BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang Rumah
sakit
merupakan
sarana
pelayanan
kesehatan
yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan bagi masyarakat dalam upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat, baik individu maupun masyarakat secara keseluruhan.Pelayanan kesehatan terhadap masyarakat perlu tercatat atau terekam sebagai dokumen penting yang bersifat rahasia. Dokumen tersebut dinamakan sebagai rekam medis. Pengertian
rekam
medis
menurut
Permenkes
RI
No.269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Di dalam berkas rekam medis terdiri atas beberapa formulir. Formulir merupakan sarana perancangan dengan batas pengisian yang telah ditentukan untuk digunakan sebagai salah satu media komunikasi penyampaian informasi. Formulir berfungsi sebagai alat pengumpulan data yang berhubungan dengan pasien di rumah sakit. Formulir tersebut disebut sebagai formulir rekam medis. Formulir rekam medis perlu dirancang secara jelas, rapi, menarik dan informatif agar mempermudah pengguna dalam memahami dan mengisi formulir tersebut sehingga ketidaklengkapan pengisian formulir rekam medis dapat diminimalisasikan. Formulir rekam medis
1
seharusnya didesain sesuai dengan kebutuhan pengguna yang disesuaikan dengan aturan-aturan desain formulir rekam medis. Aturan desain formulir rekam medis meliputi beberapa komponen yaitu komponen fisik, komponen anatomi dan komponen isi. Sebuah
formulir
harus
didesain
untuk
memenuhi
tujuan
penggunaannya. Pemikiran primer adalah tentang apakah formulir ini akan digunakan untuk mengumpulkan data atau untuk informasi laporan. Data adalah fakta atau gambaran yang masih mentah. Informasi adalah data yang telah di proses dengan cara memberikan arti dan berguna (Huffman,1994). Analisis desain terhadap formulir juga perlu dilakukan untuk mengelola item-item yang ada di formulir riwayat masuk dan keluar berdasarkan tata letak, keterbacaan, kejelasan item sehingga terbentuk susunan item yang jelas, mudah dimengerti dan informatif terhadap pengguna. Apabila terdapat kesalahan dalam mendesain formulir maka akan menimbulkan kesalahan dalam pengisian formulir sehingga data yang telah diperoleh tidak efektif dan tidak efisien karena tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pihak
yang
bersangkutan.
Dalam
mendesain
formulir
tersebut
perlu
memperhatikan aturan-aturan desain khususnya aturan desain formulir rekam medis. Analisis isi dan desain terhadap formulir rekam medis perlu dilakukan secara periodik agar pembuatan formulir sesuai sasaran dan bersifat informatif terhadap pengguna. Pengertian bencana menurut UU No. 24 tahun 2007 yaitu peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan
2
penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor non alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda, dan dampak psikologis. Pembeda utama antara pasien biasa dan pasien gawat darurat bencana terletak pada kejadian bencana itu. Selebihnya, penanganan pasien kasus bencana adalah murni kegawatdaruratan yang bersifat life saving atau segera
wajib
dilakukan
pertolongan
dan
atau
tindakan
medis
demi
menyelamatkan jiwa pasien (Hatta, 2008). Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. Suatu fasilitas pelayanan kesehatan bertanggung jawab untuk menyediakan formulir yang dapat memenuhi kebutuhannya. Dalam hal ini, yang dimaksudkan adalah memenuhi kebutuhan akan informasi yang didapatkan dari data yang diperoleh melalui formulir. Selain menyediakan formulir, fasilitas kesehatan juga bertanggungjawab untuk mengontrol penggunaan formulir. Setiap sarana pelayanan kesehatan sudah selayaknya menyiapkan diri untuk mengantisipasi kejadian bencana di wilayahnya, atau membantu pelayanan kesehatan di wilayah lain yang terkena bencana. Rekam medis merupakan suatu bentuk catatan yang merekam segala bentuk layanan
3
kesehatan yang telah (bahkan yang akan) diberikan kepada pasien. Pencatatan layanan kesehatan ini dilakukan melalui berbagai cara dalam berbagai bentuk. Sejak dari kedatangan pasien, pencatatan identitas pasien, anamnesa, pemeriksaan fisik, pemeriksaan penunjang, rencana terapi dan tindakan, hingga hasil pelayanan semua harus terekam dengan lengkap. Berbagai bentuk RM meliputi tulisan, cetakan, foto, video, suara, hingga bentuk kombinasinya (multi media) selayaknya tersusun rapi sesuai urutan kejadiannya hingga tercipta dokumen rekam medis yang akurat, informatif, rasional, reasonable (beralasan), dan responsible (dapat dipertanggungjawabkan). Dari hasil wawancara, di Rumah Sakit Umum Daerah Yogyakarta belum ada dan belum menggunakan formulir rekam medis bencana. Fungsi dari formulir bencana tersebut sangat vital. Berdasarkan wawancara, ketika bencana gempa Yogyakarta tahun 2006, pendokumentasian rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta belum terstruktur. Padatnya pelayanan saat itu membuat petugas kesulitan untuk mendokumentasikan pelayanan. Pencatatan pada saat itu hanya menggunakan buku yang dilakukan beberapa hari setelah kondisi pelayanan mulai stabil. Hasil pencatatan selanjutnya direkap ke dalam excel. Dalam kondisi bencana pelayanan di rumah sakit akan sangat padat. Selain itu dibutuhkan pelayanan yang lebih cepat. Dalam kondisi beban kerja yang sangat tinggi, petugas dituntut untuk tetap mendokumentasikan pelayanan yang diberikan kepada pasien dikarenakan pentingnya pendokumentasian sebagai sumber data yang nantinya akan diolah menjadi informasi pelayanan.
