BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi pada saat ini meningkat pesat seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan disemua bidang, sehingga memberikan kemudahan dalam berbagai aspek kehidupan. Penerapan komputerisasi sangat diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan baik di instansi – instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Teknologi informasi seperti perkembangan perangkat keras komputer (hardware), perangkat lunak komputer (software) dan teknologi informasi lainnya yang telah membuat suatu tujuan yang diinginkan dapat dicapai secara maksimal. Penerapan teknologi pada pengembangan absensi sangat membantu untuk mempermudah pendataan. Hal ini dikarenakan efesiensi, efektifitas dan skalabilitas teknologi jauh lebih tinggi dibandingkan sistem manual. Teknologi yang dapat mendukung hal tersebut disebut biometrik. Menurut Fery Hendika (2010) biometrik adalah metode dasar identifikasi personal yang menggunakan karakteristik alami manusia sebagai basisnya karena sifatnya yang unik. Dibandingkan sistem kartu, baik kartu yang lebih kuno (punch card) ataupun kartu modern (proximity card). Sistem kartu lebih muda dimanipulasi karena kartu yang dipakai tidak benar – benar mewakili identitas pemiliknya. Seperti kita
1
2
ketahui biometrik tidak hanya sidik jari melainkan terdapat beberapa pilihan yang jauh lebih kompleks seperti pola wajah, pola suara, hingga lapisan iris dari mata. Disamping itu, dalam praktek sehari – hari pilihan yang jauh lebih kompleks tersebut lebih baik digunakan untuk tujuan – tujuan khusus karena biayanya juga lebih besar. Karakteristik yang akan dibahas yaitu fingerprint. Sistem absensi fingerprint merupakan salah satu solusi yang dapat mengatasi masalah kehadiran dan jauh lebih ekonomis. PT. Ciwest Mandala Sakti merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Direct Selling jual beli kredit berupa barang atau alat elektronik rumah tangga. Proses kehadiran karyawan di PT. Ciwest Mandala Sakti saat ini masih menggunakan cara manual yaitu dengan cara mencatat dilembaran kertas. Hal ini menimbulkan karyawan melakukan tindak indispliner antara lain melakukan penitipan absen, pemalsuan tanda tangan, tanda tangan diluar tenggang waktu yang telah di tetapkan, proses pengabsenan yang memakan waktu, boros kertas dan tinta, kurangnya validitas data absensi serta memberikan kemungkinan human error. Dalam upaya pencapaian produktivitas kerja yang baik, faktor kehadiran karyawan merupakan hal yang penting. Oleh karena itu dalam pengelolahan data presensi di upayakan untuk seminimal mungkin terjadinya kesalahan karena dari kehadiran seseorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji/upah, uang konsumsi, uang transportasi, produktivitas atau kemajuan instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan ini ke dalam penelitian skripsi dengan judul
3
“Penerapan Metode UCD (User Centered Design) Dalam Perancangan Perangkat Lunak Pengolahan Data Absensi Fingerprint Studi Kasus : PT. Ciwest Mandala Sakti”.
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini yaitu ”bagaimana cara membuat perancangan perangkat lunak pengolahan data absensi fingerprint Studi Kasus : PT.Ciwest Mandala Sakti ?”.
1.3 Batasan Masalah Adapun batasan yang diambil oleh penulis agar lebih terarah serta tidak menyimpang dari permasalahan yang dibahas dan dapat mencapai kesimpulan yang tepat, maka penulis membatasi permasalahan dalam penelitian meliputi : 1. Penelitian
ini
merancang perangkat
lunak
pengolahan
data
absensi
menggunakan fingerprint. 2. Penelitian ini dilakukan pada perusahaan swasta PT. Ciwest Mandala Sakti.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1.
Mempermudah perusahaan dalam mengelolah data absensi karyawan.
2.
Perusahaan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji/upah, uang konsumsi, uang transportasi dan kemajuan perusahaan.
3.
Memberikan kemudahan kepada pengguna dalam melakukan absensi.
1.4.2 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
4
1.
Dapat mengetahui laporan daftar kehadiran karyawan antara lain kedatangan, jam pulang, keterlambatan karyawan.
2.
Dapat mengetahui laporan presensi mingguan dan bulanan.
3.
Mendapatkan data absensi karyawan yang akurat.
1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di PT. Ciwest Mandala Sakti. Beralamat di Perumahan Persada Blok A2/1 Kec.Indralaya Kab. Ogan Ilir Sumatra Selatan. Waktu penelitian dilakukan mulai bulan Maret 2015 sampai dengan Januari 2016. 1.5.2 Data Penelitian Perusahaan yang menjadi objek penelitian adalah PT. Ciwest Mandala Sakti. Data penelitian yang digunakan adalah data kualitatif. Menurut Bogdan dan Taylor (1975) yang dikutip oleh Moleong (2007:4) mengemukakan bahwa metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. 1.5.3 Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang digunakan, antara lain : 1. Observasi Mengumpulkan data dengan cara mengambil data secara langsung. Dalam hal ini, pengamatan dilakukan di lokasi penelitian yaitu PT. Ciwest Mandala Sakti.
5
2. Interview ( Wawancara ) Proses tanya jawab langsung dengan pihak – pihak terkait secara lisan, dimana 2 (dua) orang atau lebih bertatap muka. Adapun narasumber yang penulis wawancarai adalah admin PT. Ciwest Mandala Sakti. 3. Literatur Mengumpulkan data dengan cara melakukan pencarian dan mempelajari landasan – landasan teori yang diperoleh dari buku – buku ataupun referensi lain yang berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas. 1.5.4 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode Deskriptif. Menurut Sugiyono (2005: 21) menyatakan bahwa metode deskriptif adalah suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas. 1.5.5 Metode Pengembangan Sistem Perancangan perangkat lunak dengan menggunakan metode UCD (User Centered Design) yaitu sebagai solusi untuk menerjemahkan partisipasi dan pengalaman manusia kedalam rancangan yang akan dibuat sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh pengguna karena metode UCD (User Centered Design) adalah metode pengembangan yang berpusat pada pengguna. Supaya proses perancangan sesuai dengan metode UCD (User Centered Design), penulis menerjemahkan langkah demi langkah dalam proses UCD (User Centered Design).
