dalam SIMKAD tanpa pengguna harus menjalankan aplikasi SIMKAD. f. Fasilitas Kabinet Temporer; Kemampuan ini sangat berguna dalam menyimpan arsip disaat aktifitas kerja sangat sibuk. Pengguna dapat menyimpan arsip kedalam kabinet temporer, baru kemudian melakukan pengindeksan attribut arsip dilain waktu. Manfaat lain adalah berguna dalam membantu penyimpanan arsip kepada pegguna yang tidak memiliki media perekaman. Perekaman arsip dapat dilakukan oleh pengguna yang memiliki media perekaman, baru kemudian dimasukkan ke kabinet temporer pemilik arsip. g. Buku Manual; Selain dalam bentuk training, pengenalan SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DPRD (SIMKAD) juga dilengkapi dengan buku panduan yang detail dari mulai petunjuk instalasi sampai dengan cara operasional. h. Penyimpanan segala macam dokumen: 1) File Kertas; dokumen dengan beragam ukuran, mulai dari ukuran kartu nama sampai ukuran A0, baik berwarna maupun hitam putih dapat direkam (scan) dan disimpan dengan mudah. 2) File Aplikasi Under Windows; disamping dapat menyimpan arsip yang berasal dari dokumen kertas (hard copy), SIMKAD juga dapat

61

menyimpan seluruh file aplikasi Under Windows seperti file dengan format DOC, PPT, PDF, XLS, TXT, WRI, MID, WAV, HTML, ASP, PPS, dan lain-lain. i. Proses perekaman, ekspor / impor , dan duplikasi arsip: 1) Twain Compliant Scanner. SIMKAD mendukung scanner dan kamera digital merk apa saja, dari scanner berkemampuan flatbed sampai dengan yang berkecepatan tinggi. 2) Import-Export File Grafik. SIMKAD menggunakan standar format citra yang sudah umum yaitu; TIF, GIF, PCX, TGA, BMP, JPG, dll. 3) Import-Export File Aplikasi. SIMKAD dapat menyimpan seluruh file aplikasi Under Windows dan sekaligus dapat melakukan Export-Import file aplikasi bersangkutan. 4) Duplikasi Arsip. Yaitu kemampuan untuk menduplikasi arsip yang disimpan baik attribut arsip maupun data file-nya. j. Set-up aplikasi, meliputi: 1)

Set-up Pengguna. Set-up yang dapat dilakukan pada setiap pengguna antara lain: user ID & Password, Level, Bagian, Validasi, dan otoritas setiap pengguna sesuai dengan jabatan dan wewenang dalam tugas keseharian. Hal ini perlu dilakukan agar arsip yang disimpan hanya dapat dicari dan terbaca oleh pengguna yang berhak.

2)

Perubahan Attribut Arsip. Setiap pengguna dari bagian yang berbeda dapat menentukan istilah-istilah arsip yang telah dipakainya. Sebagai contoh,

62

attribut arsip bagian sekretariat pasti akan berbeda dengan bagian kepegawaian, demikian juga dengan bagian yang lain. 3)

Tabel Klasifikasi, Map. Memasukkan kode-kode klasifikasi, map, lokasi kertas, dan sebagainya. Hal ini berarti kode-kode arsip yang biasa dipakai dalam arsip manual tetap dapat dipakai dalam sistem SIMKAD.

4)

Kalkulasi Arsip. Semua arsip yang tersimpan dalam setiap kode kabinet baik bagian, map, lokasi disk dan klasifikasi dapat dijumlah dengan mudah.

5)

Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen. Dengan pertimbangan bahwa saat ini masih dibutuhkan dokumen yang otentik untuk kepentingan legal, lokasi fisik

dokumen

dapat

diindentifikasikan

sehingga

mempermudah

pencariannya file fisik jika diperlukan. k. Pelaporan arsip. Laporan-laporan dibuat berdasarkan bentuk format yang ditetapkan oleh pengguna sementara isinya dapat berupa Laporan Arsip Kadaluarsa, Daftar Map, Daftar Klasifikasi, Laporan Isi Map, Laporan Lokasi Dokumen, Laporan Klasifikasi, dan lain-lain. l. Pengolahan citra, meliputi: 1) Zooming. Tampilan dokumen dapat berwarna (true color), grayscale atau hitam-putih, dengan kemampuan pembesaran dari 10% sampai 2.000%. 2) Image

Processing.

