BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Dalam perkembangan di era globalisasi saat ini bahwa pesatnya perkembangan
kemajuan
teknologi
transportasi
dan
perekonomian
memudahkan orang untuk melakukan perjalanan dari suatu negara ke negara lain. Dengan keadaan ini banyak orang–orang yang ingin melakukan suatu perjalanan ke luar negeri dipandang sebagai hal yang wajar tanpa menghilangkan kewaspadaan karena tanpa disadari pasti akan membawa dampak permasalahan terutama pada lalu lintas antarnegara. Dalam hal tersebut orang yang akan pergi meninggalkan Indonesia harus memiliki paspor dan visa. Setiap orang yang melakukan perjalanan antar Negara diharuskan memiliki dokumen perjalanan yang diterbitkan oleh Negara. Dokumen perjalanan tersebut harus dapat ditunjukannya kepada untuk dapat memasuki atau meninggalkan suatu Negara. Ketentuan ini tentunya juga berlaku bagi setiap Warga Negara Indonesia yang akan melakukan perjalanan antar Negara. Dokumen perjalananan yang lazimnya disebut paspor yang diterbitkan oleh Negara kepada warganya juga berfungsi sebagai identitas diri dan identitas kebangsaanya ketika berada di luar negeri. Di dalam paspor harus memuat data diri, foto pemegang paspor, lembar-lembar untuk pencatatan/peneraan visa dan tanda tangan keberangkatan atau kedatangan oleh petugas keimigrasian dari negara asal keberangkatan dan negara yang dikunjungi. Imigrasi adalah instansi pemerintah yang mengatur masuk dan keluarnya WNI dan WNA dari dan ke wilayah NKRI, hal ini sesuai dengan UU nomor 6 tahun 2011. Salah satu fungsi pemerintahan adalah memberikan pelayanan, pelaksanaan
yang merupakan upaya memberikan kemudahan
kepada masyarakat dalam menggunakan hak dan kewajibannya. Pelaksanaan pelayanan ini dilakukan pemerintah melalui penyediaan fasilitas pelayanan, penyiapan sumber daya manusia untuk memberikan pelayanan, penyiapan
1
2
prosedur dan mekanisme pelayanan. Peran imigrasi sangat berpengaruh dalam mengatur aktivitas tersebut, dalam aktivitas tersebut tentunya banyak yang terlibat dan dilibatkan. Karena kita ketahui bahwa keluar dan masuknya sesesorang dari dan ke suatu negara tidak lepas dari proses imigrasi. Peran imigrasi sebagai penjaga pintu gerbang negara merupakan unsur penting yang perlu diperhatikan, karena merupakan institusi pertama dan terakhir yang menangani masalah keberangkatan dan kedatangan seseorang dari dan keluar wilayah suatu Negara. Imigrasi mempunyai aturan – aturan yang menentukan orang mana yang boleh dan tidak boleh masuk ke wilayah Indonesia ini. Perlu kita ketahui bahwa salah satu aturan untuk memasuki suatu Negara untuk keperluan dan tujuan seperti disinggung diatas maka seorang tersebut harus dapat menunjukan dokumen yang syah berupa Surat Perjalanan dari suatu Negara asalnya atau biasa disebut PASPOR. Apabila seorang tersebut tidak dapat menunjukan dokumen tersebut maka dipastikan bahwa yang bersangkutan akan di deportasi . Tabel 1.1 Grafik Statistik Layanan di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta
Sumber: Website Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta Dapat dilihat dari grafik diatas pelayanan pembuatan paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta sangatlah banyak mulai dari paspor 24 halaman
3
maupun paspor 48 halaman dapat dilihat dari bulan Januari sampai dengan bulan desember keadaan ini dapat berulang secara terus menerus dari hari bulan sampai tahun bahkan jumlahnya yang tidak menentu. Dengan grafik diatas pelayanan pembuatan paspor untuk Warga Negara Indonesia dirasa sangat diperlukan masyarakat dari tahun ke tahun hal ini dapat dilihat dari grafik pelayanan pembuatan paspor. Oleh karena itu dengan adanya permintaan proses pelayanan yang cukup banyak Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta haruslah memberikan pelayanan yang prima total kepada masyarakat agar pelayanan berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan oleh Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. Kelambanan pelayanan umum tidak hanya disebabkan oleh kurang baiknya cara pelayananditingkat bawah. Ternyata masih banyak faktor yang mempengaruhi begitu buruknya tata kerja dan birokrasi. Sudah menjadi rahasia umum bahwa di kantor-kantor pemerintah kita akan melihat banyak pegawai yang datang ke kantor hanya untuk mengisi absen, mengikuti apel pagi, sementara banyak pekerjaan yang harus diselesaikan tepat waktu. Secara keseluruhan fenomena dilapangan adalah sebagai berikut: 1. Pengurusan paspor sering tidak melampirkan persyaratan / dokumen lengkap, seperti KTP, KK, akte kelahiran, ijazah terakhir dan surat rekomendasi sehingga formulir dikembalikan lagi kepada pemohon paspor. 