6
1. Memahami dan Menentukan Konteks Pengguna. Melakukan observasi dan wawancara untuk mengambil data pada lokasi penelitian dan melakukan proses tanya jawab secara langsung dengan pihak terkait. 2. Analisi Kebutuhan Pengguna. Menentukan apa saja yang dibutuhkan pengguna dan perusahaan. 3. Solusi Perancangan. Membuat solusi perancangan dengan menggunakan prototyping karena dapat membantu untuk memperlihatkan gambaran apa yang akan dibuat. 4. Evaluasi. Pada proses evaluasi menggunakan umpan balik untuk memperbaiki perancangan.
1.6 Sistematika Penulisan Untuk membantu penulisan penelitian ini, adapun sistematikannya adalah sebagai berikut. BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini berisikan latar belakang, perumusan dan batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, tempat dan waktu penelitian, data penelitian, metode pengumpulan data, metode pengembangan sistem serta sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini berisikan pembahasan tentang teori-teori dasar dan
7
tinjauan pustaka yang mendukung materi. BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini berisikan analisis dan desain sistem yang meliputi perangkat pendukung sistem baik software maupun hardware, UML, use case, class diagram, activity diagram, perancangan database, perancangan menu-menu dan penjelasan sistem.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini berisikan penjelasan tentang hasil dari perancangan sistem yang sudah di teliti.
BAB V
PENUTUP Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Tinjauan Umum 2.1.1 Sejarah Singkat PT. Ciwest Mandala Sakti Berdirinya
PT.
Ciwest
Mandala
Sakti
diprakarsai
oleh
adanya
perkembangan dunia ekonomi dan usaha di Indonesia dewasa ini, khususnya bidang perdagangan secara credit sehingga PT. Ciwest Mandala Sakti mempunyai cita-cita, visi dan misi untuk menjadi yang terbaik dan terbesar dalam bidangnya. Hal tersebut berawal dari adanya suatu ide dan gagasan usaha, hal itu sejalan dengan pikiran, jiwa dan tindakan untuk senantiasa meyakini dan mengedepankan kejujuran, keberanian, disiplin, dedikasi, keyakinan yang serta moral dalam memperjuangkan cipta, karya, guna mewujudkan kemakmuran dan kesejahteraan bersama. Berdiri pada tanggal 07 April 2005, berawal dari sebuah Perusahaan Rumahan diKomplek Bukit Sejahtera Blok BM No.11 Poligon Palembang yang dilahirkan oleh Devie Muharna, dan Wawan R. Kosim hingga kini menjadi berkembang pesat dan menjadi PT. Ciwest Mandala Sakti dengan beberapa cabang. Selalu ingin menjadi pertama diartikan bahwa Ciwest harus menjadikan yang pertama berkenan dihati konsumen, masyarakat dan menjadi pemimpin (leader) dalam bidang usaha, menjadi pembeda diartikan bahwa Ciwest harus
8
9
senantiasa mempunyai nilai tambah (Value Added) dalam memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen dan masyarakat. Status badan hukum PT. Ciwest Mandala Sakti memberikan peluang yang sangat besar untuk melakukan pengembangan kegiatan usaha, sehingga sampai sekarang ini PT. Ciwest Mandala Sakti semakin berkembang pesat dengan memiliki berbagai cabang di sebuah wilayah Sumatera di Indonesia. PT. Ciwest Mandala Sakti dapat menciptakan peluang tenaga kerja yang baru untuk para pengangguran supaya dapat bekerja di PT. Ciwest Mandala Sakti. 2.1.2 Visi Misi PT. Ciwest Mandala Sakti 2.1.2.1 Visi Menjadikan perusahaan Direct Selling terbesar dan terkemuka di Indonesia. 2.1.2.2 Misi 1. Menjadikan karyawan yang berkualitas secara Intelektual, emosional
dan
spiritual. 2. Memberikan kepuasan dan manfaat kepada konsumen. 3. Tidak ada sejengkal area pun yang tidak tergarap dan tidak bermanfaat. 4. Kerjasama Tim sebagai kunci untuk meraih sukses. 2.1.3 Lokasi PT. Ciwest Mandala Sakti berlokasi di Perumahan Persada Blok A2/1 Kec.Indralaya Kab. Ogan Ilir Sumatra Selatan.
10
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Perancangan Sistem Menurut George M.Scoot (2001:534) Perancangan Sistem adalah menentukan bagaimana mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan pembentukan ( configuring ) perangkat lunak dan komponen perangkat keras sistem dimana setelah pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem. 2.2.2 Perangkat Lunak Menurut Melwin (2007:22) mendefinisikan perangkat lunak sebagai berikut :“Berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua intruksi yang mengarah pada sistem komputer. Perangkat lunak menjembatani interaksi user dengan komputer yang hanya memahami bahasa mesin.”Software dibangun berdasarkan permintaan atau kebutuhan penggunanya. Ini sangat jelas pada software aplikasi. Perangkat lunak dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok utama, yaitu 1. Sistem operasi merupakan perangkat lunak yang berfungsi sebagai perantara antara computer dengan penggunanya dengan memberikan interface yang mudah dan menarik agar memudahkan penggunanya menggunakan komputer tersebut. Karena sebenarnya komputer hanya membaca masukkan berupa angka 1 dan 0 atau yang disebut juga angka biner. Oleh karena itu, tanpa sistem operasi, menggunakan komputer akan menjadi pekerjaan yang sulit dan hanya bisa dilakukan oleh segelintir orang saja. 2. Aplikasi merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk menolong manusia dalam tugas - tugas tertentu, tergantung dari alasan kenapa aplikasi itu dibuat.
