BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Upaya kesehatan terdiri dari berbagai kegiatan pemeliharaan dan peningkatan kesehatan. Tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar, rujukan, dan/atau penunjang. Sarana kesehatan juga dapat digunakan untuk kepentingan pendidikan, pelatihan, penelitian, serta pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan (Siregar, 2004). Sesuai dengan uraian diatas, sarana kesehatan terdiri dari balai pengobatan, Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas), rumah sakit umum, rumah sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, instalasi farmasi rumah sakit, pedagang besar farmasi, pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, sekolah dan akademi kesehatan, balai pelatihan kesehatan, serta sarana kesehatan lainnya. Rumah sakit merupakan salah satu bentuk organisasi sekaligus pemain utama yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan. Sebuah rumah sakit dapat dianalogikan sebagai makhluk hidup yang harus selalu berinteraksi dengan lingkungan yang senantiasa berubah. Perubahan yang kerap terjadi di dalam industri kesehatan antara lain adalah peningkatan daya beli konsumen, jumlah konsumsi produk dan layanan kesehatan, serta regulasi Pemerintah yang sering berubah-ubah (Trisnantoro, 2005). 1
2
Keberadaan sebuah rumah sakit seharusnya memberikan dampak positif bagi masyarakat di sekitarnya. Prinsip pokok sebuah rumah sakit adalah memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan berpegang pada misi sosial untuk menyembuhkan orang sakit. Namun di sisi lain, rumah sakit juga berfungsi sebagai tempat berbagai profesi melakukan kegiatan untuk mencari nafkah, serta menjadi tempat berbagai kegiatan mencari laba/keuntungan seperti penjualan obat atau penggunaan peralatan kedokteran. Selain itu, rumah sakit tidak akan dapat menjalankan fungsinya dengan baik tanpa ditunjang oleh struktur keuangan yang kuat (Trisnantoro, 2005). Saat ini ada banyak rumah sakit yang tengah menghadapi masa depan yang sangat tidak menentu dan tidak dapat diprediksi. Pergolakan yang sedang terjadi di industri kesehatan menjadi ancaman bagi kelangsungan hidup semua rumah sakit (terutama dalam hal finansial). Hal tersebut juga dialami oleh rumah sakit pendidikan (teaching hospital)1. Tingkat persaingan dan pergolakan tajam yang terjadi di industri kesehatan menjadi ancaman besar bagi rumah sakit pendidikan karena sebelumnya mereka tidak pernah terjun ke dalam kompetisi industri, dan pada dasarnya rumah sakit pendidikan memiliki infrastruktur modal serta organisasi yang sangat kompleks dan luas (Langabeer, 1998). Rumah Sakit Atma Jaya sebagai sebuah rumah sakit pendidikan juga tidak luput dari situasi tersebut. Pada awalnya Rumah Sakit Atma Jaya didirikan oleh Yayasan 1
Rumah sakit pendidikan (teaching hospital) : Sebuah rumah sakit yang berkaitan erat dengan sekolah kedokteran, dan bertindak sebagai sebuah penyelenggara pendidikan praktis untuk mahasiswa kedokteran, interns, penduduk, dan personil kesehatan yang berhubungan (The American Heritage Medical Dictionary).
3
Atma Jaya untuk menunjang proses pendidikan mahasiswa Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya dengan misi option for the poor2. Kerugian yang diderita Rumah Sakit Atma Jaya akan ditutup oleh bantuan dari luar. Namun setelah bantuan dari pihak luar dihentikan, minat masyarakat yang terutama berasal dari kelas menengah keatas terhadap Rumah Sakit Atma Jaya cenderung menurun. Sebagai akibatnya, keadaan rumah sakit yang semula tenang dan terjamin secara finansial demi mensukseskan pendidikan kesehatan menjadi berubah. Kondisi ini membawa Rumah Sakit Atma Jaya untuk memformulasi dan melaksanakan berbagai strategi yang efektif demi mencapai keuntungan kompetitif sehingga dapat meningkatkan posisi keuangan mereka. Langkah pertama yang dilakukan oleh Rumah Sakit Atma Jaya untuk mengatasi pergolakan yang sedang dihadapinya adalah dengan melakukan perubahan misi di tahun 1986, dari yang semula berorientasi sosial berubah menjadi sosio-ekonomi. Dalam rangka menjalankan misi sosio-ekonomi, Rumah Sakit Atma Jaya telah melakukan upaya yang dimaksudkan untuk meningkatkan pendapatan rumah sakit. Salah satu upaya nyata yang telah dilakukan adalah membangun unit rawat inap Gedung E yang ditujukan untuk pelayanan kelas atas (kelas II, kelas I, kelas utama, dan VIP). Namun sayangnya upaya tersebut belum berhasil membawa Rumah Sakit Atma Jaya kepada perbaikan finansial seperti yang diharapkan. Berdasarkan penelitian awal yang telah dilakukan oleh penulis, diketahui bahwa Rumah Sakit Atma Jaya memiliki dua buah unit bisnis utama, yaitu : Unit Medis dan 2
Option for the poor : Sebuah konsep dari lembaga pendidikan sosial Katolik sehubungan dengan memberikan perhatian khusus untuk menyebarkan keadilan bagi kaum miskin dan rentan (Holztrattner, Sedmak, 2004).
