DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN .............................................................................
1
A. Latar Belakang ...........................................................................
1
B. Dasar Hukum Pelaksanaan ........................................................
1
C. Maksud dan Tujuan ....................................................................
1
D. Waktu Pelaksanaan Penilaian .....................................................
2
E. Pengertian
...........................................................................
2
.............................................................................
4
A. Lingkup Penilaian ........................................................................
4
B. Pelaksanaan dan obyek penilaian ..............................................
4
C. Teknis Penilaian .........................................................................
4
BAB III MONITORING DAN EVALUASI ......................................................
9
A. Lingkup Monitoring ......................................................................
9
B. Pelaksanaan dan Obyek Monitoring dan Evaluasi ....................
9
C. Teknis Monitoring dan Evaluasi ..................................................
9
BAB II PENILAIAN
BAB IV PELAPORAN ..................................................................................
10
BAB V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN ...........
11
A. Pengendalian terhadap pengelolaan aset ...................................
11
B. Pencatatan Akurat .......................................................................
12
BAB VI PENUTUP .......................................................................................
14
Lampiran .....................................................................................................
15
BAB. I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Setiap Instansi Pemerintah dituntut untuk mampu mengelola keuangan negara yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Oleh karena itu pimpinan instansi pemerintah wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tantang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya tujuan organisasimelalui kegiatan yang yang efektif dan efisien, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Biro Keuangan dan Perlengkapansebagai salah satu unit eselon II Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian berkomitmen untuk melaksanakan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Hal ini diwujudkan dengan pembentukan tim Satuan Pelaksana (Satlak) PI Biro Keuangan dan Perlengkapan yang mempunyai tugas membina pelaksanaan SPI dilingkungan Biro Keuangan dan Perlengkapan, melalui sosialisasi, bimbingan, pemantauan, evaluasi, penilaian terhadap pelaksanaan SPI dan melaporkan kepada penanggung jawab SPI yaitu Kepala Biro Keuangan dan Perlengakapan. Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini akan dilakukan secara berkala untuk merespon perkembangan yang terkait dengan Prinsip-prinsip pengawasan. B. Dasar Hukum Pelaksanaan Dasar hukum penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Keuangan dan Perlengakapan, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian adalah: 1. Undang-Undang Nomor 28/1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas Dari KKN; 2. Undang-Undang Nomor 17/2003 tentang Keuangan Negara; 3. Undang-Undang Nomor 1/2004 tentang Perbendaharaan negara; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 8/2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instanasi Pemerintah; 5. Peraturan Pemerintah No. 60/2008 tentang SPIP; 6. Peraturan Menteri Peranian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman Umum SPIP lingkup Departemen Pertanian; 7. Keputusan Sekretaris Jenderal, Departemen Pertanian No.101/ Kpts.OT.160/ 8/2009 Pembentukan SPIP Lingkup Sekretariat Jederal; 8. Keputusan Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian No.1708/ Kpts.OT.140/ 07/2011 tentang SPIP Lingkup Sekretariat Jederal; C. Maksud dan Tujuan Memberikan acuan bagi Tim Satlak PI dalam melaksanakan penilaian penerapan SPI dilingkup Biro Keuangan dan Perlengkapan 1
D. Waktu Pelaksanaan Penilaian Penilaian terhadap penerapan SPI dilaksanakan setiap semester E. Pengertian 1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang ekonomis, efektif, efisien dan transparan. 2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. 3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan. 4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. 5. Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran instansi pemerintah. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif 7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah. 8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. 9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan. 10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan 11. Reviu adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 2
12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan.