SISTEM

INFORMASI

KEARSIPAN

DPRD

(SIMKAD) dilengkapi kemapuan untuk memproses dokumen guna lebih memperjelas dan mempertajam kualitas dokumen, bahkan untuk dokumen

63

yang telah usang, dengan menggunakan fasilitas Proses Citra : tingkat kecerahan, kontras grayscale, dan pengurangan warna. m. Kemampuan teknis, meliputi: 1) Scan to Print, yaitu kemampuan untuk mencetak dokumen yang sedang direkam / scan. Fungsi ini juga bermanfaat jika pengguna ingin melakukan duplikasi dokumen yang telah ada tetapi sekaligus menyimpannya ke dalam program SIMKAD. 2) Kompresi Citra. Dokumen yang di-scan secara otomatis terkompres dan disimpan ke dalam hard disk atau optical disk sehingga ukuran file menjadi jauh ebih kecil dan menghemat tempat penyimpanan. 3) E-mail. Dengan menambahkan modem pada salah satu komputer yang ada dalam jaringan, SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DPRD (SIMKAD) dapat mengirim dokumen secara otomatis ke beberapa e-mail tujuan yang diinginkan. 4) Support Juke Box / Optical Disk / CD-Room. Dalam hal dimana hard disk tidak mencukupi untuk menyimpan arsip, dapat dimanfaatkan peralatan tersebut tanpa ada kesulitan berarti. 5) Support

Jaringan.

SISTEM

INFORMASI

KEARSIPAN

DPRD

(SIMKAD) dapat bekerja dalam kondisi sebagai Personal User maupun dalam lingkungan Local Area Network (LAN) berbasiskan Windows 2000 Server dan Windows NT.

64

6) Support Fasilitas OCR (Optional). Dengan OCR (Optical Character Recognition), file hasil scan dapat dikonversi menjadi teks sehingga terhindar dari usaha pengetikan ulang. 7) Default Format Grafic. Yaitu setting yang digunakan oleh SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DPRD (SIMKAD) dalam meyimpan arsip hasil scan, yaitu JPG untuk gambar berwarna, GIF untuk gambar Grayscale dan format TIF untuk gambar hitam-putih.

Dari pemaparan kemampuan SIMKAD yang telah digambarkan tersebut, nampak keberagaman fitur yang berada didalamnya. Berbagai fitur dan kemampuan yang sangat kompleks itu memperlihatkan kecanggihan sistem yang sangat tinggi sehingga memberikan suatu harapan bagi penggunanya untuk mendapatkan kemudahan-kemudahan dalam pekerjaan harian. Berdasarkan hasil observasi, penulis memperhatikan berbagai fitur yang telah berjalan sesuai dengan perencanaan, antara lain: a.

Penyimpanan arsip secara elektronis dalam bentuk file dan gambar melalui proses scan, kemudian seluruh file aplikasi akan tersimpan dalam server yang sesuai dengan format file under Windows, sehingga informasi lengkap PERDA dapat dilihat cukup mengklik di komputer, serta SIMKAD yang telah didesain dengan menarik dan informatif.

b.

Kemudahan

penggunaan

oleh

berbagai

kalangan

karena

SIMKAD

menggunakan Bahasa Indonesia, direct view, dan tersedianya buku manual pada saat pelatihan.

65

c.

Kemampuan penggunaan item import-export file grafik, import-export file aplikasi, duplikasi arsip, perubahan atribut arsip, tersedianya kode-kode klasifikasi yang dapat diatur, pengolahan citra melalui zooming dan image processing.

d.

Kemampuan melakukan scan to print, kompresi citra, support jaringan, support fasilitas OCR maupun default format grafik.

e.

