Project Akhir-MBA ITB
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Asal Masalah Ditengah aktivitas bisnis yang berjalan, usaha dan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja dan daya saing seringkali terabaikan oleh perusahaan. Dengan alasan bahwa apa yang sudah dan tengah berjalan sudah baik, karena itu tidak diperlukan usaha dan kegiatan semacam itu karena hanya akan menyita waktu, mengganggu tugas yang harus diselesaikan dan bersifat pemborosan sebab butuh dana ekstra. Padahal dijaman globalisasi ini, perusahaan dituntut untuk selalu dapat meningkatkan kinerja dan daya saing untuk dapat bertahan dari pesaing dan tidak ditinggalkan klien. Sebagai salah satu divisi kerja di PT.Daya Indria Permai (PT.DIP), maka divisi Quantity Surveyor (QS) perlu untuk mengajukan beberapa usulan perbaikan kinerja khususnya pada divisi QS sebagai kontribusi kepada perusahaan untuk meningkatkan daya saing.
Kondisi saat ini walaupun dapat berjalan rutin dengan apa adanya, tetapi seharusnya masih dapat ditingkatkan lagi kinerjanya.
1.2. Sejarah Perusahaan PT.Daya Indria Permai berdiri sejak tahun 1980 berdasarkan akte notaris No. 25 Tgl. 25 Juli 1980, Bp. Darsono Purnomosaid, SH. dan no 57 Tgl. 29 Maret 1995, Ibu Elly Soehandjo P, SH. Persetujuan pemerintah melalui Departemen Kehakiman NO.YAS/466/23 tgl. 19 Nopember 1980 dan No. C2-11734. HT. 0104 Thn. 1985Berita Negara NO.262 Tgl.2 Maret 1982 dan No. 1925 Tgl. 15 Februari 1996 Kepemilikan saham 100% dipegang oleh Induk usaha Grup Gajah Tunggal .
1
Project Akhir-MBA ITB
PT. DIP didirikan dengan latar belakang adanya kebutuhan grup usaha GT akan konsultan Manajemen Proyek dan desain untuk ekspansi bank BDNI dan divisi property pada saat itu. Domisili saat ini di Jalan Jendral Sudirman Kav.63-68 Jakarta Selatan. Lokasi perusahaan adalah menempati salah satu properti milik grup. Sebagai gambaran posisi perusahaan dalam struktur organisasi grup usaha Gajah Tunggal (GT) dapat dilihat pada gambar 1.1.
GAJAH TUNGGAL GROUP (holding company)
Manufacturing Rubber Industries Petrochemical Telecomunications & Elesctronic Consumer Products
Natural Resources Aquaculture Agribisnis Mining
Financial Services Banking Leasing & Finance Credit cards Insurance Securities Services Asset Management
Retail & Trading Departemen Store Specialty Retail Outlet
Property Development Office Buildings Retail Development Residential Hotel & Resort Konsultan Design, MP & QS -> PT.DIP
Gambar 1.1. Struktur Organisasi Grup Gajah Tunggal
Di awal berdirinya di tahun 1980 perusahaan hanya terdiri atas 10 orang , yang selanjutnya kemudian terjadi penambahan pegawai yang berasal dari anak perusahaan lain yang ditutup seperti PT.Gema Tunggal Adigraha dan PT. Bank BDNI, dan dari pegawai dari anak usaha lain yang dimutasi. Jumlah pegawai saat ini pertahun 2007
2
Project Akhir-MBA ITB
ada 42 orang, dimana terbagi atas tenaga inti dan pendukung, tetap dan kontrak dengan dipimpin oleh seorang Company Head . Penambahan pegawai yang berasal dari mutasi juga merupakan salah satu masalah yang menimbulkan kesenjangan baik dari aspek peran dan jabatan fungsional, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan berpengaruh terhadap cash flow perusahaan. Struktur organisasi PT.DIP dapat dilihat pada gambar 1.2.