2. Adanya calo pengurusan paspor / bukan biro jasa yang menawarkan jasa pengurusan dengan biaya yang relatif lebih mahal. 3. Waktu penyelesaian paspor tidak sesuai dengan ketentuan pembuatan paspor yang berlaku di Kantor Imigrasi Kelas I Yogyakarta, karena bisa mencapai 1 minggu pengurusan, disebabkan kendala teknis seperti kurangnya tenaga operasional rekam biometrik dan kendala teknis seperti listrik mati, identifikasi pembayaran di bank dan sebagainya. Akan tetapi banyak sebagian dari pimpinan organisasi yang sering mengalami kesulitan untuk menciptakan suatu aktifitas kerja yang dapat berjalan dengan baik, lancar dan teratur. Oleh karena itu demi mewujudkan
4
kelancaran pekerjaan, efektifitas dan efisien serta kualitas pekerja yang bagus dalam organisasi pemerintah, maka Kantor Imigrasi kelas 1 Yogyakarta harus memiliki
suatu
Standar
Operational
Prosedur
tentang
pembuatan
paspor.Dalam pembuatan paspor diperlukanya suatu prosedur yang dibuat secara rinci bersifat sistematis dan logis yaitu menjelaskan proses tahap awal sampai dengan proses akhir penyelesaian pekerjaan. Pekerjaan itu saling berkesinambungan antar bagian satu dengan bagian lainya sesuai tanggung jawab masing – masing yang selanjutnya akan membentuk suatu rangkaian kerja sehingga konsistensi kerja tetap terjaga. Prosedur harus dilaksanakan dengan baik dan benar sehingga akan mudah bagi bawahanya untuk menjabarkan apa yang menjadi tugas, berapa jangka waktu penyelesaian tugas, dan bagaimana arah kegiatan. Karena dengan hal tersebut akan menghemat waktu sehingga para pegawai dapat bekerja lebih nyaman dan konsentrasi terhadap pekerjaan yang di kerjakanya dan akan tercipta hasil yang sangat memuaskan dan maksimal. Prosedur dibuat oleh pimpinan untuk melindungi unit kerja dari calo terhadap kejadian mal praktek atau kesalahan administrasi maupun kesalahan dalam proses cetak dan penerbitan paspor sehingga akan mudah bagi bawahanya untuk mengerjakan pekerjaan dengan tahap prosedur yang telah ditetapkan mulai dari langkah awal sampai akhir penyelesaianya secara urut. Dengan melakukan pekerjaan sesuai dengan prosedur diharapkan tidak ada lagi terjadi penyimpangan pekerjaan dan hambatan yang ada akan ditekan sekecil mungkin sehingga pekerjaan terselesaikan secara cepat dan tepat akurat sesuai jadwal yang telah ditentukan. Berdasarkan uraian latar belakang tersebut penulis tertarik untuk menulis Tugas Akhir dengan mengangkat judul “PROSEDUR PELAYANAN
PEMBUATAN PASPOR SPRI (
SURAT PERJALANAN REPUBLIK INDONESIA ) DI KANTOR IMIGRASI KELAS I YOGYAKARTA ” .
5
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan dimuka, maka pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah 1. Bagaimana Prosedur dalam pembuatan Paspor SPRI (Surat Perjalanan Republik Indonesia) Baru di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta? 2. Bagaimana Prosedur dalam pembuatan PasporSPRI (Surat Perjalanan Republik Indonesia) Penggantian di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta? Tujuan Pengamatan
Dalam pelaksanaan suatu kegiatan pada dasarnya selalu mempunyai tujuan tertentu. Demikian dengan pelaksanaan Kuliah Kerja (Magang) ini mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui lebih jelas prosedur pembuatan paspor di Kantor Imigrasi kelas 1 Yogyakarta, mengantisipasi secara jelas agar tidak terjadi kesalahan dalam verifikasi data identitas pemohon dalam penulisan nama, alamat dan tempat tanggal lahir. 2. Tujuan Fungsional Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi penulis, pembaca maupun Kantor Imigrasi kelas 1 Yogyakarta. Baik sebagai pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan proses pembuatan paspor agar tidak terjadi kendala dalam menangani, meminimalisir, maupun mencegah terjadinya kesalahan dalam pelayanan pembuatan paspor. Serta tidak menimbulkan persepsi yang negatif dalam kegiatan pelayanan pembuatan paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. 3. Tujuan Individual a. Penelitian ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi Ujian Tugas Akhir untuk memperoleh sebutan vokation Ahli Madya ( A.Md.). pada program Diploma III, Manajemen Administrasi, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6