3
BAB. II PENILAIAN A. Lingkup Penilaian Ruang penilaian penerapan SPI difokuskan pada Program meningkatnya pengelolaan keuangan dan perlengkapan secara akuntabel dan transparan. Kegiatan strategis yang dipilih sebagai uji petik SPI adalah Pelaporan Keuangan Kementerian Pertanian. Pemilihan kegiatan ini atas pertimbangan karena dinilai memiliki tingkat resiko yang sangat besar atas keberhasilan program utama Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian. Meningkatnya pengelolaan keuangan dan perlengkapan secara akuntabel dan transparan dengan tolok ukur laporan keuangan Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Kriteria penilaian SPI berdasarkan lima Unsur SPI yang meliputi (a) Lingkungan Pengendalian dengan bobot 20%, (B) Penilaian Resiko dengan bobot 15%, (c) Kegiatan Pengendalian dengan bobot 40% (d) informasi dan Komunikasi dengan bobot 10% dan (e) Pemantauan dengan bobot 15%. B. Pelaksanaan dan Obyek Penilaian Pelaksanaan penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak P Biro Keuangan dan Perlengakpan yang disebut sebagai enumerator sedangkan obyek penilaian adalah penaggungjawab pelaksanaan kegiatan di masing-masing unit kerja yang disebut sebagai responden. C. Teknis Penilaian Dalam melakukan penilaian lima unsur tersebut digunakan instrumen berupa checklist . daftar uji yang dinilai minimal mencakup komponen sebagaimana pada tercantum pada checklist . apabila masih ada cakupan daftar uji yang dipandang signifikan mendukung penerapan SPI dapat ditambahkan pada masing-masing aspek. Dalam setiap unsur SPI terdiri dari beberapa sub unsur. Setiap sub unsur terdiri dari beberapa pertanyaan dengan jawaban dengan jawaban “ya” atau “tidak”. Untuk setiap jawaban ya diberi nilai satu, sedangkan untuk jawaban “tidak” diberi nilai nol. Selain itu pada setiap jawaban ya harus diserta dengan bukti beupa dokumen pendukungnya. Nilai masing-masing unsur dihitung dari jumlah jawaban “ya” dibandingkan dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya dikalikan dengan bobot masingmasing unsur, dengan rumus sebagai berikut : Jumlah jawaban “ya” x 100% x bobot Total nilai merupakan jumlah nilai dari lima unsur SPI. 1. Lingkungan Pengendalian (bobot 20%) Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang memoerngaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana didalamnya telah terbangun sitem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan 4
keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan pengendalian memerlukan: (a) Organisasi, (b) Sumber Daya Manusia, (c) kebijakan, (d) prosedur. 2. Penilaian Resiko (bobot15%) Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Organisasi. Manajemen pengelolaan resiko adalah cara bagaimana menangani semua resiko ( baik dari dalam maupun dari luar organisasi) yang ada didalam instansi pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian resiko terdiri dari identifikasi resiko dan penganan resiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengendalian resiko Dalam pelaksanaan penilaian resiko diperlukan data dan informasi mengenai pelaksanaan : a) Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan diawal (perencanaan), dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan. v Penetapan titik kritis pada kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis, penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan. v Menyususun Daftar Resiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah diidentifkasi tersebut selanjutnya direkapitulasi dalam daftar risiko. Berdasarkan daftar resiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani resiko yang telah diidentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya resiko.
5
DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA) UNIT KERJA : NAMA PIMPINAN : NIP : KEGIATAN : TUJUAN : NO. RESIKO
Disetujui tanggal Pimpinan unit Kerja
PENYEBAB
DAMPAK
Disusun tanggal Penyusun
b) Pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan resiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan resiko yang lebih baik dikemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja lingkup Biro Keuangan dan Perlengkapan. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan. c) Mekanisme dan prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penatapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan terhadap tiga sub unsur meliputi identifikasi, penanganan serta pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko. 3. Kegiatan pengendalian Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan menagatasi risoko telah dilaksanakan secara efektif. Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi 6
penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik kritis. Penilaian kegiatan pengendalian dilakuan terhadap dua sub unsur meliputi aktivitas pengendalian dan penguatan kegiatan pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi (bobot 10%) Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Pimpinan unit kerja wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus melalui Pencatatan dan pelaporan a) Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akanmenjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal b) Pelaporan Pimpinan unit kerja berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara dan catatan atas laporan Barang (SIMAK-BMN). Sedangkan laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian target/realisasi penyerapan anggaran, pencapaian target fidik, kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu jujur, obyektif, akurat, tepat waktu dapat dimengerti dan dapat dipercaya/diandalkan berdaya banding (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberikan keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh unit kerja telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, dan pengamanan aset.