PT.Gajah Tunggal
Function Head PT.IPP
HRD & Legal
Project Manager
Company Head PT.DIP
Design Manager
HRD & G Adm
Secretary Finance Project
Finance & Acct
QS & Contract Marketing VGP Staff
Staf
Staff
Sales / Adm Site Manager
Supervisor
Architect
CAD Drafter
Security Foreman Office Girl/Boy Drivers Messenger
Clerk
Gambar 1.2. Struktur Organisasi PT.DIP
3
Project Akhir-MBA ITB
1.3. Ruang Lingkup dan Bisnis Usaha Bisnis utama perusahaan adalah jasa konsultan perencanaan design, manajemen proyek bidang sipil, mekanikal elektrikal, interior dan furniture. Sedangkan bisnis lainnya adalah sebagai developer rumah tinggal yaitu perumahan Villa Gading Permai yang berlokasi di Semper Barat Jakarta Utara. Pada dasarnya bisnis utama adalah sebagai konsultan, tetapi dari grup diberikan asset tanah yang kemudian dikelola dan dikembangkan menjadi perumahan, dan untuk mengelolanya perusahaan mendirikan sub anak usaha dengan bendera PT. Villa Gading Permai. Dalam thesis ini bisnis developer tidak dibahas.
Pangsa pasar yang dikuasai pada bisnis utama yaitu jasa konsultan hanya pasar dalam lingkungan grup. Walaupun anak usaha grup yang lain memiliki juga in house konsultan, tetapi lebih dari 70% kegiatan proyek infrastruktur dan property diserahkan penanganannya ke PT.DIP. Sedangkan pangsa pasar bisnis pembangunan perumahan relatif masih sangat kecil persentasenya dibandingkan pesaing yang namanya telah dikenal seperti grup Metropolitan, grup Citraland, grup Sinar Mas dan lain-lain.
Klien-klien utama sebagian besar adalah anak usaha grup GT seperti : 1. PT.Gajah Tunggal Mulia 2. PT. Adimitra Perkasa Tbk 3. PT. Panen Lestari Internusa 4. PT. Panen Boga Lestari 5. PT.Sari Coffe Indonesia 6. PT. Panen Selaras Intibuana 7. PT. Kinokunia Bukindo 8. PT. Wahyuni Mandira 9. PT. Benua Hamparan Luas 10. PT.Alun Alun Kreasi Indonesia
pemilik Gajah Tunggal Ban pemilik Sport Station, Kidz Station pemilik Sogo Departemen Store pemilik Chatterbox, Spice Garden pemilik Starbuck Coffe, Cryspy Cream pemilik Seibu Department Store pemilik Toko Buku Kinokunia pemilik Tambak Udang pemilik Debenhams Depatmen Store pemilik House of Indonesia
Berkaitan dengan visi “Menjadi konsultan professional dengan dapat memberikan pelayanan The Best Care disertai kreativitas dan hasil yang memuaskan pada setiap
4
Project Akhir-MBA ITB
proyek grup”. Pelayanan yang memuaskan kepada klien dalam bentuk ketepatan waktu, biaya yang wajar serta kualitas yang sesuai dengan spesifikasi. Sedangkan misi perusahaan adalah “Menjadi unit bisnis pendukung, khususnya dalam bidang perencanaan dan pengawasan pembangunan infrastruktur dan properti grup usaha GT”.
Sesuai dengan visi dan misi diatas maka PT.DIP terus mengembangkan kemampuan tecnical know-how dengan menjalin kerjasama dengan konsultan desain dalam dan luar negeri yang cukup terkenal diantaranya seperti PT. Gradian Mitrakarsa untuk mekanikal dan elektrikal, PT. Gistama dan PT.Ketira Enginering untuk struktur, Kay Nge Tan untuk toko buku Kinokunia, Callison dari Amerika untuk SEIBU departmen store dan Zebra untuk Debenhams departmen store. Tujuannya tidak lain untuk memberikan kepuasan kepada klien agar desain yang dinginkan sesuai dengan image yang diharapkan.
Sejak berdiri di tahun 1980 telah banyak karya yang dihasilkan oleh perusahaan yang berbentuk pelayanan kepada klien dalam membangun infrastruktur dan properti yang pada akhirnya menghasilkan produk dan merk yang beberapa diantaranya cukup akrab dikenal dan dinikmati masyarakat, seperti pabrik untuk ban Gajah Tunggal, Apartemen Cassablanca, Apartemen Tropic, Sogo departmen store, Dipasena, Starbuck coffee. Pada saat ini di tahun 2007 karya terbaru yang dihasilkan adalah Seibu departmen store yang dibuka pada tanggal 09 Mei 2007 berlokasi di Grand Indonesia Jakarta Pusat.
1.4. Unit Analisis Evaluasi kinerja akan dilakukan hanya pada divisi QS dengan pertimbangan : 1. Ketersediaan data sebagai dasar analisis dan evaluasi. 2. Divisi QS berperan vital dalam bisnis jasa konsultan seperti yang dijalankan perusahaan.