11
3. Utiliti adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk merawat (maintenance) komputer, seperti membuang file - file yang sudah tidak terpakai, menghapus registry yang sudah tidak memiliki hubungan dengan software yang ada di komputer, dan lain sebagainya. 2.2.3 Pengolah Data Menurut Sutabri (2012:6) Data merupakan bahan mentah untuk diolah yang hasilnya kemudian menjadi informasi. Dengan kata lain, data yang telah diperoleh harus diukur dan dinilai baik dan buruk, berguna atau tidak dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai. Pengolahan data dapat diuraikan seperti dibawah ini, yaitu : 1. Penyimpanan Data (Data Storage) meliputi pekerjaan pengumpulan (filing), pencarian (searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. File dapat berbentuk map, ordner, disket, tape, hard disk, dan lain sebagainya. Jadi, file diartikan sebagai suatu susunan data yang terbentuk dari sejumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain (sejenis) mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha. Untuk memperoleh kemudahan dalam pencarian data (searching) di dalam file maka file dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu file induk dan file transaksi. 2. Penanganan Data (data handling) meliputi berbagai kegiatan seperti: pemeriksaan,
perbandingan,
pemilihan,
peringkasan,
dan
penggunaan.
Pemeriksaan data mencakup pengecekan data yang muncul pada berbagai daftar yang berkaitan atau yang datang dari berbagai sumber, untuk mengetahui berbagai sumber dan untuk mengetahui perbedaan atau ketidaksesuaian, pemeriksaan ini dilakukan dengan kegiatan pemeliharaan file
12
(file maintenance). Pengguna data (data manipulation) kegiatan untuk menghasilkan informasi. 2.2.4 Absensi Menurut Ayu Pintasary (2013) Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktifitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Absensi adalah suatu cara untuk mengetahui sejauh mana tingkat disiplin kerja pegawai, apakah pegawai tersebut bisa mentaati peraturan yang diterapkan atau tidak. 2.2.4.1 Pengertian Pengelolaan Absensi Pengelolaan
Absensi
adalah
pengelolaan
sistem
yang
sudah
terkomputerisasi yang mana perusahaan tidak mengalami masalah dalam memasukkan data, mengirim data, merevisi data maupun dalam melihat ulang data - data yang sudah lama. 2.2.4.2 Tujuan Absensi Oleh karena absensi adalah unsur kedisiplinan maka tujuannya adalah untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai. Daftar absensi sangat penting bagi atasan untuk mengetahui keadaan bawahannya. Adapun tujuan dari absensi tersebut adalah sebagai berikut: 1) Untuk melihat kehadiran pegawai. 2) Untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai. 3) Untuk meningkatkan semangat kerja pegawai. 4) Untuk mengetahui keadaan bawahan dihari kerja.
13
5) Untuk mengetahui apakah bawahan mempunyai semangat kerja dengan melihat kehadiran karyawan dihari kerja. Sebagai bahan laporan kepada bagian kepada atasan tentang karyawan yang disiplin. Dengan diterapkannya absensi ini dengan sendirinya telah membantu meningkatkan mutu dari instansi itu. Kebanyakan orang menilai adanya penggunaan absensi berarti adanya disiplin pada tempat yang bersangkutan. Selanjutnya orang menilai sistem kerja ditempat tersebut berkualitas baik. Dengan demikian absensi ini juga ikut membantu penilaian yang baik bagi setiap organisasi yang menerapkannya. 2.2.4.3 Sistem Pelaksanaan Absensi Absensi dijalankan tiap hari kerja, pada tiap bagian yang ada pada kantor tersebut. Absensi dipegang oleh salah seorang karyawan yang telah diberi kepercayaan untuk menceknya atau memperhatikan kehadiran pegawai pada tiap pengabsenan yang dilakukan tiap hari kerja, misalnya dari jam 07.00 wib sampai 16.00 wib. Apabila melewati batas waktu tersebut maka mereka dianggap datang terlambat, tapi bila mereka tidak hadir sama sekali maka mereka dinyatakan tanpa keterangan didalam pengisian absensi. Kemudian tiap bulan dibuat laporan hasil absensi tiap harinya, jadi laporan akhir dilihat tiap bulannya. 2.2.5 Fingerprint. Putra, Darma, S.Kom, MT. (2009) Fingerprint merupakan suatu parameter yang dikenal dengan nama biometrika yang dimiliki manusia sebagai tanda pengenal diri yang bisa digunakan sebagai alat kunci (password).
14
2.2.5.1 Konsep Dasar Fingerprint. Teknologi fingerprint adalah alat untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan presensi dan juga menghindari adanya manipulasi data presensi yang sangat mudah dilakukan apabila presensi masih dilakukan secara manual. Sampai saat ini dan untuk masa yang akan datang fingerprint merupakan salah satu cara yang paling aman karena fingerprint tidak bisa dimanipulasi. Fingerprint telah terbukti cukup akurat, aman, mudah dan nyaman untuk dipakai sebagai identifikasi bila dibandingkan dengan system lainnya seperti retina mata atau DNA. Hal ini dapat dilihat pada sifat yang dimiliki oleh sidik jari, antara lain : 1. Perennial nature, yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang melekat pada kulit manusia seumur hidup. 2. Immutability, yaitu sidik jari seseorang tidak pernah berubah, kecuali mendapatkan kecelakaan yang serius. 3. Individuality, pola sidik jari adalah unik dan berbeda untuk setiap orang. Dari ketiga sifat ini, sidik jari dapat digunakan sebagai sistem identifikasi yang dapat digunakan dalam aplikasi teknologi informasi seperti : 1. Access System Security, yaitu akses untuk masuk ke suatu area atau ruangan tertentu yang restricted. 2. Authentification System, yaitu untuk akses data yang sifatnya rahasia dan terbatas (misalnya data pada perbankan, militer dan diplomatik). 2.2.5.2 Kelebihan menggunakan fingerprint. Kelebihan menggunakan fingerprint adalah sebagai berikut : 1. Sistem absensi yang akurat.