7
5. Pemantauan Pengendalian Intern (bobot 15%) Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindalanjuti, kegaiatan pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menialai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai rekomendasi hasil pengawasan. Dapat berupa tindakan administratif dan penyelesaian kerugian negara. a. Tindakan Administratif Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan kepegawaian, termasuk penerapan hukuman disiplin pegawai sesuai dengan Peraturan Pemerintah nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Rekomendasi yang terkait dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan mememinta Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita Acara Pemeriksaan. Penyelesaian Kerugian Negara Tindak lanjut terhadap peneyelesaian kerugian negara secara damai, tuntutan ganti rugi (TGR) dn tuntutan perdata, tuntutan perbendaharaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamananaset negara dan peraturan perundang-undangan. Penilaian pemantauan pengendalian intern dilakukan terhadaptiga sub unsur meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit.
8
BAB. III MONITORING DAN EVALUASI Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI bertujuan untuk mengetahui kesesuaian/konsentrasi capaian penerapan penilaian SPI pada setiap unit kerja lingkup Biro Keuangan dan Perlengkapan sebagaimana yang dilaporkan dalam bentuk laporan perkembangan penerapan SPI setiap triwulan dan tahunan. Monitoring dan evaluasi hasil penilaian penerapan SPI diharapkan dapat berfungsi sebagai tindakan korektif terhadap penerapan lima unsur SPI sehingga pelaksanaan SPI di lingkup Biro Keuangan dan Perlengakapan dapat terlaksana sesuai dengan Peraturan Perundangan dan Pedoman yang ada. A. Lingkup Monitoring dan Evaluasi Ruang lingkup monitoring dan evaluasi penilaian penerapan SPI adalah lingku Biro Keuangan dan Perlengkapan. B. Pelaksanaan dan Obyek Monitoring dan Evaluasi Pelaksana monitoring dan evaluasi hasil penilaian penrapan SPI adalah Tim Satlak PI Biro Keuangan dan Perlengkapan, sedangkan obyek monev adalah unit kerja lingkup Biro Keuangan dan Perlengkapan. C. Teknis Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap semester dengan metode laporan pelaksanaan kegiatan masing-masing Bagian dan wawancara untuk selanjutnya dilakukan analisis dan kajian. Hasil monev disusn dalam bentuk laporan hasil Monev penilaian penerapan SPI yang dibuat minimal satu tahun sekali.
9
BAB. IV PELAPORAN Laporan penilaian penerapan lima unsur SPI disusun oleh tim Satlak PI dan dilaporkan kepada penanggungjawab unit kerja paling lambat pada minggu kedua bulan berikutnya setelah semester berakhir. Laporan berisi penjabaran hasil penilaian disertai rekomendasi penyempurnaan pelaksanaan SPI di Biro Keuangan dan Perlengkapan, selanjutnya Kepala Biro Keuangan dan Perlengkapan menetapkan kebijakan penerapan SPI Biro Keuangan dan Perlengkapan
10
BAB. V PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN Sesuai dengan prinsip dan kaidah SPI, kegiatan pengendalian dalam implementasi SPI lingkup Biro Keuangan dan Perlengkapan mencakup pengendalian aspek strategis, yaitu antara lain : (a) Pengendalian terhadap pengelolaan aset, (b) Pencatatan akurat 5.1.