Pencarian kembali dokumen terbukti dapat dilakukan dalam waktu relatif singkat. Namun kecepatan dalam penemuan kembali tersebut didasarkan pada Menu Utama yang terlihat pada tampilan awal seperti pada Gambar 6.

Gambar 6. Tampilan depan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan DPRD Kota Makassar

Dengan melihat Menu Utama seperti Profil Anggota Dewan, Buku Tamu, Produk Dewan, Produk Perundang-undangan, Persuratan, Galeri, Berita dan Hubungi Kami, akan dengan mudahnya kita mencari sebuah arsip. Misalnya saja jika kita ingin melihat arsip Jawaban Walikota Makassar tentang

66

Pembentukan Dana Cadangan Pilkada 2008, maka kita cukup mengklik Menu Produk Dewan. Selanjutnya berbagai folder akan nampak pada tampilan berikutnya, seperti pada Gambar 7.

Gambar 7. Tampilan isi dari Menu Produk Dewan Selanjutnya kita mengklik folder Jawaban Walikota Makassar, dan akan nampak kembali beberapa pilihan Jawaban Walikota, seperti pada Gambar 8.

Gambar 8. Tampilan isi dari Folder Produk Dewan

67

Langkah terakhir adalah mengklik icon Jawaban Walikota Makassar tentang Pembentukan Dana Cadangan Pilkada, dan kita akan langsung terhubung dengan file yang dimaksud dalam format file PDF dengan menggunakan program Adobe Acrobat. Secara keseluruhan, total waktu yang digunakan hingga kita menemukan suatu file hanya sekitar 15 detik. Namun seperti yang telah disebutkan bahwa pencarian data tersebut dapat dengan mudah dilakukan karena pengguna melihat Menu Utama, sedangkan dalam dokumen perencanaan disebutkan bahwa sistem ini dilengkapi dengan “user definable key” yaitu kombinasi gabungan beberapa kunci, indeks dan ditambah dengan operator logika dalam program SIMKAD. Berdasarkan hasil pengamatan, fitur yang memungkinkan penggunaan “user definable key” tersebut tidak tersedia. Adapun yang dapat pengguna lihat di sebelah kanan adalah “Google Search” yaitu mesin pencari data yang disediakan oleh perusahaan raksasa Google. Adapun fitur “Google Search” tentu saja tidak dapat digunakan, dikarenakan SIMKAD tidak terhubung dengan jaringan internet.

Namun kenyataan lain menunjukkan bahwa tidak keseluruhan fitur dalam SIMKAD tersebut termanfaatkan dengan baik. Berbagai kendala menjadi penyebab kurang sempurnanya pemanfaatan SIMKAD sesuai yang diharapkan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan informan, diperoleh informasi bahwa:

68

a. Fasilitas internet belum terhubung; sehingga aspirasi masyarakat belum bisa tersampaikan secara langsung dan terbuka melalui website, dan fitur email untuk memudahkan distribusi arsip belum dapat dipergunakan sama sekali. Menurut Kepala Bagian Persidangan, fasilitas internet memang sangat dibutuhkan namun hingga akhir tahun 2007 belum teranggarkan biaya pemasangan maupun beban biaya bulanannya. b. Tidak berpengaruhnya keberadaan dan penggunaan SIMKAD terhadap perubahan penataan arsip yang berbentuk fisik, tidak adanya ruangan khusus yang menangani kearsipan dengan kata lain tidak adanya perubahan atau efisiensi penggunaan filing cabinet maupun pengurangan jumlah lemari penyimpanan dan lainnya, sebelum dan setelah digunakannya SIMKAD media penyimpanan arsip fisik dimasing-masing Bagian/Unit tetap seperti semula. c. Tidak terpasangnya jaringan Local Area Network (LAN) yang merupakan sarana utama yang memungkinkan antar Bagian/Unit dapat saling mengirim dan menerima file/dokumen. Menurut operator SIMKAD, LAN pernah terpasang selama kurang lebih empat bulan pertama (Oktober 2006 s/d Januari 2007) namun setelah itu tidak terpasang lagi sehingga distribusi dokumen yang seharusnya dapat dilakukan dengan mudah, tidak teraplikasi. Menurut informasi dari Operator SIMKAD, jaringan LAN tersebut terhenti penggunaannya dikarenakan kendala teknis yaitu salah satu HUB (komponen jaringan) mengalami gangguan, dan sementara gedung kantor mengalami renovasi. Adapun pemanfaatan LAN selama empat bulan pertama tersebut