5
Project Akhir-MBA ITB
3. Terbatasnya jumlah pekerja dibandingkan jumlah proyek yang sedang dan akan berjalan.
1.5. Pembatasan Masalah Variable kinerja yang akan ditinjau pada thesis ini hanya pada 3 aspek yaitu: 1. Aspek cost plan dan cost control dengan membandingkan selisih biaya proyek antara cost plan dengan actual cost . 2. Aspek fee dengan meninjau ulang dasar pengajuan fee yang digunakan perusahaan dibandingkan fee pada umumnya agar hasil yang diperoleh sesuai dengan jasa yang diberikan. 3. Aspek SDM dan teknologi dengan melakukan pengukuran pada kapasitas SDM dan teknologi yang ada saat ini berdasarkan proyek yang telah diselesaikan dan antisipasi yang perlu dilakukan untuk menghadapi rencana pertumbuhan perusahaan dengan banyaknya proyek yang akan berjalan.
1.6. Tantangan dan Isu Bisnis PT. DIP sebagai perusahaan bisnis jasa konsultan dengan visi menjadi konsultan professional dengan pelayanan The Best Care nya dalam bentuk ketepatan waktu, biaya yang wajar serta kualitas yang sesuai dengan spesifikasi, seharusnya tidak hanya mengembangkan aspek technical know how pada sisi desain saja, tetapi juga memperhatikan aspek SDM khususnya pada divisi QS yang berfungsi sebagai perencana dan pengendali biaya agar proyek dapat terlaksana dengan biaya yang wajar.
Sedangkan tantangan yang dihadapi QS dari sisi perencanaan dan pengendalian biaya agar proyek terlaksana dengan biaya yang wajar menghadapi kendala seperti : 1. Budget harus dibuat walaupun gambar belum jadi dan baru berbentuk konsep. 2. Bill of quantities (BQ) tidak dapat dibuat optimal karena proyek selalu fast track .
6
Project Akhir-MBA ITB
3. Desain yang tidak jelas dan lengkap yang disebabkan kurangnya informasi dari partner consultan atau klien. 4. Ketiadaan material lokal pengganti material ex.import yang relatif lebih mahal. 5. Tugas yang saling bertumpuk antara Pre Contract & Post Contract 6. Keterbatasan jumlah SDM dibandingkan tugas yang dibebankan
Tantangan tersebut bertambah dengan adanya rencana dari perusahaan untuk bertumbuh pada tahun 2007 keatas dengan akan dilaksanakannya proyek-proyek berikut dalam waktu yang bersamaan (overlapping), yaitu : 1. Pembukaan Harvey Nichols Departemen Store Jakarta 2. Renovasi total Sogo Plaza Senayan Jakarta 3. Pembukaan Sogo Puri Indah Jakarta 4. Pembukaan Java Lotus Departemen Store Jakarta
Mayoritas proyek diatas adalah dalam bidang retail, hal ini tidak lepas dari tren bisnis bidang usaha retail di Indonesia khususnya di kota besar yang masih memiliki peluang menciptakan keuntungan. Grup GT dengan Sogo departmen store nya dikenal sebagai leader dalam bisnis ini khususnya pangsa pasar menengah keatas, karena itu untuk tetap menjaga image dan memberikan kepuasan lebih kepada pelanggan serta merintangi (barrier to entry) kepada pesaing maka proyek tersebut dilaksanakan. Pemetaan posisi Sogo dalam industri retail ditinjau dari keragaman barang yang disediakan (product lines) terhadap rentang harga (price), dapat dilihat pada gambar 1.3.