b. Untuk meningkatkan kinerja penulis agar lebih mampu dalam bereksperimen dalam melakukan pola pikir agar lebih baik lagi. c. Untuk menambah ilmu pengetahuan, tentang bagaimana proses verifikasi data pemohon dan proses mencetak paspor sampai dengan tahap penyerahan paspor. Serta pengalaman, mendapatkan ilmu tentang keimigrasian bagaimana melayani masyarakat dengan baik dalam pelaksanaan Prosedur Pembuatan Paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. d. Sebagai wawasan dan pengetahuan bagaimana untuk memasuki dunia kerja yang akan kita hadapi di masa yang akan datang. Manfaat Pengamatan
Dalam
pelaksanaan
suatu
kegiatan
pada
dasarnya
selalu
mempunyaimanfaat sebagai berikut : 1. Bagi Instansi Terkait a. Memberi masukan dan perubahan bagi masyarakat pemohon paspor agar masyarakat dapat mengetahui informasi tentang prosedur pelayanan paspor. b. Sebagai bahan masukan yang positif untuk bahan evaluasi dalam meningkatkan kualitas pelayanan khususnya untuk permohonan pembuatan paspordi Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. c. Sebagai pertimbangan dalam menentukan berbagai kebijakan yang berkaitan dengan keimigrasian yang sesuai dengan SOP (Standar Operasional Prosedur) di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. d. Dapat membantu pihak Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta untuk dapat menerapkan dan memperkenalkan sebuah SOP kepada masyarakat bahwa dalam proses pelayanan pembuatan paspor sangat mudah apabila sudah memenuhi semua syarat yang ditentukan dan harus sesuai dengan prosedur agar persepsi masyarakat berubah menjadi baik dengan adanya SOP yang dibuat oleh Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta.
7
e. Memudahkan
pihak
Kanim
dalam
melaksanakan
pemberian
permohonan dokumen perjalanan tugasnya untuk memberikan pelayanan SPRI ( Surat Perjalanan Republik Indonesia ). Dalam rangka menunjang kelancaran pelayanan keimigrasian 2. Bagi Penulis a. Hasil tugas akhir ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan baru tentang pelaksanaan prosedur pelayanan pembuatan paspor secara walk-in ( langsung ) maupun dengan menggunakan sistem online pada Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. Yang dapat digunakan penulis sebagai pengalaman tentang dunia kerja yang akan kita hadapi di masa yang akan datang. b. Dapat mengetahui hambatan yang terjadi dalam prosedur pembuatan paspor secara walk-in ( langsung ) maupun dengan menggunakan sistem online di kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. c. Memahami bagaimana cara mengatasi hambatan yang terjadi dalam prosedur pembuatan paspor secara walk-in ( langsung ) maupun dengan menggunakan sistem online pada kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. 3. Bagi Pembaca a. Dari hasil tugas akhir ini penulis berharap dapat menjadi informasi yang bermanfaat dan menambah wawasan bagi warga Indonesia pada umumnya dan masyarakat D.I Yogyakarta pada khususnya yang akan membuat paspor sehingga dapat mengetahui Prosedur Pelayanan Pembuatan Paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. b. Dari hasil tugas akhir ini penulis berharap dapat digunakan sebagai gambaran umum mengenai bagaimana prosedur pelayanan pembuatan paspor sesuai dengan SOP yang ditetapkan. c. Dapat
mempermudah
bagi
Pembaca
atau
masyarakat
dalam
pengurusan SPRI ( Surat Perjalanan Republik Indonesia) di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta.
8
4. Bagi Mahasiswa a. Sebagai referensi Mahasiswa untuk dapat mengertahui bagaimana prosedur yang baik dan benar tentang prosedur pelayanan pembuatan paspor di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. b. Sebagai Informasi bagi mahasiswa yang akan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan prosedur pembuatan paspor untuk kepentingan studinya. c. Sebagai tambahan referensi bacaan dan informasi khususnya bagi mahasiswa jurusan Manajemen administrasi yang sedang menyusun Tugas Akhir (TA) dengan pokok permasalahan yang sama. 5. Bagi Perguruan Tinggi a. Perguruan Tinggi dapat menjalin kerjasama yang saling bermanfaat dengan instansi terkait yaitu Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. b. Perguruan Tinggi memperoleh informasi tentang prosedur pelayanan pembuatan paspor secara walk-in ( langsung ) maupun dengan sistem online pada Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta yang dapat digunakan sebagai referensi pengetahuan. c. Perguruan Tinggi mendapat wawasan dan informasi tambahan tentang bagaimana prosedur pelayanan pembuatan paspor secara walk-in ( langsung ) maupun secara online di Kantor Imigrasi Kelas 1 Yogyakarta. Agar tidak menimbulkan persepsi yang negative terhadap lamanya proses awal sampai dengan selesai.
9