4
Pentingnya data dan informasi dari pelayanan bencana menyangkut beberapa kebutuhan, salah satu contohnya yaitu sebagai klaim pembiayaan. Dokumen rekam medis merupakan salah satu bukti untuk pengajuan klaim pembiayaan. Ketika bukti tersebut tidak ada, maka rumah sakit akan sulit mengajukan klaim.Hal ini merupakan landasan diperlukan suatu alat pengumpulan data yang mampu mengakomadir kebutuhan pelayanan diasaat bencana. Alat pengumpul data dalam pelayanan di rumah sakit salah satunya adalah formulir rekam medis yang disiapkan sedemikian rupa sehingga mampu memenuhi kebutuhan data dan informasi yang sesuai dengan pedoman data yang berkualitas mengingat kondisi darurat yang ada. Selain itu, diperlukan juga alat verifikasi penggunaan formulir rekam medis bencana sehingga penggunaan formulir rekam medis berjalan dengan baik dan seragam. Hal ini dimaksudkan agar formulir yang tersedia bisa lebih efektif dan dapat berguna sesuai dengan fungsinya. Alat verifikasi yang dimaksud yaitu prosedur pelaksanaan (SOP). SOP tersebut akan membantu pengguna formulir untuk menjadi pedoman pengisian formulir sehingga formulir rekam medis bencana mampu menjadi alat pengumpul data secara efektif dan efisien. B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, perancang mencoba untuk merancang formulir rekam medis bencana, dengan memodifikasi hasil perancangan oleh Hadmandho (2010) dengan mempertimbangkan kebutuhan data RSUD Yogyakarta, serta menyusun SOP pelaksanaan rekam medis
5
bencana
sehingga
harapannya
formulir
rekam
medis
bencana
dapat
diimplementasikan di RSUD Yogyakarta. C. Tujuan Rancangan 1. Tujuan Umum Merancang formulir rekam medis bencana (Disaster Medical Record) beserta penyusunanStandard Operating Procedure (SOP) untuk kebutuhan pengadaan rekam medis bencana di RSUD Yogyakarta. 2. Tujuan Khusus a. Merancang formulir rekam medis bencana sesuai dengan kebutuhan pengguna formulir. b. MenyusunStandar OperatingProcedure (SOP) pelaksanaan formulir rekam medis bencana. 3. Manfaat karya a. Bagi Perancang 1) Mampu merancang formulir rekam medis bencana sesuai dengan kebutuhan data besertaStandard Operating Procedure (SOP) pelaksanaannya. 2) Dapat
mengimplementasikan
ilmu
yang
didapatkan
selama
perkuilahan. b. Bagi Rumah Sakit Hasil rancangan
formulir rekam medis bencana (Disaster Medical
Record) dan susunanStandard Operating Procedure nantinya dapat
6
dijadikan masukan dalam pengadaan rekam medis bencana di rumah sakit. c. Bagi Peneliti lain Menambah pengetahuan tentang sistem pelayanan pasien rawat darurat bencana di RSUD Yogyakarta dan sebagai bahan referensi Peneliti lain yang akan melakukan penelitian yang sama. D. Keaslian Karya Hasil perancangan yang dituju yaitu rancangan formulir rekam medis bencana dan SOP pelaksanaanya. Perancangan sejenis pernah dilaksanakan oleh : 1. Triyani Capeg Hadmandho (2010), dengan judul Rancangan Rekam Medis Bencana (Disaster Medical Record). a. Persamaan : Hadmandho merancang formulir rekam medis bencana, rancangan yang akan dilaksanakan merancang formulir rekam medis bencana dengan memodifikasi hasil rancangan tersebut sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. b. Perbedaan : Hadmandho hanya merancang formulir rekam medis bencana, sedangkan perancangan yang akan dilaksanakan fokus pada implementasi rekam medis bencana sehingga perancang juga akan menyusunStandard Operating Procedure (SOP) pelaksanaannya. 2. Surya Nugraha (2011), dengan judul Penerapan Rancangan Formulir Rekam Medis Bencana (Disaster Medical Record) di RSUD Muntilan Kabupaten Magelang.
7
a. Persamaan : Nugraha memodifikasi formulir rekam medis bencana dari hasil rancangan Hadmandho, rancangan yang akan lakukan modifikasi formulir tersebut dengan mempertimbangkan kebutuhan data oleh pengguna di RSUD Yogyakarta c. Perbedaan : Nugraha hanya merancang formulir rekam medis bencana hasil modifikasi dari rancangan Hadmandho, sedangkan perancangan yang akan dilaksanakan fokus pada implementasi rekam medis bencana sehingga perancang juga akan menyusunStandard Operating Procedure (SOP) pelaksanaannya. 3. Ayu Nurfitaningsih (2012), dengan judul Perancangan Job Description, Instruksi Kerja dan Standard Operating Procedure (SOP) di Bagian Rekam Medis Klinik Dokter Keluarga Korpagama Yogyakarta. a. Persamaan : Objek perancangan sama yaitu mengenaiStandard Operating Procedure (SOP). b. Perbedaan : rancangan yang akan dilaksanakan yaitu merancang formulir rekam medis bencana denganSOP-nya sedangkan yang Nurfitaningsih merancang Job Description, Instruksi Kerja dan Standard Operating Procedure (SOP),
perancangan yang
hanyaStandard Operating Procedure (SOP) saja.
8
akan dilakukan