7
Project Akhir-MBA ITB
Retail Business in Indonesia
High Hotel s Clubs Golf
K-Mart AmPm - Mart
Price
Sogo
Metro
Alfamart Indomart
Yogya Matahari
Makro, Giant Hypermart
Hero
Carrefour
Traditional ‘warung’
Low
Traditional ‘pasar’
Limited goods
Product Lines
Wide range
Gambar 1.3. Mapping Industri Strategic for Retail Industri in Jakarta
1.7. Proses Bisnis Proses bisnis yang berjalan di PT.DIP dapat dilihat pada gambar 1.4
Klien permintaan Jasa konsultansi type A, B, C atau D
A
Manajemen Proyek Saja
PT.DIP menerima
B
Design saja
Kontrak kerja
C
Cost saja
Jasa Konsultansi diberikan
D
Kombinasi A,B,C
Pembayaran
Klien Puas
Ya
Permintaan Ulang
Tidak Klien beralih ke Konsultan lain
Gambar 1.4. Proses Bisnis Jasa Konsultan PT.DIP
8
Project Akhir-MBA ITB
1.8. Tahapan Pekerjaan Konsultansi Sedangkan tahapan pekerjaan dalam bisnis konsultansi secara umum dan juga dilakukan di PT.DIP dapat dilihat pada tabel 1.1
Tabel 1.1. Tahapan Pekerjaan Konsultansi di PT.DIP TAHAPAN
PEKERJAAN Keputusan untuk membangun Penunjukan arsitek
INCEPTION
Arsitek menyarankan atas penunjukan tsb suatu team perencana Menyiapkan garis besar perencanaan (Brief)
BRIEFING
Pemeriksaan lapangan FEASIBILITY
Laporan kelayakan Keputusan untuk kelanjutan proyek Persetujuan garis besar perencanaan
Perkiraan biaya OUTLINE PROPOSAL Pengesahan tata letak umum Mencari alternatif design
SKETCH
Pengembangan rencana SCHEME
Laporan perencanaan
DESIGN
Cost plan Persetujuan perencanaan keseluruhan Pengembangan perencanaan
DETAIL
Pengesahan dari instansi berwenang
DESIGN
Gambar perencanan Cost check Gambar-gambar
WORKING
PRODUCTION
Spesifikasi
DRAWING
INFORMATION
Jadwal-jadwal Bagian-bagian kontrak Perhitungan Qty
BILL OF QUANTITY
Pembuatan BQ Penyiapan Lelang Daftar lelang & undangan lelang
TENDER ACTION
Analisa lelang Penunjukan kontraktor
PROJECT
Tata letak lapangan
PLANNING
Perencanaan jangka panjang
SITE
Perencanaan jangka pendek
OPERATION
OPERATION ON SITE
Pelaksanaan Pembayaran sementara
COMPLETION FEED BACK
Pemeriksaan dan pemindahtanganan Final Account Analisa - analisa
Tahapan pekerjaan konsultansi diatas adalah suatu penguraian atas tahapan-tahapan perencanaan yang harus dilakukan oleh team perencana tanpa terpengaruh oleh besar, macam maupun biaya bangunan yang direncanakan.
9
Project Akhir-MBA ITB
Tahapan ini disusun sebagai tuntunan atau petunjuk dalam melaksanakan perencanaan, akan tetapi tuntunan ini tidak diartikan secara kaku karena dalam pelaksanaannya dituntut fleksibilitas terutama dengan banyak digunakannya metode Fast track dalam pelaksanaan pembangunan. Namun fleksibilitas ini juga tidak berarti bahwa tahapan pekerjaan ini dilewati, tetapi harus diartikan bahwa tahapan ini bisa saling tumpang tindih (Overlapping) satu dengan yang lainnya.
1.8.1. Tahapan Inception Maksud utama dari tahap ini adalah untuk membuat suatu garis besar persyaratan atau keinginan klien atau untuk menetukan apa saja yang dimilikinya apakah cukup atau tidak klien juga harus mempertimbangkan mana yang lebih menguntungkan apakah harus membangun gedung dan proyek baru, membeli yang sudah jadi untuk dikelola, atau cukup dengan menyewa lokasi saja. Jika semua sumberdaya sudah tercapai dan telah dipertimbangkan pilihan mana yang akan diambil, maka barulah keputusan untuk berkembang diambil dan klien menunjuk seorang arsitek untuk membuat perencanaan.
Briefing yaitu mempertimbangkan garis besar usulan proyek dimana Arsitek meminta semua rincian persyaratan klien atas proyek yang akan dilaksanakan dalam surat perjanjian yang mencakup waktu dan dana, anggota tim perencana yang terlibat dan lain-lain. Garis besar ini akan berkembang sesuai perkembangan perencanaan sehingga harus diperhatikan juga agar perkembangan tersebut tidak melenceng dari persyaratan klien yang sesungguhnya.
1.8.2. Feasibility Mempelajari semua masalah teknis, fungsi dan keuangan yang berhubungan dengan proyek dan memberi masukan klien apakah proyek layak atau tidak. Bila klien memutuskan layak diteruskan maka dibuat jadwal pekerjaan perencanaan untuk tindakan selanjutnya.