Pengendalian terhadap pengelolaan aset A. Tujuan dan Sasaran pengendalian pengelolaan aset lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian 1. Tujuan pengendalian pengelolaan aset adalah mengamankan aset yang negara yang dikelola untuk pencapaian tujuan instansi 2. Sasaran kegiatan adalah a) Tertibnya pengelolaan aset b) Pemanfaatan aset sesuai peraturan yang berlaku c) Terjaminnya keamanan aset negara dari okupasi pihak ke tiga B. Indikator kinerja pengendalian pengelolaan aset 1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan 2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan 4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan 5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian terhadap pengelolaan aset berupa : 1. Kebijakan dan prosedur pengamanan aset 2. Surat keputusan pemanfaatan/pengelolaan/penghapusan aset D. Penanggungjawab dan personil pelaksana Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana. Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu Bagian Perlengkapan E. Waktu pelaksanaan Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pengendalian pengelolaan aset. untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelasanaan pengendalian F. Tahapan 1. Identifikasi dan inventarisasi permasalahan pengelolaan aset 11
2. Penetapan tujuan dan sasaran 3. Pelaksanaan pengendalian atas pengelolaan aset yang meliputi penatausahaan, pencatatan, penyusunan data base kartu kendali, pemberian nomor register, distribusi/pemanfaatan dan penghapusan 4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian atas pengelolaan aset 5.2.
Pencatatan akurat A. Tujuan dan sasaran pencatatan akurat 1. Tujuan untuk terciptanya tertib administrasi pengelolaan keuangan dan aset 2. Sasaran kegiatan ini adalah mengurangi terjadinya penyimpangan dan kesalahan pengelolaan, keuangan dan aset B. Indikator kinerja pencatatan akurat 1. Input : Anggaran, SDM, material dan masukan lain yang dipergunakan 2. Output : Keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan 3. Outcome : Fungsi dari keluaran suatu kegiatan 4. Benefit : Manfaat dari keluaran yang dihasilkan 5. Impact : Pengaruh yang ditimbulkan dari manfaat yang diperoleh C. Keluaran yang diharapkan Keluaran yang diharapkan dari pelaksanaan dan pengendalian terhadap pencatatan akurat berupa : 1. Pencatatan transaksi keuangan dan aset dengan didukung dokumen sumber yang lengkap 2. Kesesuaian data SIMAK-BMN dengan aset yang ada 3. Laporan Keuangan Kementerian Pertanian memperoleh opini WTP dari BPK D. Penanggungjawab dan personil pelaksana Berisi mengenai susunan organisasi dan personil pelaksana. Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat setingkat Eselon II, sedangkan pelaksananya adalah unsur-unsur yang terkait atau yang menangani yaitu Bagian Akuntansi dan Verifikasi E. Waktu pelaksanaan Berisi mengenai waktu dan frekuensi pelaksanaan pencatatan. untuk memudahkan monitoring pelaksanaan pengendalian perlu dibuat jadwal pelasanaan pengendalian F. Tahapan 1. Identifikasi dan inventarisasi keuangan dan aset 2. Penetapan tujuan dan sasaran
permasalahan
pencatatan
12
3. Pelaksanaan pengendalian atas pencatatan akurat yang meliputi input data, rekonsiliasi data keuangan, rekonsiliasi data aset, Rekonsiliasi data hibah, penyusunan laporan keuangan dan aset 4. Pembuatan laporan kegiatan pengendalian atas pengelolaan aset
13
BAB. VI PENUTUP Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Biro Keuangan dan Perlengkapan ini disusun untuk dijadikan sebagai petunjuk bagi Tim Satlak PI untuk melakukan penilaian SPI lingkup Biro Keuangan dan Perlengkapansehingga penilaiannya dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel. Petunjuk pelaksanaan ini bersifat dinamis untuk mengakomodasikan berbagai hal terkait penilaian sistem pengendalian intern Biro Keuangan dan Perlengkapan dalam menyelenggarakan pengelolaan keuangan dan perlengkapan. Penyusun menyadari bahwa petunjuk pelaksanaan ini masih banyak terdapat kelemahan, sehingga masukan dari berbagai pihak sengat diharapkan demi penyempurnaan petunjuk pelaksanaan ini
14