15
2. Menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. 3. Menghindari kecurangan, seperti: pulang lebih cepat, titip absen, dll. 4. Meningkatkan Kinerja Instansi dengan mengoptimalkan jam kerja karyawan atau pegawainya. 5. Meningkatkan produktivitas penghitungan dan pelaporan otomatis. 6. Proses data kehadiran cepat dan mudah serta cara penggunaan yang sangat mudah. 7. Tekhnologi universal untuk segala kebutuhan dan keinginan, untuk siapa saja baik perorangan ataupun instansi pemerintah dan swasta. 8. Menampilkan data otentik. 2.2.5.3 Cara Penggunaan Fingerprint Merupakan solusi untuk sistem absensi yang menggunakan kartu elektronik (smartcard) atau sidik jari untuk lembaga kecil, menengah dan besar. General Time dan Attendance System (GETAS) memiliki dua komponen yaitu, perangkat sensor yang biasanya adalah smartcard atau fingerprint (dipilih sesuai permintaan pengguna) yang terhubung ke komputer serta aplikasi absensi yang mengkombinasikan secara akurat data - data yang dibaca pada hasil sensor sidik jari ataupun smartcard. Menurut Francis Galton (1822-1916) mengatakan bahwa tidak ada dua sidik jari yang sama, artinya setiap sidik jari yang dimiliki oleh seseorang adalah unik. Berdasarkan klasifikasi, pola sidik jari dapat dinyatakan secara umum ke dalam tiga bentuk yaitu whorl, arch, loop.
16
WHORL
ARCH
LOOP
Gambar 2.1 : Pola sidik Jari
Contoh alat yang digunakan seperti terlihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 2.2 : Contoh fingerprint Alat ini dilengkapi dengan kabel USB yang bisa di gunakan untuk menyambungkan
ke PC dan bisa digunakan untuk mengambil data. Alat
menampung lebih dari 1000 templete / 1 jari dan lebih dari 100000 record. Penggunaan alat ini mudah dipakai oleh orang awam, dengan menempelkan jari pada alat ini maka data dari pengguna / karyawan secara otomatis akan masuk. Hasil dari penginputan data tersebut akan diperoleh output / laporan yang akurat dan bisa digunakan untuk laporan bulanan karyawan ke atasan suatu instansi. 2.2.6 PHP Sibero (2011b:49) PHP adalah pemrograman interpreter yaitu proses penerjemahan baris kode sumber menjadi kode mesin yang dimengerti komputer
17
secara langsung pada saat baris kode dijalankan. PHP disebut sebagai pemrograman server Side Programing, hal ini dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan pada server. PHP adalah suatu bahasa dengan hak cipta terbuka atau yang juga dikenal dengan istilah Open Source, yaitu pengguna dapat mengembangkan kode-kode fungsi PHP sesuai dengan kebutuhanya. 2.2.6.1 Kelebihan-kelebihan PHP Adapun kelebihan PHP itu sendiri adalah sebagai berikut : 1.
PHP merupakan sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaannya. Tidak seperti halnya bahasa pemrograman aplikasi seperti Visual Basic dan sebagainya.
2.
PHP dapat berjalan pada web server yang dirilis oleh microsoft, seperti IIS atau PWS juga pada apache yang bersifat open source.
3.
Karena sifatnya yang open source, maka perubahan dan perkembangan interpreter pada PHP (HyperText Preprocessor) lebih cepat dan mudah, karena banyak developer yang siap membantu.
4.
Jika dilihat dari pemahaman, PHP memiliki referensi yang begitu banyak sehingga sangat mudah untuk dipahami.
5.
PHP dapat berjalan pada 3 sistem operasi yaitu : Linux, Unix, dan windows, dan juga dapat dijalankan secara runtime pada suatu console.
2.2.7 MySQL Abdul Kadir dalam Marzuqi (2013:114) MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi atau Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan gratis dibawah lisensi GPL (General Public License).
18
Dimana setiap orang bebas menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang dijadikan closed source atau komersial. Bunafit ( 2004:1 ) MySQL merupakan sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language) dengan pengembang web (Web Developers). 2.2.7.1 Keunggulan MySQL Beberapa keunggulan dari MySQL yaitu : 1.
Fleksibel MySQL dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dekstop dan web. Ini berarti MySQL memiliki fleksibelitas terhadap teknologi yang akan digunakan sebagai pengembang aplikasi.
2.
Peforma Tinggi MySQL memiliki mesin query dengan peforma yang tinggi, dengan ini proses transakasi dapat dilakukan dengan cepat.
3.
Lintas Platform MySQL dapat digunakan pada platform atau lingkungan (dalam hal sistem operasi) yang beragam, seperti Microsoft Windows, Linux, atau UNIX.
4.
Gratis MySQL dapat digunakan secara gratis tetapi ada juga MySQL yang bersifat komersial.
5.
Ptoteksi Data yang Handal Pelindungan terhadap keamanan data merupakan hal nomor satu bagi para profesional di bidang database.
19
6.