4
Keperawatan, serta Unit Penunjang Medis. Unit Medis dan Keperawatan terbagi menjadi beberapa sub unit bisnis, yaitu : Bagian Rekam Medis, Bagian Keperawatan, Unit Gawat Darurat, Unit Rawat Intensif dan Hemodialisa3, Instalasi Kamar Bedah, dan Unit MCU. Sedangkan Unit Penunjang Medis terdiri dari Instalasi Farmasi, Instalasi Rehabilitasi Medis, Unit Diagnostik, Instalasi Gizi, Instalasi Laboratorium Patologi Klinik, dan Instalasi Pencitraan. Dari sejumlah sub unit bisnis yang dimiliki oleh Rumah Sakit Atma Jaya, ditemukan fakta bahwa instalasi farmasi memegang peran paling strategis terhadap pendapatan (revenue) rumah sakit. Instalasi farmasi merupakan salah satu sub unit bisnis rumah sakit yang khusus melakukan pekerjaan kefarmasian, yang mencakup pembuatan; pengendalian mutu ketersediaan farmasi; pengamanan pengadaan; penyimpanan dan distribusi obat; pengelolaan obat; pelayanan obat atas resep dokter; pelayanan informasi obat serta pengembangan obat; dan bahan obat. Nilai industry average4 dari sumbangsih finansial yang diberikan oleh instalasi farmasi rumah sakit kurang lebih mencapai 60% dari total pendapatan rumah sakit secara keseluruhan (Siregar, 2004). Hal ini menempatkan instalasi farmasi sebagai sub unit bisnis utama penunjang kesehatan keuangan rumah sakit. Sama halnya dengan instalasi farmasi rumah sakit pada umumnya, selama ini Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya juga telah menjadi sumber pendapatan yang seharusnya dipertahankan, bahkan ditingkatkan demi menghasilkan laba/keuntungan yang maksimal bagi Rumah Sakit Atma Jaya. 3
Hemodialisa : Salah satu unit rumah sakit yang menyediakan sarana cuci darah. Industry average : Rasio yang digunakan sebagai standar untuk menguji apakah rasio dari sebuah perusahaan bersifat normal (www.allbusiness.com). 4
5
Dalam prakteknya, instalasi farmasi rumah sakit senantiasa berhubungan dengan obat-obatan. Obat merupakan barang yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat yang sedang sakit. Namun kebutuhan akan obat ini kerap disertai dengan biaya yang tinggi. Besarnya omset untuk pengadaan dan pengelolaan obat mencapai 50-60% dari total anggaran rumah sakit. Dengan demikian obat menjadi bagian penting yang mempengaruhi kehidupan rumah sakit dan dokter (Trisnantoro, 2005). Instalasi farmasi rumah sakit dapat meningkatkan pendapatan dengan memperbesar omset penjualan obat. Dengan kondisi tersebut maka obat menjadi barang ekonomi strategis di rumah sakit. Berdasarkan data yang diperoleh melalui observasi langsung ke beberapa rumah sakit di wilayah Jakarta, diperoleh fakta bahwa laba/keuntungan dari obat yang dijual di rumah sakit merupakan hal yang paling mudah untuk diperoleh dibandingkan dengan keuntungan yang dihasilkan oleh sub unit bisnis lain. Akan tetapi kegiatan penjualan obat di rumah sakit yang seyogyanya dilakukan oleh instalasi farmasi itu juga berpeluang menimbulkan kerugian finansial yang cukup fatal apabila tidak dikelola secara benar dan didukung oleh sebuah sistem manajemen5 yang baik. Dengan mengacu pada hasil penelusuran melalui tinjauan lapangan langsung, wawancara dengan pihak-pihak terkait, serta studi dokumentasi, diperoleh kesimpulan bahwa selama ini kegiatan pengelolaan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya belum dijalankan secara maksimal, sehingga mengakibatkan potensi laba/keuntungan dari instalasi farmasi tersebut tidak dapat dioptimalkan. Kondisi ini 5
Sistem manajemen : Sebuah kerangka kerja yang terdiri dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadap usaha-usaha para anggota organisasi dengan menggunakan sumber daya organisasi lainnya, agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner, n.d).
