BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Saat ini kehadiran teknologi informasi tidak dapat dipisahkan lagi dari segala aspek dalam kehidupan bermasyarakat, karena penggunaan teknologi informasi dapat membuat berbagai kegiatan menjadi lebih mudah, cepat dan tepat.
Oleh
karena
mengimplementasikan
itu
berlomba-lombalah
teknologi
informasi
berbagai dalam
pihak
menunjang
untuk serta
memaksimalkan fungsi bisnis yang ada maupun yang akan datang. Begitu pula dengan instansi pemerintah yang aktifitasnya melakukan kegiatan pelayanan kepada masyarakat dituntut untuk cepat dalam merespon setiap keadaan yang terjadi. Hal ini sudah disadari oleh Inspektorat Jendral Departemen Perhubungan, dalam memaksimalkan pengarsipan dokumen yang ada. Dalam menjaga kinerja setiap unit kerja yang berada di bawah naungan Departemen Perhubungan, pada setiap kurun waktu tertentu diadakan proses audit yang dilakukan oleh auditor publik dengan izin Inspektorat Jendral Departemen Perhubungan. Hasil audit akan menghasilkan output berupa Laporan Hasil Audit (LHA) yang berisi laporan mengenai kinerja dari objek audit yang telah ditetapkan sebelumnya. Dokumen Laporan Hasil Audit ini bersifat sangat rahasia karena berkaitan dengan kinerja suatu unit kerja, dan karena kurangnya pengawasan, banyak dari dokumen tersebut yang dibaca atau
1
2 dipinjam oleh pihak yang tidak berkepentingan. Terlebih dengan jumlah dokumen Laporan Hasil Audit yang baru berkisar antara 1900 - 2800 buah pertahun akan menyulitkan pihak tata usaha dalam menanganinya. Oleh karena itu Inspektorat Jendral Departemen Perhubungan ingin memperbaiki sistem pengarsipan dokumen yang ada sehingga dari sisi kerapihan penyusunan dokumen dapat dimaksimalkan dan yang terpenting adanya tingkat keamanan yang memadai agar dokumen yang ada tidak jatuh ketangan yang kurang berhak.
1.2. Ruang Lingkup Penelitian Dalam penyusunan karya tulis ini, penulis melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan dan membangun sebuah sistem pengarsipan. Adapun dalam pembahasan ini penulis membatasi ruang lingkup pembangunan sistem meliputi: •
Pendataan informasi dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Pencarian dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Peminjaman dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Pengenaan denda terhadap keterlambatan pengembalian dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Penyaringan hak akses dokumen berdasarkan jabatan serta wilayah kerja peminjam dokumen Laporan Hasil Audit.
•
Rekapitulasi dokumen Laporan Hasil Audit
3 1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penulisan adalah sebagai berikut: 1. M enganalisis kegiatan dan kebutuhan pengarsipan yang ada di Inspektorat Jenderal Departemen Perhubungan. 2. M enganalisis kegiatan pengarsipan setelah proses audit berlangsung. 3. M erancang sebuah sistem database untuk mendukung kebutuhan informasi yang diperoleh pada saat analisis kebutuhan, meliputi conceptual, logical, dan physical design.
Sedangkan manfaat dari penulisan adalah sebagai berikut : 1. Pencarian dokumen Laporan Hasil Audit yang berada dalam lingkungan Inspektorat Jendral Departemen Perhubungan akan menjadi lebih mudah. 2. M engurangi pencetakan ulang yang mengakibatkan duplikasi dokumen Laporan Hasil Audit karena proses pencarian membutuhkan waktu yang lama dan sering kali tidak membuahkan hasil. 3. M emberikan hak akses terhadap dokumen Laporan Hasil Audit dari pihak yang tidak berwenang. 4. M engurangi terjadinya kesalahan pengoperasian oleh pegawai tata usaha pada proses pemasukan dan pencarian Laporan Hasil Audit.
4 1.4. Metodologi Penelitian M etodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi tiga bagian pokok yaitu: a. M etode Pengumpulan dan Analisis Data M etode analisis yang digunakan dalam skripsi ini adalah dengan menggunakan teknik pencarian fakta (fact finding). Teknik pencarian fakta yang digunakan, yaitu: • M emeriksa dokumentasi M emeriksa dokumen-dokumen, laporan dan yang terkait dengan sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. Dengan pemeriksaan ini diharapkan dapat mengetahui data-data apa saja yang akan disimpan di dalam basis data. • Wawancara (Interview) Wawancara adalah teknik pencarian fakta yang biasanya sering digunakan dan normalnya paling berguna. Kita dapat melakukan interview untuk mengumpulkan informasi dari individu dengan tatap muka langsung.
Terdapat
beberapa objektif
dalam melakukan
wawancara seperti menyelidiki fakta – fakta yang ada, verifikasi fakta, klarifikasi fakta, keterlibatan end-user, identifikasi kebutuhan dan mengumpulkan ide - ide serta opini yang ada. • M engamati atau meninjau operasional perusahaan Pengamatan (Observing) adalah salah satu teknik pencarian fakta yang paling efektif untuk pemahaman suatu sistem. Dengan teknik ini,
5 sangat dimungkinkan bagi seseorang untuk ambil bagian atau partisipasi dalam mempelajari bagaimana sistem itu berjalan. b. M etode Perancangan Pada tahapan ini dilakukan perancangan basisdata dengan menggunakan metode: •
Perancangan basis data konseptual (Conceptual Database Design) Proses membangun sebuah rancangan informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan yang tidak tergantung dengan pertimbangan fisikal, seperti bahasa pemrograman, program aplikasi dan pemilihan perangkat keras.
•
Perancangan basis data logikal (Logical Database Design) Proses membangun sebuah rancangan informasi yang digunakan dalam suatu perusahaan berbasis pada rancangan data yang spesifik, tetapi masih belum menentukan pemilihan DBM S dan pertimbangan fisikal seperti bahasa pemrograman, program aplikasi dan pemilihan perangkat keras.
•
Pemilihan database (DBMS Selection) Proses pemilihan DBM S (Database Management System) yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini maupun di masa yang akan datang.
•
Perancangan basis data fisikal (Physical Database Design) Proses menghasilkan sebuah deskripsi/gambaran implementasi basisdata pada media penyimpanan (hardisk) yang menggambarkan
6 hubungan
dasar,
organisasi
data,
dan
indeks-indeks
yang
memungkinkan pengaksesan data yang efisien. •
Implementasi M erupakan realisasi fisik dari perancangan basisdata dan aplikasi.
c. Studi Kepustakaan M encari dan mengumpulkan data berupa teori yang berhubungan dengan penelitian
dari
buku-buku.
Hal
ini
dimaksudkan
sebagai
dasar
pengembangan sistem sehingga dapat diimplementasikan dengan baik dan benar.
1.5. Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri atas lima bab, dengan perincian masingmasing bab sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, sistematika penulisan, sebagai langkah awal dari penyusunan skripsi ini.
BAB 2
LANDAS AN TEORI Pada bab ini akan diuraikan teori-teori dasar yang berhubungan dengan penulisan dan pembuatan skripsi ini. Penulisan teori ini terdiri
7 dari teori umum dan teori khusus mengenai tahapan-tahapan dalam perancangan basis data.
BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum dan struktur organisasi dari lembaga beserta uraian tugas dan fungsi dari bagian tertentu lembaga yang menjadi ruang lingkup penelitian. Pada bab ini juga diuraikan tentang sistem yang sedang berjalan serta permasalahan yang dihadapi oleh
perusahaan
beserta alternatif pemecahan
masalahnya.
BAB 4
RANCANGAN S IS TEM YANG D IUS ULKAN Dalam bab ini kami mencoba menyelesaikan kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan rancangan sistem baru yang kami usulkan dan menjelaskan secara detil proses dalam sistem tersebut.
BAB 5
S IMPULAN DAN S ARAN M erupakan bab yang berisi simpulan yang kami peroleh setelah melakukan penelitian, analisa, perancangan sistem dan aplikasi, rencana implementasi, rancangan fisik yang telah kami buat dan saran kami untuk perkembangan sistem basis data perusahaan yang bersangkutan.