Komunitas Luas Karena penggunanya yang cukup banyak maka MySQL memiliki komunitas yang cukup luas. Hal ini berguna apabila kita mengalami atau menemui permasalahan dalam proses pengolahan data menggunakan MySQL. Kita dapat berdiskusi untuk memecahkan permasalahan tersebut.
2.2.8 UCD (User Centered Design) Menurut Laskowski dan Quesenberry (2004) User Centered Design (UCD) merupakan suatu filosofi dan proses. Filosofi yang menempatkan manusia (yang berhubungan dengan produk) sebagai fokus utama. UCD mencari informasi tentang pengguna dan tujuan mereka, kemudian menggunakan informasi tersebut untuk mendefinisikan produk, membuat gambaran mengenai user interface, serta membuat rancangan selanjutnya. Tujuan dari User Centered Design (UCD) adalah menciptakan produk yang bermanfaat dan dapat digunakan 2.2.8.1 Prinsip – prinsip UCD (User centered Design) Prinsip – prinsip dalam UCD (User Centered Design) : 1. Fokus Pada Pengguna Perancangan harus terkoneksi langsung dengan pengguna akhir atau calon pengguna melalui wawancara, survey dan workshop pada saat perancangan. Tujuannya adalah untuk memahami kognisi, karakter dan sikap pengguna serta karakteristik anthropometric. Aktifitas utamanya mencakup pengambilan data, analisis dan integrasinya ke dalam informasi perancangan dari pengguna tentang karakteristik tugas, lingkungan teknis di dalam organisasi. 2. Perancangan Terintegrasi
20
Perancangan harus mencakup antar muka pengguna, sistem bantuan, dukungan teknis serta prosedur untuk instalasi dan pengaturan konfigurasi. 3. Dari Awal Berlanjut Pada Pengujian Pengguna Satu-satunya pendekatan yang berhasil dalam perancangan sistem yang berpusat pada pengguna adalah secara empiris dibutuhkan observasi tentang kelakuan pengguna, evaluasi feed back yang cermat, wawasan pemecahan terhadap masalah yang ada, dan motivasi yang kuat untuk mengubah rancangan. 4. Perancangan Interaktif Sistem yang sedang dikembangkan harus didefinisikan, dirancang, dan dites berulangkali. Berdasarkan hasil tes kelakuan dari fungsi, antarmuka, sistem bantuan, dokumentasi pengguna dan pendekatan dalam pelatihannya proses UCD (User centered Design) 2.2.8.2 Pendekatan UCD(User Centered Design) Dapat dilihat sebagaimana ilustrasi di bawah ini :
Gambar 2.3 : Metode Pendekatan UCD Menurut Eason
21
Pada gambar di atas terdapat 4(empat) pendekatan dalam pengembangan sistem : 1) Soft System Methodology (SSM), yang berfokus pada perencanaan. 2) Open system Task Analysis (OSTA), berfokus pada langkah awal perencanaan. 3) Multiview, merupakan metodologi yang lengkap dengan rentang mulai dari perencanaan sampai ke implementasi. 4) Star Life Cycle, focus utamanya pada perancangan. Keempat pendekatan di atas mempunyai fokus pengembangan yang berbeda. 2.2.8.3 Proses UCD (User centered Design) Menurut
ISO
(13407:1999)
Human
Centered
Design
Process
mendefinisikan bahwa UCD: “... defines a general process for including humancentered activities throughout a development lifecycle...”. Ada 4 proses dalam UCD (User Centered Design) : 1. Memahami dan menentukan konteks pengguna. 2. Menentukan kebutuhan pengguna dan organisasi. 3. Solusi perancangan yang dihasilkan. 4. Evaluasi perancangan terhadap kebutuhan pengguna. Secara detail proses dalam UCD dapat dilihat dalam Gambar 3.1 berikut ini.
Gambar 2.4 : Proses UCD Berdasarkan ISO (13407:1999)
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Sistem Berjalan PT. Ciwest Mandala Sakti pada setiap bagian dan sub bagiannya telah memiliki dan menggunakan komputer laptop dan desktop sebagai alat bantu untuk pengetikan dokumen, laporan, maupun daftar-daftar yang diperlukan. Aplikasi yang paling banyak digunakan adalah aplikasi Microsoft Word untuk mengetik dokumen/laporan, aplikasi Microsoft Excel untuk pembuatan daftar/tabel perhitungan, dan aplikasi Powerpoint untuk pembuatan slide presentasi. Berdasarkan pengamatan penulis selama kerja praktek/magang di kantor PT. Ciwest Mandala Sakti, belum ada aplikasi yang khusus dirancang (taylor-made) untuk kebutuhan PT. Ciwest Mandala Sakti seperti pengelolaan data pegawai, penganggaran, atau aplikasi monitoring kegiatan. Bahkan untuk absensi pegawai, PT. Ciwest Mandala Sakti masih menggunakan absensi kertas, belum menggunakan mesin absensi atau mesin sidik jari.
3.2 Penerapan UCD (User Centered Design) User centered design (UCD) yang merupakan kerangka kerja (framework) proses (tidak terbatas pada antarmuka atau teknologi) dimana kebutuhan, keinginan, dan keterbatasan pengguna akhir produk, layanan atau proses diberikan
22
23
perhatian luas pada setiap tahap proses perancangan terdiri dari lima tahap menurut W3 Consortium (w3.org, 2008) yaitu: i) Analysis ii) Design iii) Evaluation (Iterate Back to Design) iv) Implementation v) Deployment Yang jika digambarkan dalam bentuk bagan alir adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1 : Bagan Alir User Centered Design
Tahapan analisis telah dan akan dijelaskan pada subbab 3.1 dan 3.2.2 yang menjelaskan keadaan sistem berjalan pada PT. Ciwest Mandala Sakti. Pada bab ini akan membahas 2 tahapan pertama pada kerangka kerja user centered design (UCD) yakni analysis dan design.