6
juga berpeluang menimbulkan resiko penurunan citra Rumah Sakit Atma Jaya di mata masyarakat umum. Hal inilah yang akan dicoba untuk diperbaiki oleh Rumah Sakit Atma Jaya. Instalasi farmasi sebagai salah satu bagian yang tidak terpisahkan dari Rumah Sakit Atma Jaya diharapkan dapat membantu meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, dan menunjang visinya sebagai rumah sakit pendidikan terkemuka di Indonesia. Selain itu perbaikan sistem manajemen pada instalasi farmasi ini juga diharapkan dapat membawa Rumah Sakit Atma Jaya untuk memaksimalkan potensi laba dan menjadikannya sebagai sebuah institusi kesehatan yang lebih mandiri. Untuk itu dibutuhkan sebuah evaluasi ulang dan penentuan strategi bisnis yang tepat demi meningkatkan dan memperbaiki kinerja Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya tidak dapat lagi dikelola dengan menggunakan sistem manajemen sederhana, tetapi harus mampu memenuhi kebutuhan masyarakat yang muncul akibat perubahan lingkungan sosial, ekonomi, dan budaya yang terjadi. Keseimbangan transaksi yang kompleks antara biaya, kualitas, akses, dan pilihan konsumen harus tercapai. Dalam upaya membangun sebuah sistem manajemen yang baik melalui perancangan strategi bisnis yang akurat, dibutuhkan sebuah alat bantu yang terbukti telah berhasil diterapkan oleh organisasi-organisasi lain untuk membantu mereka dalam melakukan berbagai pendekatan strategis. Alat bantu ini diharapkan tidak hanya dapat membantu dalam menangkap lebih banyak konsumen, tetapi terutama untuk dapat menerjemahkan strategi bisnis yang telah disusun dan menyempurnakan fokus aktual mereka dalam peningkatan operasional (Trisnantoro, 2005). Oleh karena
7
itu, Balanced Scorecard dinilai sebagai pilihan yang paling tepat dalam membuat kerangka kerja multi dimensi untuk mendeskripsikan, mengimplementasikan, dan mengatur strategi di semua level organisasi (Ronchetti, n.d). Berdasarkan pengalaman banyak perusahaan yang mengimplementasikan Balanced Scorecard, diketahui bahwa telah terjadi perbaikan kinerja perusahaan dari tahun ke tahun. Maka dari itu, implementasi Balanced Scorecard untuk Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya diharapkan dapat menjadi langkah awal dalam mewujudkan visi dan misi organisasi ke dalam strategi praktis yang dapat dirasakan secara langsung oleh semua pihak yang berkaitan. Dengan kata lain, aktivitas strategis telah menjadi kegiatan seluruh pegawai di organisasi sehingga mereka menjadi sebuah kesatuan yang utuh dan tidak dapat dipisahkan oleh suatu hubungan sebab akibat. Selain itu Balanced Scorecard juga diharapkan dapat menjadi alat bantu dalam mengoptimalkan semua sumber daya yang ada. Untuk rencana jangka panjang, setelah Balanced Scorecard berhasil diterapkan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya, akan dilanjutkan dengan penerapan Balanced Scorecard di unit-unit Rumah Sakit Atma Jaya yang lain. Dengan demikian visi dan misi Rumah Sakit Atma Jaya dapat diwujudkan dengan bantuan metode Balanced Scorecard yang diterapkan di seluruh sub unit bisnis Rumah Sakit Atma Jaya.
8
1.2 Rumusan Permasalahan Berdasarkan hasil tinjauan langsung mengenai kondisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya, maka secara garis besar dapat dirumuskan beberapa pokok permasalahan yang harus dicari pemecahannya, yaitu : a. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya belum memiliki visi dan misinya sendiri, sehingga mempersulit para pekerjanya untuk memahami arah pergerakan instalasi farmasi secara jelas dan tepat. b. Belum ada sebuah rumusan strategi bisnis yang baku untuk menggambarkan inisiatif pergerakan dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya dalam upaya mengoptimalkan potensinya. c. Belum ada sebuah alat ukur untuk mengukur tingkat keberhasilan kinerja Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya.
