BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Pesatnya perkembangan teknologi informasi saat ini, telah mempengaruhi pola dan cara hidup masyarakat baru-baru ini, khususnya institusi pendidikan di Indonesia. Umumnya institusi pendidikan yang memanfaatkan teknologi informasi ini guna mendukung proses administrasi hingga proses pengajaran. Mengingat saat ini, lebih mudah mengolah data dalam bentuk digital daripada data berupa bentuk kertas. Mulai dari proses pendaftaran siswa/mahasiswa baru yang berbasis online hingga para guru/dosen yang menggunakan kemudahan teknologi dalam memberikan pengajaran. Program studi Komputer dan Sistem Informasi adalah satu program studi di Universitas Gadjah Mada yang bergerak di bidang teknologi informasi. Program studi ini mempunyai mahasiswa yang tidak sedikit, dan mempunyai mata kuliah yang juga tidak sedikit di tiap angkatannya. Tercatat hampir 50 mata kuliah yang harus terselenggara dalam satu semester. Selain mata kuliah teori, terdapat juga mata kuliah praktikum yang diselenggarakan di laboratorium dengan persentase jam pelaksanaan 60% mata kuliah praktikum dan 40% mata kuliah teori, sehingga penyelenggaraan perkuliahan lebih banyak dilakukan di dalam laboratorium komputer. Dalam pelaksanaannya, tidak hanya mahasiswa wajib yang mengambil mata kuliah tertentu, namun ada juga mahasiswa yang berniat mengulang mata kuliah tersebut, sehingga ada beberapa mahasiswa yang harus memilih jadwal yang sesuai. Selama ini proses persiapan praktikum di Laboratorium Komputer dan Sistem Informasi masih menggunakan Microsoft Excel. Mulai dari proses pengolahan data, penanganan presensi, serta pembuatan jadwal. Dengan cara ini rentan terjadi kesalahan, misalkan adanya duplikasi file yang menyebabkan kerancuan data. Selain itu karena masih menggunakan Microsoft Excel, terkadang
1
2
tidak ada jejak history dari pengolahan data sebelumnya yang akan menyusahkan untuk pemakaian kedepannya. Selain penyusunan jadwal yang juga masih menggunakan Microsoft Excel, dimana akan memakan waktu lama, pembuatan laporan berupa jadwal yang sudah benar hingga absen mahasiswa juga masih menggunakan software tersebut. Kesalahan dalam pembuatan absen berdampak pada aktivitas pengajaran dimana mahasiswa itu hadir dalam perkuliahan, namun namanya tidak tercantum dalam presensi kelas tersebut. Karena dibuat menggunakan software Microsoft Excel dalam pembuatan jadwal dan presensi, ketika terjadi ralat dan perubahan, terkadang disimpan dengan nama file baru, sehingga rentan terjadi kesalahan penggunaannya yang nantinya akan menyebabkan duplikasi data. Berdasarkan berbagai pertimbangan yang telah diuraikan diatas, maka diperlukan satu sistem manajemen pengelolaan dan pengolahan penjadwalan mata kuliah praktikum yang dapat membantu laboran dalam menyusun jadwal praktikum dan presensi sehingga mengurangi terjadinya kesalahan dalam penyusunan jadwal dan presensi yang berdampak pada kegiatan perkuliahan nantinya. Semua itu akan teratasi oleh sistem informasi berbasis komputer yaitu “Sistem Informasi Persiapan Praktikum di Program Studi Komputer dan Sistem Informasi Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada”.
1.2. Perumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat Sistem Informasi Persiapan Praktikum di Komputer dan Sistem Informasi
berbasis desktop yang dapat melakukan pengolahan data
mahasiswa, asisten, dan mata kuliah sehingga dapat terbentuk jadwal mata kuliah praktikum yang tidak bersamaan dengan mata kuliah praktikum yang lain dan dapat mengelola presensi mahasiswa berdasarkan kelas dan KRS mahasiswa.
3
1.3. Batasan Masalah Batasan-batasan masalah dalam Sistem Informasi Penjadwalan Praktikum di Komputer dan Sistem Informasi ini adalah sebagai berikut : 1. Laboran hanya melakukan pengolahan data mahasiswa, instruktur, asisten instruktur, mata kuliah dan jumlah SKS-nya, laboratorium serta kualifikasi untuk instruktur dan kualifikasi laboratorium untuk kelas. Setelah itu sistem akan secara otomatis men-generate jadwalnya. Presensi mahasiswa dimasukkan setelah periode KRS. 2. Sistem penjadwalan ini menggunakan library dalam proses penjadwalan. 3. Proses pengolahan data hingga pembuatan jadwal dilakukan secara offline. Sehingga segala proses pencetakan jadwal dan Presensi dilakukan oleh laboran. 4. Dalam sistem ini proses penjadwalan tidak memperhatikan jadwal teori. 5. Penelitian dilakukan di Program Studi Komputer dan Sistem Informasi Universitas Gadjah Mada. 6. Studi kasus yang digunakan adalah penjadwalan praktikum semester genap tahun ajaran 2013/2014.