24
3.2.1 Analisis Perencanaan pengembangan aplikasi pengolahan data bertujuan untuk mengidentifikasi sistem apa yang akan dikembangkan, sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan, serta siapa yang akan melaksanakan. Berdasarkan hasil survei, pengamatan dan analisa sistem di PT. Ciwest Mandala Sakti pada Sub Bagian Administrasi dan Umum yang menangani pengolahan data absensi karyawan belum menggunakan aplikasi khusus, maka dapat direncanakan sebuah aplikasi pengolahan data absensi fingerprint karyawan. 3.2.1.1 Studi Pendahuluan Pada
tahap
awal
perencanaan
pengembangan
sistem,
penulis
memperkirakan kebutuhan-kebutuhan sistem sumberdaya sebagai pendukung dalam penelitian ini. Adapun alat penelitian yang digunakan sebagai berikut:
1. Perangkat keras (hardware) a.
Processor dual core i3
b.
Memori (RAM) 2 GB
c.
Flashdisk
d.
Mouse
e.
Keyboard
f.
Notebook Acer
2. Perangkat Lunak (Software) 3. Software adalah program-program yang memerintahkan komputer untuk melakukan suatu tugas. Software yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak dan pembuatan laporan ini adalah : a. Adobe Dreamwever CS6 sebagai pembuatan program
25
b. Microsoft Windows 7 sebagai sistem operasi. c. Database Server MySQL d. Microsoft Word 2007 sebagai alat bantu penulisan laporan
3.2.1.2 Studi Kelayakan Studi kelayakan merupakan suatu kebutuhan tentang ketersediaan dan persediaan akan keunggulan dan kelemahan suatu sistem dan suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pembuatan sistem layak diteruskan atau dihentikan dari hasil penelitian maka kelayakan proyek dapat dipertimbangkan. a.
Kelayakan Dari Segi Teknologi PT. Ciwest Mandala Sakti sudah menggunakan sistem komputerisasi tetapi
belum tersedia aplikasi khusus untuk membantu pengolahan data karyawan. b.
Kelayakan Ekonomis Aplikasi yang akan dibuat ini dapat memberikan keuntungan karena
keamanan data yang tersimpan akan terjamin dan besarnya dana yang digunakan untuk mengembangkan sistem ini tentunya akan sebanding dengan hasil yang akan didapat kemudian hari dan manfaatnya lebih besar dari biaya pengembangan. c.
Kelayakan Legal Aplikasi yang akan dibuat ini bisa dimanfaatkan dengan sebaik mungkin
selama tidak melanggar peraturan.
26
d.
Kelayakan Operasi Dari segi ke layakan operasi, sistem baru ini dirancang agar lebih mudah
dimengerti dan dioperasikan oleh PT. Ciwest Mandala Sakti khususnya pada sub bagian Administrasi dan Umum. e.
Kelayakan Sosial Aplikasi yang akan dibuat ini tidak akan memberikan pengaruh yang negatif
terhadap lingkungannya. 3.2.2 Design (Perancangan) Perancangan yang akan dibahas pada bab ini meliputi perancangan sistem dengan UML, perancangan basis data serta perancangan tampilan. 3.2.2.1 Unifield Modeling Language (UML) 1. Use Case Diagram Untuk membuat alur aplikasi ini menggunakan Software Microsoft Visio dan rancangan menggunakan UML (Unified Modelling Language). Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendiskripsikan sebuah interaksi antara atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui apa saja yang ada dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. Dibawah ini adalah gambar alur menggunakan use case diagram.
27
Gambar 3.2 : Use Case Diagram
2. Class Diagram Class Diagram dibuat untuk menunjukkan obyek-obyek yang saling berhubungan dalam aplikasi pengolahan data absensi karyawan PT. Ciwest Mandala Sakti. Class Diagram disajikan pada gambar 3.3 berikut ini:
28
Gambar 3.3 : Class Diagram
3.
Activity Diagram Pada activity diagram ini diperlihatkan aktivitas administrator saat
berinteraksi dengan aplikasi pengolahan data absensi karyawan secara detail yang cukup untuk diimplementasikan, seperti gambar 3.4.