10
Project Akhir-MBA ITB
1.8.3. Outline Proposal Memeriksa beberapa alternative usulan atas pendekatan umum perencanaan dan pelaksanaan proyek. Perencana struktur akan mempertimbangkan alternative usulan yang menyangkut jenis struktur, pondasi, jalan dan lain-lain. Perencana MEP memeriksa
elemen-elemennya
dengan
memperhitungkan
juga
aspek
pemeliharaannya. Arsitek akan mempersiapkan konsep desain interior dan furniture. QS bekerjasama dengan tim perencana lainnya akan membuat suatu perencanaan awal biaya.
1.8.4. Scheme Design Memeriksa aspek-aspek perencanaan secara lebih luas seperti metoda pelaksanaan, garis besar spesifikasi, masalah dana dan keuangan secara lebih luas lagi. QS akan menyiapkan sebuah perencanaan biaya secara menyeluruh yang dapat menunjukkan kapan dan dimana dana klien akan digunakan.
1.8.5. Detail Design Keputusan akhir untuk mengembangkan desain secara lebih mendalam pada semua bagian perencanaan. Para tim perencana harus berkonsolidasi untuk membentuk konsekuensi bentuk akhirnya. Setelah perencanaan siap dan diperiksa oleh QS dan ternyata biaya pembangunan
masih didalam batas anggaran maka Arsitek akan
mengirimkan ke instansi yang berwenang untuk dimintakan persetujuannya.
Perubahan-perubahan setelah tahap ini akan mengakibatkan gagalnya perencanaan dan akan mengakibatkan naiknya biaya.
1.8.6. Production Information Mengembangkan desain ke dalam bentuk informasi yang terperinci untuk kepentingan kelanjutan proyek, seperti menyangkut pembuatan gambar, spesifikasi, jadwal-jadwal dan bagian-bagian proyek.
11
Project Akhir-MBA ITB
1.
Gambar dikembangkan dan dibuat dalam skala yang lebih besar sehingga dapat digunakan pada pelaksanaan.
2.
Spesifikasi adalah pernyataan tertulis dari perencana yang menyangkut kwalitas dan pengerjaan yang diinginkan atas pekerjaan yang akan dilaksanakan.
3.
Jadwal-jadwal adalah suatu metode untuk membuat suatu daftar dari datadata yang menyangkut perencanaan dan disajikan dalam bentuk tabel seperti daftar besi, pintu dan kusen, saniter dan-lain-lain.
4.
Bagian kontrak yaitu suatu pengaturan yang menyangkut aturan main dari pelaksanaan proyek. Dimana pada dokumennya mengikutkan sebagai berikut: •
Nama dan alamat dari masing-masing pihak dan perwakilan yang ditunjuk
•
Keterangan umum mengenai lapangan atau lokasi
•
Penjelasan umum pekerjaan
•
Jumlah kontrak yang akan digunakan
•
Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh sub kontraktor dan pemasok yang ditunjuk
1.8.7. Bill of Quantities Menyiapkan detail pekerjaan kedalam suatu daftar pokok item pekerjaan untuk diketahui jumlah dan harganya. Hal-hal yang termasuk dalam tahap ini adalah perhitungan kuantitas, persiapan BQ dan persiapan dokumen tender.
1.8.8. Feed Back Tujuan utama tahap ini adalah mengulas dan membahas proses-proses perencanaan dan perencanaan itu sendiri untuk dijadikan acuan perencanaan di masa mendatang. Hal ini menyangkut analisis dari catatan pekerjaan, pelaksanaan pemeriksaan
12
Project Akhir-MBA ITB
bangunan atau konstruksi yang telah selesai dan mempelajari fungsi dari bangunan dan konstruksi tersebut. 1. QS akan membuat analisis keuangan dari proyek tersebut untuk digunakan pada pembuatan perencanaan biaya dimasa datang. 2. Perencana struktur akan mengulas keefektifan dari pekerjaan dan desain mereka. 3. Arsitek akan membahas apakah tim perencana telah berhasil dalam mewujudkan keinginan klien.
Feed back harus dilihat sebagai suatu proses yang berkesinambungan yang digambarkan siklusnya. Informasi yang diperoleh dari tahap Feed back ini akan sangat membantu dalam perencanaan di kemudian hari. Informasi-informasi utama Feed back harus diambil dari setiap tahapan perencanaan seperti terlihat pada gambar 1.5
Briefing
Sketch Plan
Feed Back
Working Drawing
Building in use
Site Operation
Gambar 1.5. Pengambilan Informasi untuk Feed Back
13
Project Akhir-MBA ITB
14