1.4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah dibuatnya Sistem Informasi Persiapan Praktikum di Komputer dan Sistem Informasi yang digunakan untuk pembuatan jadwal mata kuliah praktikum dan presensi, sehingga jadwal yang dilaksanakan bersamaan atau bertabrakan tidak terjadi lagi. Selain itu pengelolaan data persiapan praktikum yang tergabung dalam 1 sistem bisa memudahkan laboran dalam hal manajemen datanya.
4
1.5. Manfaat Penelitian Berikut ini adalah manfaat yang dapat diambil dari penelitian untuk Tugas Akhir Sistem Informasi Penjadwalan Praktikum di Komputer dan Sistem Informasi, antara lain : 1. Membantu efisiensi laboran praktikum di Program Studi Komputer dan Sistem Informasi dalam mengolah data mahasiswa, mata kuliah, instruktur hingga menyusun jadwal. Dimana sebelumnya penyusunan jadwal masih menggunakan cara manual. 2. Meminimalkan terjadinya kesalahan penyusunan jadwal berupa adanya jadwal mata kuliah yang dilaksanakan bersamaan, sehingga mahasiswa tidak bisa menghadiri salah satu perkuliahan. Sebelum adanya sistem ini, penyusunan jadwal dilakukan manual, sehingga terjadi kesalahan berupa jadwal yang bertabrakan. 3. Memudahkan laboran dalam membuat laporan berupa jadwal yang bisa difilter sesuai kebutuhan. Serta meminimalkan terjadinya kesalahan pencatatan presensi mahasiswa. 1.6. Metodologi Penelitian Adapun metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan data Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu : a.
Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mengumpulkan data dan mempelajari informasi-informasi yang ada di Sekretariat Laboratorium Komputer dan Sistem Informasi yang berhubungan dengan penelitian ini, termasuk dalam perancangan, analisis, dan implementasi sistem.
5
b.
Wawancara Wawancara ini dilakukan kepada Pengelola Laboratorium Komputer dan Sistem Informasi. Wawancara ini dilakukan agar memperoleh data yang akurat tentang kebutuhan-kebutuhan dalam penyusunan jadwal serta kendala yang dihadapi ketika menyusun jadwal, serta saran untuk sistem yang akan dibangun.
c.
Observasi Metode ini dilakukan dengan cara mengambil data secara langsung di Program Studi Komputer dan Sistem Informasi. Kegunaan dari metode ini adalah peneliti dapat mengetahui masalah-masalah yang berkaitan dengan objek penelitian dan diharapkan dapat memberikan solusi yang solutif untuk pemecahan masalah.
2. Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut : a. Analisis Metode ini dilakukan dengan cara menganalisis semua kebutuhan sistem yang meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional sistem yang akan dibangun. b. Desain Metode ini merupakan kelanjutan dari metode analisis. Desain yang dibuat adalah desain proses, desain basis data, dan desain antarmuka pengguna. c. Implementasi Tahapan ini merupakan tahapan pembuatan sistem berdasarkan rancangan yang telah dibuat menggunakan bahasa pemrograman Java. d. Pengujian Tahap pengujian ini dilakukan di PC yang menggunakan sistem operasi Windows.
6
1.7. Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran secara menyeluruh tentang masalah yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini, maka sistematika penulisan laporan tugas akhir ini, penulis bagi menjadi tujuh bab dan daftar pustaka, dimana perinciannya sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Berisi uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian yang disajikan dalam pustaka dan menghubungkannya dengan Sistem Informasi Penjadwalan Praktikum di Komputer dan Sistem Informasi.
BAB III LANDASAN TEORI Berisi kumpulan teori, pendapat, prinsip, dan sumber-sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah dan dapat dipergunakan sebagai perbandingan atau acuan dalam pembahasan masalah.
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Berisi analisis serta desain sistem dari peneliti yang digunakan dalam implementasi aplikasi mulai dari tahap analisis sistem, desain proses, desain basis data, serta desain antarmuka pengguna.
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Berisi rincian penerapan dari desain yang dibuat menjadi aplikasi dokumen manajemen dengan menampilkan antarmuka program disertai cara kerja dan penggunaan program.
7
BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Bagian ini memuat semua temuan ilmiah yang diperoleh sebagai data hasil penelitian. Bagian ini diharapkan dapat memberikan penjelasan ilmiah, yang secara logis dapat menerangkan alasan diperolehnya hasil-hasil tersebut,
serta
penjelasan
tentang
bagaimana
sistem
ini
mampu
diimplementasikan.
BAB VII PENUTUP Berisi penutup dari laporan tugas akhir ini yang memuat kesimpulan dari uraian sebelumnya serta saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