29
Acivity Diagram ADMIN
MESIN
KARYAWAN
START
Login
SCRUD Data Karyawan
Hasil Absensi
Proses Absensi
Sidik Jari
Potongan Gaji
Laporan Absen dan Gaji
Lihat Laporan
Phase
END
Gambar 3.4 : Activity Diagram
30
3.2.2.2 Rancangan Database Rancangan tabel-tabel di dalam database yang digunakan untuk menyimpan data pegawai dan data-data lain berkaitan disajikan berikut ini: 1. Struktur Tabel Karyawan Struktur tabel karyawan beserta keterangannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini: No Nama Field 01 id_user 02 nama alamat 03 04 05 06
tempat_lahir tgl_lahir jenis agama
07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Jenis Data char(5) varchar(50) varchar(200) varchar(60) date enum('Pria','Wanita') enum('Islam','Katholik','Kri sten','Hindu','Budha')
Keterangan Nomor id karyawan Nama lengkap karyawan Alamat lengkap karyawan Tempat lahir karyawan Tanggal lahir pegawai Jenis kelamin Agama yang dianut
telepon no_id jenis_id
varchar(30) varchar(30) enum('KTP','SIM','Passport' )
Status pegawai
divisi bagian kantor jabatan gol_pangkat tgl_mulai stat_karyawan
varchar(60) varchar(60) varchar(60) varchar(60) varchar(60) date enum('Tetap','Honorer')
Divisi Bagian Kantor Jabatan Golongan pangkat Tanggal mulai kerja
jab_sebelumnya varchar(60) lama_kerja decimal(3,1) nama_segroup jab_segroup kantor_segroup hub_segroup gaji_pokok
varchar(50) varchar(60) varchar(80) varchar(60) decimal(13,2)
Status karyawan Jabatan sebelumnya Lama kerja golongan (tahun)
31
25 26
tunjangan tgl_update
decimal(13,2) timestamp
Tabel 3.1 : Struktur Tabel Karyawan 2. Struktur Tabel Keluarga Struktur tabel keluarga beserta keterangannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini: N
Nama Field o 01 id_user2 02
stat_kawin
Jenis Data
Keterangan
char(5) enum('Single','Menikah','D uda','Janda')
Nomor id karyawan
varchar(50)
Nama pasangan
int(2) varchar(100) varchar(50) varchar(40) varchar(200) varchar(30) enum('A','B','O','AB') varchar(150)
Jumlah anak Pendidikan terakhir Nama saudara Hubungan saudara Alamat saudara Telpon saudara Golongan darah Penyakit Tanggal terakhir cek kesehatan Tempat cek kesehatan Hasil cek kesehatan
Status kawin
04 05 06 07 08 09 10 11
nama_pasanga n jml_anak pend_akhir nama_sdr hubungan alamat_sdr telp_sdr gol_darah penyakit
12
tgl_ceksehat
date
13 14
ceksehat_di hasil_ceksehat
15
kelainan_mata
varchar(200) varchar(80) enum('Normal','Mengguna kan Kaca Mata')
16
mata_kanan
varchar(30)
17
mata_kiri peserta_jamina n
varchar(30)
Kelainan pada mata kanan Kelainan pada mata kiri
varchar(80)
Jaminan kesehatan
no_anggota
varchar(30)
Nomor anggota jaminan kesehatan
03
18 19
Kelainan pada mata
Tabel 3.2 : Struktur Tabel Keluarga
32
3. Struktur Tabel Absensi Struktur tabel absensi yang digunakan untuk menyimpan data kenaikan pangkat dan golongan beserta keterangannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
No Nama Field id_absensi 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
Jenis Data int(10) unsigned
user_id nama jam_masuk jam_keluar terlambat_masuk cepat_pulang denda_masuk denda_keluar jumlah
int(11) varchar(50) datetime datetime decimal(10,2) decimal(10,2) decimal(15,2) decimal(15,2) decimal(15,2)
Keterangan No Urut Absensi (ID) (Primary Key) Nomor id karyawan Nama karyawan Jam masuk Jam keluar Terlambat masuk Cepat pulang Denda masuk denda keluar jumlah
Tabel 3.3 : Struktur Tabel Absensi 4. Struktur Tabel Mesin Struktur tabel mesin yang digunakan untuk menyimpan data mesin fingerprint yang dipakai beserta keterangannya dapat dilihat pada tabel di bawah ini: No Nama Field 01
id
02 03 04 05 06
nama_mesin fasilitas ip key aktif
Jenis Data int(2) unsigned zerofill varchar(100) varchar(200) varchar(20) int(1) tinyint(1)
Keterangan No Urut (ID) (Primary Key) Nama mesin fingerprint Fasilitas mesin fingerprint Ip mesin fingerprint Key mesin fingerprint Keaktifan mesin fingerprint
Tabel 3.4 : Struktur Tabel Mesin
33
5. Struktur Tabel User Struktur tabel user yang digunakan untuk menyimpan data pengguna (users) yang dapat mengakses aplikasi beserta keterangannya dapat dilihat pada tabel di bawah ini: No 01 02 03 04
Nama Field
Jenis Data
id_user nama_user password jabatan
varchar(30) varchar(50) varchar(50) varchar(60)
Keterangan ID Administrator (PK) Nama lengkap user Password Jabatan user
Tabel 3.5 : Struktur Tabel User 6. Struktur Tabel Penghasilan Struktur tabel penghasilan yang digunakan untuk menyimpan data penghasilan karyawan PT Ciwest Mandala Sakti dapat dilihat pada tabel dibawah ini: No Nama Field
Jenis Data
Keterangan
01
id
int(10) unsigned
Nomor Urut Absensi (ID) (Primary Key)
02 03
tahun bulan
year(4) char(2)
Tahun gaji karyawan Bulan gaji karyawan
04 05
id_user nama
int(5) varchar(40)
Nomor id karyawan Nama karyawan
06 07 08
gaji_pokok tunjangan potongan
decimal(13,2) decimal(13,2) decimal(13,2)
Gaji pokok karyawan Tunjangan karyawan Potongan karyawan
09
jumlah
decimal(13,2)
Jumlah
Tabel 3.6 : Struktur Tabel Penghasilan
34
3.2.2.3 Rancangan Tampilan Antar Muka (Interface) Aplikasi Berikut ini disajikan berbagai rancangan tampilan aplikasi yang akan diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
Gambar 3.5 : Rancangan Tampilan Awal Aplikasi Pengolahan Data Absensi Fingerprint
35
Gambar 3.6 : Rancangan Tampilan Profil
Gambar 3.7 : Rancangan Tampilan Visi dan Misi
36
Gambar 3.8 : Rancangan Tampilan Struktur Organisasi
Gambar 3.9 : Rancangan Tampilan Daftar Karyawan
37
Gambar 3.10 : Rancangan Tampilan Daftar Absensi Karyawan
Gambar 3.11 : Rancangan Tampilan Login User
38
Gambar 3.12 : Rancangan Tampilan Beranda User
Gambar 3.13 : Rancangan Tampilan Data User
39
Gambar 3.14 : Rancangan Tampilan Ganti Password User
Gambar 3.15 : Rancangan Tampilan Data Karyawan
40
Gambar 3.16 : Rancangan Tampilan Data Absensi Karyawan
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil Dari penelitian yang telah dilakukan, dihasilkan suatu aplikasi pengolahan data absensi fingerprint yang mana pada tahap ini sistem sudah siap untuk dioperasikan sesuai dengan fungsi dan tujuan dari pembuatan aplikasi tersebut dan diharapkan dapat membantu dan memberikan kemudahan kepada perusahaan dalam mengelolah data absensi karyawan.