Daftar Penilaian (ceklist) Lingkungan Pengendalian NO. A. 1 2 3 4
5 6
B. 1 2 3 4 5 6 7 C. 1 2 3 4
URAIAN ORGANISASI Organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan. Bagan organisasi dilengkapi mekanisme dan alur pekerjaan. Organisasi dilengkapi dengan struktur organisasi dan uraian tugas (Job Description) Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertical maupun horizontal. Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/karyawan yang didalamnya. Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan. PROSEDUR Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit kerja/satker yang bersangkutan. SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan Tupoksi. Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak berteletele, jelas dan fleksibel. Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna. Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit kerja/satker telah dibuat. Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang terhadap prosedur yang ada. Hasil evaluasi prosedur dituangkan digunakan pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur. SUMBERDAYA MANUSIA Pimpinan menyediakan sarana guna menegakan integritas/nilai etika di unit kerja/satker. Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit kerja/satker. Pimpinan melakukan pembinaan karir/pola karir pegawai pada unit kerja/satker. Pimpinan menetapkan rencana pendidikan dan pelatihan
YA
TIDAK
5
6
4. 1
2 3 4 5
6 7 8 9
bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme. Pimpinan menetapkan kompetensi pegawai, mulai dari mekanisme penerimaan sampai dengan pengkajian kinerja pegawai. Pimpinan melakukan pemantauan/evaluasi terhadap penguasaan/implementasi uraian tugas (jubs description) masing-masing personil. KEBIJAKAN Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokkok dan fungsi pada unit kerja/ satker. Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan. Kebijakan telah disosialisasikam/dikomunikasikan kepada personil di unit kerja/satker. Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam pemantauan kebijakan. Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan. Kebijakan telah mendeskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan. Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/program. Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan/program. Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan.
Daftar (Ceklist) Daftar Penilaian Risiko DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN NO.
: : : : : :
Risiko
1. 2.
Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan.
Penyebab
Dampak
Daftar Penilaian (Ceklist) Penanganan Risiko
DAFTAR PENANGANAN RISIKO (NAMA UNIT KERJA ESELON I) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN NO. Risiko
: : : : : : Penyebab
Dampak
1. 2.
Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan
Disetujui Tanggal Pimpinan Unit Kerja
: :
Disusun Tanggal : Penyusun :
Diperiksa Tanggal : Penyusun :
Daftar Penilaian (Ceklist) Resiko NO
URAIAN
A.
PENILAIAN RESIKO:
YA
TIDAK
YA
TIDAK
1. Apakah setiap kegiatan telah di buatkan TOR 2. Apakah TOR yang di buat telah memuat tujuan dan kegiatan yang selaras dengan Renstra. 3. Apakah TOR yang di buat telah menguraian tahapan kegiatan yang akan di laksanaan dan di lengkapin dengan alokasi sumber daya (SDM,keuangan dan fisik) 4. Apakah TOR yang di buat telah dilengkapi dengan jadwal pelaksanaan masing-masing kegiatan. 5. Apakah masing-masing tahapan kegiatan telah dilengkapi dengan indikator keberhasilan. 6. Apakah TOR telah menetapkan titik –titik kritis dari tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktifitas yang paling dominan dalam pencapaian tujuan. 7. Apakah telah ditetapkan resiko terhadap titik kritis tahapan kegiatan. 8. Apakah dalam penetapan resiko telah memenuhi unsur kejadian, kemungkinan dan menimbulkan kerugian. 9. Apakah resiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan penyebab terjadinya resiko serta dampak yang akan terjadi. 10. Apakah penilaian resiko telah dituangkan dalam daftar resiko dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP. B.