69

menunjukkan kemampuan distribusi dokumen dengan baik, hanya saja kemampuan pegawai dimasing-masing komisi dalam pemanfaatan SIMKAD masih sangat rendah. Informasi tersebut didukung pula oleh Kepala Bagian Persidangan yang menyatakan bahwa para staf yang ditempatkan di Komisi, masih sangat perlu dilatih mengenai teknologi. Meskipun pada awal keberadaan SIMKAD telah diadakan sosialisasi dan pelatihan terhadap beberapa staf namun kemampuan mereka masih sangat perlu ditingkatkan, mengingat kemajuan perkembangan teknologi yang semakin pesat. d. Pada dokumen perencanaan menyebutkan bahwa keamanan dan keutuhan dokumen lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi berlapis sehingga tidak setiap pengguna dapat mengambil atau melihat arsip. Namun setelah penulis amati dan analisis, sistem proteksi yang dimaksud yaitu fitur Login, yang seharusnya memungkinkan pengguna tertentu memasukkan User ID dan Password, Login ini seharusnya menyebabkan hak akses menjadi berbeda pada tiap Bagian atau Pimpinan sehingga proteksi pada arsip tertentu dapat diaplikasikan. Tidak berfungsinya fitur Login karena fitur tersebut hanya terdapat pada Menu Persuratan ditambah lagi dengan tidak terhubungnya SIMKAD dengan proses persuratan, menyebabkan fitur Login tidak termanfaatkan, sehingga proteksi berlapis yang dimaksud tersebut tidak terealisasi. Adapun fitur Login yang dimaksud, nampak seperti dalam Gambar 9.

70

Gambar 9. Fitur Login dalam Menu Persuratan SIMKAD

Fitur Login ini hanya terdapat dalam salah satu menu SIMKAD yaitu persuratan, dan hingga penulis menyusun skripsi ini, belum ada satu pengguna pun yang menggunakan User ID dan Password sehingga setiap pihak dapat secara bebas mengamati keseluruhan isi file dalam SIMKAD. e. SIMKAD tidak terhubung dengan proses monitoring surat, arus keluar masuk surat maupun distribusi surat. Meskipun dalam SIMKAD terdapat satu menu yaitu Persuratan, namun persuratan yang masuk tetap melalui Bagian Umum, dan tidak pernah di input ke dalam SIMKAD. Proses persuratan hanya terjadi pada Bagian Umum.

71

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan Sebagai bagian dari Bab Penutup, penulis dapat menyimpulkan hasil penelitian bahwa Sistem Informasi Manajemen Kearsipan telah diterapkan pada Kantor DPRD Kota Makassar dalam rangka membantu proses pengambilan keputusan utamanya pada rapat/sidang para anggota dewan. Adapun beberapa simpulan secara umum terhadap sistem tersebut dikemukakan sebagai berikut: 1.

Penulis menilai bahwa perencanaan terhadap SIMKAD telah dilakukan dengan baik. Kebutuhan perlengkapan, fasilitas, hingga manfaat yang ingin diperoleh dari pemanfaatan SIMKAD telah diuraikan dengan cukup lengkap, sehingga arah dan tujuan dari pengadaan SIMKAD telah diketahui dengan jelas. Hal tersebut tentunya sangat berpengaruh terhadap perencanaan jangka panjang dan kebutuhan pertimbangan-pertimbangan untuk menetapkan anggaran pemeliharaan dan pengembangan sistem.

2.

Secara umum fasilitas yang dipersiapkan telah memenuhi standar, dengan kata lain fasilitas yang telah ada sudah layak untuk memanfaatkan SIMKAD dengan segala fitur didalamnya. Ketersediaan perangkat keras yang telah terdistribusi merata disetiap Komisi dan dukungan perangkat LAN sedianya menjadikan SIMKAD lebih mudah dijangkau tanpa harus ke ruangan SIMKAD. Namun perangkat LAN tersebut tidak dimanfaatkan dengan baik sehingga distribusi arsip menjadi terhambat. Selain itu, sebuah ruangan

72

khusus SIMKAD hingga saat ini belum tersedia sehingga keamanan sistem ini masih jauh dari kendali. 3.

Penulis menyimpulkan implementasi terhadap SIMKAD sudah berjalan dengan baik. Pelatihan kepada tenaga operator dan staf dimasing-masing Komisi, pemilihan lokasi, serta uji coba penggunaan sistem telah dilaksanakan guna menunjang implementasi. Implementasi pun didukung dengan partisipasi pengguna yang memanfaatkan sistem tersebut. Namun implementasi sistem ini mendapat sedikit hambatan yaitu perhatian dari para pimpinan dirasakan masih kurang dalam hal pengembangan sistem, seperti pengadaan koneksi internet dan pemanfaatan kembali LAN.

4.

Dari segi efektifitas, penulis menilai pemanfaatan SIMKAD belum efektif. Meskipun sisi internalnya telah optimal, dengan kata lain fitur yang telah berjalan dalam sistem ini sudah memadai namun sisi eksternal belum mendukung

sepenuhnya.

Ketidaktersediaan

fasilitas

internet,

tidak

termanfaatkannya perangkat jaringan LAN dan sistem pengaman (Login), serta tidak terhubungnya SIMKAD dengan monitoring surat, menyebabkan SIMKAD ini belum termanfaatkan sebagaimana mestinya. Disamping itu, kemampuan pegawai Sekretariat DPRD dalam memanfaatkan SIMKAD masih tergolong rendah, serta aktifitas Anggota DPRD Kota Makassar untuk menggunakan SIMKAD secara langsung masih belum nampak.

73

B. Saran Guna mendukung pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan pada Kantor DPRD Kota Makassar yang lebih optimal, maka penulis dapat memberikan saran-saran, antara lain: 1. Berbagai masalah-masalah teknis yang menghambat penggunaan jaringan LAN, misalnya terganggunya HUB kiranya segera diatasi agar jaringan LAN dapat kembali beroperasi dengan layak. 2. Disediakannya sebuah ruangan khusus untuk penempatan server SIMKAD. Ruang server tersebut ditempatkan dilantai dasar dengan penataan yang kondusif dan nyaman sehingga pihak-pihak yang memanfaatkan SIMKAD menjadi lebih leluasa dan mudah. Penempatan ruangan tersebut juga dimaksudkan agar SIMKAD dapat menjangkau proses monitoring surat. 3. Diadakannya kembali pelatihan kepada staf-staf dimasing-masing Komisi agar penggunaan SIMKAD dapat lebih optimal. Pelatihan dapat dilaksanakan disuatu tempat khusus dimana peserta pelatihan mendapat pengarahan sekaligus langsung mempraktekkan penggunaan SIMKAD. Selain itu, pelatihan juga hendaknya diberikan kepada anggota dewan dan pejabat sekretariat agar mereka mampu memanfaatkan SIMKAD dan memperhatikan kelancaran dan pengembangan SIMKAD secara berkelanjutan. 4. Untuk meningkatkan keamanan data, fitur Login sedianya diaktifkan agar setiap pihak mempunyai hak akses yang berbeda sehingga tidak semua data dapat terlihat oleh setiap pemakai.

74

5. Tersedianya koneksi internet. Kiranya para Pimpinan dapat menganggarkan biaya pemasangan dan biaya bulanan untuk koneksi internet, serta anggaran pengembangan sistem setiap tahun.