4.2 Pembahasan Pada pembahasan pengolahan data absensi fingerprint ini menghasilkan halaman antarmuka (interface) dari perancangan yang telah dibahas dari bab sebelumnya. 4.2.1 Halaman Menu Utama Menu utama adalah halaman utama pada website PT. Ciwest Mandala Sakti yang didalamnya terdapat beberapa sub menu halaman lainnya. Seperti gambar 4.1 dibawah ini :
41
42
Gambar 4.1 : Halaman Website PT. Ciwest Mandala Sakti Menu utama terdiri dari beberapa sub menu antara lain : 1. Sub menu Home 2. Sub menu Profil 3. Sub menu Visi dan Misi 4. Sub menu Struktur Organisasi 5. Sub menu Daftar Karyawan 6. Sub menu Daftar Absensi Karyawan 7. Sub menu Daftar Absensi Karyawan Perbulan 8. Sub menu Login 1.
Sub Menu Home Sub menu home adalah halaman awal dari website PT. Ciwest Mandala
Sakti. Apabila mengklik tombol home maka secara otomatis akan kembali ke menu home atau ke menu utama.
43
Gambar 4.2 : Tampilan Halaman Home 2.
Sub Menu Profil Pada halaman ini akan menampilkan profil dari PT.Ciwest Mandala Sakti.
Gambar 4.3 : Tampilan Halaman Profil
44
3.
Sub Menu Visi dan Misi Pada halaman ini akan menampilkan visi dan misi dari PT. Ciwest Mandala
Sakti.
Gambar 4.4 : Tampilan Halaman Visi dan Misi 4.
Sub Menu Struktur Organisasi Pada halaman ini akan menampilkan struktur organisasi dari PT. Ciwest
Mandala Sakti.
Gambar 4.5 : Tampilan Halaman Struktur Organisasi
45
5.
Sub Menu Daftar Karyawan Pada halaman ini akan menampilkan daftar karyawan PT. Ciwest Mandala
Sakti.
Gambar 4.6 : Tampilan Halaman Daftar Karyawan 6.
Sub Menu Daftar Absensi Karyawan Pada halaman ini akan menampilkan daftar absensi karyawan PT. Ciwest
Mandala Sakti.
Gambar 4.7 : Tampilan Halaman Daftar Absensi Karyawan
46
7.
Sub Menu Daftar Absensi Karyawan Perbulan Pada halaman ini akan menampilkan daftar absensi karyawan perbulan pada
PT. Ciwest Mandala Sakti.
Gambar 4.8 : Tampilan Halaman Daftar Absensi Karyawan Perbulan 8.
Sub menu login Halaman login user adalah halaman khusus user agar tidak sembarangan
pengguna bisa login ke sistem. Dengan cara memasukkan Id Administrator dan password.
Gambar 4.9 : Tampilan Halaman Login
47
4.2.2 Halaman Admin Halaman admin adalah halaman khusus administrator untuk melakukan aktifitas dalam mengolah data, seperti menginput, mengedit, menghapus data karyawan. Menu admin terdiri dari beberapa sub menu, diantaranya yaitu : 1. Sub menu Beranda User 2. Sub menu Data User 3. Sub menu Ganti Password User 4. Sub menu Data Absensi Karyawan 5. Sub menu Data Karyawan 1.
Sub Menu Beranda User Pada halaman ini akan menampilkan tampilan ‘Selamat Datang’ dan user
dipersilakan untuk memilih salah satu sub menu dari halaman user.
Gambar 4.10 : Tampilan Halaman Beranda User
48
2.
Sub Menu Data User Pada halaman ini akan menampilkan isi data user dan daftar user.
Gambar 4.11 : Tampilan Halaman Data User 3.
Sub Menu Ganti Password User Pada halaman ini akan menampilkan ganti password user.
Gambar 4.12 : Tampilan Halaman Ganti Password User
49
4.
Sub Menu Data Absensi Karyawan Pada halaman ini akan menampilkan data absensi karyawan.
Gambar 4.13 : Tampilan Halaman Data Absensi Karyawan 5.
Sub Menu Data Karyawan Pada halaman ini akan menampilkan data karyawan. Admin akan
melakukan isi data karyawan baru sesuai identitas karyawan yang bersangkutan.
50
Gambar 4.14 : Tampilan Halaman Data Karyawan
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan, diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Sistem pengolahan data absensi menggunakan alat fingerprint ini bisa di implementasikan guna membantu perusahaan dalam proses pendataan yang lebih akurat, cepat dan mudah dibandingkan sistem absensi manual. 2. Dibutuhkannya hardware seperti fingerprint agar sistem presensi berjalan dengan baik.
5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian, penulis menyadari masih banyak terdapat kelemahan sehingga menyarankan beberapa hal, diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Dengan dibuatnya sistem pengolahan data ini terdapat beberapa kelemahan, seperti masih belum bisa menangani masalah penggajian karyawan secara maksimal, misalnya adanya lembur. Kemudian sistem yang ada agar bisa dikembangkan kembali dan bisa digunakan dilingkup perusahaan lain.
51
52
2. Fingerprint Solution x 100 – c yang digunakan belum memiliki kemampuan membaca sidik jari yang baik maka disarankan memiliki alat fingerprint yang berkualitas tinggi. Seperti Fingerspot Personnel Revo – 151 BNC yang mempunyai kelebihan dibandingkan Fingerprint Solution x 100 – c.