PENANGANAN RESIKO: 1. Apakah daftar penanganan resiko telah dibuat untuk masingmasing resiko yang telah ditetapkan. 2. Apakah penanganan resiko telah yang dibuat telah menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya resiko 3. Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan resiko dari masing-masing titik kritis kegiatan. 4. Apakah penanganan resiko telah dituangkan dalam daftar penanganan resiko dan telah disahkan oleh penyusun kegiatan maupun pemeriksa SPIP.
C.
NO
PEMANTAUAN DAN EVALUASI RESIKO: 1. Apakah mekanisme atau prosedur mengenai pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat 2. Apakah satker/unit kerja telah membuat rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko URAIAN 3. Apakah satker/unit kerja telah menetapkan jadwal
pemantauan dan evaluasi resiko. 4. Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi resiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi resiko dan upaya penanganan resiko 5. Apakah laporan pemantauan dan evaluasi resiko telah dibuat dilengkapi dengan saran/rekomendasi 6. Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti
Daftar Penilaian (Ceklist) Kegiatan Pengendalian NO
URAIAN
A.
KEGIATAN PENGENDALIAN
1
2
3 4 5 6
7 8 9 B.
Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian resiko Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan,dan tupoksi Pelaksanaan pemantauan /evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif Pelaksanaan reviu atas kinerja dari unit kerja/satker secara berkala/berkelajutan. Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja/satker. Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi,seperti pengamanan sistem informasi,pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit kerja/satker. Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja. Pimpinan menunjukan/menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kerja. Dokumentasi yang baik atas SPI terhadap transaksi/kejadian penting unit kerja/satker. PENGUATAN KEGIATAN PENGENDALIAN 1. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi ybs 2. Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan. 3. Pelaksanaan tindaklanjut hasil pemeriksaan tepat waktu. 4. Pimpinan telah menunjuk/menetapkan persoil untuk penanganan tindaklanjut hasil pemeriksaan. 5. Pemanfaatan lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker.
YA
TIDAK
KLASIFIKASI LAPORAN LINGKUP INFORMASI DAN KOMUNIKASI NO Klasifikasi 1 Penerima
Kategori Laporan internal Bagian/Bidang, laporan untuk Kepala Biro/Kepala Pusat,untuk Sekretaris Jenderal, Laporan untuk Menteri Pertanian, dan laporan untuk eksternal Laporan operasional, laporan perencanaan, laporan pengendalian, Laporan kepengurusan, laporan ketaatan legal. Laporan organisasi secara keseluruhan, laporan Biro/Pusat, Laporan Sekterariat Jenderal, Laporan Kementerian Pertanian Laporan terinci, laporan ikhtisar Laporan penyimpangan
2
Tujuan/rencana pengguna
3
Lingkup
4
Kepadatan (conciseness)
5
Terjadinya (pembuatan laporan)
Laporan periodik,laporan menurut permintaan Laporan karena terjadinya suatu peristiwa.
6
Kerangka waktu/frekuensi pelaoran/waktu pelaporan
7
Format/metode penyaji
Laporan historis, Laporan ramalan/prediksi ljangka pendek, laporan ramalan/prediksi jangka panjang. Laporan hard copy,laporan soft copy Laporan naratif, laporan grafis, laporan tabular, laporan spasial
8
Fungsi operasional
Laporan keuangan, laporan fisik, laporan pelayanan masyarakat; Laporan aset, laporan kepegawaian, laporan perlengkapan, laporan sistem informasi, laporan pimpinan
Daftar penilaian (ceklist) lingkup informasi dan komunikasi NO
URAIAN
A.