1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah :
1.3.1 Tujuan Tujuan pokok dari penelitian ini adalah memungkinkan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya untuk berpartisipasi secara aktif dan maksimal dalam upaya meningkatkan posisi Rumah Sakit Atma Jaya di dalam kompetisi pasar, hasil finansial, dan kepuasan konsumen. Sedangkan tujuan-tujuan lain dari penelitian ini adalah :
9
a. Memberikan gambaran yang jelas kepada seluruh anggota/pekerja Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya tentang impian dan harapan yang ingin dicapai oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya di masa depan. b. Memberikan usulan rencana strategis untuk Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya yang diharapkan dapat bermanfaat untuk meningkatkan performa instalasi farmasi itu sendiri dan rumah sakit secara keseluruhan. c. Memberikan suatu ukuran keberhasilan sehingga pihak manajemen dapat melihat perkembangan tingkat keberhasilan yang berhasil dicapai dalam jangka pendek dan jangka panjang. d. Membangun sebuah landasan operasional jangka panjang bagi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya.
1.3.2 Manfaat Manfaat penelitian ini adalah : a. Bagi Organisasi • Mendapat masukan tentang proses dan prinsip utama yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi bisnis yang bermanfaat bagi kelangsungan hidup Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya dalam jangka panjang. • Memfasilitasi, mengawasi, dan menilai implementasi strategi yang dilakukan melalui sebuah mekanisme komunikasi dan kolaborasi demi
10
memberi akuntabilitas kinerja yang jelas untuk semua level pekerja di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. • Memiliki sebuah sistem pengukuran dan pelaporan tentang perkembangan dan kesuksesan strategi yang telah dicapai. • Mendapat
masukan
tentang
inisiatif-inisiatif
strategi
dan
upaya
penyesuaian terhadap kondisi lingkungan yang senantiasa berubah, serta memungkinkan dilaksanakannya proses pengembangan dan pembelajaran secara berkelanjutan. • Mampu menjembatani strategi organisasi dengan alokasi sumber daya yang ada. b. Bagi Peneliti Manfaat penelitian bagi penulis adalah untuk mengaplikasikan teori yang telah dipelajari selama mengikuti kegiatan perkuliahan dengan penyesuaian terhadap kondisi nyata di lapangan, yang akan menjadi pengalaman berharga di masa mendatang. Selain itu manfaat khusus bagi peneliti terkait langsung dengan penelitian kali ini adalah dapat memahami proses merumuskan visi, misi, nilai, tujuan, dan strategi yang kemudian akan dituangkan ke dalam empat perspektif di strategic map. Kemudian setiap komponen yang terdapat di dalam strategic map akan dijabarkan ke dalam Balanced Scorecard. Pada tahap pembangunan Balanced Scorecard, penulis dapat belajar tentang bagaimana proses pengukuran dengan menggunakan Balanced Scorecard beserta tantangan dan persyaratan yang ada, serta mengetahui berbagai
11
keunggulan yang diberikan oleh metode Balanced Scorecard dalam meningkatkan kinerja organisasi.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya, yang berlokasi di Jalan Pluit Raya 2, Jakarta Utara. Agar pembahasan tesis ini lebih terarah, maka penulisan kali ini hanya terbatas pada : a. Analisis kondisi Rumah Sakit Atma Jaya secara keseluruhan. b. Identifikasi pokok-pokok permasalahan yang terdapat di Rumah Sakit Atma Jaya. c. Penetapan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya sebagai topik utama pembahasan. d. Penetapan metode Balanced Scorecard sebagai alat bantu dalam melakukan upaya perbaikan strategi manajemen setelah mengidentifikasi pokok-pokok permasalahan yang ada. e. Perumusan visi dan misi Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. f. Penentuan nilai-nilai Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. g. Analisis kondisi eksternal dan internal Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. h. Perumusan tujuan strategis Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. i. Penentuan inisiatif-inisiatif strategi yang dirasa sesuai untuk Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya.
12
j. Pembuatan peta strategi (strategic map) Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya. k. Pembangunan Balanced Scorecard Instalasi Farmasi Rumah Sakit Atma Jaya yang mencakup penentuan tujuan di setiap perspektif, pengukuran kinerja, serta penetapan target.