Informasi 1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pengelolaan data dan informasi pada unit kerja/satker yang bersangkutan 2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan penyampaian informasi, metodologi, dsbnya. 3. Pengelola informasi dilakukan oleh para personil yang kompeten. 4. Pengelolaan informasi dilaksanakan secara berkelanjutan sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. 5. Ruang lingkup/frekuensi infomasitelah mencakup pengendalian intren, keuangan, asset negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. 6. Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan. 7. Materi dalam laporan minimal menyjikan kondisi lapangan,kendala dan rekomendsi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi 8. Pengelola informasi dilakukan dengan menganalisis hasil dibandingkan dengan target yang sudah di tetapkan. 9. Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas 10. Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya/dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan
B.
KOMUNIKASI: 1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur (SOP) tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di lingkup unitkerja/satker yang bersangkutan 2. Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masingmasing kegiatan. 3. Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan 4. Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil
YA
TIDAK
5. 6. 7. 8.
9.
10.
C. 1
2
3
4 5
penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Frekuensi informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. Kegiatan informasi/komunikasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil kegiatan. Evaluasi kegiatan informasi/komunikasi telah menyajikan analisis terhadap 3E + 1T Dalam laporan evaluasi informasi/komunikasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi Hasil evaluasi informasi/komunikasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan Hasil pelaksanaan evaluasi informasi/komunikasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah atau pihakpihak lainnya. BENTUK DAN SARANA KOMUNIKASI:
Unit kerja/satker telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi. Pimpinan unit kerja/satker telah menunjuk tim atau petugas khusus untuk memantau dan mengembangakan sistem informasi/komunikasi. Pimpinan unit kerja/satker telah menindaklanjuti rekomendasikan hasil monev yang dilakukan oleh petugas/pengelola sistem informasi/komunikasi guna pengembangannya. Pimpinan unit kerja/satker telah memantau tindaklanjut atas rekomendasikan tim pengelola sistem inforamsi/komunikasi Pimpinan unit kerja/satker secara berkala melaporkan status pengembangan sistem informasi/komunikasi.
Daftar Penilaian (Ceklist) Pemantauan Pengendalian Intern NO
URAIAN
A.
PEMANTAUAN BERKELANJUTAN : 1.
B.
YA
Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada instansi pemerintah yang bersangkutan. 2. Pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan. 3. Pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten. 4. Pemantauan dilakukan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan. 5. Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan, asset , pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau. 6. Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnyayang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. 7. Kegiatan pemantauan telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. 8. Pemantauan dilakukan dengan menganalisis hasil pemantauan dibandingkan dengan target yang sudah ditetapkan. 9. Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan instansi pemerintah atau pemberi tugas. 10. Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan. EVALUASI : 1. Pimpinan instansi pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertuls mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup instansi pemerintah yang bersangkutan. 2. Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing kegiatan evaluasi yang dilakukan. 3. Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman memadai. 4. Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan. 5. Evaluasi dilakukan pada saat adanya kegiatan misalnya perubahan besar dalam rencana atau stretegi manajemen, pemakaran atau pencutian instansi pemerintah, atau
TIDAK
C
perubahan operasional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran. 6. Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian resiko dan pemantauan berkelanjutan. 7. Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan. 8. Evaluasi menyajikan analisis terhadap 3E+1T 9. Dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekonmendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi. 10. Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan 11. Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah pihak-pihak terkait lainnya. PENYELESAIAN AUDIT: 1. Instansi telah memiliki mekanismne secara tertulis sebagai prosedur untuk meninikdaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya. 2. Pimpinan instansi telah menunjuk tim atu tugas khusus untuk memantau penyelesaian tindaklanjuthasil audit dan hasil reviu lainnya 3. Pimpinan instansi telah menindaklanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya 4. Tindakan koretif dilaksanakan oleh pimpinan instansi pemerintah dalam jangka waktu yang ditetapkan 5. Pimpinan instansi telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern 6. Pimpinan instansi pemerintah telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya 7. Pimpinan instansi telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinnya 8. Pimpinan instansi secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi
